ĐỀ CƯƠNG MÔN TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ
ĐỀ CƯƠNG MÔN TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Câu Bằng kiến thức đã được học anh chị hãy phân tích nhiệm vụ chung của điều hành công sở gắn với mục tiêu điều hành công sở giai đoạn hiện ? lấy ví dụ Câu Để nâng cao chất lượng hiệu quả của hoạt động điều hành công sở các nhà quản lí, điều hành cần có những kí thuật điều hành bản nào ? PT nội dung tổ chức và điều hành cuộc họp điều hành công sở cấp sở ? Câu Lập kế hoạch được coi là một những kĩ thuật bản, quan trọng hàng đầu có ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành công sở giai đoạn hiện ? Cần làm gì để lập được bản kế hoạch tốt ? ví dụ Câu PT nguyên tác tổ chức hoạt động điều hành công sở về phân công công việc ? ví dụ minh họa Câu Phân tích các nguyên tác hoạt động của công sở ? hãy làm sáng tỏ mối quan hệ giữa các nguyên tắc này Câu PT qui trình tổ chức một hội nghị ? nêu biện pháp kĩ thuật để tổ chức điều hành một hội nghị có hiệu quả ? ví dụ ? Câu Trình bày những hiểu biết của anh chị về công sở ? Phân biệt công sở hành chính với sở tư nhân ? ví dụ ? Câu Trình bày những hiếu biết của anh chị về qui chế ? vai trò của qui chế điều hành công sở ? cần để làm gì để nâng cao hiệu quả hoạt động ban hành và thực hiện qui chế công sở ? Câu Bằng kiến thức đã được học anh chị hãy phân tích nhiệm vu chung của điều hành công sở gắn với muc tiêu điều hành công sở giai đoạn hiện ? lấy ví du - Công sở Là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Nhà nước để tiến hành một công việc chuyên ngành của Nhà nước - Công sở là tổ chức hoạt động nhằm thỏa mãn các lợi ích chung của cọng đồng - Là tập hợp có cấu tổ chức, phương tiện vật chất và người được nhà nước bảo trợ để thực hiện nhiệm vụ của mình - Là trụ sở làm việc của quan nhà nước nhà nước thành lập để giải quyết công vụ - Là các tổ chức mang tính công ích được nhà nước thàn lập và chụi sự điều chỉnh của luật HC và các luật khác - Là các tổ chức thực hiện chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo và xử lí các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho bộ máy quản lí nhà nước, là nơi phối hợp các hoạt động và thực hiện nhiệm vụ được nhà nước giao cho là nơi tiếp nhận khiếu nại của dân Vd UBND, trường học, bệnh viện… - Điều hành công sở là việc điều khiển, chỉ đạo các bộ phận công soẻ, nhằm đảm bảo cho cán bộ, công chức, viên chức dưới quyền thực hiện tốt nhất các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung Vd giám đốc Học viện TTN Việt Nam điều hành chung các công việc vủa học viện giáo dục đào tạo, nghiên cứu… được thuận hoạt động tốt Nhiệm vu của công công sở - Quản lý công vụ theo pháp luật Quản lí tất cả các lĩnh vực kinh tế văn hóa, xã hội, chính trị quản lí việc sản xuất kinh doanh, đăng kí kinh doanh, thuế, quản lí việc giáo dục đào tạo…( Theo Hiến pháp, Luật cán bộ công chức, Luật tổ chức chính quyền địa phương và các văn bản quy định, hướng dẫn khác, ) - Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận Trong nhiều công việc một quan tổ chức ko thể thực hiện đơn độc mình công việc được lên phải phối hợp tổ chức giữa các quan tổ chức lĩnh vực quản lí xuất nhập khẩu hàng hóa cần phải phối hợp giữa hải quan, cục thuế, công an - Tổ chức công tác thông tin quan và giữa quan này với quan khác Trong quá trình lãnh đạo điều hành điều có sự trao đổi truyền tải thông tin lãnh đạo chỉ đạo và phản hồi cấp với cấp dưới, quan Đảng cới quan chính quyền… - Thực hiện kiểm tra, theo dõi công việc của cán bộ theo chế chung và qui chế quan ban hành sở các qui định chung của nhà nước Là đại điện cho nhà nước thực thi công vụ Luôn phải thực hiện việc kiểm tra tra giám sát các hoạt động sở các qui định của pháp luật luật tra, các văn bản dưới luật TT liên tịch giữa Thanh tra chính phủ với NHNN về việc phong tỏa tài khoản của đối tượng tra 25/11/2015… - Tổ chức giao tiếp với nhân dân, với các quan, tổ chức XH Giải thích - Quản lí tài sản của quan, ngân sách Trong mỗi quan tổ chức đều phải quản lí tài sản công của tổ chức mình nhủ nhà của tài chính… hàng năm phải quyết toán ngân sách và báo cáo quan - Tham mưu hoạt động chính sách, xây dựng PL, các qui chế, quyết định cho quan, TC NN có thẩm quyền Đó là nhiệm vụ quan trọng của các quan tổ chức công Ví dụ Bộ nội vụ với chức nhiệm vụ của mình thực hiện việc soạn thảo, sửa đổi bổ sung các dự án luật trinh trước QH, ban hành sửa đổi bổ sung các TT, Chỉ thị hướng dẫn, hay sở giao thông vận tải Hà Nội soạn thảo các văn bản trình UBND TP về lĩnh vực giao thông, tham mưu cho UB, Chủ tịch kí ban hành các Nghị quyết (UBND) quyết định của CT… Muc tiêu điều hành công sở - Tạo nề nếp họat động của công sở: công sở muốn hoạt động tốt phải có nề nếp để mọi cá nhân công sở phải thực hiện nghiêm chỉnh: đúng h, hiệu quả, văn hóa, tác phong… - Hiện thực hoá đường lối chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước: công sở thực hiện các nhiệm vụ các lĩnh vực mà tư nhân ko có khả cúng quyền hạn (cấp giấy tờ, đăng kí các loại…), hay ít khả tham gia Qua hoạt động của công sở các chủ trương của Đ, chính sách pháp luật của nhà nước được cụ thể và thực hiện cuộc sống như: quyền được chăm sóc sức khỏe- các sở y tê; nhân dân có quyền được học tập- các sở giáo dục đảm nhiệm; bảo vệ tính mạng an toàn- công an tòa án nhà tù đảm nhận… - Nâng cao suất lao động: mục tiêu của NN nước là cải cách hành chính giảm thủ tục… để nâng cao hiệu quả công việc – cũng là mục tiêu của công sở để tạo thuận lợi cho nhân dân đến làm việc… - Phục vụ việc cải cách hành chính: cải cách HC là một nhiệm vụ quan trọng của nền hành chính nước ta, thông qua quá trình điều hành mà tác động trực tiếp đến bộ máy hành chính các cấp các sở để cải cách HC (giám sát việc thực hiện, đôn đốc, kiểm tra điều tiết…) Trong thực tiễn nhiệm vu của điều hành công sở phuc vu cho muc tiêu trình điều hành công sở để đạt được kết quả cao nhất - Công sở có nhiệm vụ là điều hành công vụ theo các qui định của pháp luật giúp mục tiêu đưa các đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước vào thực tiễn cuộc sống thông qua các nhiệm vụ của công sở Tất cả cá nhân tổ chức đều phải làm việc theo quy định của pháp luật, nếu vi phạm bị xử lý theo quy định của pháp luật Các cán bộ, công chức, viên chức, là đảng viên thì vừa phải tuân thủ theo quy định của Pháp luật, vừa phải tuân theo cương lĩnh chính trị, điều lệ Đảng cán bộ công chức chỉ được làm những gì mà pháp luật cho phép > Từ việc quản lý theo pháp luật đó, các chủ trương, chính sách của Đảng của Nhà nước được triển khai và hiện thực cuộc sống Những người làm việc công sở có trách nhiệm thực hiện và có trách nhiệm tuyên truyền, vận động nhân dân thực hiện - Với nhiệm vụ là quản lý công vụ theo pháp luật, thực hiện kiểm tra, theo dõi đối với cán bộ theo chế phục vụ mục tiêu tạo nề nếp hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức công sở - Trong quá thực hiện phải tiến hành KT, nếu không có kiểm tra người làm việc dễ dàng dẫn đến tình trạng vi phạm những quy định, quy chế Nhất là tình trạng muộn, về sớm, tình trạng làm việc kém hiệu quả, đùn đẩy, nế tránh trách nhiệm Thực hiện tốt nhiệm vụ này đồng nghĩa nâng cao suất lao động, được theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở người lao động làm việc tích cực, chăm chỉ - Tham mưu hoạt động chính sách, xây dựng pháp luật, các qui chế, quyết định cho quan, tổ chức Nhà nước có thẩm quyền là nhiệm vụ rất quan trọng của công sở Nhiệm vụ này giúp phục vụ mục tiêu cải cách hành chính, hoàn thiện cũng nâng cao hoạt động điều hành và quản lí công sở Vì công sở có nhiệm vụ quản lý công vụ theo pháp luật, chính vì vậy cần phải huy động trí tuệ tập thể để khắc phục các thiếu sót, hạn chế quá trình điều hành Câu Để nâng cao chất lượng hiệu quả của hoạt động điều hành công sở nhà quản lí, điều hành cần có những kí thuật điều hành bản nào ? PT nội dung tổ chức và điều hành cuộc họp điều hành công sở cấp sở ? - Điểu hành công sở là việc điều khiển, chỉ đạo các bộ phận công sở, nhằm đảm bảo cho cán bộ công chức, viên chức dưới quyền thực hiện tốt các công việc được giao để hoàn mục tiêu chung - Kĩ thuật điều hành là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, là biện pháp có tính công nghệ vận dụng hoạt động của bộ máy quản lí để giải quyết công việc Để nâng cao chất lượng hiệu quả của hoạt động điều hành công sở nhà quản lí, điều hành cần có và nắm vững nội dung của những kĩ thuật điều hành bản: - Thiết kế và phân tích công việc: thiết kế công việc là phân chia các loại công việc lớn nhỏ cho hợp lí Là quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể và trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận thực hiện công việc đó Phân tích công việc là quá trình xem xét một cách toàn diện và có hệ thống nội dung của công việc để xác định một cách thức giải quyết tối ưu, nhằm mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của công sở, là quá trình tìm kiếm thu thập các thông tin liên quan đến việc thực hiện một công việc cụ thể, từ đó có thể xác định quyền hạn trách nhiệm, kĩ theo yêu cầu của công việc, làm sở để quản trị nhân sự nhằm đáp ứng yêu cầu công việc một cách tốt nhất - Phân công công việc: là sự phân chia