thị trường Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam
Có thể nói việc quản trị quy trình nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam thực hiện tương đối tốt, đạt được hiệu quả cao, số lượng hợp đồng đã ký kết và thực hiện đã tăng lên đáng kể trong các năm gần đây, tuy nhiên, trong từng nghiệp vụ vẫn tồn tại những thiếu sót, hạn chế nhất định (như đã trình bày trong phần 3.3). Từ đó có thể đánh giá thực trạng quản trị quy trình nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam như sau:
a. Các thành tựu đạt được
- Công ty luôn cố gắng đảm bảo thực hiện nhanh chóng, đầy đủ các bước trong quá trình quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu với đối tác Mỹ, hoàn thành tốt nghĩa vụ của mình và đã tạo dựng được niềm tin, quan hệ làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp Mỹ (Tập đoàn NBTY, USATIV, FLEXTIV…)
- Công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng được thực hiện tốt và hiệu quả, giúp công ty định hướng được các công việc cần thực hiện, phân bổ nguồn lực và chuẩn bị cho các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng thực hiện bài bản và ít xảy ra sai sót nghiêm trọng. Từ việc mở L/C, làm thủ tục hải quan, nhận và kiểm tra hàng hóa cho đến thanh toán, hay khiếu nại – giải quyết khiếu nại đều được thực hiện tốt. Đảm bảo thực hiện đầy đủ quy trình thực hiện hợp đồng. Từ đó số lượng hợp đồng nhập khẩu được thực hiện tăng dần qua các năm, hợp đồng có sai sót chỉ chiếm tỷ lệ rất nhỏ và có xu hướng giảm dần.
- Công ty đã xây dựng được chữ tín với đối tác Mỹ cũng như các bên liên quan khác như: ngân hàng, cơ quan Hải quan… nên việc tổ chức thực hiện hợp đồng NK của công ty được tiến hành một cách thuận tiện, nhanh chóng, giúp công ty giảm được chi phí, thời gian thực hiện, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng và ngày càng tăng cường uy tín đối với các khách hàng ở trong nước.
- Việc điều hành giám sát thực hiện hợp đồng NK đã đạt được những kết quả nhất định. Việc điều hành giám sát hợp đồng được thực hiện song song với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng NK giải quyết tương đối tốt những tình huống phát sinh.
b. Những tồn tại và nguyên nhân
* Tồn tại
Bên cạnh những thành tích mà công ty có được trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em thị trường Mỹ thì vẫn còn có những hạn chế, thiếu sót mà công ty cần khắc phục đề việc thực hiện hợp đồng được thuận lợi và nhanh chóng hơn nữa. Cụ thể là:
- Mỗi nghiệp vụ trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu đều còn những sai sót mà công ty chưa hoàn thiện được, gây ảnh hưởng tới việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
- Ở khâu mở L/C, nhân viên đi làm thủ tục chưa nắm bắt rõ những giấy tờ, quy định cần thiết dẫn đến tốn thời gian đi lại, làm quá trình làm thủ tục mở L/C khó khăn hơn. Đồng thời, một số lỗi sai không đáng có như: ghi sai tên, địa chỉ Ngân hàng thông báo, sai đơn vị tính giá vẫn xảy ra. Ảnh hưởng đến thời gian mở L/C cũng như thời gian thực hiện hợp đồng.
- Ở khâu làm thủ tục hải quan, công tác chuẩn bị hồ sơ hải quan còn chậm, thiếu sót nên mất nhiều thời gian; nhân viên thực hiện thủ tục hải quan còn lúng túng và đôi khi không hiểu rõ, sâu về các nguyên tắc thực hiện quy trình thủ tục hải quan, việc đăng ký tờ khai có khi còn chậm, đôi khi phải đăng ký lại, chỉnh sửa, thay tờ khai hải quan, số lượng hàng hóa và xuất xứ hàng hóa bị ghi sai, việc kiểm tra mất nhiều thời gian, tốn kém chi phí.
