Quy định việc quản lý, sử dụng Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y - DƯỢC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 333/QĐ-ĐHYD Thừa Thiên Huế, ngày 09 tháng 02 năm 2022 Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy định việc quản lý, sử dụng Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y - DƯỢC Căn Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ quy định ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước; Căn Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng Hệ thống thư điên tử hoạt động quan nhà nước; Căn Quyết định số 65/2018/QĐ-UBND ngày 16/11/2018 UBND tỉnh Thừa Thiên Huế Ban hành Quy định sử dụng Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ hoạt động quan nhà nước địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế; Căn Nghị số 01/NQ-HĐT ngày 11/01/2022 Hội đồng trường Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế việc ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế; Theo đề nghị Trưởng phịng Tổ chức, Hành chính, Thanh tra Pháp chế Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy định việc quản lý, sử dụng Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký thay cho Quyết định số 230/QĐ-ĐHYD ngày 22/01/2019 Ban hành Quy định việc quản lý sử dụng Hệ thống tài khoản thư điện tử cơng vụ Điều Trưởng Phịng chức năng, Trung tâm, đơn vị toàn Trường cá nhân, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT, ĐTC(2) HIỆU TRƯỞNG GS.TS Nguyễn Vũ Quốc Huy ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y - DƯỢC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY ĐỊNH Quản lý, sử dụng Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế (Ban hành kèm theo Quyết định số 333/QĐ-ĐHYD ngày 09/02/2022 Hiệu trưởng Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Văn quy định chi tiết việc tổ chức quản lý, sử dụng Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ hoạt động Trường Đại học Y Dược, Đại học Huế (sau gọi Trường Đại học Y - Dược) Quy định áp dụng cho toàn thể viên chức, người lao động, người học; đơn vị thuộc trực thuộc Trường; tổ chức, cá nhân có liên quan cấp phát tài khoản công vụ để tham gia quản lý, vận hành, khai thác sử dụng Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược Điều Giải thích từ ngữ Tài khoản (account) thơng tin kết hợp tên đăng nhập mã khóa bí mật sử dụng để truy cập tài nguyên công nghệ thông tin Thư điện tử hay hộp thư điện tử (email) phương tiện liên lạc, trao đổi thông tin thông qua tài khoản thư điện tử Internet tổ chức cá nhân Địa tài khoản thư điện tử có cấu trúc gồm tên-riêng@tên-miền Nhóm thư điện tử (email group) tập hợp địa thư điện tử lập để chia sẻ thông tin nội địa thư điện tử tham gia nhóm Khi thành viên nhóm gửi đến địa chung nhóm thành viên nhóm nhận Tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế tài khoản dùng để truy cập hệ thống công vụ Nhà Trường, sử dụng tên miền tên miền phụ Trường huemed-univ.edu.vn *.huemed-univ.edu.vn, gồm: a) Tài khoản thư điện tử công vụ cá nhân tài khoản thư điện tử cấp phát cho cá nhân gồm: viên chức, người lao động, giảng viên, sinh viên, học viên, cá nhân liên quan b) Tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị tài khoản thư điện tử Nhà trường cấp phát cho đơn vị nhóm, tổ cơng tác Trường Đại học Y - Dược có liên quan đến cơng việc Trường Đại học Y - Dược 2 Tài khoản thư điện tử cá nhân tài khoản thư điện tử không đăng ký sử dụng tên miền Nhà trường (huemed-univ.edu.vn), cá nhân đăng ký sử dụng thông qua dịch vụ thư điện tử công khai Internet gmail, outlook, yahoo, … Người sử dụng cá nhân cấp sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ Điều Định