Quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên của cục doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc bộ kế hoạch và đầu tư

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên của cục doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc bộ kế hoạch và đầu tư

Lời mở đầu

Chúng ta đều biết công nghệ thông tin càng ngày càng phát triển như vũbão trên toàn cầu Ở trên toàn thế giói nói chung và Việt Nam nói riêng công nghệthông tin cũng đã được sử dụng rộng rãi trong mọi hoạt động kinh tế xã hội Côngnghệ thông tin đã trở thành một nghành hết sức quan trọng trong công cuộc pháttriển nền kinh tế ở mọi quốc gia

Cục Doanh nghiệp nhỏ và vừa(DNNVV) thuộc bộ kế hoạch và đầu tư cũng

là nơi ứng dụng nghành công nghệ thông tin trong mọi hoạt động của cục.Tất cả cácphòng của cục đã đều được trang bị đầy đủ máy vi tính để thực hiện công việc thuậntiện và dặc biệt là thuận tiện trong công tác quản lí Qua thời gian thực tập và đượctìm hiểu về cách thức làm việc của cục DNNVV e đã quyết định chọn đề tài: “Phântích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên của cụcDNNVV” E hy vọng rằng đề tài của mình có thể giúp cho cục DNNVV có thểquản lí hoò sơ cán bộ công nhân viên của mình thuận tiện hơn Cũng như các nhânviên cũng có thể tìm kiếm thông tin chính xác của bản thân khi phải làm các hồ sơhay báo cáo cho lãnh đạo một cách nhanh gọn và chính xác

Em xin cám ơn thầy giáo Phùng Tiến Hải và các anh chị ở cục DNNVV

đã giúp em hoàn thành đề tài này!

Chương 1: Giới thiệu chung về cục Doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc bộ kế hoạch và đầu tư và đề tài “Quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên của cục doanh

nghiệp nhỏ và vừa thuộc bộ kế hoạch và đầu tư”

1 Cơ cấu tổ chức của cục doanh nghiệp nhỏ và vừa(DNNVV)

1.1 Giới thiệu chung về cục DNNVV

1.1.1 Chức năng.

Cục Phát triển DNNVV thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, giúp Bộ trưởng

thực hiện chức năng quản lý về xúc tiến phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa, đăng

ký kinh doanh, khuyến khích đầu tư và sắp xếp, đổi mới và phát triển doanh nghiệpnhà nước

- Theo dõi việc thực hiện chính sách hỗ trợ giúp DNN&V ở các bộ, ngành

và các địa phương Định kỳ sáu tháng, tổng hợp báo cáo về việc phát triển DNN&V

và đề xuất ra các giải pháp cần thiết để

- Phối hợp với các cơ quan,để cung cấp các thông tin cần thiết và xúc tiếntrợ giúp DNN&V trong việc tư vấn kỹ thuật và tiếp cận công nghệ, trang thiết bịmới, hướng dẫn, đào tạo vận hành, quản lý kỹ thuật và quản lý doanh nghiệp

-Văn phòng cục

- Phòng đăng kí kinh doanh

- Phòng tổng hợp và khuyến khích đầu tư trong nước

- Phòng sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp nhỏ và vừa

- Sơ đồ tổ chức bộ máy của cục

Quan hệ về đối ngoại

Phòng có nhiệm tổ chức hoạt động đối ngoại liên quan đến quảng bá vai tròcủa Cục và tăng cường hợp tác với các nhà tài trợ và là đơn vị chủ trì/ điều phốithực hiện các cuộc gặp gỡ, hội thảo quốc tế của Cục; có thực hiện các nhiệm vụkhác ví dụ như các hoạt động ngoại giao, tổ chức chuyến đào tạo, ngoài nước

Lên kế hoạch triển khai, giám sát hoạt động hợp tác quốc tế

Phòng là đơn vị đầu mối các hoạt động hợp tác quốc tế của Cục bao gồmviệc là đầu mối trong các hoạt động DNNVV và liên quan đến ASEAN – APEC,các tổ chức song phương và đa phương

Phòng chịu có phân tích tính hiệu quả của việc tài trợ quốc tế, theo dõi xuhướng các nhà tài trợ và hoạt động việc phát triển DNNVV và tư nhân trong nước.Phòng cũng hỗ trợ các cơ quan, hiệp hội, doanh nghiệp và cơ quan địa phươngthông qua việc đánh giá nhu cầu của họ về phát triển DNNVV và lượng hóa nhucầu hỗ trợ giúp quốc tế cần thiết

1.2.3 Trung tâm thông tin doanh nghiệp

Chức năng

Trung tâm thông tin doanh nghiệp là đơn vị cung cấp thông tin

về ĐKKD của doanh nghiệp trên toàn quốc

Nhiệm vụ

-Quản trị cổng thông tin doanh nghiệp

Cổng thông tin doanh nghiệp cung cấpcác thông tin hữu ích cho các nhà đầu

tư trong nước và quốc tế, cho các doanh nghiệp, đặc biệt là cho DNNVV đang kinhdoanh có kế hoạch kinh doanh tại Việt Nam

-Quản trị Mạng thông tin doanh nghiệp quốc gia gồm có 64 Phòng ĐKKDcấp tỉnh/TP trong đó có 10 tỉnh đã kết nối NBIN

NBIN là một hệ thống bao gồm thông tin về ĐKKD của các DN Việt namhoạt động theo Luật Doanh nghiệp

-Tham gia việc phát triển các chương trình thông tin cho DNNVV

-Tham gia công việc xây dựng năng lực thông tin cho các thể chế về cơ sở hạtầng hỗ trợ DNNVV cấp quốc gia và cấp tỉnh

