BÀI TẬP CÁ NHÂN WHO’S IT ALL FOR Môn QUẢN TRỊ DỰ ÁN SỰ KIỆN VÀ LỄ HỘI

lOMoARcPSD|11346942 ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐẠI HỌC KINH TẾ  BÀI TẬP CÁ NHÂN: WHO’S IT ALL FOR? Môn: QUẢN TRỊ DỰ ÁN SỰ KIỆN VÀ LỄ HỘI GVHD: Đoàn Thị Hoài Thanh Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Thúy Lớp: 42K26 Đà Nẵng, ngày 21 tháng năm 2019 lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26 ĐỐI TƯỢNG THAM DỰ SỰ KIỆN LÀ AI BIẾT RÕ VỀ THÀNH PHẦN THAM DỰ Phải biết hiểu rõ người tham gia, qua thiết kế định hướng kiện cho phù hợp với nhu cầu, sở thích kỳ vọng họ Ví dụ, bạn thiết kế buổi tiệc cuối năm dự định bao gồm hoạt động/trò chơi tập thể đây, xác định nhóm người đối tượng phù hợp để tham gia hoạt động (xét trường hợp tổ chức nhà trời): JINGLE BELL ROCK Jingle Bell Rock hoạt động nhóm hội đủ vui nhộn, độc lạ tràn đầy khơng khí mùa lễ hội Những người tham gia lập thành nhóm nhỏ nhóm chọn hát kinh điển chủ đề giáng sinh/tết tập chơi hát với nhạc cụ tự chọn theo phong cách Rock-n-Roll Hoặc chí khơng cần nhạc cụ, đội chơi giả vờ cầm nhạc cụ tay chơi theo nhịp điệu hát Đến cuối ngày, đội biểu diễn ca khúc người khác ứng tấu, làm văn phòng trở nên náo nhiệt với giai điệu tất tận hưởng mùa lễ hội theo cách hoàn toàn lạ Gợi ý phần ăn uống cho bữa tiệc: hamburger cỡ nhỏ (thịt bò rau), bánh mỳ kẹp xúc xích, khoai tây chiên, sinh tố kem trái COLE YULE Yule từ cổ khoảng thời gian quanh Giáng Sinh, dùng tương tự Chrismast Khu vườn băng giá Jack Frost (một nhân vật hư cấu truyền thuyết tuyết) dựng lời Khi cánh cửa mở ra, người tham gia bước vào hộp tuyết phát sáng tạo thành hiệu ứng hàng khối tuyết trắng rơi Để thêm phần kịch tích tạo hiệu ứng đặc biệt, bạn dùng đá khơ làm thành khói lạnh buốt thổi Jack Frost người chơi bước vào, xen kẽ ánh đèn laze mô cực quang lung linh bầu trời phương bắc Những tuyết trụ băng khổng lồ treo lơ lửng trần Những gấu bắc cực to lớn chơi đùa tảng băng khổng lồ đàn chim cánh cụt Ngồi cịn trang trí phòng với ánh đèn xanh nhỏ, mảnh băng vỡ hay người tuyết sinh động Những bàn tiệc phục vụ đồ ăn cho kiện – có dạng bậc thang, hải sản hàu sống đặt xen kẽ - nên che đậy mỏng lấp lánh băng giá Những bàn cao nâng lên trải vải thun co giãn màu trắng bao phủ từ xuống chân bàn, dùng để tạo hiệu ứng phát sáng băng tuyết Những chi tiết trang trí thêm kể đến tuyết đặt lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26 khn hình chữ nhật đá bào, lồng đèn băng (quả cầu tuyết thắp sáng nến bên trong) hay bonsai mùa Giáng Sinh đặt lọ băng cố định trụ băng Đồ uống cho bữa tiệc (mở dùng Polar Ice Cap) đựng tảng băng lớn có khắc rãnh nhỏ chạy dọc, khách tham dự hứng đị uống chảy từ rãnh nhỏ ly cocktail làm pha lê Swarosky Dàn nhạc ly thủy tinh với âm gõ cao vút hay biểu diễn điêu khắc băng từ nghệ sĩ thực thụ làm cho khách mời mê mẩn giúp buổi tiệc thêm hào hứng Vài gợi ý cho phần quà tặng: cầu tuyết thu nhỏ hiệu Christopher Rodka lắc mạnh tạo hiệu ứng tuyết rơi, combo chai rượu