THỰC HIỆN KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN, DỮ LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA

Kiểm soát nội bộ là một trong những vấn đề quan trọng mà bất kỳ tổ chức nào cũng cần quan tâm để góp phần thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt được tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị; Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãng phí và sử dụng sai mục đích; Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định của nhà nước và nội bộ; Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động, lập báo cáo đúng đắn, kịp thời. Tại Việt Nam, kiểm soát nội bộ trong khu vực công hiện chưa được xác định cụ thể. Mặc dù, hệ thống quản lý tài chính công của quốc gia có nhiều cơ chế và nắm vai trò giám sát nội bộ nhưng mục tiêu của cơ quan chức năng kiểm soát nội bộ này tập trung vào thanh tra hơn là xem xét hệ thống để đưa ra những phản hồi định kỳ và thường xuyên đối với việc quản lý kiểm soát nội bộ và sử dụng nguồn lực công. Các đơn vị sự nghiệp công lập thường quan tâm đến vấn đề tuân thủ quy định, quy trình đã được thiết lập sẵn bởi các cơ quan cấp trên và bỏ qua việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị để tăng cường hiệu quả hoạt động của chính đơn vị. Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam (sau đây gọi là Tổng cục), có chức năng xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu về tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; tiếp nhận, lưu trữ, khai thác, sử dụng và tích hợp, trao đổi, chia sẻ dữ liệu tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; thực hiện các dịch vụ về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật. Giai đoạn 2018-2019 là giai đoạn có nhiều thay đổi trong hoạt động của Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia. Trung tâm thực hiện cơ cấu lại tổ chức nhằm hướng tới mục tiêu phát triển thành đơn vị cấp quốc gia. Trong giai đoạn chuyển đổi, hoạt động của Trung tâm có nhiều xáo trộn. Năm 2019, đầu năm 2020, Trung tâm rơi vào tình trạng khó khăn do không được ngân sách nhà nước giao nhiều dự án so với các năm trước. Hơn nữa, dịch vụ sự nghiệp công do Trung tâm cung cấp không có tính xã hội hóa cao nên việc tìm kiếm các cơ hội bên ngoài còn gặp nhiều khó khăn. Nguồn thu trong giai đoạn này của Trung tâm giảm mạnh, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của Trung tâm. Do nguồn thu giảm, tình trạng nợ tồn đọng bắt đầu tăng đáng kể so với giai đoạn trước đó do Trung tâm tạm thời chưa bố trí được nguồn tài chính để chi trả. Việc gia tăng các khoản nợ tồn đọng của Trung tâm đã làm bộc lộ các dấu hiệu về sự yếu kém trong việc theo dõi các khoản nợ: Trung tâm không tận dụng được các khoản chiết khấu thanh toán trong một số hợp đồng gần đây; đã có trường hợp phải chịu lãi chậm trả. Các vấn đề bất cập trong việc theo dõi và thanh toán các khoản nợ phải trả đã gây lãng phí tài sản của đơn vị trong tình hình tài chính vốn đang eo hẹp. Cũng liên quan đến vấn đề lãng phí tài sản, các khoản chi thường xuyên cho công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm tăng nhẹ trong năm 2019. Dù mức tăng không cao, nhưng xét trong tình trạng Trung tâm không có nhiều dự án đang hoạt động so với năm trước, tác giả đánh giá có tình trạng lãng phí trong việc chi tiêu thường xuyên này. Nợ phải trả cho các nhà cung cấp các loại hàng hóa trên vì vậy cũng tăng tương ứng. Tuy nguyên nhân của việc gia tăng các khoản chi này có khả năng xuất phát từ quy trình mua sắm, cụ thể là việc phê duyệt các khoản mua sắm trong định mức cho phép, tác giả cũng xem xét vấn đề này trong mối liên hệ với quy trình thanh toán. Do đó, Trung tâm cần rà soát, đánh giá các kiểm soát đối với quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán. Câu hỏi đặt ra là, liệu việc xảy ra các lãng phí như trên có phải do kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán chưa phù hợp hoặc chưa hiệu lực hay không. Từ đó, tác giả đưa ra giải pháp kiểm soát nhằm cải thiện quy trình thanh toán, giảm thiểu các chi phí không cần thiết, vừa là một giải pháp tình thế cho tình trạng giảm nguồn thu hiện tại của Trung tâm (bên cạnh việc tìm kiếm cơ hội gia tăng nguồn thu), vừa tạo tiền đề để xây dựng quy trình kiểm soát hoàn thiện phù hợp với cơ cấu tổ chức mới. Vì lý do trên, tôi lựa chọn đề tài cho luận văn của mình đó là: “Thực hiện kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia”.

DƯƠNG THỊ PHƯƠNG THẢO

THỰC HIỆN KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN,

DỮ LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

HÀ NỘI, năm 2020

DƯƠNG THỊ PHƯƠNG THẢO

THỰC HIỆN KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN,

DỮ LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA

Chuyên ngành: Kế toán, Kiểm toán và phân tích

Mã ngành: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học:

PGS TS PHAN TRUNG KIÊN

HÀ NỘI, năm 2020

thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết và tình hình thực tiễn dưới sựhướng dẫn của PGS TS Phan Trung Kiên Tôi đã đọc và hiểu về các hành

vi vi phạm sự trung thực trong học thuật Tôi cam kết bằng danh dự cánhân rằng nghiên cứu này do tôi tự thực hiện và không vi phạm yêu cầu về

sự trung thực trong học thuật

Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2020

Tác giả luận văn Dương Thị Phương Thảo

Trung Kiên - Giảng viên hướng dẫn trực tiếp của tôi Cảm ơn vì cánh cửa đếnvăn phòng của Phó Giáo sư luôn rộng mở mỗi khi tôi gặp phải rắc rối hoặc cócâu hỏi về vấn đề nghiên cứu của mình Thầy vẫn luôn cho phép tôi tự do bày

tỏ quan điểm dồng thời đưa ra những nhận xét, góp ý, dẫn dắt tôi đi đúnghướng trong suốt thời gian nghiên cứu, thực hiện đề tài luận văn thạc sĩ

Tôi cũng xin cảm ơn các thầy cô trong Viện Kế toán – Kiểm toán,Trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã truyền đạt cho tôi những kiến thứcchuyên sâu về chuyên ngành trong suốt thời gian học tập để tôi có được nềntảng kiến thức hỗ trợ rất lớn cho tôi trong quá trình làm luận văn thạc sĩ

