Hệ thống quản lý tác nghiệp nhà máy đường

Tài liệu tham khảo ngành tin học Hệ thống quản lý tác nghiệp nhà máy đường

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÁC NGHIỆPNHÀ MÁY ĐƯỜNG

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU CHUNG ……… 3

PHẦN I:TỔ CHỨC TÁC NGHIỆP CHUNG CỦA NHÀ MÁY ĐƯỜNG ………… 4

362.3.4 Phần mềm phân tích mẫu mía nhập ………

Tæ chøc thanh to¸n

6Tæ chøc s¶n xuÊt

7Tæ chøc tiªu thô

Ho¹ch to¸n tµi chÝnh kÕ to¸n

H-01: Qui tr×nh nghiÖp vô chung

2.1.1 Tổ chức, quản lý vùng nguyên liệu

Công ty thực hiện hỗ trợ người trồng mía về giống, kỹ thuật trồng mía,nguồn vốn Ngoài ra công ty có thể đầu tư trước cho người trồng mía về phânbón, khi có sự cam kết của người trồng mía về cung cấp mía cho công ty.

Tổ chức phân vùng, quản lý các vùng nguyên liệu Xây dựng kế hoạch thumua, tính sản lượng kế hoạch cho vụ Xác định đơn giá vận chuyển đối vớimỗi vùng.

Khi kết thúc một vụ mía, công ty tổ chức thông báo kế hoạch về cách thứcký kết hợp đồng cho vụ mới đến toàn bộ các hộ nông dân trồng mía

Tổ chức ký kết hợp đồng với những chủ hợp đồng mới, những chủ hợpđồng mở rộng diện tích trồng mía

Đăng ký vận chuyển mía đối với các chủ phương tiện vận chuyển, đăngký vùng vận chuyển cho từng chủ phương tiện.

2.1.4 Tổ chức thu mua

Tổ chức, điều hành thu mua mía theo kế hoạch, đảm bảo về số lượng,tiến độ cũng như là chất lượng của mía Xác định được số lượng và chấtlượng của từng chuyến nhập mía vào cho công ty đối với mỗi chủ hợp đồng,trên cơ sở đó để thanh toán cho chủ hợp đồng.

Công ty tổ chức thanh toán cho các chủ hợp đồng theo số lượng và chấtlượng của mía đã cung cấp Ngoài ra công ty có thể thực hiện chính sách trợgiá cho các vùng, loại mía, chất lượng, cho người trồng mía bằng các chínhsách thanh toán khác nhau.

Tổ chức thanh toán trực tiếp cho nông dân trồng mía, thanh toán tại vănphòng công ty hoặc tại địa bàn mà nông dân trồng mía sinh sống, nhằm đảmbảo cho nông dân trực tiếp được nhận tiền tận tay

Đưa ra các báo cáo vừa chi tiết, vừa tổng hợp nhằm đáp ứng các yêu cầuquản lý của đơn vị, vừa đáp ứng các yêu cầu của nông dân trồng mía muốnkiểm tra về trọng lượng mía qua cân, CCS, điểm mía, đơn giá thanh toán, trợgiá, trợ cước

Từ các nguyên liệu thu mua được công ty tổ chức sản xuất, bằng cácnghiệp vụ kiểm soát chất lượng (KCS) công ty điều chỉnh các thông số kỹ thuậtsao cho chất lượng sản phẩm đầu ra phù hợp nhất.

Công ty tổ chức bán các sản phẩm đầu ra của quá trình sản xuất Sảnphẩm chính là các loại đường, ngoài ra còn có các sản phẩm phụ được điềuchế từ sản phẩm phụ của quá trình sản xuất như mật rỉ, cồn,

2.1.8 Hoạch toán tài chính kế toán

Tổ chức ghi chép, hoạch toán tài chính kế toán theo quy định của nhànước, thực hiện nghĩa vụ tài chính với nhà nước

Trước và sau vụ đều có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như tạm ứngcông nợ, tạm ứng phân bón, thuốc sâu để phục vụ nông dân trồng mía,chăm sóc, đốn chặt, thu hoạch Kế toán đều phải lập chứng từ kinh tế phátsinh để đáp ứng nhu cầu và theo dõi, quản lý một cách chi tiết và chặt chẽ

2.2 TỔ CHỨC CHUNG CÁC BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ1.1 Bộ phận nguyên liệu

Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức quản lý vùng nguyên liệu, làmhợp đồng với các chủ thu mua, tiến hành thu mua mía và thanh toán cho cácchủ hợp.

