TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ (MAIL CLIENT) QUA MICROSOFT OUTLOOK VÀ WEBMAIL

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ (MAIL CLIENT) QUA MICROSOFT OUTLOOK VÀ WEBMAIL https://mail.laichau.gov.vn MỤC LỤC I SỬ DỤNG MICROSOFT OUTLOOK Giới thiệu phần mềm mail client Microsoft Outlook Cấu hình tài khoản sử dụng Microsoft Outlook 2.1 Thêm tài khoản vào Microsoft Outlook 2013 2.2 Tạo chữ ký Microsoft Outlook 13 2.3 Sử dụng Microsoft Outlook để gửi nhận thư điện tử 14 II SỬ DỤNG WEBMAIL 17 Giới thiệu hệ thống Webmail Client 17 1.1 Giao diện webmail Tỉnh Lai Châu 17 1.2 Đăng nhập vào hệ thống Webmail 18 Các tính Webmail Client 18 2.1 Soạn thư 20 2.2 Thêm Sổ địa 21 2.3 Tạo kiện 23 2.4 Tải tài liệu lên cặp tài liệu 24 2.5 Tạo chữ ký cho thư điện tử 26 Đổi mật thư điện tử 27 Chức tìm kiếm 28 I SỬ DỤNG MICROSOFT OUTLOOK Giới thiệu phần mềm mail client Microsoft Outlook Microsoft Outlook phần mềm quản lý thông tin cá nhân Microsoft, ứng dụng riêng biệt phần ứng dụng Microsoft Office Microsoft Outlook thường sử dụng chủ yếu ứng dụng e-mail, ra, phần mềm bao gồm chức lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi Với việc sử dụng Microsoft Outlook, thư điện tử tự động download máy tính cá nhân, sau người dùng duyệt thư khơng có kết nối internet Hiện nay, thiết bị di động đồng hóa tất liệu Microsoft Outlook sang Outlook Mobile Giao diện Microsoft Outlook Cấu hình tài khoản sử dụng Microsoft Outlook Hiện tại, phiên phổ biến Microsoft Outlook Microsoft Outlook 2010 Tài liệu hướng dẫn người dùng sử dụng Outlook 2010 Với phiên khác tương tự 2.1 Thêm tài khoản vào Microsoft Outlook 2013 2.1.1 Sử dụng giao thức POP3 ( Post Office Protocol ) Giao thức POP3 download toàn thư người dùng máy tính cá nhân, sau thư xóa hệ thống chúng tồn máy tính người dùng Vào Control Panel -> All Control Panel Items -> Mail Add thêm Account Click New Click chọn Manual setup or … Click POP or IMAP Điền thông tin cần thiết (đọc ý phía trước next) Chú ý: Email Address : account@laichau.gov.vn Incoming mail server : mail.laichau.gov.vn Outgoing mail server(SMTP): mail.laichau.gov.vn Người dùng không bỏ qua bước Chọn More Setting > Outgoing Server Chọn My outgoing server (SMTP) requires authentication Tùy chỉnh cho outgoing server Chọn Advanced Incoming: Tích chọn This server requires an encryted connection (SSL) Outgoing: Chọn TLS Giao thức Incoming Outgoing Click Finish để hoàn thành 2.1.2 Giao thức IMAP ( Internet Message Access Protocol ) Giao thức IMAP thị xác thư có người dùng (giống giao diện web), thư bị xóa hệ thống khơng xuất Microsoft Outlook Vào Control Panel -> All Control Panel Items -> Mail Vào ControPanel để click vào Mail Add thêm Account Click New Click chọn Manual setup or … Click POP or IMAP 10 Chữ ký xuất soạn thư 2.3 Sử dụng Microsoft Outlook để gửi nhận thư điện tử 2.3.1 Gửi thư Để gửi thư Microsoft Outlook, ta chọn New Email Tạo thư Màn hình gửi thư xuất hiện, điền thông tin: To: Địa email người nhận CC: Các địa email đồng gửi Subject: Tiêu đề thư Nếu muốn thêm đính kèm vào thư, người dùng làm theo hai cách: - Chọn Attach File browse đến file cần đính kèm - Copy file đính kèm