Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng.doc

Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng.doc

MỞ ĐẦU

Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước

Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế, các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại của của chế cũ Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp bớc sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường Sau hơn mười năm đổi mới nền kinh tế, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước Do vậy các doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó

Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy,

nó đòi hỏi phải có sự tư duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trường Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của người lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển Một người lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện Chính vì vậy mà việc nâng

cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng

Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công ty này là công ty nhà nước vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường, để theo kịp với nhịp độ

thức kinh doanh của mình, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức tiêu thụ tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn chưa đựơc quan tâm thực sự Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần như nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh Hoạt động mua hàng rất ít được quan tâm đến như hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, hoạt đông bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận Chính vì vậy mà em đã chọn đề

tài “Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng” làm đề tài cho luận

văn tốt nghiệp của mình Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba ương lớn:

ch-Chương 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng

trong doanh nghiệp thng mại

Chương 2: Khảo sát và đánh giá về công tác quản trị

mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

Chương3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác

quản trị mua hàng tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1 HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tốđầu vào (đối với doanh nghiệp thương mại yếu tố đầu vào

là nguồn hàng) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúngquy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu củakhách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp

Dưới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàntrái ngựơc với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ramột nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một cách có

hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì muahàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm

ra được điều kiện mua hàng tốt Thực chất, mua hàng biểuhiện mối quan hệ giữa người với người

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lượng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lượng, chất lượng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất

+ Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lưu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lượng, và chất lượng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn Trong cơ chế thị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề tạo ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt được lợi nhuận Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhưng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại

là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh

+ Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:

- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bánhàng Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thìphải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào Cácyếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu củadoanh nghiệp Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hànghoá trong tay từ đó bán ra thị trường Với chức năng mua đibán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua đ-ược hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt

nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhấtnhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phíamình Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếmlợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng

và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đềukhông tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh chodoanh nghiệp trên thị trường Điều này thể hiện chi phímua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng củadoanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trìnhmua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phívận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao

và từ đó làm cho giá bán cao

- Mua hàng đảm bảo có đủ lượng hàng bán ra cho kháchhàng theo đúng yêu cầu của họ Đối với doanh nghiệpthương mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất lư-ợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ khôngphù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận nhữngsản phẩm đó Mà khách hàng đã không chấp nhận những

sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả.Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàngcảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút kháchhàng Khách hàng là ngươì cuối cùng bỏ tiền túi ra để muasản phẩm của doanh nghiệp, là ngươì quyết định sự tồn tạicủa doanh nghiệp hay không Cho nên có khách hàng thìdoanh nghiệp mới có được doanh thu và thu được lợinhuận Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phùhợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanhthương mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đượctốc độ lưu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín vànâng cao hiệu quả kinh doanh Mua hàng là một trongnhững khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất,lưu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh,nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếpthu khoa học kỹ thuật của thế giới

1.1.2 Các phương pháp và quy tắc mua hàng trong

doanh nghiệp

thương mại

1.1.2.1 Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

a) Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng

trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi doanhnghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì sẽ tiếnhành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa

đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời giannhất định Để có đuợc quyết định lượng hàng sẽ mua trongtừng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thịtrường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàngthực tế của doanh nghiệp

Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì

Lượng hàng thích hợp =

một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

Phương pháp này có ưu điểm sau:

+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản Nhu cầumua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra củadoanh nghiệp hay của các bộ phận, lượng hàng hoá dự trữthực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo

+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớnlắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và domua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dựtrữ ít Do vậy sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệmđựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phíkhác Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn + Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nêngiúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biếnđộng về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảmthiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt ) haychiến tranh gây ra

Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểmcần lưu ý:

+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bìnhthường nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy

hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếuhàng

+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơchưởng các ưu đãi mà người bán hàng dành cho Doanhnghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi trên thịtrường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinhdoanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽkhông đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu được lợinhuận “siêu ngạch ”

Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lựơng

hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanhnghiệp trong một thời gian nhất định Trên cơ sở dự đoánnhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó Dựavào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàngtối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việcnhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằngvới chi phí mua hàng

Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí

C1- Chi phí một lần mua hàng

C2 - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vịthời gian

C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vịthời gian

Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần

Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trongkho bằng Q/2 thì ta có:

Q= 2

1 *

*

C D C

+ Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặprủi ro khi nhập hàng

+ Có thể chớp được thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thịtrường, do đó có thể thu được lợi nhuận “ siêu ngạch ”

Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phátsinh nhất định đó là:

+ Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây

ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảmhiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn

+ Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao

b) Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô

lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu mua theonhóm hàng, mặt hàng Phương pháp thu mua này có ưuđiểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm làmua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bánđược vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng

Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp

khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và nguồnhàng kinh doanh Ưu điểm của phương pháp này là nắmchắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau

Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kíkết tăng

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức

mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn

ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hànghoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ Ưuđiểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên muađược giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên mộtđơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một

số chi phí khác liên quan Nhưng cũng có nhược điểm là domua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độchu chuyển vốn chậm

c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán

ngay) theo phương thức này thì khi nhận được hàng hoá dobên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán

Mua giao hàng trước: sau khi bên bán giao hàng cho

doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận được hàng hoá saumột thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó

Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi kí hợp

đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệpphải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng haytoàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán

sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua

d) Căn cứ theo nguồn hàng:

Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt

động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vimột quốc gia Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước

Mua từ nước ngoài(nhập khẩu): Đây là hình thức

doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài về để phục vụ choviệc kinh doanh ở trong nước Trog đó có hai hình thứcnhập khẩu:

+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đócông ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp

vụ nhập khẩu hàng hoá và thiết bị máy móc nước ngoài vàoViệt Nam theo yêu cầu của khách hàng ntrong nước Tronghoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn củamình và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đócông ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểunhu cầu của thị trường để mua đến khi bán hàng và thu tiền

về bằng vốn của mình

Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiềucách phân loại khác như: phân loại theo phương thức muatheo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay gián tiếp,phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng,mua buôn hay mua lẻ Mỗi phương pháp trên đều cónhững ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳvào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giaiđoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phươngthức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất

1.1 2 2 Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả

+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: doanh

nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấpnhất định Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán đượcrủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từphía nhà cung cấp Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng

của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi roxảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắcphục Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng:

nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi rokhác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếunguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, donhững trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bấttín của các nhà cung cấp Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiềungười gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiềnvào một túi ” Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnhtranh giữa các nhà cung cấp Nếu hàng hoá đầu vào củadoanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhàcung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và ápđặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp Khidoanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bảnthân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn vềgiá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phíamình

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanhnghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nênchọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệlàm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp

đỡ lẫn nhau Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanhnghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và thường xuyên Vìvậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từphía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác,thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khókhăn (được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiênmua hàng khi hàng hoá khan hiếm, ) và doanh nghiệp th-ường trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cungcấp Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhàcung cấp khi họ gặp khó khăn

+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp:

nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sảnphẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách pháttriển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người muahàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ

nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đếnkhi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn Đi muahàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau.

Có những “ ràng buộc chặt ” (điều kiện không thể nhân ợng được) và có những “ ràng buộc lỏng ” (điều kiện có thểnhân nhượng được) Trong khi đó các nhà cung cấp luônluôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả,chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụsau bán nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanhnghiệp với tư cách là người mua sẽ mất dần và sẽ tựnguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những

nh-“ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro Vìvậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cáchđơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của người bánhàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng vàbắt người bán kí vào đấy Lúc này ta sẽ buộc người bánhàng thương lượng với mình một cách chủ động với nhữngđiều kiện có lợi

