QT.11.TTTTTV.Quy trinh tiep nhan quan ly TTB

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CƠNG CỘNG QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Mã quy trình: QT.11.TTTTTV Lần ban hành: Ngày ban hành: 2021 Trang: QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CƠNG CỘNG Người viết QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Người kiểm tra Mã quy trình: QT.11.TTTTTV Lần ban hành: Ngày ban hành: 2021 Trang: Người phê duyệt QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CƠNG CỘNG Mã quy trình: QT.11.TTTTTV Lần ban hành: Ngày ban hành: 2021 Trang: I MỤC ĐÍCH Quy trình nhằm quy định thống việc tiếp nhận, quản lý trang thiết bị Trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại học Y tế công cộng II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng trang thiết bị đi/đến nhằm phục vụ cho trình công tác phục vụ bạn đọc Trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại học Y tế công cộng III TÀI LIỆU VIỆN DẪN Nghị số 11/NQ-HĐT ngày 21 tháng 10 năm 2020 Hội đồng trường Trường Đại học Y tế công cộng việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Y tế công cộng; Stt IV TỪ VIẾT TẮT - QT: Quy trình - BM: Biểu mẫu - TTB: Trang thiết bị - TTTTTV: Trung tâm Thông tin – Thư viện - CSVC: Cơ sở vật chất V NỘI DUNG 5.1 Lưu đồ Quy trình tiếp nhận/ quản lý trang thiết bị TTTTTV Quy trình Tiếp nhận/ điều chuyển TTB Kiểm tra tình trạng TTB: Kiểm tra 3 thông số kỹ thuật, số lượng, tình trạng hoạt động TTB Hồn thành giao/ nhận Cập nhật trang thiết bị vào sổ Theo dõi tài sản Thư viện Người chịu trách nhiệm Cán chuyên trách Thư viện Phòng QTCN Cán chuyên trách Thư viện Cán chuyên trách Thư viện QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CƠNG CỘNG Mã quy trình: QT.11.TTTTTV Lần ban hành: Ngày ban hành: 2021 Trang: 4 CBTV Phối hợp kiểm kê định kỳ cán nhà trường CBTV 6 7 8 Quản lý, định kỳ kiểm tra TTB Với tài sản cố định mạng Internet: Thông báo sửa chữa có hỏng hóc xảy theo link thơng báo cố phịng QTCN Vào sổ theo dõi TTB cần đem khỏi TTTTTV để sửa chữa CBTV Với phần mềm: Thông báo với nhà cung cấp phần mềm xảy lỗi chức Gặp mặt trực tiếp trao đổi qua email, điện thoại với bên phần mềm để khắc phục cố Kiểm tra lại tình trạng TTB, chức phần mềm nhận lại TTB sau sửa chữa Công ty phần mềm Phịng QTCN CBTV Cơng ty phần mềm Phòng QTCN CBTV CBTV Cập nhật vào sổ Theo dõi tài sản, Xác nhận link thông báo cố phịng QTCN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CƠNG CỘNG QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Mã quy trình: QT.11.TTTTTV Lần ban hành: Ngày ban hành: 2021 Trang: 5.2 Mơ tả Quy trình tiếp nhận/ quản lý trang thiết bị Thư viện 5.2.1 Tiếp nhận trang thiết bị Phối hợp với phòng ban chức việc vận chuyển, tiếp nhận, điều chuyển, xếp trang thiết bị đi/ đến TTTTTV 5.2.2 Kiểm tra tình trạng trang thiết bị Cùng phận liên quan kiểm tra thông số kỹ thuật thiết bị theo biên bàn giao/hợp đồng - Kiểm đếm số lượng biên bàn giao - Kiểm