1.2 Bộ phận cân mía nhập

Bộ phận này thực hiện cân mía nhập cho từng phương tiện nhập, xácđinh trọng lượng thực tế của mỗi chuyến Ghi chép các thông tin liên quan đếntừng chuyến như thành phần tạp chất, tên phương tiện nhập, chủ hợp đồngnhập, Ghi phiếu nhập cho chủ phương tiện nhập.

1.3 Bộ phận lấy mẫu phân tích

Bộ phận này thực hiện phân tích lẫy mẫu của chuyến mía nhập, tạo cơ sởcho việc thanh toán và kiểm soát chất lượng mía đầu vào của công ty.

1.4 Bộ phận kiểm soát chất lượng

Bộ phận này chịu trách nhiệm phân tích các thông số kỹ thuật đầu vàocũng như ra của các quá trình sản xuất Kịp thời điều chỉnh cho phù hợp saocho sản phẩm đầu ra của các quá trình đạt được chất lượng và hiệu quả tốtnhất.

1.5 Bộ phận quản lý điều hành vận chuyển

Bộ phận này chịu trách nhiệm đăng ký vận chuyển cho các chủ phươngtiện, quản lý phân vùng cho các phương tiện, điều hành vận chuyển trên cơ sởkế hoạch của bộ phận nguyên liệu và thanh toán cước vận chuyển cho các chủphương tiện.

1.6 Bộ phận kế toán

Đây là bộ phận chủ chốt trong công tác quản lý tài chính kế toán của đơnvị, chịu trách nhiệm lập dự toán thu chi, kế hoạch thanh toán để đảm bảo yêucầu quản lý Đáp ứng nhanh các yêu cầu về tạm ứng hoặc thanh toán chonông dân trồng mía để tạo lòng tin cho nông dân.

Lập và cung cấp các báo cáo nhanh để đáp ứng cho yêu cầu quản trị củacán bộ chủ chốt, cũng như các yêu cầu của các cơ quan nhà nước, cung cấpcho nông dân trồng mía

1.7 Bộ phận kinh doanh

Bộ phận này chịu trỏch nhiệm tổ chức lập kế hoạch bỏn sản phẩm, phõnvựng thị trường, quản lý chi tiết cỏc đại lý bỏn sản phẩm cho Cụng ty Vỡ sảnphẩn chớnh của đợn vị là cỏc loại đường nờn việc đi tỡm đối tỏc tiờu thụ cũngnhư tỡm thị trường xuất khẩu là cụng việc rất quan trọng.

Tỡm hiểu và nắm bắt kịp nhu cầu của thị trường về chủng loại đường, mẫumó sản phẩm, phương thức tiếp cận của thị trường.

1.8 Bộ phận nhõn sự

Bộ phận chịu trỏch nhiệm quản lý, theo dừi về nhõn sự của đơn vị, tổchức theo dừi đầy đủ hồ sơ cỏn bộ cụng nhõn viờn của đơn vị, tổ chức làm vàthực hiện theo dừi đầy đủ cỏc chế độ về BHXH, BHYT, KPCĐ cho cỏn bộ cụngnhõn viờn của đơn vị.

Tổ chức theo dừi chấm cụng và cú chế độ thưởng phạt cụng minh đối vớicỏn bộ trong đơn vị, cấp phỏt lương và cỏc chế độ trợ cấp khỏc cho cỏn bộCNV

Lập và đưa ra cỏc bỏo cỏo về tỡnh hỡnh cỏn bộ CNV, tỡnh hỡnh tăng giảmlương, cỏc chế độ thưởng phạt, chế độ trợ cấp khỏc cho cỏn bộ CNV

1.9 Lưu đồ nghiệp vụ

Khách hàngcung cấp

Khách hàngtiêu thu

Ban lãnh đạo

Sản xuất

Lấy mẫumía

Kinh doanhNguyên

Vận tảiKCSCân mía

Kế toán

H-02: L u đồ nghiệp vụ

Bộ phận nguyên liệu hàng năm tổ chức lập kế hoạch cho nguồn nguyênliệu của công ty Hỗ trợ người dân trong việc chọn giống, vốn và kỹ thuật trồngsau khi họ cam kết cung cấp mía cho công ty.

