TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ QUA WEBMAIL (Dành cho máy PC Client sử dụng trình duyệt web)

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ QUA WEBMAIL (Dành cho máy PC Client sử dụng trình duyệt web) HÀ NỘI THÁNG 2/2019 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ MỤC LỤC Truy cập vào hệ thống mail Truy cập vào hệ thống Thao tác mail Một số thao tác liên quan Hướng dẫn thực tìm kiếm thư 20 Thay đổi mật user mail thoát khỏi hệ thống 21 Thay đổi mật 21 Thoát khỏi hệ thống 23 Giới thiệu thêm số tác vụ mục tùy chọn 23 Định dạng văn soạn thư 23 Chọn ngôn ngữ múi 24 Chọn tác vụ ngôn ngữ tìm kiếm 25 Giới thiệu Danh bạ 25 Giới thiệu Lịch 26 Giới thiệu Công việc 27 Giới thiệu Cặp tài liệu 27 Trang HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ Truy cập vào hệ thống mail Truy cập vào hệ thống - Từ trình duyệt web NSD nhập địa : https://mail.btctw.dcs.vn - Giao diện hiển thị hình bên dưới: - Tiếp theo, NSD nhập Tài khoản truy cập Mật tương ứng : - Đổi lại mật mặc định: - Với tài khoản truy cập lần đầu tiên, hệ thống yêu cầu thay đổi mật để đảm bảo an tồn thơng tin - Sau người dùng nhập Tài khoản đăng nhập, cửa số đăng nhập yêu cầu đổi lại mật từ mật mặc định Tiến hành nhập : -  Old Password : Nhâp password cũ  New password : Nhập password  Confirm : Nhập lại password Tiếp theo NSD chọn Change password để thay đổi : Trang HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ Thao tác mail: - Sau đăng nhập thành cơng, hệ thống lên trình điều khiển mail: Trang HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ - Nếu NSD muốn chỉnh giao diện Tiếng Anh Tiếng Việt chọn mục Preferences, General, NSD chọn mục Language chọn – Tiếng Việt chọn Save - Nếu NSD muốn xem thư gửi đến NSD chọn mục Hộp thư đến Trang HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ - Nếu NSD muốn xem thư gửi đi, chọn mục Đã gửi: - Cách làm tương tự với mục Thư nháp, Thư rácvà Thùng rác NSD kích chuột vào chữ tương ứng xem nội dung phần - Tạo thư số thao tác liên quan - Tạo thư - Ở góc bên trái, NSD kích chuột vào Thư để bắt đầu soạn thảo thư mới: Trang HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ s - Giao diện soạn thảo thư hiển thị bên dưới: Các thông tin soạn thảo gửi thư bao gồm : - Tới: NSD nhập địa email người cần gửi thư tới có yêu cầu phản hồi thư Trang HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ - Cc : NSD nhập địa người cần gửi thư tới không yêu cầu phản hồi thư - Chủ đề: NSD nhập nội dung chủ đề thư cần gửi - Khung trắng rộng: NSD nhập nội dung thư cần gửi - Đính kèm: NSD đính kèm file theo thư - Cách chỉnh thư theo văn : NSD vào Tùy chọn, sau chọn Định dạng theo HTML - Cuối sau hoàn tất NSD chọn GỬI góc hình để gửi thư - Nếu Gửi thành công hệ thống lên thông báo : Đã gửi thông điệp Một số thao tác liên quan - Trong trường hợp người sử dụng muốn lưu thư vừa viết ra: - Trường hợp hủy quay lại hình NSD chọn nút hủy bỏ để hủy thư: Trang HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ - Bảng yêu cầu xác thực lên, NSD chọn lưu lại thư khơng lưu để trở hình :  Chức ấn chuột phải vào thư: - NSD tiến hành tích chuột phải vào thư để tiến hành tác vụ : Trang HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ Cụ thể tác dụng mục : - Đánh dấu chưa đọc : NSD đánh dấu thư thành chưa đọc - Trả lời: NSD chọn mục muốn gửi thư phản hồi cho người danh sách gửi thư phản hồi - Trả lời tất cả: NSD chọn mục