CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG CHO
TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁTNỘI BỘ
1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của KSNB
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế hiện nay, với sự gia tăng nguồn vốn kinh doanh tại các doanh nghiệp và quá trình vốn hoá thị trường, áp lực suy thoái và những khó khăn từ nền kinh tế khiến các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến Quản trị rủi ro và xây dựng Kiểm soát nội bộ (KSNB) Việc này nhằm hạn chế sự cố, giảm thiệt hại và nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức Có nhiều quan điểm và định nghĩa cơ bản về KSNB.
Theo Uỷ Ban Tổ Chức Kiểm Tra (COSO, 2013), kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá trình được quản lý bởi nhà lãnh đạo, Hội đồng quản trị và nhân viên trong tổ chức.
Nó được thiết lập để đảm bảo rằng các mục tiêu như báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ luật lệ và quy định, cũng như hoạt động hiệu quả và hữu ích sẽ được thực hiện một cách hợp lý.
Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc Tế (IFAC), Kiểm soát nội bộ (KSNB) là hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập với bốn mục tiêu chính: bảo vệ tài sản doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như hiệu năng quản lý.
Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam số 400 (VAS 400), Kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị kiểm toán xây dựng và áp dụng Mục tiêu của KSNB là đảm bảo đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành, kiểm tra và kiểm soát nhằm ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót Đồng thời, KSNB còn giúp lập báo cáo tài chính một cách trung thực và hợp lý, bảo vệ, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị.
Chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400 (ISA 400) định nghĩa kiểm soát nội bộ (KSNB) là các chính sách và thủ tục do ban quản lý xây dựng nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu quản lý KSNB giúp quản lý công việc kinh doanh một cách tuân thủ và hiệu quả, bảo vệ tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận cũng như sai sót, đồng thời đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong ghi chép kế toán, cũng như cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy một cách kịp thời.
Từ các khái niệm trên, có thể thấy KSNB có những đặc điểm sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình tổng thể, bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát được triển khai và vận hành tại tất cả các bộ phận trong đơn vị, tạo thành một hệ thống thống nhất và liên kết chặt chẽ.
Kiểm soát nội bộ là quá trình do con người thiết kế và thực hiện, trong đó con người đóng vai trò cả chủ thể lẫn khách thể Họ không chỉ xác định mục tiêu mà còn thiết lập các cơ chế và vận hành kiểm soát ở mọi bộ phận Do đó, các chính sách, thủ tục và biểu mẫu sẽ trở nên vô hiệu nếu thiếu sự tổ chức và vận hành từ con người.
Theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế số 400, kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu, không phải đảm bảo tuyệt đối Trong quá trình vận hành, các yếu kém có thể phát sinh từ nguyên nhân chủ quan hoặc khách quan, dẫn đến việc không hoàn thành các mục tiêu kiểm soát nội bộ Mặc dù hệ thống kiểm soát có thể ngăn chặn và phát hiện sai phạm, nhưng không thể đảm bảo rằng chúng sẽ không xảy ra Hơn nữa, nguyên tắc quan trọng trong quản lý là chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích thu được từ việc kiểm soát đó Do đó, dù người quản lý nhận thức đầy đủ về rủi ro, nếu chi phí kiểm soát quá cao, họ vẫn có thể không áp dụng các biện pháp kiểm soát thích hợp.
Trong bối cảnh kinh tế khó khăn và cạnh tranh toàn cầu ngày càng gay gắt, các tổ chức cần thiết lập hai hệ thống song song để hạn chế mất mát và nâng cao hiệu quả hoạt động Mỗi đơn vị cần xác định mục tiêu riêng, từ đó phát triển các chiến lược phù hợp cho toàn bộ đơn vị hoặc từng bộ phận cụ thể, nhằm giảm thiểu sai sót trong quy trình xử lý nghiệp vụ Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết kế và vận hành hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu rủi ro do không tuân thủ chính sách và quy trình kinh tế của tổ chức.
KSNB cần xây dựng và vận hành sao cho đạt được ba mục tiêu sau;
Mục tiêu về hoạt động: KSNB phải đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực:
+ Sử dụng hiệu quả tài sản và các nguồn lực khác
+ Đảm bảo sự phối hợp làm việc của toàn bộ nhân viên để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng và sự nhất quán.
+ Tránh được những chi phí không đáng phát sinh hoặc việc đặt lợi ích khác lên trên lợi ích doanh nghiệp
❖ Mục tiêu báo cáo tài chính:
- Thông tin được gửi đến BGĐ, Hội đồng quản trị, các cổ đông và các cơ quan quản lý phải có chất lượng và nhất quán.
- BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày hợp lí dựa trên chính sách kế toán được xây dựng rõ ràng.
