Phần 1 cuốn sách Quản lý ngân sách được trình bày nội dung chính như sau: tìm hiểu chức năng dự thảo ngân sách, ngân sách là gì, tầm quan trọng của ngân sách, chuẩn bị dự thảo ngân sách, thiết kế ngân sách riêng, phân loại mục tiêu, chuẩn hóa ngân sách và đánh giá hệ thống. Mời các bạn cùng tham khảo!
DK] CAM NANG QUAN LY HIEU QUA STEPHEN BROOKSON eDU THAO NGAN SACH Â DOANH THUđ CHI TIEU e LINH DONG oe ° HOẠCH Ey ĐỊNH ° GIÁM SÁT / * CAN DO! ex ¢ CHUAN HOA ¢e HE THONG ete) ° DANH GIÁ s DỮ LIỆUs TIỀM NĂNG mm mi ho NHÀ XUẤT BAN TÔNG HỢP TP HỒ CHÍ MINH CẦM NANG QUẢN LÝ QUẦN LÝ NGẦN SÁCH MANAGING BUDGETS A DORLING KINDERSLEY BOOK www.dk.com Original ticle: Essential Managers Managing Budgcts Copyright © 2000 Dorling Kindersley Limited, London Text copyright © 2000 Stephen Brookson Vietnamese language copyright © 2005 First News - Tri Viet THIS TITLE IS PUBLISHED UNDER EXCLUSIVE KINDERSLEY LIMITED THE VIETNAMESE HELD SOLELY BY FIRST NEWS REPRODUCTION, FORM OR RECORDING, PERMISSION BY STORAGE ANY OR AND LANGUAGE PROTECTED LICENCE FROM DORLING RIGHTS FOR THIS TITLE ARE UNDER VIETNAMESE LAW NO IN A RETRIEVAL SYSTEM, OR TRANSMISSION MEANS, OTHERWISE IN ANY ELECTRONIC, MECHANICAL, PHOTOCOPYING, IS WITHOUT PRIOR ALLOWED THE WRITTEN OF THE COPYRIGHT HOLDER CUON SACH NAY BUGC XUAT BAN THEO HOP BONG CHUYEN GIAO BẢN QUYỀN ĐỘC QUYEN TIENG VIET TREN TOAN THE GIGI GIUA TẬP ĐOÀN XUẤT BAN DORLING KINDERSLEY VA FIRST NEWS - TRI VIET BAT CU SU SAO CHEP, TRÍCH DẪN NÀO KHÔNG ĐƯỢC SỰ ĐÔNG Y CUA FIRST NEWS VA DORLING KINDERSLEY, DEU LA BAT HOP PHAP VA VI PHAM LUẬT XUẤT BẢN VIỆT NAM, LUẬT BẢN QUYỀN QUỐC TE VA CONG UGC BẢO HỘ BẢN QUYỀN SỞ HỮU TRÍ TUỆ QUỐC TẾ FIRST NEWS - TRI VIET PUBLISHING CO., LTD HET Nguyen hi Minh Khai St - lo Chi Minh City, Vietnam Tel: 84-8227979 - 8227980 - 8233859 - 8233860 Fax: 84-822 4560; Email ° triviet@firstnews.com.vn Web — hittp://tewt firstnews.com.un QUAN LY NGAN SACH MANAGING STEPHEN BUDGETS BROOKSON Bién dich : LE NGQC PHUONG ANH (M.B.A) Hiệu đính : NGUYÊN VĂN QUÌ (Ph.D.) FIRST NEWS NHA XUAT BAN TONG HOP THANH PHO HO CHi MINH NOI DUNG Lời giới thiệu TÌM HIỂU CHỨC NĂNG DỰ THẢO NGÂN SÁCH Ngân sách gì? Tầm quan trọng ngân sách Dự thảo ngân sách chiến lược kinh doanh Quản lý trình dự thảo ngân sách Nhận biết trở ngại tiem tang Tim hiéu chi phi Tạo Tìm Lập Hợp số hiểu ngân liệu ngân sách vốn sách tiên mặt ngân sách Hoàn thiện ngân sách 38 40 44 46 48 50 GIAM SÁT NGÂN SÁCH 10 14 18 CHUAN BI Phân tích chênh lệch Giám Phân Kiểm sát khác biệt tích lỗi ngân sách tra khác biệt kỳ vọng, Thực điều chỉnh DU THAO NGAN SACH Thiết kế ngân sách riêng 20 Phản loại mục tiêu 22 Chuẩn hóa ngân sách 24 Danh gia he thong 28 SOAN THAO NGAN SACH Thu thap thong tin 30 Du bao doanh thu 34 tước tính tiêu 36 Nhận biết vấn đề hành xử Cải thiện