muốn gửi thư cho tất thành phần liên quan - Chuyển tiếp : NSD muốn lấy nội dung thư để chỉnh sửa gửi cho địa email khác - Xoá bỏ : NSD muốn loại bỏ thư khỏi danh sách  Tiện ích mục XEM góc bên phải: - NSD kích chuột vào chữ xem chọn tác vụ tương ứng : Chi tiết : Trang 10 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ  Liên hệ : NSD tạo thông tin liên hệ cá nhân - NSD nhập thông tin người cần liên hệ, tiếp NSD chọn Lưu lại để lưu Hủy bỏ để bỏ qua : Trang 13 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ - NSD vào Sổ địa để xem danh sách người liên hệ :  Nhóm liên hệ : Nếu NSD muốn liên hệ với nhóm Trang 14 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ - NSD tiến hành thêm địa nhóm từ phải qua trái : - Sau NSD chọn Lưu lại để lưu lại Hủy bỏ để bỏ qua  Cuộc hẹn : NSD lên lịch làm việc để gửi cho user email khác Trang 15 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ - NSD nhập thông tin hẹn điền địa email : - NSD chọn Lưu lại, NSD chọn Gửi  Thư mục : Được tạo để người dùng gộp thư liên quan vào nơi để NSD dễ quản lý Trang 16 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ - NSD nhập tên thư mục cần tạo, định thư mục lưu Thư đi, Thư đến : Trang 17 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ Kết : - NSD muốn gộp thư vào thư mục cần dùng chuột kéo thư vào thư mục vừa tạo OK  Lịch : NSD tạo lịch để làm việc Trang 18 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ - NSD nhập tên lịch thông tin vào bảng chọn Đồng ý: - NSD muốn xem danh sách lịch NSD chọn Lịch Menu : Trang 19 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ Hướng dẫn thực tìm kiếm thư - NSD tìm kiếm thư theo địa mail từ khóa có thư, NSD đánh từ khóa vào TÌM KIẾM khung trắng bên trái hình tích vào biểu tượng kính lúp để tìm kiếm thư : Trang 20 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ - Kết thư tìm kiếm hiển thị hết bên : Thay đổi mật user mail thoát khỏi hệ thống Thay đổi mật - Trên giao diện, NSD chọn Tùy chọn chọn Thay đổi mật Trang 21 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ - Bảng thay đổi lên tiến hành nhập  Old Password : NSD nhập Password cũ  New Password : NSD nhập Password  Confirm : NSD nhập lại Password Trang 22 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ Thốt khỏi hệ thống - Góc phải hình, NSD chọn biểu tượng tam giác bên cạnh tên tài khoản Sau đó, NSD chọn Đăng xuất để khỏi hệ thống Giới thiệu thêm số tác vụ mục tùy chọn Định dạng văn soạn thư Trang 23 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ Chọn ngôn ngữ múi  Chiều hướng soạn thảo: Hiển thị cách viết thư, có cách từ trái sang phải từ phải sang trái Mặc định thông thường từ trái qua phải (Left to right) : Trang 24 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ Chọn tác vụ ngôn ngữ tìm kiếm Giới thiệu Danh bạ - Hiển thị danh sách cá nhân group liên hệ : Trang 25 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ Giới thiệu Lịch - Mục đích: Hiển thị lịch làm việc cá nhân mail ,cột bên trái danh sách lịch tạo - NSD muốn thêm công việc vào lịch cần tích đúp vào có ngày cột đứng thời gian cột ngang tương ứng, sau điền thơng tin vào lịch : - NSD chọn Đồng ý để hoàn thành Trang 26 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ ĐƠN VỊ Giới thiệu Công việc - Dùng để tạo lịch làm việc nhắc nhở hàng ngày, hình thức báo thức công việc hàng ngày Giới thiệu Cặp tài liệu - Dùng để lưu trữ chia tài liệu hộp thư Trang 27