3. THƯC HIỆN KIỂM TOÁN
3.2.Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ
Để mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ, em xin lập bảng câu
hỏi sau:
Bảng câu hỏi đã được trả lời bởi những người có liên quan và sự quan
sát tìm hiểu của bản thân, sẽ cho chúng ta thấy được hệ thống kiểm soát nội
bộ đối với hoạt động tiê thụ tại công ty.
Bảng 10: Câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ quá trình tiêu thụ tại công ty.
CÂU HỎI Trả lời Chú thích
Có không
1. Công ty có chính sách rõ ràng nhằm
tăng cường xử lý đơn đặt hàng. X
2. Chính sách này có được thay đổi hợp lý giữa các sản phẩm khác nhau hoặc các vùng thị trường khác nhau.
X
3. Khách hàng có thể đặt hàng thông qua
+ Đến trực tiếp công ty + Gởi fax, thư
+ Nhân viên bán hàng
X X X
4. Những khách hàng then chốt được ưu
tiên phục vụ X
5. Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, công ty có tiếp cận được thông tin về hàng dự trữ, giá cả, nợ phải thu ngay lập tức.
X
6. Công ty có thường xuyên thâu nhận thông tin về:
+ Khối lượng và giá trị đơn đặt hàng còn nợ
+ Những đơn đặt hàng đang chờ
+ Giá cả của hàng hoá được khách hàng đặt hàng hiện có trên thị trường
X X X
7. Công ty có lập kế hoạch tiêu thụ X
8. Kế hoach được lập dựa vào nhữnh khách hàng chủ yếu.
X
Dựa vào chủ yếu
là kết quả kinh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
doanh kỳ trước và khả năng thu mua
nguyên liệu đầu
vào.
9. Công ty có chính sách cụ thể để quản
lý con nợ có hiệu quả. X
10. Chính sách có ghi rõ: + Điều khoản mua bán.
+ Tiêu chuẩn thiết lập giới hạn tín dụng. + Những điều kiện có thể thay đổi điều khoản mua bán hay tiêu chuẩn thiết lập giới hạn tín dụng
X X
11. Công ty không thực hiện đơn đặt hàng khi khách hàng vượt quá giới hạn tín dụng
X
12. Các đơn đặt hàng công ty nhận được có phải đều là kết quả của quá trình tự tìm kiếm khách hàng của nhân viên công ty.
X
Không nhiều.
13. Công ty có chính sách chiết khấu đối
với những khách hàng trả tiền sớm. X
14. Mức nợ giới hạn có được thay đổi
và xem xét lại thường xuyên. X Mỗi năm một lần
15. Giá bán tại các đại lý có được công
ty quy định. X
Đối với kinh
doanh mặt hàng
xăng dầu. 16. Các đại lý có được hưởng chiết
khấu gia tăg tương ứng với phần doanh thu thực hiện được.
X
Chỉ được hưởng
% trên doanh thu
bán được 17. Công ty có thường tổ chức chào
hàng X Chào hàng theo
đợt 18. Chào hàng chủ yếu dưới hình thức (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
chào hàng tự do. X
19. Công ty có thường xuyên đánh giá hiệu quả của các chi phí cho chính sách tín dụng.
X
20. Công ty có chính sách cụ thể rõ ràng
để kiểm soát chi phí bán hàng. X
21. Công ty có thường xuyên gởi xác nhận cho khách hàng (xác nhận về hàng bán và nợ) X Phần lớn chỉ có ở mặt hàng xăng dầu 22. Công ty có chính sách marketing cụ thể, rõ ràng và hiệu quả. X Chỉ dừng lại ở việc quãng cáo trên một báo. 23. Công ty có chính sách chiết khấu để
khuyến khích các đại lý trả tiền sớm. X
24. Giá thành được tính theo cách tính
đảm phí X Theo cách tính
toàn bộ.
