- Hình thức mua qua trung gian chiếm tỉ trọng rất lớn Năm 2003 tỉ trọng này lại tăng lên và tăng 1.44% so với năm 2002 tương ứng với số tiền
2.3.1 Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng theo quy trình mua.
2.3.1 Khảo sát và đánh giá công tác quản trị mua hàng theo quy trình mua. theo quy trình mua.
2.3.1.1 Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng của công ty.
Đối với việc xác định nhu cầu mua hàng, công ty đã xác định đựơc mua cái doanh nghiệp cần tức là thị trường cần từ đó doanh nghiệp đi sâu vào nghiên cứu nhu cầu của thị trường. Việc nghiên cứu nhu cầu thị trường dựa vào bảng thống kê về tiêu thụ sản phẩm kì trước và dự báo tiêu
thụ về tình hình thị trường, thu thập thông tin về nhu cầu qua các tài liệu, báo chí, ấn phẩm và nhu cầu của người tiêu dùng về mặt hàng tại thời điểm đó. …
Đối với việc xác định khối lượng hàng hoá mua vào công ty đã biết xây dựng kế hoạch mua vào dựa vào mức bán ra, dựa vào lượng hàng hoá tồn kho từng thời điểm. Ví dụ để xác định số lượng bánh kẹo mua vào trong từng tháng công ty đã dựa vào lượng bán ra và lượng hàng tồn kho của tháng trước và dự đoán nhu cầu của người dân trong tháng tới để mua hàng.Vì hàng bánh kẹo nhu cầu tiêu dùng trong những tháng cuối năm và đầu năm sau tăng rất cao ví đó là khoảng thời gian có những ngày Tết sau đó nhu cầu này giảm xuống vào những tháng giữa năm. Cho nên đối với mặt hàng này công ty đã biết dự đoán nhu cầu của người tiêu dùng để lên kế hoạch mua.
Tuy nhiên trong công tác xác định nhu cầu mua hàng công ty còn có một số hạn chế do nhận thức về tình hình biến động của thị trường còn chậm nên nhiều khi công ty xác định lượng hàng mua vào còn nhiều quá hoặc ít quá so
với nhu cầu. Ví dụ như vào dịp Tết năm 2003 do công ty không dự báo được nhu cầu mua hàng của người tiêu dùng về mặt hàng ăn sẵn lại nhiều như thế dẫn tới tình trạng thiếu hàng nghiêm trọng. Nguyên nhân chính của tình trạng trên là do công ty chưa đi sâu vào nghiên cứu nhu cầu của người dân mà nhu cầu vốn thay đổi từng ngày, công ty cũng không nhạy bén trong việc nhìn nhận sự thay đổi của cuộc sống. Ngày nay người dân bận rộn hơn với công việc nhất là những dịp giáp Tết công việc chồng chất người phụ nữ không có thời gian cho chợ búa cơm nước, nên họ chủ yếu vào siêu thị mua sẵn đồ ăn, lương thực, thực phẩm vừa nhanh chóng, thuận tiện đảm bảo hợp vệ sinh.
Về việc xác định cơ cấu, chất lượng thì đây là vấn đề mà công ty cần quan tâm. Đối với vấn đề này do công ty không nhanh nhậy nắm bắt nhu cầu thay đổi của người tiêu dùng nên xảy ra tình trạng hàng mua về nhiều khi không đảm bảo chất lượng, thị hiếu đối với người tiêu dùng, nhiều mặt hàng mua về thì đã lỗi mốt hoặc nhu cầu dùng đã giảm xuống hay có những hàng khác thay thế.Ví dụ đối với mặt
hàng thời trang, do không nắm được thị hiếu của người tiêu dùng dẫn tới mua hàng lỗi mốt hay hàng không được khách hàng ưa chuộng. đây là mặt hàng có tốc độ bán rất chậm, thường hay bị tồn từ thời kì này sang thời kì khác.
Ngoài ra công tác này vẫn tồn tại nhưũng mặt hạn chế. Công tác nghiên cứu thị trường chưa được quan tâm đúng mức, chưa nghiên cứu một cách có hệ thống, khoa học về dung lượng thị trường của những mặt hàng riêng biệt. Do đó công ty thường bị động trước những biến động của thị trường làm ảnh hưởng đến số lượng hàng hóa mua vào.
Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm của một số nhân viên còn nhiều hạn. Ngoài ra các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng của công ty do từ nhiều năm trước để lại nên rất lạc hậu, điều đó hạn chế việc theo dõi, dự đoán nhu cầu của khách hàng.
2.3.1.2 Đối với công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp
Việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp công ty vẫn tuân theo nghuyên tắc:
+ Đối với mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có các nhà cung cấp thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần dựa vào nguyên tắc “ Nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ”.
