ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU ĐỐI VỚI SẢN PHẨM THỰC PHẨM CHỨC NĂNG THUỐC BỔ CHO TRẺ EM TỪ THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA CÔNG TY TNHH USNATURE VIỆT NAM DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Bảng 3 1 Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2012 2014 19 Bảng 3 2 Kim ngạch nhập khẩu theo mặt hàng của công ty GĐ 2012 2014 20 Bảng 3 3 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty GĐ 2012 2014 22 Bảng 3 4 Đánh giá mức độ hiệu quả của các nghiệp vụ 23 Bảng 3 5 Tần suất xảy ra sai sót của cá.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THUỐC BỔ CHO TRẺ EM TỪ THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA CÔNG TY TNHH USNATURE VIỆT NAM
Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Sự phát triển kinh tế thế giới hiện nay đặc trưng bởi quá trình hội nhập kinh tế quốc tế mạnh mẽ, và Việt Nam không nằm ngoài xu thế này Đối với các nước đang phát triển như Việt Nam, thương mại quốc tế là nguồn tích lũy vốn quan trọng trong giai đoạn đầu của công nghiệp hóa - hiện đại hóa, giúp nâng cao sức cạnh tranh và thu hẹp khoảng cách với các quốc gia khác về địa lý và công nghệ Kể từ khi gia nhập WTO, Việt Nam đã có nhiều cơ hội tích cực, với nhiều hợp đồng xuất khẩu nông sản, thủy sản, may mặc và nhập khẩu máy móc thiết bị Thị trường Mỹ là một trong những thị trường nhập khẩu quan trọng, yêu cầu doanh nghiệp Việt Nam phải nắm vững quy định và văn hóa kinh doanh của nước này.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH USNATURE Việt Nam, tôi nhận thấy công ty chủ yếu nhập khẩu thực phẩm chức năng từ Mỹ Là một công ty thương mại toàn phần, công ty tập trung vào việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Mặc dù đã đạt được nhiều thành công trong công tác này, công ty vẫn phải đối mặt với nhiều khó khăn như sai sót trong quy trình thực hiện hợp đồng và biến động thị trường Để nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu, công ty cần hoàn thiện và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng một cách hiệu quả, nhằm đáp ứng yêu cầu của đối tác và khách hàng, đồng thời nâng cao uy tín và lợi nhuận.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Đề tài "Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng - thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ tại công ty TNHH USNATURE Việt Nam" nghiên cứu quy trình và công tác quản trị hợp đồng nhập khẩu tại công ty Bên cạnh những thành tựu đạt được, đề tài cũng chỉ ra các tồn tại trong quản trị quy trình nhập khẩu, đồng thời phân tích nguyên nhân của những vấn đề này Dựa trên đó, bài viết đề xuất giải pháp khắc phục và kiến nghị đến công ty, Nhà nước cùng các cơ quan liên quan nhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại USNATURE.
Trước đây, đã có không ít luận văn viết về đề tài này như:
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị, vật tư cho ngành công nghiệp khai khoáng từ thị trường Nhật Bản là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự quản lý và giám sát chặt chẽ Tại công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Hàng không – Airimex, quy trình này được thực hiện một cách chuyên nghiệp và hiệu quả Bài nghiên cứu này sẽ trình bày về quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị, vật tư cho ngành công nghiệp khai khoáng từ thị trường Nhật Bản tại Airimex, nhằm đánh giá và đề xuất các giải pháp cải thiện quy trình này.
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Tocontap Hanoi, do sinh viên Ngô Thị Thu Hường – K42E2 thực hiện, đang quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu phân bón từ thị trường Trung Quốc Việc quản lý quy trình này không chỉ đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh mà còn góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Công ty cơ khí xây dựng đang quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị xây dựng từ thị trường Nhật Bản Sinh viên Lê Phương Ly, thuộc lớp K43E3, đảm nhận vai trò quan trọng trong quá trình này Việc quản lý hiệu quả hợp đồng không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn nâng cao chất lượng thiết bị nhập khẩu, góp phần phát triển bền vững cho công ty.
Tổng công ty cơ khí xây dựng đang quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thiết bị xây dựng từ thị trường Nhật Bản, với sự tham gia của sinh viên Lê Phương Ly, K43E3 Quy trình này không chỉ đảm bảo tính hiệu quả trong việc nhập khẩu mà còn nâng cao chất lượng thiết bị phục vụ cho ngành xây dựng.
Các đề tài nghiên cứu đã đóng góp quan trọng vào việc hoàn thiện lý luận về hợp đồng nhập khẩu và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng này Bên cạnh đó, chúng cũng đưa ra những định hướng phát triển cho hoạt động xuất nhập khẩu tại các công ty Ngoài ra, các đề xuất và kiến nghị được đưa ra nhằm cải thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, không chỉ cho các công ty mà còn cho các cơ quan Nhà nước.
