Tài liệu Luận văn: Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty pptx

Kiểm toán nội bộ: Là loại kiểm toán do những kiểm toán viên nội bộ thực hiện, được thiết lập trong một tổ chức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của một tổ chức như là một hoạt động

Luận văn Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu

Thụ Tại Công Ty

LỜI MỞ ĐẦU

đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện cả chiều rộng lẫn chiều sâu

Sự đổi mới này kéo theo sự phức tạp trong công tác quản lý cũng như công tác kế toán và báo cáo tài chính Sự phức tạp này đòi hỏi phải có giải pháp quản lý hữu hiệu và đòi hỏi kỹ năng của con người phải thích ứng để đáp ứng yêu cầu của sự phát triển mới

Để đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý, kiểm toán hoạt động do đó rất cần thiết đối với sự phát triển của doanh nghiệp

Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần thuỷ sản Hoài Nhơn Bình Định, em nhận thấy một trong những khó khăn hiện nay của công ty là giải quyết tốt khâu tiêu thụ nhằm thu hồi vốn kinh doanh và đem lại lợi

nhuận Do đó, qua quá trình thực tập tại công ty em đã chọn đề tài: “ Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty “ để nghiên cứu và làm chuyên đề

Phần 3: Tổ chức kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty

Em xin chân thành cảm ơn thầy Ngô Hà Tấn đã tận tình hướng dẫn

em hoàn thành chuyên đề này

Em xin cảm ơn sự quan tâm, giúp đở của các anh chị ở công ty đã giúp em trong thời gian thực tập tại công ty

Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên Luận Văn không tránh khỏi những thiếu sót rất mong thầy cô và bạn đọc góp ý để Luận Văn được hoàn thiện hơn

Đà Nẵng, tháng 06 năm 2003

SVTH: Nguyễn Thị Xuân Thuỷ

PHẦN I : NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN

VÀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG

Có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau về kiểm toán, nhưng có thể đưa

ra một định nghĩa chung nhất cho tất cả các loại hình kiểm toán Đó là:" Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động được kiểm toán bằng hệ thống phương pháp kỹ thuật của kiểm toán do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý có hiệu lực"

1.2 Phân loại kiểm toán:

Có rất nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại kiểm toán Song có hai cách phân loại chính yếu sau đây:

1.2.1 Phân loại theo đối tượng cụ thể của kiểm toán:

Theo cách phân loại này thì kiểm toán chia làm ba loại: kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán báo cáo tài chính

a Kiểm toán hoạt động:

Kiểm toán hoạt động là tiến trình kiểm tra và đánh giá về sự hữu hiệu

và tính hiệu quả của một hoạt động để đề xuất phương án cải tiến Ở đây sự hữu hiệu là khả năng hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu ; còn tính hiệu quả là

sự so sánh giữa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó

b Kiểm toán tuân thủ:

Kiểm toán tuân thủ là việc kiểm tra nhằm đánh giá mức độ chấp hành luật pháp hay một văn bản một qui định nào đó của đơn vị

c Kiểm toán báo cáo tài chính :

Kiểm toán báo cáo tài chính là sự kiểm tra và trình bày ý kiến nhận xét

về những báo cáo tài chính của một đơn vị

1.2.2 Phân loại theo chủ thể kiểm toán:

Theo cách phân loại này, kiểm toán chia làm ba loại: Kiểm toán nội bộ, kiểm toán nhà nước, Kiểm toán độc lập

a Kiểm toán nội bộ:

Là loại kiểm toán do những kiểm toán viên nội bộ thực hiện, được thiết lập trong một tổ chức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của một tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức Kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận khác trong đơn vị, tuy nhiên sự độc lập này chỉ mang tính tương đối vì người tiến hành kiểm toán là nhân viên của đơn vị

b Kiểm toán nhà nước

Là hoạt động kiểm toán do kiểm toán viên nhà nước tiến hành, chủ yếu là thực hiện kiểm toán tính tuân thủ, chẳng hạn như xem xét việc chấp hành luật pháp ở đơn vị

c Kiểm toán độc lập

Là loại kiểm toán đươc tiến hành bởi các kiểm toán viên độc lập thuộc những tổ chức kiểm toán độc lập, họ thực hiện các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính và tuỳ theo yêu cầu của khách hàng họ còn có thể thực hiện kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ và các dịch vụ tư vấn về kế toán, thuế, tài chính

2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG

2.1 Khái niệm:

Trong quá trình phát triển, kiểm toán không chỉ giới hạn ở kiểm toán báo cáo tài chính mà đã thâm nhập vào nhiều lĩnh vực khác nhau như hiệu quả của các nghiệp vụ, các hoạt động, hiệu năng của quản lý Chính điều này dẫn đến sự hình thành kiểm toán hoạt động

Kiểm toán hoạt động hiện nay vẫn còn đang mới mẻ, đang tiếp tục phát triển và ngày càng hoàn thiện về nội dung, về phương pháp tiến hành, về nguyên tắc đánh giá

Kiểm toán hoạt đông là loại kiểm toán để đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả và hiệu lực trong hoạt động của một bộ phận hoặc một tổ chức hành chính so với các mục tiêu quản lý

Tính kinh tế nói đến sự có được một số lượng và chất lượng thích hợp các nguồn tài chính, nhân lực và vật chất ở thời gian thích hợp và chi phí thấp nhất

Tính hiệu quả nói đến việc sử dụng các nguồn tài chính, nhân lực và vật chất như thế nào để tạo nên đầu ra cực đại ứng với mỗi bộ phận đầu vào đã cho, hoặc đầu vào cực tiểu ứng với một số lượng và chất lượng đầu ra được cung cấp đã cho trước

Tính hiệu lực nói đến sự đạt được các mục tiêu hay các kết quả khác đã

dự định của các chương trình, các nghiệp vụ hoặc hoạt động

2.2 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động:

Kiểm toán hoạt động thường được thực hiện bởi các kiểm toán viên nội

bộ của một tổ chức Và người sử dụng báo cáo kiểm toán hoạt động chủ yếu

là các nhà quản lý ở các cấp của tổ chức đó Những người lãnh đạo cao nhất của tổ chức cần sự đảm bảo rằng mọi thành viên, mọi bộ phận của tổ chức đang hành động để đạt được mục tiêu của tổ chức Để đáp ứng yêu cầu này kiểm toán hoạt động cần thực hiện các mục tiêu sau:

-Đánh giá sự thực hiện của đơn vị trong mối quan hệ với các mục tiêu quản lý hoặc các tiêu chuẩn thích hợp khác

-Đảm bảo rằng các hoạt động của đơn vị ( như các văn bản về mục tiêu, chương trình, dự toán ngân sách, các chỉ thị ) là đầy đủ không thay đổi và hiểu được các cấp hoạt động

2.3 Đặc điểm của kiểm toán hoạt động:

Kiểm toán hoạt động có các đặc điểm sau :

Đối tượng của kiểm toán hoạt động rất đa dạng, có thể là một phương

án kinh doanh, một qui trình công nghệ, một nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định chứ không thống nhất như đối với kiểm toán báo cáo tài chính

Chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động không thể là chuẩn mực chung như đối với kiểm toán tài chính, và cũng khó có thể xây dựng chuẩn mực cho từng cuộc kiểm toán hoạt động thật khách quan và đúng đắn Trong kiểm toán hoạt động, việc kiểm tra thường liên quan đến nhiều lĩnh vực Vì vậy, kiểm toán hoạt động sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau: kế toán, tài chính, kinh tế, kỹ thuật và tiêu chuẩn tốt cho một kiểm toán viên hoạt động chủ yếu là kiến thức về lĩnh vực được kiểm toán có được đào tạo thêm

về kế toán và kiểm toán

Báo cáo của kiểm toán hoạt động chủ yếu phục vụ cho người quản lý, trong đó trình bày kết quả kiểm toán và đưa ra đề xuất cải tiến hoạt động

2.4 Mối quan hệ giữa kiểm toán hoạt động và kiểm toán nội bộ

2.4.1 Khái niệm về kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là chức năng đánh giá độc lập, được thiết lập trong một tổ chức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức

Mục đích của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên trong doanh nghiệp hoặc trong tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả

Để đạt được mục đích này, kiểm toán nội bộ cung cấp cho họ các phân tích, đánh giá, kiến nghị và tư vấn thông tin liên quan đến hoạt động được kiểm tra Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của một doanh nghiệp một tổ chức thúc đẩy việc kiểm soát hữu hiệu với chi phí hợp lý

2.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ

Theo chuẩn mực thực hành nghề nghiệp kiểm toán nội bộ (Standards for professional practice of Internal Auditing) Kiểm toán nội bộ có chức năng kiểm tra đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nộ bộ của tổ chức và chất lượng hoạt động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao

Cụ thể hoá chức năng trên, kiểm toán nội bộ có những nhiệm vụ sau: Thứ nhất:

Kiểm tra về tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin tài chính và hoạt động cũng như các phương thức ghi nhận, đo lường, phân loại cho các thông tin này

Thứ hai:

Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để bảo đảm tính tuân thủ các thủ tục, chính sách, pháp luật và qui định có thể ảnh hưởng quan trọng đến các hoạt động báo cáo đồng thời phải xác định tổ chức có tuân thủ trong thực tế hay không

2.4.3 Mối quan hệ giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán hoạt động

Kiểm toán nội bộ là chức năng đánh giá độc lập trong doanh nghiệp, được tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá về năng lực hiệu quả của hệ thống kiểm soạt nội bộ cũng như chất lượng thực hiện các trách nhiệm đươc giao Như vậy, nội dung công việc của kiểm toán nội bộ bao gồm cả kiểm toán hoạt động hay nói cách khác kiểm toán hoạt động là một trong những nội dung cơ bản của kiểm toán nội bộ

Còn kiểm toán hoạt động là loại kiểm toán được sử dụng để đánh giá tính kinh tế, hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động của một đơn vị Mà muốn thực hiện tốt điều này thì kiểm toán viên phải có sự am hiểu sâu sắc về tình hình thực tế tại đơn vị Do đó, mà kiểm toán viên thực hiện kiểm toán hoạt động thường được thực hiện bởi kiểm toán viên nội bộ mặc dù cũng có thể là kiểm toán viên nhà nước hoặc kiểm toán viên độc lập, vì kiểm toán viên nội

bộ là những người làm việc tại đơn vị nên họ là người hiểu biết về đơn vị nhiều nhất

2.5 Các chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động :

Trong kiểm toán hoạt động không có các chuẩn mực chung để đánh giá như đối với kiểm toán tài chính Song kiểm toán viên có thể sử dụng một số nguồn sau đây để xây dựng chuẩn mực đánh giá:

Thực hiện trước đây: Cách xây dựng chuẩn mực đơn giản có thể dựa

trên các kết quả thực tế từ các kỳ trước ( Hoặc các cuộc kiểm toán trước ) để xác định liệu sự việc có tốt hơn hoặc kém hơn trước không Ưu điểm của tiêu chuẩn này là dễ dàng trong xây dựng tuy vậy các chuẩn mực thuộc dạng này kết quả đánh giá chỉ dừng lại ở sự biến động của đối tượng kiểm toán, không cho thấy thực sự hoạt động đó như thế nào, thí dụ: Tỷ lệ phế phẩm của phân xưởng A chỉ có thể đánh giá là tốt hơn kỳ trước chứ thực sự có tốt không thì

chưa biết, vì có thể tỷ lệ phế phẩm sau khi giảm xuống có thể vẫn còn khá cao

so với các phân xưởng khác

Thực hiện ở các đơn vị hoạt động tương tự : Kiểm toán viên có thể

đánh giá trên cơ sở so sánh hoạt động đang kiểm tra với các hoạt động tương

tự tại một bộ phận hay đơn vị khác Thí dụ: kiểm toán viên có thể so sánh tỷ

lệ phế phẩm của phân xưởng A với các phân xưởng khác trong đơn vị cùng sản xuất một loại sản phẩm hoặc mở rộng hơn, kiểm toán viên có thể so sánh với tỷ lệ phế phẩm của các doanh nghiệp cùng nghành Việc so sánh này cần chú ý đến các đặc điểm khác nhau về quy mô, trang bị kỹ thuật

So sánh với định mức kỹ thuật hoặc dự toán: Trong nhiều trường

hợp, các định mức kỹ thuật là một tiêu chuẩn rất tốt Thí dụ: để đánh giá sản lượng có thể so sánh với sản lượng định mức của máy Các tiêu chuẩn định mức kỹ thuật có ưu điểm là khách quan và dễ được chấp nhận Tuy nhiên, việc xây dựng các định mức thường tốn kém nhiều thời gian và chi phí, chưa

kể phải có sự tham gia của các chuyên viên kỹ thuật Để có thể thực hiện được điều này, một phương pháp có thể sử dụng là phối hợp với một số đơn

vị cùng nghành để thiết lập một hệ thống các định mức kỹ thuật quan trọng

Dự toán hay ngân sách cũng có thể là một cơ sở để thiết lập tiêu chuẩn tương

tự như định mức kỹ thuật

Trao đổi và thảo luận: Trong một số trường hợp, các cơ sở trên không

thể áp dụng để thiết lập tiêu chuẩn, khi đó một tiêu chuẩn khác có thể được xây dựng trên cơ sở một cuộc thảo luận giữa các bên có liên quan: ban giám đốc, kiểm toán viên và đối tượng kiểm toán

2.6 Các hình thức của kiểm toán hoạt động

Các hình thức của kiểm toán hoạt động bao gồm: kiểm toán chức năng, kiểm toán bộ phận và kiểm toán các nhiệm vụ đặc biệt

2.6.1 Kiểm toán chức năng

Kiểm toán chức năng là quá trình kiểm toán hoạt động liên quan đến một hoặc nhiều chức năng được trải dài đến một hoặc nhiều bộ phận của đơn

vị, có rất nhiều cách để phân loại và phân chia các chức năng.ví dụ: có một chức năng kế toán tiền mặt nhưng cũng có các chức năng thu tiền mặt, chi tiền mặt

Cuộc kiểm toán chức năng có ưu điểm là cho phép sự chuyên môn hoá theo kiểm toán viên

2.6.2 Kiểm toán bộ phận

Cuộc kiểm toán hoạt động của một tổ chức liên quan với toàn bộ cơ cấu

tổ chức của một đơn vị.ví dụ: một phòng ban, một chi nhánh hoặc một công

ty phụ thuộc

Trọng tâm của kiểm toán bộ phận là nhằm vào các chức năng đã tác động qua lại một cách hiệu quả và hiệu lực như thế nào Kế của một tổ chức

và các phương pháp để liên kết các hoạt động đặc biệt quan trọng trong hình thức kiểm toán này

2.6.3 Kiểm toán các nhiệm vụ đặc biệt

Kiểm toán hoạt động đối với các nhiệm vụ đặc biệt phát sinh theo yêu cầu của ban quản trị, có rất nhiều cuộc kiểm toán loại này

Ví dụ : kiểm toán phương pháp mua sắm mới tài sản cố định, kiểm toán quá trình góp ý để làm giảm chi phí sản xuất sản phẩm

2.7 Quy trình kiểm toán hoạt động

Quy trình kiểm toán hoạt động cũng tương tự như kiểm toán báo cáo tài chính, gồm 4 giai đoạn: chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán, báo cáo kiểm toán và theo dõi sau kiểm toán

Giai đoạn 1: Chuẩn bị kiểm toán

Bước 1: Xác định đối tượng kiểm toán

Đối tượng kiểm toán có thể là một bộ phận, chi nhánh của đơn vị hay một hoạt động, một chương trình nào đó mà đơn vị đang tiến hành Các kiểm toán viên có thể lựa chọn đối tượng kiểm toán theo các phương pháp sau đây

Lựa chọn một cách hệ thống: Bộ phận kiểm toán soạn ra một danh sách

các đối tượng kiểm toán sẽ được kiểm tra trong năm Thông thường danh sách này lập chủ yếu dựa trên cơ sở rủi ro cao sẽ được lựa chọn đưa vào chương trình kiểm toán trước, các đối tượng rủi ro thấp hơn sẽ được đưa vào kỳ sau

