HIỆP HỘI ĐIỀU VIỆT NAM _ Mã số: 03/2016/QC-HHĐ NỘI QUY HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HIỆP HỘI NHIỆM KỲ IX: 2016 - 2020 (Ban hành kèm theo Quyết định số: 15 /2016/QĐ-HHĐ ngày 15/7/2016 Chủ tịch Hiệp hội Điều Việt Nam) Giờ làm việc 1.1 Thời gian làm việc bình thường ngày 44 tuần, cụ thể sau: a) Ngày làm việc: b) Giờ làm việc: c) Nghỉ ăn trưa: d) Nghỉ tuần: Từ thứ đến thứ 00 phút đến 17 00 phút tiếng 30 phút (11 30 phút tới 13 00 phút) Chiều thứ Bảy Chủ Nhật hàng tuần 1.2 Trong số trường hợp u cầu cơng việc, linh động xếp lịch làm việc đảm bảo làm đủ 44 tuần đồng ý cấp Tác phong trang phục 2.1 Để tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho Hiệp hội, cán Văn phòng Hiệp hội phải ý đến tác phong trang phục làm việc hay Hiệp hội; mặc y phục chỉnh tề, trang nhã, móng tay ln cắt ngắn, tóc gọn gàng 2.2 Về trang phục không áp dụng đồng phục, nhiên: a) Đối với Nam: Áo vải trơn có sọc nhạt, sáng màu; Quần tây, khơng mặc quần jean; Mang giày b) Đối với Nữ: Trang phục đẹp, kín đáo, nghiêm túc Khơng mặc áo sát nách, váy áo ngắn Áo vải trơn có sọc hoa màu nhạt Quần tây, không nên mặc quần jean Mang giày dép có quai Ra vào Hiệp hội 3.1 Trong làm việc, tất cán Văn phịng Hiệp hội cơng tác phải đồng ý cấp Trường hợp cơng tác mà khơng vào Văn phịng Hiệp hội Thẻ chấm cơng phải ký xác nhận lãnh đạo cấp trực tiếp 3.2 Nếu cán Hiệp hội đến Hiệp hội làm việc vào ngày nghỉ phải đồng ý cấp theo dõi thẻ chấm công 3.3 Chấm công: Hàng ngày Chánh Văn phòng Hiệp hội phụ trách chấm công, theo dõi thẻ chấm công cán Văn phịng Hiệp hội cuối tháng có bảng tổng hợp chấm công Phạm vi lại Trong làm việc cán Hiệp hội phải ln có mặt nơi làm việc; đến khu vực làm việc quan khác khuôn viên Cơ quan đại diện Văn phịng Bộ NN & PT Nơng thơn có u cầu cơng việc Hút thuốc Cán Hiệp hội phép hút thuốc số nơi có đặt gạt tàn khn viên Hiệp hội (nếu có) Các khu vực khác tuyệt đối cấm hút thuốc Hiệp hội khuyến khích nhân viên không hút thuốc để bảo vệ sức khỏe Phương tiện thông báo 6.1 Email nội (***@vinacas.com.vn) phương tiện thông tin để Ban lãnh đạo Hiệp hội thơng báo đến cán Văn phịng Hiệp hội tin tức cần thiết Cán Hiệp hội có trách nhiệm đọc email để cập nhật thông tin thường xuyên 6.2 Cán Văn phịng Hiệp hội đăng ký email cá nhân nhà cung cấp khác (***@gmail.com, ) để nhận thông báo hạn chế sử dụng email cá nhân để giao dịch với Hội viên đối tác Hiệp hội 6.3 Cán Văn phòng Hiệp hội nên sử dụng phương tiện truyền thông trực tuyến miễn phí Skype, Whatsapp, Viber, để trao đổi nội với khách hàng Hạn chế sử dụng điện thoại bàn trả tiền Hiệp hội 6.4 Các thông tin cần phải truyền đạt văn thức trường hợp cần thiết gắn bảng tin nội Hiệp hội Căn tin khu vực giải lao 7.1 Căn tin dùng chung với Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ NN & PT Nông thôn tầng 135 Pasteur, P 6, Q 3, Tp HCM, phục vụ cán Hiệp hội vào nghỉ ăn trưa 7.2 Hiệp hội bố