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và bạn bè vì đã luôn hỗtrợ tôi và khuyến khích liên tục trong suốt những năm học tập và qua quátrình nghiên cứu và viết luận văn này Thành tựu này sẽ không thể có đượcnếu không có họ

Xin chân thành cảm ơn

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ i

Chương 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 3

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 5

1.4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu 5

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 5

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu 5

1.5 Câu hỏi nghiên cứu 6

1.6 Phương pháp nghiên cứu 6

1.7 Ý nghĩa kết quả của đề tài 7

1.7.1 Về mặt lý thuyết 7

1.7.2 Về mặt thực tiễn 7

1.8 Kết cấu của đề tài nghiên cứu 7

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH THANH TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 8

2.1 Khái quát về kiểm soát nội bộ 8

2.1.1 Bản chất của kiểm soát nội bộ 8

2.1.2 Giới thiệu khuôn mẫu kiểm soát nội bộ của COSO 9

2.1.3 Phân loại kiểm soát 21

2.1.4 Quan hệ giữa kiểm soát tác nghiệp với những cấp độ kiểm soát khác 24

2.2 Kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán 25

2.2.1 Đặc điểm hoạt động của quy trình thanh toán 25

2.2.2 Các rủi ro chủ yếu trong quy trình 30

2.3.1 Khái quát đánh giá kiểm soát quy trình thanh toán khoản phải trả

người bán 35

2.3.2 Đánh giá thiết kế thủ tục kiểm soát 38

2.3.3 Đánh giá thực hiện thủ tục kiểm soát 43

2.4 Kết luận chương 2 45

Chương 3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN, DỮ LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA 46

3.1 Đặc điểm hoạt động của Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia 46

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 46

3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm 47

3.1.3 Đặc điểm tổ chức, hoạt động của Trung tâm 47

3.2 Đặc điểm hoạt động thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm 52

3.3 Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán tại Trung tâm 54

3.3.1 Mô tả kiểm soát quy trình thanh toán, xác định mục tiêu kiểm soát và các thủ tục kiểm soát cần đánh giá 54

3.3.2 Thực trạng việc thiết kế các thủ tục kiểm soát 64

3.3.3 Thực trạng thực hiện các thủ tục kiểm soát 68

3.4 Kết luận chương 3 71

Chương 4 THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN 72

4.1 Thảo luận kết quả đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán khoản phải trả người bán 72

4.1.1 Thiết kế thủ tục kiểm soát 73

4.1.2 Thực hiện các thủ tục kiểm soát 74

4.1.3 Phân tích nguyên nhân 76

4.2 Các giải pháp 78

4.2.3 Một số giải pháp chung 80 4.5 Kết luận đề tài nghiên cứu 84

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Bảng 2.1 Bảng đánh giá mức độ phù hợp với mục tiêu kiểm soát 39

Bảng 2.2 Đánh giá mức độ phù hợp của kiểm soát – Ví dụ 39

Bảng 2.3 Đánh giá tính kịp thời của kiểm soát 40

Bảng 2.4 Đánh giá tính kịp thời của kiểm soát – Ví dụ 40

Bảng 2.5 Đánh giá tính toàn diện của kiểm soát đối với mục tiêu kiểm soát 41

Bảng 2.6 Mẫu đánh giá thực hiện các thủ tục kiểm soát 43

Bảng 2.7 Quy đổi điểm đánh giá thực hiện các thủ tục kiểm soát 45

Bảng 3.1 Số lượng nhân sự theo cơ cấu tổ chức 50

Bảng 3.2 Trình độ nhân sự 50

Bảng 3.3 Mục tiêu kiểm soát quy trình thanh toán tại đơn vị 54

Bảng 3.4 Tổng hợp thủ tục kiểm soát theo mục tiêu 63

Bảng 3.5 Đánh giá tính phù hợp của thiết kế kiểm soát tại đơn vị 64

Bảng 3.6 Đánh giá tính kịp thời của thiết kế thủ tục kiểm soát tại đơn vị 67

Bảng 3.7 Đánh giá thiết kế kiểm soát quy trình thanh toán tại đơn vị 68

Bảng 3.8 Đánh giá thực hiện kiểm soát tại đơn vị 69

HÌNH Hình 2.1 Khuôn mẫu kiểm soát nội bộ 9

Hình 2.2 Mối quan hệ chung giữa kiểm soát và kế hoạch 21

Hình 2.3 Mô hình đánh giá tính hiệu lực của kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán khoản phải trả người bán 37

Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm 48

Hình 3.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình thanh toán 62

DƯƠNG THỊ PHƯƠNG THẢO

THỰC HIỆN KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN,

DỮ LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA

Chuyên ngành: Kế toán, Kiểm toán và phân tích

Mã ngành: 8340301

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

HÀ NỘI, năm 2020

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨChương 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam (sau đây gọi là Tổng cục),

có chức năng xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu về tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; tiếp nhận, lưu trữ, khai thác, sử dụng và tích hợp, trao đổi, chia sẻ dữ liệu tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; thực hiện các dịch vụ về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật

Giai đoạn 2018-2019 là giai đoạn có nhiều thay đổi trong hoạt động của Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia Trung tâm thực xây dựng đội ngũ Ban lãnh đạo mới trên nguồn nhân sự tại đơn vị Cũng trong giai đoạn này, tình hình tài chính của Trung tâm có sự thay đổi theo chiều hướng không có lợi Những thay đổi trên làm bộc lộ một số thiếu sót và yếu điểm trong kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán của Trung tâm.

Vì lý do trên, tôi lựa chọn đề tài cho luận văn của mình đó là: “Thực hiện kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia” nhằm đánh giá kiểm soát quy trình này và đưa

ra giải pháp kiểm soát để cải thiện quy trình thanh toán, giảm thiểu các chi phí không cần thiết, vừa là một giải pháp tình thế cho tình trạng giảm nguồn thu hiện tại của Trung tâm, vừa tạo tiền đề để xây dựng quy trình kiểm soát hoàn thiện phù hợp với cơ cấu tổ chức mới.

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Có thể kể đến một số công trình nghiên cứu có liên quan như sau:

+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng”, Nguyễn Thiện Chương, (2012), Luận văn thạc sĩ Quản trị Kinh doanh, chuyên ngành kế toán Luận văn đã nghiên cứu thực tiễn chu trình cung ứng tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng, đối tượng nghiên cứu là kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng Tác giả đã chỉ ra

những tồn tại, hạn chế trong quá trình mua hàng và thanh toán cũng như những bất cập trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đồng thời đề xuất các giải pháp để khắc phục

+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công

ty Cổ phần Kim khí Miền Trung”, Phạm Thị Ngọc Yến, (2012), Luận văn thạc sĩ Quản trị Kinh doanh, chuyên ngành kế toán Luận văn đã nghiên cứu thực tiễn chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Đối tượng nghiên cứu là Công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công

ty Cổ phần Kim khí Miền Trung Luận văn chỉ ra những tồn tại bất cập trong công tác kiểm soát nội bộ tại công ty, nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, yếu kém đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ tại công ty.

