Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp

Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp

Luận văn

Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu

dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp

2

Mục lục

1 Giới thiệu đề tài 6

2 Mô tả chức năng 6

3 Tìm hiểu hiện trạng hệ thống và phương án giải quyết 7

3.1 Tìm hiểu thực tế hệ thống cũ 7

3.2 Yêu cầu xây dựng hệ thống mới 7

3.3 Phương pháp giải quyết 7

3.4 Căn cứ công nghệ cho phương pháp 7

4 Tìm hiểu tài liệu dự án 8

4.1 Lập báo cáo,thẩm định,phê duyệt dự án 8

Báo cáo đầu tư và xin cấp phép đầu tư 8

Lập dự án đầu tư xây dựng 8

4.2 Thực hiện xây dựng dự án 10

Hồ sơ thiết kế, dự toán 10

Hồ sơ quản lý chất lượng đối với thiết kế 10

Hồ sơ thiết kế kĩ thuật 10

Hồ sơ thiết kế thi công 10

Hồ sơ nghiệm thu thiết kế xây dựng dự án 10

Hồ sơ xin giấy phép xây dựng dự án 11

Hồ sơ mời dự thầu 11

Hồ sơ mời đấu thầu 11

Hồ sơ dự thầu 11

Hồ sơ đấu thầu 11

Hồ sơ hợp đồng 12

3

Tài liệu giám sát quản lý thi công dự án 12

Nội dung và trình tự nghiệm thu 12

4.3 Nghiệm thu, bàn giao khai thác hướng dẫn sử dụng 13

4.4 Chi tiết một số thông tin thường có trong các loại tài liệu: 13

Thông tin về gói thầu cần có các thông tin sau: 13

Hồ sơ cá nhân, hoặc tổ chức tham gia đấu thầu cần có đủ điều kiện: 13

Văn bản phê duyệt đấu thầu có các thông tin sau: 13

Tài liệu định mức dự toán gồm các thông tin: 13

4.5 Phạm vi đề tài 14

5 Mô hình về hệ thống quản lý tài liệu dự án 15

5.1 Thêm mới tài liệu 16

5.2 Đánh chỉ số tài liệu 16

5.3 Quản lý tài liệu 17

5.4 Quản lý truy cập và tìm kiếm tài liệu 17

5.5 Quản lý kho tài liệu 18

5.6 Quản lý gói công văn 18

5.7 Quản lý phiên bản tài liệu 18

5.8 Quản lý người dùng 19

6 Biểu đồ phân rã chức năng 20

6.1 Quản lý danh mục dự án 20

6.2 Quản lý danh mục tài liệu 21

6.2.1 Quản lý tài liệu kĩ thuật 22

6.2.2 Quản lý gói công văn 22

6.2.3 Quản lý hợp đồng 23

6.3 Quản lý đánh mã 23

4

6.4 Quản lý tìm kiếm 24

6.5 Quản lý kho tài liệu 25

6.6 Quản lý người dùng 26

7 Tìm hiểu thuộc tính tài liệu 27

7.1 Tên tài liệu 27

7.2 Mô tả 27

7.3 Ngày hoàn thành thiết kế 28

7.4 Kho lưu tài liệu 28

7.5 Nhiệm vụ 28

7.6 Thuộc tính 29

7.7 Kiểu tài liệu 30

7.8 Tài liệu liên quan 30

7.9 Một số thuộc tính khác 30

8 Đặc tả quản trị người dùng 31

8.1 Tạo một tài khoản người dùng 31

8.2 Kích hoạt tài khoản người dùng 32

8.3 Thay đổi thông tin cá nhân người dùng bởi người quản trị 32

8.4 Thay đổi thông tin cá nhân người dùng bởi chính cá nhân người dùng 34

8.5 Tìm người dùng 34

 Người quản trị có thể tìm một người dùng đã được tạo trong hệ thống 34

8.6 Thay đổi mật khẩu người dùng 35

8.7 Xóa tài khoản người dùng bởi người dùng 36

8.8 Xóa tài khoản người dùng bởi người quản trị 37

9 Thiết kế cơ sở dữ liệu 39

9.1 Tìm hiểu về SQL 39

5

9.1.1 Các kiểu dữ liệu được xây dựng sẵn: 39

9.1.2 Kiểu dữ liệu người sử dụng tự định nghĩa 40

9.1.3 Kinh nghiệm chọn khai báo kiểu dữ liệu 40

9.2 Thiết kế database 42

9.2.1 Các bảng cơ bản 42

9.2.2 Sơ đồ quan hệ giữa các bảng 47

10 Phụ lục 48

10.1 Mẫu tờ trình phê duyệt dự án 48

10.2 Mẫu thuyết minh dự án 51

10.3 Mẫu phiếu đang kí thông báo mời thầu 58

10.4 Mẫu phiếu đang kí thông báo mời sơ tuyển 60

10.5 Mẫu phiếu đang kí thông báo mời nộp hồ sơ quan tâm 62

10.6 Mẫu phiếu đang kí mời chào hàng 63

6

1 Giới thiệu đề tài

Xây dựng phần mềm quản lý tài liệu dự án (tài liệu kỹ thuật, hồ sơ hoàn công) cho các ban quản lý dự án trong lĩnh vực công nghiệp: Phần mềm n ày hỗ trợ người sử dụng tìm kiếm, tổ chức tài liệu dễ dàng và có thể cấu hình phù hợp với từng điều kiện và hoàn cảnh của từng đơn vị

