Công tác quản trị mua hàng

MỞ ĐẦU Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị trường, theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước.

Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có đợc sự phát triển nh vậy, nó đòi hỏi phải có sự t duy, lề lối và phong cách làm việc trong nền kinh tế thị trờng Đối với mỗi doanh nghiệp vai trò của ngời lao động là rất quan trọng, đây là điều kiện để có thể tồn tại và phát triển Một ngời lãnh đạo tài năng, quyết đoán có thể dẫn tới doanh nghiệp vợt qua mọi khó khăn đồng thời có thể doanh nghiệp phát triển, toàn diện Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị là vô cùng quan trọng

Trong thời gian thực tập tại công ty bách hoá số 5 Nam Bộ em nhận thấy công ty này là công ty nhà nớc vốn cũng chuyển mình từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, để theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại công ty cũng đã có rất nhiều sự thay đổi về phơng thức kinh doanh của mình, thay đổi về ph-ơng thức bán hàng, phơng thức tiêu thụ tuy nhiên hoạt động mua hàng vẫn cha đựơc quan tâm thực sự Đây là vấn đề mà không chỉ của công ty này mà gần nh nó tồn tại trong hầu hết các doanh nghiệp quốc doanh Hoạt động mua hàng rất ít đợc quan tâm đến nh hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng Việc mua hàng cha đợc đánh giá tơng xứng với vị trí của nó Trong khi mua hàng lại là khâu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh

động bán hàng, hoạt đông bán hàng có đợc tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài “Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình Đây là một dịp tốt để em có thể hiểu rõ ơn về hoạt động quản trị mua hàng trong doanh nghiệp không chỉ trên lý thuyết mà còn thông qua thực tế

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận đề tài gồm ba chung lớn:

Chung 1: cơ sở lý luận chung về quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thng

1.1.1 Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào ( đối với doanh nghiệp thơng mại yếu tố đầu vào là nguồn hàng ) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách chủng loại, chất lợng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp.

Dới góc độ của nhà quản trị thì mua hàng hoàn toàn trái ngựơc với bán hàng Nếu bán hàng có nghĩa là tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hàng hoá và dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách làm tăng ý thức về nhu cầu đó thì mua hàng là phủ nhận hoặc đình hoãn nhu cầu đó cho tới khi tìm ra đợc điều kiện mua hàng tốt Thực chất, mua hàng biểu hiện mối quan hệ giữa ngời với ngời

Mua hàng là các hoạt động nghiệp vụ của các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về chủ hàng và cùng với chủ hàng bàn bạc, thoả thuận điều kiện mua bán, thực hiện các thủ tục mua bán, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển nhằm tạo nên lực lợng hàng hoá tại doanh nghiệp với số lợng, chất lợng, cu cấu đáp ứng các nhu cầu của dự trữ, bán hàng phục vụ cho khách hàng với chi phí thấp nhất

Vị trí của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Mua hàng là nghiệp vụ mở đầu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đây là khâu mở đầu cho lu chuyển hàng hoá, mua đúng chủng loại, mẫu mã, số lợng, và chất lợng thì dẫn đến mua và bán tốt hơn Trong cơ chế thị trờng thì bán hàng là khâu quan trọng nhng mua hàng là tiền đề tạo ra lợng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp Vậy nên mua hàng là nghiệp vụ mở đầu quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, mua là tiền đề để bán và đạt đợc lợi nhuận Trên thực tế khâu bán hàng khó hơn mua hàng nhng hàng vi hay bị mắc sai lầm nhất lại là hành vi mua hàng và nghiệp vụ mua hàng có vị trí rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và các nhà kinh doanh

Mua hàng có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp ở chỗ:

- Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trờng thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào Các yếu tố đầu vào chính là hàng hoá, nguyên nhiên vật liệu của doanh

nghiệp Mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp có hàng hoá trong tay từ đó bán ra thị ờng Với chức năng mua đi bán lại doanh nghiệp luôn mong muốn phấn đấu để mua đợc hàng hoá với chi phí thấp nhất, có thể thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng, đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng để thu hút khách hàng về phía mình Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lợng và giá cả hợp lý tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trờng Điều này thể hiện chi phí mua hàng của doanh nghiệp (bao gồm cả giá mua hàng của doanh nghiệp và những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng cuả doanh nghiệp nh chi phí đặt hàng, chi phí vận chuyển ) sẽ làm cho giá đầu vào trên một đơn vị cao và từ đó làm cho giá bán cao Trên thị trờng hiện nay việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp thực chất là cạnh tranh về giá Cùng một loại sản phẩm doanh nghiệp nào có giá thấp hơn dù chỉ rất ít song cũng đã thu hút đợc khách hàng về phía mình Mà muốn có giá bán thấp hơn thì doanh nghiệp phải mua đợc hàng tốt hơn với chi phí thấp hơn Doanh nghiệp muốn bán đợc hàng tốt thì phải bắt đầu từ việc mua tốt Việc mua hàng tốt của doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp chiếm lĩnh đợc thị trờng

tr Mua hàng đảm bảo có đủ lợng hàng bán ra cho khách hàng theo đúng yêu cầu của họ Đối với doanh nghiệp thơng mại khi mua hàng nếu mua phải hàng kém chất lợng, kém phẩm chất, mẫu mã, chủng loại, kích cỡ không phù hợp, lỗi mốt thì khách hàng sẽ không chấp nhận những sản phẩm đó Mà khách hàng đã không chấp nhận những sản phẩm đó thì hoạt động kinh doanh không đạt hiệu quả Mục đích của doanh nghiệp là phải làm sao để khách hàng cảm thấy hài lòng về sản phẩm của mình để thu hút khách hàng Khách hàng là ngơì cuối cùng bỏ tiền túi ra để mua sản phẩm của doanh nghiệp, là ngơì quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp hay không Cho nên có khách hàng thì doanh nghiệp mới có đợc doanh thu và thu đợc lợi nhuận Mua hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu kinh doanh giúp cho hoạt động kinh doanh thơng mại tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh đợc tốc độ lu chuyển hàng hoá, tạo điều kiện giữ chứ tín và nâng cao hiệu quả kinh doanh Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình

sản xuất, lu thông hàng hoá, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật của thế giới.

1.1.2 Các phơng pháp và quy tắc mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại1.1.2.1 Các phơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

a) Căn cứ vào quy mô mua hàng

Mua hàng theo nhu cầu:

Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thơng mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lợng bao nhiêu thì sẽ tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng chỉ mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Để có đuợc quyết định lợng hàng sẽ mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào diễn biến thị trờng, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lợng hàng thực tế của doanh nghiệp

Lợng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì

Lợng hàng thích hợp =

một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến

Phơng pháp này có u điểm sau :

+ Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản Nhu cầu mua hàng đợc xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lợng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo

+ Lựơng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lựơng hàng hoá dự trữ ít Do vậy sẽ tránh đợc tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn

+ Quá trình mua hàng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai ( hoả hoạn, lũ lụt ) hay chiến tranh gây ra Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lu ý :

+ Vì lựơng hàng mua về ít chỉ đủ bán ra ở mức độ bình thờng nên nếu việc nhập hàng bị trễ hay hàng bán chạy hơn mức bình thừơng thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng

+ Chi phí mua hàng thừơng cao, doanh nghiệp không đựơc hởng các u đãi mà ngời bán hàng dành cho Doanh nghiệp bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trờng khi trên thị trờng có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không đạt đựơc, doanh nghiệp sẽ không thể thu đợc lợi nhuận “siêu ngạch ”

Mua hàng theo lô lớn:

Mua hàng theo lô lớn là lựơng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định đ-ợc số lợng hàng tối u cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhâp hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng

Nếu ta gọi : C-Tổng chi phí

C1- Chi phí một lần mua hàng

C2 - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian C - Số lợng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian Q - Số lợng hàng hoá thu mua một lần

Giả thiết Q không đổi và số lợng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có:

Q= 2

C= C2 * (Q/2) + C1 *Q/D)

Công thức này cho ta thấy lợng hàng nhập tối u với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất

Từ đó có thể thấy mua theo lô có những u điểm sau :

+ Chi phí mua hàng có thể giảm đợc và doanh nghiệp có thể nhận đợc những u đãi của các nhà cung cấp

+ Chủ động chọn đợc các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng

+ Có thể chớp đợc thời cơ nếu có những “ cơn sốt ” thị trờng, do đó có thể thu đợc lợi nhuận “ siêu ngạch ”.