quá trình quản lí thành các quá trình thành phần tiêng biệt và xác định trách nhiệm cá nhân, bộ phận thực hiện công việc đó - Kĩ thuật tổ chức và điều hành công việc: điều hành công việc là việc đảm bảo cho các cán bộ, công chức dưới quyền thực hiện tốt nhất các công việc được giao Điều hành là tác động một cách đúng đắn vào toàn bộ hay khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ, công chức làm việc nhằm mang lại hiệu quả cao nhất - Xây dựng qui chế làm việc: qui chế làm việc là văn bản được xd nhằm qui định cụ thể các hoạt động của công sở Là qui định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của những người giữ chức vụ và quan hệ làm việc công sở giải quyết một công việc nhất định; trách nhiệm của mỗi một chức vụ, mỗi bộ phận công sở; cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả; tiêu chuẩn để đánh giá công việc - Xây dựng kế hoạch và thực hiện theo kế hoạch: dưới câu đã có - Tổ chức và điều hành cuộc họp - Kiểm tra và kiểm soát công việc: là một quá trình theo dõi, giám sát, đánh giá tình hình thực tế hoạt động của công sở để đưa nhận xét, đánh giá hay điều chỉnh hoạt động của các công sở cho phù hợp Phân tích nội dung tổ chức và điều hành cuộc họp điều hành công sở cấp sở ĐÃ ĐƯỢC TRÌNH BÀY Ở CÂU Mục đích của các cuộc họp - Để thông báo các quyết định có tính bắt buộc - Để khuyến nghị, tư vấn - Thực hiện công tác thông tin - Kĩ tổ chức và điều hành cuộc họp Câu Lập kế hoạch được coi là một những kĩ thuật bản, quan trọng hàng đầu có ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành công sở giai đoạn hiện ? Cần làm gì để lập được bản kế hoạch tốt ? ví du - Kế hoạch là sự định hình, dự báo mục tiêu cần đạt được và phương thức thực hiện các mục tiêu đó một khoảng thời gian nhất định - Kế hoạch là một loại chương trình công tác, là phương án tổ chức công việc quá trình hoạt động của quan công sở Lập kế hoạch được coi là một những kĩ thuật bản, quan trọng hàng đầu có ảnh hưởng đến hiệu quả điều hành công sở giai đoạn hiện xuất phát từ Vai trò và ý nghĩa của lập kế hoạch - Đảm bảo cho các hoạt động của công sở được thực hiện liên tục, thống nhất, đúng mục đích và yêu cầu - Hướng các nỗ lực của toàn công sở vào việc hoàn thành mục tiêu chung - Giup cho việc thực hiện nhiệm vụ ko mâu thuẫn, chồng chéo, tiết kiệm các nguồn lực cho quan, tổ chức - Giup cho quan, tổ chức ứng phó với những thay đổi tương lai, giảm tối đa bất trắc quản lí, tăng khả chủ động ứng phó với các thay đổi môi trường - Là sở để thủ trưởng chỉ đạo điều hành công việc được chủ động, tận dụng thời gian hợp lí, thực hiện được công việc chủ yếu mà quán xuyến được toàn bộ hoạt động của quan, tc để kịp thời đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của nhân viên - Là sở để kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc - Giup cho nhà quản lí giảm đến mức tói thiểu rủi ro bất trắc quá trình thực hiện công việc vì quá trình lập kế hoạch đã dự tính các rủi ro bất trắc có thể sảy ra… - Giup điều chỉnh thời gian, kinh phí hoạt động và tạo sự tin tưởng vào hoạt động và sự đồng thuận cao tổ chức - Lập kế hoạch thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho bạn kiểm tra tiến độ và có thêm động lực để hoàn thành công việcNếu không có kế hoạch bạn một khúc gỗ trôi sông theo thời gian, không biết trôi về đâu, không biết mình cần gì và phải làm gì Việc lập kế hoạch giúp bạn có thể kiểm tra mình đã đạt được mục tiêu chưa và có những biện pháp để điều chỉnh có sai lệch xảy Tất cả công sở hay tổ chức tư nhân đều lập kế hoạch cho hoạt động công tác của mình, tùy theo chức năng, nhiệm vu, qui mô của tổ chức mà kế hoạch có khác mô típ chung ko có gì thay đổi Lập kế hoạch thành công coi là trình làm việc đã đạt được 50% vì đã xác định được đầy đủ nội dung mà cần phải thực hiện… Để có một bản kế hoạch tốt cần phải Tăng cường tham gia của đối tượn có liên quan để phát huy trí tuệ của mọi thành viên, tăng cường , đảm bảo tính khả thi - Tuân thủ nguyên tắc, quy trình LKH (đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hệ thống) - Dựa sở thông tin khách quan, đầy đủ đáng tin cậy - Thử nghiệm, tổng kết đánh giá, rút kinh nghiệm - Có tiêu chí đánh giá đối với muc tiêu đặt để đảm báo tính hướng đích - Nắm rõ được tầm quan trọng và ý nghĩa của việc lập kế hoạch có vậy mới quan tâm tói việc lập kế hoạch và chuẩn bị cho nó… - Bám sát vào chủ trương đường lối chính sách của Đ, PL của NN, đặc biệt là tuân thủ pháp luật - Bám sát vào chương trình công tác khóa năm, quí tháng của quan đơn vị mình… - Tính khoa học: các nội dung công việc phải được sắp xếp cụ thể chi tiết theo thứ tự tuần