Kết quả điều tra về tần suất xảy ra các sai sót khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam trên thang điểm 5:
Bảng 3.5: Tần suất xảy ra sai sót của các nghiệp vụ
Nghiệp vụ Điểm trung bình Max Min
1. Mở L/C 3.2 4 2
2. Làm thủ tục HQ 3.8 4 2
3. Nhận hàng 3.8 4 2
4. Kiểm tra hàng 1.9 2 1
5. Thanh toán 2.1 3 2
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra)
a.Mở L/C
Thanh toán là một nội dung rất quan trọng trong hợp đồng TMQT. Do tính chất của hợp đồng TMQT luôn chứa đựng nhiều rủi ro hơn các hợp đồng nội địa do vậy công ty và các đối tác Hoa Kỳ thỏa thuận sử dụng phương thức thanh toán L/C vì tính chất an toàn của nó so với các phương thức thanh toán khác. 70% các phiếu điều tra cho rằng phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là thư tín dụng chứng từ (L/C), cụ thể là L/C không hủy ngang. Tuy nhiên cũng có đôi khi công ty sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền T/T với những đối tác nhỏ và tin cậy để tiết kiệm chi phí và đơn giản hóa thủ tục.
Sau khi hợp đồng được ký kết và có yêu cầu từ đối tác Mỹ thì phòng XNK sẽ soạn ra yêu cầu mở L/C và chuyển hồ sơ mở L/C cho phòng Kế toán. Phòng Kế toán sẽ căn cứ vào tình hình sử dụng vốn của công ty và các điều khoản của hợp đồng để tiến hành mở L/C theo thời hạn đã lựa chọn từ trước tại ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam (Vietin Bank). Tùy theo từng lô hàng, từng hợp đồng và điều kiện thực tế mà thời gian mở L/C khác nhau nhưng thông thường thời hạn này là khoảng 15-20 ngày sau khi ký hợp đồng.Và mức ký quỹ thông thường là 10-20% giá trị hợp đồng – được đánh giá là mức ký quỹ hợp lý. Trong trường hợp tài khoản của công ty tại ngân hàng không đủ tiền so với mức ký quỹ thì công ty sẽ làm đơn xin mua ngoại tệ để ký quỹ mở L/C kèm theo bản báo cáo kế hoạch trả nợ cùng các phương án kinh doanh.
Để tiến hành mở L/C, công ty phải chuẩn bị các giấy tờ cần thiết gồm: Đơn xin mở L/C, 01 bản sao hợp đồng nhập khẩu, 02 ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng trong đó 01 ủy nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C của ngân hàng, 01 ủy nhiệm chi để trả chi phi cho ngân hàng về việc mở L/C gồm thủ tục phí mở L/C là 0.15% trị giá L/C cùng với 30USD điện phí để ngân hàng giao dịch với đối tác. Đối với L/C trả chậm, công ty cần chuẩn bị thêm phương án kinh doanh hàng NK, phương án thanh toán, đơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ. Sau khi L/C được mở, ngân hàng sẽ thông báo và gửi bản sao L/C cho công ty, công ty kiểm tra nội dung L/C nếu có sai sót phải tiến hành sửa đổi ngay. Sau khi hoàn tất việc mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ gửi L/C cho bên đối tác Mỹ, bên Mỹ sẽ tiến hành giao hàng và gửi bộ chứng từ cho công ty theo yêu cầu trong L/C.
Nghiệp vụ mở L/C của công ty thực hiện khá tốt. Theo kết quả điều tra tại bảng 3.4, mức độ hiệu quả của nghiệp vụ này có điểm trung bình là 3.1 – tức là đạt yêu cầu. Tuy nhiên theo tìm hiểu, công ty vẫn gặp phải các sai sót khi mở L/C như: ghi sai tên, địa chỉ ngân hàng thông báo, sai đơn vị tính giá…chủ yếu là do sự sơ suất của một vài cán bộ đi làm thủ tục mở L/C của công ty. Hơn thế nữa, theo kết quả điều tra về tần suất xảy ra sai sót tại bảng 3.5, mức độ trung bình là 3.2 tương đương với các sai sót này không thường xuyên xảy ra. Dù là những lỗi nhỏ, ít xảy ra nhưng đã gây ra tình trạng chậm chễ trong việc mở L/C, giao hàng, thanh toán, ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện hợp đồng của công ty. Vì vậy, công ty cần cử những cán bộ có kinh nghiệm đi làm thủ tục tại Ngân hàng đồng thời có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng cho nhân viên để hạn chế những sai sót không đáng có này.