trình dự thảo ngân sách Đánh giá kỹ quản lý ngân sách 52 56 58 60 62 64 66 LOI GIOI THIEU bừng nha quan ly lam viéc méi truong kinh doanh biện pbải biểu cách stt dụng ngân sách nbtt cơng cụ bình doanh để đảm bảo thành công cbo tổ chức uâ cá nhân Quyển sách “Quản lý ngân sácb” gồm bướng cần giàu thông tin 0à thực tế nhằm rèn luyện b} cần thiết giúp bạn c6 thé dir thdo ngan sach xác nà biện Ba giai đoạn quan trọng trình lập ngân sácb — chuẩn bị, dự thảo uà giám sát giải tbích rị sách nhằm gitip ban nang cao duge chat lượng ngân sdch Pong thoi, ban nhận lời kbuyên thực tế nề cách giảm nhay danh sách thiện xử Jÿ số liệu cách bợp l§ cách sát thủ tục ngân sách cách cam V6i 101 goif stic tich va bing gid toan điện bề thân vao cuối giúp) bạn nâng cao bơn nita va hodn bỳ lập ngân sách QUAN LY NGAN SACH TÌM HIỂU CHỨC NĂNG DỰ THẢO NGÂN SÁCH Dự thảo ngàn sách trình chuẩn bị, biên soạn giám sát ngân sách tài Đây cơng cụ quản lý quan trọng việc hoạch định kiểm soát phận tổ chức NGÂN SÁCH LÀ GÌ? gân sách bế boạcb cho boạt động tương lai Ngân sách cô thể diễn đạt tbheo nhiều cách, thường mơ tả tồn Độ qua trình bình doanh ngơn ngữ tai cbínb tà thước đo nhằm định lượng boạt động tổ cbức Hãy nhớ bạn khơng lập kế hoạch, bạn đến thất bại ĐỊNH NGHĨA NGÂN SÁCH Ngán sách thuyết kế hoạch chuẩn bị trước cho giai đoạn tới, thường mót nãm Ngân sách thường bao gồm khoản doanh thu tài tiêu có kế hoạch (tải khoản lãi lỗ) Ngân sách thể NHỮNG KỸ NĂNG QUAN LÝ Vai dò nhà quản lý đồi bái bạn phải khoản thu nhập mà phận tổ chức có khả tạo được, tổng phí phép sử dụng Tuy nhiên, nên đưa vào ngân sách ké hoạch tài sản nguồn vốn tổ chức (bảng cản đối kế toán theo ngân sách) dự toán yề ngàn sách cách biện ngân sách) trưjÈn đạt yêu cầu khoản thu tiền mặt (dịng tiên theo “TÌM HIỂU CHUC NANG DU THAO NGAN SACH _ PHÒNG TIẾP THỊ, ——|— NGAN - Tổng tiếu SACH NAM CHI TIEU CHO QUANG CAO NGAN sacu | THyc TE phân =— hành nhượng —- || Nghiên cứu thị trường ước tở rơi; sy nbd, Wie ; phan whi Biố! - | [Tiên hai si pÄẨnỗ Geneva fa v6 rang tung “hiển dị Si bại chi „ phy || — Chién dich quảng cáo TV mùa« — TỶ Quang cao đãi vào tháng3 năn Quảng cáo báo - trang hàng tháng Thue quay tai hội chợ thương mại Berlin Tổng logit NAM NAM 100 60 700 52 680 600 554 70 63 —EE 512 Chương trnh khuyền khích dại lý sử 54 Quốc gia 80 90 40 44 Tai tro cho Co quan Thuong mai tiêu thuộc THU | | Thuế quảy hoi chợ thương mại Birmingham phing ban (con || Quảng cáo dài vào tháng sé sau db nam 100 67 tổng tiêu tộn bơ tổ năm 80 68 2350 2284 Aược dưa mào - || Chiến dịch quảng cáo TV mùa thu > TONG chic) }}——— L—— 7> >—— —~d Tiềt để nẻu rên 46 phan kink doanh va giai đoạn ngân sách dang duoc lap ng Khoản tiêm du toan duoc 1ia iffg008 ugibhadebe thực té giai “hạn trưệt ¬ SAN SCH : Trong vi du nay, phản