tự ko được chồng chéo, cần đảm bảo tính đồng bộ và phải xác định được các mục tiêu ưu tiên mục tiêu phụ quá trình thực hiện kế hoạch - Việc xác định các nhiệm vụ phải theo đúng thẩm quyền trách nhiệm - Cần nghiên cứu kĩ các vấn đề liên quan đến lập kế hoạch tình hình cụ thể của quan mình về nhân lực vật lực, chức nhiệm vụ của quan để trách lập kế hoạch sai ko đúng với chức nhiệm vụ…tình hình phát triển của xã hội có liên quan - Xác định thời gian lập kế hoạch và thời gian thực hiện kế hoạch Để kịp thời tránh bỏ mất thời - Tính cu thể rõ ràng: (5 W + H) những nội dung của kế hoạch phải rõ ràng phân công cho đơn vị cá nhân thực hiện tránh chồng chéo nhiệm vụ của các bộ phận các cá nhân khó quá trình quản lí, điều tiết và truy cứu trách nhiệm thất bại… - Xác định mục tiêu của kế hoạch phải phù hợp với nội tại của TC – tính khả thi, phải dự tính được các biến cố các thất bại quá trình thực hiện để đưa biện pháp khắc phục - Trong quá trình lập kế hoạch phải lấy ý kiến của các cá nhân, tổ chức có liên quan, lấy ý kiến của cấp trên, cấp dươi - Khi xây dựng xong phải thông báo đến mọi người có trách nhiệm thực hiện biết và hiểu rõ về nhiệm vụ của mình Vd Ưu điểm: Có nhiều thay đổi tiến bộ đáp ứng yêu cầu của quá trình CNH, HĐH công sở, thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính Nhược điểm: - Đội ngũ lập kế hoạch còn yếu chưa có kinh nghiệm điều kiện hội nhập sâu hiện nay, thiếu tầm nhìn, kĩ năng, tri thức khoa học… - Cơ sở vật chất, kinh phí còn chưa đáp ứng cho các kế hoạch tầm quốc gia, lớn - Còn chế xin cho - Tham vọng quá lớn thiếu tính khả thi, quá trình thực hiện bỏ dở giữa chừng để lại hậu quả lớn… Câu PT nguyên tác tổ chức hoạt động điều hành công sở về phân công công việc ? ví du minh họa - Phân công công việc công sở là sự phân chia quá trình quản lí thành các quá trình, thành phần riêng biệt và xác định trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận thực hiện công việc đó 10 - Phân công công việc dựa những sở pháp lí và thẩm quyền của quan đơn vị, khối lượng và tính chất công việc, số lượng biên chế, cấu tổ chức của quan - Phân công công việc là một những nội dung bản và quan trọng của kỹ thuật điều hành công sở - Phân công công việc là hoạt động nhằm giao cho các quan tổ chức, cá nhân những việc, những việc, những nhiệm vụ, quyền hạn nhất định nhằm nâng cao hoạt động của quan tổ chức Nguyên tắc - Ấn định điều kiện cho chức nghiệp vu: phải có đủ điều kiện để làm việc, tránh phân công theo chủ quan tình cảm + Công việc cụ thể phải có những phương tiện để giải quyết đó là những điều kiện về vị trí của công sở, người và những sở về pháp lí thẩm quyền giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất Căn cứ vào chức nhiệm vụ của mỗi quan công sở để ấn định điều kiện làm việc mà phân công hợp lí + Quan trọng là dựa vào chức năng, điều kiện làm việc mà phân công công việc tránh tình trạng vì tình cảm mà phân cho những công việc quan trọng để rồi gây sai phạm lớn + Ko được dựa các phán đoán cá nhân là người này làm được việc người ko tất cả phải sở thực tế để phân công công việc… - Nguyên tắc “dung nhân dung mộc” phân công công việc cần chú ý đến kinh nghiệm, lực của người để sắp xếp; đồng thời chú ý đến cá tính, lòng hăng say của người để sắp xếp thích hợp + Trên sở kinh nghiệm và lực để lựa chọn người đảm nhận ưu tú nhất và hoàn thành với kết quả cao nhất Dụng nhân dụng mộc là ngườ này phù hợp với công việc này thì sắp xếp giao cho họ công việc đó người thì phù hợp với công việc thì giao cho công việc đó sở đó tận dụng hết lực và khả hiện có của tổ chức cúng giống dùng gỗ phần này tốt để đóng đồ 11 có chất lượng cao phần này ko tốt thì đóng các vật dụng đơn giản làm cốt pha xây dựng… + Nhưng cũng phải dựa cả sự hăng say nhiệt tình của họ có vậy họ mới cố gắng và say mê với công việc, tiến độ thực hiện cũng nhanh chóng, ko nên giao việc cho những người ko hăng say thích thú với công việc Bên cạnh đó phải thường xuyên kiểm tra đôn đốc và tạo động lực cho họ phấn đấu hăng say làm việc kết hợp với đào tạo bồi dưỡng để nâng cao lực - Phân chia chức nghiệp vu có tính đồngnhất – công việc cùng chủng loại được tập trung giao cho một đơn vị cấp dưới thực hiện và phân chia cho những cá nhân theo chỉ định cụ thể + Giup cho các quan tổ chức tập trung vào giải quyết các công việc giống nhau, tạo sự đồng nhất cần thiết và tăng hiệu quả giải quyết công việc Là một nghệ thuật quản lí, biết sắp xếp công việc phù hợp và giao nhiệm vụ cách đồng nhất, giúp người được giao chủ động thực hiện nhanh chóng - Nguyên tắc cân bằng về chức nghiệp vu, chất và lượng của công việc phải