dạng văn Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Thống sử dụng mã ký tự chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 dùng gõ chữ tiếng Việt Unicode để soạn thảo nội dung, văn trao đổi Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế, theo định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 10/6/2002 Thủ tướng Chính phủ Dữ liệu đa phương tiện, hình ảnh, tập tin trao đổi Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ phải tuân thủ tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước, quy định thông tư số 39/2017/TTBTTTT Bộ Thông tin Truyền thông việc Ban hành Danh mục tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước Điều Về sử dụng email công vụ tiếp nhận, chuyển giao văn Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế (sau gọi Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ) hệ thống tài khoản định danh dùng chung Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế; cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho đơn vị trực thuộc, cá nhân liên quan tiếp nhận, trao đổi thông tin điện tử phục vụ xử lý công việc Trường trực tuyến qua mạng Internet Trường Đại học Y - Dược thực việc gửi - nhận văn qua email công vụ (việc gửi văn giấy thực trường hợp cấp thiết) Những văn chuyển qua Hệ thống Tài khoản Thư điện tử công vụ phù hợp với quy định pháp luật giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn giấy giao dịch quan nhà nước với quan gửi có chữ ký số khơng cần gửi thêm văn giấy Viên chức, người lao động sử dụng hộp thư điện tử công vụ để thực hoạt động trao đổi, cập nhật thông tin, giải công việc công vụ Không sử dụng hộp thư điện tử cá nhân để trao đổi công việc Các cá nhân, đơn vị tăng cường quản lý sử dụng email công vụ để trao đổi công việc Lãnh đạo đơn vị cử 01 cán phụ trách cơng việc hành chính, quản lý email công vụ chung đơn vị để tiếp nhận trao đổi thông tin, tài liệu, văn Trường Đại học Y - Dược 3 Người sử dụng hộp thư điện tử công vụ cần tuân thủ nguyên tắc, văn hóa giao tiếp sử dụng hộp thư công vụ nhân, đơn vị giải công việc Cụ thể, viết email, tối thiểu phải có phần sau: a) Người nhận: Chỉ gửi cho người cần nhận Có thể sử dụng cơng cụ CC BCC (thêm người nhận thư) b) Chủ đề: Chủ đề rõ ràng, ngắn gọn, súc tích chứa mục đích gửi email (phần xuất tin nhắn người nhận trước mở email) c) Nội dung bao gồm: - Lời chào: Kính gửi:…; Chào Anh/Chị… - Nội dung chính: Nội dung nên ngắn gọn, súc tích, trình bày rõ ràng ý, cần sử dụng kiểu chữ phù hợp in đậm ý sử dụng màu sắc khác phần chữ khác… - Chữ ký: Nên có thơng tin cá nhân, đơn vị người gửi; trường hợp sử dụng hộp thư điện tử công vụ đơn vị để gửi email cần ghi tên người gửi/người chịu trách nhiệm nội dung email để thuận tiện cho người nhận email liên hệ, phản hồi cần - File đính kèm (nếu có) Điều Các hành vi bị nghiêm cấm Phát tán thơng tin có nội dung xấu gây phương hại đến an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội; tuyên truyền kích động bạo lực, đồi trụy, tội ác, tệ nạn xã hội, mê tín dị đoan; phá hoại phong mỹ tục dân tộc; xâm phạm đến quyền lợi ích Nhà trường Tiết lộ thơng tin bí mật nhà nước, bí mật qn sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại bí mật khác pháp luật quy định Phát tán thông tin xuyên tạc, vu khống, xúc phạm uy tín tổ chức, danh dự, nhân phẩm công dân Quảng bá, tuyên truyền, mua bán hàng hóa, dịch vụ thuộc danh mục cấm theo quy định pháp luật Phát tán virus hành động làm ảnh hưởng đến hoạt động Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Sử dụng tài khoản thư điện tử cá nhân để trao đổi công việc Trường Phát tán thư rác thư điện tử có nội dung khơng phù hợp mục đích