TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAM RƠNG PHÕNG VĂN HĨA VÀ THÔNG TIN ––––––––––––––––––––––––– TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TỈNH LÂM ĐỒNG http://mail.lamdong.gov.vn Tháng năm 2016 MỤC LỤC PHẦN I - MỞ ĐẦU 1 Giới thiệu Các thông số hệ thống: Một số qui định khai thác, sử dụng thư điện tử hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng 3.1 Đặt tên hộp thư: 3.2 Cấp phát thay đổi hộp thư 3.3 Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ: PHẦN II - SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN INTERNET – WEBMAIL CLIENT Mở đóng hộp thư: 1.1 Mở hộp thư: 1.2 Đóng hộp thư ( Đăng xuất ): Giao diện tương tác với người dùng: 2.1 Giao diện 2.2 Một số tính tương tác với người dùng Thao tác với thư: 3.1 Soạn gửi thư 3.2 Nhận thư đọc thư 15 3.3 Hồi âm chuyển tiếp thư 18 3.4 Tùy biến giao diện mục “Thư đến” 18 3.5 Các tính dùng cho xử lý thư 18 Các chức khác hệ thống thư: 20 4.1 Quản lý thư mục lưu trữ 20 4.2 Quản lý Sổ liên lạc (Contacts) 21 4.3 Chức Lịch làm việc (Calendar) 24 4.4 Chức Tác vụ (Task) 26 Một số thiết lập 27 5.1 Cài đặt vùng: 28 5.3 Thay đổi mật đăng nhập: 30 5.4 Thiết lập lọc thư 31 5.6 Tạo lập sử dụng chữ ký 35 5.7 Chặn thư rác 35 PHẦN III - DUYỆT THƯ BẰNG ỨNG DỤNG OUTLOOK EXPRESS 37 I Giới thiệu : 37 II Cấu hình kết nối 38 III Chèn hình ảnh nội dung soạn thảo thư điện tử : 45 PHẦN IV – MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 47 Đảm bảo an toàn sử dụng thư điện tử 47 Một số lưu ý giao tiếp thư điện tử 48 Phịng Văn hóa Thông tin huyện Đam Rông Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– PHẦN I - MỞ ĐẦU Giới thiệu Hiện nay, sử dụng thư điện tử trở thành nhu cầu cần thiết với cá nhân, tổ chức Đối với quan nhà nước, Chính phủ có Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày tháng 12 năm 2008 tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử quan nhà nước Tại Lâm Đồng, UBND tỉnh đầu tư đưa vào sử dụng hệ thống thư điện tử (email) công vụ nhằm trang bị cho cán công chức thuộc quan nhà nước, tổ chức trị xã hội thuộc tỉnh để trao đổi thông tin, văn cơng tác chun mơn Hệ thống ngồi việc đáp ứng tính tiêu chuẩn nhà nước quy định cịn có tính bảo mật cao, ổn định Với giao diện tiếng Việt, ngồi tính gửi nhận thư, hệ thống cịn có ứng dụng kèm theo lập lich, theo dõi công việc, ghi chép, lưu trữ tài liệu,… Hệ thống có hỗ trợ giao thức truy cập IMAP POP nên người dùng xử lý thư trực tuyến web chạy phần mềm duyệt thư máy trạm Oulook Expess, Microsoft Outlook, Thunderbird,… Tài liệu hướng dẫn sử dụng tính webmail client, ứng dụng web để duyệt thư điện tử máy tính người dùng Phần cuối tài liệu hướng dẫn cách thiết lập sử dụng phần mềm Microsoft Outlook 2003 Các thông số hệ thống: Địa Internet: Incoming mail server: Server Port number incoming mail (POP3): Outgoing mail server: Port number outgoing mail (SMTP): Trình duyệt hỗ trợ: mail.lamdong.gov.vn mail.lamdong.gov.vn 110 mail.lamdong.gov.vn 25 Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Macintosh Safari Và số trình duyệt thơng dụng