Song nó cũng không tránh đợc những nhợc điểm phát sinh nhất định đó là :

+ Phải sử dụng một lợng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

+ Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn

+ Rủi ro ( thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá ) cao

b) Căn cứ vào hình thức mua

Tập trung thu mua :

Những doanh nghiệp có quy mô lớn thờng có những bộ phận chuyên trách thu

mua theo nhóm hàng, mặt hàng Phơng pháp thu mua này có u điểm là tiết kiệm đợc chi phí nhng nó có nhợc điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán đợc vì không phù hợp với nhu cầu của ngời tiêu dùng

Phân tán thu mua :

Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh Ưu điểm của phơng pháp này là nắm chắc đợc nhu cầu, thị trờng mua và bán gắn liền nhau Nhợc điểm là số lợng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.

Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ :

Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thờng áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua đợc giá thấp, tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan Nhng cũng có nhợc điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm

c) Căn cứ vào thời hạn tín dụng

Mua đến đâu thanh toán đến đó ( mua thanh toán ngay ) theo phơng thức này

thì khi nhận đợc hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán

Mua giao hàng trớc : sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh

nghiệp đã nhận đợc hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó

Mua đặt tiền trớc nhận hàng sau : sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với

nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền ( có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng ) đến thời hạn giao hàng bên bán sẽ tiến hành giao hàng cho bên mua

d) Căn cứ theo nguồn hàng:

Mua trong nớc:Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh

nghiệp đợc tiến hành trong phạm vi một quốc gia Nguồn hàng đó đợc sản xuất trong nớc.

Mua từ nớc ngoài(nhập khẩu):Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ

n-ớc ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nn-ớc Trong đó có hai hình thức nhập khẩu:

+ Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và máy móc thiết bị từ nớc ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của các doanh nghiệp trong nớc Trong hoạt động dịch vụ này công ty không cần phải sử dụng vốn của mình và đợc hởng một khoản gọi là phí uỷ thác

+ Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối tức là từ việc tìm hiểu thị trờng để mua đến khi bán đợc hàng và thu tiền về bằng vốn của chính mình Với hình thức này công ty sẽ xem xét nguồn hàng và tính toán mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu Đồng thời công ty cũng phải tính toán giá thành thực tế khi hàng hoá đợc chuyển tới tay ngời mua để từ đó biết đợc kết quả của việc nhập hàng

Cùng với cách thức phân loại nh trên còn có nhiều cách phân loại khác nh: phân loại theo phơng thức mua theo hợp đồng, phơng thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phơng thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ Mỗi phơng pháp trên đều có những u và nhợc điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phơng thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất

1.1.2.2) Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả.

+ Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp : doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lợng nhà cung cấp nhất định Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán đợc rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp Nếu nh doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng : nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải nh thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh ,do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ng-ời gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ” Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ đợc mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ngời thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút ngời mua về phía mình

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tởng và giúp đỡ lẫn nhau Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và th-ờng xuyên Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận đợc nhiều u đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn đợc họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn ( đợc hởng tín dụng mại khi thiếu vốn, đợc u tiên mua

hàng khi hàng hoá khan hiếm , ) và doanh nghiệp thờng trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp Ngợc lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn

+ Quy tắc luôn giữ thế chủ động trớc các nhà cung cấp : nếu ngời bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngời mua hàng lại phải làm điều ngợc lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm đợc những điều kiện mua hàng tốt hơn Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau Có những “ ràng buộc chặt ” ( điều kiện không thể nhân nhợng đợc ) và có những “ ràng buộc lỏng ” ( điều kiện có thể nhân nhợng đợc ) Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lợng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với t cách là ngời mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của ngời bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt ngời bán kí vào đấy Lúc này ta sẽ buộc ngời bán hàng thơng lợng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi

+ Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý ” trong tơng quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh Ngợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt đợc lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận ( không đạt đợc sự thoả thuận ) và thực hiện hợp đồng ( hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đợc ) Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp đợc nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ đợc sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra.

1.2 )Vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.1.2.1.) Mục tiêu và vai trò của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

+) Khái niệm:

Quản trị mua hàng là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo điều hành và kiểm soát hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại nhằm thực hiện mục tiêu bán hàng

Quá trình mua hàng là quá trình phân tích để đi đến quyết định mua hàng gì? của ai, với số lợng và gí cả nh thế nào Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí, cung ứng.

+Mục tiêu của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại:

Do mua hàng là khâu đầu tiên, cơ bản của hoạt động kinh doanh, là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tồn tại và phát triển, để công tác quản trị mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản của hoạt động mua hàng là đảm bảo an toàn cho bán ra, đảm bảo chất lợng mua hàng, và mua hàng với chi phí thấp nhất

- Đảm bảo an toàn cho bán ra thể hiện trớc hết là hàng mua phải đủ về số lợng và cơ cấu tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn kinh doanh làm ảnh hởng đến lu thông hàng hoá Mặt khác hàng mua phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì khách hàng là ngời tiêu dùng sản phẩm do công ty bán ra Công ty có tồn tại hay không phụ thuộc vào khách hàng Cuối cùng là đảm bảo sao cho việc mua hàng, vận chuyển ít gặp rủi ro ( do giao hàng chậm, ách tắc trong khâu vận chuyển ) Chẳng hạn nh đúng vào thời điểm nào đó, một mặt hàng đang lên” cơn sốt ” mà theo đúng tính toán của doanh nghiệp hàng sẽ về đúng vào thời điểm đó nhng do việc giao hàng chậm doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội thu đợc lợi nhuận “siêu ngạch ” và có thể sẽ dẫn đến tình huống doanh nghiệp mất khách hàng do uy tín của họ bị giảm sút

- Đảm bảo chất lợng hàng mua vào thể hiện ở chỗ hàng phải có chất lợng mà khách hàng có thể chấp nhận đợc Quan điểm phổ biến hiện nay trong cả sản xuất, l-

chất lợng tối đa Chất lợng tối đa là mức chất lợng mà tại đó hàng hoá đáp ứng tốt nhất một nhu cầu nào đó của ngời mua và nh vậy ngời bán hay ngời sản xuất có thể thu đợc nhiều lợi nhuận nhất Còn chất lợng tối đa là mức chất lợng đạt đợc cao nhất của doanh nghiệp khi sử dụng các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm, mức chất lợng này có thể cao hơn hoặc thấp hơn chất lợng tối u nhng trình độ sử dụng các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp cha tối u

- Đảm bảo mua hàng với chi phí thấp nhất nhằm tạo những điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng Doanh nghiệp có thể hạ giá bán thấp hơn các đối thủ cạnh tranh để kéo khách hàng về phía mình Chi phí mua hàng không chỉ thể hiện ở giá bán mà còn thể hiện ở chỗ mua hàng ở đâu, của ai, số lợng là bao nhiêu để chi phí giao dịch, đặt hàng, chi phí vận chuyển là thấp nhất Các mục tiêu trên không phải lúc nào cũng thống nhất nhau đợc vì thông thờng để đạt đợc cái này con ngời sẽ phải hy sinh cái khác hay mất đi một thứ khác Chẳng hạn thờng xảy ra mâu thuẫn giữa chất lợng và giá cả, chất lợng tốt thì giá cao và ngợc lại Ngoài ra mục tiêu mua hàng còn mâu thuẫn với các mục tiêu của các chức năng khác Vì vậy khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong tổng thể các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện cụ thể mà xắp xếp thứ tự u tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo sao cho hoạt động mua hàng đóng góp tích cực nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp

+) Vai trò của quản trị mua hàng

Quản trị mua hàng có ý nghĩa quan trọng đối với một doanh nghiệp thể hiện ở chỗ phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động mua hàng sao cho mua đợc hàng th-ờng xuyên, đều đặn và kịp thời, cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lợng, cơ cấu, chủng loại với chất lợng tốt, giá cả hợp lí Quản trị mua hàng đợc phản ánh thông qua việc phân tích các bớc của quá trình mua hàng đó là việc phân tích, lựa chọn để đi đến quyết định mua hàng Đây là quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì Nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích các yếu tố trong quản lí cung ứng nh: đánh giá môi trờng chung hiện tại và tơng lai; thực trạng về cung cầu hàng hoá đó trên thị trờng; cu cấu thị trờng của sản phẩm; giá cả hiện hành và dự báo; thời hạn giao hàng và các điều kiện, điều khoản; tình hình tài chính;

lãi suất trong nớc và ngoài; chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác Tổ chức tốt việc mua hàng là cơ sở để thực hiện các mục tiêu của quản trị mua hàng và nói rộng ra là của doanh nghiệp.