Và một số đề tài khác như:

+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công

ty cổ phần Dược vật tư y tế Quảng Nam”, Nguyễn Thị Hạnh, (2010), Luận văn thạc

sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán.

+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Tổng công ty cổ phần Dệt may Hòa Thọ”, Huỳnh Thị Cam Thảo, (2009), Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán.

+ “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí ở các doanh nghiệp thuộc khu quản lý đường bộ 5”, Trịnh Thị Hoàng Dung, 2006, Luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán.

+ “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Sông Thu Đà Nẵng”, Trần Thị Sáu, 2008, Hội nghị sinh viên nghiên cứu khoa học – Đại Học Đà Nẵng.

Các đề tài trên góp phần giúp tác giả tổng quát hóa cơ sở lý luận của đề tài trong việc đánh giá việc thực hiện kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia.

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Đánh giá tính phù hợp và hiệu lực của các thủ tục kiểm soát quy trình thanh

toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia Phát hiện những thiếu sót kiểm soát và kiểm soát không hiệu lực đối với quy trình thanh toán dẫn tới các vấn đề gây thất thoát, lãng phí tài sản như thanh toán trễ hẹn hoặc không tận dụng được chiết khấu thanh toán.

1.4 Phạm vi và đối tượng nghiên cứu

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

Việc thiết kế các thủ tục kiểm soát nội bộ và thực hiện kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán.

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia

- Về thời gian: 2019

1.5 Câu hỏi nghiên cứu

- Cơ sở nào để đánh giá sự phù hợp và hiệu lực của kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia?

- Việc thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán tại Trung tâm có những thiếu sót và yếu điểm nào có thể gây ra thất thoát, lãng phí tài sản không?

1.6 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính (bao gồm các kỹ thuật phỏng vấn sâu, quan sát, phân tích nội dung và phân tích tường thuật) kết hợp thống kê mô tả

- Phát hiện các yếu điểm trong thực hiện thủ tục kiểm soát ảnh hưởng tới khả

năng ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa sai phạm.

- Đề xuất các phương hướng, giải pháp thiết thực để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán.

1.8 Kết cấu của đề tài nghiên cứu

- Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu

- Chương 2: Cơ sở lý luận đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán khoản phải trả người bán trong đơn vị sự nghiệp công lập

- Chương 3: Thực trạng kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia

- Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu, đề xuất giải pháp và kết luận.

Chương 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH THANH

TOÁN KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 2.1 Khái quát về kiểm soát nội bộ

2.1.1 Bản chất của kiểm soát nội bộ

Theo báo cáo COSO 1 năm 1992, tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu và định nghĩa về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hệ thống, kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lí nhằm thực hiện mục tiêu: (i) Báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii) Các luật lệ và quy định được tuân thủ; (iii) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.

Sau hơn 20 năm, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO Internal Control 2013, theo đó, kiểm soát nội bộ là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.

2.1.2 Giới thiệu khuôn mẫu kiểm soát nội bộ của COSO

(i) Mục tiêu kết quả hoạt động (Hiệu quả và hiệu năng hoạt động)

(ii) Mục tiêu thông tin (Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật của thông tin

tài chính và thông tin quản lý) (iii)Mục tiêu tuân thủ Đảm bảo mọi hoạt động của đơn vị đều tuân thủ

2.1.2.2 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ được cấu thành từ 5 yếu tố cơ bản và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát; Quy trình đánh giá rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin; Giám sát các kiểm soát.

2.1.2.3 Các nguyên tắc thiết kế của khung kiểm soát nội bộ theo COSO Môi trường kiểm soát

Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức.

Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thiết lập cơ chế độc lập giữa hoạt động quản

lý và hoạt động giám sát.

Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.

Nguyên tắc 4: Đơn vị chứng tỏ sự cam kết về sử dụng nhân viên có năng lực, thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.

Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc áp đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.

Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt mục tiêu của đơn vị.

Nguyên tắc 9: đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị…), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại hình kinh doanh mới, kỹ thuật mới…), thay đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của những người quản lý về hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hoạt động kiểm soát

Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận được

Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung

về công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu.

Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục.

Thông tin và truyền thông

Nguyên tắc 13: Đơn vị phải thu thập (hay tự tạo) và sử dụng các thông tin thích hợp, có chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của kiểm soát nội bộ.

Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát Các đối tượng phải được thông tin bao gồm: nhân viên, người quản lý, Hội đồng quản trị.

Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối tượng bên ngoài các thông tin liên quanđến hoạt động và kiển soát nội bộ như cổ đông, chủ sỡ hữu, khách hàng, nhà cung cấp.

Giám sát

Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục và/hoặc định kỳ nhằm đảm bảo rằng các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ là hiện hữu và đang vận hành.

Nguyên tắc 17: Phải đánh giá và thông báo những khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm như quản lý, Hội đồng quản trị để có biện pháp khắc phục.

2.1.3 Phân loại kiểm soát

Dựa theo cấp độ tổ chức, kiểm soát nội bộ bao gồm kiểm soát quản lý và kiểm soát tác nghiệp, và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với việc xây dựng chiến lược của đơn vị.

Xây dựng chiến lược là quá trình xác định các mục tiêu tổng thể, dài hạn của

tổ chức và các chiến lược để đạt được các mục tiêu này.

Kiểm soát quản lý là một hệ thống thu thập và xử lý thông tin nhằm đánh giá

và kiểm soát hiệu quả hoạt động của một tổ chức trên tất cả các khía cạnh, có thể bao gồm từ quản lý nhân sự, marketing, bán hàng, sản xuất, hệ thống thông tin cho đến tài chính, kế toán.

Kiểm soát tác nghiệp là quá trình đảm bảo rằng các nhiệm vụ cụ thể được thực hiện một cách hiệu quả và năng suất.

2.1.4 Quan hệ giữa kiểm soát tác nghiệp với những cấp độ kiểm soát khác

Các thủ tục kiểm soát tác nghiệp được thiết kế dựa trên các yêu cầu từ hệ thống kiểm soát quản lý Tương tự như vậy, các mục tiêu của kiểm soát quản lý được cụ thể hóa từ các chiến lược cụ thể.

