Bài tập xử lý tình huống quản trị học về sơ đồ tổ chức và sơ đồ mô tả công việc và mô hình mô tả cơ cấu công việc Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay mô tả cương vị công tác dưới bất kỳ hình thức nào ở cái Cty này, ông Oanh là Giám đốc Cty chuyên về hàng thời trang may sản với nhiều chủng loại sản phẩm, thị trường rộng lớn cá trong và ngoài nước đã tuyên bố như vậy. Chúng ta là một Cty thành đạt ....
ĐỀ 1/ Khó khăn mà cá nhân ơng Bình gặp phải cơng việc gì? Ngun nhân dẫn đến điều đó? • Khó khăn: - Do đảm nhận nhiều cơng việc khiến ơng Bình mệt mỏi, thiếu xác cơng việc, dẫn đến việc quên thông báo việc thay đổi kế hoạch giao hàng cho phận bán hàng, làm ảnh hưởng trực tiếp đến phận sản xuất - Bộ phận sản xuất phải thay đổi kế hoạch sản xuất thường xuyên, công nhân phải làm việc thêm giờ, NVL bị thiếu hụt KHSX không ổn định - Bộ phận SX phận bán hàng phối hợp làm việc với - Áp lực công việc khiến nhân viên mệt mỏi, khơng muốn gắn bó với công ty, người trưởng phận sản xuất xin nghỉ việc, người thứ hai gặp rắc rối với trưởng phận bán hàng ông Bình - KHSX khơng ổn định khiến việc sản xuất phân phối sản phẩm gặp khó khăn, khách hàng thường xuyên than phiền thời gian giao hàng chất lượng sản phẩm, uy tín cơng ty bị giảm sút nghiêm trọng • Ngun nhân: - Ơng không tin người tự tin vào thân tự giải việc, cơng ty mở rộng quy mô ông áp dụng phong cách quản lý theo kiểu gia đình - Thứ nhất, khả quản trị hiệu ông Bình Bản thân ông Bình vừa chủ, vừa giám đốc công ty, lẽ ông phải phối hợp hoạt động phận công ty để đạt mục tiêu, kế hoạch đề Tuy nhiên, ông quan tâm đến phận bán hàng, thuê nhân phụ trácg bán hàng ông lại người trực tiếp làm cơng việc phận này, điều làm cho cơng việc quản trị tồn cơng ty ơng bị xao nhãng Quản trị hiệu quả, phong cách lãnh đạo mệnh lệnh, áp đặt khiến hệ thống tổ chức công ty bị rối loạn, phận công ty phối hợp làm việc với nhau, cơng ty gặp nhiều khó khăn - Thứ hai, mắc sai lầm việc lãnh đạo cơng ty ơng Bình khơng nhận Ông cho rằng, nhân viên không làm tốt công việc ơng mong đợi nên tăng cường kiếm sốt công việc nhân viên quyền, áp lực công việc đè nặng khiến nhân viên bất mãn xin nghỉ việc, làm tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty ngày xấu 2/ Làm để giải khó khăn đó? Vấn đề mấu chốt ơng Bình cần quan tâm để giải khó khăn gì? - Ơng Bình cần nhận sai lầm cách quản lý q ơm đồm việc quản lý, cách uỷ quyền, giao lại công việc cho cấp người trưởng phận bán hàng, tập trung vào tiêu tiết, không nhìn thấy vai trị thực Bản thân ông người phối hợp hoạt động hai phận sản xuất bán hàng để tránh tình trạng kế hoạch sản xuất bị phá vỡ gây khó khăn cho công ty Tạo điều kiện thuận lợi để cấp phát huy hết lực, trí óc, sáng tạo lịng nhiệt tình vào cơng việc Duy trì mối quan hệ tốt đẹp, hài hoà người quyền phát huy tinh thần đoàn kết thân với Khi có rắc rối xảy nên tìm cách tháo gỡ, khơng nên cáu gắt với nhân viên cấp - Để giải khó khăn ơng Bình cần tuyển thêm Thư ký- người giúp ơng soạn thảo, lên kế hoạch thời gian việc việc cần làm, ghi chép lại thương lượng ơng khách hàng Điều giúp ơng khơng bị qn mà cịn giúp ông thông báo xuống trưởng phận Sau công việc thương lượng thực thành công, thư ký có nhiệm vụ gửi văn đến phòng ban để triệu tập họp hoạch định cho mục tiêu Ơng Bình để người tham gia họp để thông hiểu gắn bó với việc hồn thành kế hoạch nhiêu thay thừa hành Sẽ có nhiều thơng tin, ý kiến, quan điểm khác đưa xem xét Lúc Thư ký cần ghi lại giải pháp, hành động khác để trình bày lên ơng Mạnh ông chọn giải pháp tốt để đạt mục tiêu - Các trưởng phận giao nhiệm vụ cho thành viên để dự định vào hoạt động sớm Ơng Bình cần phải nhắc nhở cấp kế hoạch thay đổi để thích nghi với hồn cảnh không dự kiến được, cấp tự ý thay đổi kế hoạch giao phó cho họ khơng có trao đổi trước với cấp - Cần cân đối công việc phòng ban với để tạo liên kết, làm việc chặt chẽ với để tạo nên ổn định doanh nghiệp - Với nguyên tắc giảm chi