champagne kèm ly pha lê đỏ hãng Waterford để khách mời ăn mừng năm tốt lành đến HOLYDAY FUN DO Fondue loại nước chấm làm từ cheese có nguồn gốc từ Thụy Sĩ Tên party lối chơi chữ từ cách đọc giống fondue = fun Người tham gia làm nhiều ăn với nước chấm fondue (bánh mỳ, rau, thịt, …) Cater tức thuê người nấu tự làm Hãy tập hợp văn phòng lại để tổ chức bữa tiệc Holiday Fun Do (fondue) Những ăn kèm với nước chấm fondue bao gồm thịt xắt lát mỏng, rau (cà tím, loại nấm, …) bánh mỳ Những người tham dự nếm thử lát thịt rau tươi ngon ninh nhừ loại nước dùng có vị cay mặn Sau nhúng khối bánh mỳ rau tươi nước chấm fondue làm từ mát chảy loại Emmental Gruyere Thụy Sĩ thêm vị Kirsch Và cuối kết thúc hoàn hảo với hoa trộn, bánh Pound Cake kẹo dẻo ăn kèm với nước chấm sô cô la Nước chấm fondue dần phổ biến trở lại, gợi nhớ hương vị lễ hội xưa cũ làm người ta hoài niệm khứ.Holiday Fun Do kết hợp với kiện văn phòng theo chủ đề trượt băng, trượt tuyết xuyên quốc gia (?) Đặc biệt lưu ý: nước chấm fondue phù hợp cho người ăn mặn, ăn chay trường (chỉ ăn rau nước dùng từ thực vật) người ăn chay đường sữa (tức ăn mát); người kiêng loại thức ăn giàu cacbonhydrat tất nhiên phong phú cho người ham thích ẩm thực Ln có lựa chọn cho tất người HOLIDAY MAGIC Cũng có tên gọi khác Mistletoe Magic (nếu người chơi cặp đơi/vợ chồng) Đoạn đầu có chơi chữ sleight of hand = kỹ nhanh tay đánh lừa người xem ảo thuật gia Người viết thay sleigh (xe trượt tuyết) of hand kiện tổ chức dịp giáng sinh (liên quan tới tuần lọc kéo) lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26 Đây thời điểm thích hợp năm để tổ chức bữa tiệc bao gồm yếu tố ảo thuật nhanh tay nhanh mắt âm vui nhộn Những ảo thuật gia cận cảnh (nam nữ) trộn lẫn vào đám đông khách mời diễn trò ảo thuật từ đơn giản tới phức tạp thơi miên Nội dung trị ảo thuật gắn liền với chủ đề mùa lễ hội truyền thông điệp chung Vài gợi ý cho phần quà tặng: sưu tập mơ hình giải đố hóc búa tiếng theo chủ đề ảo thuật đặt hộp làm thủ công (tham khảo trang web www.parlorpuzzles.com) FESTIVE FROLIC Tên gọi khác: Nutcracker Sweet Bước qua cánh cổng làm từ kẹo gậy hai bên cánh giữ anh lính kẹp hạt dẻ cao gần hai mét (nhân vật ba-lê tên Tchaikovsky), khách mời có hội ăn mừng mùa lễ hội giới đầy vui nhộn thời trẻ thơ Bên thường xuân nhân tạo thu nhỏ sáng lấp lánh đung đưa vẫy chào khách bước vào Sâu bên lị sưởi kích cỡ thực sưởi ấm đôi găng tay kẹo cao gần mét Khơng khí ấm áp mùa lễ hội hữu quanh lị sưởi với ly sơ la nóng băng giá tiếng giời mời khách nếm thử, hay lần nâng cốc nhấp nháp ăn nhỏ xinh sưởi ấm mùa đơng giá lạnh Một xe trượt tuyết mét băng chứa đầy đá tuyết bên tơ điểm thêm khơng khí lễ hội tươi vui phịng Những vật trang trí q cỡ khiến bạn bé nhỏ hẳn lại vơ tình bao hoài niệm thời trẻ thơ ùa về; hay đơn giản bước chân quay ngược dòng thời gian để trở ngày tháng mà bạn tin vào tồn giới thần tiên mở mộng Kẹo táo vị caramen sô cô la ngất ngây bánh hạnh nhân đầy màu sắc, kẹo lolipop khổng