HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (MIS) DỰ ÁN SỬA CHỮA VÀ NÂNG CAO AN TOÀN ĐẬP (WB8)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN BAN QUẢN LÝ TRUNG ƯƠNG CÁC DỰ ÁN THỦY LỢI (CPO) HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (MIS) DỰ ÁN SỬA CHỮA VÀ NÂNG CAO AN TOÀN ĐẬP (WB8) Phần 1: Người dùng Chủ đầu tư Hà Nội, tháng 11/2020 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (MIS) DỰ ÁN SỬA CHỮA VÀ NÂNG CAO AN TOÀN ĐẬP (WB8) Phần 1: Người dùng Chủ đầu tư NỘI DUNG I GIỚI THIỆU CHUNG II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG ĐĂNG XUẤT HỆ THỐNG III CẬP NHẬT THÔNG TIN IV XEM THÔNG TIN V CẬP NHẬP SỐ LIỆU 13 VI KẾT QUẢ THỰC HIỆN 20 DANH MỤC HÌNH Hình 1: Mở đầu hệ thống MIS Hình 2: Đăng nhập vào hệ thống Hình 3: Màn hình mở đầu MIS chủ đầu tư Hình 4: Đổi mật người dùng Hình 1: Menu cập nhật thơng tin chủ đầu tư Hình 2: Chủ đầu tư cập nhật tin tức Hình 3: Cập nhật hình ảnh/video Hình 4: Cập nhât tài liệu tiểu dự án Hình 5: Cập nhật chi tiết tài liệu tiểu dự án 10 Hình 6: Cập nhật báo cáo 11 Hình 7: Cập nhật báo cáo theo Thơng tư 12 11 Hình 1: Menu xem thơng tin 12 Hình 1: Menu cập nhật số liệu 13 Hình 2: Cập nhật tổng mức đầu tư theo cấp phê duyệt 14 Hình 3: Cập nhật tổng mức đầu tư chi tiết theo cấp phê duyệt 14 Hình 4: Cập nhật thông tin chung hồ tiểu dự án tỉnh Hịa Bình 15 Hình 5: Cập nhật thông tin hồ chọn “hủy” 15 Hình 6: Bản đồ vị trí hồ Cốc (Hịa Binh) Google Map 16 Hình 7: Cập nhật thông tin kỹ thuật hồ tiểu dự án tỉnh Hịa Bình 16 Hình 8: Cập nhật tiến độ chuẩn bị BCKT tiểu dự án 2, tinh Hịa Bình 17 Hình 9: Cập nhật gói thầu có nguồn vốn ODA cho tiểu dự án 2, tỉnh Hịa Bình 18 Hình 10: Cập nhật hợp đồng có nguồn vốn ODA cho tiểu dự án 2, tỉnh Hịa Bình 18 Hình 11: Cập nhật giải ngân 19 Hình 12: Thanh toán cho nhà thầu TKBVTC tiểu dự án Hịa Bình 19 Hình 1: Xem kết thực 20 Hình 2: Xem tổng mức đầu tư tiểu dự án tỉnh Hịa Bình 21 I GIỚI THIỆU CHUNG Phần mềm “Hệ thống thông tin quản lý (MIS) dự án Sửa chữa nâng cao an toàn đập – WB8” Tư vấn thực dự án (PIC) xây dựng nhằm hỗ trợ việc thu thập, lưu trữ, xử lý lập báo cáo giám sát đánh giá kết thực kế hoạch vốn đầu tư cách kịp thời xác Dự án WB8 có khoản tín dụng số Cr 5749-VN ký ngày 8/4/2016 Khoản tín dụng với Hiệp định tài trợ có hiệu lực từ ngày 8/7/2016, đóng khoản vay từ Ngân hàng giới vào ngày 30/6/2022 Báo cáo Nghiên cứu khả thi dự án Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn (Bộ NN&PTNT) phê duyệt định số 4638/QĐ-BNN-HTQT ngày 9/11/2015 Cơ quan chủ quản dự án Bộ NN&PTNT Bộ Công thương Bộ Tài nguyên Môi trường chủ quản dự án thành phần Chủ dự án Ban Quản lý Trung ương Dự án Thủy lợi (CPO) thành lập Ban quản lý dự án Trung ương (CPMU) thuộc CPO Các đơn vị thực dự án gồm: Bộ NN&PTNT, Bộ Tài nguyên Môi trường, Bộ Công thương 33 tỉnh Bắc Giang, Bắc Kạn, Bình Định, Bình Thuận, Đắk Lăk, Đắc Nơng, Gia Lai, Hà Giang, Hà Tĩnh, Hải Dương, Hịa