TỔNG CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ LẮP MÁY LILAMA -o0o - LILAMA HANOI JSC, CO QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ MÃ SỐ: QT-03 ,, NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT LÃNH ĐẠO PHÊ DUYỆT Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-03 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 1/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã số QT-03 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 THEO DÕI SỬA ĐỔI Ngày Vị trí Nội dung sửa đổi Ghi THEO DÕI PHÂN PHỐI Ban Giám Đốc Phòng Quản trị Tổng hợp Phòng Tổ chức Phòng Vật tư Phòng Tài chính-kế tốn Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội Phòng Phát Triển Các Dự Án Đầu Tư Xí nghiệp, Đội/Cơng trình Phòng Kinh tế Kỹ thuật Phòng QL máy-Cơ giới-An tồn MỤC ĐÍCH Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-03 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 2/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã số QT-03 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Quy định công tác định đánh giá nội (kiểm tra, tra việc thực sản xuất, kinh doanh, tuân thủ HTQLCL) đơn vị Công ty nhằm xác định mức độ phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 mục tiêu mong muốn, tạo hội cho đơn vị biết điểm yếu, không phù hợp tồn có phương án cải tiến kịp thời PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho tất đánh giá chất lượng nội hệ thống quản lý chất lượng Công ty TÀI LIỆU THAM KHẢO Sổ tay chất lượng; Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (điều khoản 8.2.2) ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT Đánh giá chất lượng nội bộ: bao gồm hoạt động kiểm tra, xem xét, quan sát vấn để so sánh kết thực tế với quy định hệ thống quản lý chất lượng Đoàn đánh giá: gồm hay nhiều chuyên gia thực đánh giá Chuyên gia đánh giá: người có đủ đủ lực để tiến hành đánh giá Bên đánh giá: Đơn vị đánh giá HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Đơn vị: Các phòng/ban, cơng trình, nhà máy trực thuộc Công ty NỘI DUNG 5.1 Lưu đồ (Xem trang tiếp theo) Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-03 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 3/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Bước Bước Bước Trách nhiệm Thư ký Ban ISO Tổng Giám ISO, trưởng đoàn đánh giá Bước Thư ký Ban ISO Đoàn đánh Bước QT-03 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Nội dung Lập Kế hoạch, đề xuất đồn đánh giá giá, phòng/bộ Thời gian BM đính kèm Quý I hàng Kế hoạch đánh năm giá BM-03-01 Ko phù hợp Phê duyệt Tối đa ngày đốc Thư ký Ban Bước Mã số Phù hợp Tối đa ngày Lập thơng báo, chương trình đánh giá sau phê duyệt Bước giá, phòng/bộ Trước đánh giá Thơng báo đến phòng/bộ phận liên quan ngày Báo cáo Tiến hành đánh giá Theo kế hoạch không phù hợp BM-03-03 Báo cáo đánh giá tổng hợp đề xuất hành động khắc phục Sau đánh giá Báo cáo đánh ngày giá tổng hợp BM-03-04 phận Bước Trưởng ban ISO Phê duyệt Ko phù hợp Phù hợp Bước Bước Các phòng/bộ phận Thư ký Ban ISO đánh giá BM03-02 phận Đồn đánh Chương trình Thực hành động khắc phục theo dõi Kiểm tra Ngay hoàn thành báo cáo Theo thời gian Báo cáo cam kết không phù hợp BM-03-03 K.Đạt Tối đa ngày Báo cáo theo thời gian không phù hợp cam kết BM-03-03 Đạt Bước 10 Ban ISO Theo quy định Lưu hồ sơ 5.2 Diễn giải lưu đồ: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-03 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 4/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã số QT-03 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 5.2.1 Lập kế hoạch đánh giá Căn tình hình hoạt động chung Cơng ty, tình trạng tầm quan trọng hoạt động, lĩnh vực đánh giá kết đánh giá trước đó, vào quý I hàng năm thư ký ban ISO tiến hành lập kế hoạch đánh giá định kỳ theo mẫu BM-03-01 (ít lần/năm) Kế hoạch đánh giá đảm bảo đề cập rõ đơn vị đánh giá, hoạt động