phục vụ cơng tác thơng qua địa sử dụng 4 Chương II SỬ DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ Điều Mục đích sử dụng Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược, Đại học Huế xây dựng với mục đích cung cấp dịch vụ điện tử trực tuyến cho cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên Trường nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý, trao đổi thơng tin cách nhanh chóng, thuận tiện Điều Quy định sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược Tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược có địa hcmp@huemed-univ.edu.vn Bộ phận Văn thư Phịng Tổ chức, Hành chính, Thanh tra Pháp chế đơn vị quản lý tài khoản thư điện tử Trường Đại học Y - Dược, chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, thực việc gửi văn từ hộp thư Trường đến tổ chức, cá nhân khác nhận văn từ tổ chức cá nhân khác gửi Trường; kịp thời thông tin báo cáo, gửi nội dung nhận đến đơn vị có liên quan để kịp thời giải công việc Tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược sử dụng vào mục đích cơng vụ, khơng sử dụng vào mục đích khác Hộp thư tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược phép trao đổi nội dung Ban Giám hiệu phê duyệt Điều Quy định sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị Tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị tài khoản hộp thư thức để trao đổi thơng tin đơn vị Tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị Lãnh đạo đơn vị quản lý ủy quyền văn cho người có trách nhiệm đơn vị quản lý (Người quản lý) Người quản lý tài khoản sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị để trao đổi, giải công việc đơn vị Khi thay đổi vị trí cơng tác, lãnh đạo đơn vị người ủy quyền quản lý tài khoản có trách nhiệm bàn giao hộp thư, mật tồn nội dung liệu có tài khoản thư điện tử cơng vụ đơn vị cho người có trách nhiệm tiếp nhận Khi nhận thư điện tử gửi vào tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị lãnh đạo đơn vị (hoặc người ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý thực kịp thời Tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị phép trao đổi nội dung Lãnh đạo đơn vị phê duyệt 5 Điều Quy định sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ cá nhân Thường xuyên kiểm tra hộp thư để tiếp nhận, trao đổi thông tin, xử lý công việc Tài khoản thư điện tử công cụ cá nhân định danh để đăng nhập vào hệ thống phần mềm ứng dụng dùng chung Nhà trường Có trách nhiệm bảo vệ tài khoản thư điện tử công vụ tuân thủ quy định sử dụng Chịu trách nhiệm trước pháp luật Trường Đại học Y - Dược liệu nội dung lưu trữ tài khoản thư điện tử công vụ thời gian sử dụng Báo cho Trung tâm Cơng nghệ Thơng tin có cố trình sử dụng Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ để kịp thời khắc phục, sửa chữa Điều 10 Quy định cấp tài khoản Tài khoản thư điện tử công vụ cấp miễn phí cho cá nhân, đơn vị, tổ chức thuộc Trường làm việc Trường, trường hợp cá nhân muốn cấp tài khoản thư điện tử công vụ, liên hệ đơn vị sau để đăng ký: a) Đối với viên chức, người lao động, giảng viên đăng ký thông qua đơn vị quản lý trực tiếp thơng qua phịng Tổ chức, Hành chính, Thanh tra Pháp chế để đăng ký cấp tài khoản b) Đối với cá nhân, tổ chức liên quan có nhu cầu sử dụng thư điện tử cơng vụ, liên hệ với Phịng Tổ chức, Hành chính, Thanh tra Pháp chế để đăng ký cấp tài khoản c) Đối với đơn vị trực thuộc, gửi yêu cầu đến Trung tâm Công nghệ thông tin thơng qua Phịng Tổ chức, Hành chính, Thanh tra Pháp chế để cấp tài khoản d) Đối với sinh viên, liên hệ với Phịng Chính trị - Cơng tác sinh viên để đăng ký cấp tài khoản e) Đối với học viên, liên hệ với Phòng Đào tạo Sau đại học để đăng ký cấp tài khoản Địa tài khoản thư điện tử công vụ cá nhân địa hộp thư đặt theo nguyên tắc ngắn gọn, không trùng lắp, dễ nhớ dễ tìm Cụ thể sau: - Địa dành cho CBVC-NLĐ, giảng viên: [tên-người-dùng]@huemeduniv.edu.vn (tên-người-dùng họ tên cá nhân viết tắt phần họ chữ lót, khơng dấu) 6 - Địa thư điện tử dành cho sinh viên: [tên-sinh-viên].