Những tính năng cơ bản – nâng cao của Excel

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Những tính năng cơ bản – nâng cao của Excel

Trang 1

mục lục

Phần I: Giới thiệu về Windows 2000

1 Giới thiệu

2 khởi động và thoát khỏi Windows. -2

Khởi động Thoát khỏi Windows 3 Cài đặt chương trình ứng dụng. -4

4 Gỡ bỏ chương trình ứng dụng. -6

Phần II Làm việc với Excel Chương I Xây dựng bảng tính và các hàm trong Excel I Giới thiệu chung. -6

II Các bước xây dựng bảng tính. -8

III Các hàm cơ bản trong Excel 1 Hàm thống kê. -9

2 Hàm tham chiếu và tìm kiếm. -11

3 Hàm tính toán và xử lý chuỗi. -12

4 Nhóm hàm cơ sở dữ liệu. -13

Chương II Xử lý dữ liệu và kiểm tra lỗi chính tả I Thao tác cơ bản khi làm việc với Excel 1 Thao tác làm với Sheet. -18

2 Thao tác làm với dòng ,cột. -19

3 Thao tác làm với cơ sở dữ liệu. -19

II Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm dữ liệu, Sắp xếp và lọc dữ liệu 1 Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm dữ liệu. -20

2 Sắp xếp dữ liệu. -21

3 Lọc dữ liệu Lọc tự động. -22

Lọc bằng lệnh Advanced Filter. -23

III Tính năng bảo vệ trong Excel 1 Bảo vệ sổ tính. -23

2 Bảo vệ trang tính -23

3 Bảo vệ vùng dữ liệu trong trang -24

4 Gỡ bỏ chế độ bảo vệ -24

IV Kiểm tra lỗi chính tả -24

V Sử dụng tính năng Autocorrect Options -24

VI Chuẩn bị trang in -25

Chương III Biểu đồ và chèn hình ảnh trong Excel I Làm việc với biểu đồ 1 Khái niệm -25

2 Các bước tạo biểu đồ -26

3 Hiệu chỉnh biểu đồ -27

4 Các tiêu đề đặc biệt của biểu đồ -28

Trang 2

5 Hiển thị hoặc ẩn các trục toạ độ -28

6 Chia tỷ lệ đối với loại dữ liệu kiểu thời gian -28

7 Hiển thị đường kẻ lưới -28

8 Hiển thị hoặc ẩn hộp chú giải -28

9 Hiển thị nhãn dữ liệu -28

10 Hiển thị bảng dữ liệu -28

11 Quyết định nơi đặt biểu đồ -29

Chương IV Chia sẻ các chương trình khác I.Hoà trộn Excel với Word 1.Tạo một bảng tính mới từ Word -29

2.Chèn một bảng tính Excel có sẵn vào Word 3Liên kết 1 phần của bảng tính Excel có sẵn trong Word -30

4.Hoà trộn tài liệu Word với Excel -30

II Hoà trộn excel với Access 1 Chèn 1 bảng tính Excel vào Access III Chia sẻ các sổ tính trên mạng -31

Chương V ứng dụng thực tế của Excel 1.Trong trường học -32

2.Trong quản lý xuất nhập khẩu -33

3.Trong quản lý tiền lương - 34

4 Trong quản lý vận tải -36

Trang 3

LỜI MỞ ĐẦU.

Chúng ta đang ở trong thời kỳ công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, không còn ai có thể nghi ngờ vai trò của công nghệ thông tin trong đời sống trong khoa học, kỹ thuật kinh doanh cũng như trong mọi mặt vận động của xã hội, Dưới mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến Quốc Gia và cả Quốc tế

Việc nắm bắt thông tin thật nhanh nhiều và chính xác kịp thời ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quản lý điều hành Hay nói cách khác xử lý thực chất

và xử lý thông tin , xong mọi thông tin cần được xử lý trên máy(theo bất cứ quy trình cụ thể nào) cũng đều được thể hiện bằng các dữ liệu mà cụ thể hơn là các số liệu đối với MS Excel ghi trên dạng tải nào đó.

ở nước ta trong những năm gần đây việc xử lý số liệu không còn xa lạ với người làm tin học Đặc biệt với người làm văn phòng hay kinh doanh buôn bán Các ứng dụng vào trong quản lý ngày càng được phổ biến hơn và đòi hỏi quản lý thông tin khá hơn, phức tạp với nhiều luồng thông tin khác nhau Chính vì vậy em

đã chọn đề tài: Những tính năng cơ bản – nâng cao của Excel cho báo cáo tốt

nghiệp.