tiếp thị chuẩn bị ngân sách Tin cách liệt kê loạt động tả khoán tiêu du todn, so voi nining khodn chi tiêu thực biện năm z Hay nắm vững hoạt DỤ THẢO NGÂN SÁCH KINH DOANH đừng đề cho hoạt Ngân sách quan trọng việc hoạch định kiểm soát hoạt dộng tổ chức động kinh doanh, động kinh doanh lấy bạn Ngân sách giúp điều phối hoạt động nhà quản lý phận khác nhau, đỏng thời đảm bảo cho tổ chức đạt mục tiêu mong muốn Ngản sách củng cho phép nhà quản lý phận dược quyền } Tổ chức lập ngân sách thành công nhiều năm qua chưa? } Cò sai lâm nghiêm trong nu sean ngân sách nam 9695.101206) } Cơng việc kinh doanh có yếu tơ | ` bất thường có thé gay anh | hưởng đến ngân sách không? | Co nha quan ly đặc biệt giỏi vé ngân sach không? tiêu xác lập mục tiêu doanh thu Ngân sách trở thành thước đo để giám sát hoạt động thực tế, nhờ ngân sách cách thức tin cậy để phân tích hiệu kinh doanh thực tế Thêm vào đó, ngân sách cách ể tổ chức th : Ạ ‘ š để tổ chức có the thu thập thơng tin nhằm đánh giá múc độ tiên triển, thích ứng với kế hoạch kinh doanh thực tế hoạt động thống xem xét QUAN | WW NG ‘AN SACH TAM QUAN TRONG CUA NGAN SACH gân sách giúp) cá nhân, phận bay tổ chúc đạt mục tiêu theo kế boạcb Ngân sách giúp thể biện trácb nhiệm tài tổ cbiức đối tới nhiều đối tượng: chủ nợ, nhà cung cấp, nhân niên, bách bàng Hãy sử dụng ngân sách hiệu quả, cơng cụ quan trọng đề thành cơng va chit so hit CONG NHAN TRACH Tập trung vao vai tro NHIEM CUA BAN qua trinh lap Trong thong ngan sach Thod man ly ng ngày trở nên phố biến tổ chức lớn với việc ứng dụng nhiều kỹ thuật quản lý phức tạp, việc lập ngân sách tổ chức nhỏ củng, đóng vai trị quan trọng khơng, Bạn phải nhận trách nhiệm cá nhân phận tổ chức với ngân sách cách phủ hợp Hiệu lực tính hữu ¡ch ngân sách phụ thuộc vào người lập Ngân sách có hiệu người trực tiếp lập ngân sách Ỉ alg) a s ¬- Joan thane ` than! ghia ^-— ^ TRÁCH NHIỆM LẬP NGÂN SÁCH ĐÁ ngàn sách Ág} muội số mục tiêu, nhà quản bị phải sẵn sàng thực biện số trách nhiệm phan gud trinh lip ngân sách ngan sách tận tụy, có nhiêu hiểu biết kinh nghiệm Hãy định vai trỏ trách nhiệm ngân sách để phù hợp với hoạt động toàn tổ chức VAI TRO DU THAO NGAN SACH Dự thảo ngân sách tạo khuôn khổ để cá nhân, phận toàn tổ chức làm việc Ngàn sách khuyến khích cá nhân, phận nghiên cứu hoạch định tương lai cách sử dụng lịch trinh tiêu chuẩn hóa nhằm nâng cao hiệu giao tiếp vẻ mục tiêu tổ chức Phác thảo ngân sách hỗn hợp thường xuyên đối chiếu giúp điều phối động viên nhân viên Ngân sách cung, cấp trọng điểm để đánh giá mặt khác tổ chức cách có kiểm sốt “TÌM HIỂU CHỨC NÀNG DỰ THAO NGAN SACH MỤCĐÍCH HOẠCH ĐỊNH Mơ TẢ Hỏ trợ cho việc hoạch định tổ chức cách có hệ thống ĐiỀU Phối lơ-gic, gân liên với chiến lược kinh doanh lầu dài Giúp điều phối hoạt động cúa phận khác tổ chức