phân phối phù hợp tương xứng, làm rõ người chịu trách nhiệm + Nguyên tắc này đòi hỏi số lượng và chất lượng công việc được phân công một cách chính xác công bằng và thích hợp, mỗi vị khác được giao những công việc khác Vd Trưởng phòng làm công tác quản lí chung, các phó phụ trách một hay một số lĩnh vực, các nhân viên phụ trách công việc cụ thể + Việc phân chia ko được chồng chéo khó cho việc quản lí và qui trách nhiệm, bên cạnh đó cững phải đảm bảo tất cả đều được giao nhiệm vụ để tạo sự đồng thuận và đoàn kết… - Tạo ổn định và tránh lãng phí + Khi phân công công việc phải có sự ổn định cần thiết ko nên thay thế thường xuyên chỉ thay thế cần thiết ko còn cách nào khắc phục được vì 12 vậy tạo được sự ổn định và tiết kiệm quá trình làm việc, nếu thay thế trước hết công việc bị ngừng trệ chưa quen và gây tốn kém + Phân công công việc phải đảm bảo kiết kiệm nhất mà đạt hiệu quả cao, muốn vậy phải đúng người đúng việc, có chế kiểm tra giám sát phù hợp nhằm tránh lãng phí và thất thoát… Vd “Dụng nhân dụng mộc” có hàm ý là không có người nào vô dụng, sử dụng đúng người đúng việc thì tạo hiệu quả cao Thứ nhất, là nguyên tắc bản nhất mà các quan, tổ chức và các nhà quản lý áp dụng phân công công việc Bất cứ nào và việc gì thì thì lực là yếu tố được đặt lên hàng đầu Phân công công việc dựa vào lực và kinh nghiệm có những lợi thế sau: Một là, bất cứ hoạt động nào thì kinh nghiệm và lực đảm bảo tới 80% sự thành công giải quyết công công việc Bởi vậy, chọn người vào làm việc, cùng bằng cấp thì các nhà quản lý ưu tiên kinh nghiệm Kinh nghiệm vốn là áp dụng những cái đã làm trước đó để giải quyết công việc hiện tại, còn lực vốn là khả vốn có và qua học hỏi của bản thân ngành nghề mà người ta hướng tới Hai là, dựa vào lực và kinh nghiệm nhà quản lý sắp xếp họ vào những vị trí phù hợp với tài và sở trường của họ để họ thấy thỏa mãn và từ đó nâng cao hiệu quả công việc Thứ ba, lịch sử, các nhà lãnh đạo tài ba rất coi trọng cách dùng người và coi đó là chìa khóa dẫn tới mọi sự thành công Tuy nhiên, để khai thác được hết khả tiềm ẩn của người không hề đơn giản, bởi thế các nhà lãnh đạo phải tìm rất nhiều phương cách Hiện nay, ở quan hành chính xảy hiện tượng chảy máu chất xám, cũng là vấn đề báo động cho việc sử dụng người ở các quan này 13 Thứ tư, bằng việc khuyến khích, kích thích họ là việc thì công việc giải quyết một cách nhanh chóng mà hiệu quả cao VD hoạt động điều hành của Học viện TTN Việt Nam - Để điều hành công việc một cách tốt nhất thì phải cứ vào chức của HV là giáo dục đào tạo và bồi dưỡng, nghiên cứu Nên cần phải có đủ điều kiện để làm việc đó là phòng học, hội trường, các sở vật chất kèm để thực hiện việc giảng dạy, HV giảng dạy chuyên nghành vậy phải phân công công việc cho các giảng viên theo trình độ chuyên môn ko thể quí người này mà cho giảng dạy các môn triết học hay tư tưởng HCM, Đường lối CM (lương và phụ cấp cao hớn với dạy các môn khác) mà phải sở chuyên nghành chuyên môn nghiệp vụ mà họ có – ngt đầu tiên - Trong mỗi môn học có các phần khác có phần dễ khó nên cần phải phân công công cho mỗi người khoa bộ môn đảm nhiệm một nội dung, một chương khác tùy theo khả năng, phát huy hết khả của họ, giả dụ chương đầu tiên thường là lí luận và các khái niệm bản có thể giao cho các giảng viên ít kinh nghiệm mới trường vì họ mới học xong nên hiểu cũng tương đối sâu, còn chương cần nhiều kiến thức thực tế thì cần phải những giảng viên có kinh nghiệm… dụng nhân dụng mộc - Trong HV có các khoa phòng khác nhau, các công việc liên quan đến học sinh sinh viên giao cho phòng đào tạo, các vấn đề liên quan đến tổ chức giao cho hành chính, liên quan dến sở vật chất, quản lí giảng đường kí túc thì giao ch phòng quản trị… phan chia chức nghiệp vụ có tính chất tương đồng - Trong quá trình đào tạo với chuyên nghành nên đào tạo các khoa nghành đều có nhiệm vụ ngang quá trình đào tạo ko được nặng nghàng này nhẹ nghàng khác và phải đảm bảo chất lượng – ngt thứ - Để HV hoạt động hiệu quả cần phải đôn đốc giám sát để đạt hiệu quả, sở thực hiện tốt các ngt thì đảm bảo tiết kiệm hiệu quả… 14 Câu Phân tích nguyên tác hoạt động của công sở ? hãy làm sáng tỏ mối quan hệ giữa nguyên tắc này - Nguyên tắc tuân thủ PL + Bất kì hoạt dộng quản lí nào cũng phải tuân thủ pháp luật, hoạt động điều hành công sở cũng ko nằm ngoài sự điều chỉnh của pháp luật Là nguyên tắc để đảm bảo pháp chế XHCN, đảm bảo các hoạt động của côn sở là đúng các qui định của NN, vi phạm bị xử lí theo PL + Công sở phải được tổ chức hoạt động sở pháp luật, qui chế Vd hoạt động của chính quyền từ cấp tỉnh xuống phải tuân thủ - Luật tổ chức chính