Quy chế Thư điện tử - email

Quy chế Thư điện tử email ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG Số /QĐ ĐHAG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Long Xuyên, ngày tháng năm 2010, QUYẾT ĐỊNH B[.]

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG Số: ……./QĐ-ĐHAG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Long Xuyên, ngày … tháng … năm 2010, QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động Trường Đại học An Giang HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG - Căn Quyết định số 367/2000/QĐ-UB-TC ngày 02/3/2000 Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang ban hành Quy chế tạm thời tổ chức hoạt động Trường Đại học An Giang; - Căn Thông tư số 07/2010/TT-BGDĐT ngày 01/3/2010 Bộ Giáo dục Đào tạo quy định tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử trang thông tin điện tử sở giáo dục đại học; - Căn Quyết định số 50/2009/QĐ-UBND ngày 5/11/2009 UBND tỉnh An Giang Ban hành quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử tỉnh An Giang hoạt động quan nhà nước; Xét đề nghị Giám đốc Trung tâm Tin học, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động Trường Đại học An Giang Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành thay Quyết định số……… ngày…….quy định tạm thời việc sử dụng dịch vụ e-mail Trường Đại học An Giang Điều Trưởng đơn vị trực thuộc Ban Giám hiệu, tổ chức cá nhân có liên quan trường chịu trách nhiệm thi hành Quyết định Nơi nhận: - Như điều 3; - Lưu: HC HIỆU TRƯỞNG LÊ MINH TÙNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Long Xuyên, ngày … tháng … năm 2010 QUY CHẾ Sử dụng hệ thống thư điện tử hoạt động Trường Đại học An Giang (Ban hành kèm theo Quyết định số ………/QĐ-ĐHAG ngày … tháng … năm 2010 Hiệu trưởng Trường Đại học An Giang) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi, đối tượng áp dụng Quy chế quy định sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi thông tin điện tử hoạt động Trường Đại học An Giang Quy chế áp dụng cho tất cá nhân, đơn vị, đoàn thể trực thuộc Trường Đại học An Giang quản lý; cá nhân tổ chức làm việc dài hạn Trường Đại học An Giang Sau đây, gọi chung cá nhân đơn vị Trường Đại học An Giang Điều Giải thích từ ngữ Trong quy chế từ ngữ hiểu sau: a/ Thư điện tử (e-mail) phương tiện liên lạc, trao đổi thông tin thông qua hộp thư điện tử Internet tổ chức cá nhân; Mỗi hộp thư có tên gồm: [tênriêng]@[tên-miền] b/ Tên-miền (domain name) sở giáo dục đại học tên đăng ký sở hữu sở mạng Internet Các sở giáo dục đại học Việt Nam phải có tên miền chung cấp hai edu.vn Tên miền sở giáo dục đại học (được gọi tắt tên-miền-riêng), có mẫu sau: [Mã-tên-cơ-sở-giáo-dục-đại-học].edu.vn Trong Mã-tên-cơ-sở-giáo-dục-đại-học cụm ký tự viết tắt tiếng Việt hay tiếng Anh sở giáo dục đại học c/ Thư rác thư điện tử gửi đến người nhận mà người nhận khơng mong muốn khơng có trách nhiệm phải tiếp nhận d/ Vi-rút máy tính (virus) chương trình máy tính có khả lây lan, gây hoạt động khơng bình thường cho thiết bị số chép, sửa đổi, xóa bỏ thơng tin lưu trữ thiết bị số e/ Sử dụng mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 việc sử dụng kiểu chữ (font) thuộc bảng mã Unicode để biểu diễn Tiếng Việt 2/8 Điều Nguyên tắc định dạng Các thông tin điện tử trao đổi hệ thống thư điện tử Trưởng Đại học An Giang thực theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 Thủ tướng Chính phủ việc thống dùng mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 trao đổi thông tin điện tử tổ chức Đảng Nhà nước Tiêu chuẩn truy cập thông tin thực theo quy định Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 Bộ Thông tin Truyền thông việc Ban hành Danh mục tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước Ngôn ngữ sử dụng thư điện tử ngôn ngữ tiếng Việt có dấu, sử dụng ngoại ngữ giao dịch với nước ngồi có yếu tố nước Điều Các hành vi nghiêm cấm Các hành vi bị nghiêm cấm theo quy định pháp luật quy định có liên quan khác Nhà nước Không cố ý lưu chuyển hệ thống thư điện tử văn bản, tài liệu có tính mật theo quy định pháp luật Không cố ý phát tán thư rác, virus hành động làm ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống Tuyệt đối không phát tán, chuyển tiếp thư có nội dung văn hố đồi trụy, chống phá Nhà nước, kích động bạo lực chiến tranh, gây chia rẽ đoàn kết dân tộc, tôn giáo đơn thư khiếu nại, tố cáo, bôi xấu nhà trường, gây chia rẽ nội Chương II TỔ CHỨC, SỬ DỤNG, QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ Điều Hệ thống thư điện tử Trường Đại học An Giang Hệ thống thư điện tử Trường Đại học An Giang (gọi tắt “AGUmail”) xây dựng vận hành hạ tầng kỹ thuật mạng thơng tin Trường Đại học An Giang, có khả trao đổi thông tin qua Internet; AGUmail cung cấp dịch vụ miễn phí cho tất cá nhân đơn vị Trường Đại học An Giang với mục đích phục vụ cho việc trao đổi thông tin công tác, học tập, nghiên cứu giảng dạy; Địa hộp thư điện tử AGUmail có dạng: [tên-tài-khoản]@agu.edu.vn Điều Quy trình cấp mới, cấp lại, quản lý thu hồi hộp thư điện tử Việc cấp áp dụng cho cá nhân làm việc Trường với thời gian năm chưa đăng ký sử dụng Cụ thể cho đối tượng sau: 3/8 a/ Đối với cán bộ, nhân viên, giảng viên tình nguyện viên tuyển dụng chuyển đến công tác Trường, cá nhân đăng ký theo nhóm thơng qua đơn vị quản lý, đến đăng ký trực tiếp văn phịng Trung tâm Tin học (khơng cần giấy tờ đăng ký) b/ Đối với cá nhân sinh viên, học sinh Trường phải đăng ký theo lớp, không đăng ký riêng lẽ cá nhân Lớp trưởng đại điện lập danh sách theo mẫu Trung tâm Tin học (cung cấp http://webmail.agu.edu.vn), có chữ ký xác nhận Trưởng, Phó Khoa giáo vụ ủy nhiệm Việc cấp lại, kích hoạt lại tài khoản, thay đổi tài khoản áp dụng cá nhân cấp hộp thư điện tử lý đó, chẳng hạn như: chuyển đổi công tác, đổi họ tên, sinh viên tốt nghiệp giữ lại Trường, bị khóa hộp thư tháng không sử dụng, …) Các cá nhân làm đề nghị theo mẫu (cung cấp http://webmail.agu.edu.vn) liên hệ với Trung tâm Tin học để biết chi tiết Các hộp thư điện tử không truy xuất (login) thời gian 03 tháng tự động bi hệ thống vơ hiệu hóa Các cá nhân có nhu cầu sử dụng lại cần thực theo khoản điều Việc thu hồi hộp thư điện tử áp dụng trường hợp bị buộc việc vi phạm hành vi bị nghiêm cấm điều Tất trường hợp cấp mới, vơ hiệu hóa hộp thư, thông báo công khai trang Webmail AGUmail (http://webmail.agu.edu.vn) Điều Tên hộp thư điện tử Các cá nhân, đơn vị Trường Đại học An Giang đăng ký, quản lý sử dụng hộp thư điện tử Trường theo khoản điều 7; Mỗi hộp thư cấp có địa hộp thư đặt theo nguyên tắc ngắn gọn, không trùng lắp, dễ nhớ dễ tìm Cụ thể sau: - Địa dành cho cá nhân: [tên-người-dùng]@agu.edu.vn Trong đó, tên-người-dùng họ tên cá nhân viết tắt phần họ chữ lót; bị trùng họ tên ghi đầy đủ phần chữ lót liền kề phần tên - Địa dành cho đơn vị khoa: khoa[tên-khoa]@agu.edu.vn - Địa dành cho đơn vị phòng ban chức năng: phong[tên-phòng]@agu.edu.vn - Địa dành cho lớp: [tên-lớp]@agu.edu.vn - Địa dành cho đơn vị tổ chức cịn lại: [tên-đơn-vị]@agu.edu.vn Trong đó:  Tên-người-dùng họ tên cá nhân viết tắt phần họ chữ lót; bị trùng họ tên ghi đầy đủ phần chữ lót liền kề phần tên  Tên-khoa, tên-phòng, tên-lớp tên-đơn-vị viết tắt chữ đầu phần tên 4/8 - Ngoài ra, đơn vị nói chung cần sử dụng địa hộp thư cho nhóm thành viên (thường gọi là: mailling-list, email cho nhóm) đặt tên theo nguyên tắc tương tự Một số trường hợp đặc biệt, địa email cho nhóm đặt theo tên tiếng Anh tùy yêu cầu đáng đơn vị quản lý Danh sách tên hộp thư gọi “Danh