TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG CAO BẰNG TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG ********** TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng MỤC LỤC PHẦN I - MỞ ĐẦU Giới thiệu .2 Các thông số hệ thống: Một số qui định khai thác, sử dụng thư điện tử hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Cao Bằng .3 3.1 Đặt tên hộp thư: .3 3.2 Cấp phát thay đổi hộp thư .3 3.3 Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ: PHẦN 2: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CƠ BẢN 2.1 Hướng dẫn sử dụng 2.1.1 Đăng nhập (Login) 2.1.2 Đăng xuất (Logout) 2.1.3 Thay đổi mật tài khoản Email 2.1.4 Soạn Gửi Email 2.1.5 Quản lý Email 13 2.1.6 Thiết lập lọc Email (Filter) 23 2.1.7 Quản lý sổ địa (Address Book) 26 2.1.8 Quản lý lịch công tác 33 2.1.9 Quản lý cặp tài liệu 41 2.1.10 Đánh dấu bỏ đánh dấu spam mail 47 2.2 Hướng dẫn sử dụng WebDAV để upload tập tin có dung lượng lớn 48 2.2.1 Quản lý tập tin vơi WebDAV 48 2.2.2 Tương tác WebDAV Email 51 2.3 Cấu hình nhận Email từ ứng dụng client 55 2.3.1 Sử dụng phần mềm Thunderbird 56 2.3.2 Sử dụng phần mềm Microsoft Outlook 59 2.3.3 Cấu hình điện thoại Smartphone 64 2.4 Một số lỗi cách khắc phục 72 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 75 3.1 Đảm bảo an toàn sử dụng thư điện tử 75 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng 3.2 Một số lưu ý giao tiếp thư điện tử 77 HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ CAO BẰNG PHẦN I - MỞ ĐẦU Giới thiệu Hiện nay, sử dụng thư điện tử trở thành nhu cầu cần thiết với cá nhân, tổ chức Đối với quan nhà nước, Chính phủ có Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày tháng 12 năm 2008 tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử quan nhà nước Tại Cao Bằng, UBND tỉnh đầu tư đưa vào sử dụng hệ thống thư điện tử (email) công vụ nhằm trang bị cho cán công chức thuộc quan nhà nước, tổ chức trị xã hội thuộc tỉnh để trao đổi thông tin, văn công tác chuyên mơn Hệ thống ngồi việc đáp ứng tính tiêu chuẩn nhà nước quy định có tính bảo mật cao, ổn định Với giao diện tiếng Việt, ngồi tính gửi nhận thư, hệ thống cịn có ứng dụng kèm theo lập lich, theo dõi công việc, ghi chép, lưu trữ tài liệu,… Hệ thống có hỗ trợ giao thức truy cập IMAP POP nên người dùng xử lý thư trực tuyến web chạy phần mềm duyệt thư máy trạm Oulook Expess, Microsoft Outlook, Thunderbird,… Các thông số hệ thống: Giao thức Đến Đi IMAP/POP SMTP Mail.caobang.gov.vn Tên máy chủ 993/995 Cổng 465 SSL/TLS SSL Xác minh Mật bình thường Trình duyệt hỗ trợ: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Macintosh Safari, Google Chrome…Và số trình duyệt thông dụng khác Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng Một số qui định khai thác, sử dụng thư điện tử hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Cao Bằng 3.1 Đặt tên hộp thư: Hộp thư người dùng (còn gọi tài khoản, ID, user, địa thư điện tử) hệ thống thư điện tử quan nhà nước tỉnh Cao Bằng đặt tên theo quy ước có dạng: tênhộpthư@caobang.gov.vn , phần @caobang.gov.vn khơng thay đổi tài khoản Có loại hộp thư người dùng: loại dành cho đơn vị loại dành cho cá nhân: Hộp thư dành