Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử tài nguyên và môi trường

CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG TRUNG TÂM CƠ SỞ HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG MONRE.GOV.VN (Phiên 1.5) Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn MỤC LỤC Thông tin tài liệu .3 1.1 Lưu trữ tài liệu 1.2 Lịch sử thay đổi Giới thiệu Hướng dẫn cấu hình Outlook 2010 3.1 Cấu hình sử dụng Outlook anywhere (thực trên: windows 7, outlook 2010) 3.2 Cấu hình sử dụng IMAP 12 3.3 Cấu hình sử dụng POP3 21 Hướng dẫn cấu hình active sync thiết bị di động 30 4.1 Cấu hình thiết bị Android (version 4.x) 30 4.2 Cấu hình thiết bị IOS (version 8.x) 37 4.3 Cấu hình Windows phone 45 4.4 Cấu hình Blackberry OS 10 48 Sử dụng etoken để ký mã hóa email @monre.gov.vn giao diện web mail 53 5.1 Yêu cầu cấu hình trình duyệt IE 53 5.1.1 Yêu cầu 53 5.1.2 Cấu hình trình duyệt IE .53 5.2 Ký web mail “mail.monre.gov.vn” 58 5.3 Mã hóa email web mail “mail.monre.gov.vn” 61 Sử dụng etoken để ký mã hóa email @monre.gov.vn outlook 2010 62 6.1 Yêu cầu chung 62 6.2 Cấu hình tài khoản mail sử dụng giao thức Outlook Anywhere .62 6.3 Thêm chứng số vào Outlook để phục vụ việc ký mail 68 6.4 Ký email outlook (2010) 70 6.5 Mã hóa email outlook (2010) 71 Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Cục CNTT & DLTNMT Thông tin tài liệu 1.1 Lưu trữ tài liệu Phiên thức tài liệu lưu trữ Trung tâm Cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin – Cục Công nghệ thông tin Dữ liệu Tài nguyên môi trường – Bộ Tài nguyên Môi trường 1.2 Lịch sử thay đổi Phiên Ngày thay Tóm tắt thay đổi đổi 1.2 15/9/2015 Người phê duyệt Cấu hình mail client theo giao Trần Ngọc Sơn thức : outlook anywhere, IMAP, POP3 cho Outlook 2010 Cấu hình mail client theo giao thức active sync cho thiết bị di động chạy hệ điều hành: Android, IOS, Windows phone, Blackberry 1.3 5/11/2015 Bổ sung hướng dẫn ký mã hóa Trần Ngọc Sơn email trên: webmail outlook 2010 1.4 29/2/2016 - Bổ sung mục lỗi thường gặp Trần Văn Trung 1.5 12/6/2017 - Bỏ mục lỗi thường gặp Trần Văn Trung Kết kiểm tra giao thức đồng email thiết bị di động mail client Active Sync IMAP POP3 Outlook 2010 OK OK OK IOS 8.x OK Android 4.x OK (SS Note 3, LG G2) OK OK OK OK FAIL (Sony Experia M2) BB 10 OK Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Giới thiệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng email Monre phiên 1.2 viết để hướng dẫn người sử dụng hệ thống email Monre thiết lập kết nối từ email client: Outlook 2010, thiết bị di động (chạy hệ điều hành Android, IOS, Windows phone, Blackberry) Tài liệu hướng dẫn sử dụng email Monre phiên 1.3 dựa nội dung tài liệu 1.2 bổ sung thêm mục hướng dẫn sử dụng thiết bị etoken (chứng thư số) để ký mã hóa email monre.gov.vn Hướng dẫn cấu hình Outlook 2010 Với Outlook 2010, có giao thức sử dụng để kết nối với hệ thống thư điện tử Monre, bao gồm: - Outlook anywhere - IMAP - POP3 Vài nét giao đặc điểm giao thức - Outlook anywhere Một cách đơn giản, MAPI (Outlook anywhere) cách cho ứng dụng email client giao tiếp thông qua Microsoft Exchange server, với chức giống IMAP, đồng hóa email, danh bạ, lịch tính khác đến email client hay ứng dụng Tính đặt tên “Exchange ActiveSync” Vì Exchange MAPI cơng nghệ độc quyền Microsoft nên công ty sở hữu máy chủ email Exchange sử dụng dịch vụ Live Hotmail sử dụng Exchange Tuy nhiên nhiều client kể trình duyệt