bạ thư điện tử” Điều Sử dụng thư điện tử cơng tác hành chính, điều hành Các cá nhân, đơn vị Trường Đại học An Giang phải dùng hộp thư điện tử Trường cung cấp (AGU Mail) giao dịch công tác với tổ chức, cá nhân Trường Phịng Hành Tổng hợp đơn vị ban hành văn hành chính, điều hành có giá trị pháp lý Ban Giám hiệu, quan, tổ chức có liên quan thơng qua hệ thống thư điện tử công văn điện tử (khơng kèm văn giấy) có giá trị tương đương Các loại thơng tin, văn sử dụng thư điện tử để trao đổi, thông báo, điều hành quản lý: - Thông tin đạo, điều hành lãnh đạo; - Lịch công tác cá nhân, đơn vị; - Các tài liệu trao đổi phục vụ công việc đơn vị, tài liệu học tập, nghiên cứu, tài liệu phục vụ họp, báo cáo chuyên đề; - Văn gửi đến cá nhân, đơn vị để biết, để xử lý; - Thư mời, công văn, kế hoạch, báo cáo, thông tin đạo, điều hành lãnh đạo văn khác - Thông báo việc tải văn có giá trị pháp lý đăng tải trang web quan đảng, nhà nước; Các văn chuyển qua hệ thống thư điện tử theo quy định pháp luật, đảm bảo xác thực giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn giấy quan, đơn vị, cá nhân gửi khơng phải gửi thêm văn giấy Điều Sử dụng thư điện tử công tác học tập, giảng dạy đào tạo Các giảng viên, giáo vụ, sinh viên, học sinh đơn vị liên quan đến cơng tác đào tạo có trách nhiệm dùng hệ thống thư điện tử để gửi loại hình thư điện tử sau: Thơng tin, thơng báo việc học, dạy, kiểm tra thi cử Các loại tài liệu học tập nghiên cứu cho giảng viên, người học có liên quan Trao đổi thông tin việc dạy-học giảng viên người học Thăm dò, lấy ý kiến người dạy, người học, chương trình đào tạo nội dung hoạt động khác sau người học tốt nghiệp Điều 10 Phần mềm quản lý hộp thư điện tử 5/8 Người dùng gửi, nhận quản lý hộp thư điện tử Trường Đại học An Giang qua 02 hình thức: Sử dụng hình thức quản lý thư điện tử qua trang web địa chỉ: http://webmail.agu.edu.vn Sử dụng phần mềm thư điện tử máy trạm (Mail client) với thông số kết nối sau: - Incoming server (POP3/IMAP):  Server name: mail.agu.edu.vn  Port: 995 (encrypt connection - SSL) - Outgoing server (SMTP):  Server name: mail.agu.edu.vn  Port: 465 (encrypt connection - SSL) (Có thể tham khảo hướng dẫn cấu hình chi tiết Mail client trang web: http://cict.agu.edu.vn/?oid=view§ion=35:faq) Theo Thông tư số 08/2010/TT-BGDĐT ngày 01/3/2010 Bộ GD&ĐT quy định sử dụng phần mềm tự mã nguồn mở, Nhà trường khuyến khích người dùng sử dụng 02 lại phần mềm nguồn mở miễn phí sau: - Trình duyệt web Mozilla Firefox http://www.mozilla.com/vi/firefox/) (được cung cấp địa chỉ: - Phần mềm thư điện tử máy trạm Mozilla Thunderbird (được cung cấp địa chỉ: http://www.mozilla.com/vi/thunderbird/) Điều 11 Đơn vị quản lý hệ thống thư điện tử Trường Đại học An Giang Trung tâm Tin học đơn vị chịu trách nhiệm: Quản trị toàn hệ thống thư điện tử Trường Đại học An Giang Đảm bảo cho Hệ thống thư điện tử Trường Đại học An Giang hoạt động ổn định, liên tục (24/24), thông suốt thuận tiện sử dụng Đảm bảo an tồn thơng tin hệ thống thư điện tử Quản lý việc cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử Ngăn chặn loại thư rác gửi đi, gửi đến hệ thống thư điện tử Trường Tiếp nhận xử lý cố xảy trình sử dụng thư điện tử đơn vị cá nhân toàn trường Tổ chức lưu xếp lưu trữ hệ thống thư điện tử trường theo quy định pháp luật Định kỳ sáu (06) tháng lần, có kế hoạch triển khai thực việc trì, phát triển hệ thống thư điện tử 6/8 Lên kế hoạch tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn cho người dùng khai thác sử dụng có hiệu Hệ thống thư điện tử Trường Đại học An Giang Điều 12 Trách nhiệm người sử dụng hộp thư điện tử Mỗi cá nhân cấp hộp thư phân công quản lý hộp thư điện tử đơn vị phải có trách nhiệm: Khơng thực hành vi bị nghiêm cấm điều