cho quan, tổ chức, phòng, ban, phận,… gọi hộp thư đơn vị có dạng: tênđơnvị@caobang.gov.vn Tên đơn vị viết tắt, tên đơn vị viết tắt gây khó hiểu viết tắt phần viết đầy đủ Ví dụ: Sở Kế hoạch Đầu tư: Hội Chữ thập đỏ: sokhdt@caobang.gov.vn hoichuthapdo@caobang.gov.vn Hộp thư dành cho cá nhân: cán công chức viên chức, viên chức chuyên mơn thuộc quan trực thuộc tỉnh có địa hộp thư có dạng: tênhọđệm@caobang.gov.vn, đó: - Tên: tên cán công chức, viết không dấu, khơng chứa ký tự mà bàn phím máy tính khơng có, đ, ư, ơ, ơ, ê (đ viết thành d, viết thành u,…) - Họđệm: họ tên đệm cán công chức, phần viết tắt Ví dụ: hộp thư Nông Văn Đạt đặt datnv@caobang.gov.vn Nếu cán bộ, cơng chức trùng tên có dẫn thêm hai chữ số thứ tự đăng ký tên đơn vị cơng tác kèm dấu chấm Ví dụ: datnv2@caobang.gov.vn datnv.soyte@caobang.gov.vn 3.2 Cấp phát thay đổi hộp thư Hiện tại, Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông UBND tỉnh giao nhiệm vụ quản trị, vận hành hệ thống thư điện tử tỉnh Các sở, ngành, tổ Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng chức trị, xã hội, UBND huyện, thị đơn vị trực thuộc, xã, lập danh sách gửi Trung tâm để tạo lập, thay đổi, hủy bỏ địa thư Chi tiết quy định xem Quy chế sử dụng thư điện tử hoạt động quan nhà nước tỉnh Cao Bằng, ban hành kèm theo định số 75/QĐ -UBND ngày 14 tháng 01 năm 2011 Chủ tịch UBND tỉnh Cao Bằng 3.3 Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ: - Hỗ trợ qua thư điện tử: hotromail@caobang.gov.vn; - Địa đơn vị quản trị hệ thống, hỗ trợ người dùng: Trung tâm Công nghệ thông tin Truyền thông Cao Bằng, số 009 – Hoàng Văn Thụ - TP Cao Bằng - Hỗ trợ qua điện thoại: (0206)3955899 PHẦN 2: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CƠ BẢN 2.1 Hướng dẫn sử dụng 2.1.1 Đăng nhập (Login) Bước 1: Mở trình duyệt Web (Firefox, Chrome…) gõ vào địa sau: https://mail.caobang.gov.vn Bước 2: Nhập thông tin tài khoản thư điện tử cấp: Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng Bước 3: Nhấn nút Đăng nhập Màn hình làm việc Webmail sau đăng nhập: Một số biểu tượng chức Thư (email) Biểu tượng Chức Soạn thảo email Xóa email chọn Chuyển email sang thư mục khác In nội dung email giấy Trả lời email cho người gửi Trả lời email cho người gửi người đồng nhận khác mục Cc,Bcc Chuyển email cho người khác Đánh dấu email thư rác Đặt thẻ cho email Mở nội dung email cửa sổ riêng biệt 2.1.2 Đăng xuất (Logout) - Để đảm bảo tính bảo mật email tránh việc đánh tài khoản email, người sử dụng nên ngồi sau kết thúc phiên làm việc với webmail Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thơng Cao Bằng - Để khỏi webmail: Chọn vào chức Đăng xuất 2.1.3 Thay đổi mật tài khoản Email  Cách 1: Áp dụng cho Tài khoản vừa khởi tạo - Ngay sau đăng nhập hệ thống mật Quản trị viên cung cấp, hình xuất hộp thoại: Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - Người sử dụng tiến hành điền Tên đăng nhập, Mật cũ, Mật mới, Xác nhận mật Lưu ý : Một số quy định đặt mật a Mật có độ dài tối thiểu ký tự, tối đa 20 ký tư b Mật không trùng với mật cũ c Mật không trùng với tên đăng nhập d Mật nên có kết hợp chữ thường, chữ hoa , số ,và ký hiệu đặc biệt : _, -,#,!