quy ch hom thu dien tu

BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc QUY CHẾ Quản lý sử dụng thư điện tử Học viện Tài (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-HVTC ngày Giám đốc Học viện Tài chính) tháng năm 2013 Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định việc quản lý sử dụng thư điện tử Học viện Tài Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng đơn vị tồn thể cơng chức, viên chức thuộc Học viện Tài Điều Giải thích từ ngữ Hệ thống thư điện tử Học viện bao gồm hạ tầng phần cứng, phần mềm thư điện tử chạy máy chủ, có tên miền Internet @hvtc.edu.vn Hộp thư đơn vị hộp thư điện tử hệ thống thư điện tử Học viện, cấp cho đơn vị, dùng để giao dịch với tư cách đơn vị Hộp thư cá nhân hộp thư điện tử hệ thống thư điện tử Học viện, cấp dùng riêng cho công chức, viên chức Điều Hệ thống thư điện tử Học viện Hệ thống thư điện tử Học viện xây dựng sử dụng để gửi, nhận thông tin dạng thư điện tử qua mạng tin học phục vụ công tác quản lý đạo, điều hành Học viện đơn vị Thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử Học viện coi thơng tin thức q trình thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị, cá nhân thuộc Học viện Hệ thống thư điện tử Học viện kết nối với mạng Internet, thiết lập tuân theo chuẩn chung để kết nối với hệ thống thư điện tử Bộ Tài hệ thống thư điện tử phổ dụng khác Chương II TẠO LẬP, THU HỒI HỘP THƯ ĐIỆN TỬ Điều Chuẩn kỹ thuật hệ thống thư điện tử hộp thư Hệ thống thư điện tử Học viện phải xây dựng đảm bảo yêu cầu sau: a) Cho phép tích hợp với dịch vụ thư mục LDAP để quản lý thông tin tài khoản người sử dụng; b) Cho phép người sử dụng truy cập máy chủ để đọc, lấy thư qua giao thức POP3 IMAP4; c) Cho phép người gửi gửi thư cho người nhận qua máy chủ thư điện tử qua giao thức SMTP Chuẩn ký tự dùng trình sử dụng hộp thư điện tử đơn vị, cá nhân mã ký tự tiếng Việt, tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode) Điều Tạo lập hộp thư điện tử Mỗi đơn vị, công chức, viên chức cấp 01 hộp thư điện tử hệ thống thư điện tử Học viện để giao dịch Trung tâm Thơng tin có trách nhiệm tạo lập hộp thư điện tử cho đơn vị thông báo văn cho đơn vị Các đơn vị chịu trách nhiệm hộp thư đơn vị kể từ ngày nhận thông báo Trung tâm Thông tin Các đơn vị có trách nhiệm gửi danh sách cán thuộc quyền quản lý đơn vị Trung tâm Thơng tin Trong vịng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận văn đơn vị, Trung tâm Thơng tin có trách nhiệm tạo lập hộp thư điện tử cho cá nhân thông báo lại cho đơn vị biết văn Điều Quy tắc đặt tên hộp thư Hộp thư điện tử Học viện đặt thống nhất, có dạng xxx@hvtc.edu.vn, phần xxx (phần đầu hộp thư) quy định chi tiết khoản 2, Điều Hộp thư đơn vị hộp thư điện tử hệ thống thư điện tử Học viện, cấp cho đơn vị dùng để giao dịch với tư cách đơn vị Tên đối tượng tên viết tắt đơn vị Ví dụ: Ban Tổ chức cán có địa hộp thư ban_tccb@hvtc.edu.vn; Ban Quản lý đào tạo có địa hộp thư ban_qldt@hvtc.edu.vn Hộp thư cá nhân hộp thư điện tử hệ thống thư điện tử Học viện, cấp dùng riêng cho cán bộ, công chức, viên chức Tên đối tượng họ tên viết thường, liền, khơng dấu Ví dụ: ơng Nguyễn Văn Thành có địa hộp thư là: nguyenvanthanh@hvtc.edu.vn Xử lý trường hợp nhiều người có họ, tên chữ lót trùng nhau; cán sử dụng địa hộp thư với tên không theo quy định khoản Điều này: - Ưu tiên theo cấp bậc, chức vụ lãnh đạo theo thứ tự thời điểm đăng ký: người ưu tiên cao giữ nguyên định dạng đăng ký khoản Điều này; - Các cá nhân khác phải thêm phần mở rộng sau phần họ tên Phần mở rộng cá nhân trực tiếp thỏa thuận với Trung tâm Thông tin; phần mở rộng không ký tự, không chứa tên