1.2.2) Nội dung của quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại

Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì ?, mua bao nhiêu ?, mua của ai ?, giá cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào ? Một ngời tiêu dùng khi mua hàng cũng có quyết định nhvậy song quá trình mua hàng của doanh nghiệp bao gồm các khâu đợc đặt trong sự lựa chọn lớn hơn ở góc độ của các nhà doanh nghiệp với nhau Đây là một quá trình phức tạp đợc lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng nh đánh giá môi trờng chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trờng cơ cấu thị trờng của sản phẩm với thực trạng và thực tiễn thơng mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi suất trong nớc và ngoài ớc, chi phí lu kho và hàng loạt các vấn đề khác Để quá trình mua hàng đợc tốt các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt quá trình mua hàng

Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

Thoả mãn không thoả mãn Xác định

nhu cầu

Tìm vàlựa chọn nhà

cung cấp

Thương lượng và

đặt hàng

Theo dõi và thực hiện giao hàng

a ) Xác định nhu cầu mua hàng:

Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trớc khi mua hàng nhà quản trị phải xác định đợc nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì và mua bao nhiêu.

Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn Nghiên cứu thị trờng giúp cho các doanh nghiệp xác định đợc nhu cầu, từ đó xác định đợc tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng Đồng thời xác định cụ thể lợng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phơng thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lợng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả.

Nhu cầu mua hàng đợc xác định trớc hết là căn cứ vào nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong kì kinh doanh Trên thực tế ngời ta thờng dựa vào công thức cân đối

M + D dk = B + D ck + Dhh Trong đó :

M- Lợng hàng hoá cần mua vào trong toàn bộ kì kinh doanh

B – Lợng hàng bán ra ( theo kế hoạch ) của doanh nghiệp trong kì D dk- Lợng hàng hoá tồn kho của doanh nghiệp đầu kì kinh doanh

D ck – Lợng hàng hoá dự trữ cuối kì ( kế hoạch ) để chuẩn bị cho kì kinh doanh tiếp theo.

Dhh: Định mức hao hụt ( nếu có )

Từ công thức cân đối có thể xác định đợc nhu cầu mua vào trong kì nh sau: M = B + D ck – D dk

Công thức trên đợc dùng để xác định nhu cầu mua vào của từng mặt hàng Tổng lợng hàng mua vào của doanh nghiệp bằng tổng các lợng hàng mua vào của từng mặt hàng

Việc xác định nhu cầu mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp có đợc lợng hàng tối u mà doanh nghiệp sẽ mua từ đó mới có thể tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp

b ) Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Thực chất là để trả lời câu hỏi mua của ai Để thực hiện đợc mục tiêu trên doanh nghiệp phải đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp sẽ tìm ở đâu và nh thế nào Có rất nhiều cách mà doanh nghiệp thơng mại có thể tìm kiếm những nhà cung cấp tiềm tàng Doanh nghiệp có thể tìm kiếm các nhà cung ứng thông qua các bạn hàng, hội chợ, triển lãm, các tạp chí, các phơng tiện truyền thông, qua mạng Khi lựa chọn các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc “ không nên chỉ có một nhà cung cấp ” Muốn vậy phải nghiên cứu toàn diện và kĩ các nhà cung cấp trớc khi đa ra quyết định chọn lựa, phải đánh giá đợc khả năng hiện tại và tiềm ẩn của họ trong việc cung ứng hàng hoá cho doanh nghiệp Việc lựa chọn nhà cung cấp với giá rẻ nhất cũng nh với chi phí vận tải nhỏ nhất ảnh hởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận Vì vậy việc lựa chọn nhà cung cấp có ý nghĩa rất quan trọng đối với nhà quản trị

Có nhiều quan điểm khác nhau về lựa chọn nhà cung cấp Quan điểm truyền thống cho rằng phải thờng xuyên chọn nhà cung cấp vì có nh thế mớicó thể lựa chọn đợc nhà cung cấp với giá cả đem lại với chi phí thấp nhất Họ thờng thay đổi nhà cung cấp bằng các biện pháp: thờng xuyên tính toán lựa chọn ngời cấp hàng, tổ chức đấu thầu cho mỗi lần cấp hàng

Có quan điểm hoàn toàn ngợc lại: thông qua marketing lựa chọn ngời cấp hàng thờng xuyên cấp hàng với độ tin cậy cao, chất lợng đảm bảo và giá cả hợp lý

Để xác định và lựa chọn nhà cấp hàng phải có số liệu về số lợng ngời, giá cả, chất lợng, chủng loại, điều kiện thanh toán, hình thức tiền tệ thanh toán, giảm giá của từng ngời cung cấp cụ thể đồng thời phải thu thập, phân tích các số liệu về quãng đờng, phơng thức thanh toán và phơng tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng, phơng thức kiểm tra, giao nhận hàng hoá

Ngoài ra cần phải xem xét về kỹ thuật của nguyên vật liệu cung ứng, tuổi thọ của nguyên vật liệu, sự tin cậy đối với ngời cấp hàng, tính rõ ràng minh bạch của ng-ời cung cấp từ đấy tìm kiếm nhà cung cấp tối u.

Có hai loại nhà cung cấp chủ yếu: ngời cung cấp đã sẵn có trên thị trờng và ngời cung cấp mới xuất hiện.

Những ngời cung cấp mới xuất hiện thờng tự tìm đến giới thiệu xin đợc cung cấp hàng hoá mà doanh nghiệp đang có nhu cầu Con đờng tìm đến của nhà cung cấp có thể trực tiếp hoặc gián tiếp Doanh nghiệp cũng có thể tự tìm đến nhà cung cấp thông qua hội chợ triển lãm, qua giới thiệu, qua tạp chí, qua niêm qiám, qua gọi thầu

Qua phân tích các nhân tố ảnh hởng đến cung ứng so sánh và cân nhắc những ngời cấp hàng, doanh nghiệp có thể chọn ngời cấp hàng cho mình Các nguyên tắc lựa chọn đợc đặt ra cân nhắc là:

+ Nếu lựa chọn quá ít nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng với số lợng mua nhiều doanh nghiệp có lợi thế mua hàng với giá u đãi, về lâu dài có thể trở thành khách hàng truyền thống nhng lại có hạn chế là rủi ro cao khi nhà cung cấp gặp rắc rối không có đủ hàng hoặc không có hàng cung cấp cho doanh nghiệp trong trờng hợp đó doanh nghiệp sẽ không kịp chuẩn bị đủ hàng để bán, đôi khi bị ép giá

+ Ngợc lại nếu lựa chọn nhiều nhà cung cấp cho mình có u điểm là giảm đợc độ rủi ro, tránh đợc sự ép giá nhng lại có hạn chế là không đợc giảm giá do mua ít, doanh nghiệp khó trở thành bạn hàng truyền thống, tính ổn định về giá cả và chất lợng không cao các nhà quản trị cần có sự lựa chọn hợp lý Ngoài ra các nhà quản trị cần chú ý đến vấn đề sau:

+ Đối với những mặt hàng mà doanh nghiệp đang sẵn có nhà cung ứng ( tức là những mặt hàng doanh nghiệp đang kinh doanh ) thì việc có cần phải tìm kiếm các nhà cung cấp mới hay không cần phải dựa trên nguyên tắc “ nếu các nhà cung cấp còn làm cho chúng ta hài lòng thì còn tiếp tục mua hàng của họ ”

+ Đối với những hàng hoá mới đợc đa vào danh mục mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong trờng hợp phải tìm kiếm nhà cung cấp mới thì cần phải tiến hành nghiên cứu kĩ các nhà cung cấp trên các mặt sau.

Sự đánh giá đợc thực hiện bằng các tiêu chuẩn theo thứ tự u tiên mà doanh nghiệp quy định, phơng pháp này còn đợc dùng để đánh giá thờng xuyên nhà cung cấp hiện tại của doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào từng mặt hàng, vị trí của nó trên thang sản phẩm mà doanh nghiệp quyết định có phải lựa chọn kĩ các nhà cung cấp hay không, ở mức độ nào Sau khi lựa chọn đợc nhà cung cấp tốt nhất doanh nghiệp nên tiến hành thơng lợng và đặt hàng

Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong bớc thơng lợng nếu chấp nhận, doanh nghiệp cần tiến hành kí kết hợp đồng hay đơn hàng bằng văn bản Đây là cơ sở để các bên cùng thực hiện theo và khi xảy ra tranh chấp thì nó là bằng chứng để đa ra trọng tài kinh tế Hợp đồng đơn hàng phải đợc lập thành nhiều bản ( ít nhất là hai bản) Hợp đồng mua hàng phải thể hiện những nội dung sau:

Tên, địa chỉ của các bên mua- bán hoặc ngời đại diện cho các bên.Tên, số lợng, quy cách, phẩm chất của hàng hoá.