b. Thuê phương tiện vận tải
Theo kết quả điều tra được biết Công ty TNHH USNATURE Việt Nam chủ yếu nhập khẩu theo điều kiện CIF (chiếm đến 90% các hợp đồng NK), chỉ có 10% còn lại được thực hiện bằng các điều kiện khác. Do vậy việc thuê phương tiện vận tải mà chủ yếu là tàu biển là trách nhiệm của đối tác nước ngoài. Công ty chỉ cần giám sát, theo dõi nguồn gốc, lịch trình của tàu mà bên bán thuê. Khi hàng hóa đã về đến cảng, công
ty sẽ tự cử hoặc thuê phương tiện vận tải để đưa hàng hóa từ cảng về đến kho của công ty.
Theo khảo sát tại công ty, nghiệp vụ này công ty không gặp khó khăn nào do bên đối tác thực hiện rất tốt việc thuê phương tiện vận tải quốc tế, đồng thời công ty chỉ phải thuê phương tiện vận tải trên đoạn đường ngắn do vậy việc xảy ra tình trạng hỏng hóc, hư hại trong quá trình vận chuyển hầu như không xảy ra.
c. Mua bảo hiểm cho hàng hóa.
Việc chuyên chở hàng hóa trên tuyến đường quốc tế thường gặp nhiều rủi ro và tổn thất hơn so với việc chuyên chở hàng hóa trong nội địa. Các rủi ro có thể gặp phải thường là: hư hỏng, mất mát do tàu bị mắc cạn, bị đắm, bị mất tích, bị cướp… Mà theo tập quán quốc tế, trách nhiệm của người vận tải là hạn chế, hơn nữa việc khiếu nại đòi người vận tải bồi thường rất phức tạp, khó khăn và mất thời gian. Bởi vậy, trong kinh doanh TMQT bảo hiểm đường biển là loại hình bảo hiểm phổ biến nhất.
Do công ty nhập khẩu theo điều kiện CIF nên việc mua bảo hiểm là trách nhiệm của bên bán. Tuy nhiên đối với những lô hàng có giá trị lớn, công ty vẫn tự mua bảo hiểm hoặc nhờ thương lượng với bên bán về việc mua bảo hiểm cho hàng hóa ở điều kiện cao nhất.
d. Làm thủ tục hải quan
Làm thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo pháp luật của Nhà nước, nhằm ngăn chặn buôn lậu, kiểm tra sai sót giấy tờ, thống kê số liệu hàng XNK. Theo điều tra, 100% ý kiến cho rằng việc làm thủ tục Hải quan ở Việt Nam là phức tạp. Ý thức được điều này, công ty luôn cố gắng thực hiện việc khai báo hải quan một cách đầy đủ và cẩn thận nhất. Theo kết quả điều tra tại bảng 3.4, mức độ hiệu quả trung bình của nghiệp vụ này tại công ty là 2.5, nói cách khác công ty thực hiện việc làm thủ tục hải quan ở mức gần đạt yêu cầu. Các bước làm thủ tục hải quan bao gồm:
Khai và nộp tờ khai hải quan: Trong đó hồ sơ hải quan bao gồm: Tờ khai hải quan với hàng hoá nhập khẩu; vận đơn; Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice); Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc giấy tờ có giá trị tương đương; Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy chứng nhận đăng ký mã số kinh doanh xuất khẩu. Các chứng
từ phải nộp thêm đối với các trường hợp cụ thể bao gồm: Bản kê chi tiết hàng hoá; Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu; Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá; Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu nếu nhận uỷ thác nhập khẩu; Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hoá).