1.2.4 Phòng xúc tiến DNNVV

1.2.4.1 Chức năng

Phòng Xúc tiến phát triển các doanh nghiệp thuộc Cục Phát triển DNNVVthực hiện chức năng điều phối, và chuẩn bị các chính sách và các chương trình xúctiến, phát triển các DNNVV tại Việt Nam

và chiến lược phát triển DNNVV

-Điều phối, hướng dẫn, theo dõi công việc thực hiện các việc trợ giúp củaChính phủ đối với DNNVV

-Tạo ra dự thảo và thực hiện các kế hoạch xây dựng năng lực đội ngũ cán bộtrong cơ cấu hỗ trợ DNNVV

- Thực hiện việc điều phối các bộ ngànhvà chính quyền địa phương để thiếtlập các vươn ươm doanh nghiệp

-Thực hiện công việc phối hợp với Phòng Hợp tác quốc tế xây dựng kếhoạch, chương trình hợp tác quốc tế về xúc tiến việc phát triển DNNVV và bao gồm

dự thảo báo cáo đánh giá các sáng kiến xúc tiến, phát triển DNNVV.;

-Luôn cập nhật nội dung về các lời khuyên cho DNNVV cho Cổng thông tindoanh nghiệp Việt Nam

-Và thực hiện việc theo dõi và giúp Lãnh đạo Cục chỉ đạo hoạt động của 03Trung tâm Hỗ trợ kỹ thuật DNNVV

-Chỉ đạo các hoạt động của cục Hướng dẫn nghiệp vụ và thủ tục về đăng kýkinh doanh và ,

- Thực hiện việc quy định chế độ báo cáo và kiểm tra, theo dõi, tổng hợp tìnhhình thực hiện việc đăng ký kinh doanh và sau đăng ký kinh doanh của các doanhnghiệp tại các địa phương trong cả nước, phối hợp xử lý các vi phạm, trong việcthực hiện đăng ký kinh doanh thuộc quyền của Bộ

-Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin về doanh nghiệp trong phạm vi cảnước cung cấp thông tin về doanh nghiệp cho cơ quan có liên quan theo định kỳ,cung cấp thông tin cần thiết cho các doanh nghiệp

-Và phát hành bản tin công bố các thông tin về doanh nghiệp doanh nghiệpthành lập phá sản, những nội đung thay đổi trong đăng ký kinh doanh các văn bảnquy phạm pháp luật có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp

1.2.5 Trung tâm hỗ trợ DNNVV

1.2.5.1 Chức năng

-Có 3 Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật Hà Nội, Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh được

thiết lập nhằm trợ giúp DNNVV nâng cao công nghệ, cải thiện chất lượng sảnphẩm

1.2.5.2 Nhiệm vụ

-Ba trung tâm hỗ trợ kỹ thuật DNNVV cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn vềlĩnh vực đầu tư, nâng cấpcông nghệ, xúc tiến, ứng dụng thiết bị,công nghệ mới,nâng chất lượng sản phẩm

-Ba trung tâm này hoạt động chính cung cấp thông tin và lời khuyên choDNNVV về công nghệ và dựa vào các nhà tư vấn va các nhà cung cấp công nghệ đểđáp ứng nhu cầu Ba trung tâm sẽ tổ chức đào tạo và thay đổi các khóa học vớitừng chủ đề liên quan đến công nghệ và xúc tiến hợp tác giữa DNNVV với doanhnghiệp quy mô lớn và hướng dẫn họ trong công việc chọn lựa, duy trì và vận hànhcông nghệ mới

1.2.6 Phòng tổng hợp và khuyến khích đầu tư trong nước

1.2.6.1 Chức năng

-Phòng Tổng hợp và khuyến khích đầu tư trong nước chịu trách nhiệm tổnghợp các vấn đề chung của Cục và quản lý nhà nước về khuyến khích đầu tư trongnước

1.2.6.2 Nhiệm vụ

-Tổng hợp và lập dự thảo báo cáo năm, kế hoạch hành động cho Cục và trợ

giúp Cục trưởng với vai trò Thư ký và hợp tác với đơn vị khác

-Trong năm 2005, Phòng là đơn vị chủ đạo điều phối để lập ra các Kế hoạch

phát triển DNNVV giai đoạn 2006-2010 và Phòng còn thực hiện các nhiệm vụ liên

quan đến hội nhập quốc tế, gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới, chống độcquyền

Khuyến khích đầu tư trong nước

Tiến hành công việc theo dõi tình hình thực hiện và kết quả thực hiện khuyếnkhích đầu tư trong nước, hợp tác với các địa phương bộ ngành liên quan để đưa racác quy chế về thủ tục giải quyết tư vấn để bổ sung chỉnh sửa luật và các quy định

1.2.7 Phòng sắp xếp đổi mới Doanh nghiệp nhà nước

-Phòng còn tham gia xây dựng mục tiêu, nhiệm vụ chiến lược và định hướngchiến lược phát triển, đầu tư vốn, bổ sung them vốn trong quá trình hoạt động đốivới các Tổng công ty do Thủ tướng quyết định thành lập tham gia để thực hiện các

Đề án thực hiện mô hình Công ty mẹ- Công ty con, tham gia ý kiến vào các Đề ánxây dựng mô hình Tập đoàn kinh tế cũng như theo dõi và tham gia thực hiệnchuyển đổi DN sang công ty TNHH có một thành viên

-Phòng còn chủ trì hoặc tham gia với các đơn vị khác thực hiện nghiên cứu,

tư vấn và soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật và cơ chế chính sách về DNNNliên quan đến hoạt động thành lập, sáp nhập, hợp nhất giải thể NDNN thành lập vàquản lý đơn vị phụ thuộc, tổ chức quản lý và chuyển DNNN thành công ty tráchnhiệm hữu hạn một thành viên theo Luật Doanh nghiệp, các quy định về đa sởhữu Phòng phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện Chương trình cổ phần hóa ,tổng công ty nhà nước giai đoạn 2007-2010 theo Quyết định số 1729/QĐ-TTg ngày

29 tháng 12 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ và tham gia soạn thảo các văn bản

quy phạm pháp luật theohướng dẫn chuyển đổi công ty nhà nước sang tổ chức vàhoạt động theo Luật Doanh nghiệp của năm 2005.