trí nước uống, trà, cà phê cho cán Hiệp hội khu vực riêng Văn phòng Hiệp hội Sử dụng điện thoại 8.1 Cán Hiệp hội phải tuân thủ phép lịch qui ước trao đổi qua điện thoại với khách hàng Hội viên 8.2 Các điện thoại công việc nên ngắn gọn phương tiện truyền thông trực tuyến miễn phí Skype, Whatsapp, Viber, để trao đổi nội với khách hàng Hạn chế sử dụng điện thoại bàn trả tiền Hiệp hội 8.3 Không sử dụng điện thoại để bàn để gọi nước ngồi 8.4 Khơng sử dụng điện thoại để bàn cho việc riêng Cập nhật thông tin cá nhân Trong q trình làm việc, cán Văn phịng Hiệp hội phải thông báo cho lãnh đạo cấp có thay đổi nơi thơng tin cá nhân nhân, gia đình, số con, cấp đào tạo hay số điện thoại người thân cần thông báo trường hợp khẩn cấp, để lưu vào hồ sơ cá nhân Hiệp hội có trách nhiệm bảo mật thông tin cá nhân cán Văn phịng Hiệp hội 10 An tồn lao động 10.1 Cán Văn phòng Hiệp hội phải báo cáo kịp thời với lãnh đạo cấp trên, bảo vệ Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ NN & PT Nông thôn phát nguy gây tai nạn lao động cố nguy hiểm cho cán Hiệp hội hay đối tác; có trách nhiệm tham gia cấp cứu khắc phục hậu cố (nếu có) 10.1 Trường hợp xảy tai nạn ngồi Hiệp hội (nếu có): a) Cán Hiệp hội, đối tác sơ cứu, cấp cứu chỗ, sau cần thiết chuyển đến sở y tế gần b) Báo cáo việc chuyển Chánh Văn phòng Hiệp hội để theo dõi giải chế độ theo qui định c) Trường hợp xảy tai nạn ngồi Hiệp hội cơng tác, đường làm đường về, ngồi tường trình thân, phải có xác nhận quan có thẩm quyền thời điểm, vị trí xảy tai nạn để làm thủ tục với quan bảo hiểm 11 Thực trật tự, vệ sinh nơi làm việc 11.1 Khơng nói lớn tiếng, gây ồn ào, trật tự làm ảnh hưởng đến người xung quanh Đi lại, di chuyển nhẹ nhàng, bảo đảm yên tĩnh cần thiết nơi làm việc 11.2 Luôn trả lại vị trí cũ xếp vật dụng, vật liệu, tài liệu, báo ngắn, gọn gàng, đẹp mắt sau sử dụng 11.3 Thực vệ sinh bàn ghế, máy móc thiết bị, vật dụng, ngăn chứa hồ sơ, tủ, nơi làm việc cá nhân giữ gìn vệ sinh chung Hiệp hội 12 Quản lý sử dụng tài sản Hiệp hội 12.1 Không phép di chuyển vật dụng khn viên thuộc quyền sở hữu Hiệp hội chưa đồng ý lãnh đạo Hiệp hội Trong trường hợp yêu cầu công việc phải mang tài sản Hiệp hội ngồi phải có phiếu xác nhận đồng ý lãnh đạo cấp Khi trả tài sản phải xác nhận đảm bảo khả sử dụng tài sản trước nhận 12.2 Không sử dụng vật dụng, trang thiết bị, tài sản Hiệp hội vào mục đích cá nhân 12.3 Ln ln ý thức tiết kiệm chi phí việc sử dụng văn phịng phẩm, vật dụng, dụng cụ phương tiện làm việc khác mà Hiệp hội trang bị 12.4 Tắt đèn, máy móc thiết bị, máy lạnh khỏi nơi làm việc thời gian dài trước 13 Khách Hiệp hội cá nhân 13.1 Đón khách khu vực tiếp tân tiếp khách 13.2 Khơng đưa bạn bè, người thân vào phịng làm việc 13.3 Luôn bên cạnh khách suốt thời gian khách lưu lại văn phịng Khơng để xảy trường hợp khách lại tự khu vực làm việc Hiệp hội 13.4 Không để khách lại Hiệp hội sau thời gian làm việc với