Đơn giá và phơng định giá.

Phơng pháp và điều kiện giao nhận.Điều kiện vận chuyển.

Phung thức và điều kiện thanh toán( thời hạn thanh toán, hình thức và phơng thức thanh toán, các điều kiện u đãi trong thanh toán nếu có)

d) Theo dõi và kiểm tra giao nhận hàng:

Việc giao nhận hàng đợc thực hiện trên cơ sở hợp đồng tuy nhiên cần đôn đốc, thúc giục các nhà cung cấp nhanh chóng chuyển hàng để tránh tình trạng hàng đến chậm làm ảnh hởng tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, làm gián đoạn quá trình lu thông Cần giám sát, theo dõi toàn bộ quá trình giao hàng xem bên cung cấp có thực hiện đúng các điều kiện ghi trong hợp đồng không Cụ thể :

+ Hàng hoá nhập kho phải nghiệm thu cẩn thận : làm tốt khâu này hay không sẽ ảnh hởng đến kinh doanh sau này của doanh nghiệp, ngăn ngừa thất thoát

tài sản, ngăn chặn các hàng hoá kém phẩm chất vào tay ngời tiêu dùng nhằm nâng cao uy tín của công ty

+ Kiểm tra số lợng : căn cứ vào hợp đồng thu mua, đối chiếu chứng từ, kiểm tra kiện hàng, kiểm kê số lợng Nếu không có gì sai sót kí vào biên bản nhận hàng

+ Kiểm tra chất lợng : căn cứ vào hợp đồng mua hàng và đơn hàng kiểm tra tên hàng hoá, mẫu mã, chất lợng Nếu phát hiện hàng hoá và đơn hàng không phù hợp nh hàng bị hỏng, bao bì bị thủng, từ chối nhận hàng đồng thời lập biên bản và báo ngay cho ngời cung cấp

Sau khi làm thủ tục nhập hàng hoá xong ngời quản lí kho hàng kí vào biên bản nhập hàng, kho giữ một bản, kế toán giữ một bản, gửi một bản cho ngời cung cấp, đến đây quá trình thu mua kết thúc

e) Đánh giá kết quả thu mua:

Sau mỗi lần kết thúc hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá kết quả và hiệu quả mua hàng Cơ sở của việc đánh giá là những mục tiêu mua hàng đợc xác định ngay từ đầu cũng nh mức độ phù hợp của hoạt động mua hàng với mục tiêu bán hàng và mục tiêu tài chính của doanh nghiệp Có thể xảy ra hai trờng hợp :+ Trờng hợp 1 : Nếu thoả mãn nhu cầu nghĩa là ngời cung cấp đáp ứng đợc các cho nhu cầu sản xuất kinh doanh để cho đầu vào đợc ổn định Nh vậy quyết định mua hàng của doanh nghiệp là có kết quả và có hiệu quả

+ Trờng hợp 2 : Nếu không thoả mãn thì quyết định mua hàng của doanh nghiệp là sai lầm, doanh nghiệp phải tiếp tục tìm kiếm lại nhà cung cấp mới, tìm ra và khắc phục những sai sót để tránh phạm phải sai lầm đó

Việc đánh giá kết quả mua hàng phải làm rõ những thành công cũng nh những mặt tồn tại của hoạt động mua hàng, đo lờng sự đóng góp của các thành viên, từng bộ phận có liên quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận Trên đây là tất cả quá trình mua hàng của doanh nghiệp, hoạt động quản trị luôn gắn liền với từng bớc của quá trình này từ khâu khởi điểm đến khâu kếtthúc Bất kể một sai sót nào của nhà quản trị cũng đều ảnh hởng đến kết quả mua hàng, từ đó ảnh hởng đến kết quả bán ra của doanh nghiệp

1.3 Sự cần thiết và phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng.

1.3.1 Sự cần thiết phải nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay các doanh nghiệp luôn phải chịu sức ép cạnh tranh rất nhiều chính vì vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách làm sao duy trì đợc hoạt động kinh doanh trong điều kiện đó đồng thời doanh nghiệp phát triển đi lên Hơn nữa đòi hỏi của khách hàng ngày càng cao luôn có sự thay đổi trong mua bán hàng hoá Chính vì vậy việc nâng cao công tác quản trị mua hàng là một trong các giải pháp giúp doanh nghiệp đạt đợc hiệu quả kinh doanh của mình Hơn nữa việc tạo nguồn hàng là nghiệp vụ đầu tiên mở đầu cho hoạt động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Muốn có sản phẩm đem bán trên thị trờng thì phải có hàng hoá đầu vào Tuy nhiên không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có đủ hàng để bán Trong nhiều trờng hợp doanh nghiệp có thể không mua đợc hàng để bán

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng góp phần nâng hiệu quả hoạt động kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị thị trờng Việc lập kế hoạch mua hàng chính xác giúp cho doanh nghiệp có thể tăng nhanh vòng chu chuyển vốn, đem lại hiệu quả sử dụng vốn Sở dĩ nh vậy vì việc lập kế hoạch mua hàng đợc căn cứ trên mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm mua

hàng sẽ đợc cung ứng hết không còn tình trạng ứ đọng hàng hoá, đồng vốn lu động đợc lu chuyển nhanh Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể mua hàng với giá rẻ hơn, nh vậy giá thành sẽ thấp và doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh so với các đối thủ cạnh tranh qua giá thành Hơn nữa quản trị tốt mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát sinh do hàng hoá kém phẩm chất, chi phí bảo quản, chi phí kho bãi, chi phí hao hụt ngoài định mức khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp còn thể hiện ở uy tín của doanh…nghiệp trong việc kịp thời cung ứng ra thị trờng khi có nhu cầu, mà muốn làm đợc điều đó thì bắt buộc các doanh nghiệp phải quản lí tốt hoạt động mua hàng.

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng còn giúp cho doanh nghiệp đảm bảo tính thờng xuyên, đều đặn của hoạt động kinh doanh Ngay từ khâu đầu tiên của hoạt động mua hàng nếu doanh nghiệp không quản lí tốt hoạt động mua hàng sẽ bị chậm trễ Chẳng hạn khi mua hàng doanh nghiệp không thúc giục bên bán chuẩn bị giao hàng đúng hẹn, có thể hàng hoá sẽ bị giao chậm so với dự kiến Hoặc doanh nghiệp không tổ chức kiểm tra kĩ lỡng số lợng và chất lợng hàng hoá trớc khi giao nhận, sau khi giao nhận về kho doanh nghiệp mới phát hiện ra thiếu hàng, hàng hóa kém phẩm chất doanh nghiệp mới trả cho bên bán làm lỡ hàng hoá để bán ra cho khách hàng, doanh nghịêp sẽ mất đi lợi nhuận và uy tín của mình Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải mất công tìm kiếm nhà cung ứng mới Khi quản lí dự trữ, nhân viên kho sẽ ảnh hởng đến khối lợng hàng hoá dự trữ cho chu kì kinh doanh tiếp theo hoặc không làm tốt khâu nghiệp vụ về khâu dự trữ làm hàng hoá bị hỏng hóc, không giữ đợc chất lợng, gây mất mát hàng hoá làm tổn thất lớn cho doanh nghiệp Tất cả các hoạt động mua hàng vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng giúp cho hoạt động tài chính của doanh thuận lợi nh việc thu hồi vốn nhanh Do đó khi lập kế hoạch mua hàng…doanh nghiệp dựa trên cơ sở mức tiêu thụ sản phẩm, do đó sản phẩm cung ứng sẽ đợc tiêu thụ hết không còn tình trạng hàng hoá bị ứ đọng nếu có thì không đáng kể Đồng vốn quay vòng nhanh Mặt khác khi doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng có thể mua đợc hàng hoá với giá rẻ hơn, đợc u tiên trong trờng hợp hàng hóa

khan hiếm hay nên cơn sốt nh vậy doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đợc chi phí kinh doanh hay có thể thu đợc lợi nhuận.

- Nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng có tác dụng đối với lĩnh vực sản xuất hay nhập khẩu Nó đảm bảo thị trờng cho doanh nghiệp có hàng hoá để cung ứng tạo điều kiện để ổn định nguồn hàng cung ứng với các đơn vị kinh doanh.