quyền địa phương, Quyết định 129/2007 của Thủ tướng chính phủ về ban hành qui chế văn hóa công sở tại các quan hành chính nhà nước… + Nguời nào tổ chức nào có thẩm quyền phạm vi nào với dối tượng nào thì chỉ được phép điều hành phạm vi với đói tượng đó Trật tự quyền hạn của các cấp từ xuống dưới phải được tôn trọng, ko được lạm quyền Là nguyên tắc quan trọng đảm bảo sự điều hành thống nhất - Nguyên tắc công khai + Là nguyên tắc cần có của bất kì tổ chức nào + Công khai cho moi người tổ chức biết về hoạt động, công việc…tạo nên sự minh bạch + Công khai trước dối tượng phục vụ: địa điểm nơi công sở đóng, trách nhiệm của bộ phận đó phải được giới thiệu rộng rãi nhằm phục vụ cho việc giao dịch thuận lợi, thủ tục, trình tự các giấy tờ văn bản Vd Về thu tục đăng kí kinh doanh được công khai các phương tiện thông tin đại chúng và được niêm iết tại trước phòng đăng kí kinh doanh ở cấp huyện - Nguyên tắc liên tuc 15 + Công sở phải tổ chức các hoạt động một cách thường xuyên liên tục sở các qui chế đã được xác định Như một guồng máy, đó hoạt động của công sở phải diễn thường xuyên và liên tục + Sự liên tục quan hệ điều hành: thông tin, mệnh lệnh, các quyết định phải truyền đạt kịp thời nhanh chóng và ko bị gián đoạn + Sự phát triển liên tục công việc đó mọi việc phải được thực hiện tốt và ko bị bỏ dở + Sự liên tục hoạt động điều hành; Sự phát triển liên tục của công việc của công sở và các bộ phận đó; Liên tục kiểm tra đánh giá hoạt động của công sở Hoạt dộng lãnh đạo quản lí và điều hành là liên tục ko thể lãnhđạo lại bỏ dở hay ngừng lại… - Nguyên tắc phân công rõ ràng về nhiệm vu, quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận + Phân công thúc đẩu mọi người làm việc hiệu quả hơn, phát huy sáng tạo của các cá nhân Là sở để đè cao trách nhiệm, nhiệm vụ của cá nhân, bộ phận và cũng là sở để qui rõ trách nhiệm chịu xử lí có sai phạm hay chậm tiến độ… giảm việc chồng chéo, quan liêu + Phân công giúp công việc ko bị bỏ quên hay chồng chéo điều hành Vd - Nguyên tắc dân chủ hóa trình điều hành + Làm cho mọi quyết định được đưa quá trình điều hành được nhất quán, tập hợp được trí tuệ của tập thể và các cá nhân có liên quan, đảm bảo cho quyết định được ban hành đúng đắn và co tính khả thi cao + Trong quá trình điều hành cần bàn bạc với các cấp các đơn vị, cá nhân có kiên quan + Cấp dưới, đơn vị, các nhân có thể có thể góp ý quá trình điểu hành - Nguyên tắc hiệu quả tối ưu 16 + Hiệu quả bằng kết quả chia cho chi phí + Công sở phải tổ chức các hoạt động đạt kết quả cao nhất với chi phí thấp nhất Điều này chỉ có thể thực hiện được nếu hoạt động điều hành công sở tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc, xây dựng kế hoạch công tác phù hợp, phân công nhiệm vụ hợp lí, khoa học, thường xuyên kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện nhiệm vụ Mối quan hệ giữa nguyên tắc Các nguyên tắc có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, nguyên tắc này làm tiền đề cho nguyên tắc và ngược lại đảm bảo cho hoạt động điều hành công sở đạt hiệu quả cao nhất Nếu tuân thủ đúng đắn các nguyên tắc nói thì xây dựng được công sở tốt Để chứng minh cho tính chặt chẽ thì lấy nguyên tắc công khai làm tiền đề Có công khai thì mới diễn liên tục được, công khai về qui chế địa điểm, trách nhiệm thủ tục, nội dung hoạt động… thì công sở mới hoạt động liên tục được, có kế hoạch rõ ràng cụ thể, đó việc quyết định, triển khai, trao đổi mới thuận lợi ko bị nhiễu tin, ko bị nhầm lạc Công khai thì sự giám sát mới hoàn chỉnh từ quan đến sự giám sát của nhân dân tránh các sai phạm quá trình hoạt động của công sở Công khai về trách nhiệm làm cho quá trình làm việc hiệu quả và ko bị đùn đẩy trách nhiệm Công khai về thủ tục tránh phiền hà cho mọi đối tượng liên quan cần giải quyết tất cả các điều đó làm cho dân chủ hơn, đúng pháp luật quá trình hoạt động, công khai thì mọi người được biết, tạo cho việc dân chủ bàn bạc tránh các quyết định điều hành công sở bị trái pháp luật hay các văn bản được thảo luận công khai và dân chủ thì việc trái pháp luật vi hiến bị giảm thiểu tối đa Ko công khai dẫn đến mất dân chủ, mất dân chủ các quyết định thuộc về thiểu số, tạo sở kẽ hở để vi phạm pháp luật làm mất nguyên tắc tuân thủ pháp luật 17 Công khai làm phân công rõ về quyên hạn và trách nhiệm của cá nhân tổ chức đơn vị, trách nhiệm rõ ràng thì đánh giá dân chủ khách quan tạo sừ đồng thuận cho các cá nhân tổ chức… Câu PT qui trình tổ chức một hội nghị ? nêu biện pháp kĩ thuật để tổ chức điều hành một hội nghị có hiệu quả ? ví du ? Qui trình tổ chức hội nghị - Chuẩn bị + Xác định mục tiêu cuộc hop, chủ đề của cuộc