Hoàn thiện hoạt động ký kết hợp đồng thương mại của doanh nghiệp nước ta hiện nay

Trong nền kinh tế hội nhập, quan hệ kinh doanh hết sức phong phú đa dạng, phức tạp. Các doanh nghiệp luôn đứng trước những cơ hội và nguy cơ. Làm thế nào để có thể vừa giành được thành công trong m

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế hội nhập, quan hệ kinh doanh hết sức phong phú đadạng, phức tạp Các doanh nghiệp luôn đứng trước những cơ hội và nguy cơ.Làm thế nào để có thể vừa giành được thành công trong môi trường cạnh tranhđầy biến động, vừa phải đảm bảo yếu tố pháp luật? Đó là vấn đề mà các doanhnghiệp đang rất quan tâm hịên nay Để làm được điều đó đòi hỏi các doanhnghiệp phải có những hiểu biết nhất định về pháp luật liên quan đến hoạt độngkinh doanh của Việt Nam cũng như của thế giới như: luật Doanh nghiệp, luậtThương mại, luật Đầu tư Một trong những vấn đề pháp luật mà doanh nghiệpcần quan tâm hiện nay là những quy định có liên quan đến hợp đồng Thươngmại Trong môi trường kinh doanh đầy những trắc trở, biến động và rủi ro nhưhiện nay thì vai trò của hợp đồng ngày càng trở nên quan trọng hơn Hợp đồngcó thể được coi là ''hòn đá tảng'' cho hoạt động kinh doanh của các doanh

nghiệp Với đề tài ''Hoàn thiện hoạt động ký kết hợp đồng thương mại củadoanh nghiệp nước ta hiện nay'' sẽ đưa ra một số lý luận, thực trạng và giải

pháp góp phần hoàn thiện quá trình ký kết hợp đồng thương mại của các doanhnghiệp Việt Nam hiện nay Đề tài này bao gồm 3 chương.

Chương 1: Khái quát chung về hợp đồng thương mại của doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng ký kết hợp đồng thương mại của các doanh nghiệp ViệtNam hiện nay

Chương 3: Phương hướng và biện pháp hoàn thiện hoạt động ký kết hợp đồngthương mại của các doanh nghiệp

Đề tài của em tập chung vào vấn đề phân tích, đánh giá, định hướng biệnpháp nhằm hoàn thiện các khâu của quá trình ký kết hợp đồng trong các doanhnghiệp hiện nay Đó là hoạt động: Chuẩn bị ký kết hợp đồng, quá trình đàmphán đi đến ký kết hợp đồng, vấn đề về soạn thảo văn bản hợp đồng thương mại.Đề án này, được nghiên cứu chủ yếu dựa vào phương pháp thống kế, thu thấp

nghiến cứu tại bàn kết hợp với lý luận thực tiễn Mặc dù đã có nhiều cố gắngnhưng đề án này của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhậnđược sự góp ý kiến của các thày cô và tất cả các bạn Em xin chân thành cámơn sự hướng dẫn, đóng góp ý kiến tận tình quý báu của GS TS Hoàng ĐứcThân, chủ nhiệm khoa Thương mại, phụ trách hướng dẫn đề này của em cùngsự tạo điều kiện giúp đỡ quý báu của trung tâm thư viện trường đại học Kinh tếquốc dân.

Khoa Thương mại, lớp QTKD thương mại 47BSinh viên

Đỗ Thu Trang

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG KÝ KẾT HỢPĐỒNG THƯƠNG MẠI CỦA DOANH NGHIỆP

1.1 Những vấn đề chung về hợp đồng thương mại

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm về hợp đồng thương mại

Trong nền kinh tế thị trường mỗi cá nhân, tổ chức đều tham gia nhiều mốiquan hệ xã hội phong phú và đa dạng.Cùng với sự phát triển kinh tế con ngườitham gia vào các quan hệ thương mại.Các quan hệ thương mại thì ngày càng trởlên phức tạp hơn tỷ lệ với bình phương tốc độ phát triển sản xuất.Trong cácquan hệ, giao dịch đó thì căn cứ chủ yếu đảm bảo nghĩa vụ, quyền lợi của cácbên đó là hợp đồng.

Hợp đồng được hiểu theo nghĩa rộng là: Sự thoả thuận giữa hai hay nhiềubên về một vấn đề nhất định trong xã hội nhằm làm phát sinh, thay đổi hay chấmdứt các quyền và nghĩa vụ của các bên Tức là hợp đồng phải thể hiện được sựtự do bày tỏ ý kiến của các bên tham gia quan hệ hợp đồng,các cá nhân, tổ chứcđược tự do quyết định việc giao kết hợp đồng với ai,như thế nào, vào thời điểmnào và thông qua hợp đồng các bên xác lập được đối tượng, nghĩa vụ của chủthể.

Luật Thương mại được Quốc hội thông qua ngay 14 tháng 6năm 2005không có định nghĩa riêng về “hợp đồng thương mại” nhưng đề cập đến các loạihợp đồng cụ thể trong hoạt động thương mại Trong Chương 2 có quy định vềhợp đồng mua bán hàng hoá, Chương 3 quy định về hợp đồng dịch vụ.Hợp đồngthương mại được hiểu là thoả thuận giữa các thương nhân (hoặc một bên làthương nhân) về việc thực hiện một hay nhiều hành vi của hoạt động thương mạinhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận.

Hợp đồng Thương mại có những đặc điểm của các hợp đồng trong hoạt

động kinh doanh nói chung và mang những đặc điểm riêng của các hoạt độngthương mại.

Thứ nhất, chủ thể của hợp đồng thương mại là thương nhân hoặc một bên

là thương nhân Trong đó thương nhân là toỏ chức, cá nhân có đăng ký kinhdoanh và tiến hành hoạt động thương mại một cách thường xuyên, độc lập.Thương nhân nước ngoài được đặt đại diện, chi nhánh tại

Việt Nam, thành lập tại Việt Nam doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoàitheo các hình thức do pháp luật Việt Nam quy định.

Thứ hai, hình thức của hợp động thương mại có thể bằng lời nói, bằng văn

bản hoặc bằng hành vi cụ thể Thông điệp dữ liệu cũng được coi như là hìnhthức văn bản Trong quan hệ hợp đồng cụ thể thì các bên phải tuân thủ theonhững quy định này và đây là một trong những điều kiện có hiệu lực của hợpđồng.

Thứ ba, mục đích ủa hợp đồng thương mại là lợi nhuận.

Thứ tư, nội dung của hợp đồng thương mại là xác lập quyền và nghĩa vụ

của các bên trong quan hệ cụ thể khi tiến hành hoạt động thương mại Theo LuậtThương mại 2005, hoat động thuơng mại là hoạt động nhằm mục đích sinh lời ,bao gồm mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại vàcác hoạt động khác.

1.1.2 Phân loại hợp đồng thương mại

Theo Luật Thương mại hiện hành, hợp đồng thương mại bao gồm hainhóm là hợp đồng mua bán hàng hoá và hợp đồng cung ứng dịch vụ.

Trong mỗi nhóm của hoạt động thương mại, chế độ pháp lý về hợp đồngcó những quy định cụ thể cho từng loại hợp đồng như mua bán hàng hoá khôngcó yếu tố quốc tế, mua bán hàng hoá quốc tế, mua bán hàng hoá qua sở giaodịch hàng hoá, các hợp đồng xúc tiến thương mại (khuyến mại, quản cáo thươngmại, trưng bày giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hàng hoá ,hội chợ triển lãm thươngmại) và các hợp đồng trong hoạt động cụ thể khác (gia công, đấu giá hàng hoá,

dấu thầu hàng hoá, dịch vụ, dịch vụ logistics,giám định ,cho thuê hàng hoá,cuyển nhượng quyền thương mại).

1.1.2.1 Hợp đồng mua bán hàng hoá

 Khái niệm: Hợp đồng mua bán hàng hoá là sự thoả thuận giữa bênmua và bên bán, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng hoá và chuyển giaoquyền sở hữu hàng hoá thuộc quyền sở hữu hàng hoá của mình cho bên mua vànhận tiền từ bên mua, còn bên mua có nghĩ vụ trả tiền cho bên bán,tiếp nhậnhàng hoá và chuyển quyền sở hữu hàng hoá từ bên bán.