quan; - Các cán sử dụng địa hộp thư với tên không theo quy định khoản Điều khơng muốn thay đổi giữ ngun tên Điều Thu hồi hộp thư điện tử Hộp thư điện tử đơn vị, cá nhân bị thu hồi trường hợp sau: a) Các đơn vị đổi tên theo chức năng, nhiệm vụ mới; đơn vị giải thể, sáp nhập; b) Cá nhân nghỉ việc, chuyển công tác sang đơn vị khác đơn vị thuộc Học viện; c) Đơn vị cá nhân vi phạm Quy chế sử dụng thư điện tử Hộp thư điện tử bị thu hồi sau ngày kể từ thời điểm Trung tâm Thông tin nhận thông báo đơn vị văn việc vi phạm nội dung khoản Điều Trưởng đơn vị có trách nhiệm thơng báo Trung tâm Thơng tin cá nhân nghỉ việc, chuyển công tác sang đơn vị khác Học viện, vi phạm quy chế sử dụng thư điện tử vòng 10 ngày kể từ có Quyết định Học viện để Trung tâm Thông tin kịp thời xử lý Điều Công khai hộp thư điện tử Trung tâm Thơng tin có trách nhiệm phối hợp với đơn vị liên quan đăng công khai danh sách hộp thư điện tử đơn vị, cá nhân trang thông tin điện tử Học viện Chương III QUẢN LÝ HỘP THƯ ĐIỆN TỬ Điều 10 Quản lý hộp thư điện tử đơn vị Trưởng đơn vị thuộc Học viện có trách nhiệm: a) Phân công cán chuyên trách quản trị thường xuyên kiểm tra nội dung hộp thư đơn vị (tối thiểu 02 lần ngày làm việc), báo cáo Lãnh đạo đơn vị xử lý; chịu trách nhiệm nội dung thư điện tử gửi từ hộp thư đơn vị mình; b) Xử lý thư điện tử nhận có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đơn vị văn đến đơn vị theo Quy chế làm việc Học viện; c) Khi nhận thư điện tử, người nhận phải trả lời đến địa thư điện tử người gửi với nội dung “đã nhận thư, bao gồm văn đính kèm (nếu có)”; d) Thông báo cho Trung tâm Thông tin việc thay đổi thông tin liên quan đến tổ chức đơn vị để Trung tâm kịp thời cập nhật vào danh bạ thư điện tử Học viện; e) Bàn giao địa hộp thư, mật toàn nội dung liệu hộp thư đơn vị cho Thủ trưởng trường hợp thay đổi Thủ trưởng đơn vị Điều 11 Quản lý hộp thư điện tử cá nhân Cá nhân sử dụng hộp thư điện tử có trách nhiệm: Kiểm tra hộp thư thường xuyên (tối thiểu 02 lần ngày làm việc) giải công việc cụ thể phân công hộp thư điện tử; Chịu trách nhiệm đổi mật hộp thư vòng 24 kể từ nhận thông báo tạo lập hộp thư điện tử mình; tự bảo vệ mật định kỳ thay đổi mật khẩu; trường hợp cá nhân quên mật hộp thư điện tử liên hệ với Trung tâm Thông tin để hỗ trợ; Chịu trách nhiệm nội dung thông tin gửi, nhận từ hộp thư điện tử Chương IV SỬ DỤNG HỘP THƯ ĐIỆN TỬ Điều 12 Các loại văn trao đổi qua hệ thống thư điện tử Ngoại trừ văn mật văn triển khai qua hệ thống thông tin điện tử khác, loại văn sau bắt buộc phải trao đổi qua thư điện tử đơn vị, cá nhân Học viện: - Lịch công tác tuần, báo cáo công tác tháng, quý, năm; - Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ họp; - Những văn gửi đến đơn vị để biết, để báo cáo Các loại văn khuyến khích trao đổi qua thư điện tử đơn vị, cá nhân Học viện: - Giấy mời họp, công văn; - Báo cáo cấp; - Những thông tin đạo, điều hành lãnh đạo cấp (đối với thơng tin chưa có trang tin điện tử thông tin cần gửi riêng đến người nhận) Điều 13 Sử dụng hộp thư điện tử Đơn vị, cá nhân sử dụng hộp thư điện tử để giao dịch công việc chịu trách nhiệm nội dung thư điện tử Khơng phát tán thư rác thư điện tử có nội dung không phù hợp thông qua địa hộp thư Khơng mở trả lời thư điện tử từ địa thư điện tử mà khơng biết rõ không tin tưởng Thường xuyên lưu thư điện tử máy tính cá nhân đơn vị, cá nhân, định kỳ xoá bỏ thư cũ khơng cịn dùng đến hệ thống máy chủ Khi gặp cố hệ thống thư điện tử, đơn vị, cá nhân báo cho Trung tâm Thông tin để kịp thời khắc phục, sửa chữa Chương V QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều 14 Quản lý hệ thống thư điện