Quy trình ISO là gì? 10 bước áp dụng ISO 9001 vào trong doanh nghiệp

Khái niệm về quy trình ISO được hiểu ngắn gọn là việc đưa ra các bước có trình tự rõ ràng để thực hiện một hoạt động hay một quá trình trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp, tổ chức và chúng phải đáp ứng với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO mà doanh nghiệp đang triển khai. Mỗi cá nhân trong tổ chức và doanh nghiệp đều có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau.

QUY TRÌNH ISO LÀ GÌ? 10 BƯỚC ÁP DỤNG ISO 9001 VÀO  TRONG DOANH NGHIỆP ISO là tên viết tắt của Tổ  chức Quốc tế  về  tiêu chuẩn hố (International Organization for  Standardization), được thành lập vào năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/2/1947,  nhằm mục đích xây dựng các tiêu chuẩn chung để đạt được việc thúc đẩy sự phát triển sản  xuất, thương mại và thơng tin trong các tổ chức kinh doanh trên tồn thế giới Trong đó ISO 9001 là một trong những hệ thống quản lý chất lượng cơ bản có thể được sử  dụng trong mọi ngành nghề với mọi quy mơ ở bất cứ nơi đâu trên thế giới.  Việc doanh nghiệp hay tổ chức đạt được chứng nhận ISO 9001 (hoặc các hệ thống quản lý  tiêu chuẩn khác) cung cấp những bằng chứng khách quan chứng minh được rằng một doanh  nghiệp đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả và thỏa mãn mọi u cầu của tiêu  chuẩn đang áp dụng Có thể  nói, việc áp dụng hệ  thống quản lý chất lượng vào doanh nghiệp sẽ  là một quyết  định chiến lược giúp cải tiến kết quả  hoạt động tổng thể  và cung cấp một nền tảng vững   chắc cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển bền vững Ở bài viết này của chúng tơi sẽ giúp độc giả tìm hiểu khái niệm cơ bản về quy trình ISO là  gì và quy trình 10 bước phải có để áp dụng ISO 9001 vào trong doanh nhiệp và tổ  chức hiện   Quy trình ISO là gì? Hiện nay, khái niệm q trình (process) và quy trình (procedure) trong ISO khiến cho nhiều   người mới tìm hiểu bị nhầm lẫn.  Vì vậy, trước khi đưa ra khái niệm quy trình trong ISO thì chúng tơi sẽ  giúp bạn đọc phân  biệt được q trình & quy trình khác nhau ra sao?  Q trình trong ISO 9001 là gì? Theo định nghĩa được quy định của thể  trong các tài liệu ISO 9001 thì: Q trình là một tập  hợp các hoạt động tương tác hoặc tương tác biến đổi đầu vào thành đầu ra, như trong bất kỳ  doanh nghiệp, có nhiều q trình; trong thực tế, hầu hết mọi thứ mà nhân viên làm trong một  tổ chức đều có thể được phân loại thành một q trình. Ví dụ: Sẽ có một q trình để thực   hiện hoạt động kế tốn, để mua vật tư, th nhà thầu hoặc xác nhận đơn đặt hàng từ  khách   hàng Chìa khóa cho một q trình là lấy một đầu vào, thực hiện một số  hoạt động bằng cách sử  dụng đầu vào đó và sau đó tạo ra một đầu ra. Đối với ví dụ  kế  tốn   trên, q trình thực   hiện việc kế tốn sẽ là lấy báo cáo chi phí, thu nhập và mua hàng, sau đó tạo hoặc thay đổi   bất kỳ hồ sơ tài khoản cần thiết nào và cuối cùng tạo báo cáo tài chính để người quản lý &   các cổ  đơng xem xét, đánh giá. Tương tự  như  vậy, một q trình th nhà thầu sẽ  bắt đầu   bằng u cầu th nhà thầu, đánh giá nhà thầu phù hợp để th bao gồm cả báo giá và trình   bày nhà thầu được chọn trúng thầu để thực hiện cơng việc Vì vậy, bất cứ điều gì bạn làm trong tổ chức của mình có hoạt động đầu vào, thực hiện một   hoạt động với đầu vào đó và sau đó tạo đầu ra là một q trình; Vậy q trình khác với quy  trình như thế nào? Khơng phải tất cả các q trình đều cần phải có một quy trình – Và người   thực hiện sẽ quyết định là có cần tn theo một loạt các bước đó hay khơng. Chúng ta cùng  tìm hiểu điểm khác biệt giữa q trình & quy trình dưới đây: Q trình & Quy trình ISO khác nhau ra sao? Một lần nữa, theo ISO 9000: 2005, quy trình là một cách được chỉ  định để  thực hiện một  hoạt động hoặc