họp + Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp và thông qua chương trình nghị sự Phải được trả lời câu hỏi: mục tiêu cuộc họp là gì; chủ đề, nội dung chi tiết của cuộc họp; các sở, cứ của việc tổ chức cuộc họp; các vấn đề đặt và giải quyết liên quan đến đối tượng nào; thành phần tham dự là và số lượng Vd + Nội dung cuộc họp cần chuẩn bị thế nào? Các vấn đề nổi cộm, xu thế diễn biến của cuộc họp, các ý kiến trái chiều có thể có? Phương pháp giải quyết + Có báo cáo, tham luận, những phát biểu + Cần chuẩn bị những điều kiện vật chất, kinh phí hay các nguồn lực khác nào + Người hay bộ phận được giao thực hiện phụ trách việc điều hành các hoạt động cuộc họp + Xác định địa điểm thời gian cho cuộc họp + Các bước tiến hành cuộc họp thế nào - Tiến hành cuộc họp + Đón tiếp đại biểu 18 + Điều hành cuộc họp: tiến hành các thủ tục ổn định trước cuộc họp; giời thiệu các đại biểu, các thành phần tham dự cuộc họp, chủ tịch đoàn hay chủ tọa, đoàn thư kí hay thư kí cuộc họp + Chủ tọa đọc diễn văn khai mạc cuộc họp; trình bày báo cáo và tham luận; thảo luận; ghi biên bản - Kết thúc cuộc họp, bế mạc + Thông qua biên bản cuộc họp – thư kí trình + Thông qua nghị quyết + Đánh giá và kết thúc cuộc họp + Đọc diễn văn bế mạc - Giai quyết vấn đề sau cuộc họp + Hoàn thiện văn bản về các vấn đề được quyết định sau cuộc họp (NQ, biên bản, các tài liệu khác) + Ban hành các VB cần thiết sở quyết định của cuộc họp (các vb chính thức, thông báo về cuộc họp…) + Đối với những kế hoạch những quyết định được thông qua, cần nhanh chóng triển khai + Các công việc khác: thu thập các tài liệu có liên quan để lập hồ sơ của cuộc họp; kiểm tra hay trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, sắp xếp lại bàn ghế và hoàn trả các trang thiết bị cho các bộ phận chức + Thu thập các hóa đơn, chứng từ có liên quan đến các chi phí cho cuộc họp theo đúng thủ tục nhà nước qui định Các biện pháp để tổ chức và điều hành một hội nghị có hiệu quả - Lấy ý ở (qui trình tổ chức đó) - Nội dung cuộc họp phải hay đáp ứng sự mong muốn của người dự họp – phải đảm bảo yêu cầu công việc 19 - Tạo phút ban đầu thật tốt - Cơ sơ phải phù hợp với số lượng người hop ko được… - Đảm bảo thời gian kinh phí thực hiện - Người chủ trì cuộc họp phải có kiến thức sâu rộng về chủ để và nội dung cuộc họp, phải biết định hướng cuộc họp kịp thời ngăn cản ko để các đại biểu cố tình định hướng và làm thất bại cuộc họp - Kết luận kết thúc phải có ý nghĩa phải tiếp thu đúng các ý kiến… - Chuẩn bị kĩ lưỡng các tình huống có thể sảy ra… Câu Trình bày những hiểu biết của anh chị về công sở ? Phân biệt công sở hành chính với sở tư nhân ? ví du ? Hiểu biết về công sở - Công sở là tổ chức đặt dưới sự quản lí trực tiếp của nhà nước để tiến hành một công việc chuyên nghành của NN - Đặc điểm: + Là một pháp nhân: quan nhà nước có thẩm quyền thành lập theo qui định của PL(luật TC chính phủ, luật TC chính quyền địa phương…), có dấu, trụ sở, ngân sách, nhân lực, tên gọi thống nhất + Là sở để đảm bảo công vụ: có công quĩ và tài sản công + Là qui chế cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ chuyên biệt nhà nước ủy quyền + Luôn gắn với sở vật chất, địa điểm hoạt động của một quan, tổ chức nhất định - Nhiệm vu + Quản lí công vụ theo pháp luật + Tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận 20 + Tổ chức công tác thông tin quan và giữa quan này với quan khác + Thực hiện kiểm tra, theo dõi công việc của cán bộ theo chế + Tổ chức giao tiếp với dân với các quan, tổ chức xã hội + Quản lí tài sản của quan, ngân sách + Tham mưu hoạt động chính sách, xây dựng pháp luật, các qui chế, quyết định cho quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền - Phân loại công sở + Dựa vào tính chất, nội dung hoạt động: công sở quản lí; công sở sự nghiệp + Dựa phạm vị hoạt động: công sở TW; công sở TW đóng ở địa phương; công sở cho địa phương quản lí Cơ sở tư nhân là tổ chức cá nhân hay tập thể tư nhân đứng thành lập rên sở pháp luật, chức sản xuất kinh doanh hướng tới lợi ích riêng, có vốn trụ sở riêng Phân biệt công sở hành chính và công sở tư nhân Tiêu Công sở hành chính Công sở nghiệp Cơ sở tư nhân Phươn Theo luật định Do Theo luật định Căn Theo quy định của g thức quan nhà nước cấp cứ vào nhu cầu thực pháp luật và theo nhu thành thành lập tê cầu của tổ chức, cá lập VD: Chính phủ được Vd: Thành lập học nhân thành lập sở viện Tòa án Vd thành lập công ti Luật tổ chức CP, Quyết định số 1191 Quốc hội bầu và phê của Thủ tướng Chính chuẩn phủ 30/7/2015 Thành chí lập Học viện Tòa án 21 sở Trường Cán bộ Tòa án Căn cứ Luật Giáo dục 14/6/2005 