 Đặc điểm

- Về chủ thể của hợp đồng: theo Luật Thương mại 2005, Hợp đồngthương mại có thể giao kết giữa các chủ thể bao gồm tổ chức kinh tế được thànhlập hợp pháp, cá nhân họat động thường xuyên và có đăng ký kinh doanh Cácthương nhân này có quyền hoạt động thương mại trong các ngành nghề, tại cácđịa bàn, dưới các hình thức và theo các phương thức mà pháp luật không cấm.Ngoài ra, hợp đồng thương mại còn được ký kết giữa các tổ chức, cá nhân kháchoạt đoọng có liên quan đến thương mại Đối tượng của hợp đồng thương mại làhàng hoá Hàng hoá theo hợp đồng là hàng hoá được phép mua bán theo quyđịnh của pháp luật của nước bên mua và bên bán Theo quy định hiện hành,thương nhân có thể mua bán, xuất nhập khẩu tất cả các loại hàng hoá không phụthuộc vào ngành nghề được ghi trong giấy phép kinh doanh, trừ những hàng hoáthuộc danh mục hàng cấm kinh doanh Thương nhân chỉ đươc nhập khẩu nhữnghàng hoá theo ngành nghề, ngành hàng ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinhdoanh Đối với những hàng hoá thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ thương mạihạn chế kinh doanh; Danh mục hàng hoá, dịch vụ thương mại kinh doanh cóđiều kiện thì thương nhân phải thực hiện đầy đủ quy định hiện hành của phápluật về kinh doanh các hàng hoá đó trước khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩutheo quy định của Điều 25 Luật Thương mại.

- Về nội dung của hợp đồng cần chứa đựng đầy đủ các nội dung cơ bảncủa một hợp đồng mua bán hàng hoá là: tên hàng; số lượng; quy cách chấtlượng; giá cả; phương thức thanh toán; địa điểm và thời hạn giao hàng Ngoài rahợp đồng phải có thêm những điều khoản để đảm bảo quyền lợi cho các bênkhông có chung một hệ thống pháp luật như điều khoản về chọn Luật áp dụnghay cơ quan và nơi giải quyết tranh chấp

- Về hình thức của hợp đồng, theo quy định tại Luật Thương mại hợpđồng thương mại được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lậpbằng hành vi cụ thể

- Giao kết hợp đồng mua bán hàng hoá: Hợp đồng có thể được ký kếtbằng các phương thức trực tiếp hoặc gián tiếp.

Ký kết bằng phương thức trực tiếp: Người đại diện có thẩm quyền của cácbên trực tiếp gặp nhau, cùng bàn bạc, thương lượng và thoả thuận thống nhất vềcác nội dung của hợp đồng và cùng ký tên vào văn bản hợp đồng Hợp đồngđược xác lập và phát sinh hiệu lực pháp lý từ thời điểm các bên có mặt ký vàohợp đồng.

Ký kết bằng phương thức gián tiếp: Các bên không trực tiếp gặp nhau đểbàn bạc thảo luận mà trao đổi qua các tài liệu giao dịch như công văn, điện báo,đơn đặt hàng, đơn chào hàng, thông điệp, dữ liệu điện tử trong đó ghi rõ nộidung công việc cần giao dịch.

- Thời điểm xác lập hợp đồng mua bán hàng hóa

Hợp đồng mua bán hàng hoá được coi là đã ký kết kể từ khi các bên cómặt ký kết vào hợp đồng Trong trường hợp các bên không cùng có mặt để kýkết hợp đồng mua bán hàng hoá được coi là đã ký kết kể từ khi bên chào hàngnhận đựơc thông báo chấp nhận toàn bộ các điều kiện được ghi trong đơn chàohàng trong thời hạn trách nhiệm của người chào hàng Từ thời điểm hợp đồngmua bán hàng hóa được ký kết, mọi thư từ giao dịch và đàm phán trước đó vềhợp đồng dều hết hiệu lực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

 Quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng mua bán hàng hóa Người bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng về sốlượng, chất lượng, cách thức đóng gói, và các quy định khác trong hợp đồng,phải giao hàng đúng thời điểm giao hàng Phải bảo đảm hàng hóa được giao vàviệc chuyển giao hàng hóa là hợp pháp cũng như phải đảm bảo quyền sở hữu chítuệ đối với hàng hóa đã bán.Sau thời điểm chuyển quyền sở hữu, người bánkhông được có bất kỳ hành vi nào ngoài phương hại tới quyền sở hữu hàng hóacủa người mua.Bên mua có quyền từ chối nhận hàng nếu hàng hóa không phùhợp với hợp đồng , thuộc một trong các trường hợp sau:

- Không phù hợp ới mục đích sử dụng thông thường của các hàng hóacùng chủng loại;

- Không phù hợp với bất kỳ mục đích cụ thể nào mà bên mua đã cho bênbán biết vào thời điểm giao kết hợp đồng;

- Không bảo đảm chất lượng như của mẫu hàng hóa mà bên bán đã gaiocho bên mua;

- Không được bảo quản, đóng gói theo cách thức thông thường đối vớiloại hàng hóa đó hoặc không theo cách thức thích hợp để bảo quản hàng hóatrong trường hợp không có cách thức bảo quản thông thường.

Bên bán khôn chịu trách nhiệm về bất kỳ khiếm khuyết nào của hànghóa không phù hợp với hợp đồng nếu vào thời điểm giao kết hợp đồng bên muađã biết hoặc phải biết về những khuyết điểm đó Trong thời hạn khiếu nại, bênbán phải chịu trách nhiệm về bất kỳ khiếm khuyết nào của hàng hóa có trướcthời điểm chuyển rủi ro cho bên mua, kể cả trường hợp khiếm khuyết đó đượcphát hiện sau thời điểm chuyển rủi ro Bên bán phải chịu trách nhiệm về khiếmkhuyết của hàng hóa phát sinh sau thời điểm rủi ro nếu khiếm khuyết đó do bênvi phạm hợp đồng.

Bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng và nhận hàng theo thỏathuận, phải tuân thủ các phương thức thanh toán, thực hiện việc thanh toán theo

trình tự, thủ tục thỏa thuận và theo quy định của pháp luật Bên mua vẫn phảithanh toán tiền mua hàng trong trường hợp hàng hóa mất mát, hư hỏng sau thờiđiểm rủi ro được chuyển từ bên bán sang bên mua trừ trương hợp mất mát, hưhỏng do lỗi của người bán gây ra.

Bên mua cũng có quyền ngừng thanh toán tiền mua hàng trong cáctrường hợp: (1) Bên mua có bằng chứng về việc bên bán lừa dối thì có quyềntạm ngừng việc thanh toán; (2) Bên mua có bằng chứng về việc hàng hóa đanglà đối tượng bị tranh chấp thì có quyền tam ngừng thanh toán cho đến khi bênbán khắc phục được sự không phù hợp đó.

 Mua bán hàng hóa qua Sở giao dịch hàng hóa

Quy định về mua bán hàng hóa qua Sở giao dịch hàng hóa là một hoạt độngthương mại mới được bổ sung tại Luật Thương mại 2005 mua bán hàng hóa quaSở giao dịch hàng hóa là một hoạt động phổ biến trong thực tiễn thương mạiquốc tế nhằm bảo hiểm các rủi ro do việc biến động giá cả trên thị trường vìvậy, hoạt động này có tác động tích cực đến hoạt động mua bán hàng hóa mà giácả thường có những biến động lớn, nhằm thúc đẩy sự hình thành và phát triểncủa thị trường hàng hóa và nông sản một cách ổn định.

1.1.2.2 Hợp đồng cung ứng dịch vụ

Luật thương mại đã có những quy định cơ bản về quyền cung ứng vàquyền sử dụng dịch vụ của thương nhân được xây dựng trên cơ sở nhữngphương thức cung ứng dịch vụ với quy định về thương mại dịch vụ của các hiệpđịnh thương mại song phương (BTA) và tổ chức thương mại quốc tế(WTO).Theo đó cung ứng dịch vụ là hoạt động thương mại một bên (bên cungứng dịch vụ) có nghĩa vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác để nhận đượcthanh toán; bên sử dụng dịch vụ (khách hàng) có nghĩa vụ thanh toán cho bêncung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận.Hợp đồng dịch vụ đượcthể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể Đối

với các loại hợp đồng dịch vụ mà pháp luật quy định phải được lập thành vănbản thì phải tuân thêo các quy định đó.