+ Đối với mặt hàng mới được đưa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trường hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải dựa trên các tiêu chí đã nêu ở trên để lựa chọn.
Trong quá trình mua hàng của công ty công ty luôn đánh giá mức độ tín nhiệm của nhà cung ứng qua các mặt sau: thành tích của nhà cung ứng với các doanh nghiệp khác và thành tích của nhà cung cấp với công ty trong quá khứ, khả năng tài chính của nhà cung cấp, nhãn hiệu hàng hóa, uy tín của nhà cung cấp các ưu đãi mà nhà cung ứng hay đưa ra, các dịch vụ sau bán...
Tuy nhiên trong công tác mua hàng của công ty, công ty thường tiến hành mua hàng chủ yếu của các nhà cung cấp đã có quan hệ làm ăn thường xuyên và lâu dài, những nhà cung cấp truyền thống... mà công ty rất ít quan tâm tới lựa chọn, tìm kiếm các nhà cung cấp mới qua các phương tiện thông tin đại chúng qua sách báo... việc mua hàng của các nhà cung cầp truyền thống mang lại lợi ích cho công ty là công ty được hưởng ưu đãi về gía, được ưu tiên trong mua hàng... ví dụ như trong đợt Tết năm 2003 khi mà thị trường đang lên cơn sốt về đồ hộp, các doanh nghiệp khác
không có hàng để mà bàn thì công ty do có mối liên hệ làm ăn lâu dài với nhà phân phối đồ hộp Vissan nên luôn đảm bảo có hàng để bán. Tuy nhiên cũng do mua chủ yếu của một số nhà cung cấp nên công ty rất dễ bị ép giá hay gặp khó khăn trong mua hàng khi mặt hàng nào đó bị khan hiếm....
Giá cả rất nhạy cảm với sự biến động của thị trường, nếu như công ty quan tâm đến nhiều nhà cung cấp thì sẽ dễ theo kịp với sự thay đổi của giá cả hơn và có thể sẽ mua được hàng với giá rẻ hơn. Nhờ nắm được sự thay đổi về giá cả cũng sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán được nhu cầu của thị trường từ đó có chính sách mua hàng hợp lý hơn. Hiện nay với mỗi ngành hàng, mặt hàng có rất nhiều nhà cung cấp, nhà cung cấp nào cũng đưa ra các điều khoản ưu đãi cho người mua, điều này rất có lợi cho người mua nếu họ biết quan tâm đến nhiều nhà cung cấp.
Một hạn chế nữa là do mối quan hệ với các nhà cung cấp chưa được mở rộng nên công ty đã phải mua hàng qua một số nước trung gian dẫn đến tình trạng hàng mua bị đội
giá, hàng hóa bị đánh thuế nhiều lần, chi phí vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa tăng lên... làm cho khả năng cạnh tranh của công ty bị giảm xuống.
2.3.1.3 Đối với công tác thương lượng và đặt hàng.
Do có sự chuyển từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường, các mối quan hệ làm ăn gần như sẵn có, do vậy công ty rất ít quan tâm đến lựa chọn nhà cung cấp mới, các nhà cung cấp chủ yếu có từ lâu đời, các nhà cung cấp truyền thống, công tác thương lượng và đặt hàng vẫn chưa thật sự được quan tâm. Trong hoạt động mua hàng công ty chưa thật sự giữ được vai trò của mình là khách hàng đối với nhà cung cấp nên không tận dụng được ưu thế trong đặt hàng.
Quá trình thương lượng và đặt hàng không tách rời nhau. Với mỗi nhân viên phụ trách một hoặc một số mặt hàng thì họ có trách nhiệm thương lượng và đặt hàng khi có nhu cầu mua. Tuy nhiên các nhân viên phụ trách khâu này rất ít quan tâm đến công tác thương lượng. Họ luôn ỷ lại vào các nàh cung cấp truyền thống cho nên khi hàng hết họ
thường đặt hàng các nhà cung cấp mà đang có quan hệ làm ăn qua điện thoại hoặc qua đơn đặt hàng. Họ không tận dụng được ưu thế của người đi mua hàng, của “ thượng đế” Thậm chí nhiều khi họ chỉ quan tâm đến số lượng càn mua mà quên đi các ràng buộc chặt và ràng buộc lỏng của mình.
Việc đặt hàng được phân chia cho các nhân viên phụ trách từng mặt hàng.