[khóa][mãngành][mã-sinh-viên]@huemed-univ.edu.vn (tên-sinh-viên, tên sinh viên, loại bỏ họ tên đệm không, viết không dấu) - Địa thư điện tử dành cho học viên: [họ-tên-học-viên].[khóa][mãngành][mã-học-viên]@huemed-univ.edu.vn (họ-tên-học-viên họ tên học viên, viết tắt phần họ chữ lót, viết khơng dấu) Địa thư điện tử công vụ đơn vị cấp địa đặt theo nguyên tắc ngắn gọn, khơng trùng lắp, dễ nhớ, dễ tìm Cụ thể sau: - Địa dành cho đơn vị khoa: khoa.[tên-khoa]@huemed-univ.edu.vn - Địa dành cho đơn vị môn: bm.[tên-bộ-môn]@huemeduniv.edu.vn - Địa dành cho đơn vị phòng: phong.[tên-phòng]@huemeduniv.edu.vn - Địa thư điện tử dành cho đơn vị tổ chức lại: [tên-đơn-vịtổ-chức]@huemed-univ.edu.vn - Địa dành cho đơn vị trực thuộc khoa/bộ mơn/phịng/tổ chức phải bổ sung hậu tố tên viết tắt khoa/bộ mơn/phịng/tổ chức để phân biệt đơn vị trực thuộc Trường đơn vị trực thuộc đơn vị khác (Ví dụ: đơn-vị-trựcthuộc.dtdh@huemed-univ.edu.vn, địa dành cho đơn vị trực thuộc phòng đào tạo đại học) Địa nhóm thư điện tử đặt tên theo địa thư điện tử đơn vị, tên tổ chức, mô tả nhóm, … Địa nhóm thư điện tử cơng vụ phải bổ sung thêm tiền tố hậu tố để phân biệt với tài khoản thư điện tử công vụ khác cụ thể: - Bổ sung hậu tố [.all] để phân biệt địa nhóm thư điện tử địa thư điện tử thông thường - Bổ sung tiền tố [sv.], [hv.] dành cho nhóm thư điện tử sinh viên học viên - Bổ sung tiền tố [cb.] dành cho nhóm thư điện tử cán - Bổ sung tiền tố [dv.] dành cho nhóm thư điện tử đơn vị - Các thông tin phân cách dấu chấm [.] Xử lý trường hợp địa hộp thư trùng a) Ưu tiên thời điểm đăng ký, tài khoản đăng ký trước giữ nguyên tên tài khoản 7 b) Các tài khoản bị trùng phải thêm phần [đơn-vị] cuối tên tài khoản, theo đơn vị phải đặt tên ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phân biệt với đơn vị khác c) Nếu cán đơn vị có họ, tên đệm trùng nhau, áp dụng thêm thứ tự chữ a,b,c,… sau tên tài khoản d) Nếu sử dụng hết thứ tự chữ (a-z), áp dụng thêm thứ tự số 1,2,3,… sau tên tài khoản Điều 11 Quy định thay đổi thông tin tài khoản Người sử dụng tài khoản thư điện tử cơng vụ có nhu cầu thay đổi, bổ sung thông tin cá nhân thông tin đăng nhập (bao gồm tên đăng nhập mật khẩu), gửi yêu cầu cho Trung tâm Công nghệ thông tin theo quy định để thay đổi thơng tin Quy trình thay đổi thông tin hộp thư điện tử người sử dụng a) Đối với VC-NLĐ, giảng viên liên hệ với người quản lý tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị Phịng Tổ chức, Hành chính, Thanh tra Pháp chế để gửi yêu cầu cho Trung tâm Công nghệ thông tin b) Đối với sinh viên, liên hệ với Phịng Chính trị - Cơng tác sinh viên để gửi yêu cầu cho Trung tâm Công nghệ thông tin c) Đối với học viên sau đại học, liên hệ với phòng Đào tạo sau đại học để gửi yêu cầu cho Trung tâm Công nghệ thông tin d) Sau 02 ngày làm việc kể từ tiếp nhận yêu cầu, Trung tâm Công nghệ thông tin thực xác minh yêu cầu thay đổi thông tin/mật tài khoản gửi trực tiếp cho người sử dụng e) Nếu thông tin cần thay đổi thông tin đăng nhập, người sử dụng phải tiến hành thay đổi mật truy cập tài khoản thư điện tử lần truy nhập kể từ nhận thơng tin phản hồi Phịng Tổ chức, Hành chính, Thanh tra Pháp chế/ Chính trị - Công tác sinh viên/ Đào tạo sau đại học có trách nhiệm tiếp nhận, cung cấp thay đổi thông tin cán bộ, giảng viên/ sinh viên/ học viên