mail mặc định Android iPhone có khả sử dụng Exchange ActiveSync Sử dụng Outlook anywhere ta có tính tương tự IMAP, đồng thời bổ sung thêm tính đồng danh bạ chứng số - IMAP So sánh với POP3, IMAP cho phép người dùng đăng nhập vào nhiều email client hay nhiều webmail để xem email, email giữ máy chủ email người dùng xóa chúng Trong giới ngày nay, mà check mail thơng qua trình duyệt, email client, điện thoại, IMAP trở nên phổ biến Nhưng có vấn đề Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Vì IMAP lưu email máy chủ email, nên dung lượng hòm thư bạn bị giới hạn nhà cung cấp dịch vụ mail Nếu bạn có lượng lớn email cần lưu trữ, bạn gặp nhiều vấn đề gửi nhận mail hòm thư bị đầy Nhiều người giải vấn đề cách tạo copy email thơng qua mail client, sau xóa bỏ email gốc server Vậy IMAP thường dùng khi: bạn phải check mail nhiều thiết bị điện thoại, hay máy tính cài đặt email client sử dụng IMAP; bạn chủ yếu dùng web mail muốn dùng điện thoại hay iPad để đồng thư, dùng IMAP - POP3 POP cách để nhận email từ xưa xưa lịch sử Internet Lúc máy tính bị giới hạn tốc độ, băng thông thấp, nên kỹ sư tạo POP, nỗ lực để làm đơn giản để tải copy email để đọc offline, sau xóa email từ máy chủ email POP3 phiên giao thức giao thức phổ biến Từ POP3 tạo copy email xóa gốc máy chủ, email khóa chặt máy định khơng thể truy cập thông qua webmail hay client máy khác POP3 dựa việc xem email offline, cách thức lỗi thời nhiên sử dụng rộng rãi Vậy POP3 thường dùng khi: bạn dùng email client máy thường xuyên, dùng POP3; bạn có hịm email đồ sộ, dùng POP3 để ln kiểm sốt dung lượng hòm thư server Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn 3.1 Cấu hình sử dụng Outlook anywhere (thực trên: windows 7, outlook 2010) - Start > Control Panel - Nhập “mail” vào tìm kiếm > chọn Mail (32-bit) Cục CNTT & DLTNMT - Chọn E-mail Accounts - Chọn New Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Cục CNTT & DLTNMT - Chọn E-mail Account > chọn Next Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Cục CNTT & DLTNMT - Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Nhập thông số sau chọn Next o Your name: nhập tên; ví dụ “Nguyen Huyen Quang” o E-mail Address: nhập địa email; ví dụ nhquang2t@monre.gov.vn o Password Retype Password: nhập mật Cục CNTT & DLTNMT - Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Sau cấu hình thành cơng chọn Finish Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn 5.2 Ký web mail “mail.monre.gov.vn” - Truy cập địa “mail.monre.gov.vn”, nhập user password cho tài khoản mail monre - Soạn thư > chọn vào tùy chọn hêm chữ ký điện tử cho thư này” > chọn Gửi Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn - Nhập mật vào cửa số yêu cầu chọn Đồng ý - Tại máy người nhận email, mở mail chọn Nhấp vào để xem chữ ký số email Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn - Biểu tượng ký số lên hình - Có thể chọn Thêm thơng tin để xem thơng tin chữ ký Cục CNTT & DLTNMT - Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Thông tin chi tiết chứng thư số người ký hiển thị 5.3 Mã hóa email web mail “mail.monre.gov.vn” - Tại máy người gửi > Soạn thư > chọn vào tùy chọn vào biểu tượng mã hóa - Tại máy người nhận email, mở email chọn Nhấp vào để mở email mã hóa (Lưu ý, người nhận cần có token kết nối vào máy tính nhập mã PIN token hỏi) Cục CNTT & DLTNMT - Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Nội dung mail hiển