tử Hệ thống thư điện tử Học viện quản lý thống nhất, bao gồm nội dung: a) Trang bị, nâng cấp hạ tầng phần cứng đáp ứng nhu cầu sử dụng thư điện tử đơn vị, cá nhân; b) Trang bị, nâng cấp phần mềm thư điện tử máy chủ; xây dựng triển khai giải pháp công nghệ cho hệ thống thư điện tử; c) Cấp phát, thu hồi hộp thư điện tử đơn vị, cá nhân; xử lý cố kỹ thuật hệ thống thư điện tử hộp thư điện tử gặp trục trặc; d) Định kỳ lưu liệu người dùng, nội dung thư điện tử có máy chủ sang phương tiện lưu trữ thích hợp Trung tâm Thơng tin có trách nhiệm quản lý hệ thống thư điện tử Học viện Điều 15 Vận hành hệ thống thư điện tử Trung tâm Thông tin có trách nhiệm: Quản lý hạ tầng phần cứng, phần mềm thư điện tử ứng dụng tiện ích khác liên quan đồng thời tổ chức hướng dẫn khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử Học viện; Quản trị kỹ thuật hệ thống thư điện tử, bảo đảm cho hệ thống thư điện tử Học viện hoạt động thông suốt, liên tục, hiệu quả; Thiết lập hệ thống danh bạ thư điện tử Học viện Tài chính, thơng tin danh bạ thư điện tử Học viện; Cấp cho đơn vị, cá nhân Học viện địa thư điện tử mật ban đầu để sử dụng, khai thác hộp thư điện tử Điều 16 Đảm bảo an toàn, bảo mật hệ thống Hệ thống thư điện tử Học viện phải đảm bảo an tồn, bảo mật, xác thực, hạn chế cơng từ bên ngồi, giảm thiểu thư rác thư có chữa virus, mã độc Trung tâm Thơng tin có trách nhiệm đảm bảo an toàn, bảo mật cho hệ thống thư điện tử Học viện; kịp thời thông báo cho đơn vị, cá nhân biết hệ thống bị công; định kỳ tập huấn cho cán kỹ đảm bảo an toàn, bảo mật cho hộp thư điện tử Chương VI TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 17 Tổ chức thực Hệ thống thư điện tử Học viện thức áp dụng công việc kể từ ngày 01/6/2013 Các đơn vị, cá nhân cấp hộp thư điện tử hệ thống thư điện tử Học viện phải sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận loại văn quy định Quy chế Trưởng đơn vị thuộc Học viện chịu trách nhiệm triển khai, tổ chức thực Quy chế cho tổ chức, cá nhân thuộc đơn vị Trung tâm Thông tin chịu trách nhiệm giúp Giám đốc Học viện hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc kiểm tra việc thực Quy chế toàn Học viện, công khai danh sách Cổng Thông tin điện tử Học viện, định kỳ báo cáo Giám đốc Học viện việc chấp hành Quy chế hiệu sử dụng thư điện tử đơn vị thuộc Học viện Văn phòng Học viện cung cấp danh sách hộp thư điện tử đơn vị, cá nhân danh bạ điện thoại Học viện Ban Tổ chức Cán có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với Trung tâm Thơng tin xây dựng triển khai kế hoạch tập huấn, đào tạo đào tạo lại cho đơn vị, cá nhân sử dụng hộp thư điện tử Học viện Ban Tài Kế tốn có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm Thơng tin bố trí kinh phí hàng năm đảm bảo hoạt động cho hệ thống thư điện tử Học viện Trong trình thực có vướng mắc, đơn vị phản ánh kịp thời với Giám đốc Học viện (qua Trung tâm Thông tin) để hướng dẫn thêm nghiên cứu, điều chỉnh cho phù hợp./ GIÁM ĐỐC Ngô Thế Chi ... gửi, nhận loại văn quy định Quy ch? ?? Trưởng đơn vị thu? ??c Học viện ch? ??u tr? ?ch nhiệm triển khai, tổ ch? ??c thực Quy ch? ?? cho tổ ch? ??c, cá nhân thu? ??c đơn vị Trung tâm Thông tin ch? ??u tr? ?ch nhiệm giúp Giám... điện tử cho đơn vị thông báo văn cho đơn vị Các đơn vị ch? ??u tr? ?ch nhiệm hộp thư đơn vị kể từ ngày nhận thông báo Trung tâm Thông tin Các đơn vị có tr? ?ch nhiệm gửi danh s? ?ch cán thu? ??c quy? ??n quản.. .Ch? ?ơng II TẠO LẬP, THU HỒI HỘP THƯ ĐIỆN TỬ Điều Chuẩn kỹ thu? ??t hệ thống thư điện tử hộp thư Hệ thống thư điện tử Học viện phải xây dựng đảm bảo yêu cầu sau: a) Cho phép t? ?ch hợp với d? ?ch vụ