Trước mỗi vụ, bộ phận nguyên liệu tiến hành ký hợp đồng với nhữngngười thu mua mía Bộ phận vận tải sẽ ký hợp đồng đối với các chủ phươngtiện, cũng như quy định vùng vận chuyển đối với mỗi phương tiện.

Vào vụ các chủ mía cung cấp mía cho các chủ thu mua mía, quá trình thuhoạch theo sự điều hành của phòng nguyên liệu Mía sẽ được các phương tiệnvận chuyển đến công ty Việc điều hành vận chuyển sẽ do bộ phận vận tải điềuhành, ngoài ra có thể do chủ mía tự vận chuyển.

Trước tiên, mía sẽ được chuyển đến khu phân tích chất lượng của mía

(CCS), bộ phận này thuộc trách nhiệm quản lý của phòng kiểm soát chất

lượng Kết quả mẫu phân tích này sẽ được lưu giữ có hai mục đích là kiểmsoát chất lượng mía nhập vào và cơ sở để thanh toán cho chủ mía.

Sau khi phân tích mẫu mía xong, mía sẽ được chuyển đến bàn cân Tạiđây mía sẽ được cân, đồng thời các thông tin về chuyến mía sẽ được lưu trữ.Các thông tin này bao gồm thông tin về chủ mía, chủ hộ trồng mía, chủ phươngtiện, địa điểm trồng mía, loại mía, Các thông tin này sẽ là cơ sở cho việc kiểmsoát chất lượng mía đầu vào của công ty, các thông tin để thống kê, kiểm soátvùng mía, loại mía và sẽ làm cơ sở cho việc thanh toán cho chủ mía và chủphương tiện vận chuyển mía Đồng thời với quá trình cân mía, bộ phận kiểmsoát chất lượng sẽ đánh giá tạp chất của mía nhập để trừ đi Quá trình cânxong, chủ mía và chủ phương tiện sẽ được cấp cho một phiếu chứng nhận vềcung cấp mía

Cân xong mía sẽ được chuyển vào bãi, đợi để cho vào ép Bộ phậnnguyên liệu tập hợp các thông tin từ bộ phận kiểm soát chất lượng và tiến hànhtiến hành tính trợ giá, thanh toán cho chủ mía Bộ phận vận tải tập hợp cácthông tin từ bộ phận nguyên liệu và bộ phận kiểm soát chất lượng, tiến hànhtính cước, tính trợ giá và thanh toán cước cho chủ phương tiện vận chuyểnmía Một số công ty sẽ không thanh toán cước vận chuyên cho chủ phươngtiện mà việc thanh toán này sẽ do chủ mía tự vận chuyển và tự thanh toán.

Mía sau khi vào bải sẽ được cho vào ép, đây là khâu đầu tiên của một quytrình Sau khi đưa vào ép nước mía sẽ tiếp tục được qua các giai đoạn tiếp

theo của giây truyền sản xuất Cuối cùng sản phẩm đường làm ra sẽ đượcphân loại, kiểm tra chất lượng lần cuối và chuyển vào kho.

Trong quá trình sản xuất, bộ phận KCS sẽ lấy các thông số kỹ thuật vàcác mẫu để phân tích Các thông tin này sẽ được phân tích, lập báo cáo để bộphận kỹ thuật và bộ phận quản lý theo dõi và điều hành sản xuất cho hiệu quảcủa sản xuất tốt nhất.

Bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành tổ chức tiêu thụ các sản phẩm của nhàmáy Các sản phẩm này bao gồm sản phẩm chính là các loại đường và các sảnphẩm phụ của quá trình sản xuất.

Bộ phận kế toán sẽ thu thập các hoá đơn chứng từ của bộ các bộ phậncũng như dựa vào kế hoạch của công ty Tiến hành ghi chép thông tin, hoạchtoán tài khoản, phân bổ và lập các báo cáo tài chính theo chế độ và các báocáo quản trị cho bộ phận quản lý.

Hàng ngày cũng như các kỳ, các bộ phận lập các báo cáo để cung cấpcho các bộ phận có liên quan và cung cấp cho ban lãnh đạo.