Bình, Khánh Hịa, Kon Tum, Lâm Đồng, Lạng Sơn, Lào Cai, Nghệ An, Ninh Bình, Ninh Thuận, Phú Thọ, Phú Yên, Quảng Bình, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Quảng Ninh, Quảng Trị, Sơn La, Tây Ninh, Thái Nguyên, Thanh Hóa, Thừa Thiên Huế, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc, Yên Bái Số lượng tỉnh dự án thay đổi tùy thuộc vào yêu cầu thực Chương trình Bảo đảm an tồn hồ chứa nước Mục tiêu dự án WB8 hỗ trợ thực Chương trình bảo đảm an tồn hồ chứa nước thông qua sửa chữa, nâng cấp đập ưu tiên, tăng cường lực quản lý, vận hành an toàn đập nhằm bảo vệ cho dân cư sở hạ tầng kinh tế - xã hội vùng hạ du Tổng vốn đầu tư cho dự án 443 triệu USD, vốn vay Ngân hàng Thế giới 415 triệu USD, vốn đối ứng 28 triệu USD Dự án WB8 có nhiều hoạt động diễn giai đoạn thực khác địa bàn rộng Việc xây dựng Hệ thống thông tin quản lý dự án (MIS) nhu cầu cần thiết để hỗ trợ đơn vị thực dự án quản lý, giám sát đánh giá kết thực Với mong muốn giúp đơn vị hiểu rõ cách thức sử dụng Hệ thống thông tin này, Tư vấn PIC ban hành tài liệu “Hướng dẫn sử dụng MIS” Tài liệu gồm hai phần: Phần dành cho người dùng chủ đầu tư, Phần dành cho người Quản trị hệ thống Sau nội dung phần Trong trình sử dụng MIS, có vấn đề cần giải đáp, xin vui lịng liên hệ với chúng tơi theo địa sau: Văn phòng PIC, Tòa nhà 2-4A, Số 90 Vọng Hà, Hoàn Kiếm, Hà Nội; ĐT: +8424.666.49598, liên hệ ông Lê Văn Diệm, Email: levandiem.isge@gmail.com, ĐT: 0904177199 II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG Người dùng truy nhập vào Hệ thống qua địa website: http://wb8.com.vn thơng qua trình duyệt phổ biến cài đặt máy tính điện thoại di động firefox, Chrome, Safari, Internet Explore, Côc Cơc (nên cập nhật trình duyệt sử dụng) Sau truy cập thành công, Hệ thống xuất trang chủ hình bên dưới: Hình 1: Mở đầu hệ thống MIS Từ hình trang chủ, để đăng nhập vào hệ thống MIS, người đăng nhập phải có tài khoản riêng Bước 1: Đăng nhập vào MIS: menu chính, nhấp chuột trái vào chữ Đăng nhập, hình xuất sau: Hình 2: Đăng nhập vào hệ thống Bước 2: Nhập tên tài khoản (ví dụ: hoabinh ) mật khẩu, sau nhấn nút “Đăng nhập” để truy nhập vào hệ thống Sau đăng nhập thành cơng, hình xuất sau: Hình 3: Màn hình mở đầu MIS chủ đầu tư Màn hình thể hệ thống MIS tỉnh hoabinh với thành phần sau: (1) menu chính với chức năng: hệ thống, cập nhật thông tin, xem thông tin, ISC M&E, cập nhật số liệu, kết thực thoát; (2) phần tin tức (nửa trái hình) phần nửa phải hình gồm: (i) thơng báo từ CPMU, (ii) kết thực hiện; phân bổ nguồn vốn theo tổng mức đầu tư giải ngân (cập nhật 2020); tổng hợp vốn dự án (cập nhật 2020); tình hình đấu thầu, trao hợp đồng Cuối hình bên trái chức thảo luận; người dùng nhấn nút “thảo luận” để trao đổi thơng tin hình khác (tham khảo Hướng dẫn sử dụng CHAT có menu mở đầu, mục Hướng dẫn) Góc phải (cuối hình) có chữ hoabinh Thao tác đổi mật khẩu: - Tên tài khoản mật người quản trị hệ thống cấp phát Sau