Việc chuẩn bị hồ sơ hải quan đóng vai trò rất quan trọng trong việc làm thủ tục thông quan hàng hoá. Theo kết quả điều tra về tần suất xảy ra các sai sót của công ty khi làm thủ tục HQ tại bảng 3.5, mức độ trung bình là 3.8 – gần với mức thường xuyên xảy ra. Điều này cho thấy, việc chuẩn bị hồ sơ hải quan là tương đối phức tạp và dễ dàng gặp phải các sai sót. Các sai sót thường gặp là chuẩn bị sai hoặc thiếu các giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ. Cũng theo kết quả điều tra phỏng vấn tại công ty, tình trạng sai sót chủ yếu do sự thiếu trách nhiệm và tỉ mỉ của cán bộ phòng XNK khi thực hiện, nhất là với các chứng từ như Bản kê chi tiết hàng hoá, tờ khai giá trị hàng nhập khẩu … Trong một số trường hợp, do các đối tác nhập khẩu chậm gửi các tài liệu như giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, vận đơn, các tài liệu đi kèm với hàng hoá, nên công ty không thể nhanh chóng thực hiện thủ tục thông quan cho hàng hoá. Cũng có không ít trường hợp, cán bộ hải quan cố tình gây khó dễ cho các cán bộ phòng XNK khi làm thủ tục hải quan, như yêu cầu cung cấp thêm nhiều tài liệu, văn bản, hoặc chậm trễ trong việc xử lý hồ sơ hải quan.
Một vấn đề nữa, Cán bộ nhân viên công ty cho biết hiện nay công ty đang áp dụng hình thức khai báo điện tử và về cơ bản, hình thức này nhanh gọn hơn khai báo truyền thống, thay vì cán bộ công ty phải đến tận nơi để khai báo thì với hình thức này chỉ cần chuyển các hồ sơ cần thiết qua mạng của cơ quan hải quan. Tuy vậy, đôi khi đường truyền bị lỗi, tắc nghẽn mạng thì lại gây không ít khó khăn cho quá trình thực hiện hợp đồng của doanh nghiệp. Công ty sẽ phải khai đầy đủ chi tiết các mục như: Loại hàng, tên hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, nhập khẩu với nước nào… Vướng mắc mà công ty vẫn gặp phải khi khai hải quan đó là việc áp biểu thuế cho mặt hàng nhập khẩu. Dù là những mặt hàng nhập khẩu thường xuyên và việc tính sai thuế phải nộp cũng ít khi xảy ra nhưng trong một số trường hợp bảng biểu thuế của Hải quan cũng không quy định rõ với một số mặt hàng, trong khi các mặt hàng nhập khẩu của công ty rất đa dạng. Do đó, đòi hỏi cán bộ XNK phải thường xuyên cập
nhật chính xác mẫu biểu thuế của cơ quan hải quan, cẩn thận, tỉ mỉ trong việc tính thuế phải nộp.
Thực hiện quyết định của hải quan: Theo như điều tra, các lô hàng của công ty chủ yếu được phân vào luồng xanh, tỷ lệ phân vào luồng vàng và đỏ khá thấp, do vậy việc thực hiện quyết định kiểm tra hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa tại công ty là rất ít. Và nếu có, thông thường cơ quan hải quan sẽ áp dụng hình thức kiểm tra thực tế 10% lô hàng đối với công ty. Các khoản thuế phải nộp bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT và các chi phí khác sẽ được Phòng Kế toán tài chính chuyển cho Kho bạc Nhà nước và công ty luôn cố gắng hoàn thành các nghĩa vụ này đúng thời hạn quy định giúp cho 100% hàng hóa của công ty được thông quan.
e. Nhận và kiểm tra hàng hóa
* Nhận hàng nhập khẩu
Khi nhận được thông báo hàng đã về cảng (chủ yếu cảng nhận là cảng Hải Phòng), nhân viên XNK của công ty sẽ chuẩn bị các công tác cần thiết để có thể nhận hàng. Bao gồm các nội dung chuẩn bị chứng từ đi nhận hàng, ký hợp đồng ủy thác cho cơ quan vận tải ở cảng, tiến hành nhận hàng. Hàng hóa sau đó được đưa về hệ thống kho bãi tại trụ sở của công ty. Các bước nhận hàng bao gồm:
- Chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng như vận đơn, lệnh giao hàng, bản kê khai hàng hóa, hợp đồng mua bán hàng hóa
- Xác nhận với cảng dỡ hàng về kế hoạch nhận hàng, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ.
- Cung cấp các tài liệu, chứng từ cho việc giao nhận hàng hoá.
- Tiến hành nhận hàng: Kiểm tra mặt hàng về số lượng, chủng loại, tên hàng, kích thước, chất lượng, bao bì, mã hiệu so với hợp đồng nhập khẩu.