1.3.2) Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị mua hàng

Để hoạt động mua hàng đạt hiệu quả cao thì các nhà quản trị không chỉ hiểu rõ về quá trình quản trị mua hàng mà còn cần phải nắm rõ các nhân tố ảnh hởng tới quá trình quản trị mua hàng cũng nh các quy tắc để đảm bảo mua hàng có hiệu quả Để hoạt động bán hàng đợc tốt thì quá trình mua hàng phải theo sát nhu cầu ngời tiêu dùng dới góc độ cơ hội đợc lựa chọn ngơì mua, số lợng của ngời mua, sự quan tâm của ngời bán với ngời mua đối với hàng hoá của doanh nghiệp cơ cấu tiêu dùng của ngời mua đối với chi phí của doanh nghiệp, nhu cầu tăng giảm hàng hoá tiêu dùng, sự khác lạ của hàng hoá, sự nhạy cảm về giá của ngời mua, sự liên quan về giá đối với doanh thu của doanh nghiệp, lợi ích của ngời mua và vai trò quyết định của ngời mua sắm Bên cạnh đó còn có một loạt các tác nhân gây ảnh hởng đối với mua hàng, cờng độ cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện tại, sức ép do các nhà cạnh tranh mới và ngay trong nội tại của hoạt động mua hàng Có rất nhiều nhân tố ảnh hởng tới kết quả hoạt động mua hàng Sau đây là một số nhân tố chính :

a ) Các nhân tố bên trong ảnh hởng tới công tác quản trị mua hàng

- Kế hoạch và tình hình tiêu thụ hàng hoá :

+ Chiến lợc kinh doanh:

Chiến lợc kinh doanh có vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Doanh nghiệp đặc biệt coi trọng quản lí hoạt động kinh doanh của mình theo chiến lợc Bởi vì chiến lợc kinh doanh giúp doanh nghiệp thấy rõ mục đích, hớng đi của mình Chiến lợc kinh doanh giúp doanh nghiệp nắm bắt đợc cơ hội trên thị trờng và tạo đợc lợi thế cạnh tranh trên thơng trờng bằng các nguồn lực có hạn cho doanh nghiệp với kết quả cao nhằm đạt đợc mục tiêu đề ra Do đó chiến lợc kinh doanh có ảnh hởng rất lớn đến quá trình mua hàng do đó quản trị mua hàng

cũng phải phụ thuộc vào chiến lợc, tuỳ theo chiến lợc trong từng giai đoạn mà các nhà quản trị mua hàng đa ra kế hoạch mua hàng hợp lí.

+ Chính sách sản phẩm :

Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp bắt tay vào kinh doanh là doanh nghiệp sẽ bán cái gì? cho đối tợng tiêu dùng nào? Lựa chọn đúng mặt hàng kinh doanh, có chính sách mặt hàng đúng đảm bảo cho tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp Muốn đạt đợc kết quả trong kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có một chính sách sản phẩm hợp lí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất Khi có chính sách sản phẩm doanh nghiệp sẽ hình thành đợc phơng hớng kinh doanh, đầu t nghiên cứu đúng hớng Với mỗi sản phẩm luôn gắn liền với một chu kì sống nhất định nên để có một chính sách sản phẩm đúng đắn thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu chu kì sống của sản phẩm nhằm xác định xem sản phẩm đó đang ở giai đoạn nào của chu kì sống Mặt khác với mỗi sản phẩm doanh nghiệp phải đi nghiên cứu xem tình hình tiêu thụ của sản phẩm đó trên thị trờng và của bản thân doanh nghiệp đó nh nào

+ Kế hoạch chi tiết :

Sau khi xác định nhu cầu trong công tác hoạch định mua hàng nhà quản trị phải đa ra đợc một kế hoạch mua hàng chi tiết, phải lựa chọn đợc mặt hàng cung ứng Kế hoạch mua hàng chi tiết hợp lí phải đảm bảo làm sao có đủ lợng hàng dự trữ nhất định phù hợp với nhu cầu bán ra Nếu kế hoạch không hợp lí sẽ dẫn đến tình trạng thừa hoặc thiếu hàng dự trữ gây ứ đọng về vốn

Trong hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thờng kinh doanh nhiều mặt hàng Mỗi mặt hàng lại chiếm vai trò, vị trí nhất định Có những mặt hàng giữ vị trí chủ đạo và cũng có những mặt hàng giữ vị trí thứ yếu Những mặt hàng chủ đạo là những mặt hàng đem lại doanh thu và lợi nhuận lớn mặc dù thậm chí số lợng của chúng chiếm tỷ trọng nhỏ trong mặt hàng kinh doanh, nếu thiếu những mặt hàng này sẽ ảnh hởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy doanh nghiệp cần phải có chính sách mặt hàng có sự chọn lựa

Để có một kế hoạch mua hàng chi tiết, hợp lí, đúng đắn doanh nghiệp cần phải trả lời câu hỏi :

Mua cái gì ? để trả lời đợc câu hỏi này doanh nghiệp cần phải biết đợc nhu cầu của khách hàng cần gì bởi doanh nghiệp là ngời bán cái khách hàng cần mua chứ không phải cái doanh nghiệp có

Mua khi nào? xác định thời điểm mua hàng, mua khi nào là hợp lí nhất và đúng thời điểm nhất.

Mua của ai? Xác định nguồn cung ứng về sản phẩm hàng hoá mà doanh nghiệp cần Thông thờng doanh nghiệp chọn một nhà cung cấp chính và một số nhà cung cấp phụ Mua của ai và khi nào tuỳ thuộc vào thị trờng và giá cả.

Mua với giá bao nhiêu? Vì giá không cố định luôn có sự biến đổi theo tình hình thị trờng Nếu mua đợc hàng với chi phí thấp hơn có thể thì sẽ tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Mua với số lợng bao nhiêu? doanh nghiệp cần phải tính toán đợc chính xác mức tiêu thụ về loại hàng hoá để nên kế hoạch mua sao cho với số lợng hợp lí không thừa cũng không nên thiếu

Những mục tiêu trên có lúc, có mâu thuẫn nhau Ví dụ giữa giá cả và chất lợng, cho nên tuỳ vào mục tiêu của doanh nghiệp để có đợc thứ tự u tiên Chính sách mua hàng với mục tiêu của nó là tiền đề, là hớng dẫn chỉ đạo trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng.

+ Kết quả tiêu thụ:

Có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua hàng vì để xây dựng nên một kế hoạch mua hàng hợp lí phải dựa trên kết quả tiêu thụ kì trớc Với mỗi một mặt hàng, doanh nghiệp có thể dựa trên kết quả tiêu thụ để xác định xem mặt hàng đó khả năng tiêu thụ nh thế nào, và nếu có đợc kết quả đó thì nguyên nhân do đâu để từ đó xây dựng đợc một kế hoạch hợp lí hơn.

+ Các nguồn lực của doanh nghiệp

- Vốn:

Là điều kiện tiền đề vật chất cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là trong mua hàng Đây là nhân tố quan trọng ảnh hởng đến công tác mua hàng của doanh nghiệp Khi có vốn đầy đủ thì hoạt động mua hàng đợc tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, tránh tình trạng dây da trong mua hàng, giảm đợc chi phí trong

khâu mua Mặt khác việc đảm bảo tiền vốn cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chớp đợc các cơ hội trong các thơng vụ kinh doanh.

- Cơ sở vật chất kĩ thuật:

Nó là cơ sở phản ánh thực lực của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kĩ thuật tốt, hiện đại tạo điều kiện tốt trong mua hàng bởi nếu doanh nghiệp có cơ sở vật chất hiện đại thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng nắm bắt đợc thông tin, có nhiều cơ hội chớp lấy thời cơ để mua đợc hàng nhanh hơn, tốt hơn điều đó làm tăng sức cạnh tranh của…doanh nghiệp so với các đối thủ cạnh tranh Nhng nếu cơ sở vật chất của doanh nghiệp mà kém sẽ làm mất cơ hội kinh doanh của mình.

- Nhân viên mua hàng:

Trong hoạt động mua hàng của doanh nghiệp thơng mại hành vi dễ sai lầm nhất là mua hàng Mua không đảm bảo sẽ ảnh hởng trực tiếp đến kết quả và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Vì vậy việc mua hàng phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của con ngời Cho nên việc tuyển chọn nhân viên làm công tác thu mua là một khâu rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh Doanh nghiệp không thể giao hàng tuỳ ý cho bất cứ ai và ai mua cũng đợc mà doanh nghiệp phải có sự lựa chọn Một nhân viên thu mua giỏi phải đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

Kiến thức phong phú: Ngời nhân viên thu mua phải có kiến thức hiểu biết về hàng hoá kinh doanh có sự hiểu biết sâu rộng về hàng hoá mà mình có trách nhiệm đảm nhận, phải nắm đợc các hoạt động và mục tiêu của doanh nghiệp, hiểu về thị tr-ờng và biết phân tích ảnh hởng của thị trờng, nắm đợc chính sách kinh tế của nhà n-ớc, hiểu biết pháp luật, có kinh nghiệm trong thu mua.