2 Công việc cần thiết mục tiêu và các phương pháp của công việc xây dựng của đề tài “quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên

2.1 Thực tế về việc quản lí hồ sơ cán bộ cuă cục DNNVV

Cục DNNVV là cơ quan thuộc Bộ kế hoạch và phát triển với nhiều cán bộ

và phòng ban Mỗi một phòng ban lại có nhiệm vụ và chức năng rieng trong côngviệc quản lí Và trong đó thì công việc quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên là mộttrong những công việc đóng vai trò rất quan trọng đó là;

-Nhận hồ sơ của các cán bộ nhân viên vừa mới được tuyển dụng vào kho hồ

-Cung cấp các danh sách cán bộ công nhân viên có đủ thời gian để nânglương, các cán bộ được nâng lương

-Cung cấp danh sách các cán bộ nghỉ hưu

-

2.2 Công việc ứng dụng tin học trong công tác quản lí và sự cần thiết cũng như mục tiêu của việc xây dựng đề tài “Quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên “ của cục.

Hiện nay tại các phòng ban của cục hầu hết đã trang bị đủ các thiết bị máytính.Qua công việc khảo sát việc ứng dụng tin học trong công việc quản lý thì chúng

ta thấy rằng việc quản lý của cục vẫn còn một số việc làm thủ công chưa tận dụngđược hết các ứng dụng sẵn có của tin học, cục vẫn còn áp dụng các phần mềm nhưWindow, Word,Excel…để phục vụ công tác nghiên cứu Trong thời gian vừa quacục đã đầu tư mua một số phần mềm kế toán nhằm giúp cho phòng tài chính kế toánhoạch toán các nghiệp vụ và quản lý thu chi một cách chính xác, hiệu quả Tuy vậy,trong vấn đề quản lý hồ sơ của cán bộ thì cục chưa sử dụng được những tính năngcủa tin học để ứng dụng trong công cuộc quản lý Các việc như nhận hồ sơ mới củacán bộ thực hiện một cách hết sức thủ công như sử dụng những kho lưu trữ các bộ

hồ sơ cồng kềnh, tốn nhiều diện tích Mỗi khi có yêu cầu của cấp trên về hồ sơ củacán bộ thì lại tốn rất nhiều công sức trong công việc tìm kiếm Do vậy mà việc quản

lý hồ sơ của cục diễn ra hết sức phức tạp, không tránh khỏi những nhầm lẫn và hiệuquả tìm kiếm không cao

Đứng trước tình hình như vậy em thấy rằng phải cần thiết xây dựng đề tàimới để phục vụ công việc quản lí hồ sơ cán bộ của cục

Mục tiêu của hệ thống này là:

-Giúp nhập mới hồ sơ, sửa chữa hồ sơ cũng như huỷ bỏ hay lưu trư hồ sơ cán

bộ công nhân viên

-Thực hiện việc cập nhật kịp thời các thong tin của các can bộ nghỉ có lí do.-Tìm kiếm thong tin trực tiếp đến một đối tượng nào đó

-Thống kê danh sách

-các nhân viên theo những điều kiện nhất định

-Đưa ra các báo cáo để trình lên lãnh đạo hay các phòng bên có liên quandên

2.3 Các công cụ để phục vụ đề tài.

Cơ sở để viết chương trình này là Foxpro là chương trình được đánh giá cao

và chiếm khá ưu thế hiện nay.Hiện nay nhờ những ưu thế của nó mà nó đã trở thànhcông cụ đắc lực để giúp các cơ quan tổ chức quản lí tốt công việc của mình.các nhà

quản lí dữ liệu đều phải nhận biết cơ quan của mình như mọt xã hộ thu nhỏ và phảikịp thời nắm bắt đựoc những thành tựu của công nghệ thong tin Đây là điều kiện

để quản lí dữ liệu thành công Trong hệ thống thong tin hiện nay thì các nhà quản lílưu trữ dữ liệu trong kho dữ liệu.Đó là nơi cất trữ dữ liệu một cách có hệ thống vàgiúp cho việc tìm kiếm thuận tiện và nhanh chóng nhất Nếu mà các dữ liệu nàyđược đặt trong bộ nhớ của máy tính điện tử thì công việc càng trở nên thuận lợi Dovậy mà ngân hàng dữ liệu là một hệ thống dung máy tính điện tử để quản lí và lưutrữ của nhiều người và để sử dụng với nhiều mục đích quản lí khác nhau.và kho dữliệu cùng với các phương tiện để duy trì sự hoạt động của nó thì đã tạo ra một hệthống quản lí.Vìvậy mà quản lí dữ liệu đóng một vai trò hết sức quan trọng.Hệ quảntrị cơ sở dữ liệu cua fổp có thể đảm nhận được các yêu cầu như sau:

-Chia sẻ: Có thể nhiều người tiếp cận cùng một lúc được

-Vận chuyển: Thuận tiện chuyển đến cho người ra quyết định

-Có thể Bảo mật: Có thể ngăn ngừa sự phá hoại và không cho ké khôngđáng tin cậy sử dung được