Trong báo cáo này gồm có 2 phần chính

Phần I: Em đã giới thiệu sơ qua về Windows và cài đặt chương trình ứng dụng trên Windows

Phần II: Làm việc với Excel Trong phần II này em đã nêu một số tính năng

cơ bản và nâng cao trong khi làm việc với Excel, ngoài ra em còn nêu ra một số bài toán Excel ứng dụng vào thực tế quản lý.

Qua thời gian học tập và rèn luyện em đã biết thêm được một số kiến thức sau này em mong muốn ứng dụng nó vào thực tế công việc.

Tuy nhiên vì vẫn còn non yếu về kiến thức kinh nghiệm về thực tế cũng như hạn chế về tài liệu và thời gian thực hiện nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy em mong thầy cô giáo đóng góp ý kiến xây dựng báo cáo của em ngày càng hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Văn Sơn, và các thầy cô trong khoa công nghệ thông tin đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo này.

Hà nội, ngày 7 tháng 8 năm 2006

sinh viên: Lê thị thu Hà.

Trang 4

PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ WINDWS 2000

1 GIỚI THIỆU

Windows 2000 có 2 bộ :bộ Microft windows 2000 sever là bộ hệ diều hànhmạng dành cho máy chủ, bộ Microsoft windows 2000 Professional dành chomáy trạm và máy tính xách tay windows 2000 có độ tin cậy cao, tránh lỗicho người sử dụng,dễ học,dẽ sử dụng nhất, hỗ trợ rộng rãi các dạng chuẩninternet, có nhiều phông chữ đẹp dùng mã Unicode :times new roman,Arial,Tahoma…, với các phông chữ này có thể dùng tiếng việt đồng thời vớinhiều ngôn ngữ khác trên thế giới

Yêu cầu phần cứng chạy windows 2000 :CPU 133 Mhz trở lên , bộ nhớRam tối thiểu là 64MB , đĩa cứng cồn trống ít nhất là 650MB ,màn hìnhVGA trở lên, ổ đĩa CD-ROM hay DVD bàn phím và chuột

2.khởi động và thoát windows 2000

2.1 Khởi động

với máy tính đã cài windows2000 đầu tiên chắc chắn rằng không có đĩatrong ổ A ,bật máy tính Trong chốc lát windows 2000 sẽ nắm chắc quyềnđiều khiển hệ thống và chuyển sang giao dịên đồ hoạ Nếu máy tính nốimạng khi khởi động sẽ xuất hiện Welcome To Windows yêu cầu ta nhậpvào tên người dùng và mật khẩu truy nhập mạng

Màn hình giao diện gồm có màn hình nền desktop, trên màn hình có cácbiểu tưởng

2.2 Thoát khỏi WINDOWS 2000

Để thoát khỏi WINDOWS 2000 ta chi cần nhấn vào Start sau đó chọn turnoff compuer, một cửa sổ hiện ra ta chọn turn off để tắt máy

Trang 5

Bước đầu tiên ta nhấn đúp chuột vào file setup của chương trình sau đó một cửa shiện ra ta chọn next,

Trang 6

tiếpđến là finish để hoàn thành công việc.

4 Gỡ bỏ các chương trình ứng dụng

Bước đầu ta bấm vào start chọn control panel\Add or Remove program

chọn chương trình cần gỡ bỏ chọn Remove sau đó làm theo chỉ dẫn củachương trình và next cuối cùng là chọn finish để hoàn tất việc gỡ bỏ mộtchương trình

Trang 7

Ví dụ như ta gỡ bỏ chương trình JetAudio chọn vào chương trình nhấn vàoChange\Remove nó hiện ra một cửa sổ hỏi ta có muốn gỡ bỏ chương trìnhứmg dụng này không Nếu gỡ bỏ ta chọn Yes còn không ta chọn No.

Sau đó chương trình sé hỏi ta có muốn gỡ bỏ dữ liệu của chương trình haykhông ta chọn Yes để gỡ bỏ hết

Sau đó cửa sổ finish se hiện ra và ta chọn finish để hoàn tất công việc gỡ bỏ

Trang 8

PHẦN II LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH EXCEL

CHƯƠNGI XÂY DỰNG BẢNG TÍNH VÀ CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

1.Giới thiệu chung.