Mỗi luận văn nghiên cứu một đối tượng và phạm vi khác nhau, tạo nên sự khác biệt cho từng nghiên cứu Qua quá trình thực tập tại công ty TNHH USNATURE Việt Nam, tôi nhận thấy đây là một đề tài phù hợp, đặc biệt khi trước đây chưa có luận văn nào nghiên cứu về đề tài này tại công ty, điều này tạo nên tính mới và độc đáo cho nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Khảo sát, tìm hiểu thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty TNHH USNATURE Việt Nam trong phạm vi nghiên cứu
Để hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu và nâng cao hiệu quả quản trị quy trình nhập khẩu thực phẩm chức năng, đặc biệt là sản phẩm thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ, công ty TNHH USNATURE Việt Nam cần triển khai một số giải pháp và kiến nghị cụ thể Các cơ quan, ban ngành liên quan cũng nên phối hợp chặt chẽ để đảm bảo quy trình nhập khẩu được thực hiện một cách minh bạch, nhanh chóng và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật Việc cải thiện hệ thống kiểm tra chất lượng và tăng cường đào tạo nhân lực trong lĩnh vực này sẽ góp phần nâng cao uy tín và chất lượng sản phẩm trên thị trường.
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu công tác quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty TNHH USNATURE Việt Nam
- Mặt hàng: Thuốc bổ cho trẻ em
Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập số liệu
1.5.1.1 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp
Nguồn thu thập số liệu nội bộ bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua các năm, các văn bản và quyết định của công ty, sổ lưu hợp đồng, cũng như bản kế hoạch và mục tiêu phát triển công ty.
Nguồn thu thập số liệu ngoại vi bao gồm các luận văn, chuyên đề khóa trước, tạp chí và sách báo chuyên ngành thương mại quốc tế, cùng với thông tin từ internet, website của công ty và các cơ quan ban ngành.
1.5.1.2 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã tiến hành quan sát công việc của từng nhân viên, đặc biệt là những người thực hiện nghiệp vụ thương mại quốc tế Tôi ghi lại chi tiết các phương pháp và quy trình họ áp dụng trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu Đồng thời, tôi cũng xem xét các hợp đồng nhập khẩu thực phẩm chức năng, cụ thể là sản phẩm thuốc bổ cho trẻ em Từ các hợp đồng và giấy tờ chứng từ nguyên bản, tôi đã thu thập thông tin quan trọng để phục vụ cho việc phân tích sau này, bao gồm các điều khoản chính trong hợp đồng và các chứng từ cần thiết để thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp được áp dụng để nghiên cứu sâu về công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Qua việc phỏng vấn các cán bộ của phòng xuất nhập khẩu và phòng kế toán, tôi đã thu thập được nhiều thông tin cụ thể, từ đó giúp hiểu rõ hơn về các nghiệp vụ và những vấn đề phát sinh trong quá trình này.
1.5.2 Phương pháp phân tích xử lý số liệu
1.5.2.1 Phương pháp phân tích xử lý số liệu thứ cấp
Phân tích và xử lý dữ liệu thứ cấp được thực hiện thông qua các phương pháp so sánh, phân tích, thống kê và tổng hợp Sử dụng phần mềm Excel để tạo bảng biểu so sánh giúp người dùng nhận diện sự thay đổi và đưa ra những nhận xét, đánh giá cá nhân một cách rõ ràng và hiệu quả.
1.5.2.2 Phương pháp phân tích xử lý số liệu sơ cấp
Tất cả thông tin thu thập từ phỏng vấn và quan sát thực tiễn sẽ được tổng hợp và thống kê thành bảng, sơ đồ, sau đó sẽ được phân tích kỹ lưỡng.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận bao gồm các phần cơ bản như lời mở đầu, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, cùng với bốn chương chính.
Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam.
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩuChương 3: Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam.Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất với vấn đề quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ của công ty TNHHUSNATURE Việt Nam.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU
Một số khái niệm cơ bản
Quản trị, theo James Stoner và Stephen Robbin, được định nghĩa là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các hoạt động của các thành viên trong tổ chức, đồng thời sử dụng hiệu quả tất cả các nguồn lực của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra.
2.1.2 Khái niệm hợp đồng thương mại quốc tế
Hợp đồng thương mại quốc tế là thỏa thuận giữa các bên có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau, trong đó bên mua (bên nhập khẩu) nhận quyền sở hữu hàng hóa và thanh toán tiền hàng cho bên bán (bên xuất khẩu) Đây là loại hợp đồng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp đảm bảo quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia.
(Nguồn: Giáo trình Luật hợp đồng thương mại quốc tế - PGS Nguyễn Văn Luyện)
2.1.3 Khái niệm về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế là việc tự nguyện thực hiện các điều khoản mà các bên đã thỏa thuận Điều này có nghĩa là các bên phải thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ của mình theo cam kết đã ký kết.
Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu là quá trình lập kế hoạch, tổ chức và giám sát các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu hiệu quả nhất Quy trình này đảm bảo rằng các công việc và tác nghiệp diễn ra đúng quy định, đúng thời hạn và đạt hiệu quả cao nhất Các yếu tố chính trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm việc theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý liên quan.
- Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu
- Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Một số lý thuyết về quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.1.1 Đặc điểm của hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng nhập khẩu có những đặc điểm khác biệt so với hợp đồng mua bán trong nước do sự tham gia của các yếu tố nước ngoài.
Chủ thể của hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế bao gồm người bán và người mua, với trụ sở kinh doanh đặt tại các quốc gia khác nhau.
Hợp đồng phải liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ động sản, đảm bảo rằng hàng hóa không nằm trong danh mục cấm nhập khẩu của Nhà nước Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch, cần phải có quota hợp lệ.
Về đồng tiền thanh toán: Các bên có thể chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ của nước xuất khẩu, nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba.
Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường sử dụng ngôn ngữ nước ngoài, chủ yếu là tiếng Anh, để đảm bảo tính thống nhất và dễ hiểu trong giao dịch.
Tranh chấp liên quan đến hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế có thể được giải quyết tại tòa án hoặc thông qua trọng tài nước ngoài.
Các bên trong hợp đồng có quyền tự do lựa chọn nguồn luật áp dụng cho quan hệ hợp đồng của mình, bao gồm luật quốc gia, điều ước quốc tế về thương mại, tập quán thương mại quốc tế và án lệ.
2.2.1.2 Vai trò của hợp đồng nhập khẩu
Hợp đồng là yếu tố thiết yếu trong kinh doanh thương mại quốc tế, xác nhận các thỏa thuận giữa các bên và cam kết thực hiện nội dung giao dịch Nó cũng làm rõ quyền lợi và trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện giao dịch thương mại.
Hợp đồng thương mại quốc tế là nền tảng để các bên thực hiện và yêu cầu nghĩa vụ của nhau Nó không chỉ giúp đánh giá mức độ thực hiện nghĩa vụ mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng để khiếu nại khi một bên không thực hiện nghĩa vụ đã thỏa thuận Hợp đồng càng chi tiết, rõ ràng và dễ hiểu thì việc thực hiện càng thuận lợi và tranh chấp càng ít xảy ra.
2.2.1.3 Điều kiện hiệu lực của hợp đồng nhập khẩu
Theo Luật Thương mại Việt Nam 2005, Bộ luật dân sự 2005 và Nghị định 12, hợp đồng thương mại quốc tế (TMQT) sẽ có hiệu lực khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện được quy định.
- Chủ thể của hợp đồng là bên mua và bên bán phải có đủ tư cách pháp lý
- Hàng hóa phải là những hàng hóa được phép xuất nhập khẩu
Mua bán hàng hóa quốc tế cần phải được thực hiện dựa trên hợp đồng bằng văn bản hoặc các hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương.
- Hợp đồng nhập khẩu phải có các nội dung chủ yếu của một hợp đồng mua bán hàng hóa
2.2.1.4 Nội dung chủ yếu của hợp đồng nhập khẩu
Cấu trúc của một hợp đồng nhập khẩu gồm hai phần chính, đó là: Phần trình bày chung và phần nội dung chính của hợp đồng.
Phần trình bày chung bao gồm các nội dung:
- Số hiệu của hợp đồng (contract No…)
- Địa điểm và ngày tháng kí kết hợp đồng
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng
Hợp đồng thương mại quốc tế, đặc biệt là hợp đồng nhập khẩu, trình bày các điều khoản mà các bên cam kết thực hiện Các điều khoản trong hợp đồng có thể khác nhau tùy thuộc vào thỏa thuận giữa các bên và loại hàng hóa giao dịch Tuy nhiên, một hợp đồng nhập khẩu thường bao gồm những điều khoản cơ bản nhất định để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.
- Điều khoản tên hàng (Commodity)
- Điều khoản chất lượng (Quality)
- Điều khoản số lượng (Quantity)
- Điều khoản giá cả (Price)
- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking)
- Điều khoản về thanh toán (Payment)
- Điều khoản giao hàng (Delivery/ Shipment)
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure acts of god)
- Điều khoản khiếu nại (Claim)
- Điều khoản bảo hành (Warranty)
- Điều khoản về phạt và bồi thường thiệt hại (Penalty)
- Điều khoản trọng tài (Arbitration)
Hợp đồng nhập khẩu (hợp đồng TMQT) bao gồm những điều khoản cơ bản, nhưng có thể bổ sung thêm các điều khoản khác tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, như điều khoản bảo hiểm, điều khoản vận tải, điều khoản cấm vận chuyển bán, và nhiều điều khoản khác liên quan.