lồ, bánh quy xoắn chấm sô cô la rắc vị bạc hà, que bánh phô mai, bánh cupcake cưỡng lại, thương hiệu bánh kẹo kinh điển tên tuổi thơ mang lại nhiều hoài niệm PEZ bày biện thảm đỏ long lanh thúc người ta nhớ thứ thật tươi đẹp thời trải nghiệm thêm lần đời Những trò chơi tương tác thời thơ ấu, tàu hỏa mơ hình, góc nhỏ ta cặm cụi ngồi trang trí bánh quy hay khung ảnh bàn trang sức kẹo đặt phịng để làm sống lại tâm hồn trẻ thơ Đâu buổi tiệc, họa sĩ ngẫu hứng lưu lại khoảnh khắc vui tươi nét bút tạo nên tranh kỷ niệm đáng nhớ để lưu giữ văn phòng Một số gợi ý cho phàn quà tặng: kẹo gậy, khăn quàng cổ có thêu chữ lồng hay vật dụng giữ ấm mùa đông đựng hộp quà tươi sáng gói dây ruy băng cam thảo kẹo ngọt; ý tưởng đơn giản tất sợi quang chứa đầy bánh kèo bên Việc nắm bắt rõ đặc điểm người tham dự giúp bạn biết liệu họ có thích khơng khí vui nhộn mùa lễ hội hoạt động đầy tiếng cười hay muốn lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26 buổi tiệc nhẹ nhàng theo kiểu cổ điển Biết rõ kiện nhắm tới kiểu người tham dự nào, thuộc công ty mục đích kiện nắm phong cách tổ chức cốt lõi kiện Cũng khách hàng bạn có kỳ vọng rõ ràng cho kiện bạn tổ chức, người tham dự Và kiện bạn không thực thu hút người tham gia, bạn áp dụng Jingle Bell Rock cho vị khách thích cổ điển cảm thấy thoải mái với việc ngồi phía lắng nghe trình diễn sân khấu reo hị theo trở thành người biểu diễn sân khấu tiêu khiển đám đông Và thật vậy, hào hứng tham dự khách mời kết kiện không mong đợi Tại kiện doanh nghiệp, khách mời yêu cầu phải dán hình xăm giả lên người khách mời nữ phải dán hình xăm phần lưng (yêu cầu hở phần để show hình xăm) Chúng ta biết phụ nữ có hình xăm chỗ thể thường gắn mác lả lơi, dĩ nhiên bị yêu cầu phải trở nên lả lơi buổi tiệc cuối năm công ty, rõ ràng kỳ cục chẳng thoải mái tẹo Cũng tương tự sân khấu múa cột dựng lên người khách thay phiên lên sân khấu biểu diễn để mua vui cho đồng nghiệp Thật kỳ cục! DANH SÁCH KHÁCH MỜI Những khách mời bạn nhắm đến ai? Ai người xây dựng danh sách khách mời? Bạn mời ai? Lý bạn chọn mời người mà không mời người khác đa dạng phong phú hoạt động bạn tổ chức buổi tiệc Để tìm hiểu chuyên sâu cách chọn kiểu kiện hợp với nhu cầu doanh nghiệp khách mời tham dự, bạn tìm đọc The Executive Guide To Corporate Events And Business Entertaining Với kiện, bạn muốn đảm bảo người thích hợp cho kiện cố gắng mời nhiều người tốt để lấp đầy khoảng trống Khi gửi thư mời, nhớ ghi rõ ràng lời mời nhượng lại hay không Trong số trường hợp, người mời đổi cho người khác tham dự kiện thay họ cảm thấy không thích hợp Nhưng bạn bị giới hạn số người tham dự không muốn người lạ mặt tới tham dự kiến, để mục không khách mời danh sách A khơng thể đến dự bạn thay họ khách mời danh sách B thay phí chỗ trống cho bạn chí cịn khơng biết Ai người nên mời? Nếu kiện cần thu hút quan tâm báo giới, bạn mời báo nhiêu nhà báo Có mời quan chức nhà nước không? Mời nhân viên doanh nghiệp hay mời khách hàng? Có mời nhà cung ứng? Những