Kiểm toán các vấn đề khúc mắc: Phương pháp này dựa trên nguyên tắc

ưu tiên kiểm toán những bộ phận hay vấn đề đang có sự cố Ban giám đốc và hội đồng quản trị dựa vào sự xét đoán của họ mà đưa ra những vấn đề cần phải được kiểm toán ngay Do đó, theo phương pháp này, chính người quản lý lựa chọn các đối tượng kiểm toán

Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tượng kiểm toán: Phương pháp

này đối tượng kiểm toán được chọn xuất phát từ đối tượng Một giám đốc các

bộ phận muốn thực hiện việc kiểm toán để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng đến hoạt động dưới sự giám sát của họ

Bước 2: lập kế hoạch kiểm toán nhằm xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán:

+ Nghiên cứu thông tin cơ bản

+ Xác định đội ngũ kiểm toán viên

+ Liên hệ đối tượng kiểm toán với các bộ phận khác

+ Lập chương trình kiểm toán

+ Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kết quả kiểm toán + Trình duyệt kế hoạh kiểm toán

Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán

Bước3: Khảo sát sơ bộ:

Tổ chức một cuộc họp mở rộng: Trong quá trình nghiên cứu tổng quát,

một cuộc hop được tiến hành giữa đoàn kiểm tra và người quản lý đối tượng kiểm toán Cuộc họp này thường được tổ chức tại văn phòng đối tượng kiểm toán Cuộc họp này xác định trách nhiệm của người quản lý đối với cuộc kiểm toán và phối hợp các hoạt động kiểm toán với các hoạt động của đối tượng kiểm toán

Tham quan đơn vị: Tham quan đơn vị giúp cho kiểm toán viên một ý

niệm về các dạng hoạt động, không khí làm việc, cơ sở vật chất, quan hệ nội

bộ trong đơn vị và quy trình công việc tại đối tượng kiểm toán

Nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu tài liệu có chọn lọc cung cấp cơ sở cho

kiểm toán viên viết một bảng mô tả về hoạt động của đối tượng kiểm toán Kiểm toán viên nghiên cứu các tài liệu như: sơ đồ tổ chức, các quy định của nhà nước, các mục tiêu của đơn vị, các bảng mô tả công việc, hướng dẫn về chính sách, báo cáo tổng hợp

Bảng mô tả hoạt động của đối tượng kiểm toán:Kiểm toán viên phải lập

và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán một bảng mô tả về hoạt dộng của đối tượng kiểm trong đó trình bày những hiểu biết của mình và qua đó làm cơ sở tham chiếu với những đánh giá kiểm soát nội bộ của đơn vị và các thủ tục kiểm toán viên tiến hành

Thủ tục phân tích: Kiểm toán viên sẽ so sánh số liệu thực tê với số liệu

kế hoạch, xem xét xu hướng từ năm này sang năm khác, xem xét và ghi nhận các chi tiết bất thường, ước tính dữ liệu trên báo cáo bằng các dữ liệu liên quan thủ tục phân tích không chỉ gúp kiểm toán viên lập kế hoạch các thủ tục kiểm toán khác, chẳng hạn kết quả bất thường thông qua việc tính toán và

so sánh sẽ đặt ra những câu hỏi và cần những thủ tục kiểm toán chi tiết hơn Ngoài ra, các thủ tục còn cung cấp định hướng để kiểm tra và tạo bằng chứng

về sự hợp lý của các chỉ tiêu hoạt động

Bước 4: Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ

Các kiểm toán viên mô tả hệ thống kiểm soát thông qua vẽ các lưu đồ, trả lời các câu hỏi về kiểm soát nội bộ và các bảng tường thuật Ngoài ra các kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm sơ bộ, thử nghiệm các thủ tục kiểm soát đối với các hệ thống thông tin việc đánh giá hệ thống kiểm soát nộ bộ được thông qua bảng đánh giá kiểm soát nội bộ trong đó phát thảo những phát hiện đối chiếu với tiêu chuẩn nhận dạng các rủi ro

Bước 5: Thực hiện các thử nghiệm mở rộng

Thử nghiệm mở rộng bao gồm việc kiểm tra chứng từ, sổ sách, phỏng vấn người quản lý đối tượng kiểm toán và các nhân viên khác, quan sát các hoạt động kiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép với thực tế và các thủ tục khác nhằm hiểu biết chi tiết về chất lượng hoạt động kiểm soát tại đơn vị

Bước 6: Xử lý các phát hiện trong quá trình kiểm toán

Khi hoàn tất việc nghiên cứu và đánh giá đối tượng kiểm toán kiểm toán viên có thể đưa ra các phát hiện và xác định cần phải làm gì để hoàn thiện kiểm soát nội bộ Từ rất nhiều phương án khác nhau, kiểm toán viên có thể lựa chọn và đề xuất kiến nghị mà họ thấy thích hợp

Phát hiện của kiểm toán viên bao gồm:

+ Thực trạng là những điều phát hiện trong thực tế

+ Tiêu chuẩn là cơ sớ để đánh giá thực trạng

+ Hậu quả là rủi ro phát sinh từ thực trạng

+ Nguyên nhân là nguyên nhân dẫn đến thực trạng

Giai đoạn 3: Báo cáo kiểm toán

Bước 7:

Ở bước này bao gồm việc trình bày và thông tin về kết quả kiểm toán Báo cáo kiểm toán thường được thực hiện bằng văn bản Báo cáo thường bao gồm các giải trình về mục tiêu và phạm vi kiểm toán, các thủ tục tổng quát được áp dụng, các phát hiện của kiểm toán viên và các kiến nghị được đề xuất

Giai đoạn 4: theo dõi sau kiểm toán

Bước 8:

Sau khi báo cáo kiểm toán được gởi đi và trình bày cho đối tượng kiểm toán và đối tượng kiểm toán đã có phúc đáp thích hợp, kiểm toán viên bắt đầu sang bước theo dõi sau kiểm toán.Tiến trình công việc như sau:

Ban giám đốc công ty sẽ tham khảo ý kiến đối tượng kiểm toán để quyết định xem các kiến nghị của kiểm toán áp dụng khi nào và áp dụng như thế nào

Tiếp theo, đối tượng kiểm toán thưc hiện các quyết định này

Kiểm toán viên sau khi chờ đợi một thời gian sẽ trở lại đối tượng kiểm toán để xem xét các sửa đổi có được thực hiện không và kết quả có như mong muốn không

Trong hầu hết các trường hợp, có sự phối hợp trong việc thực hiện các thủ tục theo dõi sau kiểm toán Giữa đối tượng kiểm toán và kiểm toán viên

để cùng giải quyết các vấn đề được đặt ra Sự phối hợp này vừa giúp đảm bảo

sự độc lập cả kiểm toán viên với quá trình thiết kế và vận hành hệ thống, vừa tận dụng được kinh nghiệm của kiểm toán viên nội bộ

Bước 9: Đánh giá cuộc kiểm toán

Hoạt động sau cùng liên quan đến cuộc kiểm toán là đánh giá của chính bản thân các kiểm toán viên Trưởng nhóm quyết định những vấn đề liên quan, bao gồm hiệu quả của việc kiểm toán và làm thế nào để thực hiện tốt hơn các cuộc kiểm toán sau này

Đồng thời mỗi kiểm toán viên kể cả nhóm trưởng kiểm toán còn phải lập một báo cáo về công việc hoàn thành sau mỗi cuộc kiểm toán Báo cáo này làm cơ sở cho việc phân công đề bạt phát triển nghề nghiệp và tăng lương sau này

3 KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ

3.1.Các hoạt động của quá trình tiêu thụ

Quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá thường gồm một số hoạt động chính sau đây:

3.1.1.Tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm hàng hoá

Đây là hoạt động nhằm giải quyết vấn đề sản phẩm, hàng hoá sẽ được tiêu thụ ở vùng thị trường nào, khách hàng nào sẽ mua sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp Phần lớn các doanh nghiệp đều xác định cho mình một vùng thị trường mục tiêu và kênh phân phối chủ đạo để tiến hành tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Để tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của mình thì doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm, ký kết hợp đồng với các đại lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, mở chi nhánh văn phòng đại diện, thành lập hệ thống cửa hàng bán sản phẩm, hàng hoá trực tiếp của doanh nghiệp

3.1.2 Nhận đặt hàng từ khách hàng:

Trước khi đặt hàng từ phía khách hàng thì doanh nghiệp thường làm thủ tục chào hàng, đưa ra các điều kiện bán hàng và thể hiện rõ ý định bán hàng của mình, về sản phẩm đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý

Sau đó trên cơ sở giá cả, chất lượng, phương thức thanh toán do khách hàng đề nghị trong đơn đặt hàng, doanh nghiệp sẽ phân tích lựa chọn có nên cung cấp sản phẩm hàng hoá hay không

3.1.3.Cung cấp sản phẩm hàng hoá

Sau khi đã có sự thoả thuận của hai bên bán và mua, doanh nghiệp sẽ tiến hành giao hàng hoá cho bên mua, phương thức giao hàng tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên

3.1.4 Nhận tiền thanh toán từ khách hàng

Thể hiện hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá như thế nào được quyết định ở khâu này, nó tạo nên doanh thu của doanh nghiệp Tất cả các doanh nghiệp đều muốn thu tiền bán hàng càng sớm càng tốt, ngược lại khách hàng thì muốn chiếm dụng vốn bằng việc trả chậm tiền mua hàng Vì vậy, mỗi doanh nghiệp đều có chính sách riêng về quản lý công nợ để đảm bảo thu đúng, thu đủ các công nợ của khách hàng

3.1.5 Hoạt động khuyến mãi quảng cáo

Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp đều có chiến lược riêng về hoạt động quảng cáo khuyến mãi để sản phẩm của mình đến với người tiêu dùng và thể hiện vị trí của mình trên thị trường Vì thế hoạt động này trở thành một trong những công cụ đắc lực để hoạt động tiêu thụ có hiệu quả hơn

3.2 Mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá của kiểm toán hoạt động tiêu thụ

3.2.1 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động tiêu thụ:

Kiểm toán hoạt động tiêu thụ thường hướng vào mục tiêu chính sau:

+ Đảm bảo các kiểm soát được qui định cho hoạt động tiêu thụ là phù hợp, được duy trì có hiệu quả và được tuân theo đúng

+ Đảm bảo các chính sách tiêu thụ là hợp lý, hiệu quả, có tác dụng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm

+ Đảm bảo các hoạt động tiêu thụ đang được tiến hành có hiệu lực, hiệu quả

3.2.2 Tiêu chuẩn đánh giá của hoạt động tiêu thụ

Khi tiến hành kiểm toán hoạt động tiêu thụ có thể sử dụng một vài tiêu chuẩn sau để đánh giá:

+Các chỉ tiêu về hoạt động tiêu thụ như : doanh thu, chi phí bán hàng, công nợ của các kỳ trước, của các đơn vị cùng nghành cùng qui mô

+Các định mức kỹ thuật hoặc dự toán được thiết lập qua quá trình phân tích các chính sách, qui định liên quan đến hoạt động tiêu thụ

3.3 Kiểm toán hoạt động tiêu thụ

Tiêu thụ sản phẩm là khâu cuối cùng của quá trình lưu thông hàng hoá Hoạt động tiêu thụ được bắt đầu bằng đơn đặt hàng của khách hàng và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng hoá, dịch vụ thành một khoản thu và cuối cùng thành tiền

Do đó, kiểm toán hoạt động tiêu thụ là đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động: tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, kiểm soát tín dụng và quản lý con nợ, định giá sản phẩm, hệ thống bán hàng của doanh nghiệp, chính sách marketing

3.3.1 Tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá:

Để hoạt động tiêu thụ đạt hiệu quả tốt, sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp được khách hàng chấp nhận thì hoạt động tìm kiếm thị trường tiêu thụ giữ một vai trò vô cùng quan trọng

Những yêu cầu cần thiết để tiến hành hoạt động tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có hiệu quả:

Định vị vị trí sản phẩm của doanh nghiệp mình trên thị trường

Xác định thị trường mục tiêu ( thị trường có nhiều cơ hội hấp dẫn nhất

mà doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực của mình )

Trên cơ sở đó mở các văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp trên thị trường mục tiêu

Chọn các kênh phân phối chủ đạo: Ký kết với các đại lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp Mở các cửa hàng bán hàng trực tiếp của doanh nghiệp trên thị trường mục tiêu

3.3.2 Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:

Việc xử lý một cách có hiệu quả đơn dặt hàng của khách hàng là cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất cũng như các doanh nghiệp kinh doanh Việc chậm trễ hay những sai sót xảy ra trong quá trình xử lý dơn đặt hàng đều có thể dẫn đến việc đánh mất thiện chí của khách hàng, huỷ bỏ đơn đặt hàng và thậm chí làm mất đi cơ hội kinh doanh, giảm vị trí của doanh nghiệp trên thị trường

Những yêu cầu cần thiết xử lý có hiệu quả đơn đặt hàng:

Ban quản lý nên có một chính sách rõ ràng về việc xử lý đơn đặt hàng, chính sách này cần phải linh động tuỳ theo từng loại sản phẩm, tuỳ theo từng thị trường cũng như từng khách hàng Đối với những khách hàng khó tính muốn hàng hoá được giao nhanh chóng, nhưng vẫn đảm bảo về số lượng và chất lượng thì doanh nghiệp phải rút ngắn thời gian xử lý đơn đặt hàng để hàng hoá đến tay khách hàng sớm nhất Vì thế, ban quản lý nên thâu nhận những thông tin hàng tháng về những hướng dẫn sau và xem đó như là nền tảng cơ bản để hướng dẫn sâu sát việc phục vụ khách hàng

- Khối lượng mậu dịch, giá trị của các đơn đặt hàng còn nợ

- Những đơn đặt hàng đang chờ hàng dự trữ

- Khối lượng hàng chuyên chở từng phần

- Định giá nhanh chóng và thực hiện yêu cầu của khách hàng (thường xuyên cập nhật thông tin về hàng dự trữ, qui cách sản phẩm và giá cả ) Ở những công ty có cơ sở dữ liệu về nhóm sản phẩm trên máy có thể cung cấp một lợi thế cạnh tranh trong việc phục vụ khách hàng

Sự hoàn tất một đơn đặt hàng có thể phụ thuộc vào tốc độ tiến hành kiểm tra tín dụng, kiểm tra chi tiết đơn đặt hàng, xác định hàng hoá tồn kho và nhập vào máy đơn đặt hàng

Công ty cần phải có kế hoạch hoàn tất các đơn đặt hàng tạm thời dựa trên các yêu cầu qua điện thoại của những khách hành được xác minh, có các

phương tiện giúp kiểm soát nhanh tín dụng khách hàng, xác định những chậm trễ có thể xảy ra trong việc giao hàng và rà xót thường xuyên những đơn đặt hàng còn tồn đọng

3.3.3 Kiểm soát tín dụng và quản lý con nợ:

Mục đích của hoạt động này là đồng vốn của doanh nghiệp bỏ ra phải được chu chuyển nhanh tức là nhận tiền thanh toán từ khách hàng đầy đủ, đúng hạn để hạn chế thấp nhất chi phí tín dụng mà không làm cản trở việc bán hàng có thể đem lại lợi nhuận

Những chi phí kéo dài thời gian tín dụng cho khách hàng gồm những chi phí sau:

- Chi phí tiền vốn kẹt lại ở con nợ

- Chi phí nhân viên quản lý sổ sách bán hàng

- Chi phí đòi nợ

- Chi phí cho nhân viên trong khi làm việc: In ấn, điện thoại, bưu phí

- Nợ không có khả năng thanh toán

Những chi phí này có thể phát sinh khác nhau đối với những đơn vị kinh doanh khác nhau Tuy nhiên để kiểm soát tín dụng có hiệu quả có thể tiến hành qua 4 giai đoạn sau:

- Thẩm định và xem xét khả năng cho vay tín dụng an toàn đối với khách hàng cũ và mới

- Kiểm tra đơn đặt hàng vừa nhận được

- Nhanh chóng xử lý sổ sách bán hàng và viết hoá đơn

Để theo dõi hoạt động kiểm soát tín dụng có thể sử dụng các chỉ dẫn sau:

- Bảng kê các con nợ về số ngày nợ, số và giá trị các tài khoản vượt giới hạn tín dụng, số và giá trị đơn đặt hàng bị loại bỏ, số và giá trị của các khoản nợ khó đòi

- Đối với các công ty lớn nên có một ban kiểm soát tín dụng đóng vai trò chủ chốt, còn đối với các công ty nhỏ nên có ít nhất một người chuyên chịu trách nhiệm về quản lý tín dụng

- Thu hồi nợ phải được tiến hành thường xuyên đối với những

khoản nợ khó đòi thuộc nguyên nhân chủ quan phải bị truy trách nhiệm trước ban quản lý bán hàng và đội ngũ nhân viên bán hàng, bộ phận chịu trách nhiệm thu nợ

Thủ tục thu hồi nợ gồm một số nội dung sau: Báo cáo hàng tháng, đánh dấu các chứng từ thanh toán trên báo cáo, giấy báo nhắt nợ (hoặc thường xuyên gọi qua điện thoại để nhắt nợ), có thể nhờ sự giúp đỡ của pháp luật đối với những khoản nợ lớn khó đòi được vì khách hàng cố ý không muốn trả nợ Giới hạn tín dụng đối với tất cả các khách hàng phải được ấn định một cách phù hợp tuỳ từng trường hợp khách hàng và phải thường xuyên rà soát lại, thường dựa vào khối lượng mậu dịch lớn nhất mà khách hàng có thể thực hiện (Ví dụ: không đáng bỏ ra 1.000$ cho một khách hàng mà người ta không thể mua hàng với giá trị trên 5.000$) và uy tín của khách hàng Việc xem xét lại thường xuyên cũng rất quan trọng để tránh đánh mất việc bán hàng khi khách hàng đạt đến mức nợ giới hạn, hoặc ngược lại để giảm bớt giới hạn đối với những khách hàng không mấy hài lòng

Cần có sự liên kết chặt chẽ giữa bộ phận kế toán, quản lý tín dụng, bộ phận bán hàng và phân phối hàng Khi một con nợ bất ngờ bị lâm vào hoàn cảnh khó khăn về tài chính, việc giao hàng có thể ngưng lại và tất cả các nhân viên bán hàng vận chuyển cũng nên được báo trước và trường hợp cho phép giao hàng thì tất cả các nhân viên bán hàng và vận chuyển phải biết để tránh đánh mất việc bán hàng

3.3.4 Định giá sản phẩm và khả năng sinh lời từ sản phẩm

Đối với sản xuất cũng như các ngành công nghiệp dịch vụ, chính sách định giá sản phẩm và theo dõi khả năng sinh lời từ sản phẩm là nền tảng trong việc chiếm vị trí cạnh tranh của doanh nghiệp và hoạt động tài chính

Các nhân tố ảnh hưởng đến việc định giá sản phẩm và khả năng sinh lời

từ sản phẩm bao gồm:

- Kết cấu chi phí của công ty

- Chiến lược cạnh tranh và xác định vị trí sản phẩm trên thị trường

Những lĩnh vực kiểm soát chính ở hoạt động này:

- Hồ sơ hệ thông con nợ

- Đơn đặt hàng

- Chuyển hàng

- Hoá đơn bán hàng

- Giấy ghi nợ và điều chỉnh nợ

- Số liệu về hiện trạng các con nợ

- Tổ chức đội ngũ nhân viên bán hàng

Một số yêu cầu nhằm đảm bảo cho hệ thống bán hàng được hiệu quả:

Số liệu về hiện trạng các con nợ và hàng bán ra không bị khai báo sai trong tổng số của những hồ sơ ở máy tính Thường xuyên cân nhắc các hạng mục tổng cộng trên các hồ sơ lưu sẽ giúp đảm bảo rằng số liệu lưu trữ vẫn còn đúng

Có các biện pháp thực hiện từng kỳ để xác định tính đầy đủ chính xác

và hữu hiệu của hàng bán ra và các con nợ Tất cảc các hàng được chuyển đi

và các dịch vụ được giao và được phép Các hàng hoá không được phép rời chổ nếu không đi kèm theo bởi các văn bản chuyển hàng được chấp thuận và đầy đủ Tức là việc chuyển hàng phải căn cứ trên sự đầy đủ của quá trình đặt hàng hoặc trên các thủ tục

Các hoá đơn được lập nhanh cho tất cả hàng và dịch vụ bán ra và được kiểm tra đầy đủ Hàng bán ra phải phù hợp với hàng chuyển đi Nếu kiểm soát đối với việc so sánh danh đơn hàng bán ra và hàng giao là không đầy đủ thì

có thể hàng hoá hay dịch vụ bán ra không được lập hoá đơn hoặc được lập hoá đơn sai hoặc giao nhận trể trong việc lập hoá đơn

Các giao dịch trong hệ thống bán hàng được cập nhật đầy đủ và chính xác vào sổ cái bán hàng

Công tác tổ chức phân công các nhiệm vụ trong hệ thống bán hàng phải phù hợp không được chồng chéo đồng thời giữa các khâu phải có mối liên hệ hợp tác với nhau,hỗ trợ cho nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ

3.3.6 Chính sách Marketing

Trong điều kiện kinh tế thị trường, các doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay Để khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường, mỗi doanh nghiệp không những cạnh tranh về chất lượng, giá cả, mẫu mã mà còn cạnh tranh trên mọi phương diện: quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi chính vì vậy mà việc xác định một chính sách marketing phù hợp hiệu quả, hiệu lực là rất quan trọng để đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ

Một số vấn đề quan trọng trong hoạt động này:

- Phải hiểu được tâm lý của khách hàng mà có hình thức quảng cáo, tiếp thị phù hợp để không những giữ được khách hàng đã mua mà còn tìm kiếm đến khách hàng chưa mua, muốn mua và sẽ mua

- Tuỳ từng loại hình kinh doanh mà mở những đợt quảng cáo phù hợp trên các phương tiện thông tin đại chúng

- Phải cho khách hàng thấy được lợi ích mang lại cho khách hàng nhiều hơn những đôí thủ cạnh tranh khác khi quyết định mua hàng hoá của doanh nghiệp

- Tuỳ từng giai đoạn, thời kỳ cũng như từng loại sản phẩm hàng hoá mà

PHẦN II:

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN THỦY SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH

1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty

Tiền thân của công ty cổ phần thuỷ sản Hoài nhơn là trạm hải sản Hoài nhơn trực thuộc công ty thuỷ sản Nghĩa Bình, được thành lập năm 1976 để phục vụ cho nhu cầu thu mua chế biến thuỷ sản dịch vụ hậu cần nghề cá của huyện Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình, trạm hải sản đã khẳng định sự tồn tại và không ngừng phát triển Vì thế mà được nhà nước xem xét cho thành lập doanh nghiệp nhà nước theo tinh thần nghị định 388 HĐBT ( nay là chính phủ )

Căn cứ vào tình hình thực tế, cùng với xu hướng nhà nước ta từng bước

cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước Công ty thuỷ sản Hoài nhơn đã chọn hình thức cổ phần hoá, bán toàn bộ vốn nhà nước hiện có đồng thời phát hành thêm cổ phiếu để gọi vốn đầu tư phát triển doanh nghiệp trên cơ sở hội đồng thẩm định đã soát xét và UBND tỉnh đã có quyết định số 29/60 UB ngày 27 tháng 01 năm 1998 và lúc này công ty cổ phần thuỷ sản Hoài Nhơn ra đời

Tên giao dịch : HOAI NHƠN FISHERY JOINT- STOCK COMPANY Tên viết tắt : HOAI NHON FISICO