-Rất kịp thời : Được cập nhật thường xuyên

-Rất phù hợp: Đặc biệt cần thiết cho việc ra các quyết định

Công việc thiết kế một hệ thống thong tin quản lí nhân sự dựa trên hệ cơ sở

dữ liệu foxpro là phương pháp thiết kế phổ biến.Việc tạo lập mô hình dữ liệu làphần chính của quá trình thiét kế một cơ sở dữ liệu và cơ sở dữ liệu đã được thiếtkếphải thoả mãn được yêu cầu của ban quản lí

Chương 2 : Cơ sở của phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin

1 Mục đích của công việc phát triển hệ thống thông tin

Đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, nó phải có ích lợi trong hoạt động của

tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ giới hạn về tài chính và thời gian địnhtrước.Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp Do vậy, muốn là chủ được

nó phải tiến hành theo một phương pháp nhất định Phương pháp là một tập hợpcác bước, các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽnhưng dễ quản lí Các nguyên tắc làm cơ sở chung cho nhiều phương pháp là:

- Sử dụng các loại mô hình

-Chuyển từ cái chung sang cái riêng nhất

-Chuyển từ mô hình vật lí sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ môhình logic sang mô hình vật lí khi sang giai đoạn thiết kế

- Một trong những phương pháp sử dụng để phân tích, thiết kế hệ thống ởđây là phương pháp áp dụng nguyên tắc ba Phương pháp này được trình bày ở đâygồm 76 giai đoạn Mỗi giai đoạn gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo

Từ đây trở đi cuối mỗi giai đoạn lại bao gồm một dãy các công đoạn phải kèm theoviệc ra quyết định về vấn đề tiếp tục hoặc chấm dứt sự phát triển hệ thống Sau đây

là các giai đoạn hệ thống thông tin quản lí:

1.1 Giai đoạn 1: Đánh giá các yêu

-Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống đều phải được lập kế hoạch

và cẩn thận và rõ rang Đó là bước làm quen với hệ thống đang xét, và xác địnhthông tin phải thu thập nguồn và phương pháp thu thập thông tin cần dung

1.1.1 Làm rõ các nhu cầu.

-Đây là bước nhằm mục đích làm cho ta hiểu rõ yêu cầu của người yêu cầu.Chính giai đoạn này đánh giá yêu cầu và cụ thể là công đoạn làm rõ yêu cầu chophép ta xác định các câu trả lời, xem người sử dụng muốn gì và tiếp theo đánh giáxem là yêu cầu đúng như lời đề nghị hay có thể giảm xuống hay phải tăng cường

mở rộng them và làm sáng tỏ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua việc gặp gỡ vớinhững yêu cầu sau đó là những người quản lí chính trong đó bộ phận củ họ bị tácđộng hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới, và khung cảnh hệ thống được xemnhư các nguồn, đích của thông tin, và các bộ phận, chức năng và các cá nhân thamgia vào quá trình xử lí số liệu Về việc tiếp theo phảo làm là tổng hợp thông tin củanhững vấn đề đã được xác định và những nguyên nhân có thể nhất và chuẩn bị mộtbức tranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá khả năng thực thi của dựán.ấu đó phỏng vấn, quan sát, nghiên cứu tài liệu việc sử dụng các phiếu điều tra lànhững công cụ được tin dung của nhà phân tích Chúng được dùng suốt trong quátrình phát triển dự án trong giai đoạn đánh giá yêu cầu

1.1.2 Công việc đánh giá khả thi

- Đánh giá khả thi của một dự án là xem có yếu tố nào ngăn cần nhà phântích phải thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay làkhông.Tuy nhiên là trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành việcđánh giá lại và vấn đề chính về khả năng thực thi là khả thi về tổ chức, và tài chínhkhẳ năng về thời hạn và về khẳ thi kỹ thuật Đánh giá khả thi là rất quan trọng Nóđòi hỏi phân tích viên phải hiểu sâu về vấn đề và năng lực thiết kế nhanh các yếu tốcủa giải pháp và đánh giá chi tiét của giải pháp đó Nếu đánh giá nhận định là khôngtích cực thì nhà phân tích phải có đề xuất mới

1.1.3 Công việc chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

Báo cáo cho phép các nhà quyết định dự án tiếp tục hay ngừng lại Báo cáophải cung cấp đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo Báocáo được trình bày để các nhà ra quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm nhiều các

vấn đè Sau đó họ sẽ ra quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án và nội dung yêu cầucủa báo cáo gồm các mục sau:

- Nhắc lại các yêu cầu

- Các phương pháp tiến hành đánh giá yêu cầu

- Mô tả lại khung cảnh

- Tìm hiểu hệ thống nghiên cứu

- Nêu ra các vấn đề

- Đánh giá tính khă thi

- Đưa ra cá kiến nghị

- Đề xuất dự án

1.2 Giai đoạn 2: Là phân tích chi tiết.

Phân tích chi tiết tiến hành sau khi có sự quyết định đánh giá thuận lợi vềyêu cầu và mục đích chính của việc phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề mà hệthống đang nghiên cứu, xác định rõ các nghuyên nhân đích thực của các vấn đề đó,xác định đựơc những đòi hỏi và ràng buộc áp dụng riêng đối với hệ thống và xácđịnh được các mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt được Qua đó mà phân tíchchi tiết có thể tiếp tục hoặc ngừng phát triển hệ thống thông tin mới.Công đoạn thựchiện trong giai đoạn này gồm:

1.2.1 Lên kế hoạch phân tích chi tiết gồm.

-Tạo lập đội ngũ: phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tầm quy mô hệ thống,khích cỡ tổ chức cách thức quản lí dự án trong tổ chức sẵn sàng và thêm kinhnghiệm của các thành viên