- Các hoạt động nhận và kiểm tra hàng hóa, cũng như đôn đốc nhắc nhở bên bán giao đủ hàng còn chưa tốt dẫn đến hàng giao còn sai sót về số lượng, chất lượng, phải yêu cầu bên bán thay thế, giao bù hàng thiếu làm chậm tiến độ của việc thực hiện hợp đồng cũng như ảnh hưởng tới việc kinh doanh của công ty.
- Khó khăn về vốn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thanh toán, giảm uy tín của công ty
- Công ty chưa xây dựng được phương pháp cũng như phần mềm điều hành giám sát hợp đồng hoàn chỉnh, chưa có hệ thống cảnh báo sớm. Do vậy, đội ngũ nhân viên trong phòng kinh doanh XNK thuờng xuyên bị quá tải, chồng chất công việc bao gồm từ tổ chức thực hiện đến giám sát và giải quyết các tình huống phát sinh
* Nguyên nhân tồn tại
- Do sự thiếu hiểu biết và kinh nghiệm của nhân viên XNK tại công ty: Các nhân viên phòng XNK có khi do sự vội vàng, thiếu cẩn thận, không kiểm tra kỹ các chứng từ trước khi mang tới cơ quan hải quan, Ngân hàng hoặc chứng từ đi nhận hàng, hoặc ghi sai các thông tin trong tờ khai…
- Việc nắm bắt các thông tin đặc biệt là các quy định pháp luật của Việt Nam còn chậm như các quy định về nhập khẩu thực phẩm chức năng của Việt Nam hoặc không cập nhật liên tục biểu thuế dẫn đến áp mã thuế, tính sai thuế phải nộp
- Các cơ quan có liên quan như Ngân hàng, Hải quan, công ty Bảo hiểm…hay thậm chí là phía đối tác chưa thành thạo công việc hoặc cố tình gây khó khăn cho công ty.
- Cơ sở vật chất kỹ thuật còn hạn chế. Đôi khi hệ thống mạng, đường truyền dữ liệu của công ty bị lỗi. Vì vậy, việc liên lạc với đối tác cũng như các hoạt động thông báo, thực hiện thủ tục với cơ quan liên quan còn chậm.
Chương 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT VỚI VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU THUỐC BỔ CHO TRẺ EM TỪ THỊ TRƯỜNG MỸ CỦA CÔNG TY TNHH USNATURE VIỆT
NAM
4.1 Định hướng phát triển hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, nhu cầu thị trường đối với các sản phẩm chăm sóc sức khỏe ngày càng cao. Đây cũng là một cơ hội lớn đối với công ty TNHH USNATURE Việt Nam. Cùng với đó cũng đem đến cho công ty những thách thức nhất định như việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Do vậy, công ty đã xây dựng nên một số định hướng phát triển cho hoạt động này. Cụ thể như sau:
- Các thiếu sót trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ được hạn chế đến mức tối đa, tiết kiệm thời gian và chi phí thực hiện, nâng cao uy tín, hình ảnh công ty trên thị trường Việt Nam và Thế giới. Để làm được điều đó nó đòi hỏi công ty phải nỗ lực hết mình trong tất cả các khâu từ lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, đến giám sát và điều hành quá trình thực hiện hợp đồng. Công ty cần luôn cập nhật một cách chính xác, nhanh chóng các thông tin liên quan đến việc thực hiện hợp đồng như: các quy định về hoạt động Thương mại quốc tế của Việt Nam, bảng biểu thuế của cơ quan Hải quan cũng như các quy định, tập quán kinh doanh của đối tác Mỹ… Từ đó tăng số lượng hợp đồng nhập khẩu được thực hiện thành công, không gây ra các vấn đề khiến hợp đồng nhập khẩu bị đình trệ.