Để có thể thiết kế các kiểm soát tác nghiệp hiệu quả, tổ chức cần phải xác định đúng các mục tiêu, nhận diện và đánh giá tốt rủi ro từ các khâu xây dựng chiến lược và thiết kế kiểm soát quản lý Ngược lại, kiểm soát tác nghiệp được thực hiện tốt sẽ giúp các đánh giá trong kiểm soát quản lý được thực hiện chính xác hơn.

2.2 Kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán

2.2.1 Đặc điểm hoạt động của quy trình thanh toán

Quy trình thanh toán có mối liên hệ chặt chẽ với quy trình mua hàng Kết hợp hai quy trình này là chu trình mua hàng và thanh toán, giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất, kinh doanh Chu trình này bao gồm các nghiệp vụ liên quan tới việc mua hàng và nghiệp vụ thanh toán đối với tài sản cố định, vật tư, hàng hóa, v.v phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Để đảm bảo hiệu quả của quy trình thanh toán, từng bước của quy trình mua sắm cần phải được thực hiện tốt.

Quy trình thanh toán liên quan đến tài sản nhạy cảm như tài sản, tiền mặt, v.v… nên dễ bị tham ô, chiếm dụng.

2.2.2 Các rủi ro chủ yếu trong quy trình

a Rủi ro tổng thể

- Thực hiện quy trình mua hàng, thanh toán không tuân thủ theo các quy định của pháp luật (như quy định về thuế, môi trường, quy định về sử dụng ngân sách nhà nước, v.v )

b Các rủi ro trong khâu mua hàng và ảnh hưởng của chúng tới quy trình thanh toán

Các rủi ro trong khâu mua hàng cũng sẽ dẫn tới các vấn đề trong khâu thanh toán bởi hai hoạt động trên có liên quan mật thiết với nhau.

Giai

đoạn Các rủi ro có thể xảy ra

Ảnh hưởng tới khâu thanh toán

- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm: Nếu đặt

hàng trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt nguyên vật liệu cho

sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, còn nếu đặt

hàng hóa quá sớm có thể gây lãng phí lưu kho

hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất

hàng hóa

- Đặt hàng với chất lượng kém và hoặc giá cao: Sẽ

gây thiệt hại nghiêm trọng nếu kéo dài

- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt

hàng để đề nghị mua hàng lần hai đối với hàng đã

nhận được.

- Phê duyệt không đúng thẩm quyền đối với hạn

- Buộc phải đẩy nhanh quy trình thanh toán để hoàn thành đơn hàng kịp thời hạn nếu đặt mua hàng quá trễ.

- Rủi ro thanh toán cho đơn hàng ảo.

mức mua - Rủi ro thanh toán cho

chứng từ khống Lựa

chọn

nhà

cung

cấp

- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà

cung cấp để chọn họ mặc dầu nhà cung cấp này

không có hàng hóa/ dịch vụ phù hợp nhất hoặc

không có mức giá phù hợp nhất

- Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với

nhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ báo giá của các

nhà cung cấp có giá hợp lý hơn giá của nhà cung

cấp được nhân viên này ủng hộ.

- Thực hiện sai quy trình lựa chọn nhà cung cấp so

với quy định của nhà nước.

Nhận

hàng

- Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số

lượng, hàng đã đặt.

- Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho.

- Rủi ro ghi nhận sai giá trị hàng hóa, khoản phải trả nhà cung cấp

c Các rủi ro trong khâu thanh toán

Giai đoạn Các rủi ro có thể xảy ra

- Trả tiền khi chưa được phê duyệt

- Thanh toán hai lần

- Thanh toán cho chứng từ khống

2.2.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán phổ biến

2.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán

- Các mục tiêu về kết quả hoạt động:

+ Đảm bảo các khoản thanh toán đúng hẹn;

+ Tận dụng được các khoản chiết khấu thanh toán;

+ Không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng và số lượng thực nhận; + Không thanh toán cho các chứng từ ảo, phê duyệt không đúng quy định.

- Các mục tiêu về thông tin (báo cáo tài chính đáng tin cậy):

+ Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận.

+ Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ đầy đủ + Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua hàng được ghi đúng tài khoản, đúng số tiền và đúng kỳ kế toán.

- Mục tiêu tuân thủ: Tuân thủ các quy định về luật ngân sách nhà nước.

2.2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán thường được áp dụng

a Các thủ tục kiểm soát tương ứng với mục tiêu kết quả hoạt động

- Theo dõi thường xuyên, liên tục các khoản mục nợ phải trả; thời hạn trả và thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán;

- Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng từ cần được đóng dấu ngày nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số liên tục

để tiện theo dõi và kiểm soát;

- Các chứng từ mua hàng cần phải được kiểm tra đầy đủ, đảm bảo có sự phê duyệt đúng thẩm quyền trước khi lập chứng từ thanh toán;

- So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận.

- So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hoá đơn để đảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán.

b Các thủ tục kiểm soát tương ứng với mục tiêu BCTC đáng tin cậy

Mục tiêu về sự phát sinh

- Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua hàng

đã được kiểm tra đối chiếu; số tiền trên hoá đơn đã được tính lại và đã được duyệt chi.

- Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hoá đơn mua hàng tương ứng.

- Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản chi.

- Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi.

- Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi.

- Các hoá đơn mua hàng đã được thanh toán được đánh dấu “đã thanh toán”.

- Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải được bảo quản an toàn.

- Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi tiết để tìm mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho nhà cung cấp.

Mục tiêu về sự ghi chép chính xác

- Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền.

- Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên chứng từ.

- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổ cái các tài khoản liên quan.

c Các thủ tục kiểm soát tương ứng với mục tiêu tuân thủ

Đối với các đơn vị sự nghiệp, các khoản mua sắm sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước cần thực hiện đúng các quy định của Luật ngân sách nhà nước và các thông tư, quy định có liên quan Kế toán cần kiểm tra để đảm bảo các chứng từ mua hàng đầy đủ theo quy định, có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền Điều này bị ảnh hưởng không nhỏ bởi trình độ chuyên môn của kế toán bởi hệ thống các thông tư, quy định, quy chế liên quan cực kỳ phức tạp và thường xuyên thay đổi.