+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyềnlợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệpkhi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mìnhthì sẽ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ

bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh Ngược lại, nếudoanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợiích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cungcấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạtđược sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng cónguy cơ không thực hiện được) Đảm bảo sự “ hợp lý ” vềlợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp vànhà cung cấp gặp được nhau và cùng nhau thực hiện hợpđồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúpcho doanh nghiệp giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàmphán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra

1.2 VAI TRÒ VÀ NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ MUA

1.2.1 Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

thương mại

+) Khái niệmvề quản trị mua hàng:

Theo cách tiếp cận quá trình: quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thương mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng

Theo cách tiếp cận tác nghiệp: Quản trị mua hàng là quản trị bằng các bước công việc như xác định nhu cầu, tìm và lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận, đánh giá kết quả mua hàng nhằm đạt được các mục tiêu đã xác định.

Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với số lượng và gí cả như thế nào Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng

+ Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp

thương mại:

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt độngkinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị muahàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động muahàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lượngmua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất

- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trước hết là hàngmua phải đủ về số lượng và cơ cấu tránh tình trạng thừahay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh

doanh làm ảnh hưởng đến lưu thông hàng hoá Mặt kháchàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vìkhách hàng là người tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra.Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng.Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển

ít gặp rủi ro (do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vậnchuyển ) Chẳng hạn như đúng vào thời điểm nào đó, mộtmặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính toán củadoanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhưng doviệc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đư-

ợc lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huốngdoanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút

- Đảm bảo chất lượng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàngphải có chất lượng mà khách hàng có thể chấp nhận được.Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, lưu thông

và tiêu dùng là cần có những hàng hoá có chất lượng tối ưuchứ không phải có chất lượng tối đa Chất lượng tối đa làmức chất lượng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất mộtnhu cầu nào đó của người mua và như vậy người bán hay

người sản xuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất Cònchất lượng tối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất củadoanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sảnphẩm, mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơnchất lượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầuvào của doanh nghiệp chưa tối ưu

- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạonhững điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng.Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnhtranh để kéo khách hàng về phía mình Chi phí mua hàngkhông chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ muahàng ở đâu, của ai, số lượng là bao nhiêu để chi phí giaodịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất Các mụctiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau được vìthông thường để đạt được cái này con người sẽ phải hy sinhcái khác hay mất đi một thứ khác Chẳng hạn thường xảy ramâu thuẫn giữa chất lượng và giá cả, chất lượng tốt thì giácao và ngược lại Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâuthuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác Vì vậy khi

xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thểcác mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể

mà xắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảmbảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhấtvào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp

+) Tầm quan trọng của quản trị mua hàng :

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với mộtdoanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểmsoát hoạt động mua hàng sao cho mua được hàng thườngxuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp vớinhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt,giá cả hợp lí Quản trị mua hàng được phản ánh thông quaviệc phân tích các bước của quá trình mua hàng đó là việcphân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng Đây làquá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì Nóliên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tốtrong quản lí cung ứng như: đánh giá môi trường chunghiện tại và tương lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đótrên thị trường; cu cấu thị trường của sản phẩm; giá cả hiện

hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điềukhoản; tình hình tài chính; lãi suất trong nước và ngoài; chiphí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác Tổ chức tốt việcmua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trịmua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp

1.2.2 Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khaithác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh,các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quảntrị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựachọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua baonhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toánnhư thế nào ? Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi,lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng cáckết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng nhưđánh giá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thựctrạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trường cơ cấu thị tr-ường của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thương mại,

giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điềukhoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặthàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ư-

ớc, chi phí lưu kho và hàng loạt các vấn đề khác Để quátrình mua hàng được tốt các nhà quản trị mua hàng cầnthực hiện tốt quá trình mua hàng

Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

Xác định

nhu cầu

Tìm v à lựachọn nhà cung cấp

Thươn

g lượng

và đặt

h ngà

Theo dõi

và thực hiệngiao

h ngà

Đánh giá kết quả mua

h ngà Thoả

mãn Không thoả mãn

a ) Xác định nhu cầu mua hàng:

Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậytrước khi mua hàng nhà quản trị phải xác định được nhucầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì Thựcchất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái

gì, mua bao nhiêu, chất lượng như thế nào

- Mua cái gì? phụ thuộc vầo nhu vầu bán ra để xác định Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trường cần

Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn

và mua hàng Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo

số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả

Mua với số lượng bao nhiêu? để xác định được số lượng hàng hoá mua vào là bao nhiêu trên thực tế người ta thường dựa vào công thức cân đối lưu chuyển.