tổ hợp phím tắt Ctrl+C mở cửa sổ soạn thư, paste file vào tổ hợp phím tắt Ctrl+V Soạn thảo nội dung thư bấm Send để thư gửi 14 2.3.2 Nhận thư Khi có thư gửi đến, Microsoft Outlook tự động kết nối vào mail server đồng thư Người dùng xem thư trả lời, chuyển tiếp thư Microsoft Outlook Xử lý thư nhận Microsoft Outlook 2.3.3 Tìm kiếm thư Trong Microsoft Outlook, người dùng dễ dàng tìm kiếm thư điện tử theo tiêu chí: Người gửi, người nhận, tiêu đề, đính kèm… tìm kiếm theo thư mục (Inbox (thư đến), Sent Items (thư gửi), Deleted Items (thư xóa)…) Cick vào tìm kiếm 15 Chọn tìm phạm vi tìm kiểm để nâng cao kết 16 II SỬ DỤNG WEBMAIL Giới thiệu hệ thống Webmail Client 1.1 Giao diện webmail Tỉnh Lai Châu Ngày nay, với phát triển nhanh phương tiện thông tin đại chúng, thư điện tử trở thành phần thiếu vấn đề trao đổi thông tin liên lạc Để đáp ứng nhu cầu trên, Trung tâm công báo tin học thuộc UBND tỉnh Lai Châu nâng cấp đưa vào triển khai hệ thống thư với đầy đủ tính như: khả lọc spam (thư rác), quét virus tốt, đảm bảo an toàn liệu thư, cho phép lưu trữ liên hệ (Address Book), lập lịch làm việc (Calendar), tổ chức lưu trữ document,… Đặc biệt, hệ thống thư có giao diện thân thiện, dễ sử dụng giúp người dùng nhanh chóng làm quen Có thể nói tích hợp tất tính đáp ứng đầy đủ nhu cầu người sử dụng Để sử dụng hệ thống thư này, người dùng cần đăng nhập vào webmail tỉnh Lai Châu địa mail.laichau.gov.vn qua trình duyệt web (khuyến khích sử dụng Google Chrome Mozilla Firefox) để truy xuất webmail Hình : Màn hình đăng nhập webmail 17 1.2 Đăng nhập vào hệ thống Webmail Hình 2: Chọn tên đăng nhập mật vào hệ thống Tên khoản: Tài khoản thư cấp ( VD: admin@laichau.gov.vn) Mật : Mật Click vào Stay signed in để lưu lại tài khoản đăng nhập cho lần sau Tuy nhiên, máy tính sử dụng để đăng nhập khơng đáng tin cậy (máy tính dùng chung, máy tính quán internet…), không nên chọn Ghi nhớ để tránh lưu lại thông tin trình duyệt Phiên bản: Chọn Mặc định Các tính Webmail Client Khi đăng nhập vào hệ thống thư Màn hình mặc định tab Mail Tuy nhiên, có tab khác bao gồm: 18 Hình : Các tab hệ thống Webmail Thư – Dùng để gửi nhận thư điện tử Danh bạ - Dùng để lưu danh bạ người dùng khác Lịch – Là nơi người dùng tạo kiện để nhắc kiện diễn Công việc – Là nơi quản lý công việc thân Cặp tài liệu – Nơi người dùng tải lên tài liệu cá nhân chia sẻ cho người dùng khác Tùy chọn – Nơi tùy chỉnh thay đổi mật thư điện tử Mỗi tab có chức Thư mục chứa chức nhỏ riêng 19 2.1 Soạn thư Để soạn thư Người dùng Click vào tab Thư -> Thư Hình : Tạo thư Điền địa người nhận Viết nội dung thư Bấm Gửi để thực Hình : Giao diện soạn thư 20 ... sang Outlook Mobile Giao diện Microsoft Outlook Cấu hình tài khoản sử dụng Microsoft Outlook Hiện tại, phiên phổ biến Microsoft Outlook Microsoft Outlook 2010 Tài liệu hướng dẫn người dùng sử dụng. ..MỤC LỤC I SỬ DỤNG MICROSOFT OUTLOOK Giới thiệu phần mềm mail client Microsoft Outlook Cấu hình tài khoản sử dụng Microsoft Outlook 2.1 Thêm tài khoản vào Microsoft Outlook 2013... chữ ký cho thư điện tử 26 Đổi mật thư điện tử 27 Chức tìm kiếm 28 I SỬ DỤNG MICROSOFT OUTLOOK Giới thiệu phần mềm mail client Microsoft Outlook Microsoft Outlook phần