@,… - Click Đồng ý để thay đổi mật  Cách 2: Để thay đổi mật Người sử dụng thực bước sau: - Bước 1: Trên Menu ngang, click chọn Tùy chọn - Chọn Thay đổi mật - Bước 2: Hộp thoại thay đổi mật xuất Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - Người sử dụng tiến hành điền Mật cũ, Mật mới, Xác nhận mật - Click Thay đổi mật để thay đổi mật 2.1.4 Soạn Gửi Email 2.1.4.1 Soạn thảo Email - Trên Menu ngang, chọn chức Thư  Thông điệp Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - Màn hình soạn thảo email có dạng sau: a Gửi tới: Nhập địa email người cần gửi Muốn gửi cho nhiều người thêm dấu “,” sau địa email b Cc: Đồng gửi cho người khác địa email mục Gửi tới c Chủ đề: Nội dung tóm tắt email cần gửi Lưu ý : Muốn gửi email cho nhiều người mà người người gửi gửi cho chọn biểu tượng Hiển thị Bcc nhập vào email cần gửi Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - Chọn loại tài khoản, Cá nhân POP3 IMAP - Nhập mật Chọn Tiếp theo 66 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - Nhập thơng tin cấu hình POP IMAP Chọn Tiếp theo 67 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - Nhập cấu hình máy chủ gửi thư SMTP Chọn Tiếp theo - Chọn Tiếp theo đến kết thúc 68 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - Kết 2.3.3.2 Cấu hình điện thoại Ios - Trên hình Iphone, Chọn Cài đặt  Mail - Menu mail ra, chọn Tài khoản 69 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - chọn Thêm tài khoản - Chọn Khác 70 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - Chọn Thêm tài khoản mail - Nhập thông tin tài khoản email công vụ cấp, Chọn Tiếp 71 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - Nhập thơng tin Cấu hình POP/IMAP lưu lại 2.4 Một số lỗi cách khắc phục  Lỗi tập tin không liên kết tệp tin đính kèm vào email - Tình trạng: Liên kết tập tin đính kèm khơng tạo Trong mail xuất lỗi: 72 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - Nguyên nhân: Do tên tập tin viết tiếng việt, hệ thống tạo liên kết - Cách sửa: đổi tên tệp tin theo chuẩn  Lỗi khơng kết nối WebDAV - Tình trạng: Mở tab WebDAV menu không kết nối - Nguyên nhân: Sai cấu hình kết nối WebDAV - Cách sửa: Trên menu ngang, chọn Thư -> Zimlet  WebDAV 73 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng - Thiết lập cấu hình máy chủ: http://file.caobang.gov.vn - Cổng: 80 - DAV đường dẫn: /remote.php/webdav/ 74 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng  Lỗi địa email không tồn - Tình trạng: Khi gửi thư, xuất thơng điệp báo lỗi Hoặc nhận email phản hồi với nội dung: - Nguyên nhân: Sai địa Email người nhận - Cách sửa: Nhập lại địa email người nhận MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 3.1 Đảm bảo an toàn sử dụng thư điện tử Sử dụng thư điện tử (email) mang lại nhiều thuận lợi cho người song chứa đựng nhiều rủi ro Sự an tồn, bảo mật dẫn đến thiệt hại như: - Mất mát thông tin, lộ thông tin, thông tin bị thay đổi; - Người khác chiếm dụng tài khoản email; 75 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thơng Cao Bằng - Email có kèm vi-rút gây lây lan phá hại máy tính, đánh cắp liệu, thơng tin cá nhân Để giảm thiểu nguy an toàn, sử dụng thư điện tử cần lư ý số nguyên tắc sau: Không mở