tình xảy kết hợp nhiều nhóm người với kiện? Ví dụ có phù hợp hay khơng chuỗi khách sạn tổ chức tiệc tri ân khách hàng mời khách hàng tiềm với nhân viên bán hàng công ty cạnh tranh Những khách hàng lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26 tiềm cảm thấy bị ném vào bữa tiệc ăn uống điên cuồng nhân viên bán hàng nhiều công ty khác cố gắng giành giật ý họ, không muồn rời mắt khỏi họ hay chí khơng để đối thủ có hội tiếp cận Thay vào đó, chuỗi khách sạn tổ chức hai buổi tiệc tách biệt, cho khách hàng tiềm cho nhân viên bán hàng Hoặc chuỗi khách sạn muốn giới thiệu khả đến đối tượng, họ tổ chức buổi tiệc để thu hút ý hai Điểm mấu chốt chuỗi khách sạn phải nắm khách mời tương tác với để định mời hay không mời dựa mục tiêu kiện Bao nhiêu người đến kiện? Như bàn từ trước, trước bạn tìm kiếm khơng gian tổ chức kiện bạn cần phải biết số lượng khách mời tham dự ý tưởng kiện bao gồm Bạn cần phải cân nhắc tất yêu cầu kiện để biết số lượng khách để xếp phù hợp với ngân sách  Bạn có cần chỗ qua đêm cho khách? Số lượng bao nhiêu?  Cần phịng đơn hay phịng đơi?  Có cần phòng cho VIPs  Nếu kiện ngày, có cần chỗ cho khách để dùng cho họp riêng tư Cần checkout muộn hay sớm?  Bao nhiêu người tham gia phòng cần tổ chức?  Setup phịng nào?  Bạn có cần phịng phiên dịch riêng phía sau sân khấu?  Có u cầu phịng họp nhỏ cho nhóm khách sau họ tham gia họp phịng chính?  Có cần phịng riêng biệt dành cho bữa ăn coffee break? Bao nhiêu người tiệc đứng hay ngồi?  Cần phòng cho nhân viên bạn làm việc cho kiện khơng?  Có cần khu vực riêng để setup?  Loại kiện tổ chức? Ví dụ đấu giá nhỏ riêng tư, bạn yêu cầu bàn?  Lễ tân bạn đứng phân bố rải rác hay cần có khu vực tách biệt? lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26  Bữa tối phục vụ bàn tiệc buffet đứng?  Nếu bữa tiệc ngồi sử dụng bàn trịn hay chữ nhật?  Bạn có u cầu sân khấu, phịng cho ban nhạc hay nhảy sàn? Tất yêu cầu hậu cần ngân sách giúp bạn định số lượng khách bạn mời đến kiện Lý lịch khách mời: Họ ai?  Độ tuổi nhân học gì?  Khách đến hay theo cặp? Sự kiện cơng ty khơng có cặp vợ chồng? Nhà tài trợ cho cơng ty có tham gia gala gây quỹ?, mua vé đơn với bàn 10 người hay vé theo gia đình bạn bè? Ai người danh sách dự phịng khách mời? Liệu có cơng ty tham gia thơi hay vừa gia đình – xã hội hay bạn bè hay tất cả?  Trẻ hay trẻ vị thành niên có tham gia? Chúng có với người lớn hay khơng? Lưu ý độ tuổi uống rượu hợp pháp độ tin cậy nhà tổ chức để kiểm tra ID  Khách mời đến kiện cách nào? Họ tự đến xe riêng hay limo hay cần phải cân nhắc tiếp cận phương tiện công cộng? Đối với người tham dự, kiện bắt đầu giấy mời Thư mời, tất yếu tố kiện, cần phải phù hợp với vị khách xác định cá nhân, công ty hay nhà tài trợ kiện THƯ MỜI Nếu kiện bạn diễn suốt mùa xã hội bận rộn, bạn muốn cân nhắc gửi thiệp quảng cáo save-the-date (loại thiệp thông báo, gửi trước 4-8 tháng) Nếu kiện tổ chức nước ngồi, gửi bưu thiếp có thơng báo địa điểm kèm với thư in nói bạn chờ có mặt