Quản lý giảng đường

Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Quản lý giảng đường

Phần 1:Lời tựa

Trong những thập kỷ gần đây, ngành Công Nghệ Thông Tin phát triển một cách nhanh chóng và có nhiều bớc tiến nhảy vọt ở Việt Nam ngành công nghệ thông tin tuy còn non trẻ nhng tốc độ phát triển khá nhanh và đang dần đợc ứng dụng trong nhiều lĩnh vực của nền kinh tế, góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội.

Tin học hoá trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con ngời, tiết kiệm đợc thời gian, độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc làm thủ công quản lý trên giấy tờ nh trớc đây Tin học hoá giúp thu hẹp không gian lu trữ, tránh đợc thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hoá và cụ thể hoá các thông tin theo nhu cầu của con ngời.Trong quản lý Tin học đợc xem la công cụ đắc lực Nó giúp chúng ta quan lý dễ dàng hơn, khoa hoc hơn, và độ tin cậy của nó cung cao hơn.

Vấn đề về quản lý giảng đờng (phòng học) là một trong những vấn đề “khó

khăn” và “phức tạp” hiên nay Bài toán thiết kế cơ sở dữ liệu “Quản lý giảng

đ-ờng “-trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS đợc đa ra với mong muốn giúp cho ngời làm công tác quản lý giangđờng bộ có thể xử lý và kiểm soát thông tin với độ chính xác cao , nhanh gọn và tiện lợi hơn.

Do han chế về nhiều mặt, và trong quá trình làm không tránh khỏi những sai sót nhất định Nên rất mong đợc sự đóng góp của thầy cô và tất cả những ngời qua tâm đến vấn đề này.Xin cảm ơn!

Em xin chân thành cảm ơn nhà trờng đã tạo điều kiện cho em thực hiện đề tài này.

Em xin chân thành cảm ơn thầy nguyễn văn nghiễm đã chỉ dạy tận tình cho em trong suốt thời gian qua.

Hà Nội ngày :14/11/2004đậu phi toàn

 Khi nhập trùng dự liệu thì không chấp nhận

 Tìm kiếm đợc những thông tin cần thiết của một bài quản lý giảng ờng

đ- Xử lý sao cho khi nhập vào thi không có hiện tợng chồng lịch hoặc không có hiện tợng một lớp cùng một lúc học ở 2 phòng khác nhau Tim đợc phòng trống của giảng đờng

Dựa trên những yêu cầu đó ta đi phân tích thiết kế bài toán nh sau:Phần 2 Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu

nhiệm vụ tìm kiếm những thông tin cần thiết về vấn đề cần biết nh : tìm kiếm phòng học của một lớp;

3) Chức năng in báo cáo : Cho phép ngời dùng đa ra các thông tin khác nhau về những vấn đề cần quan tâm :in lich sủ dụng phòng của lớp,…… Nhng với đề tài là quản lý giảng đờng thì phần in báo cáo nay không đặt ra yêu cầu cao lắm

2) Nhập các khoa viện của tr ờng : Nhập danh sách các khoa viện vào để sau con có số liệu nguồn để nhập các dự liệu khác

Cập nhật

2.Nhập đầy đủ các khoa viện vào

3.Nhập tất cả lớp của trơng vào

5.Nhập danh sách môn học toàn trờng vào

6.Nhập danh sách môn học của từng lớp1.Cập nhật hiện trạng của giảng đ-ờng

4.Nhập danh sách bộ môn vào

7.Nhập danh sách phòng hoc vào

8.Danh sách sử dụng phòng

3) Nhập tất cả các lớp của tr ờng và o : Nhập tất cả các lớp của trờng vào để có dự liệu khi truy vấn tìm kiếm để nhập danh sách sử dụng phòng … No nhanh hơn

4) Nhập danh sach bộ môn vao : Nhập danh sách bộ môn vào la dự liệu gốc của môn hoc va giáo viên Có nghĩa là môn học ,giáo viên thuộc khoa nào.5) Nhập danh sách môn học của toàn tr ờng: Đây là dự liệu nguôn của môn

hoc cac lớp, nó chứa môn học của từng lớp.

