Quy trình mua hàng theo ISO của doanh nghiệp

Một doanh nghiệp có rất nhiều quy trình làm việc, quản lý trong đó quy trình mua hàng là một trong những quy trình quan trọng của các doanh nghiệp, vì vậy, bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết hơn về quy trình mua hàng theo ISO của các doanh nghiệp.

QUY TRÌNH MUA HÀNG THEO ISO CỦA DOANH NGHIỆP Việc ứng dụng ISO vào trong các hoạt động của Doanh nghiệp đã tạo được cách làm   việc khoa học, chun nghiệp, loại bỏ  được nhiều thủ  tục rườm rà, rút ngắn thời gian và   giảm thiểu chi phí, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của CBNV nâng   lên rõ rệt. Một doanh nghiệp có rất nhiều quy trình làm việc, quản lý trong đó quy trình mua   hàng là một trong những quy trình quan trọng của các doanh nghiệp, vì vậy, bài viết này sẽ   giới thiệu chi tiết hơn về quy trình mua hàng theo ISO của các doanh nghiệp ISO là gì? ISO là   tên   viết   tắt     Tổ   chức   Quốc   tế   về  tiêu chuẩn hoá (International Organization for   Standardization),     thành   lập   vào   năm  1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/02/1947, nhằm mục đích xây dựng các tiêu chuẩn   sản xuất, thương mại và thơng tin. ISO có trụ  sở    Geneva (Thụy Sĩ) và là một tổ  chức  Quốc tế  chun ngành có các thành viên là các cơ  quan tiêu chuẩn Quốc gia của hơn 150   nước. Việt Nam gia nhập ISO vào năm 1977, là thành viên thứ 77 của tổ chức này Tuỳ  theo từng nước, mức độ  tham gia xây dựng các tiêu chuẩn ISO có khác nhau.  Ở  một số nước, tổ chức tiêu chuẩn hố là các cơ quan chính thức hay bán chính thức của Chính   phủ. Tại Việt Nam, tổ chức tiêu chuẩn hố là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng,  thuộc Bộ Khoa học và Cơng nghệ. Mục đích của các tiêu chuẩn ISO là tạo điều kiện cho các   hoạt động trao đổi hàng hố và dịch vụ trên tồn cầu trở nên dễ dàng, tiện dụng hơn và đạt  được hiệu quả. Tất cả các tiêu chuẩn do ISO  đặt ra đều có tính chất tự nguyện. Tuy nhiên,  thường các nước chấp nhận tiêu chuẩn ISO và coi nó có tính chất bắt buộc Có nhiều loại ISO: Hiện nay hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 đã phát hành đến phiên bản thứ 4: ISO 9000 (1987), ISO 9000 (1994), ISO 9001 (2000), ISO 9001 (2008) Ngồi ra cịn nhiều loại khác như: ISO14001:2004 Hệ thống quản lý mơi trường OHSAS18001:1999 Hệ thống quản lý vệ sinh và an tồn cơng việc SA 8000:2001 Hệ thống quản lý trách nhiệm xã hội Quy trình mua hàng theo ISO của các doanh nghiệp Một cơng ty áp dụng quy trình mua hàng theo ISO sẽ  buộc phải đánh giá kỹ  lưỡng  những nhà cung cấp trước khi mua hàng lần đầu tiên và phải liên tục theo dõi tất cả các đặt  đơn hàng tiếp theo. Nhờ vậy, cơng ty sẽ sàng lọc và lựa chọn được những nhà cung cấp tốt   nhất, phù hợp nhất với mình và giảm rủi ro đối với ngun vật liệu mua vào. Sau đây, chúng   ta cùng tìm hiểu về quy trình mua hàng theo ISO cơ bản của một doanh nghiệp sản xuất: Diễn giải quy trình mua hàng theo ISO 1.1. Lập Đề nghị mua hàng Các bộ  phận khi có nhu cầu sử  dụng vật tư/ngun phụ  liệu phục vụ  sản xuất kinh  doanh, lập đề nghị mua hàng gửi Phịng mua hàng Từ đề nghị mua hàng, trưởng Phịng mua hàng sẽ phân cơng cho nhân viên trong phịng  để tiến hành tìm nhà cung cấp 1.2. Tìm kiếm, lựa chọn Nhà cung cấp Đối với Nhà cung cấp truyền thống: Phịng mua hàng gửi Đơn đặt hàng hoặc thơng   báo với Nhà cung cấp, hai bên thỏa thuận, thống nhất và tiến hành mua theo qui định Đối với Nhà cung cấp mới: Phịng mua hàng liên hệ, tìm hiểu các Nhà cung cấp (NCC)   có khả  năng cung ứng, đề nghị  NCC báo giá. Phịng mua hàng thu thập ít nhất 02 báo   giá để xem xét, đề xuất Ban lãnh đạo lựa chọn Nhà cung cấp Trường hợp có nhu cầu ký kết Hợp đồng thì hai bên thỏa thuận, ký kết Trường hợp khơng cần Hợp đồng thì Cơng ty thơng báo ý kiến đồng ý với NCC   hoặc ký xác nhận vào báo giá