họ đó, ngày diễn kiện vài thơng tin cần thiết khác Một ý tưởng khác thư hay lời mời quảng cáo video, gửi cho người tham gia chương trình khen thưởng để thúc đẩy doanh số bán hàng họ Những video chứa thông tin chi tiết ngày Thông tin địa điểm trang phục thông báo vào vài sau Điều thực hiệu kiện đặc biệt, gồm có họp, khen thưởng, hội nghị Nó tạo nên thông báo trước xung quanh kiện bạn Nếu bạn trình bày thiệp save-the-day thư mời lời mời đến vài ngày cụ thể đến phải đảm bảo diễn Điều thể cho công ty khác cách công ty bạn kinh doanh bạn gửi thư Khi bạn nhận thư mời lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26 trễ tháng so với thời gian bạn gửi thiệp save the day thể thiếu chun nghiệp Nếu thơng điệp gửi có chữ kí chủ tịch cơng ty bạn phải gửi nó nói thiệp Khi bạn đặt in thư mời, cho phép cặp thư mời, thiếp ghi chỗ ngồi thực đơn cho người Hãy đảm bảo bạn đặt đơn nhiều bạn cần cho phép đủ thời gian để in thiệp Vì vài lí do, người in dường ln muốn tối thiểu tuần bạn khơng muốn chịu phí đặt hàng gấp, điều cần bao gồm vào chi phí ngân sách bạn Dĩ nhiên, bạn phải kiểm tra với họ để đảm bảo họ giải tốt đơn đặt hàng gửi chúng với chất lượng số lượng phù hợp kịp thời Hãy đảm bảo bạn có sẵn camera cần biết màu pantone xác dùng cho logo công ty Hãy in phong thư trước sau bạn thêm địa bạn có điều kiện th người viết thư pháp Người ta thường mở thư mời viết tay trước, làm chúng hiệu so với thư in nhãn phong bì Những u cầu trích dẫn việc in thư         Thời gian bạn, Nguyên liệu in Số lượng loại Chất lượng giấy In kiểu Phong chữ Màu sắc Đồ họa Cho dù bạn tự gửi hay hay sử dụng dịch vụ mail house ln gửi cho thư cho để đo có vấn đề xảy Khi thư đến kiểm tra kĩ xem gửi Nếu bạn kí hợp đồng với dịch vụ mail house để gửi thư với ngày cụ thể dấu bưu điện cho thấy họ không làm bạn cần có chứng để làm việc lại với họ Nếu thư bạn không gửi gửi hạn gọi điện cho khách mời để xác nhận họ nhận chưa Có thể có vấn đề xảy trình giao thư Nếu khách mời nhận thư vài ngày trước kiện khó cho họ xếp thời gian họ gây hậu không mong muốn Điều không tạo nên cảm giác khách mời họ nằm danh sách cuối mời mà làm cho công việc hoạch định kiện bạn hiệu tốt Để chốt số lượng đồ ăn thức uống cho kiện dự trù kinh phí dựa số liệu xác, bạn phải yêu cầu khách mời cho ngày trả lời thư hẹn xếp nhân viên gọi điện để xác nhận, qua kiểm tra lần tên địa khách mời lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26 Sau khách mời nhận thư xác nhận tham dự, bạn cần gửi vé mã bảo vệ (đối với kiện dành cho người tiếng, khách mời đeo thẻ có mã quét an ninh) email, ý gửi trước để khách mời có thời gian nhận vé trước ngày diễn kiện Một số kiện yêu cầu xuất trình vé, thư mời mã an ninh vào cổng; số khác có danh sách khách mời phịng có khách quen mang theo vé Vì vậy, việc chào đón khách nhanh dễ dàng hơn, khách mời phải xếp hàng chờ đợi họ nhân vé sớm trước ngày diễn kiện  Kiểm tra lịch gửi thư thư mời đặc biệt quan trọng Thời gian nhanh chậm khu vực bạn