2.2.2 Nội dung quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu
2.2.2.1 Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và nguồn lực cần thiết, đồng thời quyết định phương pháp tối ưu để thực hiện các mục tiêu đó Đây là chức năng quan trọng đầu tiên của nhà quản trị doanh nghiệp, vì kế hoạch liên quan trực tiếp đến việc lựa chọn và triển khai các chương trình hoạt động trong tương lai của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một quá trình phức tạp, liên quan đến nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, dễ xảy ra sai sót và rủi ro ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh Sau khi ký hợp đồng, nhân viên kinh doanh XNK cần lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, bao gồm các công việc cần làm, thời gian thực hiện, trình tự và cách thức thực hiện, cũng như phân bổ nguồn lực Kế hoạch này thường bao gồm: thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa, làm thủ tục hải quan, nhận hàng, kiểm tra hàng nhập khẩu và kế hoạch thanh toán.
Kế hoạch sau khi được lập ra sẽ được trình lên cấp lãnh đạo để xem xét, bổ sung và phê duyệt trước khi đi vào thực hiện.
2.2.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng a Xin giấy phép nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu, do Bộ Thương mại cấp, là một công cụ quan trọng giúp Nhà nước quản lý hoạt động nhập khẩu Việc xin giấy phép này là bước cần thiết về mặt pháp lý, tạo điều kiện cho các quy trình khác trong quá trình nhập khẩu hàng hóa được thực hiện hiệu quả.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THUỐC BỔ CHO TRẺ EM TỪ THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA CÔNG TY TNHH USNATURE VIỆT NAM
Giới thiệu về công ty TNHH USNATURE Việt Nam
Công ty TNHH USNATURE Việt Nam hoạt động theo hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn, tuân thủ luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành tại Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Công ty TNHH USNATURE VIỆT NAM thành lập ngày 28/09/2010 theo giấy phép kinh doanh số 0104932381 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp.
Tên giao dịch: USNATURE CO., LTD
Mã số thuế: 0104932381 Địa chỉ trụ sở: số 37, ngõ 173/63/17 Hoàng Hoa Thám, phường Ngọc Hà, quận
Ba Đình, thành phố Hà Nội. Điện thoại: 04.6681.9192
Website: http://usnature.com.vn/
Mục tiêu chiến lược của USNature Việt Nam là trở thành nhà phân phối thực phẩm chức năng hàng đầu tại thị trường Việt Nam Công ty hướng tới việc xây dựng một đơn vị vững mạnh, có khả năng dẫn dắt và chi phối hoạt động kinh doanh, đồng thời điều chỉnh các yếu tố cơ bản của thị trường như giá cả và sản lượng Với slogan “USNature Việt Nam – Nhà nhập khẩu thực phẩm chức năng hàng đầu - Trợ thủ đắc lực cho sức khoẻ mọi người!”, công ty cam kết nỗ lực hết mình để hiện thực hóa mục tiêu này.
Công ty TNHH USNATURE Việt Nam chuyên nhập khẩu và phân phối thực phẩm chức năng từ thiên nhiên, tự hào là nhà phân phối chuyên nghiệp trong lĩnh vực này Với mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước và hệ thống cửa hàng trực tuyến hoạt động 24/7, công ty cam kết đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Công ty hiện có khoảng 35 nhân viên, tất cả đều có trình độ cao đẳng trở lên và giàu kinh nghiệm Nhân lực được coi là tài nguyên quý giá nhất, vì vậy công ty chú trọng đến các chính sách tuyển dụng, đào tạo và đãi ngộ Đồng thời, với việc mở rộng quy mô, số lượng nhân lực chuyên môn cao cũng đang tăng lên không ngừng.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, công ty cần có nguồn nhân lực chất lượng và tài chính ổn định Nguồn tài chính của công ty bao gồm vốn tự có và vốn vay, với tổng vốn điều lệ là 5.800.000.000 VNĐ Trong đó, vốn cố định chiếm 2.500.000.000 VNĐ, vốn lưu động 1.500.000.000 VNĐ, nguồn vốn huy động 1.000.000.000 VNĐ và các khoản vốn khác là 800.000.000 VNĐ, được bổ sung từ lợi nhuận hàng năm của công ty.
Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Bảng 3.1 Kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2012-2014
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Doanh thu 7.352.221.310 8.142.782.461 10.167.265.92 10,7 24,86 Lợi nhuận sau thuế
(Nguồn: phòng tài chính kế toán công ty TNHH USNATURE Việt Nam)
Trong bảng kết quả hoạt động kinh doanh, năm 2012, doanh thu của công ty đạt 7.352.221.310 VNĐ và lợi nhuận sau thuế là 779.457.530 VNĐ Năm 2013, lợi nhuận sau thuế tăng lên 932.112.472 VNĐ, tương đương 19,58%, cho thấy khả năng quản lý tốt của công ty dù nền kinh tế gặp khó khăn Đến năm 2014, lợi nhuận sau thuế đạt 1.254.541.535 VNĐ, tăng 34,60% so với năm 2013, phản ánh sự nỗ lực và đoàn kết của toàn bộ công ty cũng như sự tín nhiệm của khách hàng đối với sản phẩm.
3.2.2 Hoạt động thương mại quốc tế của công ty
Thành lập vào năm 2010, công ty TNHH USNATURE Việt Nam chuyên nhập khẩu và phân phối thực phẩm chức năng Sản phẩm của công ty được nhập khẩu từ các quốc gia như Mỹ, Nhật, Anh, và Hà Lan, đồng thời là nhà phân phối độc quyền của tập đoàn NBTY, Hoa Kỳ cho các dòng sản phẩm Good.
‘N Natural tại Việt Nam; là nhà phân phối chính thức của các thương hiệu nổi tiếng trên thế giới như USATIV, FLEXTIV, PRETIV, VISIONCARE…
3.2.2.1 Tình hình nhập khẩu theo cơ cấu mặt hàng của công ty
Kim ngạch nhập khẩu của công ty giai đoạn 2012-2014 theo mặt hàng được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 3.2: Kim ngạch nhập khẩu theo mặt hàng của công ty GĐ 2012-2014
Mặt hàng Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
(%) Thuốc bổ dành cho trẻ em
Thuốc bổ cho phụ nữ
Thuốc bổ theo chủ đề
(Nguồn: Báo cáo nhập khẩu hàng năm – phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH
Qua bảng trên ta có thế đánh giá sự biến động trong kim ngạch nhập khẩu từng loại hàng hóa của công ty qua các năm Cụ thể là:
Mặt hàng thuốc bổ dành cho trẻ em hiện đang chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty, với sự gia tăng liên tục từ 18% vào năm 2012 lên gần 30% trong tổng kim ngạch nhập khẩu hiện tại.
Nhu cầu chăm sóc sức khỏe trẻ em ngày càng cao, đặc biệt là trong bối cảnh đời sống được cải thiện, dẫn đến sự gia tăng mạnh mẽ trong kim ngạch nhập khẩu các sản phẩm bổ sung dinh dưỡng cho trẻ em, như Gummy bears, khoáng chất thiết yếu, và các sản phẩm hỗ trợ miễn dịch Qua quá trình thực tập tại công ty, tôi nhận thấy quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản phẩm này còn nhiều thiếu sót, điều này đã thúc đẩy tôi chọn sản phẩm này để phân tích trong bài luận văn của mình Các bậc phụ huynh hiện nay luôn mong muốn mang đến những điều tốt đẹp nhất cho con cái, mặc dù thời gian bên con không nhiều, khiến thực phẩm chức năng trở thành lựa chọn hàng đầu để bổ sung dưỡng chất và tăng cường sức đề kháng cho trẻ.
Với các mặt hàng khác
Kim ngạch nhập khẩu thực phẩm chức năng của công ty đã tăng đều qua các năm, với mặt hàng thuốc bổ cho phụ nữ tăng từ 15% năm 2012 lên 20% năm 2014 Mặt hàng thuốc bổ theo chủ đề có sự ổn định, duy trì ở mức 23% trong giai đoạn 2012-2014 Ngược lại, kim ngạch nhập khẩu mỹ phẩm có nhiều biến động, giảm từ 15% năm 2012 xuống 10% năm 2013, nhưng sau đó tăng trở lại 15% vào năm 2014 Đối với mặt hàng sữa, kim ngạch nhập khẩu thấp do những vụ phát hiện sữa không đạt tiêu chuẩn, khiến người tiêu dùng chuyển sang sản phẩm của các hãng sữa nổi tiếng trong nước và nước ngoài, dẫn đến việc công ty giảm nhập khẩu mặt hàng này.
3.2.2.2 Tình hình nhập khẩu theo thị trường của công ty
Công ty USNATURE chuyên nhập khẩu sản phẩm từ nhiều thị trường khác nhau, bao gồm Mỹ, châu Âu, châu Á và một số khu vực khác Kim ngạch nhập khẩu của công ty được thể hiện rõ ràng trong bảng dưới đây.
Bảng 3.3: Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường của công ty GĐ 2012-2014
(Nguồn: Báo cáo nhập khẩu hàng năm – phòng xuất nhập khẩu công ty TNHH USNATURE VN)
Thị trường châu Âu hiện là thị trường nhập khẩu lớn nhất của công ty, với tỷ trọng nhập khẩu từ khu vực này tăng từ 30% năm 2012 lên 41% năm 2014 Các sản phẩm chủ yếu được nhập khẩu từ các quốc gia như Hà Lan, Anh và Đức, nhờ vào sự hiện diện của nhiều nhà cung cấp thực phẩm chức năng uy tín và thương hiệu hàng đầu thế giới như GNC (UK), Holland and Barrett, EsterC, USATIV, và FLEXTIV.