M + D dk = B + D ck + Dhh

Trong đó:

M - Lượng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinhdoanh

B – Lượng hàng bán ra (theo kế hoạch) của doanhnghiệp trong kì

D dk- Lượng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kìkinh doanh

D ck –Lượng hàng hoá dự trữ cuối kì (kế hoạch) để chuẩn

bị cho kì kinh doanh tiếp theo

Chất lượng mua vào như thế nào? xác định theo nhucầu bán ra của doanh nghiệp Mua vào phụ thuộc vào mức

bán ra của doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, cơcấu.

Yêu cầu về chất lượng:

+ Doanh nghiệp phải đưa ra mục tiêu chất lượng đối vớihàng hoá mua vào

+ Cần chú ý theo đuổi mục tiêu chất lượng tối ưu chứkhông phải mục tiêu chất lượng tối đa Chất lượng tối ưu là

mà tại đó hàng hoá đáp ứng một cách tốt nhất một chu cầunào đo của người mua và như vậy người bán hay người sảnxuất có thể thu được nhiều lợi nhuận nhất Còn chất lượngtối đa là mức chất lượng đạt được cao nhất của doanhnghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm,mức chất lượng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức chấtlượng tối ưu nhưng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào củadoanh nghiệp chưa tối ưu

+ Ngoài ra doanh nghiệp cần chú ý đến yêu cầu về cơcấu, chủng loại, mẫu mã, thời gian để đảm bảo được mụctiêu chi phí và mục tiêu an toàn

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp

có được lượng hàng tối ưu mà doanh nghiệp sẽ mua từ đómới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp

b) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai Để thực hiện được mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và như thế nào.

Tìm nhà cung cấp: Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thương mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng Doanh nghiệp có thể tìm thông qua các hình thức:

+ Thông qua chương trình quảng cáo, giới thiệu của nhà cung cấp.

+ Thông qua hội chợ, triển lãm.

+ Thông qua đơn thư chào hàng.

+ Thông qua hội nghị khách hàng.

Các danh sách trên càng đầy đủ càng tốt

Lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ” Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trước khi đưa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá được khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng như với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp

có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị

Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp Quan điểm truyền thống cho rằng phải thường xuyên chọn nhà cung cấp vì có như thế mới có thể lựa chọn được nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất Họ thường thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thường xuyên tính toán lựa chọn người cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng

Có quan điểm hoàn toàn ngược lại: thông qua marketing lựa chọn người cấp hàng thường xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý

Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: người cung cấp đã sẵn có trên thị trường và người cung cấp mới xuất hiện

Những người cung cấp mới xuất hiện thường tự tìm đến giới thiệu xin được cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu Con đường tìm đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu

Qua phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những người cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn người cấp hàng cho mình Các nguyên tắc lựa chọn được đặt ra cân nhắc là:

+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá ưu đãi, về lâu dài

có thể trở thành khách hàng truyền thống nhưng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trường hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị

đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá

+ Ngược lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có ưu điểm là giảm được độ rủi ro, tránh được sự ép giá nhưng lại có hạn chế là không được giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính

ổn định về giá cả và chất lượng không cao các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:

+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn cónhà cung ứng (tức là những mặt hàng doanh nghiệp đangkinh doanh) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấpmới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhàcung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tụcmua hàng của họ ”

+ Đối với những hàng hoá mới được đưa vào danh mụcmặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trườnghợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hànhnghiên cứu kĩ các nhà cung cấp

Phương pháp đê lựa chọn:

+ Xây dựng hàng loạt các tiêu và cho điểm các nhà cungcấp khác nhau để có quyết định lựa chọn

Trên cơ sở danh sách đã lập ở trên tiến hành lựa chọn cácnhà cung cấp dựa trên các tiêu thức khác nhau gắn với mụctiêu của việc mua hàng đã xác định.