❖ Mục tiêu về sự tuân thủ và quy định
- Hướng đến tuân thủ các luật và quy định của pháp luật.
- Các quy định của DN theo yêu cầu của lý
- Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp
1.1.2 Các thành phần của KSNB
Có nhiều quan điểm về các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ Theo quan điểm truyền thống, kiểm soát nội bộ bao gồm ba yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các loại kiểm soát cùng thủ tục kiểm soát.
Theo quan điểm của COSO kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố:
- Quy trình đánh giá rủi ro
- Hệ thống thông tin và truyền thông
- Giám sát kiểm soát a Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng phản ánh bản chất và sắc thái tổng thể của một tổ chức, ảnh hưởng đến nhận thức và hành vi của từng cá nhân trong đơn vị Nó đóng vai trò nền tảng trong việc hình thành văn hóa tổ chức và định hướng các hoạt động của nhân viên.
2009), Kiểm soát nội bộ, Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, NXB Phương Đông.
Môi trường kiểm soát trong tổ chức bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc cần thiết để thực hiện kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả Con người là yếu tố trung tâm, đóng vai trò quan trọng nhất trong môi trường này Việc xây dựng một văn hóa đạo đức doanh nghiệp, trong đó ban quản lý thể hiện tính trung thực và giá trị đạo đức, sẽ giúp lan tỏa những giá trị này đến toàn bộ nhân viên Hơn nữa, phát triển nguồn nhân lực với trình độ chuyên môn cao, năng động và sáng tạo, cùng khả năng thích ứng linh hoạt với công việc, sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh quan trọng cho doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố tác động đến quy trình thiết kế và vận hành, cũng như hiệu quả của kiểm soát nội bộ (KSNB) Các yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của hệ thống kiểm soát.
Triết lý điều hành của Ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành văn hóa và phong cách làm việc của đơn vị Những đặc điểm này được thể hiện qua thái độ, quan điểm và hành động của Ban Giám Đốc khi thực hiện các chính sách và quy định Sự chấp nhận rủi ro của đơn vị, cũng như cách thức quản lý rủi ro, phản ánh triết lý quản lý và phong cách điều hành, đồng thời yêu cầu duy trì các thủ tục kiểm soát phù hợp để thích ứng với môi trường kinh doanh hiện tại.
HỆ THỐNG LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
1.2.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ trong NHTM
KSNB của ngân hàng là gì? Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng (BCBS) đã dựa trên báo cáo COSO 1992 để phát triển lý thuyết về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng Theo báo cáo Basel 1998, kiểm soát nội bộ trong ngân hàng được định nghĩa rõ ràng, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc duy trì các hệ thống kiểm soát hiệu quả để đảm bảo an toàn và ổn định tài chính.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục, chịu sự chi phối của Hội đồng Quản trị, các nhà quản lý cao cấp và nhân viên trong ngân hàng Nó không chỉ là thủ tục hay chính sách tạm thời mà còn là hoạt động diễn ra ở mọi cấp độ Hội đồng Quản trị và các nhà quản lý có trách nhiệm thiết lập văn hóa phù hợp để hỗ trợ kiểm soát nội bộ và giám sát hiệu quả của nó, trong khi mỗi cá nhân trong tổ chức cũng cần tham gia vào quá trình này Các mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ được phân loại rõ ràng.
+ Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động.
+ Sự tin cậy, đầy đủ và kịp thời của thông tin tài chính và quản trị.
Theo Khoản 1 Điều 3 Thông tư 13/2018/TT-NHNN, KSNB (Kiểm soát nội bộ) của ngân hàng thương mại và chi nhánh ngân hàng nước ngoài được định nghĩa là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ và cơ cấu tổ chức được xây dựng phù hợp với Luật các tổ chức tín dụng và các quy định pháp luật liên quan Mục tiêu của KSNB là kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đảm bảo giám sát từ quản lý cấp cao, kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và thực hiện kiểm toán nội bộ.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ của ngân hàng thương mại (NHTM) nhằm kiểm soát, phòng ngừa và phát hiện rủi ro một cách kịp thời Hệ thống kiểm soát nội bộ (HTTKSB) được giám sát bởi quản lý cấp cao, KSNB, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ và kiểm toán nội bộ để đảm bảo đạt được các yêu cầu đề ra.
1.2.2 Sự cần thiết về KSNB trong NTHM
Ngành ngân hàng có những đặc điểm phức tạp và đặc thù, khác biệt so với các ngành nghề khác Do đó, việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSB) một cách hiệu quả và hợp lý là rất quan trọng nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động ngân hàng.
Ngân hàng thương mại (NHTM) cần phải quản lý và giám sát một khối lượng tài sản lớn, bao gồm tài sản vật chất, tiền mặt và các giấy tờ có giá Việc này tiềm ẩn rủi ro về thất thoát tài sản và gian lận trong công tác bảo quản tài sản.