tập tin (file) đính kèm gửi từ địa mà bạn rõ không tin tưởng Kẻ phá hoại gửi file có mã lệnh chứa vi-rút đính kèm thư cho địa Sau người nhận mở tập tin, vi-rút phát tác, gây hại cho máy tính tự động gửi tiếp tập tin có chứa vi-rút đến hàng loạt người dùng khác vào danh sách địa chủ hộp thư bị nhiễm Các thư chứa vi-rút thường dùng tiếng nước Các file chứa vi-rút thường có phần mở rộng EXE, VBS, SCR,… Không bấm vào liên kết đến trang web bạn nghi ngờ Hiện người ta thường tiếp thị, giới thiệu sản phẩm qua thư điện tử Một số người lại lợi dụng thư để dẫn người dùng đến trang web có chứa mã độc Xóa email khơng rõ khơng mong muốn Đừng chuyển tiếp email cho trả lời lại cho người gửi Những email thường thư rác (spam email) Mục đích spam email để quảng cáo hay làm nghẽn đường truyền Internet Không copy vào đĩa cứng file mà bạn rõ không tin tưởng nguồn gốc xuất phát Dùng chương trình diệt virus tin cậy cho máy tính cập nhật thường xuyên Thực việc lưu liệu quan trọng thường xuyên Nếu chẳng may virus xóa tất liệu máy tính bạn cịn có khả phục hồi liệu quan trọng Các lưu nên cất giữ vị trí riêng biệt cất giữ máy tính khác Hạn chế phổ biến địa thư điện tử cơng vụ bạn Một số trang web yêu cầu bạn nhập địa thư điện tử để phục vụ bạn việc Khơng dùng 76 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng địa email công vụ để khai báo trang web Rất có thẻ thời gian sau bạn nhận nhiều thư rác Một số trang web yêu cầu mật hộp thư, thường trang lừa đảo để ăn cắp mật Không trả lời, không trả đũa để hạn chế spam Sau nhận hàng loạt thư khơng mong muốn làm phiền bạn Một cách tự nhiên bạn tức giận trả đũa lại người gửi kết bạn nhận nhiều thư spam tài nguyên mạng bị lãng phí nhiều 3.2 Một số lưu ý giao tiếp thư điện tử Cũng giống dạng giao tiếp khác, giao tiếp thư điện tử có số quy tắc định, khơng có quy định thức, song người dùng cần lưu ý tuân theo phong cách “văn hóa email”, đặc biệt cơng sở Tiêu đề thư (subject) Tiêu đề thư cho người nhận biết thư bạn nói mà khơng cần phải đọc hết thư Nó giúp cho người nhận xếp email theo loại Bao tiêu đề phải mang ý thư Tuy nhiên không nên dùng tiêu đề dài Nên tránh tiêu đề chung chung “Kính gửi anh”, “Báo cáo”, “Cơng việc”, “Thư”,… Hết sức tránh việc gửi thư mà khơng có tiêu đề Hãy hình dung ngày bạn nhận xử lý hàng chục thư khó chịu với thư tiêu đề chung chung, chí khơng có tiêu đề Tránh gửi thư có chủ đề nội dung không ăn nhập với Hiện tượng thường xảy người gửi chọn chế độ trả lời (reply) trả lời cho tất (reply all) từ e-mail cũ để viết thư với nội dung hoàn toàn nhằm tránh thời gian nhập lại địa nhận thư Chủ đề không ăn nhập với nội dung thường làm người nhận không quan tâm cảm thấy bực bội, thiện cảm 77 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng Ngược lại, chủ đề trao đổi lần trả lời lại soạn thư với tiêu đề khó kiểm sốt mạch cơng việc, từ phía người nhận người gửi Xem người nhận thức Phần ghi địa đầu thư phân thành đối tượng người nhận: Gửi tới (To), Sao gửi (Cc) “Mật gửi” (Bcc) Nếu gửi tới nhiều người, điền tất địa nhận Tuy nhiên nên xem vai trị tiếp nhận xử lý thư này, số người cần nhận “để biết” nên đặt địa họ Cc, người có vai trị Gửi tới - To Người