Năng động, tỉnh táo: Giỏi khai thác thông tin, nắm kịp thời tình hình biến động trên thị trờng về nhu cầu và giá cả.

Có khả năng giao tiếp :Khả năng giao tiếp tốt là một trong những yếu tố có lợi cho đàm phán kinh doanh

Việc tuyển nhân viên mua hàng là một khâu rất quan trọng Chọn đợc một nhân viên mua hàng chuyên nghiệp, có kinh nghiệp là một lợi thế thực sự của doanh nghiệp.

+ Năng lực của nhà quản trị mua hàng:

Nhà quản trị có vai trò quan trọng quyết định đến sự thành công hay thất bại của quá trình mua hàng Nhà quản trị là ngời chỉ đạo cho nhân viên mua hàng nên họ phải nắm rõ đợc về nhân viên, phải nắm rõ đợc khả năng của từng ngời, biết đợc ngời nào có khả năng đảm nhận việc mua hàng, khả năng thành công hay thất bại cao hơn để từ đó có sự lựa đúng đắn

- Vị thế của doanh nghiệp trên thơng trờng:

Nếu doanh nghiệp có vị thế, uy tín trên thơng trờng thì việc đặt mua hàng sẽ dẽ dàng hơn, doanh nghiệp sẽ đợc các nhà cung ứng u tiên hơn trong việc chào hàng, các nhà cung ứng cũng chủ động đến chào hàng và dành nhiều điều khoản u đãi cho doanh nghiệp hơn, việc mua hàng nhiều khi tránh đợc tình trạng thủ tục rờm rà Do…đó với uy tín, vị thế doanh nghiệp trên thị trờng có ảnh hởng lớn đến công tác quản trị mua.

Ngoài ra còn có các nhân tố khác nh tình hình sản xuất kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa học kĩ thuật đều có ảnh h… ởng đến công tác mua hàng.

b) Nhân tố bên ngoài ảnh hởng đến quá trình quản trị mua hàng

- Nhà cung cấp:

Đây là yếu tố khách quan ảnh hởng trực tiếp đến kết quả mua hàng của doanh nghiệp vì nếu lựa chọn không đúng nhà cung cấp sẽ không đảm bảo khả năng mua hàng của doanh nghiệp, không đảm bảo đợc số lợng hàng bán ra Bởi đối với doanh nghiệp thơng mại thờng kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau Mỗi mặt hàng có thể có một hoặc nhiều nhà cung ứng Trong trờng hợp nh vậy sẽ có sự cạnh tranh của các nhà cung ứng

Để lựa chọn ngời cung ứng cho doanh nghiệp cần dựa vào nguyên tắc:

+ Không hoàn toàn lệ thuộc vào một nhà cung cấp để tạo ra sự lựa chọn tối u và để tránh bị ép giá

+ Cần theo dõi thờng xuyên về tình hình tài chính, khả năng sản xuất và khả năng cung ứng của ngời cung ứng

- Nhu cầu tiêu dùng của khách hàng:

Doanh nghiệp mua hàng phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng vì trong mọi hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp luôn lấy khách hàng làm nhân vật trung tâm, nhu

cầu của khách hàng sẽ là mục tiêu để doanh nghiệp xây dựng nên kế hoạch mua hàng cho nên nhu cầu tiêu dùng ảnh hởng đến quá trình mua hàng nh: sự thay đổi về nhu cầu tiêu dùng sẽ làm tốc độ bán hàng biến đổi dẫn đến sự biến đổi trong mua hàng

- Đối thủ cạnh tranh:

Đối thủ cạnh tranh có ảnh hởng lớn đến mua hàng trong doanh nghiệp ở cả mua và bán Đối thủ cạnh tranh trong mua hàng thể hiện ở chỗ doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt các đối thủ cạnh tranh, sự cạnh tranh trên thị trờng là sự cạnh tranh về giá nên để thắng đợc đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp phải thờng xuyên theo dõi chính sách giá của đối thủ cạnh tranh, đa ra đợc mức giá khách hàng chấp nhận đợc mà có mức giá nhỏ hơn hoặc bằng giá của đối thủ cạnh tranh nhng phải đảm bảo có lãi Muốn đa ra đợc một mức giá thấp hơn giá của đối thủ cạnh tranh thì doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến công tác mua hàng Mua hàng làm sao để đảm bảo bán đợc với giá thấp mà vẫn đảm bảo có lãi Cạnh tranh không chỉ thể hiện ở các doanh nghiệp thơng mại mà còn thể hiện ở sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp Sự cạnh tranh này doanh nghiệp có nhiều lợi hun bởi vì các nhà cung cấp luôn tìm cách đa ra các điều khoản u đãi nhằm thu hút khách hàng là các doanh nghiệp trở thành khách hàng của mình Cho nên doanh nghiệp để đảm bảo thắng các đối thủ thì luôn tìm kiếm các nhà cung cấp khác nhau để làm sao mua đợc hàng với giá rẻ hơn các nhà cung cấp khác Có nh thế mới đảm bảo thắng đợc các đối thủ cạnh tranh thông qua giá Vì thế nếu nhà cung cấp nào đa ra giá cả hay các điều khoản u đãi thì họ sẽ dễ dàng thu hút đợc các doanh nghiệp quan tâm đến hàng của mình

- Các cơ quan nhà nớc:

Các cơ quan nhà nớc ở trung ơng và địa phơng đều có ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh và hoạt động mua hàng của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp đều có các cơ quan nhà nớc và cơ quan địa phơng theo dõi, kiểm tra và giám sát theo dõi các hoạt động có liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình Một nhà quản trị giỏi không nên tìm cách né tránh sự kiểm soát của cơ quan nhà nớc mà ngợc lại cần phải biết tận dụng các mối quan hệ quen biết của họ về các vấn đề có liên quan tới mình đặc biệt là trong mua hàng Thông qua hệ thống cơ quan nhà nớc, nhà quản trị sẽ

tìm đợc nguồn cung ứng tốt đảm bảo đợc mục tiêu mua hàng của mình Hơn nữa cơ quan nhà nớc còn ảnh hởng đến việc mua hàng của doanh nghiệp thông qua các cơ chế, chính sách nh thuế Ví dụ nếu thuế cao chi phí mua hàng sẽ tăng làm cho giá…cả cao và ngợc lại Lúc đó doanh phải điều chỉnh giá cả cho hợp lí

Đó là một số các nhân tố ảnh hởng tới nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp, có những nhân tố chủ quan doanh nghiệp có thể điều chỉnh đợc nhng cũng có những nhân tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể điều chỉnh đợc Đối với những nhân tố khách quan doanh nghiệp không nên tìm cách né tránh mà phải biết chấp nhận nó Một chính sách mua hàng tốt làm nhiệm vụ tiên phong mở đờng cho việc hoàn thành nghiệp vụ mua hàng Bởi một chính sách mua hàng tốt sẽ cân nhắc đúng và chỉ rõ ngời cung ứng và nhân viên mua hàng Để có một chính sách mua hàng đúng không chỉ đơn thuần là kết quả khó nhọc của hoạt động marketing trong doanh nghiệp mà quan điểm của marketing là lấy khách hàng và thị trờng làm trung tâm Bởi doanh nghiệp chỉ có thể bán đợc cái mà khách hàng cần chứ không phải là cái mà doanh nghiệp có.

3.3.3 ) Phơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng trong doanh nghiệp thơng mại.

Mua hàng là khâu quan trọng không kém gì khâu tiêu thụ hàng hoá vì nếu đầu vào không tốt thì khó có thể nói đến có hiệu quả ở đầu ra Vì vậy doanh nghiệp có thể đa ra phơng hớng nhằm nâng cao chất lợng công tác quản trị mua hàng Thực chất nâng cao công tác quản trị mua hàng là việc doanh nghiệp phải đa ra đợc các quyết định chính xác hơn nữa và việc thực hiện mang lại kết quả cao hơn trớc đây đã làm Nhà quản trị phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng theo đúng chơng trình, mục tiêu đã định một cách chủ động, ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng Doang nghiệp phải đa ra quá trình mua hàng bao gồm: quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua, mua cái gì? mua của ai? Giá cả và các điều kiện thanh toán nh thế nào? Ph… ơng hớng cơ bản nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng là:

- Không ngừng củng cố và hoàn thiện từng bớc trong quy trình mua hàng bằng cách:

+ Nhà quản trị phải lập kế hoạch mua hàng một cách chi tiết, chính xác để quá trình mua hàng đợc thực hiện dễ dàng, không bị nhầm lẫn Xác định chính xác số l-ợng, chủng loại, giá cả hàng hoá và nhà cung cấp hàng hoá cần mua Lên kế hoạch chi tiết cho việc dự trữ nh: chuẩn bị kho tàng, chi phí và lợng hàng hoá dự trữ.