 Quyền và nghĩa vụ của bên cung ứng dịch vụ

- Cung ứng các dịc vụ và thực hiện các công việc có liên quan một cách đầyđủ một cách phù hợp với thỏa thuận mà theo quy định của luật

- Bảo quản và giao cho khách hàng tài liệu và phương tiện được giao đểthực hiện dịch vụ sau khi đã hoàn thành công việc

- Thông báo ngay cho khách hàng trong trường hợp thông tin, tài liệukhông đầy đủ, phương tiện không bảo đảm việc cung ứng dịch vụ

- Giữ bí mật về thông tin mà mình biết được trong quá trình cung ứng dịchvụ nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định

Liên quan đến thời hạn hoàn thành dịch vụ, bên cung ứng dịch vụ, bên cungứng dịch vụ phải hoàn thành đúng thời hạn đã thoả thuận trong hợp đồng (Điều82, Luật Thương mại) Trường hợp không có thoả thuận về thời hạn hoàn thànhdịch vụ thì bên cung ứng dịch vụ phải hoàn thành dịch vụ trong một thời hạnhợp lý trên cơ sở tính đến tất cả các điều kiện và hoàn cảnh mà bên cung ứngdịch vụ biết được ở thời điểm giao kết hợp đồng, bao gồm bất kỳ nhu cầu cụ thểnào của khách hàng có liên quan đến thời gian hoàn thành dịch vụ

Trường hợp một dịch vụ có thể được hoàn thành khi khách hàng hoặcbên cung ứng dịch vụ khácđáp ứng các điều kiện nhất định thì bên cung ứng đókhông có nghĩa vụ hoàn thành dịch vụ của mình cho đến khi các điều kiện đóđược đáp ứng

 Quyền và nghĩa vụ cụ thể của bên tiếp nhận dịch vụ

Khách hàng có quyền yêu cầu bên cung ứng dịch vụ trao đổi thông tin vềtiến độ công việc và các công việc có liên quan đến việc cung ứng dịch vụ, cungứng dịch vụ vào thời gian và các phương thức phù hợp; trong quá trình cung ứngdịch vụ, khách hàng có quyền yêu cầu bên cung ứng dịch vụ phải tuân thủ

những yêu cầu hợp lý của mình liên quan đến những thay đổi trong quá trìnhcung ứng dịch vụ.

Các nghĩa vụ cơ bản của bên tiếp nhận dịch vụ theo Điều 85 của Luật TMlà:

- Thanh toán tiền cung ứng dịch vụ như đã thoả thuận trong hợp đồng; - Cung ứng kịp thời các kế hoạch, chỉ dẫn và những chi tiết khác để việccung ứng dịch vụ được thực hiện không bị trì hoãn hay gián đoạn;

- Hợp tác trong tất cả các vấn đề cần thiết khác để bên cung ứng dịch vụmột cách thích hợp;

- Điều phối hoạt động của các bên cung ứng dịch vụ để không gây cản trởđến công việc của bất kỳ bên cung ứng dịch vụ nào trong trường hợp một dịchvụ do nhiều bên cung ứng dịch vụ cùng tiến hành với bên cung ứng dịch vụkhác

1.1.3 Điều kiện, cơ cấu, thưỏng phạt trong một hợp đồng thương mại.

1.1.3.1 Nội dung các điều kiện của một hợp đồng thương mại

 Điều kiện về tên hàng

Điều kiện nay bao gồm ghi tên thông thường, tên thương mại, tên khoahọc(áp dụng cho các loại hoá chất giống cây);ghi tên hàng kèm tên địa phươngsản xuất ra, nếu nơi đó ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm; ghi tên hàng hoákèm với quy cách chính của hàng hoá đó; ghi tên hàng kèm với tên nhà sản xuấtra nó; ghi tên hàng kèm với công dụng của hàng, theo cách này nguời ta ghithêm công dụng chủ yếu của sản phẩm, theo tập quán nếu hợp đồng ghi kèmtheo công dụng thì người bán phải giao hàng đáp ứng được công dụng đó mặcdù giá cả nó cao

 Điều kiện về phẩm chất

Thống nhất những quy định, những phương pháp để xác định về chấtlượng Có các phương pháp chủ yếu sau đây:

+ Xác định phẩm chất dựa vào mẫu hàng

+ Xác định phẩm chất dựa vào tiêu chuẩn: Đối với những sản phẩm đãcó tiêu chuẩn thì dựa vào tiêu chuẩn để xác định phẩm chất

+ Xác định phẩm chất dựa vào nhãn hiệu hàng hoá:

Nhãn hiệu là những ký hiệu, hình chữ…để phân biệt hang hoá của nơisản xuất này với nơi sản xuất khác.

Lưu ý: Nhãn hiệu đã đăng ký chưa? Được đăng ký ở thị trường nào?Hãng sản xuất đó có đăng ký tại thị trường mua sản phẩm chưa? Cần ghi nămsản xuất, đợt sản xuất của sản phẩm vì nhưũng sản phẩm được sản xuất ở nhữngthời điểm khác nhau có thể có chất lượng khác nhau nên giá cả cũng khác nhau.Cần chú ý đến những nhãn hiệu tương tự

+ Xác định phẩm chất dựa vào tài liệu kỹ thuật gồm: Bảng thuyết minh,hướng dẫn vận hành, lắp ráp, catalog…Phải tiến hành ácc tài liệu kỹ thuật thànhmột phụ kiện của hợp đồng tức gắn nó với hợp đồng

+ Xác định phẩm chất dựa vào hàm lượng của một chất nào đó trongsản phẩm: Chia làm hai loại hàm lượng của chất trong hàng hoá là: Hàm lượngchất có ích (Quy định hàm lượng % min); Hàm lượng chất không có ích ( Quyđịnh hàm lượng % max)

+ Xác định mẫu hàng dựa vào việc xem hàng trước: Tuỳ hợp đồng đã kýnhưng phải có người mua xem hàng hoá và đồng ý, lúc đó hợp đồng mới có hiệulực Nếu người mua không đến xem trong thời gian quy định thì quá thời gianđó coi như đồng ý

 Điều kiện về số lượng

+ Cần lưu ý hệ thống đơn vị đo lường như thế nào?

+ Phương pháp đo như thế nào? Phương pháp quy định trọng lượng (Trọnglượng cả bì? trọng lượng tịnh? trọng lượng thương mại?)

+ Phải thốn nhất về phương tiện đo. Điều kiện về giao hàng

- Quy định thời hạn mà người bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng.

- Quy định về địa điểm giao nhận hàng: chính xác về toạ độ; mốc địađiểm phải cố định; địa điểm ấy có khả năng thực hiện được.

- Quy định về phương thức giao hàng: Là những quy định về việc giaonhận được tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận sơ bộ hoặc là giao nhận cuốicùng

-Thông báo giao hàng: Thông thường trước khi giao hàng người bánthông rằng hàng sẵn sàng để giao hàng hoặc ngày đem ra cảng để giao;ngườimua báo cho người bán những nội dung những nội dung cần thiết để gửi hànghoặc về chi tiết về tàu đến nhận hàng Sau khi giao hàng người bán phải thôngbáo tình hình hàng đã giao, kết quả giao hàng.

 Điều kiện giá cả

- Xác định đơn vị tiền tệ của giá cả

- Xác định mức giá của hàng hoá:Xác định giá trần (mức giá cao nhất màcác bên có thể quyết định được); Xác định mức giá sàn (mức giá thấp nhất màcác bên quyết định được); Xác định mức giá tạm tính

- Các điều kiện về giảm giá do việc mua nhiều hoặc do thời vụ Từ đó tínhtoán xem giảm giá bằng việc giảm giá đơn hay giảm giá luỹ tiến hay giảm giátặng thưởng.

 Điều kiện về thanh toán

-Tiền thanh toán phải được tiến hành cụ thể bằng đồng tiện được ghi tronghợp đồng Đồng tiền thanh toán có thể trùng hoặc không trùng với đồng tiền ghigiá Nếu không trùng hợp thì phải quy định tỷ giá quy đổi.

- Thời hạn thanh toán có thể trả ngay, trả trước hay trả sau.

- Hình thức thanh toán: Tiền mặt, L\C, D\A, D\P, T\T,M\T, cheque - Bộ chứng từ thanh toán gồm:

+ Hối phiếu thương mại.

+ Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có).+ Hoá đơn thương mại.

+ Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hoá.+ Giấy chứng nhận trọng\ khối lượng.+ Giấy chứng nhận xuất xứ bao bì.

+ Giấy kiểm dịch động vật(nếu hàng bán phải kiểm dịch)

 Điều kiện bao bì và mã ký hiệu

- Về bao bì: Trong điều khoản này các bên giao dịch thường thoả thuậnvới nhau về: Quy cách bao bì, chất lượng bao bì, số lớp bao bì, giá cả bao bì,phương thức cung cấp, đảm bảo bao bì.

-Yêu cầu của ký mã hiệu:

+ Được viết bằng sơn hoặc mực không phai, không nhoè.+ Phải dễ đọc, dễ thấy.

+ Có kích thước lớn hoặc bằng 2 cm

+ Không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hoá

+ Phải dùng màu đen hoặc màu tím với hàng hoá thông thường,màu đỏ với hàng hoá nguy hiểm, màu cam với hàng hoá độc hại Bề mặt viết kýmã hiệu phải bào nhẵn.

+ Phải được viết theo thứ tự nhất định.

+ Ký hiệu mã hiệu phải được kẻ ít nhất trên hai mặt giáp nhau  Điều kiện bảo hành

- Thời gian bảo hành: cần phải quy định hết sức rõ ràng.