đảm bảo chúng quán Truyền đạt mục tiêu, hội kế hoạch kinh doanh GIÁO TIẾP cho nhà quán lỷ nhóm kinh doanh khác cách dễ dàng ĐỘNG VIÊN Tao dong lực cho nhà quản lý cố gắng đạt mục tiêu tổ chức cá nhân KIỂM SỐT Giúp kiểm sốt hoạt động bang cach theo dõi tiến độ thực a ĐÁNH GIÁ Tao khuôn khổ đánh giá hiệu nhà quán lý việc đáp ứng mục tiều cá nhân tập thể, so với kế hoạch, điều chỉnh cắn thiết DANH GIA NHUNG BAT LOI Nên nhớ hoạch định kiềm soát ngân sách phải thực song song Một ngân sách thực chu đáo hiệu mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, nhiên ngân sách trở nên bất tiện Hãy đánh giá bất lợi việc chuẩn bị ngân sách cạnh mặt thuận lợi ® Ngân sách làm tăng cơng việc giấy tở, chiém hau hét thoi gian quản lý, đặc biệt Hay lập kế hoạch điều cần làm, không nên biết phản ứng với thay đổi giai đoạn ban đầu s Hiệu ngân sách đến chậm lợi ích khơng nhìn thấy tận năm sau « Ngân sách đỏi hỏi chuẩn hóa, nẻn dân đến tỉnh cứng nhắc « Ngân sách gập phản kháng từ nhà quản lý khơng chấp nhận thủ tục TÌM HIỂU CHÚC NÂNG DỤ THÁO NGÃN SÁCH THUC HIEN THEO MO HINH DU THAO NGAN SACH CHUAN BI Vier GIAM SAT Thu thập thông tin: -_ doanh thu / chi tiêu; £._ + chuẩn bị dự tốn lâm tơ sp | ngân sách ban đầu Phân tích khác biệt hoạt động thực tế | ngân sách c h5 ] Chuẩn hóa ngân sách _ Kiểm tra số liệu dự thảo ngân sách cách thay đổi phân tích lượng tiền Giảm sát chênh lệch phân tích lỗi; kiếm tra điều bất ngờ Ri ii Đưa ngân sách | tiền mặt để giám sát dịng tiền mặt từ tài khốn lãi lỗ Dy bao lại điều chính; xem xét sử sách khác; học hỏi _ dụng loại ngân bảng cân đổi kể toán kinh nghiệm "m ¡_ Đánh giá thủ tục _ dự tháo ngân sách _ chuẩn bị ngân | sách tổng LẦM THEO CẤU TRÚC Hãy xây dựng ba nhiệm vụ tách biệt quan trọng nhau, mỏ hinh dự thao ngân sách Trước hết, bạn nên chuẩn bị ngân sách; thứ hai bạn nén viết ngân sách; cuối cùng, bạn phải giám sát ngân sách Nghiên cứu _ « : z s = See | —— NHUNG VIEC CAN LAM l-Hoạch định kiếm mẫu ngân |{_ he cho thấy hầu hết ngân sách không đạc y Fang, 6 Sạ mục tiêu không hoạch định | „ S định ca nhân bạn | Quyết muốn tham gia vào chức thường lao thang vào giai đoạn | không giám sát phù hợp Các tổ viết ngân sách, không suy nghĩ hay chuẩn bị trước, khơng có để tham khảo vẻ sau chu ky dự thảo ngân sách | Thảo luận kế hoạch với i{ nh phối nguồn ngân sách đầy | người quan trọng, ù IBore ——-= | | | QUAN LY NGAN SACH CHUAN BI DU THẢO NGAN SACH Điều chỉnh phuong phap theo nhu cầu tố chức Hồ trợ cho mục tiêu ef củo tổ chức Đảm báo Chuẩn Tầm quan trọng việc “lên kế hoạch cho kế hoạch” lớn sổ thủ tục ngân sách trở nên hiệu hóa IEẺ› linh hoạt Ga cú nhân Tuân theo nhứn; quy định gián đơn " ví ~ BAT DAU LAP NGAN SÁCH Nhà quản lý phái có nhiều dic diém dé qudn lj du thio ngân sách cách hiéu guả Nếu thiểu đặc điểm