2 Mô tả chức năng

- Quản lý danh mục tài liệu:

o Các tài liệu cần được lưu trữ theo dạng bảng có các thông số thuộc tính cần thiết như: tên tài liệu, mã tài liệu, dự án, ngày tạo, người tạo, phiên bản, ghi chú…

o Các thuộc tính tài liệu có thể được thêm mới tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng

o Nội dung tài liệu cần được lưu trữ dưới dạng file đính kèm

- Quản lý cách đánh mã tài liệu:

o Mỗi dự án sẽ có cách đánh mã tài liệu riêng biệt cho phép dễ dàng nhận dạng tài liệu thuộc loại nào, cho khu vực nào trong nhà máy… phần mềm cần phải xây dựng cách đánh mã linh hoạt có thể cấu hình riêng cho từng dự án

- Quản lý phiên bản tài liệu

o Mỗi tài liệu sẽ có nhiều phiên bản khác nhau Tất cả các nội dung của phiên bản đều phải được lưu lại để tra cứu khi cần thiết

o Các phiên bản tài liệu có thể được đánh mã tuỳ ý theo dạng chữ hoặc

số

- Quản lý transmittal (gói công văn)

o Transmittal là các gói công văn được gửi qua lại giữa Ban quản lý và các nhà thầu cũng như giữa các phòng ban với nhau Mỗi gói công văn sẽ bao gồm nhiều tài liệu đính kèm

o Phần mềm cần quản lý loại gói công văn như: gói công văn để duyệt (Approval), gói công văn để xem thông tin(Information), gói công văn

để thảo luận(Comment)

- Quản lý người dùng

o Các account login vào hệ thống cần được quản lý theo mật khẩu

o Các account sẽ được quản lý theo nhóm

3.2 Yêu cầu xây dựng hệ thống mới

Thực tế các ban quản lý dự án có nhu cầu

- Chương trình quản lý được số lượng tài liệu lớn cỡ vài chục nghìn bản ghi

- Chương trình có thể tích hợp vào các cổng thông tin điện tử của riêng của ban quản lý

- Tiện cho tra cứu quản lý tài liệu từ xa

3.3 Phương pháp giải quyết

Sau khi đã phân tích yêu cầu khách hang và tìm hiểu một số công nghệ hiện nay

em và phía công ty đã thống nhất

- Chương trình sẽ được viết trên nền Web

- Sử dụng công nghệ ASP.NET với cơ sở dữ liệu xây dựng trên SQL Server

2005

- Ngôn ngữ lập trình xử lý sự kiện là C#

- Ngoài ra chương trình có thể sử dụng công nghệ AJAX để tạo giao diện cho phép người sử dụng có thể nhập tài liệu, công văn một cách dễ dàng

3.4 Căn cứ công nghệ cho phương pháp

- Chương trình viết trên nền Web thì có thể tích hợp dễ dàng vào cổng thông tin điện tử của các ban quản lý dự án

8

- Do chương trình được viết trên nền Web nên có thể tra cứu, quản lý tài liệu

từ xa rất dễ dàng

- Cơ sở dữ liệu của chương trình sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server

2005 nên số lượng bản ghi quản lý được lớn để đáp ứng nhu cầu của các ban quản lý dự án

4 Tìm hiểu tài liệu dự án

Tài liệu của dự án được hình thành do nhu cầu cần thiết của nó để phê duyệt, thực thi và nghiệm thu dự án Như vậy tài liệu của dự án gắn liền với các công việc của dự án như:

- Lập báo cáo,thẩm định,phê duyệt dự án

- Thực hiện xây dựng dự án

- Nghiệm thu, bàn giao khai thác hướng dẫn sử dụng

4.1 Lập báo cáo,thẩm định,phê duyệt dự án

Tài liệu chủ yếu của giai đoạn này bao gồm:

Báo cáo đầu tư và xin cấp phép đầu tư

o Tài liệu mô tả sự cần thiết phải đầu tư và xây dựng dự án, các điều kiện thuận lợi khó khăn, chế độ khai thác sử dụng tài nguyên nếu có

o Tài liệu dự kiến quy mô đầu tư: công suất, diện tích sử dụng, địa điểm xây dựng, các công trình trình, công trình phụ…

o Tài liệu phân tích lựa chọn sơ bộ về công nghệ, kỹ thuật , các điều kiện về cung cấp vật tư thiết bị nguyên liệu, năng lượng…

o Tài liệu lựa chọn hình thức đầu tư, xác định sơ bộ tổng mức đầu tư, tiến độ của dự án, đánh giá hiệu quả kinh tế xã hội của dự án, phân kỳ đầu tư nếu có

o Đối với các dự án lớn gồm có nhiều dự án thành phần, còn có thêm báo cáo về tính độc lập vận hành khi khai thác

o Các tài liệu quy định về thi tuyển thiết kế kĩ thuật (hình thức, thời gian

và kinh phí tổ chức)