Mỹ đang trở thành thị trường nhập khẩu chủ chốt của công ty, với tỷ trọng nhập khẩu tăng từ 20% năm 2012 lên 28,5% năm 2014 Công ty nhập khẩu các sản phẩm nổi tiếng như Nature’s Bounty, Good ‘N Natural và Puritan Pride, và đặc biệt đã trở thành nhà phân phối độc quyền của tập đoàn NBTY cho dòng sản phẩm Good ‘N Natural tại Việt Nam.
Ngoài việc tập trung vào hai thị trường chính là châu Âu và Mỹ, công ty còn đặc biệt chú trọng đến việc mở rộng hợp tác với các đối tác từ các thị trường châu Á và một số khu vực khác.
Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ
Theo khảo sát tại công ty TNHH USNATURE Việt Nam, 100% ý kiến cho rằng quản trị hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ Mỹ là rất cần thiết Đặc biệt, họ nhấn mạnh rằng tổ chức thực hiện hợp đồng là yếu tố quan trọng nhất trong quy trình quản trị Tuy nhiên, công ty vẫn thiếu sót trong một số nghiệp vụ như xin giấy phép nhập khẩu, thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Tôi đã tiến hành điều tra tại công ty TNHH USNATURE Việt Nam bằng cách phát ra 10 phiếu khảo sát và thu về 10 phiếu Kết quả từ cuộc điều tra này được sử dụng để phân tích thực trạng quản trị quy trình nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ Mỹ của công ty.
Kết quả tổng hợp từ phiếu điều tra trắc nghiệm cho thấy mức độ hiệu quả của các nghiệp vụ trong quản trị quy trình nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam được đánh giá trên thang điểm 5.
Bảng 3.4: Đánh giá mức độ hiệu quả của các nghiệp vụ
Nghiệp vụ Điểm trung bình
Làm thủ tục hải quan 2.5 3 2
Khiếu nại và giải quyết KN 4.1 5 2
3.Giám sát và điều hành HĐ 2.7 3 2
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra)
3.3.1 Thực trạng lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty
Quá trình lập kế hoạch bao gồm ba bước: chuẩn bị, tiến hành và trình duyệt kế hoạch Kết quả khảo sát cho thấy 30% ý kiến đánh giá công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng rất tốt, 60% cho rằng thực hiện tốt, và chỉ 10% cho rằng mức độ hiệu quả là trung bình Mức độ hiệu quả trung bình đạt 4.2, cho thấy công ty thực hiện công tác lập kế hoạch hợp đồng một cách tốt và hiệu quả cao Các ý kiến đánh giá không chênh lệch nhiều, chứng tỏ công tác này được thực hiện hiệu quả với ít sai sót.
Quy trình lập kế hoạch của công ty bắt đầu ngay sau khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ thu thập và phân tích thông tin liên quan đến các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng, bao gồm quy định của Nhà nước, quy định hải quan, giấy phép, kiểm dịch và giao nhận hàng hóa, cũng như nguồn lực hiện có của công ty Sau đó, họ sẽ lập kế hoạch chi tiết, xác định các công việc cần thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc, phương thức thực hiện, cũng như phân bổ nguồn lực cho từng nhiệm vụ cụ thể.
Khi lập kế hoạch thực hiện hợp đồng, việc phân bổ nguồn lực là thách thức lớn nhất do nguồn lực công ty hạn chế Bên cạnh đó, tính toán thời gian cho các công việc cũng gặp khó khăn vì nhiều vấn đề phát sinh có thể dẫn đến chậm tiến độ Để dự phòng chi phí và thời gian một cách hợp lý, người lập kế hoạch cần có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc, giúp họ lường trước các vấn đề có thể xảy ra.
3.3.2 Thực trạng tổ chức thực hiện hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty
Kết quả điều tra về tần suất sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam được đánh giá trên thang điểm 5.
Bảng 3.5: Tần suất xảy ra sai sót của các nghiệp vụ
Nghiệp vụ Điểm trung bình Max Min
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra) a.Mở L/C
Thanh toán là một yếu tố quan trọng trong hợp đồng thương mại quốc tế (TMQT), thường chứa nhiều rủi ro hơn so với hợp đồng nội địa Do đó, các công ty và đối tác Hoa Kỳ thường chọn phương thức thanh toán thư tín dụng (L/C) vì tính an toàn của nó Theo khảo sát, 70% cho rằng L/C, đặc biệt là L/C không hủy ngang, là phương thức thanh toán chính Tuy nhiên, công ty cũng đôi khi sử dụng chuyển tiền T/T với các đối tác nhỏ và đáng tin cậy để tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa thủ tục.