Hoạt động của ngân hàng thương mại (NHTM) đặc trưng bởi khối lượng giao dịch lớn và đa dạng về số lượng cũng như giá trị Trong quá trình thực hiện giao dịch với khách hàng, giao dịch viên thường xuyên tiếp xúc với tiền mặt, loại tài sản dễ bị thất thoát Do đó, ngân hàng cần thiết lập quy trình hoạt động chặt chẽ để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và hạn chế quyền hạn cá nhân nhằm ngăn chặn hiện tượng lạm dụng quyền lực.
Ngân hàng thương mại (NHTM) sở hữu một mạng lưới chi nhánh lớn và phân tán rộng rãi về mặt địa lý, với số lượng điểm giao dịch vượt trội so với các loại hình doanh nghiệp khác Tuy nhiên, sự đa dạng và quy mô rộng lớn của mạng lưới ngân hàng cũng dẫn đến những thách thức trong việc kiểm soát hoạt động hiệu quả.
Tham gia vào nhiều cam kết mà chưa thực hiện chuyển giao vốn thực sự có thể dẫn đến rủi ro lớn cho vốn của ngân hàng Điều này đặt ra thách thức về quản lý tài chính và an toàn vốn trong hoạt động ngân hàng.
Ngân hàng liên tục phát triển các sản phẩm và công cụ tài chính mới để đáp ứng nhu cầu đa dạng của nền kinh tế hiện nay Điều này không chỉ yêu cầu công nhân viên ngành ngân hàng nâng cao trình độ chuyên môn mà còn đặt ra yêu cầu cao trong việc quản lý các sản phẩm tài chính này.
Hoạt động của ngân hàng thương mại (NHTM) cần tuân thủ cả cơ chế tài chính doanh nghiệp theo Luật Doanh Nghiệp và cơ chế tài chính ngân hàng theo quy định của Luật Tổ Chức Tín Dụng.
Các đặc điểm của NHTM luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro đòi hỏi NHTM luôn quan tâm và xây dựng KSNB
1.2.3 Nguyên tắc hoạt động của Kiểm soát nội bộ NHTM
Bộ 25 nguyên tắc cơ bản của Basel là tài liệu dành cho cán bộ thực hiện công tác giám sát ở 10 quốc gia (G10) đuợc chuẩn hóa thành quy định trong ngành ngân hàng vá au đó có rất nhiều nuớc tự nguyện tham gia Các nguyên tắc này đã đuợc các chuyên gia thiết kế cho các nguyên tắc giám sát Bộ nguyên tắc cơ bản bao hàm một số nhóm nội dung chủ yếu Nhung để thực hiện đuợc mục tiêu và vai trò của KSNB, Basel đề ra 13 nguyên tắc thiết kế và đánh giá kiểm soát nội bộ ngân hàng.
Về cơ bản, các nguyên tắc tuơng tự nhu các yếu tố cấu thành KSNB theo Báo cáo của COSO Cụ thể nhu sau:
❖Giám sát điều hành và văn hóa kiểm soát:
Hội đồng quản trị có trách nhiệm định kỳ xem xét và kiểm tra toàn bộ chiến lược kinh doanh cùng các chính sách quan trọng của ngân hàng Họ cần hiểu rõ các rủi ro trọng yếu, xây dựng mức độ chấp nhận rủi ro và đảm bảo Ban điều hành thực hiện các biện pháp cần thiết để xác định, đo lường, theo dõi và kiểm tra các rủi ro này Bên cạnh đó, Hội đồng cũng phải phê duyệt cơ cấu tổ chức và đảm bảo Ban điều hành giám sát hiệu quả của kiểm soát nội bộ (KSNB) Cuối cùng, Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập và duy trì một KSNB đầy đủ và hiệu quả.
Ban điều hành có trách nhiệm thực hiện các chiến lược và chính sách đã được Hội đồng quản trị phê duyệt, đồng thời nâng cao việc xác định, đo lường, theo dõi và kiểm soát các rủi ro trong hoạt động ngân hàng Cần duy trì một cơ cấu tổ chức với sự phân công rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả Ngoài ra, cần thiết lập các chính sách kiểm soát nội bộ phù hợp và kiểm tra tính đầy đủ, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB).
Hội đồng quản trị và ban điều hành có trách nhiệm quan trọng trong việc nâng cao đạo đức và tính liêm chính, đồng thời thiết lập một văn hóa doanh nghiệp mà ở đó mọi nhân viên đều nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ Tất cả nhân viên cần hiểu rõ vai trò của mình trong quy trình kiểm soát nội bộ và tích cực tham gia vào quá trình này.
❖ Nhận biết và đánh giá rủi ro