Lập dự án đầu tư xây dựng

o Giấy phép đầu tư

o Tài liệu thuyết minh dự án

 Tài liệu đánh giá sự cần thiết và mục tiêu dự án đánh giá nhu cầu tiêu thụ, hình thức đầu tư, nhu cầu sử dụng

9

 Tài liệu mô tả về quy mô dự án các hạng mục công trình lớn nhỏ, công trình phụ, phân tích lựa chọn phương án kĩ thuật, công nghệ, công suất

 Tài liệu về phương án giải quyết mặt bằng, đền bù

 Tài liệu về phương án thiết kế kĩ thuật

 Tài liệu về giải pháp khai thác dự án và sử dụng lao động

 Tài liệu về phân đoạn thực hiện, tiến độ thực hiện và hình thức quản lý dự án

 Tài liệu đánh giá tác động tới môi trường các giải pháp phòng chống cháy nổ, các yêu cầu an ninh quốc phòng

 Tài liệu về nguồn vốn dự án, khả năng thu xếp vốn, nguồn vốn khả năng cấp vốn theo tiến độ

 Tài liệu phân tích hiệu quả kinh tế xã hội

o Phân tích thiết kế cơ sở

 Tóm tắt nhiệm vụ thiết kế

 Thuyết minh công nghệ

 Thuyết minh xây dựng dự án

 Các bản vẽ thiết kế cơ sở

 Các văn bản thẩm quyền thẩm định thiết kế cơ sở

o Hồ sơ trình phê duyệt dự án

 Công văn kết quả thẩm định thiết kế cơ sở

 Hóa đơn lệ phí thẩm định thiết kế cơ sở

o Hồ sơ báo cáo kinh tế-kĩ thuật dự án

 Tờ trình phê duyệt báo cáo kinh tế kĩ thuật

 Báo cáo kinh tế- kĩ thuật: bảng số liệu-bảng dự toán ngân sách,bản thuyết minh, bản vẽ thiết kế thi công dự án

 Các công văn pháp lý kèm theo

o Các biên bản thẩm định về báo cáo kinh tế-kĩ thuật của dự án

10

 Các quy chuẩn dự án, tiêu chuẩn áp dụng

 Sự phù hợp của các bản vẽ thiết kế thi công dự án

4.2 Thực hiện xây dựng dự án

Tài liệu liên quan đến giai đoạn này của dự án gồm:

Hồ sơ thiết kế, dự toán

o Các tài liệu về khảo sát

o Tài liệu thiết kế

 Các bản vẽ thiết kế

 Dự toán chi phí

 Biên bản nghiệm thu thiết kế

 Báo cáo thẩm tra thiết kế

 Thẩm tra dự toán

o Danh mục quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng đối với dự án

o Các quy định về quy hoạch dự án

Hồ sơ quản lý chất lượng đối với thiết kế

o Các quy định tiêu chuẩn kĩ thuật áp dụng

o Các bản vẽ tuân theo các quy định như

 Kích cỡ, tỉ lệ, khung tên theo đúng tiêu chuẩn

 Khung tên từng bản vẽ phải có chữ kí người trực tiếp thiết kế, chủ trì thiết kế, chủ nhiệm thiết kế, người đại diện pháp luật cho nhà thầu thiết kế

 Các bản vẽ đóng thành tập hồ sơ thiết kế theo quy đinh có danh mục, đánh số, kí hiệu để tra cứu

Hồ sơ thiết kế kĩ thuật

o Báo cáo kết quả khảo sát xây dựng bước thiết kế cơ sở, các số liệu bổ sung về khảo sát

o Tài liệu quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng cho thiết kê

o Văn bản thuyết minh thiết kế kĩ thuật phải phù hợp với thiết kế cơ sở

o Phân tích đưa ra dự toán

Hồ sơ thiết kế thi công

o Văn bản thuyết minh thiết kế thi công

o Phân tích đưa ra dự toán

Hồ sơ nghiệm thu thiết kế xây dựng dự án

o Hợp đồng giao nhận thầu thiết kế xây dựng dự án

11

o Thuyết minh thiết kế

o Các bản thiết kế đã được phê duyệt

o Các văn bản phê duyệt thiết kế

o Tài liệu quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng

o Bản đánh giá chất lượng thiết kế

o Tổng dự toán

Hồ sơ xin giấy phép xây dựng dự án

o Đơn xin cấp phép xây dựng theo mẫu quy định

o Bản vẽ thiết kế

o Giấy tờ quyền sử dụng đất của dự án

Hồ sơ mời dự thầu

o Các thông tin về gói thầu,

o Bảng câu hỏi về năng lực kinh nghiệm về nhà thầu

o Các chỉ dẫn cho nhà thầu

o Các yêu cầu về bảo lãnh dự thầu

Hồ sơ mời đấu thầu

o Các thông tin về thiết kế bao gồm bản vẽ và thuyết minh tiến độ và các điều kiện của chủ đầu tư