người dùng thay đổi cấp phát Việc đổi mật thực cách nhấp chuột vào mục “Hệ thống”, “Quản lý tài khoản”, hình sau: Hình 4: Đổi mật người dùng - Tài khoản cũ cuối hình Người dùng nhập lại mật vào ô Mật - Nhấp chuột vào nút “Cập nhật” để cập nhật thông tin ĐĂNG XUẤT HỆ THỐNG Để đăng xuất khỏi hệ thống, người dùng bấm chuột vào chữ “thoát” menu hệ thống đơn vị chủ đầu tư III CẬP NHẬT THÔNG TIN Người dùng muốn cập nhật thơng tin vào menu này, hình xuất sau: Hình 1: Menu cập nhật thông tin chủ đầu tư Chủ đầu tư cập nhật nội dung sau: Tin tức, thông báo, video Tài liệu dự án Cập nhật báo cáo Cập nhật giới thiệu đơn vị Cập nhật thông tin liên hệ (tên người, số điện thoại, địa email,…) Cập nhật tin tức, thông báo, video Người dùng di chuột để nhấn vào mục này, hình sau: Hình 2: Chủ đầu tư cập nhật tin tức Theo đó, nhập tiêu đề tin, giới thiệu tin, loại tin (bấm mũi tên xuống chọn “tin tức kiện”, sau vào nội dung tin Tiếp chuyển xuống hình sau: Hình 3: Cập nhật hình ảnh/video Nếu có ảnh thêm tập ảnh chọn “Thêm” Nếu trường hợp cần sửa tin làm chọn “cập nhật”; ngược lại “xóa” tin Khi cập nhật thơng báo video làm tương tự Cập nhật tài liệu dự án Khi chọn nội dung để cập nhật tài liệu tiểu dự án tỉnh Hịa Bình (đã đăng nhập), hình xuất sau: Hình 4: Cập nhât tài liệu tiểu dự án Người dùng điền đầy đủ thông tin tài liệu cho dù thêm (nhấp chuột nút thêm ) hay chỉnh sửa tài liệu có Lưu ý có cột Loại tài liệu (tài liệu pháp lý, tham khảo tài liệu hướng dẫn) cột Loại tài liệu (Thông tư, Quyết đinh, Nghị định,…) Mỗi cập nhật xong tài liệu, cần nhấn nút “cập nhật” Hình sau thể cơng việc cập nhật tài liệu dự án Hình 5: Cập nhật chi tiết tài liệu tiểu dự án Từ đây, người dùng có lựa chọn: “thêm mới”, “sửa” “xóa”; dù lựa chọn chọn, việc theo hướng dẫn để điền thông tin vào biểu mẫu (form) xuất hình Cập nhật báo cáo Khi chọn cập nhật báo cáo, hình sau: 10 Hình 6: Cập nhật báo cáo Tùy theo loại báo cáo (7 loại), người dùng chọn để cập nhật báo cáo tư vấn PIC, tư vấn ISC, tư vấn M&E, báo cáo đoàn giám sát WB, báo cáo giám sát đánh giá (AMT), báo cáo theo Thông tư 12 báo cáo khác Sau chọn loại báo cáo để cập nhật, người dùng thực theo hướng dẫn tương ứng có hình Ví dụ sau: Hình 7: Cập nhật báo cáo theo Thông tư 12 11 Cập nhật giới thiệu đơn vị Cập nhật thông tin liên hệ Cả loại cập nhật (mục trên), sau lựa chọn mục, người dùng cần thực theo hướng dẫn giới thiệu mục (cập nhật tin tức, thông báo, video); cuối nhớ bấm nút “cập nhật” IV XEM THÔNG TIN Đơn vị chủ đầu tư muốn xem thơng tin vào menu này, hình xuất sau: Hình 1: Menu xem thơng tin Các thơng tin xem gồm loại sau: - Tin tức, Video Tài liệu pháp lý dự án đơn vị Tài liệu tham khảo Tài liệu hướng dẫn Báo cáo Tư vấn hỗ trợ thực dự án (PIC) Báo cáo Tư vấn giám sát độc lập bên thứ ba kiểm toán nội (ISC) - Báo cáo Tư vấn giám sát đánh giá (M&E) Để xem thông tin trên, người dùng truy cập vào mục quan tâm cách vào mục để chọn; hình