này, biệu dự thảo ngân sách giảm l8 Hãy viết nhiệm vụ quan trọng lên lịch để giúp xác định thời gian bước quan trọng ngân sách bạn Bạn phải hiểu làm cách để tổ chức bạn Không, nên hy vọng mơ hình dự thảo ngân sách người khác hiệu bạn Bạn phải tự lập ngân sách cho phù hợp chức bạn Một tải liệu xuất sắc khơng có giá trị không phù hợp với kế hoạch chiến lược tổ chức Chuẩn bị dự thảo ngân sách đòi hỏi phải có thủ tục chuẩn hóa Sẽ hữu ích bạn tạo cẩm nang dự thảo ngân sách cung cấp hướng dẫn dự thảo ngàn sách ủy ban giám sát Điều cịn tùy thuộc vào quy mơ tổ chức 19 hoạch định tương lai đề giảm số lượng định bất ngơi W Truyền đạt kế hoạch quản lý lắng nghe vấn đề mà người khác dự đoàn W Cung cấp thước đo để đánh gia hiệu hoạt động nhà quản lý khác bo phan khác xét sử dụng phan mềm NÊN VA KHƠNG NÊN lÈ Khuyến khich nhóm Xem hoạch định dự án dé co & Khong nen mong doi sy ngân sách phù hòa hợp sát nhập hợp ngàn sách chức riêng lẻ mà khơng có phối hợp Khơng nên chấp nhận bất cử điều ngồi mục tiêu Xác định rô ràng hợp lý đề tạo động viên Không nên quên phân bổ nguồn lực cách phủ hợp công khai cho giám đốc phòng ban 20 Hãy yêu cầu bạn bè phận khác cho biết cách họ dự thảo ngân sách TÌM HIỂU CHỨC NẴNG DỰ THAO NGAN SÁCH VIỆT DỰ THẢO NGÂN SÁCH Y Néu tat ca cac gidm dic tuân thu : thi tuc tiên areal chuẩn cua gatođể arias nhiing uiết ngân VIỆT DỰ THẢO NGÂN SÁCH ¬ - ag oct cab ese ` Có nhiều trình tự5 lõ-gíc để viết một? ngân sách siich, shi nhà quan lý cấp cao có — CỔ Ý nghĩa, Bạn dau, ban phải thụ thập thong thé dinh gia tit cá dự tháo ngân sácb — tìn vẻ mục tiêu mà to chuc ban muốn méi quan vei vi lpi ich dat được, giới hạn, khả tia cá tổ tHẾ" Chủ tịch danh Giảm đốc baoredn ut phận ảnh hưởng yếu to bên bên ngồi tó chức Quan trọng bạn phải tập trung xác định loại, lượng, thời gian doanh thu chi phí, để giúp bạn dự toán gia yeu cần: lấn dể phận thu nhập tiêu tốt Muốn thật hiệu quả, cung cấp số liệu có hiệu minh lực, biết cách kiểm tra khoản trong, du thảo, Nền gần ngân sách tiêu với thuyết minh doanh thu tiêu để giúp nhà quản lý cấp cao nhìn tranh rõ ràng tính khả thi dự thảo ngân sách Ngoài ra, bạn phải thực trình củng cố vơ quan trọng nhằm ngân sách 21, GIAM SÁT NGÂN SÁCH Can giảm sát ngân sách cách sách dường có sai sót: nên đẻ yên thay d ¡ Sự thiéu chinh xac ngan sach lỗi người vấn đề kinh doanh, càn xem xét tất nhân tố khác trước bạn bắt đầu xây dựng cho tương lai Hay viết dự thảo linh hoạt cho kiểm tra lý gây khác biệt, có hành động sửa sai, sau đánh giá phương hướng, cải thiện kỹ dự thảo ngân sách trong, tương lai Quan trọng phải biết làm hay nên thay đổi, cần có thiện ngân sách cách kiểm tra diễn biến thực tế so vơi dự thảo ngân sách, ngân hoàn mặt bạn muốn giám sát 22 Hay xem ngan sach trước có xác khơng QUAN LY NGAN SACH NHAN BIET