 Tổ chức HTTT có bộ phận quản lý chung đặt tại công ty.

 Tận dụng tối đa cơ sở vật chất và các dữ liệu hiện có và đang sửdụng tại công ty.

 Ðảm bảo liên kết thông tin hai chiều cần thiết đã hoặc sẽ có tronghệ thống:

- Giữa các phân hệ chính trong hệ thống: Sản xuất, Kinh doanh,Tài chính - Kế toán, Nhân sự, Hành chính

- Giữa các ứng dụng nghiệp vụ và hệ thống quản lý phục vụ kinhdoanh.

- Sử dụng tiếng Việt thống nhất theo chuẩn quốc gia (TCVN3). Ðảm bảo tính độc lập giữa HTTT điều hành với Hệ thống các ứng

- Cho phép thay đổi thêm bớt các đầu mối.

- Cho phép từng bước phát triển các ứng dụng trong hệ thốngtheo nhu cầu và điều kiện sử dụng thực tế.

- Bảo mật và an toàn dữ liệu cao trong quá trình khai thác, sửdụng và truyền tin trong toàn hệ thống: đưa ra các giải pháp cụ thể

để thực hiện bảo mật (security) và an toàn thông tin (backup,restore, repair ).

- Tổ chức và đào tạo người sử dụng đúng chức năng quyền hạn.

 Tương thích và hỗ trợ các ứng dụng hiện đang sử dụng tại công ty.

 Ðảm bảo thống nhất sử dụng tiếng Việt chuẩn quốc gia (TCVN3) cho tấtcả các ứng dụng trong toàn công ty.

 Giao diện cho người sử dụng:

- Hệ điều hành Windows 95, 98, NT;- Tốc độ truy nhập nhanh;

- Sử dụng đơn giản.

 Ðảm bảo an toàn thông tin (bảo mật và an toàn dữ liệu) cao trong quátrình khai thác, sử dụng trong toàn bộ hệ thống với các giải pháp cụ thểđể thực hiện việc bảo mật thông tin (security) và an toàn dữ liệu (backup,restore, repair, ) trong toàn bộ hệ thống.

Phải xem xét đế vấn đề có thể nâng cấp và mở rộng của hệ thống trongtương lai:

- Mở rộng các ứng dụng và một phần cấu trúc của các ứng dụng đó.- Số lượng máy và số lượng người sử dụng tăng lên.

- Mở rộng mạng liên kết với các đơn vị thành viên. Giá thành

Vấn đề giá thành là một vấn đề phải được coi trọng khi xây dựng hệthống Giá thành của một hệ thống được tính trên nhiều phương diện:

- Giá thành ban đầu bao gồm chi phí cho việc cài đặt, chi phí đầu tưthiết bị, phần mềm v.v

- Chi phí định kỳ: Chi phí duy trì hệ thống thông tin.

- Chi phí bảo dưỡng: Chi phí cho các dịch vụ, cho việc sắp xếp lại,chi phí cho việc sửa chữa

 Bảo vệ đầu tư

Ðảm bảo khi nâng cấp và mở rộng mạng vẫn dùng được những thiết bịđã và đang có như máy tính, hệ thống cable mạng, chương trình điềukhiển mạng, chương trình ứng dụng.

Yêu cầu đặt ra đối với công ty là phải có bộ phận quản lý hệ thống thôngtin hay còn gọi là bộ phận tin học Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính chosự vận hành thông suốt của hệ thống thông tin của công ty, cũng như việc bảotrì, đào tạo hướng dẫn vận hành hệ thống cho các bộ phận sau này.

Bộ phận này phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

 Quản lý, duy trì hệ thống mạng nội bộ của công ty Khắc phục các sự cố của hệ thống thông tin.

 Phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin của công ty.

 Đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ công nhân viên.Yêu cầu đặt ra với các cán bộ ở bộ phận này là phải có một kiến thứcnhất định về công nghệ thông tin, bao gồm kiến thức về phần cứng, phần mềmvà hệ thống mạng Số lượng tối thiểu cán bộ ở bộ phận này là 2 người.