- Lựa chọncác phương pháp và công cụ, là các phương tiện làm dễ dàng việcthực hiện các nhiệm vụ.công cụ thêm là thu thập thông tin chính là qua các cuộcphỏng vấn các phiếu điều tra và quan sát nghiên cứu tài liệu của tổ chức

-Cuối cùng là xác định thời hạn :Đó là thực hiện tuân thủ thời gian đã ấnđịnh

1.2.2 Nghiên cứu môi trương hệ thống thông tin

Hệ thông thông tin chịu ảnh hưởng từ rất nhiều yếu tố bên ngoài và ngượclại cũng ảnh hưởng tới các nhân tố đố, và các nhân tố đó dược gọi là ràng buộc của

hệ thống Nghiên cứu nó là đánh giá mức độ phù hợp của hệ thống và các ràngbuộc của môi trường, được chia thành ba lĩnh vực sau:

1.2.2.1.Môi trường bên ngoài

-Các luật cơ bản mà ngành phải tuân thu chấp hành

-Yếu tố trọng điểm của việc thành công của các tổ chức

1.2.2.2 Môi trường của tổ chức

- Kế hoạch của công việc hành động

- Mức độ của việc tập trung trách nhiệm

- Việc phân bổ địa lí

-Phân bố của người sử dụng khách hàng

-Tổ chức những nơi thực hiện xử lý dữ liệu

-Mức độ an ninh kiểm soát.

1.2.2.4 Môi trường kỹ thuật

- Phần cứng, phần mềm tại chỗ cho xử lý dữ liệu và các thiết bị khác cơ sở

dữ liệu và các tệp tin học

- Nhân sự phát triển hệ thống khai thác

1.2.3 Nghiên cứu hệ thống hiện tại.

1.2.3.1 Thu thập thông tin về hệ thong đang tồn tại

Để có dược một hình ảnh đầy đủ về các cán bộ và của hệ thống và sự vậnđộng thì các dữ liệu và các tài liệu kể ra sau đay phải được thu nhập,hoạt độngchung của hệ thống,dữ liệu vào, thông tin ra, xử lý, cơ sở dữ liệu

1.2.3.2 Vấn đề hệ thống

Nhiệm vụ đặt ra la phải tìm hiểu các vấn đề các nguyên nhân có thể của nósâu sắc so với giai đoạn trước

1.2.3.3 Xây dựng mô hình vật lí ngoài

Để thực hiện công việc này thì phân tích viên phải dựa vào các dũ liệu mô tả

đã thu nhập được về hệ thống nó tạo thành tư liệu vè hệ thống như nó đang tồn tại

và cũng là cơ sơ để kiểm tra sự hiểu biết của phân tích viên về hệ thống với người

sử dụng thông tin được rút ra từ các tài liệu đều phục vụ cho việc chuẩn đoán về hệthống đồng thời nó trợ giúp xác định các mục tiêu mà hệ thống mới cần phải đạtđược

Những mô hình vật lí ngoài và mô hình logic nó có giá trị khi chúng phảnánh thực tế của hệ thống đang nghiên cứu

Phân tích viênnhiều lần quay lại với người sử dụng để lấy thông tin thêm vàhợp thức hoá mô hình của mình

1.2.3.4 Xây dựng mô hình lô gíc

Mô hình lôgic sẽ đựoc xây dựng từ mô hình vật lí ngoài qua các dữ liệu thunhập được từ trước Nó mô tả hệ thống thực tại cho phân tích viên hợp lệ hoá về hệthống người sử dụng và là công cụ để xác định những vấn đề thuộc nguyên nhâncủa hệ thống Mô hình này cũng để chuẩn đoán và xác định mục tiêu nhu cầu của hệ

thống mới nhưng nó khác với mô hình vật lí ngoài lien quan vấn đề khác trong cùngmột thực tế.

1.2.3.5 Công việc chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề

Công đoạn này bao gồm ba nhiêm vụ chủ yếu Đó là việc đưa ra chuẩn đoánxác định các mục tiêu hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt được

và xác định các yếu tố của giảu pháp

1.2.3.6 Đánh giá lại tính khả thi

Thông tin thu thập đến thời điểm này vẫn chưa thể đánh giá tính khả thi của

dự án mà ta cần phải có thông tin tiếp theo về hệ thống sẽ xây dựng và cài đặt Đốivới mỗi yếu tố trong giải pháp ta phải xác định loại công nghệ cần có để thực thigiải pháp là đánh giá nhiệm vụ và thời gian càn có để thiết kế thực hiện và cài đặtcho giải pháp cuối cùng xác đinh ảnh hưởng của yếu tố giải pháp lên tổ chức

1.2.3.7 Sửa đổi đề xuát của dự án

Phần cuối của giai đoạn là sự phác hoạ một đề xuất của dự án và đã đượcnhững người sử dụng chấp thuận dưới thông tin vừa mới thu nhập và đánh giá khảthi lại vừa rồi chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án phải cung cấpnhững thông tin rõ nhất cho người ra quyết định biết được các nhiệm vụ

1.2.3.8 Khâu chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Đây là một tài liệu rất quan trọng vì nóphục vụ cho việc tiếp tục hay uỷ bỏ

dự án Báo cáo này phải nêu bật những điều căn bản mà nhóm phân tích viên đã tìmthấy và báo cáo phải đảm bảo thông tin chính xác

1.3 Giai đoạn 3: Là thiết kế logic.

Giai đoạn này có nhiệm vụ xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệthống cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống hiện tại và đạt những mụctiêu đã đề ra ở giai đoạn trước đó,gồm những công đoạn như sau

1.3.1 Công việc thiết kế cơ sở dữ liệu.

Là xác định yêu cầu cácthông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới

là một công việc rất khó khăn nguyên nhân để giải thích sự khó khăn đó:

- Đặc điểm của nhiệm vụ mà hệ thống trợ giúp cũng như kích cỡ của hệthống sự phức tạp của hệ thống.