một q trình. Vì vậy, khi cơng ty của bạn có một q trình cần diễn ra theo   một cách cụ thể và đã quy định cách nó thực hiện ra sao? Thì đó chính là quy trình Một ví dụ về quy trình đi kèm với q trình là việc xem xét một hợp đồng với việc đã xác định   khách hàng sẽ cung cấp cho doanh nghiệp bạn một đơn đặt hàng, và đã có một tập hợp quy   định các bước xác định để xem xét, phê duyệt và chấp nhận nhà cung cấp đó, sau đó đơn đặt   hàng được ghi lại (kí hợp đồng) và phân phối hay cung cấp theo một cách nhất định cho cơng   ty     bạn Có thể hiểu: Q trình là đối tượng của quản lý, trong khi quy trình lại là cơng cụ quản lý Vậy Quy trình ISO là gì? chúng tơi có thể đưa ra định nghĩa ngắn gọn dưới đây: Khái niệm về quy trình ISO được hiểu ngắn gọn là việc đưa ra các bước có trình tự rõ  ràng để thực hiện một hoạt động hay một q trình trong hệ thống quản lý của doanh  nghiệp, tổ chức và chúng phải đáp ứng với các u cầu của tiêu chuẩn ISO mà doanh  nghiệp đang triển khai Tại sao phải có quy trình trong ISO Mỗi cá nhân trong tổ  chức và doanh nghiệp đều có kiến thức, kỹ  năng khác nhau dẫn đến   cách làm việc khác nhau. Việc đặt ra quy trình giúp cho người thực hiện cơng việc biết rằng  trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước cơng việc nào, làm ra sao và phải cần  đạt kết quả  như  thế  nào? Sẽ  khơng có tình trạng nhân viên nhận chỉ  thị  của quản lý mà   khơng biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn khơng đúng ý cấp trên Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm sốt tiến độ  và chất lượng cơng việc do   nhân viên thực hiện Ví dụ: Một quản lý tài chính ­ kế  tốn khi nhìn vào một đề  nghị  thanh tốn của nhân viên  thấy có chữ kí của các leader liên quan sẽ biết nhân viên đó đã làm đúng quy trình hay chưa? Quy trình áp dụng ISO 9001 vào trong doanh nghiệp, tổ chức: 10 bước cần phải triển  khai! 1. Quyết định có nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 hay khơng? Việc này phải dựa vào việc hoạt động của cơng ty hiện tại có đáp ứng được những u cầu  giám sát, kiểm tra trong quản lý hay khơng? Tất nhiên, với sự ưu việt của tiêu chuẩn ISO thì  một cơng ty chưa từng có nên có quyết định áp dụng tiêu chuẩn này 2. Tìm ra đại diện lãnh đạo chất lượng Cần phải bổ nhiệm một đại diện trong ban lãnh đạo của tổ chức làm đại diện lãnh đạo chất   lượng. Một lãnh đạo quản lý chất lượng trong doanh nghiệp (là QMR ­ viết tắt của  Quality  Management Representative) sẽ có trách nhiệm và quyền hạn đảm bảo các q trình cần thiết  cả hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 được thiết lập, thực hiện và duy trì 3. Xây dựng kế hoạch thực hiện Để  áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, trước tiên chúng ta cần  phân tích và xác định được các điều khoản của tiêu chuẩn mà tổ  chức mình áp dụng. Sau đó   xem xét sự  đáp  ứng các điều khoản đó của tổ  chức mà nhất là tại những bộ  phận, những   cơng việc mà tổ chức dự định áp dụng. Sau khi phân tích các điều khoản, chúng ta có thể xây   dựng kế hoạch thực hiện 4. Thơng báo trong nội bộ tổ chức Đây là một thơng tin quan trọng quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới. Vì  vậy, cần phải thơng báo cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp được biết, chuẩn bị cho  kế hoạch áp dụng 5. Chuẩn bị tài liệu Tiêu chuẩn ISO 9001 địi hỏi phải có hệ  thống tài liệu bắt buộc theo các u cầu của các   điều khoản trong tiêu chuẩn. Và tổ  chức phải soản thảo mọi tài liệu liên quan để  phù hợp  cho việc đáp ứng và phù hợp với các tiêu chuẩn ISO 6. Thực hiện Đưa những quy trình tác nghiệp vào hệ thống tài tiệu của hệ thống quản lý chất lượng ISO   9001 và áp dụng trong những phịng ban liên quan của tổ  chức. Trong bước này, thì các nhà  lãnh đạo của tổ chức và đội