phí đạt hiệu cao, ơng Bình phải ln quan tâm Theo dõi tiến trình thực kế hoạch để đưa phương án giải vấn đề phát sinh, cần gần gũi với nhân viên, trò chuyện họ, lắng nghe nhu cầu, phản hồi tiêu cực họ để làm tốt công tác quản trị nhân từ phòng ban giúp họ thực có hứng thú, trách nhiệm với cơng việc - Vấn đề mấu chốt mà ơng Bình cần quan tâm giải khó khăn phong cách quản lý, tổ chức ơng Ông cần thay đổi cách lãnh đạo từ mệnh lệnh sang dân chủ, biết phối hợp cách lãnh đạo cho phù hợp với tình hình cụ thể cơng ty 3/ Hãy hình dung rủi to đến với công ty vấn đề không giải thấu đáo - Mâu thuẫn nội ngày tăng, dẫn đến trưởng phận sản xuất thứ nghỉ việc, thời điểm khó để tìm người thay (mà tìm việc bàn giao cơng việc gặp nhiều khó khăn), thời điểm buộc đích thân ông Bình phải quản lý thêm phận sản xuất, công việc lại nhiều hơn, ông quản lý tốt việc → Nảy sinh nhiều rắc rối cho cơng ty ơng Bình - Nếu ông Bình tiếp tục quên thông báo thay đổi kế hoạch sản xuất dẫn đến tình trạng thiếu ngun vật liệu nhiều hơn, buộc cơng nhân phải làm việc thêm giờ, thời gian không ổn định → Nhân viên cấp bất mãn thái độ kiểm sốt gắt gao ơng Mạnh họ phải làm việc áp lực làm cho hiệu công việc không cao Và họ xin nghỉ việc làm việc khơng có trách nhiệm - Từ điều làm trình sản xuất bị gián đoạn Khách hàng than phiền nhiều chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng - → Mất uy tín cơng ty với khách hàng đối tác kinh doanh; khách hàng khơng cịn trung thành - Hậu cuối hoạt động sản xuất cơng ty rơi vào tình trạng thua lỗ, uy tín, thiếu cạnh tranh thị trường bị phá sản ĐỀ 1/ Bạn đánh quan điểm ông Oanh cô Thắm? Công tác tổ chức tạo “nền móng” cho hoạt động tổ chức nói chung cho hoạt động quản trị nói riêng, sử dụng có hiệu nguồn lực tổ chức đặc biệt nguồn nhân lựcvà sở vật chất kỹ thuật, tạo văn hóa tổ chức… khơng thể phủ nhận có ích việc tổ chức Đối với ơng Oanh điều vài trường hợp với điều kiện cụ thể, ví dụ trình độ người quản trị q giỏi khả quản trị ông ta tốt với quy mơ cơng ty cịn nhỏ hẹp…thì họ không cần đến “sơ đồ mô tả công việc” mà họ làm tốt công tác lãnh đạo Ở đây, có nói cơng ty may sẵn quần áo đà phát triển, ông Oanh không cần “sơ đồ tổ chức” ông Oanh làm tốt công ty ông Oanh phát triển với quy mô lớn hơn, rộng khơng có “sơ đồ mơ tả cơng việc” hoạt động quản trị ơng Minh khơng đạt hiệu Ơng Oanh có nêu “chúng ta trưởng thành từ công ty nhỏ với doanh thu năm vài trăm triệu đồng đến trở thành công ty lớn với doanh thu năm vài chục tỷ đồng tất hòa hợp ăn ý với nhau” ơng Oanh đâu có biết thành cơng có đóng góp “sơ đồ tổ chức sơ đồ mô tả công việc” cô Thắm Cô Thắm dùng chúng suốt trình làm việc Như “sơ đồ tổ chức” “sơ đồ mô tả công việc” thực chúng cần thiết cho công tác quản trị nhà quản trị cấp, chúng giúp cho công ty sản xuất cách có hiệu quả, tập trung, thống linh hoạt 2/ Theo bạn nên thiết lập mơ hình cấu tổ chức đóng hay mở? Vì sao? Đề xuất sơ đồ cấu tổ chức phù hợp? • Theo em cơng ty ơng Oanh nên thiết lập mơ hình cấu tổ chức chia theo ma trận • Bởi: - Cơ cấu ma trận cho phép lúc thực nhiều dự án - Sản xuất nhiều loại sản phẩm khác - Cơ cấu người lãnh đạo theo tuyến theo chức giúp đỡ người lãnh đạo theo đề án - Trong cấu thành viên phận trực tuyến với phận chức gắn liền với việc thực đề án khu vực định - Sau đề án hoàn thành, thành viên đề án trở vị trí, đơn vị cũ ... “sơ đồ mô tả công việc” thực chúng cần thiết cho công tác quản trị nhà quản trị cấp, chúng giúp cho công ty sản xuất cách có hiệu quả, tập trung, thống linh hoạt 2/ Theo bạn nên thiết lập mơ hình... chức Đối với ơng Oanh điều vài trường hợp với điều kiện cụ thể, ví dụ trình độ người quản trị giỏi khả quản trị ông ta tốt với quy mô công ty cịn nhỏ hẹp…thì họ khơng cần đến “sơ đồ mô tả công... nhận sai lầm cách quản lý q ơm đồm việc quản lý, khơng biết cách uỷ quyền, giao lại công việc cho cấp người trưởng phận bán hàng, tập trung vào tiêu tiết, khơng nhìn thấy vai trị thực Bản thân