Trong những năm qua để khẳng định mình trên thương trường, công ty

đã tìm mọi biện pháp để mở rộng địa bàn sản xuất, kinh doanh, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, từng bước tạo việc làm ổn định tăng thu nhập cho người lao động và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước Công ty đã từng bước hoà nhập và thích nghi với nền kinh tế mới

1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Công ty có các nhiệm vụ sau:

Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đông thời quản lý khai thác có hiệu quả các nguồn vốn đảm bảo đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh theo phương thức đa dạng, không ngừng đổi mới trang thiết bị, bù đắp chi phí cân đối thu chi và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước Công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn

Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần tuỳ theo khả năng của cán

bộ công nhân viên công ty

Nghiên cứu các biện pháp đổi mới mặt hàng, nâng cao chất lượng và gia tăng số lượng các mặt hàng

Tự chủ trong hoạt động quản lý tài sản, quản lý tài chính và chính sách cán bộ theo luật định, thực hiện nguyên tắt phân phối theo lao động đảm bảo công bằng xã hội, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động , bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên

Ghi chép sổ sách kế toán theo đúng pháp luật và qui định hiện hành, chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính

Trong chế biến thực hiện tốt khâu vệ sinh an toàn thực phẩm, toàn bộ hải sản trước khi nhập kho và xuất bán ra ngoài đều qua khâu kiểm tra chất lượng nằm đảm bảo tuyệt đối cho sức khoẻ của người tiêu dùng Thực hiện tốt công tác bảo hộ an toàn lao động, bảo vệ môi trường

1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty vừa là một đơn vị sản xuất vừa là một đơn vị kinh doanh lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty gồm: thu mua chế biến, nuôi trồng thuỷ sản, nông sản nội địa và xuất khẩu

Kinh doanh xuất nhập khẩu các loại hải sản, vật tư, trang thiết bị và dịch vụ hậu cần nghề cá

Chế biến kinh doanh gỗ, đóng mới và sửa chữa tàu thuyền các loại

Tư vấn hồ sơ thiết kế và lập kỹ thuật hoàn công đối với tàu cá kinh doanh xăng, dầu, dầu mở phụ

Kinh doanh dịch vụ ăn uống giải khát, nhà hàng, dịch vụ vui chơi giải trí

Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước, điện dân dụng, san lắp mặt bằng

Tuy nhiên hai lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là kinh doanh xăng dầu và thu mua chế biến mặt hàng thuỷ sản

1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý ở công ty

1.4.1 Sơ đồ bộ máy quản lý

1.4.2 Chức năng của các phòng ban

Đại hội cổ đông: là cơ quản quyết định cao nhất của công ty Đại hội

cổ đông tiến hành thường niên và bất thường, định kỳ mỗi năm một lần do chủ tịch HĐQT triệu tập trong thời gian 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty do Đại hội Cổ đông bầu

ra thay mặt cho cổ đông giữa 2 kỳ đại hội Chủ tịch HĐQT do Đại hội cổ đông bầu ra theo nhiệm kỳ đồng thời chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc điều hành công ty

Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt cho Cổ đông để kiểm tra, kiểm soát

mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị điều hành của Công ty Ban kiểm

Các chi nhánh (QNh n,TPHCM)

Quan h ch c năng

soát có thể 2 hoặc 3 người do đại hội Cổ đông bầu ra và bãi miễn nhiệm với

đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp hoặc bỏ phiếu kín

Giám đốc: là người đại diện pháp nhân cho Công ty trong mọi giao

dịch, giám đốc là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty Giám đốc chịu trách nhiệm trước đại hội Cổ đông và Hội đồng quản trị về trách nhiệm điều hành Công ty

Phòng tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn

Công ty, xác định kết quả kinh doanh, thực hiện các nhiệm vụ thu chi và quản

lý các khoản tiền vốn, tiền vay, tiền gởi, đồng thời theo dõi sát sao tình hình công nợ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh Đồng thời tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về những thông tin tài chính quan trọng

Phòng kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về công việc kinh doanh

thị trường, vật tư hàng hoá giúp cho giám đốc ký kết những hợp đồng mua bán tiêu thụ sản phẩm, định giá mua, bán ở từng thời điểm theo sự biến động của thị trường

Các xí nghiệp và chi nhánh: có nhiệm vụ tổ chức sản xuất, tổ chức

quản lý ở từng xí nghiệp, định kỳ báo cáo kết quả ( hàng tháng ) cho phòng kế toán tài vụ

1.5 Tổ chức kế toán tại công ty

1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

a Sơ đồ bộ máy kế toán:

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ hổ trợ

b Chức năng của từng bộ phận:

Hiện nay công ty tổ chức mô hình kế toán theo kiểu nữa tập trung nữa

phân tán.Phòng kế toán trung tâm ( phòng tài vụ ) có nhiệm vụ tổng hợp số

liệu theo dõi chi tiết từng chi nhánh, từng xí nghiệp đồng thời theo dõi ghi

chép kiểm tra toàn bộ công tác kế toán tại công ty Ở các đơn vị phụ thuộc

như xí nghiệp xây dựng thuỷ sản, xí nghiệp đông lạnh cũng có phòng kế toán

riêng làm nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin theo sự phân cấp của phòng

kế toán tập trung

Kế toán trưởng: Là người trực tiếp chỉ đạo các nhân viên kế toán

Điều hành toàn bộ hệ thống kế toán ở công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếp

của giám đốc.Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp có nhệm vụ tổng hợp số

liệu lên chứng từ ghi sổ, vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính

Kế toán vật tư, tài sản cố định, tiền lương và bảo hiểm: Theo dõi tình

hình tăng giảm TSCĐ, tiến hành tính khấu hao đồng thời theo dõi tiền lương

phải trả cho công nhân viên và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế, kinh phí công đoàn

Kế toán công nợ, tiêu thụ, thanh toán: Theo dõi tình hình công nợ,

lập báo cáo tiêu thụ hàng hoá hàng tháng, theo dõi tình hình thu chi quĩ tiền

mặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng, thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhân

viên công ty và các xí nghiệp phụ thuộc Đồng thời cung cấp chứng từ cần

thiết cho kế toán tổng hợp

Th quĩ

K toán xí nghi p

ch bi n đông l nh

Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp

Thủ quĩ: Trực tiếp thu chi quĩ tiền mặt và bảo quản tiền mặt, ghi chép

sổ quĩ và hàng tháng lập báo cáo thu chi tiền quĩ

Kế toán các chi nhánh, các xí nghiệp: là người theo dõi chung trong

chi nhánh xí nghiệp từ việc thu chi, tạm ứng Hàng tháng lập các báo cáo, bảng kê gửi lên cho phòng kế oán tập trung để tập hợp số liệu lập báo cáo tài chính

1.5.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:

Với mô hình đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ nhân viên kế toán tại công ty, công ty đã áp dụng hình thức kế toán : Chứng từ ghi sổ

Hiện nay, công ty đã vận dụng máy vi tính vào việc xử lý thông tin kế toán

Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian để quản lý tập trung số liệu kế toán Đồng thời cũng từ chứng từ ghi sổ số liệu sẽ được ghi vào sổ cái

S chi ti t

B ng t ng h p chi ti t

Báo cáo k toán

Cuối quý số liệu tổng cộng ở sổ cái được dùng để lên bảng cân đối số phát sinh , sau khi đối chiếu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và bảng cân đối

số phát sinh; bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối số phát sinh

Số liệu từ bảng cân đối số phát sinh được dùng để lập bảng cân đối

kế toán và các báo cáo kế toán khác

2 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN

2.1 Khái quát tình hình tiêu thụ tại công ty:

Trong những năm gần đây, đặc biệt là ba năm vừa qua công ty đã tạo được chổ đứng cho mình trên thị trường lãnh đạo của công ty đã từng bước chứng tỏ được năng lực của mình từ khi chuyển sang hình thức cổ phần hoá Công ty đã đi vào hoạt động có hiệu quả, điều này thể hiện qua một số chỉ tiêu trên bảng báo cáo kết quả kinh doanh như sau:

Bảng 1: Một số chỉ tiêu thể hiện tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty

Lợi nhuận thuần 836 1.546 1.333

Qua bảng số liệu phân tích ta có thể thấy doanh thu của Công ty qua mỗi năm đều tăng lên đáng kể tương ứng với mức lợi nhuận trước thuế cũng tăng Qua đó, ta có thể kết luận rằng: công ty đã từng bước thâm nhập thị trường, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá Nhìn vào bảng số liệu ta thấy xu hướng phát triển của công ty trong những năm sắp tới

Trước đây công ty chỉ thu mua một số mặt hàng thuỷ sản rồi sau đó bán lại mà chủ yếu là thu mua cá Ngừ đại dương Hiện nay, Công ty đã đầu tư đưa máy móc thiết bị kỹ thuật hiện đại vào để chế biến một số mặt hàng thuỷ sản

để bán và xuất khẩu.Có thể nêu 1 số mặt hàng thuỷ sản chính của Công ty như sau:

Mặt hàng thuỷ sản là mặt hàng cao cấp cho nên thị trường tiêu thụ là thị trường mà ở đó người dân có mức sống cao Do đó, phần lớn khách hàng của công ty là các Công ty TNHH, khách sạn, nhà hàng ở TP Hồ Chí Minh và một số mặt hàng để xuất khẩu sang nước ngoài: Nhật, Mỹ, EU Đối với Công

ty đây cũng là bước đầu thành công Tuy nhiên còn nhiều khó khăn trước mắt

mà công ty phải đối đầu

Bên cạnh kinh doanh chế biến mặt hàng thuỷ sản Công ty còn kinh doanh mặt hàng xăng dầu các loại Đây cũng là lĩnh vực kinh doanh chính tạo nên doanh thu của Công ty Công ty la tổng đại lý bán xăng dầu của tỉnh gồm các loại: Xăng Mogas 90, Xăng Mogas 92, dầu lửa, dầu Diezel, dầu Mazút, dầu nhớt các loại

Đối với mặt hàng xăng dầu, Công ty mua của Công ty xăng dầu Bình định, Công ty xăng dầu khu vặc V, Công ty xăng dầu Quảng Ngãi Thị trường tiêu thụ phần lớn là nằm trong tỉnh, các điểm bán xăng dầu các Công

ty và các quầy hàng để bán xăng dầu cho người dân địa phương, bán cho các tàu thuyền đi biển Nhìn chung thị trường tiêu thụ xăng dầu ổn định Vấn đề khó khăn là nguồn đầu vào là cho giá cả xăng dầu không ổn định

Để thấy được tình hinh tiêu thụ một số mặt hàng chính của hai lĩnh vực chính kinh doanh xăng dầu và chế biến thuỷ sản được thể hiện ở bảng 3 như sau:

Nhìn vào số liệu bảng 3, ta thấy doanh thu tiêu thụ hai lĩnh vực kinh doanh xăng dầu và thuỷ sản của Công ty nhìn chung là tăng qua các năm

Trong đó, tình hình tiêu thụ một số mặt hàng thuỷ sản tăng nhanh năm 2001 Điều này cho thấy việc kinh doanh lĩnh vực thuỷ sản đã bắt đầu đi vào hoạt động có hiệu quả từ khi chuyển sang hình thức cổ phần hoá Đến năm 2002 doanh thu có tăng nhưng chậm hơn, thậm chí mặt hàng cá ngừ đại dương lại giảm so với năm 2001( vì đây là mặt hàng xuất khẩu nên gặp nhiều khó khăn) Tuy nhiên doanh thu các mặt hàng thuỷ sản của công ty đều tăng qua

và ổn định trong những năm sắp đến

Hiện tại, mặt hàng thuỷ sản của công ty phần lớn là tiêu thụ ở thị trường nước ngoài Công ty vừa xuất khẩu trực tiếp vừa bán cho các đơn vị khác xuất khẩu:

Bảng 4: Thị trường tiêu thụ mặt hàng thuỷ sản

Số lượng

Doanh thu (ng.đồng)

Số lượng

Doanh thu (ng.đồng)

Bảng 5: Thị trường tiêu thụ xăng, dầu hàng năm

Chi nhánh Quy Nhơn

Các quầy hàng

) Qua đó, ta có thể kết luận rằng: lượng xăng dầu tiêu thụ của công ty tương đối ổn định so với mặt hàng thuỷ sản

Cách thức giao dịch đàm phán của công ty

khác nhau Đối với khách hàng quen biết công ty phải dùng điện thoại để chào hàng, nếu khách hàng đồng ý mua hầng Công ty sẽ làm hợp đồng gởi cho khách hàng để ký kết

Đối với khách hàng mới công ty thường giao dịch đàm phán qua thư hay bằng cách gặp gỡ trực tiếp Với khách hàng này Công ty đã tìm hiểu họ qua quá trình nghiên cứu thị trường, sau đó công ty giao dịch đàm phán qua thư tín vì qua thư tín công ty có thể trình bày cụ thể rõ ràng hơn về hàng hoá mình định bán và tốn ít chi phí, trường hợp này công ty vẫn thường hay dùng Trường hợp giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp, thường là khách hàng trực tiếp đến tại công ty để đặt hàng hoặc thông qua các nhân viên bán hàng của công ty

Hiện nay, tình hình giao dịch đàm phán với khách hàng mới của công

ty chưa nhiều, chủ yếu là khách hàng quen thuộc Họ thường đặt hàng với qui cách, phẩm chất nhất định do họ yêu cầu Do đó, công ty không chủ động sản xuất các mặt hàng theo ý của mình để chào hang cho nhiều khách hàng khác nhau

Đối thủ cạnh tranh:

Tham gia hoạt động kinh doanh trên thương trường xuất khẩu thuỷ sản, công ty không thể không đương đầu với các đối thủ chủ yếu và trực tiếp trong lĩnh vực xuất khẩu

Hiện nay, trong tỉnh Bình Định công ty phải dương đầu với các công ty phát triển thuỷ sản của tỉnh nằm tại thành phố Qui nhơn.Đây la công ty thuỷ sản lớn của tỉnh nên gây khó khăn rất lớn cho công ty trong việc thu mua nguyên liệu và xuất bán các sản phẩm

Ngoài việc đương đầu với các đối thủ cạnh tranh trong tỉnh, công ty còn phải đương đầu với các công ty ngoài tỉnh như: Seaprodex Đà Nẵng, Seaprodex Nha Trang, Hồ Chí Minh, Basea food Vũng Tàu nhũng đơn vị này có những điểm mạnh như:

- Hầu hết đó là những công ty lớn đóng trên địa bàn phía Nam có cơ sở tại thành phố Hồ Chí Minh, có hệ thống Marketing khá mạnh, họ có khách hàng lớn có khả năng thu hút số lượng khách hàng lớn trên thị trường trong khu vực

-Họ đã tạo được mối liên kết khá bền chặt với các xí nghiệp trong khu vực, muốn có những điều kiện thuận lợi về khả năng chế biến, nâng cấp sản phẩm đông lạnh thành tinh chế có giá trị gia tăng Nên họ không những cạnh

tranh trên phương diện sản xuất sản phẩm mà còn cạnh tranh cả nguyên liệu bán thành phẩm

Đó là những khó khăn nhưng đồng thời là những động cơ thúc đẩy

công ty phát triển và tìm ra được hướng đi của mình

2.2 Một số chính sách liên quan đến hoạt động tiêu thụ tại công ty

2.2.1 Chính sách sản phẩm:

Đối với mặt hàng thuỷ sản, công ty đã đưa chiến lược đa dạng hoá sản phẩm, lúc đầu chỉ mua bán cá ngừ đại dương cho xuất khẩu, sau đó công ty đã nhân rộng ra các mặt hàng ( tôm, cá, các loại khác ) Công ty đã chú ý đến chất lượng mẫu mã sản phẩm, vì đây chính là đều mà kháh hàng quan tâm Công ty đã đầu tư máy móc thiết bị hiện đại vào qui trình chế biến hàng thuỷ sản đông lạnh với kinh phí khoảng 5 tỷ đồng Công ty đang từng bước hoàn thiện chế biến về mẫu mã cũng như chất lượng; chương trình quản lý chất lượng và an toàn hực phẩm theo HACCP ( HACCP - Hazard Annlysis critical ctrol point - Phân tích các mối nguy và hạn chế những điểm tới hạn) đang được đưa vào qui trình chế biến cá ngừ đại dương Fillet đông lạnh Còn mặt hàng xăng, dầu thì công ty là một đơn vị thương mại mua đi bán lại, do đó mà mua bán theo nhu cầu của thị trường và theokhả năng của công ty Tuy nhiên mặt hàng xăng, dầu ủa công ty cũng đa dạng và cơ cấu mặt hàng phù hợp với nhu cầu của thị trường

