qt-03-danh-gia-noi-bo_1

Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu: QT/VP-03 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 12/11/2012 MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH PHẠM VI TÀI LIỆU VIỆN DẪN ĐỊNH NGHĨA NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Trách nhiệm 5.2 Chương trình đánh giá 5.3 Thực đánh giá 5.4 Các hoạt động sau đánh giá 5.5 Theo dõi kết thực hành động khắc phục phòng ngừa 5.6 Lưu hồ sơ PHỤ LỤC Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Họ tên Nguyễn Sơn Hà Tơ Văn Hồng Nguyễn Quang Toản Chuyên viên Chánh Văn phòng Giám đốc Chữ ký Chức vụ 1/6 Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu: QT/VP-03 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 12/11/2012 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang/phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần ban hành/lần sửa đổi Ngày ban hành 2/6 Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu: QT/VP-03 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 12/11/2012 MỤC ĐÍCH Quy trình qui định cách thức đánh giá nội hệ thống quản lý chất lượng Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch Việc đánh giá nội tiến hành để đánh giá xác nhận điểm sau đây: - Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với điều hoạch định, yêu cầu ISO 9001: 2008, yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch xây dựng yêu cầu luật định - Hệ thống quản lý chất lượng trì kiểm sốt có hiệu lực PHẠM VI Quy trình áp dụng cho đánh giá nội Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch thực Mọi yếu tố hệ thống quản lý chất lượng áp dụng theo TCVN ISO 9001: 2008 phải đánh giá tính phù hợp theo quy trình TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Điều 8.2.2 - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 - Sổ tay chất lượng ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT - Sự không phù hợp nặng: Là không phù hợp gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu lực hệ thống chất lượng việc đảm bảo chất lượng dịch vụ Những vấn đề sau coi khơng phù hợp nặng: + Hệ thống chất lượng hoàn toàn không đề cập đến yêu cầu cần áp dụng tiêu chuẩn áp dụng + Một yêu cầu hệ thống chất lượng hồn tồn khơng thực thực tế thực khơng có hiệu + Có nhiều khơng phù hợp nhẹ lặp lại cách hệ thống (lặp lại qua phịng lặp lại q trình) + Có vi phạm yêu cầu luật định áp dụng việc cung cấp dịch vụ - Sự không phù hợp nhẹ: Về chất không phù hợp xảy ngẫu nhiên, gây ảnh hưởng không nghiêm trọng hệ thống chất lượng Sự không phù hợp nhẹ kết luận khi: + Có khuynh hướng diễn biến xấu khơng có hành động khắc phục phòng ngừa + Yêu cầu tiêu chuẩn hệ thống tài liệu không thực quán liên tục 3/6 Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu: QT/VP-03 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 12/11/2012 + Xuất vài điểm không tuân thủ theo hệ thống quản lý chất lượng thiết lập nhiên xảy nhỏ lượng thủ tục hành xử lý, khơng xảy số lượng nhiều, mang tính hệ thống - Các điểm lưu ý: Những khiếm khuyết nhỏ chưa đến mức không phù hợp không gây ảnh hưởng đáng kể tới yêu cầu hệ thống chất lượng - Đánh giá viên nội bộ: Là công chức trải qua khóa huấn luyện đánh giá nội Các đánh giá viên không đánh giá công việc mình, phép đánh giá cơng việc phận - Hành động khắc phục: Là hành động tiến hành để loại bỏ nguyên nhân không phù hợp phát hay tình trạng khơng mong muốn khác - Hành động phòng ngừa: Là hành động tiến hành để loại bỏ nguyên nhân không phù hợp tiềm ẩn hay tình trạng khơng mong muốn tiềm ẩn khác - HĐKP: Hành động khắc phục - HĐPN: Hành động phịng ngừa - KPH: Khơng phù hợp - HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng - BGĐ: Ban Giám đốc Sở NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Trách nhiệm: 1.1.1 Trách nhiệm đánh giá viên (người Ban Giám đốc Sở Trưởng ban ISO định) thực đánh giá báo cáo kết theo cách thức trình bày quy trình 1.1.2 Giám đốc có trách nhiệm đảm bảo cung cấp phương tiện, hợp tác cần thiết để đánh giá viên thực tốt cơng việc giao 1.1.3 Các trưởng phịng có trách nhiệm thực biện pháp khắc phục nơi thuộc quyền kiểm soát có khơng phù hợp 5.2 Chương trình đánh giá: 5.2.1 Trưởng ban ISO chịu trách nhiệm tổ chức xây dựng phê duyệt kế hoạch đánh giá (BM 01/VP-03) để định chuyên gia đánh giá, phận đánh giá, hoạt động đánh giá, thời gian đánh giá Kế hoạch đánh giá thông báo đến chuyên gia đánh giá đơn vị đánh giá trước để chuẩn bị 5.2.2 Các đánh giá lập kế hoạch dựa theo tình trạng tầm quan trọng hoạt động đánh kết lần đánh giá trước 5.2.3 Khoảng thời gian kỳ đánh giá yếu tố cụ thể hệ thống chất lượng tối đa 12 tháng 4/6 Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu: QT/VP-03 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 12/11/2012 5.2.4 Các đánh giá bất thường tiến hành theo đạo Giám đốc Sở, Trưởng ban ISO 5.2.5 Đánh giá viên đảm bảo tài liệu có liên quan đến hoạt động đánh giá (Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, sổ tay chất lượng, thủ tục, quy trình, hướng dẫn, tài liệu luật định liên quan kết lần đánh giá trước đó) phải sẵn có để xem xét, chuẩn bị cho công việc đánh giá 5.3 Thực đánh giá: 5.3.1 Trưởng đồn đánh giá/đánh giá viên giải thích mục đích phạm vi đánh hoạt động đánh giá họp trước thức tiến hành đánh giá hay thảo luận với phận đánh giá 5.3.2 Đánh giá viên tiến hành đánh giá theo cách thức sau: Sử dụng Phiếu đánh giá nội (BM 02/VP-03) chuẩn bị sẵn câu hỏi kiểm tra chứng khách quan cung cấp ghi vào Phiếu đánh giá nội nhận xét là: Chấp nhận (PH); không chấp nhận (KPH); không áp dụng (KAD); nhận xét (NX) lý tương ứng cột ghi (đối với trường hợp không chấp nhận nhận xét) 5.3.3 Khi thực đánh giá, chuyên gia tìm kiếm chứng khách quan để hoạt động đánh giá có phù hợp yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng lập thành văn bản, yêu cầu ISO 9001 : 2008 tính hiệu lực hệ thống, chứng thu thập thông qua việc quan sát, vấn xem xét hồ sơ 5.3.4 Kết thúc đánh giá, trưởng đoàn đánh giá họp thảo luận với đánh giá viên kết đánh giá, xây dựng báo cáo đánh giá (BM 03/VP-03) 3.5 Những điểm không phù hợp phát trình đánh giá, chuyên gia đánh giá phát hành CAR (yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa) theo quy trình hành động khắc phục phịng ngừa Kết đánh giá CAR (nếu có) thơng báo cho phận đánh giá để tiến hành khắc phục, phịng ngừa hiệu (tham khảo quy trình hành động khắc phục phòng ngừa) 5.3.6 Bên đánh giá xem xét kết đánh giá, phiếu CAR, làm rõ điểm nghi vấn công nhận điều tìm thấy đồng ý 5.3.7 Trưởng đồn đánh giá gởi phiếu đánh giá nội bộ, phiếu CAR sử dụng đánh giá đến đại diện lãnh đạo 5.4 Các hoạt động sau đánh giá: 5.4.1 Trong vòng 10 ngày, phận đánh giá phải trả lời phiếu CAR cách phân tích nguyên nhân, đề xuất biện pháp khắc phục, phòng ngừa thời gian phải hoàn thành 5/6 Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã hiệu: QT/VP-03 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 12/11/2012 5.4.2 Đánh giá viên người phân công tiến hành giám sát việc thực tính hiệu biện pháp khắc phục, phịng ngừa ghi nhận kết giám sát vào phiếu CAR 5.4.3 Đại diện lãnh đạo xem xét kết đánh giá chất lượng nội lưu toàn hồ sơ q trình đánh giá (bản chính) để trình họp xem xét lãnh đạo Trưởng phòng lưu hồ sơ kết đánh giá phận để theo dõi trình thực hành động khắc phục, phịng ngừa diễn tiến q trình kiểm sốt sau VI PHỤ LỤC - Kế hoạch đánh giá nội (BM 01/VP-03) - Phiếu đánh giá nội (BM 02/VP-03) - Báo cáo đánh giá (BM 03/VP-03) 6/6