+ Nhà quản trị mua hàng phải luôn đảm bảo cho quá trình mua hàng diễn ra theo đúng kế hoạch, mục tiêu đã xác định một cách chủ động, đảm bảo nguồn hàng ổn định lâu dài, phong phú sao cho doanh nghiệp có đủ hàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình Từ đó có thể thoả mãn nhu cầu của khách hàng.

+ Nhà quản trị phải luôn tìm kiếm, tạo ra nguồn hàng tốt nhất để đảm bảo cung cấp cho quá trình kinh doanh đợc tiến hành một cách thờng xuyên liên tục và không ngừng nâng cao chất lợng nguồn hàng.

+ Quản lí tốt nguồn hàng tạo nên sự am hiểu và vận dụng một cách có khoa học các hình thức, phơng thức mua hàng sao cho phù hợp với từng loại hàng, với nguồn lực của doanh nghiệp.

+ Tăng cờng công tác quản lí kho hàng, bảo quản tốt hàng hoá tránh tình trạng hàng hoá bị thất thoát, giảm tỷ lệ hao hụt hàng hoá Xây dựng những kho chuyên dùng cho từng loại hàng hoá

+ Nâng cao năng lực, phẩm chất của đội ngũ các nhà quản trị

Nhà quản trị phải biết nâng cao chất lợng mua hàng bằng cách thông qua đào tạo và đãi ngộ nhân sự Cần phải đầu t cơ sở vật chất, kho tàng, bến bãi một cách có khoa học sao cho phù hợp với ngành hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh

Sau khi nền kinh tế nớc ta có sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc Để phù hợp với sự chuyển đổi đó ngày 30/3/1993, cửa hàng Bách hóa Cửa Nam đợc phép tách ra thành một doanh nghiệp độc lập theo quyết định số 853/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội Với t cách là một pháp nhân kinh tế, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có giấy phép kinh doanh số 1050 (UBND), có vốn điều lệ là 530.000.000 VNĐ Có trụ sở, con dấu riêng và cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty Công ty hoạt động và hạch toán độc lập, tự chủ và chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trớc pháp luật khi tham gia vào các hoạt động kinh tế xã hội.

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, công ty đã tìm hiểu và nắm bắt xu ớng phát triển, hành vi mua bán của khách hàng và công ty nhạy bén mở ra hai gian hàng siêu thị và một quầy thời trang tự chọn Chỉ qua vài năm hoạt động, siêu thị số 5 Nam Bộ đã rất phát triển và đợc đánh giá là một trong những siêu thị lớn nhất Hà Nội.

h-Hiện nay, công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ đã có một bề dày truyền thống hoạt động kinh doanh, tổ chức lãnh đạo Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng đợc nâng lên, thể hiện thông qua việc đóng góp ngân sách nhà nớc ngày càng tăng Công ty đã lập đợc nhiều thành tích suất sắc và đợc nhà nớc tặng thởng nhiều huân chung bằng khen, cờ thi đua của thành phố và sở thung mại

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

Chức năng của công ty:

Chức năng nguyên thủy của công ty khi mới thành lập là thực hiện các hoạt động bán buôn, bán lẻ các loại hàng hóa vật phẩm tiêu dùng, ngày nay công ty bách hóa hoạt động trong nền kinh tế thị trờng nên chức năng của công ty có sự thay đổi để phù hợp với cơ chế mới.

Chức năng rất quan trọng của công ty đó là: công ty là nhân tố trung gian kết nối giữa nhà sản xuất với ngời tiêu dùng, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm cần thiết phù hợp với nhu cầu và sở thích của ngời tiêu dùng qua đó thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa

Chức năng thứ hai của công ty là hình thành hàng hóa dự trữ để góp phần bình ổn thị trờng, cân bằng cung cầu giá cả, kết nối nhà sản xuất và ngời tiêu dùng cả về mặt không gian, thời gian, bảo vệ và quản lí chất lợng hàng hóa

Chức năng thứ ba: là một mắt xích quan trọng trong mạng lới thung mại phân phối bán buôn và bán lẻ, do đó công ty còn có chức năng giao tiếp phối thuộc với các bạn hàng, tạo nên nguồn thông tin về nguồn hàng thị trờng khách hàng, đồng thời phản hồi lại những thông tin từ thị trờng tới nhà sản xuất, để họ hoàn thiện sản phẩm và đa ra sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu thị trờng và đáp ứng đợc nhu cầu của ng-ời tiêu dùng.

Nhiệm vụ của công ty :

Là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực thơng mại, Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ có nhiệm vụ tiêu thụ hàng hóa, thúc đẩy nhanh tốc độ chu chuyển hàng hóa và dịch vụ tạo ra hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh

Công ty phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ mà nhà nớc giao cho nh: góp phần bình ổn thị trờng hàng hóa giá cả, không để xảy ra các “cơn sốt”, bảo vệ quyền lợi ngời tiêu dùng

Ngoài ra công ty còn có một số nhiệm vụ rất quan trọng đó là phải có nhiệm vụ bảo toàn và phát triển tài sản và nguồn vốn mà nhà nớc giao cho, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của nhà nớc về nhà nớc về quản lí tài chính, kế toán đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc

2.1.3 Cơ cấu tổ chức:

Chịu trách nhiệm lãnh đạo tổ chức quản lí điều hành mọi hoạt động của công ty là Ban giám đốc đứng đầu là ông Lê Thanh Thủy, công ty còn có hai phó giám đốc giúp việc.Một phó giám đốc phụ trách bán buôn, còn một phó giám đốc phụ trách siêu thị Giám đốc công ty do ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ủynhiệm Giám đốc là ngời tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, vạch chiến lợc sản xuất kinh doanh và ra các quyết định cuối cùng thay mặt đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớc pháp luật và cu quan quản lí nhà nớc Phó giám đốc công ty là ngời giúp việc giám đốc công ty và chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đợc phân công, ủy nhiệm và báo cáo kết quả các công việc đợc giao

tài vụ

Bảo vệHành chínhVăn thKhai thác

hàng Kho vậnKế toán képKế toán đơn

Siêu thịQuầy hàng gian ngoài

-Phòng kế toán tài vụ : có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty, theo dõi tình hình tài chính, phân tích thẹo dõi đánh giá lập kết quả hoạt động tài chính để báo cáo với ban giám đốc công ty.

-Phòng kế hoạch nghiệp vụ: có nhiệm vụ lập kế hoạch, chiến lợc kinh doanh sao cho có hiệu quả, phù hợp với thực tế thị trờng Nghiên cứu đánh giá thị trờng đối thủ cạnh tranh để giám đốc đa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn.

Riêng bộ phận kho vận : có nhiệm vụ tiếp nhận bảo quản, dự trữ hàng hóa để hoạt động bán hàng của công ty có thể diễn ra thờng xuyên liên tục

-Phòng tổ chức hành chính tổng hợp: chịu trách nhiệm quản lí về khâu nhân sự, tuyển dụng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên, bố trí sắp xếp vị trí công tác phù hợp năng lực của từng ngời.Phòng tổ chức hành chính gồm 5 ngời:

 01 trởng phòng tổ chức duyệt lao động tiền lơng  01phó phòng làm công tác lao động tiền lơng

 01chủ tịch đoàn làm công tác bảo hộ lao động, thi đua khen thởng, chăm sóc sức khỏe cán bộ công nhân viên

 01 làm công tác kế toán hành chính  01 làm công tác văn th lu trữ

- Tổ bán hàng: chịu trách nhiệm kinh doanh ở các quầy siêu thị Đây là những bộ phận đóng vai trò rất quan trọng vào sự thành công của công ty Họ là những ngời bán hàng, thu tiền, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho công ty Họ là bộ mặt của công ty, là nền móng văn hóa tổ chức công ty Bên cạnh đó, những nhân viên của tổ bán hàng còn có nhiệm vụ tiếp nhận những thông tin từ khách hàng và phản hồi lại cho ban giám đốc công ty để có những kế hoạch, chính sách,quyết định kịp thời với nhu cầu ngời tiêu dùng và tình hình thị trờng nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất.