Một số qui định khai thác, sử dụng thư điện tử hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng 3.1 Đặt tên hộp thư: Hộp thư người dùng (còn gọi tài khoản, ID, user, địa thư điện tử) hệ thống thư điện tử quan nhà nước tỉnh Lâm Đồng đặt tên theo quy ước có dạng: tênhộpthư@lamdong.gov.vn, phần @lamdong.gov.vn khơng thay đổi tài khoản Có loại hộp thư người dùng: loại dành cho đơn vị loại dành cho cá nhân: Hộp thư dành cho quan, tổ chức, phòng, ban, phận,… gọi hộp thư đơn vị có dạng: tênđơnvị@lamdong.gov.vn Trang Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Tên đơn vị viết tắt, tên đơn vị viết tắt gây khó hiểu viết tắt phần viết đầy đủ Ví dụ: Sở Kế hoạch Đầu tư: skhdt@lamdong.gov.vn Hội Chữ thập đỏ: hctd@lamdong.gov.vn Hộp thư dành cho cá nhân: cán công chức viên chức, viên chức chuyên môn thuộc quan trực thuộc tỉnh có địa hộp thư có dạng: tênhọđệm@lamdong.gov.vn, đó: - Tên: tên cán công chức, viết không dấu, không chứa ký tự mà bàn phím máy tính khơng có, đ, ư, ơ, ơ, ê (đ viết thành d, viết thành u,…) - Họđệm: họ tên đệm cán công chức, phần viết tắt Ví dụ: hộp thư Lê Thanh Liêm đặt liemlt@lamdong.gov.vn Nếu cán bộ, cơng chức trùng tên có dẫn thêm hai chữ số thứ tự đăng ký tên đơn vị cơng tác kèm dấu chấm Ví dụ: datnv2@lamdong.gov.vn datnv.soyte@lamdong.gov.vn 3.2 Cấp phát thay đổi hộp thư Hiện tại, Trung tâm Quản lý Cổng Thông tin Điện tử Lâm Đồng UBND tỉnh giao nhiệm vụ quản trị, vận hành hệ thống thư điện tử tỉnh Các sở, ngành, tổ chức trị, xã hội, UBND huyện, thị đơn vị trực thuộc, xã, lập danh sách gửi Trung tâm để tạo lập, thay đổi, hủy bỏ địa thư 3.3 Liên hệ hướng dẫn, hỗ trợ: - Địa đơn vị quản trị hệ thống, hỗ trợ người dùng: Trung tâm Quản lý Cổng Thông tin Điện tử Lâm Đồngg, 19 Lê Hồng Phong, Đà Lạt, Lâm Đồng - Hỗ trợ trực tuyến : http://danhba.lamdong.gov.vn - Hỗ trợ qua thư điện tử: danhba@lamdong.gov.vn - Hỗ trợ qua điện thoại: (063)3700122 Trang Phịng Văn hóa Thơng tin huyện Đam Rông Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– PHẦN II - SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRÊN INTERNET – WEBMAIL CLIENT Mở đóng hộp thư: 1.1 Mở hộp thư: Hộp thư điện tử cơng vụ tỉnh Lâm Đồng truy cập hai cách: sử dụng trình duyệt web (Internet Explorer, Firefox,…) dùng chương trình Mail Client (Microsoft Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird…) Sử dụng trình duyệt web thuận tiện dù đâu, cần có máy vi tính nối mạng Internet sử dụng Sau bước truy nhập hộp thư trình duyệt web: - Bước 1: Mở trình duyệt web (trong hướng dẫn Internet Explorer, trình duyệt khác thực tương tự): Bằng cách: + Cách 1: Vào menu Start  Programs  Internet Explorer + Cách 2: Click kép (bấm kép chuột) vào biểu tượng Internet Explorer hình Desktop: Trang Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Click đôi vào biểu tượng Internet Explorer hình Desktop - Bước 2: Tại địa trình duyệt (Address), gõ vào địa hệ thống thư mạng Internet: - Đường thức (tốc độ cao) : http://mail.lamdong.gov.vn - Đường dự phòng: http://mail1.lamdong.gov.vn Xuất giao diện đăng nhập hệ thống: - Bước 3: Lần lượt nhập tên tài khoản mật khầu bạn vào vùng đăng nhập Lưu ý: - Đăng nhập tài khoản cần nhập phần tên, khơng cần nhập phần @lamdong.gov.vn (ví dụ: địa đầy đủ hộp thư liemlt@lamdong.gov.vn nhập liemlt) - Mật mặc định cho hộp thư khởi tạo lần đầu quản trị đặt, người dùng cần tự thay đổi Xem hướng dẫn phần sau Trang Phịng Văn hóa Thơng tin huyện Đam Rông Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Nếu tên hộp thư mật không xuất thông báo: Lưu ý: - Một số tên tài khoản mật khơng bật chế độ nhập tiếng Việt cho bàn phím - Hãy đảm bảo tắt chế độ Caps Lock bàn phím Mật có phân biệt chữ hoa, chữ thường Nếu nhập đúng, hệ thống tải hộp thư bạn máy bắt đầu phiên làm việc 1.2 Đóng hộp thư ( Đăng xuất ): Để kết thúc phiên làm việc, bấm chọn Thoát: Lưu ý: Trước thoát khỏi ứng dụng duyệt thư, kể chuyển sang trang web khác, cần phải đăng xuất khỏi hộp thư Nếu khơng, người khác dùng chung máy tính truy nhập vào tài khoản hộp thư bạn Giao diện tương tác với người dùng: 2.1 Giao diện Giao diện cho người dùng hệ thống thư có dạng sau: Trang Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Giao diện có vùng chính:  Tìm kiếm – Search Bar Thể cơng cụ hỗ trợ tìm kiếm  Các ứng dụng – Application Tabs Ngồi chức gửi nhận thư, hệ thống cịn cung cấp thêm chức làm việc khác, thể thẻ (tab) ứng dụng  Thanh công cụ – Toolbar Trình bày cơng cụ phục vụ người dùng nhằm thực chức năng, hành vi Trên hình thể cơng cụ ứng dụng Thư (vì tab Thư kích hoạt)  Khung Tổng quan – Overview Pane Còn gọi Khung bên trái, thể cấu thư mục, gồm thư mục hệ thống (như Thư đến, Thư gửi, Thư nháp, Thư rác, Thùng rác, …) thư mục thẻ đánh dấu người dùng tạo lập Với ứng dụng khác nhau, khung thể khác phụ thuộc cấu thư mục ứng dụng  Bảng duyệt – Content Pane Một bảng trình bày theo tiêu đề tài liệu dạng hàng, cột Hiện thị bảng tùy thuộc ứng dụng dùng Với Thư, chọn “Thư đến” bảng thị danh sách thư có hộp thư đến  Vùng đọc – Reading Pane Hiện thị nội dung chi tiết mục chọn bảng duyệt Trong trạng thái duyệt thư, thị chi tiết nội dung thư Khung thay đổi vị trí, người dùng thiết lập Trang Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Để chặn địa thư rác : - Cách : Bấm nút thêm Quản lý Danh sách người gửi bị chặn Nhập địa thư muốn chặn Muốn chặn toàn thư tên miền : nhập @tên miền (Ví dụ chặn tốn thư từ từ công ty du lịch : @viettrave.com) - Cách : Bấm chuột phải Danh sách thư đến Chọn hình Trang 36 Phịng Văn hóa Thơng tin huyện Đam Rơng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– PHẦN III - DUYỆT THƯ BẰNG ỨNG DỤNG OUTLOOK EXPRESS Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng cho phép truy nhập sử dụng thông qua giao thức http POP3, IMAP : - Truy nhập qua giao thức http (truy nhập qua webmail) : thông qua trình duyệt web Internet Explorer, Firefox … truy nhập vào địa http://mail.lamdong.gov.vn - Truy nhập qua giao thức POP3, IMAP : sử dụng phần mềm Microsoft Office Outlook phiên từ 2003 trở lên Tài liệu hướng dẫn khai báo sử dụng phần mềm Microsoft Office Outlook 2003 kết nối Hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng I Giới thiệu : Giới thiệu Microsoft Office Outlook 2003 Microsoft Office Outlook 2003 chương trình nằm Microsoft Office 2003 Để có chương trình này, bạn cài đặt Office 2003 bạn tùy chọn cài Microsoft Office Outlook 2003 Microsoft Office Outlook 2003 giúp bạn : - Gửi nhận thư điện thử (Mail) mà không cần phải truy cập vào trang web mail, không cần đăng nhập mật lần kết nối Sao chép hệ thống mail máy trạm làm việc - Chèn hình ảnh (từ máy tính, máy hình số …) vào nội dung email - … Chạy chương trình Microsoft Office Outlook 2003 : Mở chương trình theo đường dẫn: Start\Programs\Microsoft Office\Microsoft Office Outlook 2003 Hiện cửa sổ hình dưới: Trang 37 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Lưu ý : Người sử dụng thư điện tử chưa biết Microsoft Office Outlook 2003, nên khai thác email thông qua Webmail (http://mail.lamdong.gov.vn) II Cấu hình kết nối Vào menu : Tools\E-mail Accounts, hình : Hiện bảng tùy chọn hình : Trang 38 Phịng Văn hóa Thơng tin huyện Đam Rông Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Chọn : Add a new e-mail account -> Bấm chọn Hiện bảng tùy chọn hình : Chọn : POP3 -> Bấm chọn Hiện bảng tùy chọn hình : Khai báo thơng tin hình minh họa thông tin tài khoản email cá nhân/tổ chức : Trang 39 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Các thông tin khai báo gồm : 4.1 Thông tin tài khoản mail cá nhân/tổ chức : - Your name : Tên hiển thị đầy đủ Cá nhân/tổ chức - E-mail Address: địa email cấp - User Name : Tên người dùng (khi đăng nhập webmail) - Password : mật 4.2 Thơng tin bắt buộc khai xác hình : - Incoming mail server (POP3) : mail.lamdong.gov.vn - Outgoing mail server (SMTP) : mail.lamdong.gov.vn - Đánh dấu chọn ô 4.3 Đánh dấu chọn ô : lần kết nối mail nhập mật 4 Bấm chọn Nút => Hiển thị hình : - Thẻ General, Connection giữ nguyên ngầm định hình : - Thẻ Outgoing Server, chọn hình : Trang 40 Phịng Văn hóa Thơng tin huyện Đam Rông Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– - Thẻ Advanced : Đánh dấu chọn ô : => Sao chép (copy) hệ thống email máy trạm Bản giữ nguyên máy chủ Mail => Người dùng đọc email từ máy tính khác thơng qua webmail (http://mail.lamdong.gov.vn) *Lưu ý : Nếu đánh dấu chọn ô sau : : hệ thống xóa email máy chủ Trường hợp này, máy trạm làm việc bị lỗi, cài đặt lại mà người dùng lưu email Microsoft Office Outlook 2003, bạn hết toàn thư nhận gửi 4.4 Kiểm tra kết khai báo : Trang 41 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Bấm chọn nút hiển thị hình : , khai báo đúng, kết Nếu q trình khai báo, có sai sót => Hiển thị bảo lỗi hình dưới: Bấm nút để kết thúc q trình khai báo : Trang 42 Phịng Văn hóa Thơng tin huyện Đam Rơng Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Bấm nút để kết thúc trình khai báo kết nối Gửi nhận đồng hệ thống mail máy chủ với máy trạm : - Bấm chọn hình : - Thơng báo q trình gửi/nhận đồng hệ thống mail máy trạm máy chủ Trang 43 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Trang 44 Phịng Văn hóa Thơng tin huyện Đam