Trường cho Trung tâm Công nghệ thông tin để hỗ trợ Trung tâm Công nghệ thông tin thực công tác quản lý tài khoản thư điện tử cơng vụ Điều 12 Quy định tạm khóa, khơi phục, thu hồi tài khoản tài khoản thư điện tử cơng vụ Tạm khóa tài khoản thư điện tử việc áp dụng biện pháp kỹ thuật Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ để tạm thời không cho phép người sử dụng truy cập, sử dụng tài khoản thư điện tử tài khoản thư điện tử bị tạm khóa nhận thư điện tử 8 Tài khoản thư điện tử thuộc trường hợp bị tạm khóa Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ: a) Không phát sinh thao tác truy cập tài khoản tối thiểu 12 tháng mà không thông báo lý b) Vi phạm quy định điều 05 quy định theo kết luận Ban Giám hiệu c) Bị chiếm dụng, lộ mật khẩu, tham gia vào trình phát tán thư rác, mã độc, virus, … d) Quá 30 ngày kể từ ngày hết thời hạn sử dụng quy định khoản Điều Thời hạn sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ a) Đối với tài khoản thư điện tử công vụ viên chức, người lao động, giảng viên, thời hạn sử dụng từ tuyển dụng kết thúc thời gian làm việc Trường Đại học Y - Dược theo thời hạn hiệu lực định việc/nghỉ hưu b) Đối với tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị, hạn sử dụng vĩnh viễn đơn vị chia tách/sáp nhập theo thời hạn hiệu lực định chia tách/sáp nhập c) Đối với sinh viên, học viên hạn sử dụng từ nhập học tốt nghiệp/thôi học theo hiệu lực định công nhận tốt nghiệp/thôi học Khôi phục tài khoản việc sử dụng biện pháp kỹ thuật áp dụng cho tài khoản bị tạm khóa (hết thời hạn sử dụng tài khoản, muốn truy xuất liệu tài khoản bị khóa) nhằm cung cấp cho người sử dụng khả truy cập tài khoản bị tạm khóa Quy trình khơi phục tài khoản tài khoản thư điện tử cơng vụ bị khóa sau: a) Người sử dụng liên hệ văn đến Trung tâm Công nghệ thông tin để xử lý khôi phục tài khoản thư điện tử bị tạm khóa b) Sau 02 ngày làm việc kể từ tiếp nhận yêu cầu, Trung tâm Công nghệ thông tin tiến hành xác minh, kích hoạt tài khoản thư điện tử bị tạm khóa khởi tạo lại mật truy cập c) Người sử dụng phải tiến hành thay đổi mật truy cập tài khoản thư điện tử lần truy cập kể từ tài khoản thư điện tử bị tạm khóa kích hoạt Tài khoản thư điện tử trạng thái tạm khóa theo khoản Điều thuộc trường hợp thu hồi (xóa hồn tồn): a) Tài khoản thư điện tử cơng vụ sinh viên/học viên bị khóa hết thời hạn sử dụng quy định khoản Điều khơng có yêu cầu khôi phục tài khoản thời gian 60 ngày kể từ ngày tài khoản bị tạm khóa 9 b) Tài khoản thư điện tử công vụ cán khơng có u cầu khơi phục tài khoản thời gian 01 năm kể từ ngày tài khoản bị tạm khóa c) Tài khoản khơi phục theo khoản có thời hạn sử dụng 07 ngày kể từ ngày khôi phục tài khoản Hết thời hạn bị khoá thu hồi theo quy định Tài khoản bị thu hồi khôi phục thay đổi, lấy lại liệu lưu tài khoản Chương III TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN T Ử CÔNG VỤ Điều 13 Trách nhiệm Trung tâm Công nghệ thông tin công tác quản lý Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Tổ chức quản lý, hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, vận hành Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ; tham mưu cho Ban Giám hiệu, lãnh đạo đơn vị công tác triển khai phát triển Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược Quản trị kỹ thuật dịch vụ Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược Trực tiếp cấp mới, thay đổi, thu hồi tài khoản thư điện tử thuộc hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Đảm bảo cho Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược hoạt động ổn định, liên tục (24/24), thông suốt thuận tiện sử dụng Đảm bảo an tồn thơng tin, bảo mật