bao lâu? Hãy ghi nhớ khoảng thời gian thay đổi mà khơng báo trước theo thời điểm khác năm Ví dụ bạn gửi thư mời mùa lễ hội, thư bạn bị gửi muộn Làm việc chặt chẽ với bưu điện địa phương bạn bắt đầu lên kế hoạch cho kiện Nếu cần kiểm tra lịch gửi thư địa phương quốc tế  Kiểm tra bưu phí thư mời đặc biệt quan trọng Những thư gửi nước ngồi có phí gửi khác với nước Hãy đảm bảo thư gửi tách biệt bạn trả bưu phí Những phong thư khổ hình thù kỳ lạ bị thu thêm bưu phí tính vào tài khoản bạn lên đến hàng trăm nghìn la Tốt mang theo thư mời mẫu đến bưu điện địa phương để để chắn khơng bị vượt q kích cỡ cân nặng tiêu chuẩn bị vượt tìm hiểu xem giá gửi phí người gửi  Kiểm tra lịch trình thư gửi thư không quan trọng Số lượng thư thấp nhiều ngày bưu phí Kiểm tra lịch trình giao hàng nước quốc tế có Điều chỉnh thời gian phù hợp để xếp lịch gửi thư hạng ba bạn định dùng cách Bạn phải thường xuyên gửi số lượng thư phù hợp với thư hạng ba Một lần nữa, tổ chức nước phong thư khổ hình thù kỳ lạ bị thu thêm phí Một lần nữa, tốt bạn nên mang theo thư mẫu đến bưu điện địa phương để để chắn khơng bị vượt q kích cỡ cân nặng tiêu chuẩn Tip: đừng dùng thư hạng ba có kiện cơng ty Thư hạng ba xem thư với số lượng lớn hay thư rác, khơng phù hợp cho kiện trang trọng cơng ty TRUYỀN THƠNG Nếu kiện bạn có tham gia giới truyền thơng, bạn cần phải xem xét vài trị thời điểm họ có mặt Họ vị khách? Nếu bạn phải bao gồm phần đồ lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26 ăn thức uống cho họ Hay bạn muốn tổ chức họp báo riêng lẻ? Yêu cầu họ gì? Bạn phải nắm họ cần làm để đáp ứng nhu cầu Họ cần chỗ đủ rộng để đỗ xe tải chở đoàn quay phim, không gian đủ nhiều để chạy dây cáp quang hay nguồn điện để sạc dụng cụ họ Họ thực truyền tin trực tiếp cần vấn riêng vào thời điểm định Hãy dành thời gian hỏi xem họ cần Chỉ định nhân viên hỗ trợ riêng cho truyền thông nhằm đảm bảo họ gặp người cần vấn Phải đảm bảo tài liệu họp báo chuẩn bị trước cho họ phải xếp buổi chụp hình hợp lý cho thời gian việc đặt đứng với theo yêu cầu Trong kiện cao cấp tổ chức khán phòng khiêu vũ trịnh trọng, bên cạnh khu vực dành riêng cho báo chi phòng tĩnh lặng, tách biệt với đầy đủ nước giải khát đồ ăn nhẹ tài liệu họp báo Và nhân viên định đưa nhân vật quan trọng họp báo vào phịng để báo giới vấn chụp hình thay làm điều bên ngồi khán phịng trịnh trọng nơi mà người có đủ khơng gian cho buổi họp báo chất lượng Giới truyền thông bận rộn Hãy hiểu điều để tiết kiệm thời gian cho họ không quên đóng góp họ việc đưa tin kiện bạn Hãy tìm cách làm việc để hai bên tiến lên phía trước Họ đơi cần phòng riêng để vấn độc quyền nhân vật đơn giản chụp hình chung nhân vật với Cần phải hiểu nhà báo có hàng trăm kiện để đưa tin bạn muốn họ xem xét lời mời đưa tin cho kiện mình, bạn phải làm cho trải nghiệm họ họp báo trơn tru thoải mái Hãy làm việc thẳng thắn với họ Bạn họ xây dựng mối quan hệ công việc định Một điều bạn phải ghi nhớ đầu, họ nhận điện thoại biến lúc để đưa tin