- Đặc điểm của người sử dụng

- Đặc điểm của những người phát triển hệ thống

Các hình thức cơ bản để xây dựng hệ thống thông tin phục vụ việc xâydựng:

Ví dụ hỏi người sử dụng cần j? Phương pháp đi từ hệ thống thông tin đangtồn tại Tổng hợp từ đặc trưng của nhiêm vụ mà hệ thống thông tin hỗ trợ,phươngpháp thực nghiệm

Thiết kế cơ sở dữ liệu thông tin của đầu ra

Bước1 :Xác định các đầu ra

Liệt kê ra toàn bộ các thong tin đàu ra

Nội dung của khối lượng tần xuất và nơi nhân của chúng

Bước2 : Xác định các tiếp cận càn thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ratừng đầu ra Liệt kê các phần tử thong tin từ đầu ra

- Thực hiện việc chuẩn hoá mức 1 1.NF trong mỗi danh sách không cho phépchứa những thuộc tính lặp có phải tách ra thành các danh sách con rồi gán cho nómột tên tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và cho thêm thuộc tính định danhriêng của gốc

- Thực hiện chuẩn hoá mức 2 trong một danh sách thì mỗi thuộc tính phảiphụ thuộc vào hàm vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc vào một phần của khoá.Nếu có sự phụ thuộc đó thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phậncủa khoá thành một danh sách con mới, bộ phận đó làm khoá cho danh sách mới đặtcho danh sách này một tên riêng phù hợp với các nội dung của các thuộc tính trongdanh sách

- Chuẩn hoá mức 3: trong một danh sách không đựoc có sự phụ thuộc bắccầu giữa các thuộc tính và việc xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới Mỗidanh sách xác định đựoc sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu

Bước 3: Tích hợp các tệp chỉ để tạo ra một cơ sở dữ liệu từ mỗi đầu ra củabước 2 sẽ tạo ra nhiều danh sách và mỗi danh sách tới một đối tượng quản lí có sựtồn tai riêng tương đối độc lập.

Bước 4: Xác các định khối lượng dư liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

- Xác định các số lượng các bản ghi cho từng tệp

- Xác định các độ dài của một thuộc tính tính độ dài cho bản ghi

Bước 5: Xác định lô gíc và lập các sơ đồ cấu trúc dữ liệu

- Xác định quan hệ giữa các tệp biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều

1.3.2 Công việc thiết kế logic xử lí thông tin

- Là các sơ đồ logic của xử lí làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩacủa các dữ liệu do vậy mà để biểu diễn những mối quan hệ này chúng ta phải cónhững sự kiệncông việc và đạt kết quả

- Các sự kiện thực hiện khi đó làm nảy sinh một hoặc nhiều việc khác

- Đồng bộ là một kiểu lôgic kết hợp các sự kiện thể hiện các quy tắc quản lí

mà hệ thống phải kiểm tra để khởi sinh các loại công việc

- Công việc : Là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có các sự kiện khởisinh

- Quy tắc ra: Đó là điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho

ra kết quả của một công việc

- Kết quả của sản phẩm của công việc thực hiện kết quả có chung một bảnchất là cái phát sinh vịêc thực của một việc khác.Trong giai đoạn này cần thực hiện:

- Phân tích tra cứu : Đây là công việc tìm hiểu xem bằn cách nào để cóthông tin đầu ra từ các tệp đã thiết kế phần thiết kế cơ sở dữ liệu kết quả công việcnày được thực hiện bằng sơ đồ phân tích tra cứu và đưa ra các phích xử lí trong từđiển hệ thống thông tin

- Phân tích cập nhật: Thông tin trong cơ sở dữ liệu là phải được cập nhậtthường xuyên và đảm bảo cơ sở dữ liẹu phản ánh tình trạng mới nhất mà nó quản lý

và được tiến hành theo các bước sau:

Tạo ra các bảng sự kiện cập nhật.

Xác định ra các cách thức hợp lệ hoá dữ liệu cập nhật

1.4 Giai đoạn 4: Là đề xuất ra các phương án của giải pháp

Khi mô hình được xác định và thông qua người sử dụng thì công việc tiếptheo là xây dựng các phương án tiếp theo và phân tích viên phải đánh giá các chiphí và lợi ích của phương án và đưa ra các khuyến nghị cụ thể.một cho số côngdoạn trong giai đoạn này là:

- Xác định ra các ràng buộc tin học và rang buộc tổ chức

- Xây dựng ra các phương án của giải pháp

- Đưa ra các nhận xét đánh gái các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của các giai đoạn đề xuất các phương áncủa giải pháp

1.5 Giai đoạn 5: Là giai đoạn thiết kế vật lý ngoài.

Giai đoạn này đã được thực hiện sau khi phương án đã được lựa chọn, thiết

kế vật lý ngoài gồm một tài liệu chứa tất cả các đặc điểm của hệ thống mới cần thiếtcho việc thực hiện hệ thống kỹ thuật và tài liệu dành cho người sur dụng, nó mô tảcác phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin hoc hoá nó bao gồmnững công đoạn sau:

- Lê kế hoạch vạt lý ngoài

- Tạo ra chi tiết các giao diện vào ra

- Tạo ra các cách thức tương tác với phần tin học hoá

- Tạo ra các tục thủ công

- Cuối cùng là chuẩn bị và trinh bày báo cáo về thiết ké vật lý ngoài

1.6 Giai đoạn 6: Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống

Gồm các công đoạn

- Tạo lập kế hoạch thực hiện kế hoạch

- Thực hiện thiết kế vật lý trong

- Thực hiện lập trình lập trình

- Cuối cùng là chuẩn bị tài liệu

1.7 Giai đoạn 7: Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống

Đây là pha trong giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mớiđược tiến hành công việc chuyển đổi diễn ra thuận lợi thì phải lập kế hoạch cẩn thậnbao gồm:

- Lên kế hoạch cài đặt

- Thực hiện công việc chuyển đổi

- Thực hiện khai thác và bảo trì

- Thực hiện công việc đánh giá

Chơng 3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hỒ SƠ CáN

Bộ CÔNG NHÂN VIÊN CụC DOANH NGHIệP NHỏ Và VừA THUộC Bộ

Kế HOạCH & ĐầU TƯ

- Hệ thống lu trữ, quản lý đầy đủ và một cách khoa học các thông tin về nhân viên

nh, thông tin về lý lịch, thông tin về các hồ sơ nhân viên, các thông tin về quá trình

đào tạo, kỷ luật khen thởng…

- Hệ thống cung cấp các chức năng về tìm kiếm, giúp cho việc tìm kiếm nhân viêntại mọi thời điểm, một cách khoa học và tin cậy

- Hệ thống cung cấp khả năng cập nhật mới bổ sung thông tin nhân viên tại mọi thời

điểm một cách khoa học

- Hệ thống cung cấp khả năng trợ giúp nhân viên lên báo cáo, nhanh chóng và chínhxác

1.2 Mô tả hệ thống thông tin.

1.2.1 Thông tin danh mục.

Các thông tin danh mục cung cấp cho hệ thống các danh mục trợ giúp hệthống nhập dữ liệu, để tạo các thông tin ra, thông tin danh mục sử dụng cho nhiều

đối tợng khác nhau, với các thông tin biểu diễn khác nhau, đợc quy định thống nhất

và sử dụng cho việc nhập dữ liệu, quản lý, khai thác và theo dõi tình hình cung cấpdữ liệu đợc dễ dàng hơn, cũng nh tạo điều kiện cho việc tra cứu và lên báo cáo mộtcách đồng nhất về dữ liệu và khoa học Với mỗi hệ thống nhu cầu sử dụng danh mụckhác nhau, dựa vào nhu cầu quản lý tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanhnghiệp các danh mục cần thiết sau

mục chức vụ: Danh mục chức vụ bao gồm các chức vụ chủ yếu sau: tổnggiám đốc, phó giám đốc, trởng phòng, phó phòng, nhân viên… các thông tin cần lutrữ

- Mã chức vụ

- Tên chức vụ

Vidu:

01:Tổng giám đốc

02: Trởng phòng.

mục phòng ban: Danh mục phong ban bao gồm các phòng ban chủ yếu sau:

phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phòng cung cấp giải pháp cho doanhnghiệp, phong t vấn và hỗ trợ khách hàng, phòng dự an, phòng giám đốc, các thôngtin cần lu trữ

- Mã phòng ban

- Tên phòng ban

Vi dụ:

01:Phòng giám đốc

02:Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm

mục chức danh: gồm các chức danh theo quy định của việt nam nh: giáo s,

tiến sĩ khoa học, cử nhân, kỹ s, phó giáo s tiến sĩ khoa học, nghệ sỹ nhân dân, nhàgiáo u tú, hoạ sĩ, nhà giáo u tú,… các thông tin cần lu trữ

mục chuyên môn: Gồm các chuyên môn chủ yếu nh : ngữ văn, toán học, tin

học, hoá sinh, sinh học, địa lý, lịch sử kinh tế vận tải,… các thông tin cần lu trữ

mục dân tộc: Gồm các dân tộc trong cộng đồng các dân tộc viêt nam nh:

bana, brâu, chăm, cơ ông, giao, gia lai, kinh, tày, việt,… các thông tin cần lu trữ

- Mã dân tộc

- Tên dân tộc

Ví dụ:

01: Kinh

02: Tày

mục hình thức tuyển: Gồm các cách để tuyển nhân viên mới nh: tuyển thẳng,

thi tuyển, tham gia sáng lập, hình thức tuyển khác các thông tin cần lu trữ

mục ngoại ngữ: Gồm các ngoại ngữ nh :tiếng anh, tiếng pháp, tiếng nhật,

tiếng trung, tiếng hàn quốc,… các thông tin cần lu trữ

mục quốc gia: Gồm các quốc gia nh : anh, pháp, việt nam, trung quốc, lào,

thái lan, nhật bản, mỹ,… các thông tin cần lu trữ

- Mã quốc gia

- Tên quốc gia

Ví dụ:

01: Việt nam

mục trình độ chuyên môn: Gồm các chuyên môn nh: sau đại học, đại học, cao

đẳng, trung cấp, sơ cấp, chính chỉ nghề, lao động phổ thông Các thông tin cần lutrữ

mục trình độ ngoại ngữ: Nh trình độ A, trình độ B, Trình độ C, đại học hoặc

tơng đơng, sử dụng thành thạo, tốt, trung, bình, khá Các thông tin cần lu trữ

mục tôn giáo: Gồm các tôn giáo nh: phật giáo, công giáo, cao đài, tin lành,

hồi giáo,… các thông tin cần lu trữ

Tuỳ thuộc vào thông tin cần lấy ra mà yêu cầu dữ liệu vào là khác nhau,

do nhu cầu quản lý tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp cónhững đặc chng riêng lên dữ liệu vào chủ yếu nh sau

C¸c th«ng tin trî gióp cho qu¸ tr×nh qu¶n lý.