liệu Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Quản lý công tác cấp mới, thay đổi, thu hồi tài khoản thư điện tử công vụ Ngăn chặn loại thư rác gửi đi, gửi đến Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược Tiếp nhận xử lý cố xảy trình sử dụng thư điện tử công vụ đơn vị cá nhân Trường Đại học Y - Dược Tổ chức lưu xếp lưu trữ Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược theo quy định pháp luật, định kỳ 06 tháng lần Lên kế hoạch triển khai thực việc trì, phát triển Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Lên kế hoạch tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn cho người dùng khai thác sử dụng có hiệu Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược 10 Điều 14 Trách nhiệm lãnh đạo đơn vị sử dụng Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Quản lý, đạo việc sử dụng tài khoản thư điện tử cơng vụ mục đích, có hiệu chịu trách nhiệm nội dung thơng tin, bí mật tài khoản tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị Đôn đốc việc sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị quản lý để gửi nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với quan, tổ chức, cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên Hàng ngày, lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm xem xét, xử lý thông tin nhận qua tài khoản thư điện tử công vụ đơn vị Trong phạm vi nội đơn vị, lãnh đạo đơn vị quy định việc sử dụng chấp hành thông tin chuyển qua tài khoản thư điện tử cơng vụ đơn vị coi phương tiện cơng bố mệnh lệnh hành lãnh đạo đơn vị Điều 15 Trách nhiệm người sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ Tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược sử dụng để trao đổi thông tin phục vụ tác nghiệp hàng ngày, hỗ trợ thực nhiệm vụ công tác chuyên môn giao; cấp tài khoản thư điện tử người sử dụng phải truy cập thay đổi mật để đảm bảo an toàn, bảo mật tài khoản thư điện tử công vụ cấp Không truy cập khơng tìm cách truy cập vào tài khoản thư điện tử công vụ người khác; không để người khác sử dụng tài khoản thư điện tử công vụ Liên hệ với Trung tâm Cơng nghệ thông tin để cung cấp cập nhật thông tin tài khoản có thay đổi Bảo vệ thông tin đăng nhập tài khoản thư điện tử cơng vụ mình, khơng cung cấp để lộ mật truy cập vào tài khoản thư điện tử công vụ cho người khác Trường hợp bị lộ quên mật phải báo cáo Lãnh đạo đơn vị thông báo cho Trung tâm Công nghệ thông tin để kiểm tra, cấp lại mật Khi phát thư điện tử khơng mục đích, thư điện tử có virus, thư rác phải xóa bỏ; thư điện tử có chứa mã độc gây nguy phát tán lớn; có lỗi gặp cố trình sử dụng tài khoản thư điện tử cơng vụ báo cáo lãnh đạo đơn vị Trung tâm Công nghệ thông tin để phối hợp xử lý kịp thời Đối với thư quan trọng, phải xác thực lại nguồn gốc nội dung thư với người gửi qua hình thức liên lạc khác (nếu cần) 11 Điều 16 Công tác tra, kiểm tra Tất hộp thư điện tử Hệ thống tài khoản thư điện tử công vụ Trường Đại học Y - Dược phải chịu tra, kiểm tra xử lý quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật Các trường hợp bị phát vi phạm trình sử dụng, tùy theo mức độ sai phạm, cá nhân đơn vị bị xử lý theo quy chế Trường Đại học Y - Dược, cao theo quy định Nhà nước Chương IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 17 Triển khai thực Phịng Kế hoạch, Tài Cơ sở vật chất vào kế hoạch hoạt động Trung tâm Công nghệ thông tin Ban Giám hiệu phê duyệt hàng năm, bố trí kinh phí cho việc đảm bảo hoạt động thông suốt hệ thống Trong q trình thực hiện, có vấn đề chưa hợp lý, khó khăn, vướng mắc, đơn vị cần phản ánh với Trung tâm Công nghệ Thông tin để tổng hợp trình lãnh đạo nhà trường xem xét sửa đổi, bổ sung quy định cho phù hợp./