lý 14 Các trường hợp khẩn cấp: Trong trường hợp khẩn cấp nguy hiểm đến tính mạng tài sản, bạn phải: 14.1 Thông báo cho Lãnh đạo Hiệp hội bảo vệ quan đại diện Văn phòng Bộ NN & PT Nông thôn cố, báo động cho người xung quanh 14.2 Tắt công tắc máy móc thiết bị điện, nguồn điện sử dụng rời khỏi nơi làm việc lối thoát hiểm 14.3 Tập hợp nơi an toàn gần Hiệp hội thời gian thực cứu chữa Không tự ý bỏ chưa điểm danh đồng ý cấp 14.4 Vào ban đêm, có trường hợp khẩn cấp xảy ra, nhận gọi từ bảo vệ Cơ quan đại diện Văn phòng Bộ NN & PT Nơng thơn, cán Văn phịng Hiệp hội phải báo cho thành viên Ban Thường vụ Hiệp hội 15 Phần mềm/ email/ internet/ mạng LAN 15.1 Nghiêm cấm cán Văn phòng hiệp hội tự ý chép, sử dụng phần mềm có quyền khơng có quyền vào máy tính Hiệp hội 15.2 Khơng sử dụng email Hiệp hội (***@vinacas.com.vn) vào giao dịch kinh doanh cá nhân 15.3 Không vào internet cho tìm hiểu, học hỏi hay giải trí cá nhân làm việc 16 Qui tắc bảo mật bảo vệ uy tín Hiệp hội 16.1 Khi rời khỏi nơi làm việc, nơi làm việc bạn phải gọn gàng, tài liệu quan trọng phải cất giữ Nguyên tắc không đảm bảo thông tin quan trọng Hiệp hội bảo mật mà cịn giữ cho mơi trường làm việc 16.2 Xé vụn tài liệu mật Hiệp hội (nếu có) trước bỏ vào giỏ rác 16.3 Khơng nên nhận tiền hoa hồng quà tặng giao dịch Hiệp hội mang lại 16.4 Không nên trao đổi nội dung liên quan đến hoạt động Hiệp hội mà không thuộc thẩm quyền với đối tác bên ngồi 16.5 Ln vui vẻ nhiệt tình, lịch giao tiếp với Hội viên đối tác Khi có vấn đề bất đồng, không lạm dụng ngôn ngữ lời ngôn ngữ thể, xúc phạm khách hàng 16.6 Đoàn kết, hợp tác nội Văn phòng Hiệp hội với quan chuyên môn khác Hiệp hội 16.7 Tuyệt đối giữ bí mật thơng tin nội đồng nghiệp, Hội viên đối tác mà q trình làm việc biết 17 Tiết kiệm Tiết kiệm hành vi thể thái độ trân trọng giá trị sức lao động Vì thế, toàn thể nhân viên Hiệp hội yêu cầu thực hành vi tiết kiệm sử dụng văn phòng phẩm, giấy, mực in, điện thoại, máy lạnh, điện, nước, … sử dụng cho mục đích phục vụ công việc Hiệp hội 18 Khen thưởng kỷ luật 18.1 Hàng năm lãnh đạo Hiệp hội, Chủ tịch, Tổng Thư ký tổ chức đánh giá thành tích, kết cơng việc cán Văn phịng Hiệp hội 18.2 Chính sách đề bạt nhân viên: Hiệp hội khuyến khích trì sách đề bạt với hội thăng tiến công cho tất cán Hiệp hội Nếu cán Hiệp hội đạt thành tích cao cơng nhận xứng đáng đề bạt vào vị trí cao 18.3 Chính sách khen thưởng, cơng nhận thành tích: sở tích cán Văn phịng Hiệp hội, Lãnh đạo Hiệp hội xem xét ghi nhận thành tích, tặng Bằng khen, thưởng, đề cử nâng bậc, nâng mức lương 18.4 Cán Văn phòng Hiệp hội vi phạm nội quy hoạt động Văn phòng hiệp hội Điều lệ Hiệp hội bị xử lý theo hình thức: a) Nhắc nhở, cảnh cáo (thường vi phạm lần mức độ nhẹ) b) Lập biên bản, thông báo nội (vi phạm lần 2) c) Buộc việc (vi phạm lần 3) Nội quy hoạt động Văn phịng Hiệp hội có hiệu lực thi hành kể từ ngày Chủ tịch Hiệp hội ký định ban hành./ _