- Tạo dựng được niềm tin với các bên có liên quan của công ty như cơ quan Hải quan, Ngân hàng, công ty Bảo hiểm…từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty
- Duy trì mối quan hệ tốt đẹp trên tinh thần tôn trọng, tin tưởng lẫn nhau với các đối tác của công ty nói chung và các đối tác Mỹ nói riêng. Đồng thời tiếp tục tìm kiếm các đối tác mới đủ yêu cầu để tăng cường lợi thế của công ty.
- Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ cao, đặc biệt là nhân viên XNK, từ đó nâng cao hiệu quả công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ việc lập kế hoạch đến tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành.
- Hiện đại hóa công tác giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng. Hiện tại các phương thức giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng của công ty còn chưa được chú trọng dẫn tới hiệu quả không cao. Tất cả các hợp đồng, các giấy tờ đều chỉ được lưu dưới dạng giấy tờ (sổ lưu hợp đồng) trong thời gian ngắn thì có thể nhớ được các công việc cần làm nhưng về lâu dài thì mọi việc khó có thể làm đến nơi đến chốn. Do vậy cần thay đổi, áp dụng phần mềm quản lý trên máy vi tính để điều hành là có hiệu quả nhất.
4.2 Một số đề xuất với vấn đề quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuốc bổ cho trẻ em từ thị trường Mỹ của công ty TNHH USNATURE Việt Nam.
a. Nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng
Lập kế hoạch thực hiện hợp đồng là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng đối với hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK. Lãnh đạo công ty cần phải lập kế hoạch cụ thể cho việc thực hiện hợp đồng, tính toán công việc nào cần làm trước, vấn đề nào có thể làm sau, trong khoảng thời gian nào là phù hợp nhất và phân bổ nguồn lực hợp lý cho từng công việc.
b. Nâng cao hiệu quả nghiệp vụ mở L/C
Hiện nay, phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là mở thư tín dụng L/C không huỷ ngang, vì vậy khi mở L/C, công ty phải kiểm tra thật kỹ các chứng từ, cử những nhân viên thành thạo, hiểu rõ về việc mở L/C để giảm thiểu các sai sót làm tăng chi phí và thời gian mở L/C bởi hiện tại công tác mở L/C của công ty còn nhiều sai sót không đáng có như: Sai lỗi chính tả địa chỉ người bán, thời hạn giao hàng; sai thời hạn mở L/C…
Công ty phải xác định thời gian mở L/C hợp lý để đạt hiệu quả cao nhất. Nếu mở L/C quá sớm sẽ gây ứ đọng vốn, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty; ngược lại nếu mở quá muộn sẽ làm ảnh hưởng tới tiến độ nhận hàng, tiến độ thực hiện hợp đồng NK của công ty.
c. Từng bước thực hiện thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm
Tuy hiện nay công ty đang nhập khẩu chủ yếu theo điều kiện CIF, do vậy việc thuê PTVT và mua bảo hiểm đều thuộc trách nhiệm của đối tác, tuy nhiên nếu công ty nhập khẩu theo các điều kiện cơ sở giao hàng mà công ty có nghĩa vụ thuê PTVT và mua bảo hiểm thì công ty sẽ có nhiều lợi thế hơn như:
- Thứ nhất, nếu công ty tự thực hiện nghiệp vụ nói trên thì công ty có thể sẽ chủ động hơn về thời gian và địa điểm giao nhận hàng hoá
- Thứ hai, là công ty có thể thu được chênh lệch giá trị hợp đồng thuê phương tịên vân tải.
- Thứ ba, công ty có thể giảm thiểu được các rủi ro khi nhận hàng từ người chuyên chở.