để xem đơn giản; xem xong nhấp nút quay (mũi tên quay trái) 12 V CẬP NHẬP SỐ LIỆU Đây chức quan MIS Để cập nhập số liệu tiểu dự án, từ cửa sổ trang chủ đơn vị đăng nhập hệ thống, di chuột vào menu “Cập nhập số liệu” Khi menu xuất thành phần sau: Hình 1: Menu cập nhật số liệu Tổng mức đầu tư Thông tin hồ chứa Các báo cáo chuẩn bị kỹ thuật Gói thầu Hợp đồng Giải ngân, tốn Tình hình vốn Người dùng lựa chọn khoảng thời gian in loại báo cáo (từ ngày…đến ngày) để xem xuất dạng file (word, excel, pdf,…) để lưu trữ Các lựa chọn thể đầu hình Cập nhật tổng mức đầu tư Khi chọn nhiệm vụ này, có lựa chọn cập nhật theo Quyết định 4638 cập nhật theo cấp phê duyệt Các nhiệm vụ cần làm tổng mức đầu tư thay đổi Giả sử cần cập nhật tổng mức đầu tư theo cấp phê duyệt cho tiểu dự án tỉnh Hịa Bình, ta có hình sau: 13 Hình 2: Cập nhật tổng mức đầu tư theo cấp phê duyệt Để cập nhật, ví dụ tiểu dự án tỉnh Hịa Bình, chọn nút “sửa”; hình sau: Hình 3: Cập nhật tổng mức đầu tư chi tiết theo cấp phê duyệt Lưu ý: - Điền thông tin vào ô tương ứng - Đơn vị tính “triệu đồng”; ví dụ tỷ giá USD tương đương 23000 VNĐ, hình trên, người dùng vào số 23000.0 - Khi cập nhật xong, bấm nút “cập nhật”; ngược lại, bấm nút “hủy bỏ” Cập nhật thông tin hồ chứa Khi chọn cập nhật “thông tin hồ chứa”, có lựa chọn “thơng tin chung” “thơng tin kỹ thuật” Khi muốn in danh sách hồ dự án wb8 Hịa Bình, nhấp nút vào nút “in báo cáo” cùng, bên trái hinh (như hình đây) Màn hình sau người dùng chọn cập nhật thông tin chung hồ tiểu dự án tỉnh Hịa Bình 14 Hình 4: Cập nhật thông tin chung hồ tiểu dự án tỉnh Hịa Bình Theo thực bước sau: - Chọn tiểu dự án (khung bên phải) ; tiếp đó, có khả năng: Khi tiểu dự án có thêm hồ, chọn “new” Khi cần thay đổi,bâm nút “sửa” Khi vào số liệu sai, nhấp nút “hủy” (xem hình đây) Hình 5: Cập nhật thơng tin hồ chọn “hủy” Trường vị trí: muốn xem vị trí hồ tiểu dự án Google Map, người dùng đưa đường link đến địa http hình, thấy vị trí hồ Ví dụ hình sau hồ Cốc, tiểu dự án tỉnh Hòa Bình Người dùng phóng to/thu nhỏ đồ sử dụng dấu +, - (trên hình bấm phím Ctrl + chuột đồng thời) 15 Hình 6: Bản đồ vị trí hồ Cốc (Hịa Binh) Google Map Nếu người dùng chọn cập nhật “thông tin kỹ thuật” hồ thuộc tiểu dự án 2, tỉnh Hịa Bình, hình sau: Hình 7: Cập nhật thông tin kỹ thuật hồ tiểu dự án tỉnh Hịa Bình Theo đó, muốn sửa thơng tin kỹ thuật hồ nhấp nút “sửa” điền thông tin vào ô tương ứng Khi cập nhật xong, nhấp nút “cập nhật” 16 Cập nhât tiến độ báo cáo chuẩn bị kỹ thuật Các báo cáo tiến độ chuẩn bị kỹ thuật có loại sau: Tiến độ thực FS DSR Tiến độ thực TKBVTC Tiến độ thực đánh giá tác động môi trường (ĐTM) Tiến độ lập báo cáo sách an tồn mơi trường (ESIA) Tiến độ lập Báo cáo sách an tồn xã hội (SA, RAP, EMDP) f) Tiến độ lập báo cáo kế hoạch ứng phó khẩn cấp (EPP) g) Tiến độ lập báo cáo vận hành & bảo dưỡng (O&M) a) b) c) d) e) Khi cập nhật loại thông tin này, ví dụ tiểu dự án tỉnh Hịa Bình, hình