2.2.2 Chính sách giá cả

Hiện nay, công ty sử dụng chính sách hướng nội tức là giá cả phải bù đắp được chi phí và có lãi ( mức lãi cho phép 10% - 15% giá thành sản phẩm ) Tuy nhiên mức lãi này không ổn định vì công ty còn chú ý đến giá cả thị trường, các đối thủ cạnh tranh Đối với mặt hàng xăng , dầu thì giá cả hầu hết

là do tổng công ty xăng dầu Việt Nam qui định, vấn đề bán ra thế nào lãi cao hay thấp thì công ty có quyền quyết định trong phạm vi mức lãi ( hoa hồng)

mà tổng công ty cho phép

Sau đây là bảng giá một số mặt hàng chính thuộc hai lĩnh vực thuỷ sản

và xăng dầu của công ty

Bảng 6: Bảng giá xăng dầu ba tháng cuối năm 2002

(đvt: đồng)

Giá bán buôn (đvt: đồng)

Đơn giá bình quân

1usd=16.000)

2.2.3 Qui định về ký kết hợp đồng với các nhân viên bán hàng của công ty:

Đây là chính sách qui định đối với mặt hàng xăng, dầu hiện nay, công

ty có 17 quầy bán xăng, dầu của 17 nhân viên ở địa phương và trong tỉnh

Về hình thức tổ chức các nhân viên đươc thực hiện theo nguyên tắc công ty và nhân viên cùng đầu tư vốn, các nhân viên có trách nhiệm đầu tư ít nhất 2/3 chi phí mặt bằng phương tiện và có tài sản thế chấp tương đương 70% giá trị hàng hoá cung cấp hoặc có cổ phần tại công ty

Việc phân phối xăng, dầu cho các quầy bán xăng dầú được thực hiện căn cứ vào tình hình thị trưòng, khả năng của công ty và nhu cầu của các quầy Các nhân viên bán hàng theo giá cả của công ty qui định( theo khung giá nhà nước qui định) và được hưởng tỉ lệ hoa hồng trên doanh số bán theo qui định Việc thay đổi sẽ căn cứ vào tình hình thị trường và được gửi cho các cửa hàng bằng văn bản

tiền bán hàng chậm nhất là sau 7 ngày kể từ lúc nhận hàng, nếu cửa hàng nào sau 7 ngày không nộp tiền bán hàng sẽ nộp tiền thanh toán chậm theo lãi suất ngân hàng trên tổng số tiền thanh toán chậm Tuy nhiên khi có những trường hợp đôt xuất thì cần báo trước cho công ty

Bảng sau sẽ cho thấy mức tiêu thụ xăng, dầu tại các quầy bán của công

ty

Bảng 8: Sản lượng dầu tiêu thụ bình quân hàng năm tại các

quầy bán của công ty

Tên nhân viên Sản lượng bán ra bình quân hàng năm (đ.v.t: lít)

3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY

Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu bảo ệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả; cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy; thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị ; đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị bao gồm những yếu tố sau:

3.1 Môi trường kiểm soát:

Bao gồm các nhân tố tác động đến việc xây dựng thiết kế sự hoạt động và tính hiểu hiệu của các chính sách thủ tục của đơn vị Các nhân tố này gồm:

3.1.1 Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của nhà quản trị cao cấp

Giám đốc Công ty đồng thời kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động tại công ty Ông là người nhạy bén giàu kinh nghiệm và mạnh dạn trong kinh doanh Ông đã quyết định đầu tư máy móc thiết bị hiện đại vào qui trình chế biến hàng thuỷ sản với kinh phí khoản

5 tỷ đồng Đây là bước đột phá lớn của toàn công ty mà đặt biệt là dưới sự chỉ đạo của giám đốc Bên cạnh giám đốc thì các cấp dưới làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, tích cưc làm việc, luôn tìm tòi học hỏi sáng tạo để hoàn thành công việc được tốt

3.1.2 Cơ cấu tổ chức

Để chỉ đạo và kiểm soát hoạt động của đơn vị thì cơ cấu tổ chức đóng một vai trò quan trọng Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân công phân nhiệm, sự uỷ quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi dạng vi phạm

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, theo đó giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty dưới sự hổ trợ của phòng kế toán và phòng kinh doanh Các bộ phận phòng ban chịu trách nhiệm trước giám đốc, mọi hoạt động của Công ty đều dược điều hành

và kiểm soát tương đối chặt chẽ

3.1.3 Chính sách nhân sự:

Sự phát triển của các đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ, nhân viên và họ luôn luôn là nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ Nếu lực lượng này của đơn vị lại yếu kém về năng lực tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả Ngược lại một đội ngũ cán

bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của kiểm soát nội

bộ

Nhận thức được vai trò của yếu tố con người đối với sự phát triển của công ty nên chính sách nhân sự luôn được công ty coi trọng và đặt lên hàng đầu Hàng năm Công ty đều tổ chức tuyển dụng, đào tạo nâng cao tay nghề cán bộ công nhân viên, ưu tiên tuyển dụng con em ở địa phương có năng lực Hiện nay công ty có khoảng 44 cán bộ nhân viên và khoảng 200 công nhân hợp đồng Trong đó số cán bộ nhân viên có trình độ đại học còn rất ít, tuy nhiên đây

là vấn đề phù hợp với một công ty mới đi vào hoạt động có hiệu quả

Chế độ khen thưởng, kỹ luật cũng được qui định chặt chẽ đối với cán bộ công nhân viên của công ty, ba tháng công ty tiến hành bình xét lao động để chọn ra những lao động giỏi Từ đó có chế độ khen thưởng nhằm khuyến kích người lao động phát huy hơn nữa năng lực của mình

3.1.4 Công tác kế hoạch hoá tại công ty

Định kỳ hàng tháng, hàng năm Công ty đều thu thập số liệu từ các xí nghiệp, phòng ban để đánh giá tình hình, đồng thời đưa ra kế hoạch cho các tháng tới, năm tới

3.1.5 Các nhân tố bên ngoài:

Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên thì hoạt động của Công ty còn chịu ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài Nằm ở một tỉnh thuộc vùng duyên hải miền trung có khí hậu thời tiết khắc nghiệt, mức sống người dân chưa cao Mặt hàng thuỷ sản của công ty phụ thuộc nhiều vào việc đánh bắt cá tại địa phương

Do đó làm cho hoạt động kinh doanh của Công ty gặp nhiều khó khăn Đối với việc đánh bắt và chế biến mặt hàng thuỷ sản thì đặc điểm môi trường tự nhiên miền trung có những thuận lợi cho công ty, cụ thể như sau:

Đặc điểm môi trường tự nhiên miền trung đối với ngành kinh tế thuỷ sản:

Các tỉnh ở ven biển miền trung kéo dài từ Thanh Hoá đến Bình Thuận có chiều dài bờ biển 1.970 km bằng 61% chiều dài bờ biển cả nước, diện tích vùng biển

1.136.000 tấn, khả năng cho phép khai thác là 546.000 tấn bằng 40%-42% so với cả nước Đây là vùng biển có trữ lượng nguồn lợi thuỷ sản trung bình nhưng phong phú về chủng loại gồm có: Tôm, cá, mực , cua, sò

Môi trường kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển: Nhìn chung môi trường

kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển ở miền trung có trình độ thấp, cơ bản là thủ công và cơ giới nhưng thiếu đồng bộ và lạc hậu, đặc biệt ở các khâu khai thác