Đây là mô hình quản lí theo kiểu trực tuyến, nó tạo ra sự năng động tự chủ trong kinh doanh, các mệnh lệnh chỉ thị của ban giám đốc đợc sự truyền đạt một cách nhanh chóng tới các bộ phận có liên quan

2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty

Đặc điểm về môi trờng kinh doanh bên ngoài của công ty.

-Điều kiện tự nhiên:

Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ là một đun vị kinh doanh bán buôn, bán lẻ của thủ đô Hà Nội Công ty có một vị trí hết sức thuận lợi, nằm ở hai mặt tiền của phố Nguyễn Thái Học và Lê Duẩn ở giữa trung tâm thủ đô.Vị trí này đã tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc kinh doanh của công ty.

-Điều kiện kinh tế:

Đây là điều kiện thuận lợi cho công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng và các doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn Hà Nội nói chung đó là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của cả nớc, là địa phung có tốc độ phát triển cao với tốc độ tăng trởng bình quân đạt gần 10%/ năm Thu nhập của ngời dân Hà Nội đứng thứ hai trong cả nớc, chỉ sau thành phố Hồ Chí Minh, điều này rất quan trọng bởi nó sẽ làm tăng đáng kể sức cạnh tranh của thị trờng, sức tiêu thụ của hàng hóa Mặt khác, các yếu tố khác nh: lạm phát, thất nghiệp, sự phát triển của các hoạt động kinh tế đối ngoại, ở mức lí tởng tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thung mại.

Phải nói rằng, công ty đang hoạt động trong một môi trờng kinh tế đầy thuận lợi hun hẳn các địa phung khác Tuy nhiên, nền kinh tế đầy phát triển đó đã đem lại cho công ty không ít khó khăn nhất định Do sức mua của thị trờng lớn, khả năng thanh toán của ngời tiêu dùng cao nên công ty luôn phải tìm kiếm những nguồn cung ứng có chất lợng cao phong phú đồng thời công ty luôn gặp căn bệnh muôn thở thiếuvốn kinh doanh, đặc biệt là vốn lu động.

Ngoài ra, công ty còn phải đối mặt với những hoạt động kinh doanh không lành mạnh nh: các hoạt động buôn lậu trốn thuế, kinh doanh hàng giả

-Điều kiện chính trị xã hội:

Hà Nội là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội của nhà nớc với số dân gần 3 triệu ngời Các trung tâm ngoại giao, các văn phòng đại diện, các tổ chức kinh tế,văn hóa, xã hội đều có trụ sở đặt tại Hà Nội Hà Nội còn là một địa điểm du lịch hấp dẫn, hàng năm thu hút hàng chục vạn lợt khách du lịch trong và ngoài nớc tới tham gia, học tập, công tác Đây là khả năng tiềm tàng to lớn về khách hàng có nhu cầu tiêu dùng đối với thị trờng Hà Nội Vì vậy, đối với các doanh nghiệp nói chung

và Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ nói riêng nên biết khai thác tiềm năng to lớn này thì sẽ tạo nên doanh thu đáng kể.

Ngoài ra các chính sách khá thông thoáng và cởi mở của Hà Nội cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công ty hoạt động.

- Đối thủ cạnh tranh: Hoạt động trong nền kinh tế thị trờng có nhiều thành

phần tham gia nên công ty gặp phải sự cạnh tranh gay gắt của các thành phần kinh tế Nhà nớc và t nhân.

Đặc điểm môi trờng kinh doanh bên trong của doanh nghiệp:

-Điều kiện tài chính:

Khi mới thành lập tổng số vốn ban đầu của công ty là 530.000.000 VNĐ Trong đó :

+ Vốn cố định: 230.000.000 VNĐ+Vốn lu động: 300.000.000 VNĐ

So với thực tế kinh doanh thì đây là số vốn nhỏ bé, không đáp ứng đủ yêu cầu kinh doanh nên công ty luôn phải tìm cách huy độngvốn từ nhiều nguồn khác nhau nh vốn vay từ các tổ chức tín dụng, vốn góp của cán bộ công nhân viên trong công ty, ngoài ra còn vốn đợc bổ sung từ lợi nhuận hàng năm của công ty Ngoài việc kinh doanh thung mại, công ty còn đầu t vốn để cải tạo, nâng cấp, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị nội thất trong công ty để từng bớc chuyển sang hoạt động kinh doanh với quy mô lớn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Nhìn chung trong những năm gần dây bằng một loạt các biện pháp trên, công ty đã bảo toàn và sử dụng tốt nguồn vốn của mình, đảm bảo thu nhâp cá nhân cho ngời lao động, thc hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc và hoàn thành các nghĩa vụ mà sở thơng mại giao cho Đến năm 2000, nguồn vốn kinh doanh của công ty dần dần lớn lên nhanh chóng đáp ứng nhu cầu kinh doanh và nâng cao khả năng tự chủ tài chính của công ty Vốn cố định đã là 1.500.000.000 VNĐ và vốn lu dộng là 3.000.000.000 VNĐ

-Nhân sự :

Hiện nay, Công ty bách hóa số 5 Nam Bộ có 155 lao động Đây là công ty ung mại nên lao động nữ chiếm tỉ lệ rất cao 83,5% do đặc thù hoạt động mang tính chất thung mại, dịch vụ của công ty hoạt động bán hàng đòi hỏi sự khéo léo, mềm

th-mỏng Lao động nam nằm chủ yếu ở bộ phận bảo vệ, kho vận, khai thác hàng Số lao động có trình độ đại học là 49 ngời chiếm 31,61%; số lao động có trình độ trung cấp là 81 ngời, chiếm tỉ lệ 52,26% Số lao động su cấp là 18 ngời, chiếm 11.61% Còn lại là cha qua đào tạo.

Về trình độ chính trị, số Đảng viên là 36 ngời chiếm 23,2%, trung cấp chính trị là 12 ngời, su cấp chính trị là 28 ngời Công ty thành lập từ rất lâu đời, nên đội ngũ lao động hoạt dộng từ thời bao cấp còn khá lớn do vậy đội ngũ lao động đang bị già hóa cụ thể số lao động dới 30 tuổi là 32 ngời chiếm tỉ lệ 20,64% và từ 30 đến trên 50 tuổi là 123 ngời ,chiếm tỉ lệ 79,35% Nh vậy số lao động của công ty đang bị già hóa, số lao động đứng tuổi là khá lớn với tuổi trung bìnhlà 38 - 40 tuổi.

Hàng năm, lợng sinh viên các trờng trung cấp và đại học đến công ty thực tập khá đông, đặc biệt là vào các dịp trớc Tết Những sinh viên này đã đáp ứng khá lớn cho công ty về bộ phận lao động mềm, lao động thời vụ Hơn nữa, lao động này lại rất trẻ, có sức khỏe, nhiệt tình nên đã tiết kiệm chi phí tiền công không nhỏ cho công ty Đây là lợng lao động không chính thức chiếm tỉ trọng lớn làm gia tăng đáng kể số lao động của công ty nhng đều là lao động ngắn hạn.

Nhìn chung, công ty rất chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên Công ty thờng xuyên mở các lớp bồi dỡng nghiệp vụ tổ chức đào tạo và đào tạo lại cho CBCNV toàn công ty Tuy nhiên, số lao động trẻ có trình độ chuyên môn còn chiếm tỉ trọng nhỏ là do công ty phải kế thừa đội ngũ lao động từ thời bao cấp để lại và để giải quyết thấu đáo vấn đề này không phải là dễ Công ty đã rất nỗ lực đa dạng hóa các loại hình dịch vụ để có thể bố trí công việc cho tất cả các lao động trong công ty, không để trờng hợp nào phải nghỉ chờ việc.

Mặc dù kể từ khi thành lập công ty đã thu đợc những kết quả đáng kể tạo đợc tiếng tăm trên thị trờng, nhng trong công ty hiện nay, ngời lao động thiếu khả năng sáng tạo, đa số đều chịu sự điều hành làm việc theo những qui định sẵn có Công ty cha có biện pháp cụ thể khuyến khích tính sáng tạo trong lao động Các vấn đề kích thích cha đợc quan tâm, đặc biệt là vấn đề kích thích vật chất cho ngời lao động Điều này thể hiện ở mức thu nhập bình quân của mỗi ngời so nới mặt bằng chung còn thấp Mỗi lao động tiến trong công ty mỗi kì chỉ đợc thởng 60.000 đồng một con