6) Nhập danh sách môn hoc của từng lớp : Dự liệu của danh sách này lấy dự liệu từ danh sách môn học của toàn trờng, và danh sách lớp học của trờng làm nguồn chính.

7) Nhập danh sách phòng học : Dự liệu danh sách này là dự liệu dùng để sắp xếp danh sách phòng học của từng lớp trong trờng

8) Danh sách sử dụng phòng : Danh sách phòng học của từng lớp tơng ứng với môn họ

b) Chức năng tìm kiếm

Tìm kiếm

1.Lịch dạy của giáo viên

2.Tìm kiếm danh sách môn hoc của lớp3.Tìm những phòng ma lớp sử dụng

4.Tìm các lớp sử dụng phòng

5.Tìm xem các lớp sử dụng phòng trong va khoảng thời gian s dung

6.Thông tin về các lớp sử dụng phòng truy vấn

4) Tìm các lớp sử dụng phòng : Để tìm những lớp đã sử dụng phòng đang truy vấn trong tuần

5) Tìm các lớp sử dụng phòng và khoảng thời gian sử dụng : Tìm một cachs chi tiết về lớp

6) Thông tin về các lớp sử dụng phòng : Đây là tìm kiếm đầy đủ nhất về lớp đã sử dụng phòng

Còn các tìm kiếm phụ khác thì trong bai

c ) Chức năng In báo cáo.

1) In ra thông tin các lớp hoc o phòng truy vấn : In ra thông tin về các lớp học ỏ phòng truy vấn ( Mã phòng, thứ, tiết bđ, tiêt kt, lớp )

2) In danh sách môn học của thừng lớp: In ra môn học của từng lớp

3) In lịch dạy của giáo viên: In thu bao nhiêu giáo viên dang truy vấn dạy gì,

Phòng nào, tiết bắt đầu tiết kết thúc……

4) In những giáo viên dạy phòng ở phòng đang truy vấn : In ra những giáo viên dạy trong phòng dang truy vấn nhung thông tin liên quan nhu : thứ, tiết bđ tiêt kt , Tên giáo viên, tên bộ môn……

III Thiết kế cơ sở dữ liệu

Để nhập và truy vấn đợc theo trên thì trớc hết ta phải tạo ra các bảng(TABLE)để có nguồn và củng đồng thời lu tr giữ liệu.

In báo cáo

1.In ra thông tin các lớp hoc o phòng truy vấn

3.In ra lịch dạy của giáo viên

2.In ra danh sách môn học của từng lớp

4.In những giáo viên dạy phòng ở phòng đang truy vấn

1 ) Thiết kế các Bảng ( Table )

 Danh sách bộ môn lu trử về mã bộ môn vả tên bộ môn

Ta vào table chọn new thì sẻ xuất hiện newtable chon design view thì sẻ xuất hiên bảng

Bảng danh sách bộ môn khi tạo la:

sau đó fiel Name đặt tên các trờng , vào Data type chọn kiểu của trờng sau xuống hồp FieldProperties chon thuộc tính sau khi chon xong va ra nhập du liêu và chọn khoá ta có

Bảng “danh sách bộ môn “sau khi nhập du liệu la:

Mét c¸ch t¬ng tù ta co c¸c b¶ng sau  Danh s¸ch gi¸o viªn

¶ng chøa sè liÖu:

 Danh s¸ch khoa

B¶ng chøa sè liÖu:

 Danh s¸ch líp häc

¶ng chøa sè liÖu :

 Danh s¸ch m«n hoc

¶ng chøa sè liÖu:

 Danh s¸ch phßng

¶ng chøa sè liÖu:

 Ds m«n häc cña tõng líp

¶ng chøa sè liÖu:

 Danh s¸ch sö dông phßng

¶ng chøa sè liÖu :

Sau khi tạo xong các bảng ta có bảng tổng thể:

2) Xác định mối quan hệ giữa các bảng giữ liệu

căn cứ vào nội dung và các trờng của bảng nhất là các khoá chính của các bang để ta nối liên kết cho phù hợp để khi truy cập dự liệu sẻ có quy củ hơp Dấu chiều của liên kêt và liên kêt ảnh hởng rất nhiều khi nhập dự liệu và truy vấn nên cần chú ý để tạo liên kết phù hợp.