Làm công tác văn phòng hẳn bạn có nhu cầu xử lý số liệu để làm báo cáo theo yêucầu nghiệp vụ của mình Dữ liệu có thể do bạn trực tiếp gõ vào để quản lý nhưng cũng cóthể một chương trình máy tính nào đó sinh ra một đống dữ liệu và bạn phải xử lý chúngthành một bảng biểu với những số liệu phân tích

Mục tiêu của khoá học là giúp bạn bắt đầu hệ thống hoá lại các thao tác cơ bản ,sau

đó cung cấp một số kỹ năng cao cấp để bạn có thể xử lý với số liệu lớn ,từ nhiều nguồnkhác nhau và đích cuối cùng là in được một bản báo cáo chuyên nghiệp với cấu trúc địnhdạng thay đổi tuỳ ý chỉ qua vài nhấp chuột

Chúng ta sẽ cùng nhau giải quyết vấn đề khó khăn này thông qua các tình huốngnghiệp vụ cụ thể Trong mỗi chương, mỗi bài toán tình huống được giới thiệu lồng ghépvới các thao tác kỹ thuật với Excel cho tới khi bài toán được giải quyết cách tiếp cậnqua các ví dụ như vậy cho phép chúng ta nhanh chóng nắm bắt được các tính năng củaExcel và hoàn cảnh áp dụng chúng Nhưng sẽ có vẻ hơi vội néu nghĩ rằng như vậy là đủcho hành trang kỹ năng văn phòng của bạn kỹ năng chỉ được hình thành một khi ápdụng thương xuyên các những điều biết được trong những tình huống biến đổi đa dạng

Chúng ta sẽ lần lượt xem xét và giải quyết các tình huống sau :

 Tình huống đơn giản đầu tiên giúp bạn đánh bóng lại nhữnh kỹ năng

cơ sở mà bạn đã biết hoặc đã làm với Excel, xử lý tính toán đơn giản ,sinh biểu

đồ ,định dạng trang in và in ra thành báo một cách chuyên nghiệp

 Nảy sinh một số yêu cầu phân tích dữ liệu chúng ta hãy thử một sốhàm phân tích, thao tác xử lý dữ liệu cao cấp

 Dữ liệu trở lên lớn hơn , thậm chí là đầu ra của môt chương trình máytính nào đó Dường như bạn đang phải làm chức năng của một chương trình máytính và xử lý đống dữ liệu đó có thể cơ sở dữ liệu Chưa hết , yêu cầu báo cáo hômnay thì thế này , mai thế khác Làm sao để làm báo cáo phức tạp và theo các khuôndạng yêu cầu khác nhau?

 Mạng máy tính làm mọi người ít thấy nhau nhưng lại hay “gặp “ nhauhơn Trong một môi trường công tác trên mạng, bạn có thể làm việc với nhữngngười bạn chưa gặp mặt Dữ liệu bây giờ có thể được cập nhật và xử lý bởi nhiềungười Sản phẩm của bạn cũng phải được chia sẻ cùng với đồng nghiệp Làm saocùng nhau làm việc và sử dụng dữ liệu của nhau trên cùng một bàn tính

Trang 9

 Thông tin lấy từ nhiều nguồn khác nhau, thậm chí qua internet Thay vìcắt dán một cách thủ công với nhiều sai sót, bạn cần đảm bảo dữ liệu khi xử lý luônđược cập nhật mới nhất Thêm nữa dữ liệu sẽ đựôc trao đổi với những ứng dụngkhác nhau như thế nào.

2 Các bước cần chuẩn bị xây dựng bảng tính

Bước 1: quyết định chọn công cụ Excel

Bạn hãy trả lời các ccâu hởi dưới đây , nếu các câu trả lời là “có” thì Excel đúng là công

cụ mà bạn sử dụng

 Các thông tin có cấu trúc dạng bảng không?

 Dữ liệu có ổn định và được xử lý định kỳ không ?

 Có cần thực hiện tính toán , phân tích trên số liệu không?