Sau khi ký hợp đồng và nhận yêu cầu từ đối tác Mỹ, phòng XNK sẽ soạn yêu cầu mở L/C và chuyển cho phòng Kế toán Phòng Kế toán sẽ dựa vào tình hình sử dụng vốn và các điều khoản hợp đồng để mở L/C tại ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietin Bank) trong khoảng 15-20 ngày Mức ký quỹ thông thường là 10-20% giá trị hợp đồng Nếu tài khoản công ty không đủ tiền, công ty sẽ xin mua ngoại tệ để ký quỹ kèm theo báo cáo kế hoạch trả nợ Để mở L/C, công ty cần chuẩn bị các giấy tờ như đơn xin mở L/C, bản sao hợp đồng nhập khẩu, và ủy nhiệm chi gửi ngân hàng.
Để mở L/C, công ty cần thực hiện 01 ủy nhiệm chi ký quỹ và 01 ủy nhiệm chi thanh toán chi phí ngân hàng, bao gồm thủ tục phí 0.15% giá trị L/C và 30 USD điện phí Đối với L/C trả chậm, công ty phải chuẩn bị phương án kinh doanh hàng nhập khẩu, phương án thanh toán, đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ Sau khi L/C được mở, ngân hàng sẽ thông báo và gửi bản sao cho công ty, yêu cầu công ty kiểm tra và sửa đổi nếu có sai sót Khi hoàn tất, ngân hàng sẽ gửi L/C cho đối tác Mỹ, và đối tác sẽ giao hàng cùng bộ chứng từ theo yêu cầu trong L/C.
Nghiệp vụ mở L/C của công ty thực hiện khá tốt với điểm trung bình hiệu quả đạt 3.1, tuy nhiên vẫn còn một số sai sót như ghi sai tên, địa chỉ ngân hàng và đơn vị tính giá, chủ yếu do sự sơ suất của cán bộ thực hiện Tần suất sai sót ghi nhận là 3.2, cho thấy những lỗi này không thường xuyên xảy ra, nhưng vẫn gây chậm trễ trong mở L/C, giao hàng và thanh toán, ảnh hưởng đến hiệu quả hợp đồng Do đó, công ty cần cử cán bộ có kinh nghiệm làm thủ tục tại ngân hàng và có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng cho nhân viên để hạn chế sai sót.
Công ty TNHH USNATURE Việt Nam chủ yếu nhập khẩu hàng hóa theo điều kiện CIF, chiếm 90% tổng số hợp đồng, trong khi chỉ 10% còn lại được thực hiện theo các điều kiện khác Điều này dẫn đến việc trách nhiệm thuê phương tiện vận tải, chủ yếu là tàu biển, thuộc về đối tác nước ngoài Nhiệm vụ của công ty là giám sát và theo dõi nguồn gốc cũng như lịch trình của tàu do bên bán thuê Khi hàng hóa cập cảng, công ty sẽ tự cử hoặc thuê phương tiện vận tải để chuyển hàng từ cảng về kho của mình.
Theo khảo sát tại công ty, việc thuê phương tiện vận tải quốc tế từ đối tác diễn ra thuận lợi, không gặp khó khăn nào Công ty chỉ cần thuê phương tiện cho đoạn đường ngắn, do đó tình trạng hỏng hóc hay hư hại trong quá trình vận chuyển hầu như không xảy ra Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, công ty cũng thực hiện việc mua bảo hiểm.
Việc chuyên chở hàng hóa quốc tế tiềm ẩn nhiều rủi ro và tổn thất hơn so với nội địa, bao gồm hư hỏng, mất mát do tàu mắc cạn, đắm, mất tích hoặc cướp Theo tập quán quốc tế, trách nhiệm của người vận tải được hạn chế, và việc khiếu nại bồi thường thường phức tạp, khó khăn và tốn thời gian Do đó, bảo hiểm đường biển trở thành loại hình bảo hiểm phổ biến nhất trong kinh doanh thương mại quốc tế.
Theo điều kiện CIF, trách nhiệm mua bảo hiểm thuộc về bên bán Tuy nhiên, đối với các lô hàng có giá trị lớn, công ty thường tự mua bảo hiểm hoặc thương lượng với bên bán để đảm bảo hàng hóa được bảo vệ ở mức độ cao nhất Ngoài ra, công ty cũng cần thực hiện các thủ tục hải quan cần thiết.
Đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam
Công ty TNHH USNATURE Việt Nam đã quản trị quy trình nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ một cách hiệu quả, với số lượng hợp đồng ký kết và thực hiện tăng đáng kể trong những năm gần đây Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số thiếu sót và hạn chế trong từng nghiệp vụ, cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả quản lý.