tra chức trang thiết bị biên bàn giao/ hợp đồng - Hoàn thành văn giao/ nhận TTTTTV phòng chức 5.2.3 Vào sổ theo dõi trang thiết bị TTTTTV - Ghi đầy đủ thông tin trang thiết bị chuyển về/ chuyển      Ngày, tháng tiếp nhận TTB Tên loại tính TTB Số lượng/ chất lượng TTB Vị trí xếp/ nơi chuyển đến (nếu cần) Đề nghị cán phòng chức ký xác nhận vào sổ theo dõi tài sản thư viện 5.2.4 Định kỳ kiểm kê cán nhà trường Phối hợp cán kiểm kê tài sản trường công tác kiểm kê tài sản TTTTTV Nêu rõ tình trạng TTB để phận quản lý tài sản nhà trường có kế hoạch lý cần - Ký xác nhận số lượng TTB/ TS có TTTTTV biên kiểm kê 5.2.5 Quản lý, định kỳ kiểm tra TTB - Định kiểm tra nội tình trạng TTB/ TS TTTTTV Kiểm tra tình trạng, chức sử dụng TTB đảm bảo phục vụ bạn đọc công tác nghiệp vụ cán Thư viện 5.2.6 Thông báo sửa chữa trang thiết bị/ tài sản Với tài sản cố định mạng Internet: thơng báo với phịng ban chức đề nghị sửa chữa có hỏng hóc xảy qua link Thơng báo cố phịng QTCN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ CƠNG CỘNG QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, QUẢN LÝ TRANG THIẾT BỊ Mã quy trình: QT.11.TTTTTV Lần ban hành: Ngày ban hành: 2021 Trang: Với phần mềm quản lý Thư viện: Có cố chức xảy lỗi cần thông báo qua email điện thoại với công ty cung cấp phần mềm cho Thư viện để kịp thời tìm phương án khắc phục 5.2.7 Thực bàn giao trang thiết bị cho phận chức mang sửa chữa bàn bạc với cán phần mềm giải tình trạng hỏng hóc khắc phục Vào sổ theo dõi TTB cần đem khỏi TTTTTV để sửa chữa, ghi rõ thông tin TTB Yêu cầu phận chức ký vào sổ theo dõi Thư viện trước đem TTB sửa chữa Đề nghị phịng chức hỗ trợ xác định tình trạng hỏng hóc hướng khắc phục liên quan đến phần mềm 5.2.8 Kiểm tra tình trạng trang thiết bị/ tài sản sau sửa chữa/ khắc phục xong - Kiểm tra số lượng tình trạng trang thiết bị, chức phần mềm - hận lại trang thiết bị sau sửa chữa 5.2.9 Cập nhật vào sổ theo dõi trang thiết bị - Cập nhật vào sổ theo dõi trang thiết bị Thư viện Xác nhận lỗi khắc phục phận sửa chữa/thay (nếu cần) - Xác nhận vào link thông báo cố phòng QTCN tiến hành bàn giao VI PHỤ LỤC VÀ LƯU TRỮ STT Mã phụ lục Tên phụ lục Đơn vị/ Bộ phận Thời hạn lưu trữ lưu trữ Ghi BM.01.TTTTTV QT.11 Biên kiểm kê Trang thiết bị TTTTTV Áp dụng đối Thực với loại theo mẫu hồ sơ phận kiểm kê nhà trường BM.02.TTTTTV QT.11 Sổ theo dõi tài sản TTTTTV Lâu năm thư viện ... trạng TTB để phận quản lý tài sản nhà trường có kế hoạch lý cần - Ký xác nhận số lượng TTB/ TS có TTTTTV biên kiểm kê 5.2.5 Quản lý, định kỳ kiểm tra TTB - Định kiểm tra nội tình trạng TTB/ TS... thông tin trang thiết bị chuyển về/ chuyển      Ngày, tháng tiếp nhận TTB Tên loại tính TTB Số lượng/ chất lượng TTB Vị trí xếp/ nơi chuyển đến (nếu cần) Đề nghị cán phòng chức ký xác nhận... trạng hỏng hóc khắc phục Vào sổ theo dõi TTB cần đem khỏi TTTTTV để sửa chữa, ghi rõ thông tin TTB Yêu cầu phận chức ký vào sổ theo dõi Thư viện trước đem TTB sửa chữa Đề nghị phòng chức hỗ trợ