Bước 2 tổ chức cấu trúc bảng chứa thông tin

 Chia tách thông tin thành các bảng , trang có tính độc lập không nênbắt đầu công việc bằng cách nhập luôn dữ liệu vào trang tính Excel Một chút thời gian

tổ chức bảng dữ liệu sẽ tiết kiệm vô khối công sức sau này và hơn thế nữa nó còn giúpbạn quản lý dữ liệu nhất quán hơn nếu còn nghi ngờ bạn nên hởi một chuyên gia cơ sở

dữ liệu trong công ty bạn Việc thiết kế, tổ chức bản dữ liệu chính là nghề tạo công ănviệc làm cho anh ta Những dữ liệu liên quan trực tiếp với nhau và không gây ra sự lặplại dư thừa trong bảng tính thì nên xếp vào với nhau thành một bảng Mỗi bảng nên đặttrên một trang trong sổ tính

 Trong mỗi bảng chọn lưu theo hàng ngày hay cột cho một thuộc tính :theo cách thông thương thì các cột sẽ là các loại thông tin thuộc tính cố định và các hàng

sẽ chứa dữ liệu được cập nhật và bổ sung Như vậy bạn có thể chọn cuộn lên, xuống mànhình để trình duyệt qua dữ liệu một cách tự nhiên Nếu tất cả các thuộc tính của dữ liệu

cố định, tức là bảng dữ liệu có kích thước ổn định thì việc sắp xếp theo cột hoặc hàng chỉ

là ý thích của bạn

 Gộp nhóm các thông tin liên quan, tách/ che dấu thông tin phụ :Dokích thước màn hình và trang giấy máy in là bạn có hạn và người đọc báo cáo cũngkhông phải quan tâm đến tất cả dữ liệu của bạn, vì vậy cần sắp xếp các thuộc tính cột chohợp lý Hãy đặt các cột thông tin có lien quan hệ gần gũi nhau để dễ quản lý Nếu mộtcột không cần xuất hiện trong báo cáo chính thì chúng ta có thể dấu nó đi

 Chú ý tới các rằng buộc ‘chia ra’ trong tổng số dữ liệu được nhất quán.Rất thông thường các báo cáo thường chứa một cột giá trị tổng nói chung và được phântích chi tiết thành các số liệu trong các cột con Giá trị trong các cột con có thể bị rằngbuộc theo các cách sau

 Chia ra: Cộng các giá trị trong các cột con bằng giá trị tổng số

Ví dụ tổng số nhân viên chia ra theo nam và nữ

Trang 10

 Trong đó :Cộng các gía trị trong các cột nhỏ hơn gí trị tổng số.

Ví dụ số nhân viên trong đó biết tiếng Anh

 Trong tổng: Cộng các giá trị trong các cột con có thể lớn hơnhoặc bằng tổng số Ví dụ trong tổng số nhân viên có x ngườibiết tiêng Pháp và y người biết tiếng Anh

Bước 3: Nhập và lưu trữ dữ liệu:

 Có thể dùng tính năng chia sẻ để phân chia cho nhiều người cập nhật.Tính năng này cao cấp nhưng bù lại bạn có thể sử dụng dữ liệu hoặc sử dụng kết quảcủa mình hay cho người khác Mỗi người có thể phụ trách một phần dữ liệu của mìnhnhưng báo cáo là thành quả của nhóm –một mô hình cộng tác lý tưởng

 Đây là những vùng cho phép và không cho phép sửa đổi Khi chia sẻhẳn nhưng người khác có thẻ sơ hay cố ý thay đổi dữ liệu của bạn Điều này quả làkhông mong muốn bạn hãy cân nhắc kỹ vùng nào cố định, vùng nào chia sẻ chung Nêúcác vùng quá rời rạc và vụn vặt thì rất khó quản lý và bạn rễ mắc lỗi

 Xác lập quy ước tổ chức dữ liệu theo thời gian và phiên bản: Đối với

dữ liệu được cập nhật theo thời gian bạn nên lưu dữ liệu dưới các tên khác nhau theophiên bản để dễ dàng khôi phục và thống kê, phân tích theo thời gian Ví dụ bạn có thể

bổ sung ngày tháng vào cuối tên tệp lưu trữ như là phiên bản cho dữ liệu sổ tính

Bước 4 :Tạo báo cáo từ dữ liệu đã có

 Xử lý và phân tích dữ liệu: Quyết định sử dụng loại biểu đồ ,công thức

xử lý dữ liệu những cột nào sẽ xuất hiện trong báo cáo

 Tổ chức sắp đặt trang in; Hãy chọn vị trí đặt dữ liệu , biểu đồ, tiêu đềchính, dòng đầu, cuối trang và thực hiện các bước dưới đây