C¸c th«ng tin trî gióp qu¶n lý

nhân viên trớc khi đợc nhận vào làm việc phải cung cấp đầy đủ các thông tin cánhân cho bộ phận quản lý nhân viên Mọi thông tin cá nhân của nhân viên, đợc hệthống lu trữ trên bảng hồ sơ nhân viên và các bảng liên quan trong cơ sở dữ liệu đểtheo dõi Các thông tin này là các thông tin gắn liền với bản thân mỗi nhân viên giúpcho phân biệt các nhân viên với nhau.

Nhập các thông tin ban đầu liên quan đến quá trình công tác của nhân viên:sau khi đã nhập các thông tin về bản thân của nhân viên thì bộ phận quản lý nhânviên nhập tiếp các thông tin về quá trình công tác của nhân viên, các thông tin này t-

ơng ứng với mỗi nhân viên Chức năng sử dụng để nhập các thông tin ban đầu củaquá trình công tác nh: phòng ban, đơn vị, phân công công tác, chuyên môn, khen th-ởng kỷ luật, quá trình đào tạo,…

- Cập nhật thông tin bổ sung về nhân viên.

Trong quá trình làm việc thờng có một số thông tin biến động về bản thâncủa mỗi nhân viên Các thông tin biến động có thể là các thông tin từ chính bản thânnhân viên Các thông tin cập nhật có thể là thêm, bổ sung, tích luỹ các thông tin mới

về nhân viên, hay sửa đổi bổ sung các thông tin đã nhập trớc đó Phòng tổ chức cán

bộ sẽ tiếp nhận thông tin thay đổi để cập nhật thông tin Chức năng này sẽ cập nhậtcác thông tin biến động trên bảng Hồ sơ công tác và các bảng lu quá trình công tác

Đầu vào của quá trình này là các thông tin biến động và đầu ra là các thông tin thay

đổi của nhân viên đợc lu trên bảng

Thông tin biến động về nhân viên là những thông tin gắn liền với mỗi nhânviên, nhằm mô tả quá trình thay đổi bản thân của nhân viên nh: Trình độ ngoại ngữ,trình độ chính trị, hợp đồng lao động, lý lịch đoàn, Thông tin biến động về quátrình công tác, thông tin thay đổi bổ sung: Quá trình khen thởng kỷ luật, quá trình

đào tạo Thông tin thay đổi về quan hệ giữa nhân viên và các phòng ban

- Tìm kiếm thông tin nhân viên.

Tìm kiếm nhân viên cho phép tìm kiếm nhân viên một cách nhanh chóng,chính xác, kịp thời, đồng thời cho ngời sử dụng biết đợc trạng thái của thông tintrong hệ thống Chức năng tìm kiếm cho phép tìm kiếm theo các chỉ tiêu khác nhau,tạo lên sự đa dạng trong hệ thống

- Chức năng tạo báo cáo.

Chức năng này cho phep nhân viên quản lý nhân sự lên các báo cáo nhanhchóng, chính xác nộp cho bộ phận lãnh đạo Căn cứ vào các thông tin đầu vào dùng

để tổng hợp lên các báo cáo, lên các thông tin đầu vào luôn phải đợc cập nhật mộtcách thờng xuyên.

Quản lý nhân sự

1.0 Lập danh mục 2.0 Cập nhật thông

tin nhân viên

3.0 Tìm kiếm thông tin nhân viên 4.0 Báo cáo

2.0 Cập nhật bổ sung

2.0 Cập nhật mới

2.1 2.Sơ đồ phân rã chức năng.

1.0 Lập danh mục

1.1 Danh mục u tiên

1.8 Danh mục quốc gia

1.2 Danh mục tôn giáo

1.3 Trình độ văn hoá

1.5 Trình độ tin học1.4 Tinh trạng công việc

1.7 Trình độ chuyên môn1.6 Trình độ ngoại ngữ

1.15 Danh mục ngoại ngữ

1.16 Danh mục ngạch1.14 Hình thức tuyển dụng

1.10 Danh mục chuyên môn1.9 Danh mục chức danh

1.11 Danh mục chức vụ

1.13 Danh mục đơn vị1.12 Danh mục dân tộc

3.0 Tìm kiếm thông tin nhân viên

3.2 Tìm kiếm nhân viên theo phòng ban3.1 Tìm kiếm nhân viên theo giới tính

3.3 Tìm kiếm nhân viên theo chức danh

- Sơ đồ phân rã chức năng lập danh mục.

-sơ đồ phân rã chức năng tìm kiếm thông tin nhân viên.

3.7 Tìm kiếm nhân viên theo đơn vị

3.8 Tìm kiếm nhân viên theo tên

3.9 Tìm kiếm nhân viên theo đơn vị

Chuyờn đề thực tập tốt nghiệp

- Sơ đồ phân rã chức năng tổng hợp báo cáo.

4.0 Báo cáo

4.1 Báo cáo theo phòng ban

4.2 Báo cáo theo giới

4.3 Báo cáo theo đơn vị

4.5 Báo cáo theo trình độ văn hoá

4.8 Báo cáo theo quốc gia4.7 Báo cáo theo chức vụ

4.4 Báo cáo theo chuyên môn

4.6 Báo cáo theo hợp đồng lao động

4.11 Báo cáo theo dân tộc4.10 Báo cáo theo trình độ ngoại ngữ

4.9 Báo cáo theo hình thức tuyển

Nhân Viên

Thông tin bổ xung

2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu.

2.3.1 Sơ đồ ngữ cảnh

2.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0.

Thông tin danh mục

Yêu cầu tìm kiếm

Quốc gia

Chức danhTrình độ chuyên môn

Lãnh đạo

Thông tin nhân viên

Yêu cầu tìm kiếm

Yêu cầu tìm kiếm