- Nội dung của bảo hành: người bán hàng cam kết trong thời hạn bảo hànhhàng hoá sẽ bảo đảm các tiêu chuẩn chất lượng, đặc điểm kỹ thuật, phù hợp vớiquy định của hợp đồng, với điều kiện người mua phải nghiêm chỉnh thi hành sựhướng dẫn của người bán về sử dụng và bảo dưỡng Nếu trong giai đoạn đó,người mua phát hiện thấy khuyết tật của hàng hoá, thì người bán phải sửa chữamiễn phí hoặc giao hàng thay thế.

 Điều kiện phạt bồi thường thiệt hại

Các trường hợp phạt: Phạt chậm giao hàng; Phạt hàng không phù hợp vềsố lượng và chất lượng.

Các biện pháp giải quyết như: Huỷ ngay đơn hàng, không thanh toán tiềnbồi thường Hoặc yêu cầu thay thế ngay lô hàng bị từ chối; Hoặc yêu cầu nhàcung cấp khác thay thế lô hàng, chi phí do nhà cung cấp vi phạm chịu.

Các biện pháp trên áp dụng kèm tỷ lệ tiền phạt: Phạt 1 tỷ lệ phần trămcủa số tiền đến thời hạn thanh toán, tính theo thời hạn chậm thanh toán Phân bốlãi suất chậm thanh toán, thường vận dụng tỷ lệ triết khấu chính thức hay lãi suấthợp pháp được công bố hay lãi suất nợ quá hạn của các ngân hàng, có lúc còncộng thêm vài phần trăm

 Điều kiện bảo hiểm

Trong điều khoản này cần thoả thuận ai là người mua bảo hiểm và điềukiện bảo hiểm cần mua.

 Điều kiện khiếu nại

Là các đề nghị do một bên đưa ra đối với bên kia do số lượng, chất lượnggiao hàng, hoặc một số vấn đề khác không phù hợp với các điều khoản đã đượcquy định trong hợp đồng Đơn khiếu nại phải được gởi đi kèm theo chứng từ cầnthiết như: biên bản giám định, biên bản chứng nhận tổn thất, mất mát, vận đơnđường biển, giấy chứng nhận chất lượng, bản kê chi tiết

 Điều kiện trọng tài

Quy định các nội dung sau: Ai là người đứng ra phân xử? Toà án Quốcgia hay Toà án trọng tài, trọng tài nào, thành lập ra sao? Để giải quyết tranhchấp giữa các bên giao dịch, khi những tranh chấp này không thể giải quyếtbằng con đường thương lượng Áp dụng luật nào vào việc xét xử? Địa điểm tiếnhành xét xử? Phân định chi phí trọng tài như thế nào?

1.1.3.2 Cơ cấu của một hợp đồng thương mại

Một hợp đồng thương mại nói chung có những nội sau:Phần mở đầu

-Quốc hiệu: Phần này mở đầu một hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụtrong nước Còn đối với hợp đồng mua bán quốc tế thì không ghi quốc hiệu vìchủ thể thuộc các quốc tịch khác nhau.

-Số và ký hiệu hợp đồng: Ghi ở góc trái của hợp đồng hoặc dưới tên vănbản Nội dung này cần thiết cho việc lưu trữ, tra cứu khi cần thiết, phần ký hiệuhợp đồng thường là những chữ viết tắt của tên chủng loại hợp đồng.

-Những căn cứ để xây dựng hợp đồng: Thông thường là căn cứ vào nhữngvăn bản pháp quy, văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền,thoả thuận của chủ thể.

-Thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng: Nội dung này phải được xác lậprõ ràng vì nó là mốc quan trọng đánh dấu sự thiết lập hợp đồng xảy ra trong mộtkhông gian, thời gian cụ thể, để chứng minh sự giao dịch của các bên, khi cầnthiết nhà nước sẽ thực hiện xác nhận, hoặc kiểm soát, đồng thời nó cũng là căncứ quan trọng để các chủ thể hợp đồng ấn định thời hạn của hợp đồng được bắtđầu và kết thúc khi nào.

 Những thông tin về những chủ thể hợp đồng bao gồm những nộidung:

- Tên doanh nghiệp: Hai bên phải kiểm tra lẫn nhau về tư cách pháp nhânhoặc giấy phép đăng ký kinh doanh, để chống mạo danh lừa đảo hoặc bị thôngbáo vỡ nợ, đình chỉ hoạt động, giải thể.

- Địa chỉ của doanh nghiệp: Ghi rõ nơi có trụ sở pháp nhân đóng, khi cầncác bên có thể tìm đến nhau để liên hệ, giao dịch Yêu cầu phải ghi rõ cụ thể sốnhà, đường phố, xã phường, quận, huyện, tỉnh, thành phố

- Số điện thoại, telex, fax: Đây là những phương tiện thông tin quan trọngđể giao dịch, liên hệ với nhau, giảm bớt chi phí đi lại

- Số tài khoản mở tại ngân hàng: Khi ký hợp đồng các bên phải thẩm địnhvề ngân hàng mở tài khoản, số hiệu tài khoản, kiểm tra nắm vững số tiền đối táccó trên tài khoản để đảm bảo khả năng thanh toán.

- Người đaị diện ký kết hợp đồng: Về nguyên tắc phải là người đứng đầupháp nhân hoặc đứng tên trong giấy phép kinh doanh Song có thể uỷ quyền chongười khác theo đúng quy định của pháp luật.

Phần những điều khoản căn bản hai bên thoả thuận bao gồm những nộidung sau:

-Điều khoản về đối tượng hợp đồng: Trong đó nêu rõ tên của hàng hoágiao dịch trong hợp đồng.Tên hàng hoá phải được ghi chính xác, rõ ràng theo sựthoả thuận của các chủ thể và tính theo đơn vị đo lường hợp pháp của nhà nướcvới từng loại hàng Nếu tính trọng lượng thì phải ghi cả trọng lượng tịnh vàtrọng lường cả bì Nếu trong hợp đồng có mua bán nhiều loại hàng hoá khácnhau thì phải ghi riêng số lượng, trọng lượng của từng loại, sau đó ghi tổng giátrị hàng hoá mua bán.

-Điều khoản về chất lượng, quy cách hàng hoá: Điều khoản này chỉ rõphẩm chất, qui cách, tiêu chuẩn kỹ thuật, kích thước, màu sắc, mùi vị, độ ẩm,tạp chất

-Điều khoản về thanh toàn: Điều khoản này chỉ rõ đồng tiền và thể thứcthanh toán mà hai bên lựa chọn Tuỳ theo tính chất của các loại giao dịch thươngmại và các quan hệ chi trả hai bên có thể chọn một trong hai thể thức thanh toánchấp nhận được, chẳng hạn như thanh toán bằng tiền mặt, séc, uỷ nhiệm, thư tíndụng (L\C), đổi hàng

-Điều khoản về giao nhận hàng: Trong điều khoản này phải xác định tráchnhiệm của người bán thông báo cho người mua về việc hàng đã chuẩn bị xongđể giao, liệt kê những chứng từ giao hàng mà người bán phải giao khi ngườimua nhận hàng Trong hợp đồng này cần quy định rõ lịch giao, thời gian, địađiểm, phương thức giao nhận và điều kiện của người đến nhận hàng.

-Điều khoản về bao bì và ký mã hiệu hàng hoá: Điều khoản này cho thấyquy cách, chủng loại, chất lượng bao bì, độ bền và cách đóng gói hàng Cần đảmbảo ghi nhận đầy đủ các dấu hiệu đặc trưng của từng loại hàng như: Tên cơ sở

sản xuất, trọng lượng hàng, số hiệu đơn hàng, phải có đủ những chỉ dẫn đặc biệtvề vận chuyển, bảo quản, bốc xếp hàng hoá.Nội dung ký mã hiệu đôi khi cònquy định cả phương thức thanh toán bao bì trong hợp đồng.

-Điều khoản về hiệu lực hợp đồng.

-Điều khoản về giải quyết tranh chấp phát sinh Phần cuối của hợp đồng:

Phần này chỉ rõ:

-Số lượng bản hợp đồng ký có giá trị như nhau.

-Đại diện của các bên đã xác nhận vào hợp đồng (ký tên, đóng dâú).

1.1.3.3 Thưởng phạt trong hợp đồng thương mại

Để khuyến khích thực hiện tốt hợp đồng thương mại, các bên có quyềnthoả thuận mức tiền thưởng theo tỷ lệ phần trăm giá trị hợp đồng hoặc bằng sốtiền tuyệt đối Trường hợp có sự vi phạm hợp đồng thì phải bồi thường thiệt hại.Mức tiền phạt được nhà nước quy định như sau:

-Vi phạm chất lượng: Phạt từ 3% đến 12% giá trị phần hợp đồng bị viphạm chất lượng.