 Xây dựng các khung hình khác nhau cho một bộ nhớ dữ liệu vàlưu trữ lại

 Thông thường với cùng một bộ dữ liệu chúng ta có thể sinh ranhiều báo cáo khác nhau

 Nếu công việc là định kỳ mà mỗi lần báo cáo lại phải chọn lọc ,sắp xếp và định dạng lại trang in cho bảng tính thì quả là mấtthời gian và dễ gây sai sót

 Excel cho phép bạn lưu trữ lại các mẫu báo cáo để sử dụng lại

Trang 11

Hàm tính tổng:

=Sum(number1, number2, )

Trả về tổng tất cả các tham số trong danh sách các tham số

Number1,number2 là các số cần tính tổng ,chúng có thể là số, địa chỉ ô , phạm vi khối ô (cho phép đến 30),

Hàm làm tròn

=Round(number,n)

Làm tròn số number theo con số được định bởi n

Nếu n=0 làm tròn đến hàng đơn vị hoặc lấy 0 số lẻNếu n=1làm tròn lấy 1 số lẻ

Nếu n =2 làm tròn lấy 3 số lẻNếu n=-1 làm tròn đến hàng chục Nếu n=-2 làm tròn đến hàng trămHàm tính trung bình

Trang 12

Hàm trả về giá trị True nếu cả các tham số của nó có giá trị True.

Hàm trả về giá trị False nếu có ít nhất một tham số mang giá trị False

=Or(logical1,logical2, )

Hàm trả về True nếu có ít nhất một tham số la True

Hàm trả về False nếu tất cả tham số là False

Hàm xếp hạng

=Rank(number,ref ,oder)

Number là số muốn xem thứ hạng

+ Ref một mảng ,địa chỉ ô haydãy ô có chứa số muốn tìm thứ hạng + Order đối này có giá trị 0,1quy định xếp thứ hạng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn

Nếu order =1 thì Excel sắp xếp thứ tự từ nhỏ đến lớn Nếu order =0 thì Excel sắp xếp thứ tự từ lớn đến nhỏNếu bỏ qua đối số này thì Exclel hiểu order hiểu đối số này băng 0Hàm đếm số trong dãy

=Count(Value1,Value2, )

Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có chứa số hoặc ngày tháng còn kiểu dữ liệu kháckhông đếm

COUTA(value1,value2, )

Value1,value2 có thể là giá trị số ,địa chỉ ô hay dãy ô công thức

Đếm số ô trong dãy ô, đếm các ô có nội dung bất kỳ

3.2 Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu.

Hàm HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

Lookup_value:giá trị cần tìm kiếm trong bảng thứ nhất của bảng

Table_array:là mảng ,tên,dãy hay vung để tìm kiếm thông tin

Row_index_num:số hàng được xác định trog bảng

Range_lookup:là giá trị logic (true=1,false=0)

Quyết định sẽ so tương đối hay chính xác với đối số lookup_value

Nếu range_lookup=1(true) so tương đối Nếu range_lookup=0 (false) so chính xácNếu bỏ qua đối số nay thì Excel hiểu là range_lookup =1Hàm Index

Chứa chức năng mảng

=Index(array,row_num,column_num)

Trang 13

Array là mảng được xác định trước

Col_inder_num:số thứ tự cột trong bảng giới hạn để trả về kết quả

Range_lookup:là giá trị logic(true=1,false=0)quyết định chính xác hay tương đối trong bảng giới hạn

Nếu range_lookup=1(true) so tương đối Nếu range_lookup=0(false)so chính xácNếu bỏ qua đối số này thì Excel hiểu range _lookup=1Các hàm ngày

=Date(year,month,day)

Trả về số thứ tự của ngày theo năm tháng và ngày chỉ định

=Day(serial_number)

Trả về giá trị ngày(từ 1 đến 31)trong tháng tương ứng

Serial có thể là số hay chuỗi

Trang 14

Trả về phần dư của phép chia nguyên (numberchia cho divior)

Hàm lấy ký tự bên trái của chuỗi

=Left(text,number_chars)

Text: Là chuỗi ký tự văn bản

Number_chars: là tổng số ký tự cần lấyHàm lấy ký tự bên phải của chuỗi

=Right(text,number_chars)

Text: Là chuỗi ký tự văn bản

Number_chars: là tổng số ký tự cần lấyHàm lấy ký tự bên trong của chuỗi

=Mid(text,Start_num,Number_chars)

Text: Chuỗi ký tự văn bản

Start_num: Là vị trí bắt đầu lấy ký tự

Number_chars:Tổng số ký tự cần lấy

=Len(text)

Trả về chiều dài của chuỗi text tức là số ký tự có trong chuỗi

Hàm đổi chuỗi thành giá trị số

Database:Dãy ô được xác định trong cơ sở dữ liệu.

Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn lấy trung bình Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định những giá trị trong trường cần tính trung bình.

Hàm Dcount.

Trang 15

Đếm số ô thoả mãn tiêu chuẩn được định nghĩa trong đối Criteria.

=DCOUNT(Database,Field,Criteria)

Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cột muốn cần đếm Nếu không chọn số này thì Excel sẽ đếm toàn bộ cơ sở dữ liệu.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định trường không trống trong khi đếm.

Hàm Dmax

Lấy giá trị lớn nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu.

=DMAX(Database,Field,Criteria)

Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cộtmà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định ràng buộc trên mẫu tin nào cần tìm giá trị lớn nhất.

Hàm Dmin

Lấy giá trị nhỏ nhất trong một cột của những mẫu tin dữ liệu

=DMIN(Database,Field,Criteria)

Field: Tên trường hay một dãy các ô biểu diễn cộtmà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất.

Criteria: Tên vùng hay một dãy các ô chứa tiêu chuẩn để xác định ràng buộc trên mẫu tin nào cần tìm giá trị nhỏ nhất.

Chú ý: Trong khi giải quyết các bài toán về Excel chúng ta thường gặp phải những thông báo lỗi sau đây:

Name? Lỗi này xảy ra khi Excel không thể nhận diện được tên trong công thức

chẳng hạn: bạn không đặt chuỗi trong dấu nháy kép hay viết sai tên hàm

#VALUE! Lỗi này là lỗi giá trị , chẳng hạn tính toán trên ký tự không đúng hay

các đối không phù hợp với hàm.

#NUM! Lối này là lỗi về số trong hàm chẳng hạn: Đưa vào một số quá lớn

hay quá bé, hay số này không tồn tại nói chung nhập một đối số không phù hợp.

#DIV/0 Đây là lỗi chia cho zero(chia cho 0), Excel không thể thực hiện phép

tính được, Excel mặc định những ô trống là bằng 0.

#NULL! Lỗi này là do trong công thức tồn tại phần giao rỗng.

#REF! Lỗi này là lỗi tham chiếu ô, chẳng hạn : Xoá các dòng hay cột mà

dòng hay cột đó được dùng trong công thức hay phép tham chiếu xa trên các chương trình không chạy được.

Trang 16

N/A Lỗi này có ý nghĩa tuỳ theo công thức chẳng hạn: Công thức đẫ tham

chiêú đến một giá trị không tồn tại.

Bài toán tổng hợp

hãy xem ví dụ sau

BẢNG THỐNG KÊ HOÁ ĐƠN HÀNG MÁY IN

Yêu cầu thực hiện

1 tính tên hàng dựa vào bảng tến hàng và đơn giá

2 tính chủng loại dựa vào ký tự thứ hai của mã hàng

Trang 17

3 đơn giá dựa vào bảng tên hàng và đơn giá

4 thuế VAT:nếu hoá đơn đánh dấu x thì mới tính 5% thuếu VAT còn ngược lại thì khôngtính

5 doanh thu được tính :đơn giá *sl * tỷ giá +thuế VAT

6 đặt lọc cao cấp advanced:lọc loại máy in HP Larser1100 với đơn giá >=188,máy in LQ

300 với mức thuế VAT 386

7 thống kê theo nhóm chủng loại

hoá đơn

đơn giá

thuế VAT

doanhthu

Trang 18

Bảng tên hàng và đơn giá

Hoá đơn

đơn giá

thuếVAT doanh thu

Trang 19

Một ô trong bảng tính được xác định bởi cặp hai giá trị toạ độ của trục ngang và dọctrục ngang theo thứ tự A,B,C và trục dọc theo thứ tự 1,2,3

Ví dụ ô C6 chứa xâu mục hàng (LQ300)

Từ một ô mới chúng ta có thể sử dụng giá trị của các ô đã có bằng cách sử dụng thamchiếu theo địa chỉ toạ độ như trên Ví dụ ô J5 được tính bởi F5*H5 và được nhập theocông thức là sự kêt hợp cả hàm if

