Phân tích hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời tại trung tâm tiệc và hội nghị cát tường garden

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HOẠC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI THUYẾT TRÌNH 30% MƠN HỌC QUẢN TRỊ MICE ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGỒI TRỜI TẠI TRUNG TÂM TIỆC VÀ HỘI NGHỊ CÁT TƯỜNG GARDEN Giảng viên hướng dẫn: THS NGUYỄN QUỐC LỘC Nhóm SV thực hiên: NHÓM TPHCM, THÁNG NĂM 2022 MỤC LỤC PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ KHÁCH SẠN/ TRUNG TÂM TIỆC 1.1 Lịch sử hình thành phát triển 1.2 Tầm nhìn sứ mệnh 1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 1.5 Chức nhiệm vụ phòng ban .3 1.6 Lợi cạnh tranh PHẦN II: PHÂN TÍCH 2.1.1 Trước kiện 2.1.2 Trong kiện 2.1.3 Sau kiện - Trả lương cho nhân viên sau tiệc Đánh giá ưu điểm/hạn chế việc tổ chức 10 PHẦN III: BIỆN PHÁP CẢI TIẾN VÀ KHUYẾN NGHỊ 10 KẾT LUẬN 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO .12 PHỤ LỤC 13 PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ KHÁCH SẠN/ TRUNG TÂM TIỆC 1.1 ch sử hình thành phát triển Tên đơn vị: Trung tâm nhà hàng tiệc cưới Cát Tường Garden Địa chỉ: B12/1 Phạm Văn Thuận, Tam Hiệp, Biên Hòa, Đồng Nai Điện thoại: 091 820 99 66 Website: https://cattuonggardenvn.com.vn/ Fanpage: https://www.facebook.com/cattuongbienhoa/ Cát Tường Garden thành lập ngày 5/2016 Tổng diện tích với 5.000m2, nhà hàng xây dựng theo lối kiến trúc tân cổ điển với tầng lầu sảnh lớn nhỏ có khơng gian thiết kế giao hòa thiên nhiên nghệ thuật Hệ thống trang thiết bị đại khả thay đổi thiết kế linh hoạt với sức chứa lên đến 2.400 khách Sự kết hợp đại cổ điển tạo cho Cát Tường Garden mang vẻ đẹp khơng hịa lẫn vào kiến trúc xung quanh Vì lẽ đó, Cát Tường Garden ln tên diện danh sách địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nghị yến tiệc thành phố Biên Hịa, Đồng Nai 1.2 Tầm nhìn sứ mệnh Tầm nhìn: Qua năm hoạt động, Cát Tường Garden khẳng định vị thị trường yến tiệc ngày phát huy mạnh chất lượng dịch vụ, giá hợp lý Với hướng phát triển đắn vậy, nhà hàng bắt nhịp với đổi kinh tế thành phố Biên Hòa, để trở thành trung tâm nhà hàng tiệc cưới bật tổ chức kiện Tp Biên Hòa khu vực lân cận 1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Trung tâm nhà hàng tiệc cưới CÁT TƯỜNG GARDEN cung cấp hai mảng dịch vụ chủ yếu: - Cho thuê địa điểm tổ chức kiện (hội nghị, hội thảo, tiệc cưới, kiện) - Cung cấp dịch vụ yến tiệc (các loại tiệc set menu, outside catering, ) Ngồi cịn có dịch vụ hỗ trợ kèm nhằm hỗ trợ cho hai dịch vụ bao gồm: - Cho thuê trang thiết bị để tổ chức hội nghị, tiệc cưới - Cho thuê xe cưới - Quay phim chụp hình - Người dẫn chương trình nhóm biên đạo giải trí - Dịch vụ trang trí tiệc theo chủ đề Cơ cấu mặt nhà hàng Không gian sảnh thiết kế hướng phong cách hoàng gia, tái không gian lễ tiệc vị vua phương tây với gam màu chủ đạo trắng - vàng Hệ thống âm – ánh sáng đầu tư công nghệ nhiều thiết bị hỗ trợ khác, nhằm mang đến cho thực khách khoảnh khắc đáng nhớ cho ngày trọng đại họ Trung tâm nhà hàng tiệc cưới Cát Tường Garden gồm có sảnh tiệc để phục vụ cho khách hàng a Tầng Diện tích: 1000m2 với sức chứa gần 900 khách gồm sảnh Opal Crystal b Tầng Diện tích: 950m2 