thị sau giải mã Sử dụng etoken để ký mã hóa email @monre.gov.vn outlook 2010 6.1 Yêu cầu chung - Phiên outlook sử dụng từ 2007 trở lên - Khuyến nghị cấu hình tài khoản email outlook sử dụng giao thức MAPI (Outlook Anywhere) để thuận tiện cho việc ký mã hóa email - Việc cấu hình outlook sử dụng giao thức khác: POP3, IMAP không ảnh hưởng đến việc ký email, nhiên gặp bất tiện sử dụng mã hóa email (do chứng công cộng người nhận cần phải thêm thủ công vào outlook client) 6.2 Cấu hình tài khoản mail sử dụng giao thức Outlook Anywhere - Start > Control Panel Cục CNTT & DLTNMT - Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Nhập Mail vào tìm kiếm > chọn Mail (32-bit) Cục CNTT & DLTNMT - Chọn E-mail Accounts - Chọn New Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn - Chọn E-mail Account > chọn Next - Nhập thông số sau chọn Next o Your name: nhập tên; ví dụ “Nguyen Huyen Quang” o E-mail Address: nhập địa email; ví dụ nhquang2t@monre.gov.vn o Password Retype Password: nhập mật Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn - Sau cấu hình thành công chọn Finish - Trong tab Account settings ta thấy tài khoản tạo nhquang2t@monre.gov.vn , giao thức Micrsoft Exchange Chọn Close để đóng cửa sổ Account Settings Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn - Chọn Close để đóng cửa số Mail Setup - Mở Outlook ta thấy tài khoản email nhquang2t@monre.gov.vn cấu hình Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn 6.3 Thêm chứng số vào Outlook để phục vụ việc ký mail - Mở outlook > chọn File > chọn Options - Chọn Trust Center > chọn Trust Center Settings Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn - Chọn E-mail Security > chọn Settings - Nhập thông số sau chọn OK o Security Settings Name: nhập tên bất kỳ; ví dụ “Trần Ngọc Sơn” o Signing Certificate: chọn Choose chọn chứng thư số để ký; ví dụ chứng thư số Trần Ngọc Sơn o Encryption Algorithm: chọn Choose > chọn chứng thư số dùng để mã hóa; ví dụ chứng thư số Trần Ngọc Sơn (M) Cục CNTT & DLTNMT - Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Sau cấu hình xong, tạo email mới, tab Options /Permission có biểu tượng ký mã hình 6.4 Ký email outlook (2010) - Tạo email > chọn Options > chọn biểu tượng ký Sign > gửi email Lưu ý, để ký email, thiết bị token cần kết nối vào máy tính người gửi nhập mã PIN hỏi Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn - Người nhận nhận email với dấu hiệu ký, kiểm tra thơng tin chữ ký - Bảng thông báo chữ ký ký tnson@monre.gov.vn chữ ký hợp lệ tin tưởng 6.5 Mã hóa email outlook (2010) - Tạo email > chọn Options > chọn Encrypt > soạn nội dung email gửi Cục CNTT & DLTNMT - Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Người nhận muốn đọc email mã hóa, cần kết nối thiết bị token vào máy tính nhập mã PIN hỏi ... Blackberry) Tài liệu hướng dẫn sử dụng email Monre phiên 1.3 dựa nội dung tài liệu 1.2 bổ sung thêm mục hướng dẫn sử dụng thiết bị etoken (chứng thư số) để ký mã hóa email monre.gov.vn Hướng dẫn cấu... M2) BB 10 OK Cục CNTT & DLTNMT Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Giới thiệu Tài liệu hướng dẫn sử dụng email Monre phiên 1.2 viết để hướng dẫn người sử dụng hệ thống email Monre thiết... Chọn New Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Cục CNTT & DLTNMT - Chọn E-mail Account > chọn Next Hướng dẫn sử dụng hệ thống mail monre.gov.vn Cục CNTT & DLTNMT - Hướng dẫn sử dụng hệ