nhận có To Cc khơng biết người Bcc Cần thận trọng “Trả lời tất - Reply All” Cần xem xét kỹ danh sách người nhận thư chọn chức “Trả lời tất cả”: họ có thiết phải nhận phản hồi lời bạn khơng Ví dụ: Văn phòng cấp tỉnh lập email gửi văn phòng huyện tỉnh yêu cầu nộp báo cáo vào địa email, địa nhận thư “Gửi tới” Nếu bạn văn phòng huyện gửi báo cáo “Trả lời tất cả” huyện khác nhận báo cáo bạn Nên dùng văn bình thường, dùng HTML cần thiết Khi soạn nội dung thư có chế độ bạn chọn Dùng chế độ văn thường (Plain text) bảo đảm trình đọc thư thị nội dung Dùng chế độ HTML trình bày nội dung thư đẹp, người nhận duyệt thư phần mềm không hỗ trợ đọc định dạng HTML không đọc nội dung thư, toàn thư bạn hiểu file đính kèm Với tập tin (file) đính kèm: - Nên có giải thích file đính kèm, chí hướng dẫn người nhận sử dụng loại file khơng thơng dụng Nên nói đến việc có gửi kèm file nội dung email Ngồi ra, bạn cần đặt tên phù hợp, thể xác nội dung cho 78 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng file đính kèm, khơng nên đặt tên file chung chung “baocao”, “danhsach”, “bienban”,… - Lưu ý rằng, file đính kèm bạn bị nhiễm vi-rút, người nhận không nhận thư Chữ viết: - Tránh lạm dụng viết tắt Một số cụm từ, bạn thơng dụng bạn thường xuyên viết tắt xa lạ với người khác, khác lĩnh vực chuyên môn công tác Cũng đừng áp đặt chữ viết tắt riêng bạn cho người khác, ví dụ viết “of” thay cho “của” - Viết hoa, thường hợp lý Không nên viết toàn nội dung tiêu đề thư toàn chữ in hoa toàn chữ thường, với thư công vụ - Chú ý lỗi tả Hãy sốt kỹ trước bấm nút “Gửi” - Tránh viết chữ Việt khơng dấu Có thể ban đầu sử dụng máy tính bạn gặp nhiều khó khăn để viết chữ có dấu, dịp để luyện tập Hãy cố gắng Thư có bố cục Tương tự thư viết, thư điện tử mang thông điệp từ người gửi đến người nhận, thư điện tử ngắn gọn, súc tích Thơng lệ, thư điện tử có phần mào đầu, phần nội dung phần kết thúc Với mối quan hệ thường xuyên, quyen biết bỏ qua vấn đề này, với mối quan hệ với người cần tôn trọng bạn nên áp dụng Phần mào đầu thư thường câu chào “Kính gửi …”; kết thúc thư thường lời chúc hay cám ơn Nội dung ngắn gọn, mạch lạc 79 Tài liệu thư điện tử công vụ https://mail.caobang.gov.vn Trung tâm CNTT Truyền thông Cao Bằng Với người nhận phải xử lý nhiều thư, việc đọc thư viết rối rắm dài dịng điều khó chịu Để thư dễ đọc, khơng nên viết dịng q dài, chừng đủ độ rộng hình nên ngắt dịng, trừ nội dung văn trích dẫn Đánh số thứ tự gạch đầu dòng ý cách nhiều người ưa dùng Thư công vụ nên có chữ ký “Chữ ký” email họ tên người gửi, có thêm thông tin chức danh, tên quan, số điện thoại, địa chỉ,… Một số trường hợp, người nhận có nhu cầu liên lạc bằng điện thoại với người gửi, chữ ký đủ thông tin tiện lợi cho họ liên hệ lại 10 Nên trả lời thư sớm Sớm trả lời thư thể tôn trọng người gửi Một số hệ thống thư có chức tự động trả lời, bạn thiết lập chức thường bận rộn, song với thư cần bạn có ý kiến nên có trả lời cụ thể 11 Cắt bớt thơng tin cũ trả lời thư Với chủ đề trao đổi qua lại nhiều lần, thông tin thư cũ làm dài thêm phần nội dung thư, khó kiểm sốt thơng tin Bạn xóa hết phần thư cũ dài xóa bớt để lại phần quan trọng –––––––––––––––––––––––––––––––– 80