-Vi phạm thời hạn thực hiện hợp đồng: Phạt 2% giá trị phần hợp đồng bịvi phạm thời hạn thực hiện 10 ngày lịch đầu tiên; phạt từ 0,5% đến 1% cho mỗiđợt 10 ngày kế tiếp theo cho đến mức tổng số các lần phạt không quá 8% giá trịhợp đồng bị vi phạm ở thời điểm 10 ngày lịch đầu tiên; nếu hoàn toàn khôngthực hiện hợp đồng đã ký kết thì sẽ bị phạt đến mức 12% giá trị hợp đồng viphạm

-Vi phạm nghĩa vụ tiếp nhận sản phẩm hàng hoá, công việc đã hoàn thànhtheo đúng hợp đồng: Phạt từ 4% giá trị phần hợp đồng đã hoàn thành khôngđược tiếp nhận cho 10 ngày lịch đầu tiên và phạt thêm 1% cho mỗi đợt 10 ngàykế tiếp theo cho đến mức tổng số các lần phạt không quá 12% giá trị phần hợpđồng đã hoàn thành không được tiếp nhận ở thời điểm 10 ngày lịch đầu tiên.

-Vi phạm nghĩa vụ thanh toán áp dụng mức lãi suất tín dụng quá hạn củangân hàng nhà nước Việt Nam, tính từ ngày hết hạn thanh toán Trường hợp nàykhông giới hạn mức phạt tối đa.

1.1.4 Ý nghĩa của hoạt động ký kết hợp đồng trong việc thực hiện hợp đồngthương mại

Về cơ bản, hợp đồng là sự thoả thuận giữa các bên có liên quan về việc sẽthực hiện hay không thực hiện một điều gì đó Việc ký kết hợp đồng là hết sứccần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng Sự cần thiếttrước hết do trong quá trình thực hiện xuất hiện phát sinh, những thay đổi hay viphạm như về chất lượng, thời hạn thực hiện hợp đồng, không hoàn thành sảnphẩm hàng hoá, dịch vụ một cách đồng bộ, tiếp nhận sản phẩm hàng hoá, dịchvụ đã hoàn thành không đúng hợp đồng, không thanh toán đúng thời gian gâyra những tranh chấp, mâu thuẫn đòi hỏi cần được giải quyết Do việc ký kết hợpđồng là đảm bảo sự tin tưởng giữa các bên, là đòi hỏi, yêu cầu quản lý của nhànước.Việc ký kết hợp đồng có ý nghĩa:

-Đảm bảo việc thực hiện giao dịch hợp pháp đúng quy định của pháp luật.-Bảo vệ quyền và nghĩa vụ hợp pháp của các bên có liên quan.

-Bảo đảm việc thực hiện tốt qúa trình giao dịch, tạo dựng niềm tin lẫn nhaugiữa các bên, góp phần thúc đẩy phát triển sản xuất kinh doanh.

-Là cơ sở để giải quyết các tranh chấp, mâu thuẫn phát sinh trong quá trìnhthực hiện.

Vì vậy một hợp đồng được ký kết cần phải có tính hợp pháp,tính chặt chẽlogic Mỗi điểm thoả thuận trong hợp đồng phải rõ ràng có chủ thể đi kèm đểtránh những tranh chấp kiện tụng có thể xảy ra.

1.2 Nội dung hoạt động ký kết hợp đồng thương mại của doanh nghiệp

1.2.1 Hoạt động chuẩn bị giao dịch tiến tới ký kết hợp đồng thương mại

1.2.1.1 Những yêu cầu của việc chuẩn bị giao dịch đàm phán

Hoạt động kinh doanh ngày càng phức tạp, bạn hàng ở cách xa nhau, hoạtđộng kinh doanh chịu sự điều tiết của hệ thống luật pháp, hệ thống tiền tệ tàichính khác nhau Vì vậy trước khi bước vào giao dịch doanh nghiệp cần chuẩnbị chu đáo, xây dựng kế hoạch trước khi giao dịch.Việc chuẩn bị giao dịch đàmphán phải bảo đảm các yêu cầu về các mặt sau:

- Thu thập thông tin Trước khi đàm phán cần phải nắm được những thôngtin như: Đối phương có lợi gì trong thựơng vụ này? Ta có lợi gì trong thương vụnày? Đối phương là ai? Đại diện cho tổ chức, doanh nghiệp đó là người như thếnào? Những thông tin gì có thể cung cấp cho đối phương? Khuynh hướng thịtrường ra sao?

- Chuẩn bị chiến lược: Trước khi đàm phán cần xác định tư tưởng chungchủ đạo của mình là tư duy chiến lược hay tư duy đối phó.Công cụ và phươngtiện ta sẽ dùng là gì (hăng hái, nhiệt tình hay lãnh đạm thờ ơ, đơn giản và thúcép hay lạnh nhạt xa lánh.)

- Chuẩn bị kế hoạch: Trước khi đàm phán, cần xác định mục tiêu của cuộcđàm (yêu cầu tối đa, tối thiểu, giá cả cao nhất, giá cả thấp nhất, những nhượngbộ có thể thực hiện, những đòi hỏi đổi lại cho đối tượng nhượng bộ )

Việc chuẩn bị sắp xếp về nhân sự gồm có ai trong đoàn đàm phán, công tácchuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất cho cuộc đàm phán phải đảm bảo.

1.2.1.2 Hoạt động chuẩn bị trước khi giao dịch đàm phán

Hoạt động thu thập và xử lý các thông tin tiếp cận thị trường

Trong thời đại ngày nay - thời đại của thông tin và bùng nổ thông tin, dùhoạt động trong lĩnh vực mua bán hàng hóa hay bất kỳ lĩnh vực nào, người nắmthông tin nhanh chóng nhất và chính xác nhất sẽ luôn luôn là người chiến thắng.Vì vậy các doanh nghiệp trước khi bắt tay vào giao dịch kinh doanh trước tiên làphải chuẩn bị kỹ các thông tin về hàng hóa, thị trường, các thông tin cụ thể vềbạn hàng Thứ nhất, các thông tin về hàng hóa: Trước hết phải nghiên cứu, tìmhiểu kỹ về khía cạnh thương phẩm học để hiểu rõ giá trị, công dụng, các tínhchất cơ lý hóa của nó, cùng những yêu cầu của thị trường đối với mặt hàng đó,như: quy cách, phẩm chất, bao bì, các trang trí bên ngoài, cách lựa chọn, phânloại Doanh nghiệp phải nắm rõ tình hình sản xuất của mặt hàng đó như: Thờivụ, khả năng về nguyên vật liệu, công nhân, tay nghề, nguyên lý chế tạo Vềmặt tiêu thụ, phải biết mặt hàng định lựa chọn đang ở giai đoạn nào của chu kỳsống của nó trên thị trường Chu kỳ này là tiến trình phát triển việc tiêu thụ mộtmặt hàng trên thị trường gồm 4 giai đoạn: Thâm nhập, phát triển, bão hoà, thoáitrào.Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, để lựa chọn mặt hàng kinh doanhcăn cứ vào tỷ suất ngoại tệ các mặt hàng.Trong trường hợp xuất khẩu: Tỷ xuấtnày là tổng chi phí (có lãi định mức) bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vịngoại tệ Còn với trường hợp nhập khẩu, đó là tổng số tiền Việt Nam thu đượckhi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu

Thứ hai là các thông tin về thị trường Việc nghiên cứu các thông tin vềthị trường giúp cho các doanh nghiệp với vai trò là người mua hay người bán cónhững ứng xử tốt khi tiếp cận với thị trường, lựa chọn được phương thức muabán và điều kiện giao dịch thích hợp.Các thông tin về thị trường bao gồm cácthông tin như:

- Các thông tin chung về con người, tình hình về chính trị xã hội: diệntích, dân số, ngôn ngữ, địa lý khí hậu, các trung tâm thương mại chủ yếu, chế độchính trị, chính sách kinh tế

- Những thông tin kinh tế cơ bản: thu nhập của người dân (thu nhập bìnhquân đầu người) ,chỉ số bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thịtrường ; với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu thì cầnnghiên cứu thêm một số thông tin như: đồng tiền trong nước, tỷ giá giá hốiđoái, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ, tổng sản phẩm quốc gia

- Cơ sở hạ tầng: đường xá, cầu cống, bến cảng, sân bay, các phương tiệngiao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính.

- Chính sách ngoại thương: xem xét xem các nước đó có là thành viên củacác tổ chức mậu dịch quốc tế không?, các mối quan hệ buôn bán đặc biệt, chínhsách kinh tế nói chung, chính sách ngoại giao nói riêng, chế độ hạch toán xuấtnhập khẩu, hàng rào thuế quan, các chế độ ưu đãi đặc biệt

- Tìm hiểu kỹ về các ngân hàng, hệ thống tín dụng.

- Các điều kiện về vận tải và tình hình giá cước kèm theo.