xuất sau: Hình 8: Cập nhật tiến độ chuẩn bị BCKT tiểu dự án 2, Hịa Bình Phía bảng chọn chức năng, gồm có hộp “in báo cáo” (khi muốn in tất tiến độ lập báo cáo kỹ thuật tiếp đến chọn tiểu dự án chọn loại báo cáo số loại vừa nói trên, ví dụ hình chọn tiểu dự án Hịa Bình; loại báo cáo FS DSR Máy tự động sinh mã cho loại tiến độ, ví dụ UBND Tỉnh phê duyệt FS DSR, mã Người dùng việc sử dụng mã để cập nhật cho phần bên phải hình với mã Người dùng làm tương tự cho tiến độ khác Cuối nhớ nhấp nút “cập nhật” Cập nhật gói thầu Khi chọn nhiệm vụ này, hình xuất sau: 17 Hình 9: Cập nhật gói thầu có nguồn vốn ODA cho tiểu dự án 2, Hịa Bình Cập nhật gói thầu làm cập nhật tiến độ chuẩn bị báo cáo kỹ thuật nói làm mục bên trên; khác có thêm lựa chọn nguồn vốn (ODA hay đối ứng) Cập nhật hợp đồng Cách thực giống mục 4, thí dụ ta có hình sau cập nhật hợp đồng cho tiểu dự án Hịa Bình Hình 10: Cập nhật hợp đồng có nguồn vốn ODA cho tiểu dự án 2, Hịa Bình Cập nhật giải ngân, tốn Trong mục có nhiệm vụ cập nhật sau: a) b) c) d) Giải ngân Thanh toán, nghiệm thu khối lượng Kế hoạch giải ngân Kế hoạch trao hợp đồng 18 - Giải ngân: “ghi lại” lần tiền tài khoản đơn vị; ví dụ sau kết giải ngân ODA tỉnh Hịa Bình có tài khoản cấp Hình 11: Cập nhật giải ngân - Thanh toán, nghiệm thu khối lượng Thanh toán, nghiệm thu khối lượng thực tế chủ đầu tư cho nhà thầu theo tiến độ Khi hình sau Hình 12: Thanh toán cho nhà thầu TKBVTC tiểu dự án 2, Hịa Bình Theo người dùng vào số liệu tương ứng với lưu ý có lựa chọn “sửa”, “thêm mới” “xóa” - Kế hoạch giải ngân - Kế hoạch trao hợp đồng Việc cập nhật kế hoạch giải ngân, kế hoạch trao hợp đồng thực tương tự cập nhật giải ngân, tốn nói Người dùng điền thơng tin vào vị trí tương ứng chọn nhiệm vụ Cập nhật tình hình vốn gồm nội dung sau: 1) Nhu cầu – phân bổ vốn theo năm (2020,2021, 2022) 2) Nhu cầu – phân bổ vốn giai đoạn 2016-2020 3) Nhu cầu – phân bổ vốn giai đoạn 2021-2025 Người dùng nhấp nút tương ứng làm theo mục tương ứng hình 19 VI KẾT QUẢ THỰC HIỆN Menu xem kết thực hình sau: Hình 1: Xem kết thực Menu gồm 10 thành phần hình trên, bao gồm: - Tổng mức đầu tư Thông tin hồ chứa Các báo cáo chuẩn bị kỹ thuật Đấu thầu trao hợp đồng Kết trao hợp đồng Tiến độ thi công xây dựng Kết giải ngân vốn ODA Kết toán (trả cho nhà thầu) Kết thực dự án Kế hoạch giải ngân Tương tự menu cập nhật số liệu, người dùng xem in báo cáo với lựa chọn khoảng thời gian báo cáo (từ ngày…đến ngày) cách lựa chọn hộp “In báo cáo/xem báo cáo” phía trái hình Sau xem muốn, người dùng xuất dạng file theo nhiều định dạng word, excel, pdf, … Ví dụ muốn xem Tổng mức đầu tư, ta có hình sau 20 Hình 2: Xem tổng mức đầu tư tiểu dự án tỉnh Hòa Bình Màn hình có lựa chọn là: ”Nhu cầu vốn ODA cấp phát”; Tổng mức đầu tư (chi tiết theo đơn vị); Tổng mức đầu tư (chi tiết cho tiểu dự án” Người dùng thực tương tự để xem thành phần cịn lại (nói trên) Để khỏi hệ thống: nhấp chuột vào chữ “Thoát” 21