o Các văn bản quy định điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng do bên mời thầu đưa ra áp dụng đối với gói thầu

o Yêu cầu hoặc chỉ dẫn của bên mời thầu với nhà thầu về hồ sơ đấu thầu

o Yêu cầu về bảo lãnh đấu thầu

Hồ sơ đấu thầu

o Các bản vẽ giải pháp thực hiện, biện pháp kĩ thuật, và tiến độ thực hiện

o Bảng tính dự trù và giá dự thầu

o Các đề xuất kĩ thuật

o Bảo lãnh đấu thầu

12

Hồ sơ hợp đồng

o Thông báo trúng thầu hoặc văn bản chỉ thị thầu

o Văn bản quy định điều kiện riêng điều kiên chung của hợp đồng

o Hồ sơ mời thầu, hồ sơ mời đấu thầu, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đấu thầu

o Biên bản đề xuất của nhà thầu

o Tài liệu chỉ dẫn kĩ thuật

o Các tài liệu khác có liên quan

Tài liệu giám sát quản lý thi công dự án

o Bảng phân công công việc, theo dõi công việc

o Phiếu giao việc

o Báo cáo kết quả thí nghiểm, kiểm tra đánh giá chất lượng đối với vật liệu, cấu kiện, vật tư, thiết bị công nghệ trước khi đưa vào lắp đặt thi công, nguồn nhân lực, năng lực nhà thầu

o Đơn giá các loại máy móc thiết bị vật liệu sử dụng

o Bảng giá nhân công tính theo mức lương tối thiểu

o

o Giấy phép sử dụng các loại máy móc thiết bị của nhà thầu xem đảm bảo an toàn lao động không

o Các quy định về an toàn lao động

o Sổ nhật kí công việc kiểm tra giám sát thường xuyên đối với quá trình thi công của nhà thầu hoặc là biên bản kiểm tra theo quy định

o Biên bản nghiệm thu nội bộ và hồ sơ hoàn công cho các bộ phận đã hoàn thành

o Các báo cáo về tiến độ, chất lượng, khối lượng, an toàn lao đông đối với người có trách nhiệm

o Tài liệu kiểm định chất lượng công trình dự án

o Phiếu yêu cầu nghiệm thu đối với chủ đầu tư

Nội dung và trình tự nghiệm thu

o Các báo cáo kết quả về

13

 Kiểm tra hiện trường

 Kiểm tra bản vẽ hoàn công

 Kiểm tra kết quả thử nghiệm, vận hành thử đồng bộ hệ thống máy móc thiết bị công nghệ

 Kiểm tra quy trình vận hành và quy trình bảo trì

o Biên bản nghiệm thu được thành lập theo mẫu nghiệm thu

4.3 Nghiệm thu, bàn giao khai thác hướng dẫn sử dụng

- Biên bản nghiệm thu, bàn giao

- Tài liệu vận hành hướng dẫn sử dụng

- Báo cáo quyết quán vốn đầu tư

- Biên bản phê duyệt quyết toán

4.4 Chi tiết một số thông tin thường có trong các loại tài liệu:

Thông tin về gói thầu cần có các thông tin sau:

o Tên gói thầu, giá gói thầu, nguồn vốn, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, thời gian lựa chọn nhà thầu, hình thức hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng

Hồ sơ cá nhân, hoặc tổ chức tham gia đấu thầu cần có đủ điều kiện:

o Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư

o Có quyết định thành lập đối với tổ chức không có đăng kí kinh doanh

o Hạch toán kinh tế độc lập

o Tình hình tài chính rõ rang

Văn bản phê duyệt đấu thầu có các thông tin sau:

o Tên nhà thầu trúng thầu:

o Giá trúng thầu:

o Hình thức hợp đồng

o Thời gian thực hiện hợp đồng

o Các nội dung cần lưu ý

Tài liệu định mức dự toán gồm các thông tin:

o Định mức hao phí vật liệu

o Mức hao phí lao đông

o Mức hao phí máy thi công

14

4.5 Phạm vi đề tài

Trên cơ sở đã phân tích các loại tài liệu của dự án thì chương trình chủ yếu thực hiện quản lý tài liệu kĩ thuật, hồ sơ hoàn công của dự án, quản lý hợp đồng Chương trình không quản lý mảng tài liệu về tài chính, nguồn vốn

15

5 Mô hình về hệ thống quản lý tài liệu dự án

Hình 1: Tổng quan về hệ thống quản lý tài liệu dự án

Các thành phần chính trong hệ thống:

 Thêm mới tài liệu

 Đánh chỉ số tài liệu

 Quản lý tài liệu

 Quản lý truy cập và tìm kiếm tài liệu

 Quản lý kho tài liệu

 Quản lý gói công văn

 Quản lý phiên bản tài liệu

16

 Quản lý người dùng

5.1 Thêm mới tài liệu

Thêm mới tài liệu là quá trình chuyển dữ liệu từ dạng các bản vẽ kĩ thuật các tài liệu bản in liên quan thành các bản dưới dạng ảnh trong máy tính Chương trình không lấy dữ liệu trực tiếp từ các máy scan mà chỉ thêm mới các bản vẽ kĩ thuật, tài liệu đã được scan và xử lý thông qua các phần mền khác Quá trinh nhập sẽ bao gồm tổ chức lưu trữ tập tin trong đĩa từ và vào các thông tin cần thiết liên quan đến tài liệu của dự án Các thuộc tính liên quan sẽ được nói đến ở phần sau

5.2 Đánh chỉ số tài liệu

Đánh chỉ số là quá trình định nghĩa một vài thuộc tính của tài liệu dự án các thộc tính có thể đánh chỉ số như ngày tháng tạo ra tài liệu, ngày tháng hoàn thành, tên tài liệu, kiểu tài liệu ,ngôn ngữ … Đánh mã tài liệu có thể dựa trên các thuộc tính của tài liệu để cài đặt

 Các thuộc tính này được lưu trên database của chương trình

 Được sử dụng để lục lại dữ liệu

 Đánh chỉ số làm tăng tốc quá trình truy vấn

Việc đánh này được thực hiện tự động trên hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu Ta chỉ cần lựa cho các thuộc tính cần đánh chỉ số Các thuộc tính cần đánh chỉ

số thường là các thuộc tính hay dùng để tìm kiếm tài liệu như: Tên tài liệu, người thiết kế, kiểu tài liệu …

ORC là quá trình nhận dạng text từ một file ảnh của một bản in

IRC là quá trình nhận dạng text từ một file ảnh của một văn bản viết tay

Chương trình thực hiện chỉ dùng phương pháp đánh thủ công điều này được thực hiện bằng cách cài đặt mã hóa cho các trường dữ liệu Như viết tắt các chữ cái đầu

…

17

5.3 Quản lý tài liệu

Là quá trình định nghĩa các kiểu truy nhập và các kiểu người sử dụng khác nhau đối với tài liệu được lưu trong hệ thống quản lý tài liệu

Các kiểu truy cập đối với tài liệu của dự án có thể

 Người tạo ra các bản thiết kế

 Người xem lại bản thiết kế

 Người sửa lại bản thiết kế

 Người đọc bản thiết kế

 Người thực thi bản thiết kế

Tác giả là người mà tạo ra tài liệu và có thể xem, tải lên, tạo và xóa Người xem lại là người mà được phép nhìn tổng quan xem lại và có thể xem hay tải lên Người sửa đổi là một người mà có thể sửa đổi tài liệu và có thể xem hay tải lên Một người đọc là một người có thể xem nó hiểu nó Người thực thi là người sử dụng nó vào thiết kế thực tế

5.4 Quản lý truy cập và tìm kiếm tài liệu

Có thể dựa trên các trường đã đánh chỉ số: Như tên tài liệu, người thiết kế, kiểu bản vẽ thiết kế Hoặc là tìm kiếm toàn văn dựa trên nội dung của văn bản đã được nhập vào trong tài liệu (Đối với tài liệu là văn bản như hồ sơ hoàn công) Đảm bảo rằng tài liệu tìm thấy có thể được truy cập Tùy thuộc và từng người sử dụng từng kiểu truy cập mà người sử dụng có thể xem hoặc soạn thảo

18

5.5 Quản lý kho tài liệu

Cung cấp các công cụ để quản lý kho Nơi tài liệu là đang được giữ trong đó

cơ sở dữ liệu sẽ lưu đường dẫn kết nối đến tài liệu Cho phép người dùng có thể lục lại tài liệu

Kho dữ liệu của hệ thống quản trị tài liệu có thể có 3 phần

-Cache:

Nơi lưu bản sao cho phép truy cập nhanh tránh mất thời gian truy cập vào kho dữ liệu lớn

Các thiết bị lưu trữ thường là các đĩa từ

5.6 Quản lý gói công văn

Là quá trình định tuyến tài liệu từ một người sử dụng này đến một người sử dụng khác dựa và quy tắc nghiệp vụ Khi có yêu cầu gửi cho một người nào đó thì

dữ liệu sẽ có thông báo đến người được gửi và khi có yêu cầu chấp nhận thì tài liệu

sẽ được gửi tạm thời đến thư mục của người được gửi Người được gửi có có quyền phê chuẩn, hoặc chỉ xem thông tin Đối với tài liệu gửi để lấy ý kiến thì sẽ được đưa vào thư mục dùng chung cho chương trình Các tài liệu này thường là các bản thiết kế đã hoàn thành hoặc hoàn thành một phần nào đó được đính kèm với các công văn Các công văn này là cơ sở pháp lý để theo dõi tiến độ dự án

5.7 Quản lý phiên bản tài liệu

Cho phép người sử dụng quản lý phiên bản của tài liệu theo tiêu chí của dự án thì tất cả các tài liệu sẽ được lưu lại.Đối với các tài liệu văn bản thường có kích thước nhỏ nên ta sẽ lưu hết vào như cách nhập vào chương trình Đối với các tài liệu có kích thước quá lớn mà có được chia nhỏ ra thành các phần thì ta chỉ lưu các phần thay đổi

19

5.8 Quản lý người dùng

Việc quản lý các người dựa vào nhiệm vụ được định nghĩa và các quyền tương ứng với nhiệm vụ đó Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống tùy thuộc vào các nhiệm tương ứng mà ta sẽ dẫn người dùng đến các trang mặc định khác nhau dành cho mỗi nhóm khác nhau Tương ứng thư mục dữ liệu riêng khác nhau trong

sử dụng nó vào thiết kế thực tế

20

Quản lý người dùng

Quản lý tài liệu dự án

Quản lý đánh mã

Quản lý danh mục tài liệu

Quản lý kho tài liệu

Quản lý tìm kiếm

Quản lý

danh mục

dự án

6 Biểu đồ phân rã chức năng

Căn cứ vào mô hình của hệ thống quản lý tài liệu và yêu cầu thực tế của dự án ta

có thể phân chia các chức năng chính trong chương trình

Quản lý tài liệu dự án bao gồm các công việc quản lý nhỏ sau

Mỗi một dự án sẽ bao gồm nhiều dự án nhỏ Vì thế ta cần quản lý danh mục các

dự án xem tình hình thực hiện tiến độ mỗi dự án nhỏ đến đâu Để có kế hoạch cho các dự án khác Hoặc có biện pháp khắc phục kịp thời

21

6.2 Quản lý danh mục tài liệu

Sau khi chọn dự án thì người dùng sẽ vào trang quản lý tài liệu ứng với dự án

đó Quản lý tài liệu ở đây bao gồm việc quản lý tài liệu kĩ thuật, các công văn vào

ra, các hợp đồng Do đặc thù thuộc tính của các loại tài liệu này tương đối khác nhau nên ta mới phải chia ra để quản lý

Quản lý danh mục

dự án

Thêm mới Sửa thông tin

Lựa chọn thêm mới

Điền thông tin

Lưu thông tin dự án

Lựa chọn dự án Sửa thông tin dự án Cập nhập thông tin dự án

Xem chi tiết

Lựa chọn dự án Xem chi tiết dự án

Xóa

Lựa chọn dự án Xóa dự án

Quản lý danh mục tài liệu

Quản lý tài liệu kĩ thuật Quản lý gói công văn Quản lý hợp đồng

22

6.2.1 Quản lý tài liệu kĩ thuật

6.2.2 Quản lý gói công văn

Quản lý gói công văn

Thêm mới Sửa thông tin

Lựa chọn thêm mới

Đăng kí thông tin

Upload công văn

Tìm công văn Chọn công văn Sửa thông tin liên quan

Xem chi tiết

Tìm công văn Chọn công văn

Xóa

Tìm công văn Chọn công văn

Thêm mới Sửa thông tin

Lựa chọn thêm mới

Đăng kí thông tin

Upload tài liệu

Tìm tài liệu Chọn tài liệu Sửa thông tin tài liệu

Xem chi tiết

Tìm tài liệu Chọn tài liệu

Xóa

Tìm tài liệu Chọn tài liệu

Upload, Cập nhập

Xem thông tin Xóa tài liệu Lưu tài liệu

23

6.2.3 Quản lý hợp đồng

6.3 Quản lý đánh mã

Các tài liệu được đánh mã riêng biệt cho phép dễ dàng nhận dạng tài liệu Do

đó chương trình đã cài đặt mã dự trên các thuộc tính mã vùng, mã lĩnh vực, mã nhà

thiết kế, mã thể loại mã, mã kiểu, mã vị trí Tất cả việc này đưa vào nhóm quản lý

đánh mã

Cài đặt vùng tài liệu: là cài đặt cho bảng danh mục các đơn vị của dự án Mỗi đơn

vị sẽ sử dụng tài liệu riêng liên quan

Quản lý hợp đồng

Thêm mới Sửa thông tin

Lựa chọn thêm mới

Đăng kí thông tin

Upload hợp đồng

Tìm hợp đồng Chọn hợp đồng Sửa thông tin liên quan

Xem chi tiết

Tìm hợp đồng Chọn hợp đồng

Hủy hợp đồng

Tìm hợp đồng Chọn công văn

Cập nhập thông tin

Xem thông tin Hủy hợp đồng Lưu hợp đồng

Cài đặt kiểu tài liệu

Quản lý đánh mã

Cài đặt lĩnh vực tài liệu

Cài đặt thể loại

Cài đặt

vùng tài liệu

Cài đặt nhà thiết kế

Cài đặt

vị trí tài liệu

Thực hiện việc tìm kiếm tài liệu dựa vào các thuộc tính của tài liệu trong số đó

có các thuộc tính thuộc về phần đánh mã khi người dùng lựa chọn các thuộc tính

có sẵn chương trình truy vấn và đưa ra kết quả tương ứng Hoặc có thể tìm kiếm theo từ khóa dựa vào trường từ khóa cài đặt sẵn trong thuộc tính tài liệu Người sử dụng phải nhập từ khóa này và chương trình sẽ truy vấn cơ sở dữ liệu đưa ra kết quả phù hợp nhất cho người dùng

Lựa chọn thuộc tính Chọn tìm kiếm

Tìm kiếm từ khóa

Quản lý tìm kiếm

Tìm kiếm theo thuộc tính

Vào từ khóa Chọn tìm kiếm

25

6.5 Quản lý kho tài liệu

Cung cấp các chức năng quản lý đối với file như download, upload, xóa

Download dùng cho một số người đi xa cần tài liệu để làm hồ sơ dự án hoặc các

nhà thi công có nhu cầu tham khảo tài liệu liên quan để hiểu hơn về bản vẽ thi công mà họ đang thực hiện

Upload dùng để đưa dữ liệu lên máy chủ của ban quản lý, sau khi upload xong thì

chương trình trả về đường dẫn mà nó quản lý người dùng có thể sử dụng đường dẫn này để nhập mới tài liệu

Xóa tài liệu dùng để xóa các tài liệu đã hết hạn sử dụng hoặc o cần thiết nữa đối

Chọn tài liệu

Download

Tìm tài liệu Chọn tài liệu

Xóa tài liệu

26

6.6 Quản lý người dùng

Bao gồm các công việc của quản lý theo cá nhân và quản lý theo nhóm

Quản lý cá nhân thì có các chức năng như

 Tạo tài khoản mới

 Kích hoạt tài khoản

 Phân quyền, chọn nhóm cho người dùng

 Tìm kiếm người dùng

 Sửa thông tin cá nhân người dùng

 Xóa tài khoản người dùng

Tìm kiếm Xóa tài khoản

Xóa nhóm Kích hoạt tài khoản

27

7 Tìm hiểu thuộc tính tài liệu

Theo yêu cầu thì tài liệu dự án chủ yếu gồm các bản vẽ kĩ thuật các hồ sơ hoàn công liên quan đến việc kiểm soát tiến độ của dự án và một số tài liệu tham khảo đi kèm

Siêu dữ kiện tài liệu là một tập hợp những thuộc tính của tài liệu được sử dụng

để quản lý tài liệu

Trong mục này:

"Siêu dữ kiện tài liệu tham chiếu tới tập hợp những thuộc tính cái mô tả và nhận dạng tài liệu, như tên, sự mô tả, ngày tháng " Những thông tin về tài liệu cần được mã hóa thường được sủ dụng như sau:

7.1 Tên tài liệu

Tên của tài liệu phần nào đã đưa cho thông tin thực tiễn và hữu ích về nội dung của tài liệu Có nhiều cách khác nhau định nghĩa tên tài liệu có thể được sử dụng

VD

Mỗi tài liệu có thể được đánh tên chứa 2letters+3numbers+4letters+4numbers

Hai kí tự đầu tiên liên quan tên của dự án Những ba số đầu tiên là quan hệ rằng buộc tài liệu với những đặc trưng giống như vậy Sự theo sau hai kí tự ghi bằng chữ liên quan những sự cài đặt của kiểu tài liệu và được gi bằng kí tự hoa Hai kí tự sau liên quan những sự cài đặt thuộc tính của tài liệu và cần phải trong những bức chữ cái thường Bốn số cuối là gần đây nhất

ngày tháng xuất bản gần đây nhất Hai số đầu tiên biểu diễn năm và những số khác biểu diễn tháng

28

7.3 Ngày hoàn thành thiết kế

"Ngày tháng cuối cùng đưa ra là giai đoạn và chặng thời gian mà tài liệu phải được đưa ra cho đúng thời gian của dự án "

Trường này cần thiết cho tác nhân chịu trách nhiệm để phân phối hay đưa lên một tài liệu, và cũng cho tác nhân hay những tác nhân người cần phải sử dụng kiểu nhất định của những thông tin tài liệu để phát triển công việc của họ và đưa ra kiểu thông tin khác dựa vào tài liệu đầu tiên Phụ thuộc vào kiểu của hợp đồng,tài liệu giống nhau rất có thể cần phân phối trong những giai đoạn và những chặng khác nhau

7.4 Kho lưu tài liệu

Nơi lưu trữ tài liệu

Những tác nhân khác nhau của một dự án có những trách nhiệm khác nhau khi việc tham chiếu tới một tài liệu: tác giả, người xem lại, người sửa, người đọc, người sử dụng Tác giả là người mà tạo ra tài liệu và có thể xem, tải lên, tạo và xóa Người xem lại là người mà được phép nhìn tổng quan xem lại và có thể xem hay tải lên Người sửa đổi là một người mà có thể sửa đổi tài liệu và có thể xem hay tải lên Một người đọc bản vẽ là một người đọc được nó và tổ chức tiến hành thực thi

Những người thi công bản vẽ là những người mà sẽ cần tài liệu này cho hoàn thành dự án

7.5 Nhiệm vụ

"Nhiệm vụ là chức năng mà một tác nhân đang thực hiện trong một dự án "

Theo những thỏa thuận hợp đồng Những vai trò khác nhau chúng tôi được định nghĩa :

29

Hình 2: Các nhiệm vụ của các tác nhân khác nhau

7.6 Thuộc tính

"Thuộc tính là định dạng của tài liệu "

Siêu dữ kiện ‘Attribute’ đưa cho định dạng một tài liệu như: Word Document, Excel Document, AutoCAD Document …