Đối với các doanh nghiệp đóng vai trò là người bán trên thị trường thì cầnnghiên cứu kỹ các thông tin về các đối thủ cạnh tranh kinh doanh trên thịtrường Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh để tìm ra điểm mạnh yếu của đối thủcạnh tranh từ đó tìm ra điểm nổi trội của doanh nghiệp mình và để chỉ ra lợi thếcủa doanh nghiệp khi bước vào hoạt động đàm phán thuyết phục kháchhàng.Đối với các doanh nghiệp đóng vai trò là người mua thì cần nghiên cứuhơn nữa về các nhà cung cấp các loại hàng hóa mà doanh nghiệp muốn muacũng như những sản phẩm hàng hóa tương tự Số lượng nhà cung cấp thì cũngtùy thuộc vào bản thân tính chất nhu cầu về các loại hàng hóa mà doanh nghiệpkinh doanh trên thị trường Các doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc một sốnhà cung cấp của một hoặc nhiều hàng hóa Việc nghiên cứu này giúp cho cácdoanh nghiệp chủ động hơn trong việc lựa chọn nhà cung cấp cũng như trongquá trình đàm phán ký kết hợp đồng mua bán sản phẩm, hàng hóa, trong việcthỏa thuận về giá cả, các điều kiện giao nhận, thanh toán, bảo hiểm

Thứ ba là việc thu thập các thông tin cụ thể về bạn hàng Đó là các thôngtin như: về lịch sử hình thành, quá khứ của công ty; hình thức tổ chức, địa vịpháp lý của các công ty làm đối tác; phạm vi mức độ và các mặt hàng kinhdoanh; thái độ cư xử và thiện chí làm ăn; kinh nghiệm và uy tín; phong tục tậpquán trong kinh doanh cũng như trong lĩnh vực khác của đời sống xã hội đặcbiệt là các phương hướng, chiến lược phát triển của họ Việc nghiên cứu nàygiúp cho doanh nghiệp tạo được tâm lý cởi mở, hợp tác trong cuộc đàm phán vớibạn hàng.Vì trong thực tế, ở cùng những điều kiện như nhau, việc giao dịch vớikhách hàng cụ thể này thì thành công, với khách hàng khác thì thất bại Điều nàycàng cho thấy nhiệm vụ quan trọng nhất trong giai đoạn chuẩn bị là phải lựachọn bạn hàng phù hợp hay chính là việc phải nghiên cứu kỹ cụ thể các đặcđiểm của đối tượng tham giao dịch.

Hoạt động thu thập thông tin có thể được thu thập từ nhiều nguồn khácnhau Doanh nghiệp có thể dựa vào các tài liệu từ các hoạt động nghiên cứu tạibàn như từ các loại tạp chí kinh tế xuất bản định kỳ, các loại sách chuyên khảo,các thông báo của công ty mô giới, các tham tán thương mại, các thông tin từcác phương tiện thông tin đại chúng đài báo, tivi, internet Để thu thập tốtnguồn thông tin này doanh nghiệp cần có mạng lưới thu thập thông tin tài liệuổn định, có kế hoạch nhằm mở rộng kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn,củng cố kiến thức văn hóa cơ bản.Thu thập thông tin đã là một việc rất quantrọng, nhưng quan trọng hơn là phải đánh giá được sự chính xác của thông tin.Vì thế doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra chéo các thông tin độc lập khác nhauđể đảm bảo tính chính xác Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể tiến hành thu thậpthông tin từ việc nghiên cứu tại chỗ Để thực hiện việc nghiên cứu tại chỗ cácdoanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc hội thảo khách hàng, tổ chức, tham gia cáchội chợ triển lãm trưng bày, giới thiệu sản phẩm Doanh nghiệp có thể sử dụngcác phương pháp phỏng vấn, tham dò ý kiến khách hàng, thăm quan các cửahàng Tuy phương pháp này phức tạp, tốn kém nhưng có kết quả nhanh chóng

chính xác Ngoài các phương pháp trên còn có thể dùng phương pháp dùng thử,bán thử, mua dịch vụ thông tin điều tra tín dụng, thị trường của người thứ 3 tìmhiểu về đối tác, sử dụng gián điệp kinh tế Trong thực tế, các doanh nghiệpthường sử dụng kết hợp các phương pháp để đạt được tính hiệu quả cao

 Hoạt động chuẩn bị tổ chức nhân sự của đoàn đàm phán

Để cuộc đàm phán thành công thì yếu tố quyết định là con người Nhân sựcho cuộc đàm phán phải được lựa chọn kỹ lưỡng phù hợp với mục tiêu, nội dungvà đối tác đàm phán Thành phần nhân sự trong đoàn đàm phán cần hội đủ 3 lĩnhvực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của 3 loạichuyên gia này là cơ sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để ký kết mộtbản hợp đồng chặt chẽ khả thi, và hiệu quả cao Những người tham gia đoànđàm phán chia thành 3 nhóm chính:

Thứ nhất, người lãnh đạo nhóm đàm phán Đây là người rất quan trọng, làngười mở đầu, trình bày và quyết định kết thúc đàm phán Người lãnh đạo là chỉhuy tổ chức đàm phán, nắm chắc mục tiêu, nội dung và toàn bộ kế hoạch chuẩnbị đàm phán Đó là người phải xây dựng được chiến lược, chiến thuật ứng phócác tình huống trong đàm phán Có trách nhiệm phân công các thành viên củađoàn vào các công việc trực tiếp hay gián tiếp trong cuộc đàm phán Đồng thờilãnh đạo nhóm đàm phán vừa giỏi diễn thuyết, trình bày để ứng tác các tìnhhuống, tranh luận, nêu ra các hướng kết luận và quyết định kết luận kết thúcđàm phán.

Thứ hai, các chuyên gia tham gia đoàn đàm phán Đây là những trợ thủđắc lực nhất của chủ thể đàm phán.Trong những cuộc đàm phán quan trọng, độingũ chuyên gia gồm nhiều chuyên gia kinh tế, chuyên gia luật pháp, chuyên giacông nghệ Các chuyên gia này cần làm tốt những điều sau:

+ Tham gia từng phần việc có liên quan, theo dõi, đánh giá và đưa ra cácý kiến tán thành hoặc bác bỏ ý kiến của đối tác.

+ Phải phân tích được tình hình trong quá trình đàm phán, theo dõi chiếnlược sách lược của các bên đàm phán

+ Cung cấp thông tin cụ thể, chi tiết, luận giải làm rõ vấn đề khi cần thiết + Theo dõi và đánh giá các đề nghị được đưa ra trong quá trình đàm phán,giúp lãnh đạo đoàn đàm phán đưa ra các kết luận cuối cùng.

Thứ ba, thư ký đoàn đàm phán gồm từ 1 đến 3 người, là những người giúpviệc cho đoàn đàm phán

 Chuẩn bị kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán

Chuẩn bị tốt kế hoạch đàm phán sẽ đề ra được một chương trình làm việccụ thể có sự điều chỉnh cần thiết, có các chi tiết trong kế hoạch nhằm thực hiệnđàm phán đạt kết quả cao Việc xây dựng kế hoạch cần thực hiện các thao tácsau:

+ Đề ra và kiểm tra các dự đoán về cuộc đàm phán

+ Xác định những nhiêm vụ cơ bản, trước mắt của việc đàm phán + Tìm kiếm phương pháp, bước đi thích hợp nhằm giải quyết nhiệm vụ đó.+ Phân tích yếu tố, khả năng bên ngoài, bên trong (chủ quan, khách quan)của việc thực hiện kế hoạch đàm phán

+ Xác định nhiệm vụ ngắn hạn, trung hạn cho cuộc đàm phán và mối liênquan trong việc thực hiện các nhiệm vụ.

+ Đề xuất biện pháp thực hiện các nhiệm vụ bao gồm lập chương trình vàkế hoạch cho từng giai đoạn, phát hiện và xử lý kịp thời những bế tắc xuất hiệntrong quá trình đàm phán.

1.2.2 Đàm phán ký kết hợp đồng gián tiếp

Đàm phán gián tiếp có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau nhưđiện hợp đồng có thức khác nhau như: qua thư, điện tín, điện thoại Một trongnhững cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện nhất là việc đàm phán qua thưtừ, công việc được tiến hành thông qua việc viết các loại thư: chào hàng, hỏihàng, báo giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận

Thư hỏi hàng o Phần mở

Trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với nhau trước đó, thì trongphần mở đầu cần trình bày nguyên nhân chọn đối tượng của mình.

Trong trường hợp hai bên đã có sắn quan hệ từ trước thì có thể bớt điphần nghi thức và trực tiếp đề cập đến chủ thể chính.

oNội dung chính

Thông báo cho chủ thể hàng biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu chủhàng gửi cho catalog, mẫu hàng đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa,số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọiđiều kiện cần thiết khác.

Có thể chủ hàng biết, sau lần yêu cầu này sẽ mở khả năng phát triển quanhệ giữa hai bên.