để làm cơ sở mua hàng Sau khi lựa chọn Nhà cung cấp có khả  năng đáp  ứng được các u cầu của Cơng ty   về: số lượng/chất lượng/chủng loại/nguồn gốc xuất xứ/dịch vụ sau bán hàng,  và trên    sở  bản đăng ký của Nhà cung cấp, Phịng mua hàng lập Danh sách nhà cung cấp   được duyệt Các NCC được lựa chọn, Phịng mua hàng cập nhật vào Danh sách NCC 1.3. Lập Đơn đặt hàng mua/ Hợp đồng mua Sau khi Ban lãnh đạo phê duyệt NCC và thống nhất mua hàng, Phịng mua hàng tiến   hành lập Đơn hàng/ Hợp đồng mua và gửi đến NCC hoặc liên hệ NCC để xác định việc mua  hàng. Trình Ban lãnh đạo xem và ký kết Đơn hàng/ Hợp đồng mua 1.4. Nhận hàng và kiểm tra Phịng mua hàng chuyển Đơn hàng/ Hợp đồng mua hàng  (nếu có) cho Thủ kho và Kế  tốn Phịng mua hàng liên hệ với Nhà cung cấp để xác định thời điểm nhập hàng, thơng báo  cho Thủ kho, các bộ phận có liên quan để chuẩn bị nhập hàng Khi hàng hóa được nhập về Kho cơng ty, Thủ kho vật tư có trách nhiệm kiểm tra vật tư, hàng hóa về  kho. Nếu hàng hóa đúng u cầu thì tiến hành nhập kho. Nếu khơng   đúng u cầu, thủ kho thơng báo ngay cho nhân viên mua hàng làm việc với Nhà cung  cấp để thực hiện thay thế/ sửa chữa. Trường hợp phải trả lại hàng hóa cho Nhà cung  cấp, nhân viên mua hàng làm đề nghị cho mang hàng ra ngồi cổng theo quy định của   Cơng ty Nhân viên mua hàng khi giao lại hàng cho Nhà cung cấp, phải thực hiện ký xác nhận   về số lượng/chất lượng/tình trạng hàng hóa khi trả lại Hàng hóa sau khi được đổi lại, thủ  kho vật tư  thực hiện theo trình tự  quy định như  Kết thúc nhập hàng, thủ  kho vật tư  và các phịng ban/ bộ  phận liên quan có trách nhiệm ký vào Biên bản nghiệm thu, giao nhận vật tư theo quy định 1.5. Thanh tốn, lưu trữ hồ sơ Phịng Kế tốn thực hiện thủ tục thanh tốn theo Hợp đồng hoặc thỏa thuận với Nhà   cung cấp và lưu trữ hồ sơ kế tốn theo qui định Phịng kế tốn tập hợp, lưu trữ các hồ sơ liên quan về cơng tác mua hàng Hồ sơ thanh tốn/hồn tạm ứng gồm có Đề nghị mua hàng Bảng đánh giá và trình duyệt mua hàng (đính kèm chào giá của nhà cung cấp) Xác nhận/Đơn đặt hàng/Hợp đồng mua Biên bản nghiệm thu giao nhận số lượng/chất lượng vật tư nhập về Chứng từ tạm ứng (nếu có) Các chứng từ khác theo quy định về quản lý tài chính của Cơng ty Giao nhận chứng từ thanh tốn Nhân   viên   mua   hàng     nước   có   trách   nhiệm   lập   đầy   đủ     hồ   sơ   thanh  tốn/hồn tạm  ứng,  gửi Trưởng phịng mua  hàng xem xét, ký duyệt và  chuyển  Phịng Kế tốn thanh tốn cho nhà cung cấp ­ Hồ sơ mua hàng được lưu tại Phịng mua hàng /Phịng Tài chính kế tốn theo   chức năng cơng việc ­ Thời hạn lưu giữ: 05 năm 1.6. Theo dõi, đánh giá lại Nhà cung cấp: Trong q trình mua, tiếp nhận, nhập hàng, Phịng mua hàng theo dõi tình hình cung   cấp và mức độ đáp ứng các u cầu của Nhà cung cấp để làm cơ sở xem xét, đánh giá  lại (khi có nhu cầu mua tiếp theo – hàng năm hoặc đột xuất khi có nhu cầu) Kết quả xem xét đánh giá lại, được cập nhật vào Danh sách Nhà cung cấp  ...2 Quy? ?trình? ?mua? ?hàng? ?theo? ?ISO? ?của? ?các? ?doanh? ?nghiệp Một cơng ty áp dụng? ?quy? ?trình? ?mua? ?hàng? ?theo? ?ISO? ?sẽ  buộc phải đánh giá kỹ  lưỡng  những nhà cung cấp trước khi? ?mua? ?hàng? ?lần đầu tiên và phải liên tục? ?theo? ?dõi tất cả các đặt ... nhất, phù hợp nhất với mình và giảm rủi ro đối với ngun vật liệu? ?mua? ?vào. Sau đây, chúng   ta cùng tìm hiểu về? ?quy? ?trình? ?mua? ?hàng? ?theo? ?ISO? ?cơ bản? ?của? ?một? ?doanh? ?nghiệp? ?sản xuất: Diễn giải? ?quy? ?trình? ?mua? ?hàng? ?theo? ?ISO 1.1. Lập Đề nghị? ?mua? ?hàng Các bộ  phận khi có nhu cầu sử... Sau khi Ban lãnh đạo phê duyệt NCC và thống nhất? ?mua? ?hàng,  Phịng? ?mua? ?hàng? ?tiến   hành lập Đơn? ?hàng/  Hợp đồng? ?mua? ?và gửi đến NCC hoặc liên hệ NCC để xác định việc? ?mua? ? hàng. ? ?Trình? ?Ban lãnh đạo xem và ký kết Đơn? ?hàng/  Hợp đồng? ?mua 1.4. Nhận? ?hàng? ?và kiểm tra