=if(G5=”x”,F5*H5+I5,F5*H5)

công thức này được sao chép thông minh tới các ô khác trong cột J5 đến J19

bằng cách nhấp chuột vào J5 xuất hiện dấu cộng ta kéo dấu vuông bên dưới co tới ô cuốicùng

các công thức sẽ tự động gióng theo chỉ số tương ứng từ 5 đến 19

một tham chiếu toạ độ xy còn có các biểu diẽn khác là $XY,X$Y,$X$Y Dấu $ ược sửdụng để cố định giá trị toạ độ đi sau nó ,bất kể cả khi công thức chứa nó được sao chép tới

vị trí mới

Khái niệm tham chiếu đó gọi là tham chiếu tuyệt đối

_Tham chiếu giữa các trang tính

với bài này tìm được tên hàng thì ta phải sử dụng công thức của hàm tham chiếu

=VLOOKUP(value(mid(B5,2,3)),$B$21:$D$28,2,0)

ở đây không đơn thuần chỉ là một công thức đơn giản mà nó còn đòi hỏi sự kết hợp giữacác hàm

Hàm VLOOKUP là hàm tham chiếu theo cột

VALUE : Là hàm chuyển đổi từ chuỗi sang số

MID: Hàm trích giữa

Thay vì gõ tên hàng được quyết định bởi mã hàng chúng ta sử dụng quan hệ giữa

mã hàng và tên hàng được mô tả trong bảng phụ là bảng tên hàng và đơn giá

Cách thức tự động gán các giá trị mà chỉ có Excell mới có

Chú ý :$B$21:$D$28 ký hiệu này cho phép chúng ta tham chiếu tới những ngôitrên một trang tính khác, thậm chí có thể là trên cả tệp Excell khác ( dùng ký hiệu ‘têntệp !tên trang!địa chỉ ô)

Đối với chủng loại ta sử dụng công thức sau

Lọc cao cấp có điều kiện nhờ advanced

theo đề bài ta phân tích đây không phải là lọc dữ liệu theo điều kiện tuỳ chọn mà lọc cóđiều kiện nếu theo điều kiện tuỳ chọn thì cho phép ta làm công việc

 xác định tiêu chí có liên quan đến nhiều cột với cả toán tử logic AND,OR

 xác định rõ 2 hoặc 3 tiêu chí cho một cột cụ thể

 -sử dụng các hàm trong tiêu chí lọc

Ví dụ: Liệt kê những nhân viên có lương hơn 25%trung bình

Trang 20

Vùng chứa điều kiện lọc

Lệnh advanced filterd đòi hỏi bạn phải có điều kiện lọc trong một vùng bảng tínhtách riêng khỏi danh sách của bạn Do toàn bộ các dòng bị ẩn đi khi việc lọc được tiếnhành do vậy không nên đặt vùng tiêu chuẩn song song với danh sách mà thay vào đó hãyđặt nó ở trên hoặc dưới danh sách

Một vùng tiêu chuẩn gồm ít nhất hai dòng Bạn đưa vào một hoặc hai tiêu đề cột ởđầu dòng và tiêu chuẩn lọc từ dòng thứ hai trở đi

Vùng điều kiện lọc được xây dựng theo các bước ;

Chèn một vài dòng mới vào đầu bảng tính (hoặc thêm vào cuối) để tạo không gianchứa điều kiện lọc

Gõ vào điều kiện lọc cho các cột chú ý dòng đầu tiên chứa tiêu đề của cột trong bảngtính Các điều kiện trên cùng dòng sẽ được liên kết với nhau bằng toán tử AND còn cácđiều kiện khác dòng được liên kết bằng toán tử OR

Chọn lệnh advanced filter từ menu data và nhập thông tin về vùng chứa dữ liệu cũngvùng chứa điều kiện lọc sau đó bấm OK Dữ liệu đích có thể đè vào dữ liệu gốc hoặc saochép sang vùng mới tuỳ bạn chọn

Kết quả là chúng ta thu được thông tin về máy in HP Lrser 1100 với đơn giá >=188và loạimáy in LQ 300 với mức thuế VAT là <=386 như bảng lọc ở trên tôi đã làm

Thống kê theo nhóm

Ta sử dụng công thức

=COUNTIF($D$5:$D$19,”1”)

Đây là ta thống kê theo nhóm chủng loại 1, còn chủng loại 3,5,8 làm tương tự

Bài tập này coi như ta đã giải quyết xong