Rông Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử cơng vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– - Kết : hình III Chèn hình ảnh nội dung soạn thảo thư điện tử : Hiện hầu hết chương trình gửi email hỗ trợ chuẩn HTML, giao thức tạo đa số trang web mà thấy Internet Do muốn chèn ảnh (đã có trang web đó), ta cần bấm chuột phải vào ảnh -> chọn Copy -> chuyển sang chương trình gửi email -> bấm chuột phải -> chọn Paste - Riêng ảnh lưu ổ cứng có Email Client (VD: MS Outlook, Outlook Express, Thunderbird ) chèn trực tiếp vào nội dung Tài liệu hướng dẫn sử dụng chèn hình ảnh soạn thảo thư sử dụng Microsoft Office Outlook 2003 Để soạn thảo thư gửi từ Microsoft Office Outlook 2003: Bấm chọn , hình soạn thảo : Trang 45 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Trong hình soạn thư trên, phần nội dung thư, bạn sử dụng tất chức năng, công cụ giống Soạn thảo văn sử dụng MS Word Để chèn hình ảnh lưu ổ cứng vào thử, chọn thao tác hình : => Hiển thị hình cho phép chọn nơi lưu hình ảnh muốn chèn vào thư : - Chọn hình muốn sử dụng - Chọn - Để định dạng vị trí thị, kích thước … hình ảnh, ta thao tác MS Word Trang 46 Phịng Văn hóa Thông tin huyện Đam Rông Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– PHẦN IV – MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN Đảm bảo an toàn sử dụng thư điện tử Sử dụng thư điện tử (email) mang lại nhiều thuận lợi cho người song chứa đựng nhiều rủi ro Sự an tồn, bảo mật dẫn đến thiệt hại như: - Mất mát thông tin, lộ thông tin, thông tin bị thay đổi; - Người khác chiếm dụng tài khoản email; - Email có kèm vi-rút gây lây lan phá hại máy tính, đánh cắp liệu, thông tin cá nhân Để giảm thiểu nguy an toàn, sử dụng thư điện tử cần lư ý số nguyên tắc sau: Không mở tập tin (file) đính kèm gửi từ địa mà bạn rõ không tin tưởng Kẻ phá hoại gửi file có mã lệnh chứa vi-rút đính kèm thư cho địa Sau người nhận mở tập tin, vi-rút phát tác, gây hại cho máy tính tự động gửi tiếp tập tin có chứa vi-rút đến hàng loạt người dùng khác vào danh sách địa chủ hộp thư bị nhiễm Các thư chứa vi-rút thường dùng tiếng nước Các file chứa vi-rút thường có phần mở rộng EXE, VBS, SCR,… Không bấm vào liên kết đến trang web bạn nghi ngờ Hiện người ta thường tiếp thị, giới thiệu sản phẩm qua thư điện tử Một số người lại lợi dụng thư để dẫn người dùng đến trang web có chứa mã độc Xóa email khơng rõ không mong muốn Đừng chuyển tiếp email cho trả lời lại cho người gửi Những email thường thư rác (spam email) Mục đích spam email để quảng cáo hay làm nghẽn đường truyền Internet Không copy vào đĩa cứng file mà bạn rõ không tin tưởng nguồn gốc xuất phát Dùng chương trình diệt virus tin cậy cho máy tính cập nhật thường xuyên Thực việc lưu liệu quan trọng thường xuyên Nếu chẳng may virus xóa tất liệu máy tính bạn cịn có khả phục hồi liệu quan trọng Các lưu nên cất giữ vị trí riêng biệt cất giữ máy tính khác Hạn chế phổ biến địa thư điện tử cơng vụ bạn Một số trang web yêu cầu bạn nhập địa thư điện tử để phục vụ bạn việc Khơng dùng địa email công vụ để khai báo trang web Rất có thẻ thời gian