- Thanh toán chi phí giao nhận, bốc xếp, bảo quản hàng cho phía cảng dỡ hàng Theo đánh giá, điểm trung bình hiệu quả khâu nhận hàng của công ty là 3.2 – đạt yêu cầu. Có những ý kiến cho rằng khâu nhận hàng của công ty thực hiện tốt, nhưng cũng có những ý kiến cho rằng vẫn còn nhiều sai sót khi nhận hàng NK. Thêm nữa, theo kết quả điều tra trắc nghiệm tại công ty về tần suất sai sót ở nghiệp vụ này (bảng
3.5) cho thấy mức độ trung bình là 3.8 tức là thường xuyên xảy ra sai sót. Như vậy có thể thấy công tác nhận hàng ở công ty chưa thực sự được thực hiện tốt, vẫn để xảy ra các sai sót như nhầm lẫn trong các chứng từ cần chuẩn bị, sai sót về thời gian nhận hàng, nhận nhầm hàng... Cũng theo kết quả điều tra về nguyên nhân của các sai sót trong quá trình nhận hàng:
Bảng 3.6: Nguyên nhân sai sót khi nhận hàng
Nguyên nhân có thể Số phiếu Tỷ lệ phần trăm
(%)
1. Nhân viên thiếu kinh nghiệm hoặc sơ suất 5 50
2. Do bên XK 4 40
3. Nguyên nhân khác 1 10
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra)
Ta thấy 50% ý kiến cho rằng nguyên nhân dẫn đến những sai sót là do nhân viên nhận hàng của công ty thiếu kinh nghiệm hay do sơ suất trong khi đó, số chứng từ cần chuẩn bị để đi nhận hàng lại tương đối nhiều nên khó tránh khỏi nhầm lẫn, 40% ý kiến cho rằng sai sót bắt nguồn từ bên XK, bên XK giao hàng không đúng thời hạn giao hàng như trong hợp đồng, bên bán chậm giao chứng từ để cho công ty thực hiện nhận hàng do bộ chứng từ nhận hàng mà đối tác lập còn có sai sót như về lỗi chính tả, tên người nhận hàng, ký mã hiệu hàng hoá chưa đúng do đó làm chậm tiến độ nhận hàng của công ty. 10% còn lại thì cho rằng nguyên nhân của những sai sót bắt nguồn từ những nguyên nhân khác, ví dụ như từ khi hàng đã về đến cảng nhưng Ngân hàng chưa kiểm tra xong chứng từ, vận đơn nên chưa thể nhận được hàng. Điều đó dẫn đến công ty tốn thêm chi phí lưu kho, lưu bãi để chờ đến khi giấy tờ đã xong mới tiến hành nhận hàng và thanh toán chi phí giao nhận, bảo quản cho cơ quan vận tải.
*Kiểm tra hàng nhập khẩu:
Đây là nội dung quan trọng đối với người mua nhằm bảo vệ quyền lợi, đồng thời để có thể khiếu nại kịp thời đảm bảo lợi ích của công ty. Hơn nữa, mặt hàng thuốc bổ cho trẻ em của công ty có thể ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe của người dùng, công tác kiểm tra hàng hóa lại càng trở nên quan trọng. Do vậy công ty rất chú trọng đến công tác này. Đánh giá hiệu quả thực hiện việc kiểm tra hàng NK (bảng 3.4), điểm
trung bình là 4.2 cho thấy công ty thực hiện công tác này tốt, thậm chí là trên cả mức tốt. Cũng có ý kiến đánh giá hiệu quả công tác này chỉ là 2 điểm – tức là vẫn còn sai sót khi thực hiện kiểm tra hàng hóa. Tuy nhiên phần lớn đều đánh giá hiệu quả công tác này là mức tốt.
Thông thường công ty có các chuyên gia về sản phẩm, tự kiểm tra chất lượng hàng hoá, tuy nhiên cũng có ít trường hợp công ty thuê các cơ quan giám định kiểm tra chất lượng sản phẩm nhập về. Cụ thể là:
Bảng 3.7: Cách thức kiểm tra hàng hóa tại công ty
Cách thực hiện Số phiếu Phần trăm
(%)
1. Nhân viên của công ty trực tiếp kiểm tra 7 70
2. Công ty (tổ chức) giám định do công ty thuê
3 30
3. Công ty giao nhận 0 0
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra)
Các nhân viên và chuyên viên của công ty căn cứ vào hợp đồng đã ký kết (Các tiêu chuẩn áp dụng, các tài liệu kỹ thuật, catalogue…đã ghi trong hợp đồng) cùng với