NHUNG TRO NGAI TIEM TANG Te số tổ chức, ngân sách xem điều đáng sợ bơn cơng cụ bình doanh tícb cực thúc đẩy biện boạt động Đó bệ tbống ngân sách pbục nụ nhiều lợi ich, va mot số lợi ícb xung 23 Mục tiêu có tính yêu cầu cao khả thi mục tiêu thành cóng đột uới nhan Các giám đốc gặp nhai dé thio luan ve nhiing xung đột uà cổ gắng giái qioết xung đột TIM HIEU XUNG ĐỘT Nếu dự đoán xung đột tiềm tàng vẻ lợi ích, bạn lập ngân sách có tính thực tế ® Lập kế hoạch cho ngân sách có tính u cầu cao dan đến số cao khả thực tế đạt được; điều dẫn đến động nhân viên dân đến hiệu hoạt động Những định kinh doanh tốt xem xét tử góc đỏ cá nhân khơng tốt cho phận tồn tổ chức Mơi trưởng kinh doanh thay đổi nhanh, đến mức ngân sách vai trò cơng cụ dự đốn khơng thể theo kịp diễn biến thị trường 18 Những xung đột vin không giải 0à ngân sách chắn thất bai TÌM HIỂU CHỨC NANG DU THAO NGAN SACH GIAI QUYET XUNG DOT Dự thảo ngân sách 24 môn khoa học người khác đề tránh khơng hồn chỉnh, cản phải nhận khơng có hành động điều chỉnh, xung đột trở ngại tiểm dẫn đến đổ vỡ tàng việc dự thảo s Muốn động viên nhân viên mà không thỏa hiệp kế hoạch phận, đưa hai ngân sách: cho mục đích hoạch định, cho mục tiêu quản lý * Chỉ thị rõ ràng cho nhà quản lý họ phải hành động phù hợp khơng với lợi ích họ mà cịn voi bo phan khác «Muon dam bảo Giao tiếp với ngân sách ngân sách cập nhật, xác lập khung ngân sách ngắn, ba tháng thời ví gian dụ | | Nhưng giám đán biểu nụ câu uà trí tê du thao ngân sách THẢO LUẬN VỚI NHAU Bằng cách giải nhưềng xung đất tiêm tảng từ đầu, ngàn sách thơng cách thành tơng NÊN YA KHƠNG NÉN ¥ Nhận thayAthrằng ngân sách sử dụng cho nhiều mục địch chử đơn giản đề dự bảo kết qua cho nam Hãy tổ chức buổi đào; tạo có _¬liên quan đến kỹ thuật x du thao ngan sach toi Chap nhan ràng, vào mục địch cách sử dụng số liêu, ngàn sách cỏ thể nsxung đột W Cong tác với giảm đốc phận khác đề dé hi trí B Khong nén nhảm lần nhu cầu cửa tổ chức với mục tiêu bạn muốn hoàn thành Ä Khơng nên bị vào van đề trị phòng ban ma mat di tam nhin mục tiêu cửa tổ chức Không nên cứng nhắc với ngân sách rõ ràng khơng đóng với linh vực kinh doanh ln thay đổi nhanh chóng, hãy, điều ngân sách 19 ... hiểu ngân liệu ngân sách vốn sách tiên mặt ngân sách Hoàn thiện ngân sách 38 40 44 46 48 50 GIAM SÁT NGÂN SÁCH 10 14 18 CHUAN BI Phân tích chênh lệch Giám Phân Kiểm ngồi sát khác biệt tích lỗi ngân. .. Lời giới thiệu TÌM HIỂU CHỨC NĂNG DỰ THẢO NGÂN SÁCH Ngân sách gì? Tầm quan trọng ngân sách Dự thảo ngân sách chiến lược kinh doanh Quản lý trình dự thảo ngân sách Nhận biết trở ngại tiem tang Tim... ngân sách: cho mục đích hoạch định, cho mục tiêu quản lý * Chỉ thị rõ ràng cho nhà quản lý họ phải hành động phù hợp không với lợi ích họ mà cịn voi bo phan khác «Muon dam bảo Giao tiếp với ngân