sau bạn nhận nhiều thư rác Một số trang web yêu cầu mật hộp thư, thường trang lừa đảo để ăn cắp mật Trang 47 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Không trả lời, không trả đũa để hạn chế spam Sau nhận hàng loạt thư khơng mong muốn làm phiền bạn Một cách tự nhiên bạn tức giận trả đũa lại người gửi kết bạn nhận nhiều thư spam tài nguyên mạng bị lãng phí nhiều Một số lưu ý giao tiếp thư điện tử Cũng giống dạng giao tiếp khác, giao tiếp thư điện tử có số quy tắc định, khơng có quy định thức, song người dùng cần lưu ý tuân theo phong cách “văn hóa email”, đặc biệt công sở Tiêu đề thư (subject) Tiêu đề thư cho người nhận biết thư bạn nói mà khơng cần phải đọc hết thư Nó giúp cho người nhận xếp email theo loại Bao tiêu đề phải mang ý thư Tuy nhiên không nên dùng tiêu đề dài Nên tránh tiêu đề chung chung “Kính gửi anh”, “Báo cáo”, “Công việc”, “Thư”,… Hết sức tránh việc gửi thư mà khơng có tiêu đề Hãy hình dung ngày bạn nhận xử lý hàng chục thư khó chịu với thư tiêu đề chung chung, chí khơng có tiêu đề Tránh gửi thư có chủ đề nội dung không ăn nhập với Hiện tượng thường xảy người gửi chọn chế độ trả lời (reply) trả lời cho tất (reply all) từ e-mail cũ để viết thư với nội dung hoàn toàn nhằm tránh thời gian nhập lại địa nhận thư Chủ đề không ăn nhập với nội dung thường làm người nhận không quan tâm cảm thấy bực bội, thiện cảm Ngược lại, chủ đề trao đổi lần trả lời lại soạn thư với tiêu đề khó kiểm sốt mạch cơng việc, từ phía người nhận người gửi Xem người nhận thức Phần ghi địa đầu thư phân thành đối tượng người nhận: Đến (To), Sao gửi (Cc) “Mật gửi” (Bcc) Nếu gửi tới nhiều người, điền tất địa nhận Tuy nhiên nên xem vai trị tiếp nhận xử lý thư này, số người cần nhận “để biết” nên đặt địa họ Cc, cịn người có vai trị Đến - To Người nhận có To Cc khơng biết người Bcc Cần thận trọng “Trả lời tất - Reply All” Cần xem xét kỹ danh sách người nhận thư chọn chức “Trả lời tất cả”: họ có thiết phải nhận phản hồi lời bạn khơng Ví dụ: Văn phịng cấp tỉnh lập email gửi văn phòng huyện tỉnh yêu cầu nộp báo cáo vào địa email, địa nhận thư “Gửi tới” Nếu bạn văn phòng huyện gửi báo cáo “Trả lời tất cả” huyện khác nhận báo cáo bạn Trang 48 Phịng Văn hóa Thông tin huyện Đam Rông Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– Nên dùng văn bình thường, dùng HTML cần thiết Khi soạn nội dung thư có chế độ bạn chọn Dùng chế độ văn thường (Plain text) bảo đảm trình đọc thư thị nội dung Dùng chế độ HTML trình bày nội dung thư đẹp, người nhận duyệt thư phần mềm không hỗ trợ đọc định dạng HTML không đọc nội dung thư, toàn thư bạn hiểu file đính kèm Với tập tin (file) đính kèm: - Khơng nên đính kèm tập tin q lớn, từ 10 MB Tập tin lớn làm người nhận nhiều thời gian chờ đợi tải Nếu đường truyền hay bị đứt quãng, phải tải lại nhiều lần thành cơng Có nhiều giải pháp giúp chuyển tập tin lớn như: sử dụng dịch vụ chia sẻ file Internet; nén file gửi; cắt file thành nhiều file nhỏ gửi - Không nén file gửi không thật cần thiết: dung lượng file gửi kèm khơng lớn nên gắn file theo thư gửi Không nén file nhằm