) Tạo các truy vấn ( Queries)

Sau khi tạo đợc các bảng và liên kêt đợc chúng ta tiến hành lam truy vấn để tìm các thông tin cần thiết , các thông tin muốn tìm, muốn truy cập :

Vào Query chon new thì xuất hiện hộp New Query :

sau đó ta chọn các cách tạo query thì nó sẻ ra bảng :

Chọn các bảng và query cần add lên, ‘’xem liên kết chọn liên kết cho phù hợp

theo yêu cầu đặt ra nh truy vấn theo cái gì truy vấn muốn tim và hiên thị cái gì thì ta chọn tên trờng tơng ứng ,xem co cần truy vấn tham số không ‘’ ta có các truy vấn mẫu nh :

Bảng lịch dạy của giáo viên :Tơng ứng với một mã gv thì ta tim các thông tin tơng ứng Ma lop mà gv dạy, Mã môn, Mã phòng, Thứ, Tiêt bd,Tiết kt,

C¸c query trong ch¬ng tr×nh lµ :

Query t×m kiÕm danh s¸ch m«n häc cña mét líp :®a ra c¸c th«ng tin vÒ líp, khoa, M· khoa,M· m«n ,Tªn m«n,Sè tÝn chØ

Hộp này chọn cách hiển thị ,ta chọn cách hiên thị và nhấn Next tiếp thì đợc hộp chọn nền in

Chọn nền in xong chon Next tiếp thì ta đựơc

chọn Finish thì ta đợc Forms cần tạo Khi muốn thay đổi gì thì vào Design và thay đổi những cái cần thiết Kết quả đợc các Forms :

ở chế Design view :

Forms :Nhập danh sách bộ môn ở chế độ view

danh sách giáo viên, danh sách khoa, nhập danh sách môn học của từng lơp

Trong các forms đã tạo không chỉ tạo theo cách bình thờng mà còn tạo theo forms chính phụ nh :

Và phải viết Modun lọc các dự liệu cho form tìm kiếm lịch giáo viên nh :

thì ta có các forms co thể loc đợc thông qua các dự liệu ban đầu ta co thể lọc đợc các dự liệu chuẩn Nh forms nhập danh sách sử dụng phòng ta phải viêt điều kiên lọc vì mỗi lớp đã có một danh sách môn học của từng lớp đã nhập ơ trên rồi nên ơ đây phai nhập phòng học cho mỗi lớp ứng với từng môn học của mỗi lớp là mỗi phòng vì vậy phải nhâp lớp và môn học tơng ứng Một vấn đề đặt ra la lam sao để nhập dự liệu lớp và phòng vào nó phai tơng ứng với lớp và môn học đã nhập từ danh sách môn học của mỗi lớp trớc ;Nên đã đặt ra hớng giải quyết là viết điều kiện lọc ;

Vào Design tạo phần nhập lớp, và phầm nhập mã môn bang combobox Phần lớp thì lấy từ bảng danh sách lớp học, con môn học phụ thuộc vào lớp học,ta vào

chọn MALOP làm trờng điều khiển để khi chon trờng MALOP ở trên thi quy vấn này củng tự chạy và ta bấm vào nút MA MH thì những giá trị đã chạy trong Query này tự đỗ xuống Cấu trúc ở nơi trơng mã lớp là

[FORMS] ! [DANH SACH SU DUNG PHONG ] ! [MAPHONG] hoặc đánh ML() và viết hàm FUNCTION

tiếp theo kiểm tra tng trờng co trống hay không,nếu trống thì báo lôi và bắt nhập

chú ý :Ơ trờng XD hoc theo tin chỉ và thờng số tín chỉ bàng số tiết học trong 1 tuân nên ơ đây có đa ra điều kiên học quá tín chỉ và nếu gặp tờng hợp đặc biệt thì có

thể bỏ qua điều kiện này và vẫn cho phép nhập ‘’tr ớc khi cho phép thì phải đ a ra thông báo’’ hỏi ngời nhập co đồng

Phần báo biểu đây chỉ qua là phần in ra các dự liệu muốn in mà thôi.Nên mình muốn in những phần gì thì vào Reports chon kiểu in mà thôi.