việc nóng sốt nhiều Q&A VỀ TRUYỀN THƠNG Có cần việc đưa tin từ truyền thông phần kiện? Hãy định đâu truyền thông phần kiện Bạn chọn tổ chức họp báo xếp vấn riêng tư với truyền thông Hãy cân nhắc xem nơi tổ chức tốt việc bạn cần có phịng riêng tư Liệu truyền thơng đến kiện bạn vị khách mời từ trước? Bạn có bao gồm họ vào phần đồ ăn thức uống? Liệu họ ngồi vào bàn dành riêng cho cánh nhà báo ngồi chung với khách bạn? Tại kiện gây quỹ, cánh nhà báo mời đến có bàn riêng dành cho họ không phục vụ đồ ăn Không 10 lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26 cần thiết để nói họ khơng thực hài lịng Tưởng tượng nhà gây quỹ đạt phủ sóng, khơng đề cập đến mối quan hệ tương lai truyền thông quỹ từ thiện lẫn ủy ban hoạch định kiện Nếu bạn mời nhà báo đến kiện với tư cách khách mời đối đãi họ Nếu họ mời để phủ sóng phân khúc nên rõ ràng với họ thư mời để họ biết điều cần mong đợi Nếu, lí an ninh phương tiện truyền thông thừa nhận thời điểm để gặp gỡ người tiếng quan trọng phịng riêng, rộng rãi nên xếp cho họ Có yêu cầu đặc biệt dành cho truyền thông kèm theo không, phịng truyền thơng riêng, phương tiện cung cấp cho truyền thông chỗ đậu cho xe chứa thiết bị họ? Hãy tìm hiểu giới truyền thơng đến họ mang theo Những điều họ thích thấy xảy ra? Điều làm công việc họ dễ dàng hơn? Đừng bị cảnh giác Bạn không muốn đội tin tức truyền thông xuất để báo cáo tin Sẽ lãng phí thời gian người truyền thông đến sớm trước kiện bắt đầu Công việc bạn phải báo cho nhà truyền thơng thời gian tốt họ nên đến Ngồi ra, lưu ý thời gian deadlines cho truyền thông hoạch định lịch trình Để tối đa hóa tin tức truyền bạn cần làm việc với truyền thông đâu Bằng cách đó, hai kết thúc cách thỏa đáng họ nhớ đến bạn vào kiện bạn Mục đích tài liệu dành cho báo chí gì? Bộ tài liệu dành cho báo chí nên chứa thông tin làm giới truyền thông dễ dàng việc báo cáo câu chuyện Bạn cần xem xét trọng tâm câu chuyện thông điệp mà bạn muốn phóng viên chuyển tải Nếu muốn áp dụng, bao gồm tiểu sử người tham dự thông tin kiện nhà tài trợ Phải biết bạn cần tài liệu đảm bảo bạn thêm chi phí vào ngân sách Bạn phải cân nhắc chuẩn bị tài liệu, phát chúng cho nhà báo, phát nào, đâu cách Nên xem xét có cần đặt bàn lễ tân cho nhà báo đến ký nhận tài liệu cho hay chờ buổi vấn chụp hình kết thúc đưa cho họ Việc phân khu riêng cho truyền thông ký nhận tài liệu họp báo giúp bạn nắm số người tham gia giới thiệu họ với nhân vật quan trọng cho họ biết vấn đề quan trọng buổi họp báo Hơn nữa, bạn nắm trường hợp không đến tham dự, trực tiếp gọi điện gửi họ tài liệu qua email TRẺ CON TẠI SỰ KIỆN 11 Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26 Nếu trẻ tham dự kiện bạn có nhiều lựa chọn tuyệt vời dành thiết kế cho chúng Nhiều khách sạn có hoạt động trơng nom xuất sắc Những bữa ăn xếp tách riêng thời gian địa điểm khỏi người lớn, xếp thêm người trơng trẻ có kinh nghiệm Chủ để bữa tiệc tách biệt người lớn trẻ Nhiều thực đơn thiết kế để kích thích vị, với phần nhỏ,dễ dàng thiết kế vui vẻ bắt buộc có kiện Sự giải trí bao gồm nhào lộn, nhân vật trang phục hề, họa sĩ vẽ mặt,nghệ sĩ tung hứng, ảo thuật gia, chương trình múa rối người kể chuyện Tùy vào nơi tổ chức kiện, gọi ý sử dụng để tổ chức hoạt động cho trẻ:  Lễ hội phố với trò chơi giải thưởng cho tất người Ban xem xet thuê buồng chụp ảnh lấy liền máy in nhãn dán (mỗi nhãn dán gương mặt bé) Hoặc lắp đặt máy làm bỏng ngơ, kẹo bông, kẹo táo, bánh quế, kem đá bào, bành mỳ kẹp xúc xích, bánh khoai tây rán, bánh quy xoắn, bánh donut, kem kẹo  Sân golf mô hình với lớp dạy đánh golf từ “dân chuyên nghiệp” Những bé lớn tuổi dạy cho bạn nhỏ sân golf nhỏ hệ thống mô sân golf thực vi tính mà bạn th bên ngồi lắp đặt từ trước nơi diễn kiện  Những trị chơi điện tử thực tế ảo dạng video tương tác hình lớn, máy mơ trị chơi đua xe, trò trượt tuyết hay trượt ván tuyết, trò wave-runners kinh điển, bóng đá bàn, khúc cầu khơng trị gắp thú nhồi bơng với hàng loạt thú nhồi bạn tự chọn  Dạy bé lớn tuổi cách đánh bida (Có thể áp dụng cho người lớn hoạt động phạt uống rượu cocktail) Bàn bida bạn thuê lắp đặt trước nơi tổ chức kiện  Dàn đồ chơi bơm khổng lồ mơ trị chơi Olympic, núi khổng lồ để bé leo trèo, đường đua bungee hay đường trượt khổng lồ với chướng ngại vật Nếu trẻ em tham gia vào trị chơi hoạt động cần phải có cho phép ba mẹ chúng Bạn cần biết có vấn đề y tế dị ứng thực phẩm có đủ nhân viên chuyên nghiệp để chăm sóc kịp thời Hãy chắn bạn biết cách liên lạc với cha mẹ trường hợpkhẩn cấp An ninh quan trọng Bạn muốn chắn trẻ em khu vực an tồn, bảo vệ Bạn xếp ID bảo mật Phải đảm bảo trẻ em đưa vào phòng vệ sinh với nhân viên giới tính Việc gắn tên vào áo khơng có 12 Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com) lOMoARcPSD|11346942 Nguyễn Thị Ngọc Thúy 42K26 tác dụng chúng lột người lạ kêu tên chúng Thay vào dây đeo cổ tay có ID phương án tốt THƯ MỜI ĐIỆN TỬ, CD VÀ DVD Ngày nay, thư mời gửi nhiều hình thức Đối với gặp gỡ bình thường, cá nhân người thường sử dụng thư mời điện tử miễn phí có sẵn mạng để gửi đến cho gia đình bạn bè Tuy nhiên kinh doanh, công ty muốn xem tiên tiến thường sử dụng thư mời tương tác tùy chỉnh CD DVD bên cạnh thư mời in giấy Có cơng ty tạo thư mời tùy chỉnh DC ROM cho kiện mà bật thư mời trang trọng, sử dụng yếu tố bổ sung cho thư mời in giấy họ TRANG WEB SỰ KIỆN VÀ TRANG PHÚC ĐÁP SỰ KIỆN Tất thư mời in, CD DVD sử dụng mật tùy chỉnh, truy cập trang web dành cho RSVP trước sau thông tin kiện quản trị kiện Các công ty hoạch đinh kiện có khả tạo trang web dành riêng cho event cụ thể Chúng lập để có phần riêng tư có cơng ty xem phần mà khách hàng tiếp cận danh sách khách hàng RSVP Những vị khách sử dụng mật truy cập xem phần khơng bị giới hạn web kiện xem chủ đề bao quát event phong cách ăn mặc cho kiện Sau kiện hình ảnh kiện đăng lên đồng ý hợp pháp công ty hoạch định cơng ty tổ chức kiện Có thể có quy định việc đăng hình người tham dự kiện 13 Downloaded by Quang Tr?n (tranquang141994@gmail.com)