đề cập đến, thời gian thực hiện, yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có liên quan trình Tổng Giám Đốc xem xét phê duyệt triển khai Ngoài đánh giá định kỳ, tiến hành đánh giá đột xuất theo nhu cầu hay đề xuất lãnh đạo Công ty 5.2.2 Phân cơng nhiệm vụ thành lập đồn đánh giá Trưởng ban ISO định trưởng đoàn đánh giá thành viên theo nguyên tắc đánh giá chéo phận, đảm bảo khách quan, công bằng, người đánh giá khơng tự đánh giá cơng việc Các thành viên đoàn đánh giá lựa chọn sở đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, am hiểu ISO 9001:2008 hoạt động Công ty 5.2.3 Lập thông báo chương trình nội dung đánh giá Trưởng đồn đánh giá định có trách nhiệm lập thơng báo chương trình nội dung đánh giá BM-03-02, thơng qua thư ký ban ISO gửi trước đến đơn vị đánh giá trước thời gian 01 tuần Chương trình đánh giá cần đề cập đầy đủ yêu cầu HTQLCL 5.2.4 Công tác chuẩn bị: Các thành viên đồn đánh giá: Sau có thơng báo, thành viên nhóm đánh giá cần chuẩn bị nội dung sau: - Nghiên cứu nắm rõ chức năng, nhiệm vụ đơn vị đánh giá; - Xem xét yêu cầu tiêu chuẩn, tài liệu có liên quan đến hoạt động đánh giá; - Chuẩn bị sẵn phiếu hỏi thấy cần thiết; - Chuẩn bị phiếu/báo cáo ghi chép Đơn vị đánh giá: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-03 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 5/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã số QT-03 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Các đơn vị đánh giá có trách nhiệm gửi trước tài liệu có liên quan tới Trưởng đồn đánh giá, bố trí thời gian nhân sự, hồ sơ, phương tiện cần thiết để sẵn sàng làm việc 5.2.5 Tiến hành đánh giá a./ Họp khai mạc: Nhóm đánh giá họp với phụ trách đơn vị đại diện liên quan đơn vị đánh giá để : Thông báo khẳng định lại mục tiêu, nội dung, phạm vi cuôc đánh giá Sửa đổi chương trình đánh giá thơng báo (nếu cần) Rà soát lại yêu cầu cần thiết cho việc đánh giá (Các tài liệu, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu cần thiết phụ trách đơn vị đánh giá định cho thành viên chuẩn bị để phục vụ cho nhóm đánh giá) b./ Đánh giá thực tiễn: Khi đến đơn vị đánh giá, Trưởng đồn phải thơng báo tóm tắt cho trưởng đơn vị đánh giá phương pháp, phạm vi yêu cầu cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá Đánh giá tiến hành theo nguyên tắc lấy mẫu đại diện, chọn ngẫu nhiên, cần đảm bảo xem xét hết yếu tố hệ thống Các chuyên gia đánh giá phải thực cơng việc sau q trình đánh giá: Các yêu cầu ISO 9001:2008 có liên quan lĩnh vực công việc đơn vị đánh giá có nêu đầy đủ tài liệu, thủ tục, hướng dẫn hay biểu mẫu mà họ có chưa; Thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu có áp dụng có thích hợp khơng Bằng chứng việc áp dụng thể nào; Kiểm tra đánh giá việc thực hoạt động khắc phục phòng ngừa mà lần đánh giá trước có liên quan Với yêu cầu nêu trên, kỹ thuật cụ thể chuyên gia phải vận dụng đánh giá thực tế bao gồm (xem trang bên): Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-03 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 6/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Kỹ thuật lắng nghe Kỹ thuật đọc-So sánh Kỹ thuật lấy mẫu Mã số QT-03 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Kỹ giải thích Kỹ thuật phân loại KPH - Tập trung - So sánh - Lấy mẫu đại - Luôn bám sát Lỗi nặng (M): Hệ nghe tài liệu hồ diện - Nói sơ - Sàng thông tin - Tạo hưng phấn người thực cho - So sánh thời Kế đối gian: hoạch-Thực thoại - Chú ý từ trọng tâm (Key Word) thống văn bỏ trung - Luôn bám sát qua vấn đề bản, Bỏ không thực vào vấn đề tình nên ảnh hưởng - Dùng ngơn từ nghiêm trọng, nhiều - Chú ý nôm na, dễ hiểu lỗi nhẹ phổ dấu hiệu khác - Lấy ví dụ biến, trung lặp thường gần gũi, sát thực Lỗi nhẹ (NC): Các - Tính sẵn tế quy định không sàng đơn tuân thủ (có làm vị đánh khơng đến giá đầu, đến cuối) - lọc - So sánh quy định tiêu chuẩn Tập Điểm lưu