2.3 Đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán

2.3.1 Khái quát đánh giá kiểm soát quy trình thanh toán khoản phải trả người bán

Để đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán khoản phải trả người bán, tác giả dựa trên mô hình đánh giá được đưa ra bởi Carolyn Dittmeier, CIA, CRMA và Paolo Casati, CIA, CRMA trên Báo cáo nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Hiệp hội Kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ năm 2014 Căn cứ mục tiêu cụ thể việc đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán của luận văn và đặc điểm quy trình thanh toán tại đơn vị, tác giả đã có một số điều chỉnh trong mô hình cho phù hợp.

Điểm đánh giá đối với thiết kế các thủ tục kiểm soát và việc thực hiện các thủ tục kiểm soát được tổng hợp và quy đổi thành điểm đánh giá tổng thể hiệu lực của thủ tục kiểm soát.

- 1 điểm: Kiểm soát nội bộ tốt đối với quy trình thanh toán, đạt được các mục tiêu kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan.

- 2 điểm: Kiểm soát nội bộ tốt với một số khía cạnh không lớn cần được cải thiện, đạt được tương đối các mục tiêu kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan.

- 3 điểm: Kiểm soát nội bộ tương đối đầy đủ, còn tồn tại một số vấn đề quan trọng cần được cải thiện, đạt được cơ bản các mục tiêu kiểm soát.

- 4 điểm: Kiểm soát nội bộ chưa phù hợp, cần có một số cải thiện đáng kể, chỉ đạt được một phần các mục tiêu kiểm soát.

- 5 điểm: Kiểm soát nội bộ không đầy đủ, chưa đạt được các mục tiêu kiểm soát nhằm giảm thiểu các rủi ro liên quan.

2.3.2 Đánh giá thiết kế thủ tục kiểm soát

Việc đánh giá thiết kế các thủ tục kiểm soát nội bộ cần xem xét tất cả các mục tiêu kiểm soát (hay mục tiêu giảm thiểu rủi ro) thích hợp

Cần phải đánh giá được việc thiết kế các thủ tục kiểm soát có đảm bảo các tiêu chí sau đây hay không:

- Mức độ phù hợp của các biện pháp kiểm soát hiện có: Các thủ tục kiểm soát có liên quan trực tiếp đến các mục tiêu kiểm soát đang được nhắm đến không?

Thang điểm đánh giá mức độ phù hợp như sauL

1 điểm

Đã thiết kế một quy trình kiểm soát hoàn chỉnh để đạt được mục tiêu kiểm soát cụ thể, gồm có các thủ tục có thể thiết lập các tiêu chuẩn; phát hiện hoặc ngăn chặn rủi ro/đo lường yếu

tố đầu vào; khắc phục các sai phạm.

Không có biện pháp khắc phục sai phạm cùng với một trong

số các thủ tục phát hiện hoặc ngăn chặn/đo lường và thiết lập tiêu chuẩn.

5 điểm Toàn bộ quá trình kiểm soát không hướng đến mục tiêu kiểmsoát (phát hiện hoặc ngăn chặn/đo lường, thiết lập tiêu

chuẩn, và khắc phục).

- Tính toàn diện: Các thủ tục kiểm soát có bao phủ hết các mục tiêu kiểm soát và rủi ro có thể xảy ra hay không? Bảng sau xác định thang điểm đánh giá khả năng bao quát của toàn bộ thủ tục kiểm soát đối với tất cả các mục tiêu kiểm soát trong quy trình thanh toán.

1 điểm Xác định và sửa chữa các bất thường đồng thời với sự kiện rủi ro.

2 điểm Xác định các bất thường đồng thời với sự kiện rủi ro và sửa chữa

trong thời gian tác động hoàn toàn của rủi ro.

3 điểm Xác định các bất thường sau sự kiện rủi ro và sửa chữa trong thời

gian tác động hoàn toàn của rủi ro.

4 điểm Xác định các bất thường sau sự kiện rủi ro và điều chỉnh sau thời

điểm tác động hoàn toàn của rủi ro.

5 điểm Xác định các bất thường và sửa chữa sau thời điểm tác động hoàn

toàn của rủi ro

2.3.3 Đánh giá thực hiện thủ tục kiểm soát

Để đánh giá về việc thực hiện các thủ tục kiểm soát đã được thiết kế, tác giả đánh giá dưới 03 mức độ cụ thể sau:

(1) Các thủ tục có được thực hiện đầy đủ hay không?

(2) Các thủ tục có được thực hiện theo trình tự và cách thức đã được thiết kế hay không?

(3) Các thủ tục có được thực hiện một cách liên tục hay không?

Tùy thuộc vào tính chất của các thủ tục kiểm soát, tác giả đánh giá việc thực hiện các thủ tục theo những phương thức khác nhau:

- Các thủ tục có để lại dấu vết kiểm soát như chữ ký, đóng dấu trên chứng từ,

ta có thể kiểm tra bằng cách rà soát các chứng từ liên quan Bằng việc kiểm tra xác suất, ta có thể xác định được một cách tương đối tần suất thực hiện các thủ tục kiểm soát và đánh giá theo thang điểm tương ứng như bảng sau:

- Các thủ tục kiểm soát không để lại dấu vết, yêu cầu phải thực hiện phỏng vấn và quan sát công việc của những người có liên quan đến nghiệp vụ Tác giả yêu cầu người được phỏng vấn đánh giá việc thực hiện các thủ tục theo thang điểm từ 1 – 5 tương ứng mức độ thực hiện từ cao đến thấp.

- Luận văn đã trình bày các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình thanh toán cũng như mục tiêu, chức năng, các thủ tục kiểm soát của quy trình thanh toán trong các đơn vị sự nghiệp nói chung.

- Luận văn đã xây dựng được cơ sở để đánh giá một cách hệ thống thực trạng kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia.

Chương này là cơ sở để luận văn nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin,

dữ liệu biển và hải đảo quốc gia.

Chương 3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN, DỮ

LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA 3.1 Đặc điểm hoạt động của Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Ngày 08 tháng 12 năm 2008, Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo, tiền thân của Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia, được thành lập theo Quyết định số 2565/QĐ-BTNMT của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi

Ngày 09 tháng 3 năm 2018, Trung tâm được đổi tên thành Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia theo Quyết định số 784/QĐ-BTNMT của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường, hướng tới mục tiêu phát triển Trung tâm thành đơn vị cấp quốc gia, có quan hệ khu vực và quốc tế.

3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam, có chức năng xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu về tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; tiếp nhận, lưu trữ, khai thác, sử dụng và tích hợp, trao đổi, chia sẻ dữ liệu tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; thực hiện các dịch vụ về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật.

3.1.3 Đặc điểm tổ chức, hoạt động của Trung tâm

Bộ máy tổ chức của Trung tâm bao gồm Ban Giám đốc, Văn phòng và 03 phòng chuyên môn Trung tâm hiện tại có 27 nhân sự Trình độ nhân sự tại Trung tâm được đánh giá là cao, với 02 tiến sĩ và 08 thạc sĩ, chiếm 37% tổng số lao động Tỷ lệ lao động tốt nghiệp đại học trở lên tại Trung tâm chiếm tới 93% tổng số lao động.

Tuy nhiên, cơ cấu lao động theo phòng chức năng của Trung tâm chưa được

ổn định kể từ thời điểm chuyển giao quyền điều hành Trong đó, Văn phòng thực hiện nhiều chức năng tham mưu, tổng hợp khác nhau nhưng chỉ có 04 nhân viên.

Bộ phận Kế toán tại Văn phòng chỉ có 01 người, ảnh hưởng lớn đến nguyên tắc phân công, phân nhiệm.

3.2 Đặc điểm hoạt động thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm

Các khoản mua sắm và thanh toán của Trung tâm được chia ra làm các loại: Mua sắm, sửa chữa thường xuyên chi từ nguồn ngân sách nhà nước; Mua sắm, sửa chữa thường xuyên chi từ nguồn tài chính ngoài ngân sách nhà nước; và Mua sắm, sửa chữa lớn.

Hoạt động thanh toán tại Trung tâm có đặc điểm nổi bật là phân nguồn chặt

chẽ Đối với từng khoản phải trả, kế toán cần xác định nguồn vốn chi trả cho khoản

nợ đó là nguồn nào, từ đó lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp để thực hiện thanh toán qua kho bạc hoặc qua ngân hàng Đối với các khoản phải thanh toán qua kho bạc, thời gian chờ phê duyệt có thể rất lâu Điều này có ảnh hưởng lớn tới tiến độ thanh toán cho người bán, yêu cầu kế toán phải dự tính thời gian thực hiện thủ tục thanh toán trước thời hạn của nhà cung cấp để tránh chậm thanh toán hoặc để tận dụng các khoản chiết khấu nếu có.

3.3 Thực trạng kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán tại Trung tâm

3.3.1 Mô tả kiểm soát quy trình thanh toán, xác định mục tiêu kiểm soát

và các thủ tục kiểm soát cần đánh giá

Các chứng từ cần có cho nghiệp vụ mua sắm, sửa chữa thường xuyên sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước bao gồm:

(1) Quyết định phê duyệt thuyết minh, dự toán dự án hoặc đề án;

(2) Ít nhất 03 báo giá cạnh tranh;

(3) Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ (trên 20 triệu); (4) Hợp đồng kinh tế (trên 10 triệu);

(5) Biên bản bàn giao (nếu có);

(6) Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có);

(7) Hóa đơn giá trị gia tăng.

Các chứng từ cần có cho nghiệp vụ mua sắm, sửa chữa thường xuyên sử dụng nguồn thu không thuộc ngân sách nhà nước bao gồm:

(1) Đơn đề nghị của phòng, ban có nhu cầu mua sắm;

(2) Dự trù kinh phí;

(3) Ít nhất 03 báo giá cạnh tranh;

(4) Quyết định chỉ định đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ (trên 20 triệu); (5) Hợp đồng kinh tế (trên 10 triệu);

(6) Biên bản bàn giao (nếu có);

(7) Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có);

(8) Hóa đơn giá trị gia tăng.

Các chứng từ cho nghiệp vụ mua sắm, sửa chữa lớn bao gồm:

(1) Quyết định phê duyệt dự án hoặc thiết kế - kỹ thuật, dự toán của cấp có thẩm quyền;

(2) Quyết định phê duyệt Kế hoạch đấu thầu;

(3) Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;

Quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm

Lập yêu cầu xét duyệt thanh toán

Giấy rút dự toán / Ủy nhiệm chi

Phê duyệt

N

Kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm

Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát

Đảm bảo các khoản thanh toán đúng

hẹn

Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn trả cho các khoản mục nợ phải trả Ngay khi phát hiện có khoản trễ hẹn thanh toán,

kế toán thực hiện các thủ tục để thanh toán.

Tận dụng được các khoản chiết khấu

thanh toán

Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn được hưởng chiết khấu thanh toán cho các khoản mục nợ phải trả

Thanh toán đúng số lượng hàng hóa

số lượng thực nhận) và nhà cung cấp Trong trường hợp đã thanh toán sai số lượng hàng hóa, giá trị khoản nợ, kế toán liên hệ để xác nhận lại với nhà cung cấp

và thương lượng giải quyết

Chỉ thanh toán cho các giao dịch có

phát sinh, được phê chuẩn Không

thanh toán cho các chứng từ ảo, phê

duyệt không đúng quy định

Các chứng từ mua hàng cần phải được kiểm tra đầy đủ, đảm bảo có sự phê duyệt đúng thẩm quyền trước khi lập chứng từ thanh toán

Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản chi

Người ký duyệt chi không được đồng thời

là người lập chứng từ chi Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi.

Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải được bảo quản an toàn

Trong trường hợp phát hiện sai phạm, tùy mức độ sai phạm mà đơn vị có hình thức

xử lý tuân theo quy chế, quy định nội bộ

và quy định của pháp luật

3.3.2 Thực trạng việc thiết kế các thủ tục kiểm soát

Sau khi thực hiện các bước đánh giá đối với từng tiêu chí, tác giả rút ra bảng đánh giá thiết kế các thủ tục kiểm soát như sau:

Mục tiêu kiểm soát Phù hợp Kịp thời Toàn diện Trung bình

Đảm bảo các khoản thanh toán

Tận dụng được các khoản chiết

Thanh toán đúng số lượng hàng

Chỉ thanh toán cho các giao dịch

có phát sinh, được phê chuẩn.

Không thanh toán cho các

chứng từ ảo, phê duyệt không

đúng quy định

3.3.3 Thực trạng thực hiện các thủ tục kiểm soát

Sau khi thực hiện các bước đánh giá đối với từng tiêu chí, tác giả rút ra bảng đánh giá thực trạng thực hiện các thủ tục kiểm soát như sau:

Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát

Thực hiện đầy đủ

Tuân thủ cách thức, trình tự kiểm soát

Thực hiện liên tục

Trung bình

Đảm bảo các khoản

thanh toán đúng hẹn

Theo dõi thường xuyên, liên tục thời hạn trả cho các khoản mục nợ phải trả Ngay khi phát hiện có khoản trễ hẹn thanh toán, kế toán thực hiện các thủ tục để thanh toán.

Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát

Thực hiện đầy đủ

Tuân thủ cách thức, trình tự kiểm soát

Thực hiện liên tục

Trung bình

khấu thanh toán cho các khoản mục nợ phải trả

Thanh toán đúng số

lượng hàng hóa thực

nhận, giá trị khoản nợ

So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mục đích là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực nhận

So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng

và trên hoá đơn để đảm bảo không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán

Trong trường hợp có chênh lệch, kế toán xác nhận lại với bộ phận nhận hàng (về số lượng thực nhận) và nhà cung cấp.

Trong trường hợp đã thanh toán sai số lượng hàng hóa, giá trị khoản nợ, kế toán liên

hệ để xác nhận lại với nhà cung cấp và thương lượng giải quyết

Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát

Thực hiện đầy đủ

Tuân thủ cách thức, trình tự kiểm soát

Thực hiện liên tục

Trung bình

Không thanh toán cho

Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản chi

Người ký duyệt chi không được đồng thời

là người lập chứng từ chi

Thủ trưởng đơn vị không được ký khống

lý tuân theo quy chế, quy định nội bộ và quy định của pháp luật

vụ, đặc điểm hoạt động, cơ cấu tổ chức quản lý, hoạt động của Trung tâm

Luận văn đi sâu vào nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ đối quy trình thanh toán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia làm nổi bật lên

những ưu điểm nhất định, bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Trung tâm.

Vì vậy, cần phải tìm hướng khắc phục những mặt hạn chế và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển

và hải đảo quốc gia.

Chương 4 THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN 4.1 Thảo luận kết quả đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán khoản phải trả người bán

Điểm đánh giá tổng thể của kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia, với trọng tâm nghiên cứu hướng tới các mục tiêu về kết quả hoạt động, là 2 điểm Điều này thể hiện kiểm soát nội bộ ở mức tốt, đạt được tương đối các mục tiêu kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan, tuy nhiên còn một số khía cạnh không quá quan trọng cần được cải thiện.

4.1.1 Thiết kế thủ tục kiểm soát

Nhìn chung, các mục tiêu quan trọng hàng đầu đối với đơn vị như thanh toán đúng số lượng hàng hóa thực nhận, giá trị khoản nợ; chỉ thanh toán cho các giao dịch có phát sinh, được phê chuẩn đều được thiết kế các thủ tục kiểm soát đảm bảo các tiêu chí phù hợp, kịp thời và toàn diện Điểm thiếu sót trong thiết kế kiểm soát cho quy trình thanh toán này nằm ở các thủ tục hướng tới các mục tiêu về thanh toán kịp thời các khoản nợ.

4.1.2 Thực hiện các thủ tục kiểm soát

Việc thực hiện các thủ tục kiểm soát đối với các mục tiêu kết quả hoạt động của quy trình thanh toán tại Trung tâm được đánh giá ở mức khá Trong đó, các thủ tục đã được thực hiện đầy đủ, tương đối liên tục Tuy nhiên, mức độ tuân thủ cách thức, trình tự kiểm soát còn kém đối với các mục tiêu về thanh toán kịp thời.

4.1.3 Phân tích nguyên nhân

Đơn vị đã không có những đánh giá phù hợp về rủi ro mới nảy sinh trong trường hợp có thay đổi về nguồn thu, không kịp thay đổi hoặc xây dựng mới các biện pháp kiểm soát phù hợp, dẫn đến thiếu sót trong thiết kế các thủ tục kiểm soát Kèm với đó là việc chưa thực hiện các giám sát kiểm soát và thái độ của nhà quản

lý đối với một số kiểm soát được còn chưa đủ nghiêm khắc.

4.2 Các giải pháp

4.2.1 Thiết kế kiểm soát

Cần kịp thời bổ sung các thủ tục kiểm soát liên quan đến các mục tiêu thanh toán kịp thời các khoản phải trả; Vạch ra các bước phản ứng khi phát hiện có rủi ro xảy ra; Thiết lập các thủ tục có khả năng để lại dấu vết để cho phép việc giám sát kiểm soát trở nên dễ dàng hơn.

4.2.2 Thực hiện kiểm soát

Đối với các mục tiêu về thanh toán kịp thời:

- Hướng dẫn quy trình thực hiện các thủ tục và ban hành chính thức dưới dạng văn bản để nhân viên có thể thực hiện theo một cách bài bản, đầy đủ, khoa học

Đối với các mục tiêu về thanh toán cho các giao dịch có phát sinh, được phê chuẩn:

- Thay đổi thái độ của ban quản lý đối với việc tuân thủ thủ tục kiểm soát;

- Thiết kế một bước giám sát hoạt động kiểm soát đơn giản, phù hợp với điều kiện của đơn vị.

4.2.3 Một số giải pháp chung

Trong khi nguyên nhân gây nên lỗ hổng trong thiết kế kiểm soát xuất phát từ việc đánh giá các rủi ro, nguyên nhân khiến việc thực hiện kiểm soát trở nên không đầy đủ, không nhất quán có thể đến từ môi trường kiểm soát và giám sát các kiểm soát Do đó, Ban Giám đốc Trung tâm cần xem xét việc thay đổi các yếu tố trên để cải thiện việc thực hiện kiểm soát Việc quyết định có áp dụng các thay đổi trên hay không có thể cần xem xét cả các yếu tố kinh tế và các mục tiêu khác của đơn vị.

5 KẾT LUẬN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Hệ thống kiểm soát nội bộ đã được hình thành và ngày càng đóng một vai trò hết sức quan trọng, trong hoạt động của các đơn vị Bởi lẽ, kiểm soát nội bộ là những chính sách, thủ tục, quy định, quy trình được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình đã được thiết lập Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, sẽ giúp đơn vị đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị đáng tin cậy; giảm bớt rủi ro, gian lận hoặc thất thoát nguồn thu đối với đơn vị.

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, luận văn “Thực hiện kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia” đã xây dựng được một số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán, đặc biệt nhắm tới việc đạt được các mục tiêu về kết quả hoạt động, giảm thiểu các lãng phí không đáng có, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia./.