Hoàn giá

Lúc người nhận được chào hàng (hoặc đơn đặt hàng) không chấpnhận hoàn toàn chào hàng hoặc đặt hàng đó, mà đưa ra một đề nghị mới thì đềnghị này được gọi là hoàn giá Khi hoàn giá, chào giá trước đó coi như hủy bỏ.

Trong buôn bán quốc tế, mỗi lần giao dịch thường phải qua nhiều lần hoàn giámới đi đến kết thúc Cách trình bày một lá thư trả lời giá của bên mua:

oPhần mở đầu: Cám ơn bên bán đã báo giá cho công ty.oPhần nội dung chính:

+ Trình bày các điều kiện không thích hợp với công ty.+ Đề xuất điều kiện của mình.

oPhần kết: Mong muốn được thư hồi âm.Chấp nhận chào hàng:

Là giai đoạn tiếp theo, khi người nhận được chào hàng có một lời tuyên bốhay một hành vi khác biểu lộ sự đồng ý với chào hàng Những điểm cơ bảntrong nội dung của chào hàng là những điểm liên quan đến các điều kiện về giácả, thanh toán, phẩm chất và số lượng hàng hóa, địa điểm và thời gian giaohàng, phạm vi trách nhiệm của các bên hay đến giải quyết tranh chấp Nếungười nhận được chào hàng nhưng im lặng hoặc không hành động thì khôngđược coi là đã chấp nhận chào hàng Người nhận được chào hàng sau khi đãchấp nhận cũng có thể hủy chấp nhận nếu thông báo về việc hủy chấp nhận chàohàng tới nơi người chào hàng trước hoặc được cùng thời điểm chấp nhận có hiệulực Nếu người chào trả lời có khuynh hướng chấp nhận nhưng trong thư trả lờicó chứa đựng những điểm bổ sung, bớt đi hay thêm vào hay sửa đổi thì đó đượccoi như là từ chối chào hàng và tạo thành một chào hàng mới Giao kết hợpđồng: Hợp đồng được coi là đã được giao kết kể từ thời điểm sự chấp nhận chàohàng có hiệu lực Bắt đầu từ thời điểm này các bên có những quyền và nghĩa vụđược quy định trong hợp đồng

1.2.3 Đàm phán ký kết hợp đồng thương mại theo hình thức trực tiếp trongkinh doanh

1.2.3.1 Đàm phán thương mại, nguyên tắc đảm bảo trong quá trình đàmphán

Đàm phán thương mại là một quá trình trong đó hai hay nhiều bên tiếnhành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm cònbất đồng để đi đến một thỏa thuận mà các bên cùng có lợi về hoạt động thươngmại Đàm phán kinh doanh nói chung đàm phán thương mại nói riêng lấy lợi íchkinh tế đạt được là mục đích cơ bản Giá cả là hạt nhân của đàm phán Đàmphán thương mại chứa đựng những xung đột của lợi ích kinh tế Đàm phánkhông phải là sự lựa chọn đơn nhất ''hợp tác'' và ''xung đột'', mà là mâu thuẫnthống nhất giữa ''hợp tác'' và ''xung đột'' Đàm phán cũng không phải là thỏathuận nhằm thỏa mãn lợi ích của mình một cách không hạn chế, mà là có giớihạn lợi ích nhất định Trong quá trình đàm phán, các bên cần luôn thực hiệnnhững nguyên tắc sau:

+ Lễ phép, lịch sự.+ Hòa khí và thiện cảm.

+ Không xa rời mục tiêu đã định.+ Chủ động

Để mở đầu cuộc đàm phán, ta có thể sử dụng một trong những cách sau:+ Mở đầu làm dịu căng thẳng

Cuối cùng cần thúc đẩy ra quyết định bằng văn bản Nhằm góp phần tạonên thành công cho cuộc đàm phán, thái độ của các cán bộ trong đàm phán cũnglà yếu tố quan trọng Sau đàm phán, cần phải tỏ rõ thiện chí thực hiện những gìđã đạt được trong cuộc đàm phán Tuy nhiên, cũng lại cần phải tỏ rõ rất sẵn sàngxem xét lại những điều thỏa thuận nào đó Việc theo dõi thực hiện cần phải cósổ sách và được tuần kỳ đối chiếu, kiểm tra cùng đối tác.Mỗi cuộc đàm phán làmột khóa học mà đối với những người có ý chí cần tiến, mỗi bên đều có thể rútra bài học kinh nghiệm để tự mình hoàn thiện.

1.2.3.2 Nội dung đàm phán thương mại

Các nội dung chính trong đàm phán thương mại

- Tên và chủng loại hàng hóa giao dịch mua bán: Tên hàng phải đươc diễntả như thế nào để không có sự hiểu lầm.

- Giao dịch về chất lượng hàng hóa mua bán: Trong quá trình đàm phánthương mại điều quan trọng nhất là thỏa thuận sử dụng phương pháp xác địnhchất lượng

- Giao dịch về số lượng hàng hóa mua bán: Nhằm nói lên mặt lượng củahàng hóa được giao dịch, điều này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượnghoặc trọng lượng của hàng hóa, phương pháp quy định số lượng và phương phápxác định trọng lượng.

- Bao bì: Trong điều khoản về bao bì, các bên thường phải thỏa thuận vớinhau những vấn đề về yêu cầu chất lượng của bao bì, phương thức cung cấp baobì và giá cả của bao bì.

- Giao dịch về giá cả hàng hóa: Trong giao dịch giá cả là một nội dungquan trọng Giá cả mua bán phải là giá cả thị trường Hai bên giao dịch với nhauphải thống nhất về mức giá, phương pháp xác định mức giá, cơ sở của giá cả vàgiảm giá Trong quá trình giao dịch thương mại, bên bán thách giá và bên muatrả giá Nguyên tắc trả giá và đặt giá trong giao dịch tuân thủ phương châm: ''Aiđặt giá cao và giữ giá thường bán với giá cao'', ''Ai trả giá thấp thường mua được

rẻ'', ''Ai nhượng bộ quá lớn sẽ bị thua thiệt'' Chính vì vậy khi đàm phán về giácác doanh nghiệp nên thách giá cao và nhượng bộ phải từ từ.

- Giao dịch về thời hạn và địa điểm giao hàng: Là các thỏa thuận xác địnhthời hạn và địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng.

 Thanh toán và kết thúc giao dịch

Hai bên thống nhất với nhau về phương thức thanh toán, loại tiền thanhtoán, về điều kiện và thời gian thanh toán, trách nhiệm và quyền lợi hai bêntrong thanh toán Quy định với nhau về thời hạn kết thúc giao dịch, chuẩn bị cholần giao dịch mới.

1.3 Kết thúc hoạt động ký kết hợp đồng thương mại

Sau khi ký kết hợp đồng thương mại, các bên vẫn phải thể hiện thiện chíhợp tác kinh doanh của mình nhằm gây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài với đốitác Các bên phải đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết Song trongnhiều trường hợp, đặc biệt gặp ở các hợp đồng thương mại quốc tế có sự biếnđộng Hợp đồng được ký kết có thể thay đổi sau một thời hạn tương đáng kể Từthời điểm hợp đồng hợp đồng được ký kết nếu hoàn cảnh không có sự thay đổihay sự thay đổi không đáng kể thì lợi ích của các bên vẫn ở thế cân bằng khôngcó sự điều chỉnh hợp đồng Song khi nghiên cứu điều kiện có sự thay đổi còn cóthể phá vỡ thế cân bằng về lợi ích mà hai bên mong muốn đạt được ban đầu Vídụ,ở thời điểm ký kết hợp đồng giá dầu thô trên thị trường là 80 USD\1 thùngnhưng sau đó giá dầu trên thị trường quốc tế có sự biến động mạnh lên 120USD\1 thùng, mà đối tượng của hợp đồng lại có liên quan đến giá dầu chẳnghạn Điều đó có nghĩa là một trong hai bên sẽ được lợi nhiều hơn và tất nhiênbên kia sẽ phải chịu thiệt hại nhiều hơn Khi đó vấn đề điều chỉnh hợp đồng cóthể đặt ra vì trong hoàn cảnh đó các bên buộc phải chọn một trong 2 khả năng:hoặc là hủy bỏ hợp đồng hoặc là điều chỉnh hợp đồng Thông thường khả nănghủy bỏ hợp đồng là rất ít vì như vậy phải tìm đối tác mới, thiết lập lại từ đầu mốiquan hệ thương mại Các doanh nghiệp lựa chọn điều chỉnh hợp cho phù hợp

với hoàn cảnh nhằm tái tạo sự cân bằng về lợi ích 2 bên tại thời điểm ký kết hợpđồng Tuy nhiên nội dung hợp đồng chỉ có thể được khi có sự đồng ý thươnglượng của 2 bên Vì vậy, người thương thảo hợp đồng cần phải thể hiện cụ thể rõràng các trường hợp có thể điều chỉnh nội dung của hợp đồng ngay tại thời điểmký kết hợp đồng.

