công ty
Hoạt động giám sát và điều hành hợp đồng là công việc khá quan trọng bởi nó đảm bảo cho quá trình thực hiện hợp đồng theo đúng kế hoạch thời gian, nội dung công việc đồng thời hạn chế tranh chấp có thể xảy ra. Kết quả điều tra cho thấy: công tác điều hành giám sát thực hiện hợp đồng NK của công ty nhìn chung đạt yêu cầu với mức điểm trung bình là 2.7. Việc giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng NK của công ty được thực hiện dựa vào kế hoạch thực hiện đã lập từ trước và được tiến hành đồng thời cùng với công tác tổ chức thực hiện hợp đồng NK.
Giám sát hợp đồng:
Theo kết quả điều tra, việc giám sát hợp đồng của công ty chủ yếu là sử dụng hồ sơ theo dõi hợp đồng (sổ lưu hợp đồng) và sử dụng máy điện toán (telex, fax, email...), phiếu giám sát hợp đồng. Cụ thể là: Bảng 3.11: Phương pháp giám sát hợp đồng Phương pháp Số phiếu Phần trăm (%)
1. Hồ sơ theo dõi hợp đồng 5 50
2. Máy điện toán 3 30
3. Phiếu giám sát HĐ 2 20
4. Phương pháp khác 0 0
(Nguồn: Tổng hợp từ các phiếu điều tra)
- Hồ sơ theo dõi hợp đồng (sổ lưu hợp đồng): Nội dung giám sát là Số hiệu hợp đồng, tên mặt hàng, tên hãng đối tác nước ngoài, khối lượng, giá trị hàng, hình thức thanh toán, ngày ký hợp đồng, hình thức kinh doanh, thời gian giao hàng…
- Sử dụng máy điện toán: Dựa vào kế hoạch thực hiện nhân viên XNK của công ty sẽ tiến hành đôn đốc, nhắc nhở người bán chuẩn bị hàng và giao hàng thông qua điện thoại, email hoặc fax. Công ty yêu cầu đối tác phải gửi fax thông báo tên, số hiệu tàu, tên hãng tàu mà đối tác thuê để vận chuyển hàng hóa cho công ty và tiến hành
kiểm tra tính xác thực của các thông tin này bằng cách liên lạc với công ty vận tải mà bên xuất khẩu thuê. Việc giám sát này không diễn ra thường xuyên mà chỉ kiểm tra mang tính xác suất. Công ty cũng tiến hành gửi email cho đối tác để xác nhận về khả năng giao hàng của đối tác, yêu cầu đối tác phải gửi lịch trình của tàu cho công ty (thời gian tàu khởi hành, tuyến đường đi của tàu…)
- Phiếu giám sát hợp đồng: Đây là phương pháp được sử dụng khá nhiều trong giám sát. Mỗi hợp đồng có một phiếu giám sát, mỗi phiếu liệt kê và giám sát một công việc ngầm định hoặc đề cập rõ ràng trong các điều khoản của hợp đồng, ngày tháng mà những sự kiện đó xảy ra.
Nhìn chung công tác giám sát hợp đồng của công ty mới chỉ đơn thuần là gọi điện thoại, fax, gửi thư cho đối tác và thực hiện bằng giấy tờ, văn bản (sổ lưu hợp đồng), vẫn chưa có sự chuyên môn hóa cao, đội ngũ nhân viên trong phòng kinh doanh XNK thường xuyên bị quá tải, chồng chất công việc. Do vậy, công tác giám sát thực hiện hợp đồng vẫn còn xảy ra sai sót.
Điều hành hợp đồng:
Trên cơ sở giám sát quá trình thực hiện hợp đồng, các nhân viên XNK có thể phát hiện và đề ra cách giải quyết các tình huống phát sinh dựa trên đánh giá thực tế về tình hình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được để giải quyết vấn đề. Tuỳ theo mức độ tình huống phát sinh mà công ty sẽ ra quyết định ngay hoặc bàn bạc để đưa ra phương án giải quyết.
Theo phỏng vấn ban lãnh đạo công ty, các tình huống thường phát sinh nhiều nhất đó là thay đổi lịch giao hàng và tăng, giảm số lượng hàng hóa. Về phương án giải quyết các tình huống phát sinh, được biết như sau:
- Thay đổi lịch giao hàng: Trong quá trình giao hàng có thể xảy ra các trường hợp giao hàng chậm hơn kế hoạch, thay đổi ngày đến cảng…Công ty căn cứ vào từng tình huống cụ thể mà có cách giải quyết khác nhau:
+ Nếu hàng giao chậm mà có lý do phù hợp có thể chấp nhận được thì công ty có thể bỏ qua lỗi này và có thể yêu cầu bồi thường thiệt hại.
+ Nếu không có lý do chính đáng thì yêu cầu bồi thường thiệt hại do chậm giao hàng và có thể khiếu nại.
- Số lượng hàng hoá thay đổi:
+ Khi khối lượng hàng hóa giảm so với hợp đồng (giao thiếu hàng): Công ty yêu cầu đối tác giao hàng tiếp và đòi bồi thường thiệt hại do giao hàng thiếu.
+ Khi khối lượng hàng hóa được giao tăng so với hợp đồng (trường hợp này ít xảy ra hơn): Công ty có thể mua lượng hàng hóa thừa đó và yêu cầu giảm giá bán hoặc công ty có thể không mua lượng hàng hóa thừa đó. Điều này tùy thuộc vào tình hình biến động của thị trường, khả năng tài chính và khả năng tiêu thụ của công ty.
Nhìn chung công tác giám sát, điều hành thực hiện hợp đồng ở công ty đã được quan tâm nên đã giải quyết tương đối tốt những tình huống phát sinh. Tuy nhiên công ty chưa xây dựng được một mô hình điều hành, giám sát hợp đồng hoàn chỉnh và chưa áp dụng phần mềm chuyên dụng hỗ trợ trong công việc điều hành, giám sát nên việc điều hành, giám sát còn nhiều hạn chế và thiếu sót.