với sức chứa 800 khách gồm sảnh Pearl Ruby c Tầng Diện tích: 817m2 với sức chứa 600 khách với sảnh Diamond 1.4 Cơ cấu tổ chức 1.5 Chức nhiệm vụ phòng ban 1.5.1 Bộ phận nhà hàng Cung cấp nhiều dịch vụ cho khách tập trung chủ yếu vào việc cung cấp đồ ăn, đồ uống sảnh lớn Cụ thể Cát Tường Garden dịch vụ hội nghị, tiệc cưới,… Thường xuyên liên lạc với phận Sales and Marketing để có kế hoạch xúc tiến việc phục vụ hội thảo, hội nghị khách hàng, sinh nhật, tiệc cưới 1.5.2 Sale and Marketing Trách nhiệm khai thác, tìm nguồn khách hàng cho Nhà hàng Nhiệm vụ: - Thu hút khách hàng đến Nhà hàng (khách từ quan, tiệc cưới, hội nghị hội thảo…) - Quảng bá dịch vụ Nhà hàng đối tượng khách bên bên Nhà hàng - Bán, giới thiệu sản phẩm tiệc cưới hội nghị - Kết hợp phận bếp để định giá bán sản phẩm đồ ăn, thức uống 1.5.3 Bộ phận an ninh Nhiệm vụ: - Bảo vệ an toàn cho khách từ giai đoạn đến tham dự Nhà hàng - Bảo đảm an toàn toàn thể nhân viên tài sản - Tuần tra khu vực xung quanh theo dõi thiết bị giám sát - Giám sát q trình chấm cơng nhân viên ca làm việc, kiểm soát việc thực nội quy nhân viên đồng phục, tác phong giấc ca làm việc, bảo quản nhà xe nhân viên khách 1.5.4 Bộ phận Housekeeping Nhiệm vụ: - Đảm bảo vệ sinh khu vực nhà hàng, sảnh tiệc, phòng ban, phòng nhân viên - Vệ sinh khu vực toilet khách nội bộ, giữ gìn vệ sinh mặt kính vật dụng trang trí 1.5.5 Tổ hoa Nhiệm vụ: - Chuẩn bị hoa trang trí theo chủ đề tiệc cưới - Phụ trách sáng tạo thêm nhiều kiểu mẫu sinh động, tươi tắn, tạo khơng gian tươi mát tồn khu vực - Xây dựng kế hoạch tiết kiệm, tận dụng nguồn hoa để phục vụ công tác tổ chức tiệc 1.5.6 Bộ phận kỹ thuật Phụ trách hoạt động sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống điện nước trang thiết bị máy móc nhà hàng 1.5.7 Phịng nhân Phụ trách cơng việc tuyển dụng, đào tạo; nhân tiền lương, bảo hiểm; quản lý hồ sơ nhân sự; thực định bổ nhiệm, kỷ luật, khen thưởng 1.6 Lợi cạnh tranh So với trung tâm nhà hàng tiệc cưới có mặt thành phố Biên Hịa, Cát Tường Garden gương mặt trẻ với năm kinh nghiệm hoạt động lĩnh vực tiệc, với 200 kiện tổ chức, Cát Tường Garden trở nên địa điểm lý tưởng tìm kiếm khu vực - Tọa lạc đường Phạm Văn Thuận nối liền QL15 cách trung tâm Tp Biên Hòa khoảng 20 phút lái xe, đặc biệt nhà hàng nằm tuyến đường chiều vị trí thuận tiện cho việc di chuyển đảm bảo tính an ninh - Là trung tâm nhà hàng tiệc cưới có tiếng khu vực với diện tích 5.000m² với sảnh lớn có sức chứa 2.400 khách, kết hợp với lối kiến trúc tân cổ điển có hỗ trợ nhạc nước âm sàn khu vực mặt tiền nhà hàng - Cát Tường Garden có gói dịch vụ loại hình tiệc với giá ưu đãi mức tầm trung so với địa điểm kinh doanh hội nghị tiệc cưới khu vực, điều góp phần tạo nên giá trị riêng nhà hàng trình phát triển dù thành lập sau trung tâm nhà hàng khác - Qua feedback khách hàng chất lượng thực đơn, đội ngũ bếp chuyên nghiệp lợi góp phần khẳng định vị trí Cát Tường Garden PHẦN II: PHÂN TÍCH 2.1 Mơ tả hoạt động tổ chức kiện ngồi trời TT Tiệc hội nghị Cát Tường Garden 2.1.1 Trước kiện - Nhận khách - Tư vấn báo giá (Theo gói khách chọn), xác nhận đơn hàng - Ký hợp đồng - Chuyển yêu cầu đến phận liên quan để lên kế hoạch - Chuẩn bị nhân sự, briefing Chuẩn bị sảnh (foyer, khu