Do vậy công ty cần phải từng bước thực hiện các nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm hàng hoá. Để thực hiện được các nghiệp vụ này thì công ty có thể tự tìm hiểu các thông tin trên thị trường hoặc công ty có thể tiến hành tuyển thêm cán bộ có kinh nghiệm về kiến thức trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế và có những kiến thức về vận tải hàng hoá trong lãnh thổ Việt Nam.
d. Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Có thể nói làm thủ tục hải quan là khâu vô cùng phức tạp trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu do có nhiều bước và thủ tục nên bất cứ sai sót nào về hàng hóa và giấy tờ đều có thể làm cho hàng hóa bị lưu kho, lưu bãi, gây tốn kém chi phí và gián đoạn quá trình thực hiện hợp đồng NK của công ty. Khâu làm thủ tục hải quan của công ty còn gặp những vướng mắc và sai sót chủ yếu là thiếu giấy tờ cần thiết dẫn đến chậm hoàn thành các thủ tục hải và tiến hành giao nhận hàng, tính sai giá trị thuế phải nộp... Để quá trình làm thủ tục hải quan diễn ra thuận lợi công ty cần chú ý:
- Thường xuyên cập nhật, nắm rõ các thủ tục Luật thuế, Luật Hải quan, các thay đổi về luật, thủ tục… để nhanh chóng có sự thay đổi phù hợp với những điều chỉnh đó.
- Khi đi làm thủ tục hải quan cán bộ công ty phụ trách nên chuẩn bị trước, lên danh sách các giấy tờ cần mang theo, thủ tục cần thiết cần hoàn thiện trước khi đến làm thủ tục hải quan.
- Nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ làm thủ tục hải quan trong việc khai báo hải quan điện tử. Vì đây là hình thức làm hải quan mới của hải quan Việt Nam.
- Cần có một bảng danh mục hàng hoá mà công ty đang làm thủ tục nhập khẩu, từ đó dễ dàng hơn trong việc tính thuế nhập khẩu với hàng hoá của công ty.
e. Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng hóa
Trong khâu nhận hàng công ty còn có những sai sót chủ yếu là do chứng từ về muộn, khâu chuẩn bị hồ sơ nhận hàng chưa tốt hay những sai sót do hang tàu hay bên đối tác gây ra. Để đảm bảo hiệu quả công tác nhận hàng hóa, cần:
- Trước hết, công ty cần cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin về chuyến hàng cho cơ quan vận tải tại cảng bao gồm: tên hàng, ngày cập cảng, tên, số hiệu con tàu, số lượng, quy cách bao bì…để tránh nhầm lẫn xảy ra. Vì một ngày có rất nhiều tàu cập cảng, trong một con tàu lại chở nhiều loại hàng hoá khác nhau. Do đó, việc cung cấp chính xác thông tin về chuyến tàu là rất cần thiết.
- Thứ hai, cán bộ đi nhận hàng phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thủ tục cần thiết để không bị mất thời gian, chi phí đi lại làm chậm quá trình giao nhận hàng hoá tại cảng. Ngoài ra, khi chứng từ của bên bán được chuyển về cần đối chiếu kỹ càng để đảm bảo sự thống nhất, phù hợp giữa chứng từ của hai bên, hạn chế những sai sót không đáng có
Khi kiểm tra hàng hóa cần biết mặt hàng thuốc bổ cho trẻ em có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người dung. Do vậy ngoài việc xem xét hàng hoá có phù hợp về số lượng, bao gói, chức năng…thì công ty cần cử cán bộ có trình độ kinh nghiệm về mặt hàng này, hoặc thuê các cơ quan chuyên nghiệp (Vinacontrol) để kiểm tra. Có như vậy thì mới phát hiện kịp thời các sai sót nhanh chóng tiến hành khiếu nại với các bên liên quan nếu cần thiết. Đồng thời cũng giữ được uy tín của công ty về việc cung cấp hàng hóa.
f. Hoàn thiện công tác thanh toán
Thanh toán tiền hàng nhập khẩu là công việc rất quan trọng trong thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Hiện nay công ty chủ yếu dựa trên hai hình thức thanh toán là L/C và T/T. trong đó phương thức L/C được sử dụng trong hầu hết các trường hợp vì tính an toàn của nó. Tuy nhiên thanh toán bằng L/C công ty phải mất một khoản