Các tiêu thức để lựa chọn nhà cung cấp:

+ Vị thế và uy tín của nhà cung cấp trên thươngtrường( so với các nhà cung cấp khác)

+ Vị trí của nhà cung cấp trong các giai đoạn phát triển + Khả năng tài chính của các nhà cung cấp: họ đang ởgiai đoạn ổn định và phát triển với tình hình tài chình lànhmạnh hay đang trong thời kì thua lỗ và có khó khăn về tàichính

+ Uy tín của nhà cung cấp: uy tín về chất lượng sảnphẩm, uy tín trong việc giao nhận hàng hoá( đúng thời hạn,đảm bảo chất lượng sản phẩm)

+ Các dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp

+ Vị trí địa lí của nhà cung cấp: điều này ảnh hưởng đếnkhẳ năng giao hàng

+ Khả năng thích ứng của nhà cung cấp với thị trườngnói chung và những đòi hỏi của doanh nghiệp nói riêng

đặc biệt khi xem xét các nhà cung cấp phải xem xét đếnkhả năng thay đổi, tốc độ phản ứng trước yêu cầu thay đổi

Sau đó doanh nghiệp tiến hành cho điểm từng tiêuthức có gắn với hệ số quan trọng, từ đó xác định được tổng

số điểm của mỗi nhà cung cấp Dựa vào tổng số điểm đểlựa chọn nhà cung cấp cho doanh nghiệp

c) Thương lượng và đặt hàng

Sau khi đã có trong tay danh sách các nhà cung cấp đãlựa chọn doanh nghiệp tiến hành thương lượng và đặt hàng

để đi đến kí kết hợp đồng mua bán với họ

Thương lượng giữa doanh nghiệp với nhà cung cấpthực chất là việc giải bài toán mua hàng với hàm mục tiêu

là các mục tiêu đã xác định và các ràng buộc bằng các ràngbuộc chặt và ràng buộc lỏng Những ràng này liên quan đến

số lượng hàng hoá, chủng loại hàng hoá, chất lượng hànghoá,giá cả, các điều kiện liên quan đến việc mua hàng, cácbiện pháp xử lí nếu như vi phạm hợp đồng và để có thể điđược đến thoả thuận chung thì hai bên cần phải phân chiacác ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng

Trong quá trình thương lượng và đặt hàng thì thươngluợng giữ một vị trí quan trọng ảnh hưởng tới quyết địnhmua hàng Các vấn đề cầnthương lượng bao gồm:

- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng hoá cần mua về mẫu

mã, chất lượng, phương tiện và phương pháp kiểm tra

- Giá cả và sự giao động về gía cả khi giá cả trên thị trườnglúc giao hàng có biến động

- Phương thức thanh toán ngay, chuyển khoản, tín dụngchứng từ… và xác định thời hạn thanh toán

- Thời gian và địa điểm giao hàng : địa điểm giao hàngliên quan đến chi phí vận chuyển, điều kiện giao thông vậntải nên ghi cụ thể khi nào thì giao hàng, ghi rõ giao hàngmột lần hay nhiều lần, ai giao cho ai…

Khi đã tham gia đàm phán thương lượng với các đối tác,doanh nghiệp phải lựa chọn những nhân viên có trình độchuyên môn cao, khả năng giao tiếp tốt Có như vậy, doanhnghiệp mới đạt được các mục đích của mình trong đàmphán

Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bước thươnglượng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kếthợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản Đây là cơ sở để cácbên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó làbằng chứng để đưa ra trọng tài kinh tế Hợp đồng đơn hàngphải được lập thành nhiều bản (ít nhất là hai bản) Doangnghiệp tiến hành đặt hàng với các nha cung cấp bằng mộttrong những hình thức sau:

+ Kí kết hợp đồng mua – bán đây là hình thưc mang tìnhpháp lí cao nhất Nội dung của hợp đồng mua – bán baogồm:

Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc người đại diệncho các bên

Tên, số lượng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá

Đơn giá và phương định giá

Phương pháp và điều kiện giao nhận

Điều kiện vận chuyển

Phương thức và điều kiện thanh toán(thời hạn thanhtoán, hình thức và phương thức thanh toán, các điều kiện -

ưu đãi trong thanh toán nếu có)

+ Đơn đặt hàng ( đứng tên người mua) đây là hình thứcmang tính pháp lí thấp hơn hình thức trên

+ Hoá đơn bán hàng ( đứng tên người bán) đây là hìnhthức mang tính pháp lí thấp nhất

Sau khi doanh nghiệp đồng ý đặt hàng nếu phá vỡ hợpđồng doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm trước phápluật

d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:

Việc giao nhận hàng được thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lưu thông Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không Cụ thể:

+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận: làm tốtkhâu này hay không sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau nàycủa doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát

tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ười tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty

+ Kiểm tra số lượng: căn cứ vào hợp đồng thu mua, đốichiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lượng Nếukhông có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng

+ Kiểm tra chất lượng: căn cứ vào hợp đồng mua hàng vàđơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lượng Nếuphát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp như hàng

bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lậpbiên bản và báo ngay cho người cung cấp

Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong người quản líkho hàng kí vào biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kếtoán giữ một bản, gửi một bản cho người cung cấp, đến đâyquá trình thu mua kết thúc

e) Đánh giá kết quả thu mua:

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng được xác định ngay từ đầu cũng như mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Có thể xảy ra hai trờng hợp:

+ Trường hợp 1: Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngườicung cấp đáp ứng được các cho nhu cầu sản xuất kinhdoanh để cho đầu vào được ổn định Như vậy quyết địnhmua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả + Trường hợp 2: Nếu không thoả mãn thì quyết định muahàng của doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếptục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phụcnhững sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó

Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ nhữngthành công cũng như những mặt tồn tại của hoạt động muahàng, đo lường sự đóng góp của các thành viên, từng bộphận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cánhân và mỗi bộ phận

Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanhnghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền với từng bước củaquá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc Bất kểmột sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hưởng đếnkết quả mua hàng, từ đó ảnh hưởng đến kết quả bán ra củadoanh nghiệp

1.3 SỰ CẦN THIẾT VÀ PHƯƠNG HƯỚNG CƠ BẢN NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG

1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanhnghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh rất nhiều chính vìvậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm sao duy trìđược hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thờidoanh nghiệp phát triển đi lên Hơn nữa đòi hỏi của kháchhàng ngày càng cao luôn có sự thay đổi trong mua bánhàng hoá Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị muahàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đư-

ợc hiệu quả kinh doanh của mình Hơn nữa việc tạo nguồnhàng là nghiệp vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt động trong quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh Muốn có sản phẩmđem bán trên thị trường thì phải có hàng hoá đầu vào Tuynhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để

bán Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp có thể khôngmua được hàng để bán

- Nâng cao chất lượng công tác quản trị mua hàng gópphần nâng hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao khảnăng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị thị trư-ờng Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanhnghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lạihiệu quả sử dụng vốn Sở dĩ như vậy vì việc lập kế hoạchmua hàng được căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đósản phẩm mua hàng sẽ được cung ứng hết không còn tìnhtrạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lưu động được lưuchuyển nhanh Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệtốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng vớigiá rẻ hơn, như vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp cókhả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giáthành Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanhnghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩmchất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụtngoài định mức … khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp