Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Trang 1

Luận văn

Đề tài: Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình

Visual Basic

Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A1

Trang 2

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI :XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN

I.Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên.

1.Giới thiệu chung về Công ty.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên

2.Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty

II Đề tài 1 Giới thiệu phòng ban nơi thực tập

2.Tên đề tài,Lý do chọn đề tài

3.Thực trạng của đề tài ,sự cần thiết và tính khả thi của đề tài

III.Dữ liệu đầu vào, đầu ra và quy trình xử lý dữ liệu

1.Dữ liệu đầu vào, đầu ra của hệ thống 2 Một số mẫu biểu CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN I.Phân tích hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên

1.Quy trình bán hàng tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên

1.1.Nhập kho thành phẩm 1.2.Bán hàng 1.3.Thanh toán 1.4.Tìm kiếm 1.5 Báo cáo 2.Phân tích hệ thống về xử lý 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 2.2.Biểu luồng dữ liệu của hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên

2.2.1/ BLD mức khung cảnh:

2.2.2/ Biểu đồ Mức đỉnh

2.2.3/ Biểu đồ Mức đỉnh

II Phân tích và thiết kế hệ thống về dữ liệu

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu.

1.1 Lựa chọn môi trường cài đặt

1.1.1 Access là gì?

Trang 3

1.1.2 Accsess cung cấp những công cụ gì?

1.1.3 Quy tắc đặt tên trường, tên bảng

1.2 Mô hình liên kết thực thể

1.3.Các thực thể của hệ thống

2 Xây dựng các bảng Cơ sở dữ liệu

3 hình quan hệ Relationships của hệ thống quản lý bán hàng

III Thiết kế hệ thống về mặt dữ liệu.

3.1.Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

3.2.Thiết kế giao diện của chương trình

3.3 Một số giao diện chính của chương trình

CHƯƠNG III: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH, HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Trang 4

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trởthành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trêntoàn thế giới nói chung Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kimchỉ nam cho những bước phất triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắnchặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế

Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng,làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh Trong

xu thế ấy việc đưa tin học vào thực hiện mục tiêu quản lý của các Doanh nghiệp

và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được nhữngthành tựu đáng kể Việc tin học hoá từng bước trong công tác quản lý, khai thác

và điều hành kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết và hơn bao giờ hết,trong sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế thì hiệu quả quản lý là một lĩnh vựcđược nhà quản lý quan tâm và điều này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thôngtin mà cụ thể là các chương trình quản lý dựa trên máy tính Giờ đây máy tính đã

và đang trở thành một vật dụng rất cần thiết trong quá trình làm việc của conngười Nó giúp cho con người giải phóng sức lao động, thực hiện những côngviệc mà trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rất nhiều thời gian côngsức mà hiệu quả mang lại chưa cao

Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên cũng như các tổ chức doanhnghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong quátrình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế Song songvới hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thốngthông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp Vì vậy, việcnghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin Quản lý bán hàng nói riêng và hệthống thông tin quản lý nói chung là việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại củaCông ty

Trang 5

Xuất phát từ những lý do nêu trên, là một sinh viên khoa Hệ Thống ThôngTin Kinh Tế của Trường Cao Đẳng Tài Chính_ Quản Trị Kinh Doanh được thựctập tại Công Ty CP Thương Mại Phú Xuyên qua thời gian được tìm hiểu về thực

tế công tác quản lý bán hàng của doanh nghiệp, với những kiến thức đã đượchọc tập với sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của Cô giáo Trần Thị Kim Oanh -

giảng viên hướng dẫn, Em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic” từ đó có thể đi sâu, tìm hiểu thực tế về công tác quản

lý bán hàng của một doanh nghiệp sản xuất nhằm tìm hiểu và đưa ra một vàiđánh giá về những ưu nhược điểm trong công tác quản lý vật tư của công ty Từ

đó đề xuất một số ý kiến, giải pháp với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tácquản lý bán hàng của công ty để có thể góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển,thành công trong kinh doanh của Công ty

Nội dung báo cáo của Em gồm 3 chương như sau:

Chương I: Tổng quan về đề tài: Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại

Công Ty CP Thương Mại Phú Xuyên

Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP

Thương Mại Phú Xuyên

Chương III: Hướng dẫn cài đặt và sử dụng chương trình Quản lý bán hàng và

đánh giá

Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nênchuyên đề của em không thể tránh được những thiếu sót Em rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiệnhơn và giúp Em vững vàng hơn trong công tác chuyên môn sau này Em xinchân thành cảm ơn

Hưng Yên, Ngày 24 tháng 4 năm 2009 Sinh viên thực hiện:

Đinh Thị Thu Hà

Trang 6

Chương I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN

LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN

I/ Giới thiệu về Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên.

1 Giới thiệu chung về Công ty Quá trình hình thành và phát triển của

Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên.

Công ty cổ phần thương mại Phú Xuyên được thành lập theo quyết định số

1736/QĐ/UB ngày 29/10/2001 của UBND tỉnh Hà Tây và giấy phép kinh doanh

số : 0303000029 ngày 28/11/2001 của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hà Tây (Hà

Nội)

Tên giao dịch : CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN

Trụ sở giao dịch : Thị trấn Phú Xuyên-huyện Phú Xuyên-TP Hà Nội

MST : 0500416768

Công ty CP Thương mại Phú Xuyên hoạt động trên phạm vi địa bàn huyện

Phú Xuyên với ngành nghề kinh doanh chính là: sản xuất và kinh doanh các loại

chế phẩm vi sinh sử dụng trong nông nghiệp, với một số sản phẩm chính như :

Bio_plant, Pro_plant, Vieteam 45WP loại 20 gam, Miretox 10 WP loại 10 gam,

Surio 3 WP loại 10 gam, Montar 20EC…

Từ những ngày đầu mới thành lập,công ty đã gặp phải không ít khó khăn

Đó là sự gia tăng của các doanh nghiệp với các ngành nghề kinh doanh đa dạng

làm cho cuộc cạnh tranh thị trường ngày càng trở nên gay gắt Thêm vào đó,

việc mở cửa nền kinh tế cũng tạo ra những thách thức đối với công ty khi phải

cạnh tranh với hàng hoá nước ngoài.Trong thời gian tới ,chiến lược kinh doanh

của công ty là : không ngừng bám sát thị trường để tạo ra thế chủ động, thích

nghi với thị trường, đẩy mạnh công tác tiếp thi, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm,

từng bước tiến xa hơn nữa trên tiến trình hội nhập thị trường

2.Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên.

Bộ máy quản lý của công ty CP thương mại Phú Xuyên được tổ chức gọn

nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công

ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc các phòng chức năng Mỗi phòng đều có

chức năng và quyền hạn riêng nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhautrong quá

trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các quá trình hoạt động kinh doanh

đều diễn ra nhịp nhàng , ăn khớp nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty

Ban lãnh đạo của công ty gồm :

- Giám đốc : Ông Nguyễn Văn Long Là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành

về nhân sự cũng như điều hành về toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh; là chủ tàikhoản của công ty tại ngân hàng, là người chịu trách nhiêm trước pháp luật về các vấn

đề của công ty

- Phó giám đốc : có 3 người: Là người tham mưu cho Giám đốc về công tác

quản lý nhân viên, quản lý kinh tế và điều hành kinh doanh

- Phòng kinh doanh :Phụ trách việc tìm hiểu thị trường, khai thác các hợp đồng

kinh tế, lập và kiểm tra kế hoạch sản xuất, kinh doanh

Trang 7

- Phòng sản xuất :Đây là bộ phận trực tiếp tạo ra các sản phẩm, hàng hóa Hiện

công ty có 4 phân xưởng sản xuất được chia làm 20 tổ Quản đốc, phó quản đốc,

cùng với tổ trưởng, tổ phó của mỗi tổ có nhiệm vụ phổ biến giám sát quá trình

sản xuất của công nhân để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và đạt

hiệu quả cao

- Phòng bán hàng : Là bộ phận nhận đơn đặt hàng và bán hàng cho khách …

- Phòng kế toán : Nhiệm vụ chính là xác định kết quả kinh doanh, cung cấp

thông tin, số liệu chính xác về hoạt động tài chính, áp dụng các tài khoản, phân

tích kế toán cũng như các loại sổ sách giấy tờ để phục vụ cho việc điều hành

quản lý của ban giám đốc

Sơ đồ bộ máy quản lý công ty CPTM Phú Xuyên.

1.Giới thiệu về phòng ban nơi thực tập

Quản lý bán hàng là đề tài mà Em quan tâm và theo đó Em chọn Bộ phận

bán hàng làm phòng ban thực tập Chức năng, nhiệm vụ chính của bộ phận này

là quản lý thành phẩm, là nơi xử lý các yêu cầu mua hàng của khách hàng và

thực hiện quá trình bán hàng Quy trình xuất bán sản phẩm trải qua rất nhiều

khâu với nhiều ghi chép nhưng hầu hết chỉ được thực hiện thủ công bằng tay

Sau khi xuất bán sản phẩm và nhận đầy đủ tiền hàng của khách hàng thì bộ phận

này hoàn thành công việc của mình

2 Đề tài

2.1.Tên đề tài:

Căn cứ vào những điêù trên nên em chon đề tài thưc tập của mình là:

“Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” tại công ty CP Thương Mại Phú

Xuyên

2.2.Lý do chọn đề tài.

Hiện nay, công tác quản lý điều hành và kinh doanh dịch vụ của Công ty

CPTM Phú Xuyên còn nhiều lĩnh vực chưa được tin học hoá cao, mới bước đầu

Trang 8

đưa ứng dụng của tin học vào công tác kế toán và kinh doanh nhưng mới ở cấp

độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần Đặc biệt là trong công tácquản lý bán hàng đòi hỏi cập nhật thông tin một cách chi tiết, chính xác, thườngxuyên và nhanh chóng Chính vì thế đối với các hoạt động này, giải pháp thíchhợp nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnhvực quản lý dữ liệu Theo những yêu cầu này Em nhận thấy sự cần thiết của việcđưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế và từ thực tế công tác quản lý bán hàngcủa Công ty CPTM Phú Xuyên.Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầuvào của quá trình bán hàng, cho phép xem các báo cáo, các thông tin phục vụnhà quản lý, thực hiện bán hàng nhanh chóng cho khách hàng thông qua một sốchức năng quan trọng như sau:

+Kiểm tra công nợ hiện tại của khách hàng, kiểm tra số lượng mặt hàngbất kì hiện tại…

+ Đưa ra các báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo yêu cầu của ngườiquản lý tại một thời điểm bất kỳ trong năm

+Tự động hoá hệ thống tránh việc xử lý thông tin một cách thủ công

Hi vọng đề tài mang lại nhiều tiện ích trong công tác bán hàng của Công

ty, giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể tham khảo ứng dụng vào việc quản lýCông ty mình

3.Thực trạng của đề tài ,sự cần thiết và tính khả thi của đề tài

Hiện nay internet đã phát triển rộng rãi trên cả nước từ nông thôn đến thànhthị , sự phát triển của công nghệ thông tin đang đòi hỏi mỗi ngành, mỗi doanhgnhiệp phải có sự đổi mới tiến bộ Yêu cầu đòi hỏi cao về tiết kiệm thời giancủa khách hàng đồng thời đạt tính chính xác, kịp thời , độ tin cậy trong việc bánhàng, yêu cầu giảm số lượng nhân viên các khâu yêu cầu đưa ra các thông tinchính xác về hàng hoá cũng như các khoản vay nợ của công ty đối với nhà cungcấp và khách hàng…Để công ty và các sp bán đươc quản lý một cách tiện lợithông qua phần mềm quản lý bán hàng nhằm ;

+ Dễ dàng cập nhật phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, đơn đặt hàng

+Đảm bảo xử lý thông tin nhanh phục vụ thống kê theo yêu cầu của nhàquản lý ở bất kỳ thời điểm nào…

III.Dữ liệu đầu vào, đầu ra và quy trình xử lý dữ liệu

1.Dữ liệu đầu vào, đầu ra của hệ thống.

Bao gồm các danh mục sau:

 Danh mục hàng hóa

 Danh mục kho

 Danh mục phiếu nhập kho

 Danh mục chi tiết phiếu nhập kho

 Danh mục đơn đặt hàng

 Danh mục chi tiết đơn đặt hàng

 Danh mục khách hàng

 Danh mục phiếu thu

b Luồng thông tin đầu ra của hệ thống

Trang 9

 Báo cáo tổng hợp, chi tiết xuất – nhập – tồn

 Thống kê các mặt hàng bán trong tháng, quý, năm

 Báo cáo công nợ khách hàng

 Báo cáo tổng hợp thu

Họ tên người giao hàng: Nhập tại kho: STT Tên sản phẩm Mã số

Đơn

vị tính

Cộng

Cộng thành tiền ( bằng chữ):

Nhập, ngày…tháng…năm…

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

Trang 10

Diễn giải

Ngàynhập,xuất

Số lượng xácKý

nhậncủakếtoán

Trang 12

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Trang 13

- Căn cứ Nghị định số 17/HĐ – BT ban hành ngày 16 tháng 01 năm 1990của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Hợp đồngkinh tế.

- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên

Hôm nay, ngày… tháng…năm… các bên gồm các thành phần như sau:

Điều 1: Tên hàng, giá cả:

VAT 5%

Tổng cộngĐiều 2: Thanh toán

Điều 3: Thời gian, địa điểm giao hàng

Điều 4: Cam kết chung

Hai bên cam kết thực hiện nghiêm ngặt các điều khoản đã ghi trong hợpđồng Trường hợp có khó khăn trở ngại hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyếtbằng văn bản

Trang 14

*Mẫu số 6: Biên bản giao nhận hàng

CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ

1 Ông ( Bà ):……… Chức vụ: Nhân viên bán hàng

2 Ông ( Bà ):……… Chức vụ: Nhân viên kế toán

II/ Bên nhận:

1 Ông ( Bà ):……… Chức vụ: Làm đại diện

Đã cùng nhau ký kết biên bản giao nhận hàng với nội dung sau:

STT Mã kho Tên sản phẩm Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng

Số tiền viết bằng chữ:

Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, bên giao giữ 03bản, bên nhận giữ 01 bản

Thủ kho Nhân viên bán hàng Nhân viên kế toán

*Mẫu số 7: Phiếu xuất kho

Trang 15

Cộng thành tiền ( bằng chữ):

Xuất, ngày…tháng…năm…

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng

*Mẫu số 8: Hóa đơn bán hàng

Trang 16

Ngày …tháng …năm… Số:

Họ tên người mua hàng: ………

Tên đơn vị: ………

Địa chỉ: ………

Số tài khoản:………

Hình thức thanh toán:……… MS: ………

STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vịtính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 Cộng tiền hàng Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) *Mẫu số 9: Phiếu thu Đơn vị:……

Địa chỉ:…… PHIẾU THU Ngày… tháng… năm

Số:…

Nợ:… Có:… Mẫu số:01- TT QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Họ tên người nộp tiền:

Địa chỉ:

Lý do nộp tiền:

Số tiền:

( Viết bằng chữ ):

Kèm theo:

Đã nhận đủ số tiền ( bằng chữ):

Ngày…tháng…năm…

Giám đốc

( Ký, họ tên, đóng dấu)

Kế toán trưởng

( Ký, họ tên )

Người nộp tiền

Người lập phiếu

Thủ quỹ

HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN

Trang 17

I.Phân tích hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên 1.Quy trình bán hàng tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên 1.1.Nhập kho thành phẩm

Sau khi quá trình sản xuất tại bộ phận sản xuất được hoàn thành, thành

phẩm được tiến hành nhập kho Bộ phận bán hàng (BPBH) nhận Phiếu nhập kho ( Mẫu số 1) từ kho thành phẩm của Công ty Trước khi tiến hành nhập kho,

Bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm nhập kho,sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng thì BPBH thực hiện cập nhật phiếu nhập kho

và lưu vào sổ chứng từ nhập Căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm, cuối mỗi

ngày tiến hành cập nhật vào Thẻ kho ( Mẫu số 2) và cập nhật vào Sổ kho ( Mẫu

số 3 ) theo từng sản phẩm cuối mỗi tháng.

1.2 Bán hàng.

Khi có yêu cầu mua hàng khách hàng gửi Đơn đặt hàng ( Mẫu số 4 ) đến

Công ty bằng văn bản, điện thoại, fax hoặc gặp gỡ trực tiếp, kí kết hợp đồng vớilãnh đạo Công ty hoặc những người có chức trách trong Công ty Bộ phận bán

hàng có trách nhiệm tiếp nhận Đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến hoặc Hợp đồng kinh tế ( Mẫu số 5) giữa Công ty và khách hàng sau khi đã xem xét thỏa

thuận về việc mua hàng đối chiếu với giấy tờ sổ sách liên quan đến hàng còntrong kho( Thẻ kho, Số kho) Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra lại hàng hoá trong khoxem có đủ và đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu hay không

- Nếu trường hợp hàng trong kho không đủ số lượng hoặc không đảm bảochất lượng mà Khách hàng yêu cầu

+ Đối với trường hợp hàng thiếu: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo choKhách hàng để xin thêm thời gian để hoàn thành sản phẩm và hẹn ngày giờ cụthể cho khách biết

+ Đối với trường hợp hàng không đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêucầu : Bộ phận bán hàng sẽ hỏi ý kiến khách hàng xem với chất lượng như vậythì liệu khách hàng có chấp nhận mua hay không

Trang 18

- Nếu trường hợp hàng trong kho đủ và đảm bảo chất lượng thì Bộ phận bán

hàng sẽ tiến hành in Phiếu xuất kho (Mẫu số 6) Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho in Biên bản giao nhận hàng ( Mẫu số 7) gửi cho khách hàng một bản và

lưu lại 03 bản để đối chiếu khi không có sự thống nhất giữa Công ty và kháchhàng Căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng, bộ phận bán hàng

tiến hành làm thủ tục xuất bán sản phẩm Cán bộ bán hàng viết Hóa đơn bán hàng ( 3 Liên : Liên 1& Liên 3 :Lưu ; Liên 2: Giao cho khách hàng) ( Mẫu số

8) Nhân viên giao hàng có nhiệm vụ yêu cầu khách hàng ký nhận vào các giấy

tờ có liên quan và giao hàng cho khách hàng

1 3 Thanh toán

Sau khi bán hàng, BPBH lập Phiếu thu ( Mẫu số 9), lưu lại một bản và giao cho khách hàng một bản Khi khách hàng đến thanh toán BPBH căn cứ vào Sổ

nợ phải thu của từng khách hàng( Mẫu số 10) để thực hiện thanh toán Khách

hàng có thể thanh toán tiền hàng với bộ phận bán hàng của Doanh nghiệp bằngtiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng Khách hàng mua lẻ phải thực hiện thanh toán

đủ số tiền hàng vừa mua, đối với khách hàng mua với số lượng lớn, khách hàngquen của Công ty có thể nợ lại một phần số tiền hàng

Công ty sẽ cho khách hàng một khoảng thời gian để trả nợ Đến thời hạn mà

khách hàng chưa thanh toán thì BPBH viết và gửi Giấy báo nợ ( Mẫu số 11)

cho khách hàng yêu cầu thanh toán nợ Sau khi thu được nợ, BPBH tổng hợp lại

sổ nợ phải thu

1.4.Tìm kiếm

Căn cứ vào lượng thành phẩm nhập và xuất trong ngày bộ phận quản lýbán hàng tiến hành cộng chốt sổ theo dõi hàng hóa Khi cần thiết nhà quản lýyêu cầu bộ phận quản lý bán hàng phải thống kê xem đã nhập kho thành phẩm

của phân xưởng sản xuất nào, tìm kiếm ra danh sách hàng hóa sản phẩm đã xuất

bán cho khách hàng Đồng thời có thể in ra danh sách phiếu xuất, phiếu nhập,các hóa đơn chứng từ có liên quan cho nhà quản lý kiểm tra

1.5 Báo cáo

Trang 19

Ngoài công việc phải thực hiện hàng ngày khi có một nghiệp vụ kinh tếphát sinh như: Nhập kho thành phẩm, bán hàng cho khách hàng

Cuối kì, Bộ phận bán hàng còn phải thực hiện một số công việc như sau: Tổng hợp:

+ Báo cáo nhập – xuất - tồn (Mẫu số 12) + Báo cáo tổng hợp thu và công nợ khách hàng

Đưa ra một báo cáo về tổng lượng hàng hoá đã nhập - xuất và còn tồntrong kho tại một thời điểm bất kỳ trong năm theo yêu cầu của nhà quản lý

Từ báo cáo đó nhà quản lý có thể thống kê hàng hoá có trong kho, còn tồntrong kho phân loại tổng hợp hàng hóa thích hợp cho việc quản lý số lượng hànghóa thực tế có trong kho so với lượng vật tư trên các chứng từ và sổ sách quản

lý Bộ phận quản lý bán hàng cộng số lượng sản phẩm xuất bán và nhập trongngày, cuối tháng cuối quý phải lưu vào thẻ kho để có thể kiểm duyệt hàng hóa

vật tư cho chính xác

2.Phân tích hệ thống về xử lý

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

Sơ đồ phân cấp chức năng được sử dụng để đưa ra các chức năng và quá

trình, thông qua nó để mô tả các chức năng xử lý của hệ thống theo dạng mức.Việc phân rã chức năng được thực hiện trong sơ đồ phân cấp chức năng hay cònđược sử dụng để chỉ ra mức độ mà từng quá trình còn phải xuất hiện trong biểu

đồ luồng dữ liệu Qua sơ đồ phân cấp chức năng liệt kê cho ta biết được nhữngchức năng mà hệ thống cần thực hiện

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Báo cáo

5

Lập phiếu thu 3.1

Tổng hợp

nợ phải thu

3.2

Báo cáo nhập kho

5.1

Báo cáo xuất kho 5.2

Báo cáo tồn kho

5.3

Nhận & lưu ĐĐH 2.1

TK sản phẩm 4.2

TK phiếu xuất 4.3 Lập phiếu

xuất kho 2.3

Đối chiếu thẻ kho 2.2

Viết BBgiao nhận hàng 2.4

Lập hoá đơn bán hàng 2.5

TK phiếu nhập 4.4

TK Đơn đặt hàng 4.5

Báo cáo công

nợ kh

5.4

Trang 20

2.2.Biểu luồng dữ liệu của hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên.

2.2.1/ BLD mức khung cảnh:

Sơ đồ cho ta thấy mối quan hệ sau:

Khi có đơn dặt hàng của khách hàng thì bộ phận quản lý bán hàng sẽ cậpnhật ,kiểm tra tư kho hàng rồi báo cáo về công nợ cũng như nhập ,xuấthàng cho khách theo yêu cầu của ban giám đốc, sau thông báo tới kháchhàng để giao nhận hàng và kí vào các phiếu hd bán hàng ,phiếuxuất ,phiếu thu…Hệ thống bao gồm 3 tác nhân ngoài tương ứng đó là:Nhà quản lý, khách hàng và bộ phận kho

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Khách Hàng

Kho

Khách Hàng

Thông tin khách hàng

Đơn Đặt hàng/Hợp Đồng kinh tế

BB giao nhận hàng

Phiếu xuất Phiếu thu

Trang 21

2.2.2/ BLD mức đỉnh:

gồm có 5 chức năng sau:

- nhập kho - bán hàng - tìm kiếm - thanh toán - báo cáo

có quan hệ với nhau nhằm quản lý bán hàng 1 cách tốt nhất cho toàn hệ thống

Trang 22

2.2.3/ BLD mức dưới đỉnh

A/ BDL mức dưới đỉnh chức năng 1: Nhập kho thành phẩm

Khách hàng

BC nhập xuất tồn

Nhà Quản Lý

Thanh toán 4

Báo cáo 5

BC công nợ KH

Hoá

đơn

bán hàng

Phiếu xuất

Phiếu thu

Phiếu nhập Phiếu xuất

Đơn đặt hàng

Phiếu thu phiếu nhập -thẻ kho

DDH/DMSP

Trang 23

B/ BDL mức dưới đỉnh chức năng 2: Bán hàng

Nhận &Cập nhật PNK

1.1

Cập nhật thẻ kho

1.2

Kho

Thẻ kho

Phiếu Nhập phiếu nhập

Nhận &

Lưu ĐĐH

2.1

BB giao hàng

Phiếu

XK hợplệ

Khách hàng

Phiếu xuất kho

Lập Phiếu Xuất Kho 2.3

Đối chiếu thẻ kho 2.2

Lập HĐ Bán hàng 2.5

ĐĐH

đc đáp ứng

HĐBH

Viết BB giao nhận hàng 2.4

HĐ bán hàng

ĐĐH/HĐKT

ĐĐH/HĐKT được chấp nhận

ĐĐH hoặc HĐKT

Biên

bản

giao

hàng

Trang 24

Chú thích:

ĐĐH : Đơn đặt Hàng

HĐKT:Hợp Đồng Kinh tế

HĐBH: Hoá đơn bán hàng

BB giao hàng:Biên bản giao hàng

C/ BLD mức dưới đỉnh chức năng 3: Thanh toán

Lập phiếu thu 3.1

Tổng hợp

nợ phải thu 3.2

Yêu cầu thanh toán nợ

Trang 25

Tìm kiếm sản phẩm 4.2

Tìm kiếm đơn đặt hàng 4.5

Tìm kiếm phiếu xuất 4.4

D/S Sản phẩm

Yêu cầu tìm kiếm

Yêu

Yêu cầu tìm kiếm

DS Đơn Đặt Hàng

Trang 26

E/ BLD mức dưới đỉnh chức năng 5: Chức năng báo cáo

Bcáo công

nợ khách hàng 5.4

Báo cáo xuất kho 5.2

Báo cáo tồn

Báo cáo nhập kho

Bcáo công

nợ khách hàng

Yêu cầu Báo cáo

Trang 27

II Phân tích và thiết kế hệ thống về dữ liệu

1 Thiết kế cơ sở dữ liệu.

1.1 Lựa chọn môi trường cài đặt.

1.1.1 Access là gì?

Trang 28

Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL), cũng giống như các

hệ CSDL khác, Access lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biêu diễn thông tin và tựđộng làm nhiệm vụ khác.Việc sử dụng Access, chúng ta có thể phát triển chocác ứng dụng một cách nhanh chóng

Access cũng là một ứng dụng mạnh trong Windows, bạn có thể cắt dán dữliệu từ bất cứ ứng dụng nào trong môi trường Windows nào cho Access vàngược lại, bạn có thể liên kết các đối tượng nào đó vào môi trường Access

Dù sao Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất tốt trong CSDL, đồng thời

nó có thể giúp chúng ta tới tất cả các dạng dữ liệu Nó có thể làm việc với nhiềuhơn một mảng tại cùng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rối của dữ liệu và làmcho công việc dễ dàng thực hiện hơn.Chúng ta có thể liên kết một bảng trongParado và một bản trong Database, có thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kếtnối cơ sở dữ liệu này với những bảng làm việc trong Excel một cách nhanhchóng và dễ dàng