tránh cho người nhận phải thêm động tác giải nén Với file có dung lượng MB khơng thiết phải nén - Nên có giải thích file đính kèm, chí hướng dẫn người nhận sử dụng loại file khơng thơng dụng Nên nói đến việc có gửi kèm file nội dung email Ngoài ra, bạn cần đặt tên phù hợp, thể xác nội dung cho file đính kèm, khơng nên đặt tên file chung chung “baocao”, “danhsach”, “bienban”,… - Lưu ý rằng, file đính kèm bạn bị nhiễm vi-rút, người nhận không nhận thư Chữ viết: - Tránh lạm dụng viết tắt Một số cụm từ, bạn thơng dụng bạn thường xuyên viết tắt xa lạ với người khác, khác lĩnh vực chuyên môn công tác Cũng đừng áp đặt chữ viết tắt riêng bạn cho người khác, ví dụ viết “of” thay cho “của” - Viết hoa, thường hợp lý Khơng nên viết tồn nội dung tiêu đề thư toàn chữ in hoa toàn chữ thường, với thư công vụ - Chú ý lỗi tả Hãy sốt kỹ trước bấm nút “Gửi” - Tránh viết chữ Việt khơng dấu Có thể ban đầu sử dụng máy tính bạn gặp nhiều khó khăn để viết chữ có dấu, dịp để luyện tập Hãy cố gắng Thư có bố cục Tương tự thư viết, thư điện tử mang thông điệp từ người gửi đến người nhận, thư điện tử ngắn gọn, súc tích Thơng lệ, thư điện tử có phần mào đầu, phần nội dung phần kết thúc Với mối quan hệ thường xuyên, quyen biết bỏ qua vấn đề này, Trang 49 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ Trung tâm Quản lý Cổng TTĐT Lâm Đồng –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– với mối quan hệ với người cần tơn trọng bạn nên áp dụng Phần mào đầu thư thường câu chào “Kính gửi …”; kết thúc thư thường lời chúc hay cám ơn Nội dung ngắn gọn, mạch lạc Với người nhận phải xử lý nhiều thư, việc đọc thư viết rối rắm dài dòng điều khó chịu Để thư dễ đọc, khơng nên viết dịng q dài, chừng đủ độ rộng hình nên ngắt dịng, trừ nội dung văn trích dẫn Đánh số thứ tự gạch đầu dòng ý cách nhiều người ưa dùng Thư cơng vụ nên có chữ ký “Chữ ký” email họ tên người gửi, có thêm thơng tin chức danh, tên quan, số điện thoại, địa chỉ,… Một số trường hợp, người nhận có nhu cầu liên lạc bằng điện thoại với người gửi, chữ ký đủ thông tin tiện lợi cho họ liên hệ lại 10 Nên trả lời thư sớm Sớm trả lời thư thể tôn trọng người gửi Một số hệ thống thư có chức tự động trả lời, bạn thiết lập chức thường bận rộn, song với thư cần bạn có ý kiến nên có trả lời cụ thể 11 Cắt bớt thông tin cũ trả lời thư Với chủ đề trao đổi qua lại nhiều lần, thông tin thư cũ làm dài thêm phần nội dung thư, khó kiểm sốt thơng tin Bạn xóa hết phần thư cũ dài xóa bớt để lại phần quan trọng –––––––––––––––––––––––––––––––– Trang 50 ... thơng dụng Một số qui định khai thác, sử dụng thư điện tử hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh Lâm Đồng 3.1 Đặt tên hộp thư: Hộp thư người dùng (còn gọi tài khoản, ID, user, địa thư điện tử) hệ... Outlook, Thunderbird,… Tài liệu hướng dẫn sử dụng tính webmail client, ứng dụng web để duyệt thư điện tử máy tính người dùng Phần cuối tài liệu hướng dẫn cách thiết lập sử dụng phần mềm Microsoft... liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– PHẦN I - MỞ ĐẦU Giới thiệu Hiện nay, sử dụng thư điện tử