Đối với các mặt hàng có giá trị nhỏ như mỹ phẩm, xà phòng, sách vở, bút... thì các nhân viên bán hàng có nhiệm vụ đặt hàng khi hàng hết hoặc còn ít. Khi hết họ gọi điện cho nhà cung cấp yêu cầu về số lượgn và chủng loại, và nhà cung cấp tự mang hàng đến. Điều này có ưu điểm là các nhân viên mua hàng là người theo sát hoạt động bán hàng, nắm rõ được mặt hàng nào tiêu thụ nhanh, mặt hàng nào khả năng tiêu thụ chậm để từ đó đặt hàng đúng số lượng, cơ cấu, đảm bảo luôn có hàng để bán. Tuy nhiên có hạn chế là nhân viên chỉ làm trong phạm vi trách nhiệm của mình, họ chỉ biết hết hàng thì gọi mà không quan tâm đến
giá cả, chất lượng, mẫu mã... của sản phẩm họ cũng không có khả năng dự báo nhu cầu của người tiêu dùng trong thời gian tới.
Còn đối với mặt hàng có giá trị lớn hay mặt hàng nhập khẩu thì có đội ngũ cán bộ chuyên phụ trách đảm nhiệm khâu lựa chọn và đặt mua hàng. Phần lớn họ là nhân viên chuyển từ bộ phận khác sang người có kinh nghiệm thực tế thì lại hạn chế về ngoại ngữ và ngươì có trình độ ngoại ngữ thì lại thiếu kinh nghiệm thực tế... nên khả năng nhận biết, phản ứng với tình huống bất ngờ còn chậm làm cho quá trình thương lượng và đặt hàng chưa đạt hiệu quả kinh tế cao.
2.3.1.4 Đối với công tác theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa.
Đây là công tác được công ty tương đối chú trọng và
làm khá tốt. Công ty thường xuyên theo dõi, kiểm tra và
kiểm soát việc giao nhận hàng hóa về số lượng, chất lượng,
thời gian giao hàng và các điều khoản trong hợp đồng mua
hàngcủa công ty với nhà cung cấp. Đối với mỗi mặt hàng
khi có nhu cầu mua hàng công ty đặt hàng và theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa. Nếu gần đến ngày giao nhận mà chưa thấy gì công ty sẽ thúc giục các nhà cung cấp. Khi nhận hàng công ty bao giờ cũng có một bộ phận chuyên trách kiểm tra lại hàng hóa để đảm bảo đủ về số lượng, chất lượng. Ngoài ra công ty cũng đã chú trọng đến việc kiểm tra các chứng từ, hóa đơn liên quan đến quá trình mua hàng.
Do làm tốt công tác này nên đã góp phần làm cho hàng hóa giao nhận đủ về số lượng, đúng về chất lượng, thời gian giao nhận như trong hợp đồng mua bán đã ghi, góp phần làm tăng hiệu quả của công ty. Công ty cần phải tiếp tục hơn nữa không ngừng nâng cao chất lượng công tác này vì đây là một công tác trong quá trình quản trị mua hàng.
2.3.1.5 Đối với công tác đánh giá kết quả thực hiện.
Công tác kiểm tra, kiểm soát được diễn ra trong tất cả các khâu của quá trình mua hàng. Nếu không có sự xác nhận của phòng kiểm tra chất lượng thì hàng hóa sẽ không
được nhập vào kho và phòng tài vụ sẽ không được phép thanh toán mặt hàng đó. Những người có trách nhiệm luôn đôn đốc, theo dõi, kiểm tra công tác mua hàng.
Hàng tháng, hàng qúy, hàng năm công ty đều có các cuộc họp để đánh giá kết quả mua hàng. Việc đánh giá này dựa trên nguyên tắc việc mua hàng của công ty có đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao và chi phí thấp nhất không..
Sau mỗi lần mua hàng công ty thường đánh giá kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đúng về tất cả các mục tiêu mà công ty đã đề ra như về số lượng, chất lượng, mẫu mã, chủng loại... tức là nhà cung cấp đã đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiêu mà công ty đề ra thì công ty vẫn tiếp tục đặt hàngcủa nhà cung cấp đó. Còn nếu hàng hóa mua về có sai sót nếu như là khách quan thì công ty sẽ cùng với nhà cung cấp tìm ra các giải pháp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhưng nếu như đó là lỗi của nhà cung cấp thì công ty sẽ tìm và lựa chọn nhà cung cấp khác. Trên thực tế công tác mua hàng
được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu của bán hàng, ít để gây ra tình trạng thiếu hụt hàng hóa để bán. Chi phí mua hàng đối với những hàng hóa trong nước đã phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhưng những hàng hóa nhập công ty vẫn phải mua với giá cao. Trong năm qua công ty đã thực hiện mua hàng nội địa nhiều.