1.1.2 Accsess cung cấp những công cụ gì?

Access cung cấp nhưng thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiệnvới những địng nghĩa khoá và khoá ngoại, các loại luật quan hệ, các mức kiểmtra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc địnhcho môi trường trong một bảng Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mứcDatabase Access ngăn chặn được sự cập nhật và xoá thông tin này bị từ bỏ qua Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm vănbản, kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày/tháng, kiểu meno, kiểu Yes/No và các đốitượng OLE.Nó cũng hỗ trợ cho các giá trị rỗng khi các giá trị này bị bỏ qua Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được các đòi hỏi với kiến trúcmềm dẻo của nó.Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặctheo mô hình Client/Server.Thông qua ODBC chúng ta có thể kết nối với nhiềudạng dữ liệu bên ngoài

Access chúng ta có thể phân quyền cho người sử dụng và các nhóm trongviệc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tượng cơ sở dữ liệu

1.1.3 Quy tắc đặt tên trường, tên bảng.

* Thiết kế các bảng và xác định các mối quan hệ giữa các bảng

Trang 29

Bảng là đối tượng đầu tiên cần phải tạo trước khi tạo các đối tượng khác dovậy việc thiết kế các bảng trong cơ sở dữ liệu phải bảo đảm một số nguyên tắcnhất định để cơ sở dữ liệu có tính hợp lý trong lưu trữ và xử lý về sau.

* Một số quy tắc và xây dựng cơ sở dữ liệu

+ Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất

+ Mỗi bảng phải có một số trường là khoá nhờ đó mà không có các bảngghi trùng nhau

+ Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay gọi

là liên quan đến chủ thể của bảng (Đều gọi là phụ thuộc hàm)

Theo quy tắc trên phải đạt hai yêu cầu:

- Yêu cầu thứ nhất là phải đầy đủ các trường

- Yêu cầu thứ hai là các trường đó phải liên quan đến các khoá cơ bản + Có thể thay đổi một trường bất kỳ (Trừ các khoá cơ bản) mà không ảnhhưởng đến các trường

Sau khi thiết kế các bảng chúng ta chỉ có cấu trúc các bảng chưa có cácthông tin quan hệ giữa các bảng với nhau Do đó việc thiết lập quan hệ giữa cácbảng sẽ giúp nhau Microsoft Access quản lý các dữ liệu được hợp lý hơn vàđồng thời thông qua các mối quan hệ chúng ta có thể trao đổi qua lại giữa cácthông tin trong các bảng có quan hệ

Nếu ta thiết kế tốt thì các bảng sẽ có mối quan hệ, nhờ mối quan hệ đó mà talần ra kết quả khi có yêu cầu

+ Quan hệ 1-n: Là quan hệ mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có quan

hệ với nhiều bảng ghi trong bảng thứ hai

+ Quan hệ 1-1: Là quan hệ mỗi bảng ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có quan

hệ với một bảng ghi trong bảng thứ hai

1.2 Mô hình liên kết thực thể

Trang 30

Sản phẩm

Phiếu thu

Trang 31

Đinh Thị Thu Hà Lớp TH39A

Đơn đặt hàng

Ngày đặt hàng

Mã khách hàng

Phiếu xuất

Mã KH

Ngày xuất

ID-PX

Số phiếu xuất

Mã kho

31

Trang 32

Khách hàng

Điện thoạiĐịa chỉ

Tài khoản

Mã số thuế

CT Phiếu Xuất

Số CTPX

ID_PX

Số lượng

Mã sp

Giá bán

32

Trang 33

Sản phẩm

Đơn vị tính

Hoá đơn

ID- HD

Ngày hoá đơn

Số hoá đơn

Mã khách hàng

33

Định dạng
Số trang	67
Dung lượng	1,36 MB