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Giáo dục 25/11/2009; Căn cứ Quyết định số 121/2007/QĐ-TTg 27/7/2007 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quy hoạch mạng lưới trường đại học, cao đẳng giai đoạn 2006 - 2020; Theo Hiến Pháp và pháp luật Tùy theo Theo Hiến Pháp và Cơ sở pháp lý hoạt động pháp luật Hoạt động chủ yếu theo Luật Hành chính ngành mà có Theo Luật Doanh các văn bản quy nghiệp, Luật dân sự… phạm pháp luật quy Hoạt động định khuôn khổ HP và pháp Vd kinh tế có Luật luật KT, Doanh nghiệp GD co luật GD, luật giáo dục đại học Muc tiêu Vì lợi ích cộng đồng Vì lợi ích cộng đồng Vì lợi nhuận là chính 22 Tuyển dụng công Phươn g thức hoạt động chức theo luật Công Cũng giống công Theo nhu cầu của chức sở hành chính sở Làm việc theo bên cạnh đó có tuyển dụng theo hợp đồng biên chế lao động chủ yếu là Làm việc theo hợp viên chức Làm việc theo hợp đồng đồng Bên cạnh ngân sách Có nguồn vốn riêng Tài Từ nguồn ngân nhà nước thì còn của các cá nhân tổ chính sách nhà nước có các khoản thu chức đóng góp khác Quyền hạn bên Do pháp luật quy Chức năng, thời phải tuân theo nhiệm Quyết định của vu, quan nhà nước cấp quyền hạn tổ chức, chức định chặt chẽ, đồng Do pháp luật quy năng, nhiệm vụ theo định lĩnh vực Quyết định của sở riêng lẻ theo chức tư nhân và được pháp nhiệm vụ Có quyền hạn luật thừa nhận theo lĩnh vực đăng kí hoạt chung nhiều lĩnh động vực Địa Diễn tại địa điể mà điểm công sở đóng và các hoạt sở đại diện ở nơi khác động Cơ chế Dựa đặc trưngcủa ngành Có thể diễn ở nhiều có thể tại trụ sở và địa phương khác các địa bạn khác Phức tạp, nhiều quan Tương tự công Linh hoạt, gọn nhẹ có nhiệm vụ tương tự sở hành chính phù hợp và tối ưu 23 nhau, cồng kềnh, dễ có tiêu cưc Tập thể và thử trưởng Mang tính chất thủ trưởng - Viên chức - Người lao động - Lương từ ngân - Lương sở tư Chức - Cán bộ danh - Cán bộ sách nhà nước và các nhân trả theo sự thỏa và - Lương từ ngân sách khoản thu khác từ thuận theo sản lương nhà nước hoạt động sự nghiệp phẩm của đơn vị Phạm vi hoạt động Vị trí, kiến trúc Trên tất cả các ngành và Theo lĩnh vực và Theo ngành mà mình lĩnh vực ngành đã đăng ký Nơi thuận tiện giao thông, trung tâm của đại phương Tùy thuộc vào ngành Tùy thuộc vào yêu nghề, các điều kiện cầu và điều tiết của khách quan khác như: NN sở hạ tầng, nguồn nhân lực Câu Trình bày những hiếu biết của anh chị về qui chế ? vai trò của qui chế điều hành công sở ? cần để làm gì để nâng cao hiệu quả hoạt động ban hành và thực hiện qui chế công sở ? - Qui chế làm việc là văn bản được xây dựng nhằm qui định cụ thể các hoạt động của công sở - Qui chế là những qui định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của những người giữ chức vụ, quan hệ làm việc công sở giải quyết một công việc nhất định; trách nhiệm của mỗi nhiệm vụ, mỗi bộ phận công sở; cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả; tiêu chuẩn để đánh giá công việc - Nội dung của qui chế: 24 + Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quyền hạn của công sở và thủ trưởng + Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị, bộ phận công sở + Qui định về các quan hệ công tác nội bộ cũng ngoài công sở + Qui định về số nội dung công tác cụ thể: chế độ công tác; hội họp; tiếp khách, giải quyết đơn thư khiếu nại… + Qui định về trách nhiệm thi hành, hiệu lực của qui chế… - Vai trò ý nghĩa của qui chế + Xây dựng qui chế là xây dựng phong cách làm việc khoa học, đảm bảo sự quản lí thống nhất + Đảm bảo cho hoạt động của công sở hoạt động cách nhịp nhàng, hiệu quả + Đảm bảo sự công bằng về nghĩa vụ và quyền hạn giữa các cá nhân và đơn vị theo qui định của NN + Hạn chế các biểu hiện tiêu cực điều hành tùy tiện, lạm quyền độc đoán - Nâng cao hiệu quả hoạt động ban hành và thực hiện qui chế + Xây dựng dự thảo + Xác định đúng phạm vi điều chỉnh và thẩm quyền ban hành + XD khung điều chỉnh cụ thể, cách điều chỉnh + Phải được lấy ý kiến và thảo luận dân chủ toàn công sở + Phải được xây dựng theo đúng thể thức, trình tự thủ tục, điều luật, kế thừa những qui chế của qui chế trước + Phải có qui chế xử lí rõ ràng chi tiết… 25 ... lớn… Câu PT nguyên tác tổ chức hoạt động điều hành công sở về phân công công việc ? ví du minh họa - Phân công công việc công sở là sự phân chia quá trình quản lí thành các... Phân loại công sở + Dựa vào tính chất, nội dung hoạt động: công sở quản lí; công sở sự nghiệp + Dựa phạm vị hoạt động: công sở TW; công sở TW đóng ở địa phương; công sở... biên chế, cấu tổ chức của quan - Phân công công việc là một những nội dung bản và quan trọng của kỹ thuật điều hành công sở - Phân công công việc là hoạt động nhằm giao cho