Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách thủ tục được thiết
lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu bảo ệ tài sản của đơn vị
không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả; cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy; thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị ; đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị. Hệ thống kiểm soát
nội bộ tại đơn vị bao gồm những yếu tố sau:
3.1. Môi trường kiểm soát:
Bao gồm các nhân tố tác động đến việc xây dựng thiết kế sự hoạt động và tính hiểu hiệu của các chính sách thủ tục của đơn vị. Các nhân tố này gồm:
3.1.1. Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của nhà quản trị cao
cấp
Giám đốc Công ty đồng thời kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là người
lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động tại công ty. Ông là người nhạy bén giàu kinh nghiệm và mạnh dạn trong kinh doanh. Ông đã quyết định đầu tư máy
móc thiết bị hiện đại vào qui trình chế biến hàng thuỷ sản với kinh phí khoản
5 tỷ đồng. Đây là bước đột phá lớn của toàn công ty mà đặt biệt là dưới sự chỉ đạo của giám đốc. Bên cạnhgiám đốc thì các cấp dưới làm việc với tinh thần
trách nhiệm cao, tích cưc làm việc, luôn tìm tòi học hỏi sáng tạo để hoàn thành công việc được tốt.
3.1.2. Cơ cấu tổ chức
Để chỉ đạo và kiểm soát hoạt động của đơn vị thì cơ cấu tổ chức đóng
một vai trò quan trọng. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự
phân công phân nhiệm, sự uỷ quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi dạng vi phạm.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, theo đó giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty dưới sự hổ
trợ của phòng kế toán và phòng kinh doanh. Các bộ phận phòng ban chịu
trách nhiệm trước giám đốc, mọi hoạt động của Công ty đều dược điều hành và kiểm soát tương đối chặt chẽ
3.1.3. Chính sách nhân sự:
Sự phát triển của các đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ, nhân
viên và họ luôn luôn là nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Nếu lực lượng này của đơn vị lại yếu kém về năng lực tinh thần làm việc và đạo đức,
thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả. Ngược lại một đội ngũ cán
bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của kiểm soát nội
bộ.
Nhận thức được vai trò của yếu tố con người đối với sự phát triển của
công ty nên chính sách nhân sự luôn được công ty coi trọng và đặt lên hàng
đầu. Hàng năm Công ty đều tổ chức tuyển dụng, đào tạo nâng cao tay nghề
cán bộ công nhân viên, ưu tiên tuyển dụng con em ở địa phương có năng lực. Hiện nay công ty có khoảng 44 cán bộ nhân viên và khoảng 200 công nhân hợp đồng. Trong đó số cán bộ nhân viên có trình độ đại học còn rất ít, tuy nhiên đây là vấn đề phù hợp với một công ty mới đi vào hoạt động có hiệu quả.
Chế độ khen thưởng, kỹ luật cũng được qui định chặt chẽ đối với cán bộ công nhân viên của công ty, ba tháng công ty tiến hành bình xét lao động để chọn ra những lao động giỏi. Từ đó có chế độ khen thưởng nhằm khuyến kích người lao động phát huy hơn nữa năng lực của mình.
3.1.4. Công tác kế hoạch hoá tại công ty.
Định kỳ hàng tháng, hàng năm Công ty đều thu thập số liệu từ các xí nghiệp, phòng ban để đánh giá tình hình, đồng thời đưa ra kế hoạch cho các tháng tới, năm tới.
3.1.5. Các nhân tố bên ngoài:
Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên thì hoạt động của Công ty còn chịu ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài. Nằm ở một tỉnh thuộc vùng duyên hải miền trung có khí hậu thời tiết khắc nghiệt, mức sống người dân chưa cao. Mặt hàng thuỷ sản của công ty phụ thuộc nhiều vào việc đánh bắt cá tại địa phương. Do đó làm cho hoạt động kinh doanh của Công ty gặp nhiều khó khăn. Đối với việc đánh bắt và chế biến mặt hàng thuỷ sản thì đặc điểm môi trường tự nhiên miền trung có những thuận lợi cho công ty, cụ thể như sau:
Đặc điểm môi trường tự nhiên miền trung đối với ngành kinh tế thuỷ sản:
Các tỉnh ở ven biển miền trung kéo dài từ Thanh Hoá đến Bình Thuận có chiều dài bờ biển 1.970 km bằng 61% chiều dài bờ biển cả nước, diện tích vùng biển tính đến độ sâu 200m là 166.200km2 với lượng dự trữ nguồn lợi ước tính 1.136.000 tấn, khả năng cho phép khai thác là 546.000 tấn bằng 40%-42% so với cả nước. Đây là vùng biển có trữ lượng nguồn lợi thuỷ sản trung bình nhưng phong phú về chủng loại gồm có: Tôm, cá, mực , cua, sò...
Môi trường kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển: Nhìn chung môi trường kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển ở miền trung có trình độ thấp, cơ bản là thủ công và cơ giới nhưng thiếu đồng bộ và lạc hậu, đặc biệt ở các khâu khai thác
đánh bắt và khâu chế biến công nghiệp. Điều này tạo nên độ chênh lệch giữa tiềm năng nguồn lợi và kỹ thuật đánh bắt , đồng thời cũng tác động đến tình hình chế biến sản phẩm xuất khẩu và khả năng phát triển ngành kinh tế biển trong khu vực nói chung và công ty nói riêng.
Môi trường chính trị: Trong cơ chế mới nhà nước đã đưa ra đườn lối chính sách kinh tế mở tạo điều kiện cho phép các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu. Kinh tế biển là một trong những hoạt động mở ra hướng đi quan trọng và được nhà nước khuyến khích phát triển.
3.2. Hệ thống kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình nữa tập trung, nữa phân tán phù hợp với công ty khi có các xí nghiệp, chi nhánh.
Hình thức kế toán công ty áp dụng là chứng từ ghi sổ. Hiện nay Công ty đã đưa các phần mềm kế toán vào để xử lý số liệu.
Hệ thống chứng từ sổ sách đều thiết kế phù hợp với qui định của nhà nước.
Báo cáo kế toán được lập định kỳ theo đúng chế độ chế toán và các thông lệ kế toán hiện hành và theo yêu cầu của người quản lý. Chứng từ, sổ sách đều được lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
Nhìn chung hệ thống chứng từ sổ sách, báo cáo kế toán đều phù hợp với những qui định của nhà nước. Tuy nhiên, Công ty nên đưa kế toán quản trị vào quá trình xử lý truyền thông thông tin kế toán giúp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
3.3. Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tiêu thụ:
Hoạt động tiêu thụ tại Công ty do phòng kinh doanh đảm nhiệm dưới sự điều hành của giám đốc. Phòng này có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tổ chức các quầy bán hàng.
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh xem xét khả năng đáp ứng của công ty về số lượng, giá cả, thời gian, phương tiện vận chuyển, nơi giao hàng, hình thức thanh toán. Sau đó trình lên giám đốc duyệt. Trường hợp đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì lập hợp đồng, trường hợp không đáp ứng được thì trưởng phòng kinh doanh thương lượng với khách hàng, nếu không thống nhất thì huỷ thủ tục xem xét hợp đồng. Còn nếu khách hàng đồng ý thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
Phòng kinh doanh lưu trữ hợp đồng và đơn đặt hàng của khách hàng. Khi đến hạn giao hàng thì phòng kinh lập hoá đơn bán hàng (3 liên) liên 1 lưu tại gốc, liên 2,3 giao cho khách hàng. Khi khách hàng trả tiền thủ quỹ ký đóng dấu đã thu tiền vào 2 hoá đơn. Sau đó khách hàng trình hoá đơn(liên 3) cho bộ phận kho, thủ kho lập phiếu xuất kho (3 liên), 1 liên thủ kho lưu tại kho, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên đính kèm với hoá đơn bán hàng gởi lên phòng kế toán để kế toán công nợ vào sổ sách và lưu trữ.
Hình vẽ sau đây sẽ cho ta thấy thủ tục kiểm soát nội bộ về hoạt động tiêu thụ tại Công ty.
PHẦN 3:
TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN - BÌNH ĐỊNH