vực check-in, khu vực chụp hình, ) Chuẩn bị sân khấu (trang trí, bục sân khấu, bục phát biểu, phơng nền…) Chuẩn bị bàn ghế đủ số lượng có dư để làm bàn dự phòng Chuẩn bị đủ phần đồ ăn thức uống khách hàng đặt (bao gồm bàn dự phòng) chuẩn bị dư để dự phòng tùy vào số lượng bàn tiệc mà điều chỉnh hay nhiều Chuẩn bị công cụ, dụng cụ bao gồm chén, đĩa, đĩa lót, đũa, muỗng, ly, khăn ướt, muôi, kẹp gắp, xô đá, ống hút … Vận chuyển công cụ, dụng cụ, đồ ăn, thức uống, gia vị cho kiện đến địa điểm yêu cầu trước kiện bắt đầu (Tùy vào khoảng cách địa lý có tính thời gian cụ thể) Trang trí (Hoa sảnh, bàn check in, sân khấu, bàn tiệc) Set up bàn, ghế… Set up bàn tiệc[c] Dự toán ngân sách Dự báo thời tiết yếu tố ngồi trời khác ảnh hưởng tới kiện để có phương án backup cụ thể[d] 2.1.2 Trong kiện - Khai mạc kiện (MC dẫn kiện, âm nhạc vũ công mở khởi đầu, nghi thức cần thiết theo kiện) - Các chương trình diễn kiện (Âm nhạc từ ban nhạc, chương trình hát karaoke cho khách đăng ký, tiết mục đặc biệt theo yêu cầu khách, đảm bảo phục vụ đáp ứng đồ ăn thức uống cho khách theo thứ tự có share đồ ăn đồng đều) - Bế mạc kiện (MC/ người nhà phát biểu) 2.1.3 Sau kiện - Thanh tốn (Nhân viên/ người phân cơng gom lại đồ uống lon/chai khách hàng trả sau tổng lại chốt sổ Quản lý sảnh tiến hành toán với khách hàng) - Thu dọn (Nhân viên phục vụ thực thu dọn theo quy trình) - Họp rút kinh nghiệm - Trả lương cho nhân viên sau tiệc 2.2 So sánh với đối thủ khác Phân loại đối thủ cạnh tranh: Thiên Ân Palace (đối thủ trực tiếp), Phố Đôi (đối thủ tiềm năng) Phân tích 4Ps Thiên Ân Palace Phố Đơi Cát Tường Garden Price Khoảng 1.700.000 - Khoảng từ Có loại giá tính 2.190.000đ/bàn 1.500.000đ/bàn theo: Bàn: 1.800.0002.300.0002.800.000đ/bàn theo kiểu set menu - Người: 599.000799.0001.199.000đ/người theo kiểu buffet Product Tiệc cưới, kiện, sinh Liên hoan họp mặt Sảnh tiệc cưới, nhật, liên hoan, hợp mặt, tất bạn bè, đồng nơi, phịng họp hội niên, tân niên, event, hội nghiệp, hội thảo, nghị, sinh nhật, nghị, hội thảo,… tất niên, sinh nhật event, tất niên, hay bữa tiệc với nhiều loại hẹn hị đầy lãng khơng gian khác mạn ánh đèn từ lãng mạn, huyền ảo sang trọng tới đơn nến lung giản, tao nhã linh Place -Trung tâm tọa lạc 792 Phố Đôi Garden – Tọa lạc B12/1 xa lộ Hà Nội, KP2, phường Hoa viên Thảo Phạm Văn Thuận, Tam Hiệp, Biên Hòa, Đồng Nguyên Xanh tọa KP5, Biên Hòa, Nai lạc địa :C27 Đồng Nai QL1A, Long Bình, Ưu điểm: Thành phố Biên Ưu điểm: Có bãi đỗ xe lớn Hịa, Đồng Nai Nằm tuyến Khuôn viên rộng sáng đường chiều dân hướng nắn đẹp Ưu điểm: Với cư đông đúc, cung khn viên rộng, đường dễ tìm Nằm cung đường nhiều lối kiến trúc thuận tiện cho trung tâm tiệc thành phố Biên Hoà Nhược điểm: Nằm cung đường chiều đại, khơng gian thống mát mang lại cho quý khách cảm giác thư thái, ấm cúng khám phá giới ẩm thực nhà hàng, với sức chứa 1500 khách Gần nhiều trung tâm tiệc cưới thành phố Biên Hoà Nhược điểm: nằm tuyến đường chiều Promotion Nhà hàng quảng bá thông Nhà hàng quảng bá bá trang mạng xã hội thông bá trang Facebook, youtube, mạng xã hội Facebook, Website thức nhà youtube, hàng website review đồ ăn, nhà hàng Đồng Website thức Nai nhà hàng website review Thu thập thông tin thông đồ ăn, nhà hàng