Hình 3: Thuộc tính của tài liệu

30

7.7 Kiểu tài liệu

"Kiểu tài liệu là siêu dữ kiện liên quan đến tài liệu liên quan thông tin được cất giữ"

Mỗi tài liệu có thể được phân loại phụ thuộc vào thông tin được cất giữ :

7.8 Tài liệu liên quan

"Những tài liệu liên quan là những tài liệu thêm mà nó cần thiết cho sự hiểu biết về tài liệu một cách toàn diện " Một số tài liệu bản thân có thể tự hiểu được vì thế họ không phải cần thông tin thêm; những người khác có thể không

7.9 Một số thuộc tính khác

DocumentReference là một đối tượng tham chiếu đến tài liệu khác và định nghĩa

thông tin thêm của tài liệu

DocumentType là thuộc tính mô tả kiểu của tài liệu được tham chiếu, cung cấp

các mô tả, kiểu file mở rộng và danh sách các ứng dụng đăng kí cái có thể soạn thảo kiểu tài liệu này

DocumentNameFile là thuộc tính đưa ra tên của tài liệu được gán bởi người sở

hữu (tên không mã hóa )

DocumentDescription đưa ra thông tin mô tả về tài liệu

LocationURL định nghĩa đường dẫn hoặc địa chỉ vật lý của tài liệu

DocumentOwner đưa thông tin về cá nhân hoặc tổ chức được biết như là sở hữu

tài liệu này Trong một vài hoàn cảnh nó mô tả người có thể truy cập hoặc soạn thảo tài liệu

PreparedBy thuộc tính đưa ra thông tin danh sách những người đã tạo ra tài liệu

này

CreationDate chỉ ra thời gian tài liệu gốc được tạo

Editors đưa cho danh sách các người có quyền để soạn thảo tài liệu này

DateOfRevision chỉ ra thời điểm đóng dấu khi nó đã được xem xét lại và được

đăng kí

DocSectionReference lấy thông tin tham khảo tới một đoạn bên trong tài liệu DocumentScope đưa thông tin về pham vi của tài liệu này

DocumentPurpose đưa ra mục đích của tài liệu này

DocumentIntendedUse chỉ ra dự định cho tài liệu này

Keywords Dùng cho tìm kiếm nhanh

31

Language Ngôn ngữ mà tài liệu sử dụng(có thể nhiều)

8 Đặc tả quản trị người dùng

8.1 Tạo một tài khoản người dùng

 Chỉ có người quản trị mới có thể tạo mới tài khoản người dùng

Điều kiện:

Người quản trị đã đăng nhập vào hệ thống

Kịch bản chính:

 Người quản trị chọn tạo tài khoản người dùng mới trong phần quản trị

 Hệ thống hiện ra một form mưới

 Người quản trị vào dữ liệu

o Đại chỉ thư điện tử

o Vai trò của người dùng này(Quản trị, nhân viên, khách hàng )

 Hệ thống kiểm tra xem tên đăng nhập có phải là duy nhất

o Nếu không phải là duy nhất thì thực hiện kịch bản của khả năng còn lại

 Hệ thống lưu thông tin người dùng vào cơ sở dữ liệu

 Hệ thống hiện thị xác nhận thông tin về người dùng

 Hệ thống gưỉ thông tin đến địa chỉ thư điện tử của người dùng mới

 Người dùng có thể đăng nhập và nhắc họ nên thay đổi mật khẩu mới

Kịch bản khác:

 Tên đăng nhập là không phải duy nhất

o Hệ thống hiện một thông tin nhắc nhở

o Người quản trị vào tên đăng nhập khác

Đảm bảo mức thành công:

 Một tài khoản người dùng mới được tạo

32

 Người dùng này được gán với tên đăng nhập và mật khẩu

 Thành viên mới này có thể đăng nhập vào hệ thống

8.2 Kích hoạt tài khoản người dùng

 Chỉ có người quản trị có thể kích hoạt tài khoản người dùng người đã đăng

kí trước đó

Tiền điều kiện:

 Người quản trị đăng nhập thành công vào hệ thống

 Tài khoản người dùng đã được tạo

Kịch bản chính:

 Người quản trị lựa chọn “Kích hoạt tài khoản“

o Bao gồm cả kịch bản tìm kiếm người dùng

 Hệ thống hiển thị bản người dùng đang chờ cho kích hoạt

 Người quản trị tìm người dùng người sẽ được kích hoạt và lựa chọn “kích hoạt“

 Hệ thống yêu cầu người quản trị xác nhận lại

 Người quản trị xác nhận kích hoạt tài khoản người dùng

o Kịch bản khác người quản trị đã thôi không kích hoạt

 Hệ thống kích hoạt người dùng

 Hệ thống gửi một thư điện tử đến người dùng

 Hệ thống hiển thị thông tin xác nhận đối với người quản trị

Kịch bản khác:

 Người quản trị thôi không kích hoạt

o Hệ thống hiển thị thông tin thông báo

Đảm bảo mức thành công:

 Người dùng được kích hoạt

o Người dùng bây giờ có thể đăng nhập vào hệ thống

8.3 Thay đổi thông tin cá nhân người dùng bởi người quản trị