Công ty cam kết thực hiện nhanh chóng và đầy đủ quy trình quản trị hợp đồng nhập khẩu với các đối tác Mỹ, từ đó hoàn thành tốt nghĩa vụ và xây dựng niềm tin, mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp như Tập đoàn NBTY, USATIV, FLEXTIV.
Công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng được triển khai một cách hiệu quả, giúp công ty xác định rõ các nhiệm vụ cần thực hiện, phân bổ hợp lý nguồn lực và chuẩn bị sẵn sàng cho các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng được thực hiện bài bản, ít xảy ra sai sót nghiêm trọng Quy trình từ mở L/C, làm thủ tục hải quan, nhận và kiểm tra hàng hóa đến thanh toán và giải quyết khiếu nại đều được thực hiện tốt, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác Nhờ đó, số lượng hợp đồng nhập khẩu ngày càng tăng, trong khi tỷ lệ hợp đồng có sai sót chỉ chiếm một tỷ lệ rất nhỏ và có xu hướng giảm dần.
Công ty đã xây dựng uy tín vững chắc với các đối tác Mỹ và các bên liên quan như ngân hàng và cơ quan Hải quan, giúp việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu diễn ra thuận lợi và nhanh chóng Điều này không chỉ giúp công ty giảm chi phí và thời gian thực hiện mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, đồng thời gia tăng uy tín với khách hàng trong nước.
Việc giám sát thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã mang lại những kết quả tích cực, với sự phối hợp chặt chẽ trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhằm giải quyết hiệu quả các tình huống phát sinh Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số vấn đề cần khắc phục, và việc xác định nguyên nhân của những tồn tại này là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý trong tương lai.
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành công trong quản lý quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em tại thị trường Mỹ, nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế và thiếu sót cần được khắc phục để quá trình thực hiện hợp đồng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.
Mỗi nghiệp vụ trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu đều tồn tại những sai sót mà công ty chưa khắc phục triệt để, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Trong quá trình mở L/C, nhân viên thường gặp khó khăn do thiếu hiểu biết về các giấy tờ và quy định cần thiết, dẫn đến việc tốn thời gian đi lại và làm phức tạp hóa thủ tục Ngoài ra, một số lỗi sai như ghi sai tên, địa chỉ ngân hàng thông báo và sai đơn vị tính giá vẫn xảy ra, ảnh hưởng tiêu cực đến thời gian mở L/C và tiến độ thực hiện hợp đồng.
Quy trình làm thủ tục hải quan gặp nhiều khó khăn do việc chuẩn bị hồ sơ còn chậm và thiếu sót, dẫn đến mất thời gian Nhân viên thực hiện thủ tục thường lúng túng và chưa nắm vững các nguyên tắc cần thiết, gây ra tình trạng chậm trễ trong việc đăng ký tờ khai, thậm chí phải đăng ký lại hoặc chỉnh sửa Hơn nữa, việc ghi sai số lượng và xuất xứ hàng hóa cùng với thời gian kiểm tra kéo dài đã làm gia tăng chi phí cho doanh nghiệp.
Các hoạt động nhận và kiểm tra hàng hóa chưa được thực hiện hiệu quả, dẫn đến việc bên bán giao hàng không đúng về số lượng và chất lượng Điều này buộc công ty phải yêu cầu bên bán thay thế và giao bù hàng thiếu, gây chậm trễ trong tiến độ thực hiện hợp đồng và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
- Khó khăn về vốn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thanh toán, giảm uy tín của công ty
Công ty chưa phát triển được một phương pháp và phần mềm quản lý hợp đồng hoàn chỉnh, thiếu hệ thống cảnh báo sớm Hệ quả là đội ngũ nhân viên phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thường xuyên phải đối mặt với khối lượng công việc lớn, từ tổ chức thực hiện đến giám sát và xử lý các tình huống phát sinh.
Nhân viên xuất nhập khẩu tại công ty thường thiếu hiểu biết và kinh nghiệm, dẫn đến tình trạng vội vàng và thiếu cẩn thận trong quá trình làm việc Họ không kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ trước khi nộp cho cơ quan hải quan, ngân hàng hoặc khi nhận hàng, và thường xuyên ghi sai thông tin trong tờ khai.
Việc cập nhật thông tin về quy định pháp luật tại Việt Nam, đặc biệt là các quy định liên quan đến nhập khẩu thực phẩm chức năng, vẫn còn chậm chạp Điều này dẫn đến việc không theo kịp các thay đổi trong biểu thuế, gây ra tình trạng áp mã thuế không chính xác và tính sai số thuế phải nộp.
Các cơ quan liên quan như Ngân hàng, Hải quan, và công ty Bảo hiểm có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp, đặc biệt khi họ chưa thành thạo công việc hoặc cố ý tạo rào cản.