ý (OB): Chưa đủ chứng kết luận NC, hội cải tiến, cảnh báo chuyên gia Vận dụng tất kỹ thuật, kỹ nghiệp vụ nhận thấy không phù hợp nào, chuyên gia đánh giá phải ghi nhận theo mẫu BM-03-03 thống với đơn vị đánh giá, sau thơng báo với Trưởng đồn đánh giá Trong trường hợp có bất đồng đồn đánh giá bên đánh giá, chuyên gia đánh giá phải báo cáo với cấp định đánh giá văn để giải kịp thời C./ Báo cáo đánh giá theo dõi hành động khắc phục: Kết thúc thời gian đánh giá, nhóm đánh giá họp riêng để nhận định thống điều tìm đánh giá Thống dạng không phù hợp phát Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-03 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 7/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã số QT-03 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 phân mức độ khơng phù hợp chúng Sau tổ chức họp tổng kết toàn đánh giá: Thành phần dự: Nhóm đánh giá lãnh đạo đại diện đơn vị đánh giá dự phiên họp khai mạc ban đầu Nội dung: Khẳng định phù hợp phạm vi, mục tiêu đánh giá Trưởng nhóm đánh giá trình bày điều phát kết luận nhóm đánh giá, phải đề cập: Các ưu nhược điểm tính hiệu hệ thống; Công bố không phù hợp mức độ khơng phù hợp theo BM-03-03 (Báo cáo không phù hợp) Thảo luận giải thích khơng phù hợp: Mọi chưa trí nhóm đánh giá đơn vị phải thảo luận đến trí để khơng gây trở ngại cho giai đoạn triển khai sau Rút kinh nghiệm cho đánh giá Tổng hợp báo cáo: Kết thúc phiên họp, Trưởng đoàn đánh giá sở điểm không phù hợp thống nhất, tiến lập báo cáo đánh giá tổng hợp (BM-03-04) gửi lên Trưởng ban ISO xem xét Trên sở báo cáo, Trưởng ban ISO đạo trưởng đơn vị đánh giá phân tích rõ nguyên nhân dẫn đến không phù hợp (đã phát trình đánh giá) nhằm triệt để ngăn ngừa tái diễn Đồng thời, trưởng đơn vị đánh giá có trách nhiệm đề xuất hành động khắc phục phần biểu mẫu báo cáo không phù hợp theo (BM-03-03) trình lên Trưởng ban ISO phê duyệt Trưởng đồn đánh giá có trách nhiệm báo cáo tổng hợp hành động khắc phục gửi lên Trưởng ban ISO xem xét, phê duyệt, đồng thời gửi đến đơn vị liên quan thực hành động khắc phục theo quy trình kiểm sốt khơng phù hợp khắc phục, phòng ngừa (QT-04) Căn thời hạn hoàn thành đơn vị, Trưởng ban ISO cử chuyên gia đánh giá kiểm tra lại để đảm bảo hành động khắc phục đề thực có hiệu hay khơng Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-03 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 8/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã số QT-03 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 (sự không phù hợp xử lý triệt để có xác nhận phần 03 theo dõi hiệu xử lý BM-03-03) Trường hợp đơn vị chưa thực hành động khắc phục, người kiểm tra phải báo cáo với Trưởng ban ISO để có biện pháp giải kịp thời LƯU HỒ SƠ TT Nội dung hồ sơ Đơn vị lưu trữ Kế hoạch đánh giá Ban ISO Thơng báo chương trình Các đơn vị nội dung đánh giá Báo cáo không phù hợp Ban ISO Báo cáo đánh giá tổng hợp Ban ISO Quyết định, danh sách đoàn đánh giá Thời gian lưu năm Ban ISO đơn vị PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐƯỢC THIẾT LẬP ĐỂ ÁP DỤNG Kế hoạch đánh giá BM-03-01 Thông báo chương trình nội dung đánh giá BM-03-02 Báo cáo không phù hợp BM-03-03 Báo cáo đánh giá tổng hợp BM-03-04 Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-03 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 9/9 ... Báo cáo không phù hợp BM -03- 03 Báo cáo đánh giá tổng hợp BM -03- 04 Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT- 03 Ngày ban hành: 10/02/2012... đánh Bước QT- 03 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Nội dung Lập Kế hoạch, đề xuất đồn đánh giá giá, phòng/bộ Thời gian BM đính kèm Quý I hàng Kế hoạch đánh năm giá BM -03- 01 Ko... Ban ISO đánh giá BM03-02 phận Đoàn đánh Chương trình Thực hành động khắc phục theo dõi Kiểm tra Ngay hoàn thành báo cáo Theo thời gian Báo cáo cam kết không phù hợp BM -03- 03 K.Đạt Tối đa ngày