Thường xuyên kiểm tra thư điện tử định kỳ ngày: - Đối với CB-NV-GV làm hành phải kiểm tra thư điện tử 04 lần/ngày; tương ứng phải kiểm tra 01 lần đầu 01 lần cuối buổi làm việc; - Đối với trường hợp cịn lại: 01 lần/ngày Xử lý phản hồi thông tin phục vụ công tác theo trách nhiệm quyền hạn phân công; Trong trường hợp cần có thời gian xử lý 02 ngày, phải sớm thông báo nhận thư điện tử cho người gởi chậm 01 ngày Đối với thư quan trọng, phải xác thực lại nguồn gốc nội dung thư với người gửi qua hình thức liên lạc khác Quản lý lưu trữ nội dung thư điện tử máy chủ hợp lý; Định kỳ xóa thư điện tử cũ khơng giá trị để tiết kiệm dung lượng tăng tốc độ truy xuất hệ thống Chịu trách nhiệm nội dung thơng tin đưa vào gửi hộp thư quản lý Quản lý an tồn thơng tin tài khoản, mật nội dung hộp thư điện tử cấp, phân công quản lý Không truy nhập vào hộp thư người khác, không để người khác sử dụng địa chỉ, hộp thư điện tử Hạn chế sử dụng hộp thư Trường vào việc mang tính riêng tư, sử dụng hộp thư điện tử miễn phí khác (như Yahoo, Hotmail, Gmail, …) để trao đổi thơng tin q trình xử lý công việc 10 Khi nhận loại thư phản động, kích động, có nội dung khơng lành mạnh, … phát hiện tượng gây rối, làm an ninh, an tồn thơng tin mạng, cần nhanh chóng thơng báo cho Trung tâm Tin học để có biện pháp xử lý thích hợp Điều 13 Trách nhiệm đơn vị liên quan Trưởng đơn vị phải bổ biến quy chế đơn vị phân công cụ thể người chịu trách nhiệm quản lý xử lý công việc tiếp nhận thông tin qua hộp thư điện tử đơn vị Khi có định thức đợt tuyển tay đổi nhân đơn vị, Phịng Tổ chức Chính trị chịu trách nhiệm lập danh sách thông báo cho cán phụ trách hệ thống thư điện tử qua địa chỉ: mailer_admin@agu.edu.vn 7/8 Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm hỗ trợ cá nhân thuộc đơn vị quản lý việc đăng ký sử dụng hệ thống thư điện tử Trường Đại học An Giang Lãnh đạo Khoa có trách nhiệm hỗ trợ sinh viên học sinh lớp thuộc Khoa quản lý việc đăng ký sử dụng hệ thống thư điện tử Trường Đại học An Giang Trưởng, phó đơn vị cấp toàn trường phải người đầu, gương mẫu sử dụng hộp thư điện tử công tác điều hành, quản lý, giải công việc Trong q trình sử dụng, có trục trặc cố hệ thống thư điện tử, cá nhân đơn vị tham gia hệ thống thư điện tử Trường Đại học An Giang phải có trách nhiệm vụ thông báo cho Trung tâm Tin học Điều 14 Thanh tra, kiểm tra xử lý trường hợp vi phạm Tất hộp thư điện tử Trường Đại học An Giang phải chịu tra, kiểm tra xử lý quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật; Các trường hợp bị phát vi phạm trình sử dụng, tùy theo mức độ sai phạm, nhân đơn vị bị xử lý theo quy định Nhà trường, cao theo quy định, pháp luật Nhà nước Chương III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 15 Trưởng đơn vị trực thuộc Ban Giám hiệu cá nhân tham gia vào Hệ thống thư điện tử Trường Đại học An Giang có trách nhiệm thực nghiêm chỉnh quy chế Điều 16 Phòng Quản trị Thiết bị Phòng Kế hoạch Tài vụ vào kế hoạch hoạt động Trung tâm Tin học Ban giám hiệu phê duyệt năm, bố trí kinh phí cho việc đảm bảo hoạt động thông suốt hệ thống thư điện tử Trường theo quy định HIỆU TRƯỞNG LÊ MINH TÙNG 8/8 ... tên-miền-riêng), có mẫu sau: [Mã-tên-cơ-sở-giáo-dục-đại-học].edu.vn Trong Mã-tên-cơ-sở-giáo-dục-đại-học cụm ký tự viết tắt tiếng Việt hay tiếng Anh sở giáo dục đại học c/ Thư rác thư điện tử. .. thống thư điện tử Quản lý việc cấp mới, thay đổi, thu hồi hộp thư điện tử Ngăn chặn loại thư rác gửi đi, gửi đến hệ thống thư điện tử Trường Tiếp nhận xử lý cố xảy trình sử dụng thư điện tử đơn... Trong quy chế từ ngữ hiểu sau: a/ Thư điện tử (e-mail) phương tiện liên lạc, trao đổi thông tin thông qua hộp thư điện tử Internet tổ chức cá nhân; Mỗi hộp thư có tên gồm: [tênriêng]@[tên-miền]