Với yêu cầu của bài toán quản lý giảng đờng thì yêu cầu về

Reports không phải là chỉ tiêu quan trọng nên không yêu câu không cao lắm Nên em cung xin phép chỉ trình bày những báo biểu quan trọng ma thôi.

Muốn tạo ra Báo biểu trớc hết ta phải vào Reports chọn New thì sẻ hiện ra hộp New Reports

chọn kiểu in mẫu biểu và dự liệu cần in mẫu biểu sao bấm ok thi nó sẻ cho ta bảng

ta add các trờng sang và bấm nẽt tiếp thi đợc hộp

chọn kiểu sắp xếp và bấn Next ta đợc

chọn kiểu in ra chọn một kiểu và Bấm Next tiếp thì ta đợc

Chän kiÓu v¨n b¶n in

6 ) Tạo các Macro .

• Các Macro đợc xây dựng để thực hiện các thao tác nh mở , đóng các mẫu biểu ,cho xem kết quả,tim f kiem thông tin trên cơ sở thoả mãn các điều kiện đặt ra

- Macro Tìm kiếm giúp chúng ta có thể tìm kiếm các thông tin cần qua tâm,tìm những dự liệu cần truy cập

- Các macro đợc tạo từ nguyên tắc

• Mở macro sau chon new xong chon hành động trong phần Action chọn mở các bảng các thuộc tính

• Đặt tên cho hành động

trong macro t×m kiÕm cßn cã c¸c macro con

• Macro t×m kiÕm lo¹i 1(cã c¶ in mÉu biÓu)

Để mở các query tơng ứng có 3 query• Macro tìm kiếm cu thể

cũng chứa các query nhng ơ mức độ cụ thể hơn :tìm kiếm ở phạm vi dự liệu chặt hơn

- Macro “kích cở” dùng để phóng to thu nhỏ MAIN

- Macro xem dụ liệu: dùng để xem dụ liệu nguồn để biết các số liệu luc truy nhập

Macro báo biểu : in những báo biểu tìm kiếm

- Main macro đợc dùng để lầm menu cho giao diệnchinh của chơng trinh.(hình vẽ)

Phần 3 Kết luận đánh giá chơng trình

Trên đây là toàn bộ chơng trình đợc ứng dụng bằng ngôn ngữ Microsoft Access vào “ Quản giảng đờng“ Công việc chính của chơng trình chủ yếu là việc nhập số liệu , sau đó thực hiện công việc tìm kiếm ,in thông báo ; chơng trình này đã :

+ Đáp ứng đợc yêu cầu công việc hiện tại.

+ Sử dụng dữ liệu đã có sau một số lần nhập liệu.+ Cha đa ra đợc đầy đủ các báo cáo chi tiết.

Vì thời gian có hạn nên chơng trình mới chỉ nhập thử một số dữ liệu để chạy thử, cần tiếp tục đợc bổ sung và hoàn thiện Khi có những yêu cầu cần thiết trong công tác quản lý đờng bộ , chơng trình có thể phát triển thêm để đáp ứng đợc yêu cầu của ngời quản lý

Trong thời gian tìm hiểu và thực hiện đề tài ,em đã cố gắng hoàn thành nghiêm túc công việc Tuy nhiên, do khả năng ,tầm hiểu biết của bản thân còn hạn chế và thời gian có hạn nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót ,cha thực sự đáp ứng đúng tầm cỡ của công việc Em rất mong đợc sự quan tâm, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và bạn bè để chơng trình này có thể đạt hiệu quả cao hơn.

Trong thời gian tìm hiểu và thực hiện đề tài ,em đã cố gắng hoàn thành nghiêm túc công việc Tuy nhiên, do khả năng ,tầm hiểu biết của bản thân còn hạn chế và thời gian có hạn nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót ,cha thực sự đáp ứng đúng tầm cỡ của công việc Em rất mong đợc sự quan tâm, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và bạn bè để chơng trình này có thể đạt hiệu quả cao hơn.