Chương 2

THỰC TRẠNG KÝ KẾT HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI CỦA CÁCDOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY

2.1 Khái quát tình hình hoạt động của các doanh nghiệp Việt Nam

2.1.1 Thực trạng các doanh nghiệp ở các doanh nghiệp Việt Nam

Những năm gần đây cùng với xu hướng hội nhập nền kinh tế nước ta đangcó những bước phát triển mạnh mẽ Cụ thể năm 2007, tốc độ tăng trưởng GDPlà 8,44%, trong quý 1 năm 2008 đạt 7,4% Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu hànghoá năm 2007 tăng 23,9% so với năm 2006 Trong đó kim ngạch xuất khẩu tăng20,5% và kim ngạch nhập khẩu tăng 27% (so với kế hoạch 15%) do việc thựchiện cam kết mở cửa thị trường và cắt giảm thuế thu nhập khẩu Giá trị xuất

khẩu hàng hoá Việt Nam năm 2007 ước đạt 48 tỷ Tuy nhiên trong hiện nay,tình hình kinh tế gặp nhiều bất lợi do tác động của kinh tế thế giới, những bấtcập yếu kém trong quản lý điều hành kết hợp các nguyên nhân nội sinh từ nềnkinh tế Như giá dầu thô quý 1 năm 2008 tăng gần 40% so với giá bình quânnăm 2007 và dự báo tiếp tục ở mức cao như hiện nay.Thậm chí có dự báo caohơn, lên đến 150 USD\thùng.Giá phôi thép đầu năm 2008 đã tăng 45,1% so vớicuối năm 2007, hiện giá chào hàng đã lên tới 900USD\tấn.Giá phân Urê, giá bộtmỳ, giá gạo tháng 3 năm 2008 đã tăng gấp đôi so với cùng kỳ năm 2007 Chỉ sốgiá tiêu dùng năm 2007 tăng cao ước tính tăng 12,06% so với tháng 12 năm2006 Quý 1 năm 2008 lạm phát cao vẫn ở mức 2 con số, giá tiêu dùng tháng 3tăng 9,19% so với tháng 12 năm 2007; nhập khẩu tăng tới hơn 7 tỷ USD và bằng56,5% kim ngạch xuất khẩu Vì vậy đất nước ta vừa đứng trước những cơ hộimới, vừa có những thách thức mới tác động đến các hoạt động kinh doanh vàhoạt động tổ chức quản lý của các doanh nghiệp Đồng thời sự ra đời của Luậtdoanh nghiệp 2005, đã có những tác động tích cực đến quá trình phát triển củacác doanh nghiệp Việt Nam, góp phần tạo môi trường kinh doanh bình đẳng,thông thoáng hơn cho tất cả các loại hình doanh nghiệp Về môi trường chínhsách, tiếp theo sự ra đời của các Nghị định, hướng dẫn Luật doanh nghiệp, Luậtđầu tư, mô hình một cửa liên thông nhằm đơn giản hoá các quy định về thủ tụchành chính trong ba khâu đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế và cấp giấy phépkhắc dấu cho doanh nghiệp Trong 5 tháng đầu năm 2007, đã có 20.300 doanhnghiệp thành lập - đăng ký kinh doanh với số vốn đăng ký 135.000 tỷ đồng Cảnăm 2007 có 54.000 doanh nghiệp mới thành lập với tổng số vốn gần 22 tỷUSD Xét tình hình chung của từng loại hình doanh nghiệp:

Thứ nhất doanh nghiêp nhà nước không chỉ lớn hơn so với các loại hìnhdoanh nghiệp khác về quy mô, doanh nghiệp nhà nước còn rất mạnh nhờ có vịtrí đắc địa,diện tích rộng, thương hiệu được tồn tại nhiều năm và quan trọng

còn có các bộ, ngành, tỉnh, thành phố chủ quản đứng đằng sau Nhờ vậy một sốdoanh nghiệp nhà nước có lợi thế được hưởng nhiều chính sách đặc biệt nên cókết quả kinh doanh và hiệu quả kinh doanh khá cao Về số lượng, các doanhnghiệp nhà nước hiện nay đã giảm nhanh chóng hiện còn khoảng hơn 3% trongtổng số các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế quốc dân.Nguyên nhân làdo kết quả của đường lối phát triển kinh tế nhiều thành phần,đặc biệt là khi LuậtDoanh nghiệp 2005 ra đời và thực hiện chủ trương của nhà nước về sắp xếp lạicác doanh nghiệp nhà nước, giải thể những doanh nghiệp nhỏ, làm ăn thua lỗ,chuyển sang cổ phần hóa Năm 2007, theo kế hoạch sẽ sắp xếp khoảng 650doanh nghiệp nhà nước Trong đó, cổ phần hoá khoảng 550 doanh nghiệp, gồmcác Tổng Công ty, ngân hàng thương mại lớn, doanh nghiệp hoạt động côngích Trong 5 tháng đầu năm 2007, ước tính đã sắp xếp, chuyển đổi được 80doanh nghiệp, trong đó cổ phần hoá 45 doanh nghiệp; giải thể, phá sản: 4; giaobán: 4; chuyển thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: 5; hợp nhất,sáp nhập: 20; chuyển sang mô hình mẹ con Trong năm 2007 đã thực hiện cổphần hoá 20 Tổng Công ty và ngân hàng thương mại Cơ chế chính sách pháttriển doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp nhỏ và vừa nói riêng chưa kịpthời, đồng bộ và thiếu tập trung, nhất quán Phần lớn các doanh nghiệp nhỏ vàvừa chưa chủ động xây dựng chiến lược phát triển lâu dài và còn thiếu kế hoạchkinh doanh, đào tạo, quản lý cụ thể; các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang lúngtúng trong việc liên kết, nhất là liên kết trong cùng một hiệp hội ngành nghề đểgiúp đỡ nhau phát triển Chính quyền địa phương nhận thức về hoạt động củahiệp hội cũng chưa được đầy đủ.

Thứ hai là các doanh nghiệp tư nhân ở nước ta ngày càng tăng về số lượng.Các doanh nghiệp tư nhân bao gồm các doanh nghiệp tư nhân, công ty tráchnhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, hộ gia đình (không kể hộ gia đình trong lĩnhvực nông, lâm, thủy hải sản) đã tăng nhanh về số lượng trong thời gian

ngắn.Năm 2003 là 92.602 doanh nghiệp Tính riêng năm 2007 sẽ có khoảng gần40.000 doanh nghiệp tư nhân đã thành lập và đăng ký kinh doanh Trong đó hailoại hình doanh nghiệp tư nhân và doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn có sốlượng tăng nhanh nhất.Tuy nhiên, loại hình doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạncó tỷ lệ tăng cao hơn Mặc dù số lượng các công ty cổ phần thấp nhất nhưng lạicó tổng số vốn đăng ký là cao nhất trong các loại hình doanh nghiệp Về quy môcủa doanh nghiệp tư nhân Việt Nam phần lớn được xếp vào các doanh nghiệpvừa và nhỏ (Doanh nghiệp vừa và nhỏ có vốn đăng ký không quá 10 tỷ đồnghoặc số lao động trung bình hàng năm không quá 300 người) Tính đến thờiđiểm hiện nay thì số các doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tới khoảng 98% trêntổng số doanh nghiệp tư nhân trên toàn quốc.Doanh nghiệp tư nhân vẫn tậptrung chủ yếu vào ngành thương nghiệp, dịch vụ, khách sạn; tiếp đến là ngànhcông nghiệp; ngành xây dựng vận tải; Các doanh nghiệp tư nhân tập trungnhiều nhất ở các vùng trọng điểm, chủ yếu ở các tỉnh thành phố có nền kinh tếphát triển như: Bà Rịa – Vũng Tàu, Thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, BìnhDương, Đà Nẵng, Hà Nội, Vĩnh Phúc, Hải Phòng, Quảng Ninh, Hải Dương,Hưng Yên

Thứ ba, về doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Cùng với chính sáchmở cửa, và sự ra đời của luật đầu tư các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoàităng nhanh về số lượng và quy mô hoạt động Số doanh nghiệp có vốn đầu tưnước ngoài chiếm khoảng 17% tổng số doanh nghiệp đang hoạt động hiện nay.Năm 2007, lượng vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài ( FDI ) đổ vào Việt Nam đãvượt con số 15 tỷ USD, vượt 15% kế hoạch dự kiến Tổng số dự án cấp trongnăm 2007 đạt khoảng 1300 dự án, với tổng vốn 14 tỷ USD Công nghiệp vẫnđang là ngành thu hút vốn đầu tư lớn nhất, với 7,55tỷ USD, chiếm 56,4% tổngvốn đầu tư đằng ký Sau công nghiệp là ngành dịch vụ với 5,65 tỷ USD Doanhthu của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài năm 2007 ước đạt gần 40 tỷ