qua lời bình luận Đồng Nai khách hàng trải nghiệm Thu thập thơng tin thơng qua lời bình luận khách hàng trải nghiệm khách hàng dù xa đến Có hầm gửi xe rộng Nhược điểm: Cung đường đơng đúc nên hay kẹt xe vào cao điểm Nhà hàng quảng bá, marketing trang mạng xã hội Facebook, youtube, tiktok, Website thức nhà hàng cà website, reviewer đồ ăn nhà hàng Đồng Nai Thu thập thông tin thông qua lời bình luận khách hàng trải nghiệm Đánh giá ưu điểm/hạn chế việc tổ chức Ưu điểm Hạn chế - Tận dụng vẻ đẹp tự nhiên, - Chi phí tổ chức cao khơng gian thống đãng, mẻ - Setup, trang trí theo yêu cầu khách hàng dễ dàng tạo hài lòng - Tạo ấn tượng, thiện cảm cho người tham dự - khách hàng tiềm doanh nghiệp - Dễ dàng lên ý tưởng lạ, độc đáo - Giới hạn số lượng khách mời - Khó kiểm sốt âm thanh, ánh sáng - Bị động yếu tố thời tiết - Cần số lượng nhân nhiều cho việc setup, trang trí, phục vụ, - Hạn chế đa dạng thức ăn PHẦN III: BIỆN PHÁP CẢI TIẾN VÀ KHUYẾN NGHỊ 3.1 Các biện pháp đề nghị phương án cụ thể cải tiến việc tổ chức… Sau phân tích xác định Ưu Nhược điểm quy trình Tổ chức tiệc ngồi trời Nhà hàng Cát Tường Garden, nhóm rút số biện pháp cải tiến khuyến nghị sau: Bộ phận bếp thường xuyên đổi menu đồ ăn qua bữa tiệc, tìm hiểu ăn mới, ngon, lạ Bên cạnh đó, nâng cao kiến thức chuyên môn không vùng miền nước mà cịn ngồi nước để phục vụ nhiều thực khách Tìm kiếm nhà cung cấp: thực phẩm, in ấn, đồ dùng cần thiết, với mức giá rẻ, chất lượng Cải thiện lắp đặt thiết bị âm ánh sáng tốt hơn, dễ điều khiển thuận tiện tối giản việc điều khiển vận chuyển Bộ phận nhân tiến hành tuyển thêm nhân có lộ trình đào tạo cụ thể, chun nghiệp Hướng đến nơi làm việc lý tưởng với đầy đủ phúc lợi, bảo hiểm xã hội, nhằm khuyến khích, động viên giúp nhân viên có động lực làm việc KẾT LUẬN Qua phân tích hoạt động tổ chức kiện trời trung tâm tiệc hội nghị Cát Tường Garden phần thấy bước để tổ chức kiện môn học Mice ứng dụng trung tâm tiệc nhóm em phân tích Nếu có khác biệt khâu tổ chức tiệc, trung tâm có nét riêng, nét sáng tạo để có khác biệt Tổ chức kiện 10 trời ngày ưu chuộng, khách hàng ngày có nhu cầu cao buổi tiệc có sáng tạo, khác biệt Bên cạnh đó, sau tình hình dịch Covid diễn ra, khách hàng có xu hướng đặt bữa tiệc ngồi trời để thống khí, khơng gian lạ phần để loại bỏ khơng gian kín truyền thống sảnh tiệc, phần để có trải nghiệm cho chủ bữa tiệc lẫn khách mời Do vậy, trung tâm tổ chức tiệc nói riêng ngành Nhà hàng khách sạn nói chung cần phải ln cải tiến, sáng tạo mặt chất lượng ăn dịch vụ cung cấp đến khách hàng cho kiện ngồi trời có lẽ hoạt động phát triển tiềm thời gian tới 11 ... xã hội, nhằm khuyến khích, động viên giúp nhân viên có động lực làm việc KẾT LUẬN Qua phân tích hoạt động tổ chức kiện trời trung tâm tiệc hội nghị Cát Tường Garden phần thấy bước để tổ chức kiện. .. Biên Hòa, để trở thành trung tâm nhà hàng tiệc cưới bật tổ chức kiện Tp Biên Hòa khu vực lân cận 1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Trung tâm nhà hàng tiệc cưới CÁT TƯỜNG GARDEN cung cấp hai mảng... kiện môn học Mice ứng dụng trung tâm tiệc nhóm em phân tích Nếu có khác biệt khâu tổ chức tiệc, trung tâm có nét riêng, nét sáng tạo để có khác biệt Tổ chức kiện 10 trời ngày ưu chuộng, khách