Qua bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiêu thụ
tại công ty, ta chỉ có thể biết được khái quát chung tình hình kiểm soát nội bộ
tại công ty, ta chưa thể đánh giá được những yếu kém đi đôi với những rũi ro
Bảng11: Bảng đánh giá về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tiêu thụ tại công ty.
Thủ tục
kiểm
soát
Kết quả khảo sát xem xét
kiểm soát nội bộ.
Một số rũi ro có
thể xảy ra. Đánh giá
1. Bảng
câu hỏi
1. Khi có đơn đặt hàng của
khach hàng, bộ phận bán hàng không có ngay được
thông tin về hàng dự trữ,
gía cả, nợ phải thu ngay
lập tức.
Đối với những trường hợp khách (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
hàng muốn tìm hiểu về sản phẩm thông qua điện
thoại và khách hàng này là khách hàng khó tính thì việc cung cấp chậm thông tin sẽ đánh mất thiện chí của kháh hàng, có khả năng mất cơ hội bán hàng. Việc tiếp cận
thông tin của bộ
phận bán hàng còn chậm.
2. Kế hoạch tiêu thụ được
lập chủ yếu dựa trên kết
quả kinh doanh kỳ trước
và khả năng thu mua
nguyên liệu đầu vào.
Kế hoạch có thể không sát với thực tế. Cần xem xét lại việc lập kế hoạch 3. Phần lớn các đơn đặt hàng là do khách hàng chủ động tìm đến. Công ty có thể rơi vào tình thế bị động trong khâu
thu mua nguyên liệu đầu vào.
Công tác tìm kiếm khách hàng chưa phát
huy hiệu quả.
4. Mức nợ giới hạn rất ít thay đổi và xem xét lại thưỡng xuyên
Có thể xảy ra tình trạng nợ khó đòi hoặc cũng có thể hạn chế lượng hàng hoá tiêu thụ. Cần xem xét chính sách này để đưa ra mức giới hạn nợ linh động đối với từng khách hàng
vào từng thời
kỳ. 5. Các đại lý không được
hưởng chiết khấu gia tăng tương ứng với phần doanh
thu thực hiên được.
Chính sách chiết
khấu chưa khuyến khích các đại lý gia
tăng doanh thu.
Chính sách cho các đại lý chưa phát huy hiệu quả 6. Công ty rất ít tổ chức chào hàng, mà nếu có thường chào hàng dưới
hình thức cố định.
Mất cơ hội bán giá
cao nếu chào hàng tự do
Cần kết hợp cả
hai hình thức
chào hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
7. Công ty không thường
xuyên gởi xác nhận cho
khách hàng về (hàng bán và nợ) đốivới mặt hàng thuỷ sản Có thể so liệu do kế toán cung cấp không chính xác. Công ty chưa có biện pháp để xác định tính chính xác của số liệu kế toán 8. Công ty chưa có chính sách cụ thể rõ ràng để kiểm soát chi phí bán hàng. Có khả năng chi phí bán hàng không phát huy hiệu quả Cần xem xét lại chính sách này. 9. Chính sách marketing ở công ty còn rất hạn chế Có thể sản phẩm
của công ty ít được người tiêu dùng biết đến và trong
tương lai công ty
sẽ mất vị thế trên thị trường.
Chính sách này phải được công
ty quan tâm đến. 10. Tính giá theo cách tính toàn bộ. Có thể công ty bỏ qua những đơn đặt hàng đặt biệt mang
lại lợi nhuận cho
công ty. Cần xem lại cách tính này. 2. Chỉ tiêu 11. Tỷ suất lợi
nhuận/doanh thu còn rất
thấp.
Hiệu quả của quá
trình sản xuất kinh
doanh còn thấp.
Qua bảng 11 ta đã thấy được một số yếu kém của hệ thống kiểm soát
nội bộ đối với hoạt động tiêu thụ và một số rũi ro tương ứng có thể xảy ra tại