ngũ nhân viên phải được thơng báo về những quy trình làm việc   mới hoặc những thay đổi chính thức trong tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001 trong bước 5 7. Đánh giá nội bộ ISO 9001 u cầu tổ chức phải định kỳ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 của   tổ  chức thơng qua việc đã đánh giá nội bộ. Việc đánh giá nội bộ  sẽ  được giúp đỡ  để  thực   hiện trong q trình tổ chức bắt đầu khi triển khai áp dụng 8. Đăng ký ISO 9001 Trước khi tổ  chức/doanh nghiệp có thể  nhận được chứng nhận ISO 9001 thì cần phải lựa   chọn một tổ chức chứng nhận ISO 9001 để đăng ký chứng nhận. Đơn vị  chứng nhận này là  một tổ  chức độc lập và được cơng nhận về  việc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng   ISO Đơn vị này sẽ đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 củadoanh nghiệp và nếu cuộc   đánh giá hồn tất và phù hợp theo u cầu của tiêu chuẩn thì họ sẽ cấp giấy chứng nhận ISO   9001. Vậy nên, điều quan trọng là nên chọn một tổ chức kiểm định và chứng nhận uy tín để  đăng ký chứng nhận 9. Chứng nhận ISO 9001 Đây là một bước cực kỳ quan trọng. Đơn vị  được cấp phải đủ  điều kiện để  được tổ  chức   chứng nhận ISO 9001 đánh giá là vượt qua và nhận được chứng chỉ  chứng nhận hệ  thống   quản lý chất lượng phù hợp ISO 9001. Các bước từ  bước 1 đến bước 8 được thiết kế  để  doanh nghiệp có thể đạt được chứng chỉ iso 9001 này Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên của tổ chức có thể sẽ chưa quen với việc đánh giá của một tổ  chức ở bên ngồi, do đó cần phải khuyến khích, động viên họ để có sự chuẩn bị tốt cho cơng   cuộc đánh giá cũng như là phải hướng dẫn cách thức tương tác, phối hợp với những chun   gia đánh giá chứng nhận. Đừng để một nhân viên khơng am hiểu gì về hệ thống ảnh hưởng  đến việc đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 10. Duy trì chứng chỉ ISO 9001 Có rất nhiều doanh nghiệp đã sai lầm khi nghĩ rằng chỉ  cần có chứng chỉ  chứng nhận hệ  thống quản lý chất lượng ISO 9001 đã là bước cuối cùng của cơng việc xây dựng và áp dụng   chứng nhận ISO 9001. Tuy nhiên, việc duy trì được hệ  thống quản lý chất lượng đó cũng   quan trọng khơng kém. Do đó, doanh nghiệp cần được đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng  ISO 9001 của mình được vận hành xun suốt  ở trong hoạt động hàng ngày của tổ  chức và  phải thường xun cải tiến nó hơn nữa Tiêu chn ISO 9001 đảm bảo cho sự  phát triển và cải tiến liên tục của tổ  chức, doanh   nghiệp Như vậy với lợi ích to lớn và các bước cần thiết triển khai để có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO   9001 vào doanh nghiệp như chúng tơi đã nêu trên là rất rõ ràng, khơng q phức tạp Vậy nên điều quan trọng là doanh nhiệp hãy chọn cho mình một cơng ty tư vấn ­ chứng nhận   ISO 9001 chun nghiệp để  được giúp đỡ  trong việc áp dụng, đăng ký chứng nhận, từ  đó   nâng cao vị thế của mình trên thị trường trong và ngồi nước  ... Có thể hiểu: Q? ?trình? ?là? ?đối tượng của quản lý,? ?trong? ?khi? ?quy? ?trình? ?lại? ?là? ?cơng cụ quản lý Vậy? ?Quy? ?trình? ?ISO? ?là? ?gì?? ?chúng tơi có thể đưa ra định nghĩa ngắn gọn dưới đây: Khái niệm về? ?quy? ?trình? ?ISO? ?được hiểu ngắn gọn? ?là? ?việc đưa ra các? ?bước? ?có? ?trình? ?tự rõ ...  tốn khi nhìn? ?vào? ?một đề  nghị  thanh tốn của nhân viên  thấy có chữ kí của các leader liên quan sẽ biết nhân viên đó đã làm đúng? ?quy? ?trình? ?hay chưa? Quy? ?trình? ?áp? ?dụng? ?ISO? ?9001? ?vào? ?trong? ?doanh? ?nghiệp,  tổ chức:? ?10? ?bước? ?cần phải triển ...Q? ?trình? ?trong? ?ISO? ?9001? ?là? ?gì? Theo định nghĩa được? ?quy? ?định của thể ? ?trong? ?các tài liệu? ?ISO? ?9001? ?thì: Q? ?trình? ?là? ?một tập  hợp các hoạt động tương tác hoặc tương tác biến đổi đầu? ?vào? ?thành đầu ra, như? ?trong? ?bất kỳ