DƯƠNG THỊ PHƯƠNG THẢO

THỰC HIỆN KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THANH TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN,

DỮ LIỆU BIỂN VÀ HẢI ĐẢO QUỐC GIA

Chuyên ngành: Kế toán, Kiểm toán và phân tích

Mã ngành: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học:

PGS TS PHAN TRUNG KIÊN

HÀ NỘI, năm 2020

Chương 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm soát nội bộ là một trong những vấn đề quan trọng mà bất kỳ tổchức nào cũng cần quan tâm để góp phần thúc đẩy các hoạt động của đơn vịdiễn ra có trình tự, đạt được tính hữu hiệu và hiệu quả trong việc thực hiệnnhiệm vụ của đơn vị; Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãngphí và sử dụng sai mục đích; Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định củanhà nước và nội bộ; Xây dựng và duy trì các dữ liệu tài chính và hoạt động,lập báo cáo đúng đắn, kịp thời Tại Việt Nam, kiểm soát nội bộ trong khu vựccông hiện chưa được xác định cụ thể Mặc dù, hệ thống quản lý tài chính côngcủa quốc gia có nhiều cơ chế và nắm vai trò giám sát nội bộ nhưng mục tiêucủa cơ quan chức năng kiểm soát nội bộ này tập trung vào thanh tra hơn làxem xét hệ thống để đưa ra những phản hồi định kỳ và thường xuyên đối vớiviệc quản lý kiểm soát nội bộ và sử dụng nguồn lực công Các đơn vị sựnghiệp công lập thường quan tâm đến vấn đề tuân thủ quy định, quy trình đãđược thiết lập sẵn bởi các cơ quan cấp trên và bỏ qua việc xây dựng hệ thốngkiểm soát nội bộ trong đơn vị để tăng cường hiệu quả hoạt động của chínhđơn vị

Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia là đơn vị sựnghiệp công lập trực thuộc Tổng cục Biển và Hải đảo Việt Nam (sau đây gọi

là Tổng cục), có chức năng xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, cơ sở dữliệu về tài nguyên, môi trường biển và hải đảo; tiếp nhận, lưu trữ, khai thác,

sử dụng và tích hợp, trao đổi, chia sẻ dữ liệu tài nguyên, môi trường biển vàhải đảo; thực hiện các dịch vụ về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tintheo quy định của pháp luật

Giai đoạn 2018-2019 là giai đoạn có nhiều thay đổi trong hoạt động của

Trung tâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia Trung tâm thực hiện

cơ cấu lại tổ chức nhằm hướng tới mục tiêu phát triển thành đơn vị cấp quốcgia Trong giai đoạn chuyển đổi, hoạt động của Trung tâm có nhiều xáo trộn.Năm 2019, đầu năm 2020, Trung tâm rơi vào tình trạng khó khăn do khôngđược ngân sách nhà nước giao nhiều dự án so với các năm trước Hơn nữa,dịch vụ sự nghiệp công do Trung tâm cung cấp không có tính xã hội hóa caonên việc tìm kiếm các cơ hội bên ngoài còn gặp nhiều khó khăn Nguồn thutrong giai đoạn này của Trung tâm giảm mạnh, gây ảnh hưởng không nhỏ đếnhoạt động của Trung tâm

Do nguồn thu giảm, tình trạng nợ tồn đọng bắt đầu tăng đáng kể so vớigiai đoạn trước đó do Trung tâm tạm thời chưa bố trí được nguồn tài chính đểchi trả Việc gia tăng các khoản nợ tồn đọng của Trung tâm đã làm bộc lộ cácdấu hiệu về sự yếu kém trong việc theo dõi các khoản nợ: Trung tâm khôngtận dụng được các khoản chiết khấu thanh toán trong một số hợp đồng gầnđây; đã có trường hợp phải chịu lãi chậm trả Các vấn đề bất cập trong việctheo dõi và thanh toán các khoản nợ phải trả đã gây lãng phí tài sản của đơn

vị trong tình hình tài chính vốn đang eo hẹp

Cũng liên quan đến vấn đề lãng phí tài sản, các khoản chi thườngxuyên cho công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm tăng nhẹ trong năm 2019 Dùmức tăng không cao, nhưng xét trong tình trạng Trung tâm không có nhiều dự

án đang hoạt động so với năm trước, tác giả đánh giá có tình trạng lãng phítrong việc chi tiêu thường xuyên này Nợ phải trả cho các nhà cung cấp cácloại hàng hóa trên vì vậy cũng tăng tương ứng Tuy nguyên nhân của việc giatăng các khoản chi này có khả năng xuất phát từ quy trình mua sắm, cụ thể làviệc phê duyệt các khoản mua sắm trong định mức cho phép, tác giả cũngxem xét vấn đề này trong mối liên hệ với quy trình thanh toán

Do đó, Trung tâm cần rà soát, đánh giá các kiểm soát đối với quy trình

thanh toán các khoản phải trả người bán Câu hỏi đặt ra là, liệu việc xảy ra cáclãng phí như trên có phải do kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh toánchưa phù hợp hoặc chưa hiệu lực hay không Từ đó, tác giả đưa ra giải phápkiểm soát nhằm cải thiện quy trình thanh toán, giảm thiểu các chi phí khôngcần thiết, vừa là một giải pháp tình thế cho tình trạng giảm nguồn thu hiện tạicủa Trung tâm (bên cạnh việc tìm kiếm cơ hội gia tăng nguồn thu), vừa tạotiền đề để xây dựng quy trình kiểm soát hoàn thiện phù hợp với cơ cấu tổchức mới.

Vì lý do trên, tôi lựa chọn đề tài cho luận văn của mình đó là: “Thựchiện kiểm soát quy trình thanh toán các khoản phải trả người bán tại Trungtâm Thông tin, dữ liệu biển và hải đảo quốc gia”

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Kiểm soát quy trình thanh toán gắn kết chặt chẽ với quy trình muahàng Do đó, hầu hết các công trình nghiên cứu có liên quan mà tác giả đượctiếp cận thực hiện nghiên cứu đối với tổng thể quy trình kiểm soát nội bộ chutrình mua hàng và thanh toán Có thể kể đến một số công trình nghiên cứusau:

+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng tại Công ty Cổphần Thép Đà Nẵng”, Nguyễn Thiện Chương, (2012), Luận văn thạc sĩ Quảntrị Kinh doanh, chuyên ngành kế toán Luận văn đã nghiên cứu thực tiễn chutrình cung ứng tại Công ty Cổ phần Thép Đà Nẵng, đối tượng nghiên cứu làkiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Cổ phần Thép

Đà Nẵng Tác giả đã chỉ ra những tồn tại, hạn chế trong quá trình mua hàng

và thanh toán cũng như những bất cập trong hệ thống kiểm soát nội bộ củacông ty đồng thời đề xuất các giải pháp để khắc phục

+ “Tăng cường Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạiCông ty Cổ phần Kim khí Miền Trung”, Phạm Thị Ngọc Yến, (2012), Luận