Để thực hiện được triển khai hệ thống quản lý tác nghiệp của công ty Yêucầu công đặt ra với công ty là phải có hệ thống mạng nội bộ, nối toàn bộ các bộphận nghiệp vụ có liên quan đến nhau của công ty Mạng nội bộ này sẽ là cơsở để các bộ phận trao đổi thông tin với nhau, bỏ qua được các khâu chuyểnthông tin bằng giấy tờ Mạng được thiết kế và hoạt động trên nguyên tắc Client/Server và hỗ trợ tốc độ 10/100 Mbps.

Trước tiên, tại bộ phận quản lý thông tin phải được đặt một máy chủ Máychủ này sẽ được cài đặt hệ điều hành mạng WindowsNT hoặc Windows2000.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 sẽ được cài đặt trên máy chủ Tạiđây sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin của hệ thống điều hành tác nghiệp.

Ở các bộ phận tác nghiệp sẽ được trang bị các máy tính để cài đặtchương trình tác nghiệp các máy này có cấu hình tối thiểu như sau:

- Bộ xử lý tốc độ 200Mhz trở lên- Ram tối thiểu 32MB

- Ổ cứng tối thiểu 2.1GB

- Card mạng hỗ trợ tốc độ 10/100Mbps- Hệ điều hành Windows 95/98/Me, NT, 2000

Tuy nhiên để hệ thống chạy tốt và ổn định công ty nên sử dụng nhữngmáy có cấu hình sau:

- Bộ xử lý tốc độ 300Mhz trở lên- Ram tối thiểu 64MB

- Ổ cứng tối thiểu 2.1GB

- Card mạng hỗ trợ tốc độ 10/100Mbps- Hệ điều hành Windows 95/98

Để hệ thống làm việc các máy được trang bị ở các bộ phận tối thiểu nhưsau:

- Bộ phận Nguyên Liệu: 1 máy.

- Bộ phận Phân tích mẫu mía nhập: 1 máy.- Bộ phận cân mía nhập: 2 máy + 1 máy in.- Bộ phận kiểm soát chất lượng: 2 máy.- Bộ phận thanh toán: 1 máy + 1 máy in- Bộ phận Kế toán: 4 máy + 1 máy in.

 Phần mềm quản lý nguyên liệu  Phần mềm quản lý đoàn vận chuyển Phần mềm phân tích mẫu mía nhập  Phần mềm quản lý mía nhập

 Phần mềm quản lý chất lượng Phần mềm thanh toán

 Phần mềm kế toán

 Phần mềm quản lý nhân sự

Các phần mềm này ngoài cơ sở dữ liệu riêng tại từng máy sẽ kết nốichung vào một cơ sở dữ liệu của toàn công ty là SQL Server 200x được cài đặttại máy chủ Các chương trình sẽ chia sẻ thông tin và kết nối với nhau để trợgiúp điều hành tác nghiệp, tránh trường hợp trùng lặp, dư thừa thông tin vàgiảm được các lưu chuyển bằng giấy tờ trong nội bộ.

Các chương trình sẽ được cài đặt tại các bộ phận nghiệp như sau:

 Bộ phận Nguyên Liệu: Bộ phận này sẽ sử dụng chương trình quảnlý nguyên liệu , chương trình quản lý mía nhập

 Bộ phận quản lý đoàn vận chuyển: Bộ phận này sử dụng chươngtrình quản lý đoàn vận chuyển

 Bộ phận kiểm soát chất lượng: Bộ phận này sẽ sử dụng chươngtrình quản lý chất lượng và chương trình phân tích mẫu mía

 Bộ phận thanh toán: Bộ phận này sẽ được cài đặt và sử dụng phầnmềm thanh toán

 Bộ phận kế toán: Tại đây sẽ được cài đặt và sử dụng chương trìnhThanh toán và chương trình kế toán

 Bộ phận nhân sự: Phòng này sẽ được cài đặt chương trình quản lýnhân sự

Chương trình có nhiệm vụ chính là quản lý nguyên liệu cho nhà máy Khai báo các loại mía, khai báo sản lượng điều tra và sản lượng

sau khi điều tra

 Khai báo các chủ hộ làm theo hợp đồng đã đăng ký thông qua chương trình kế toán

 Báo cáo sản lượng diện tích, tình hình ký hợp đồng, tình hình thu hoạch và sản lượng theo điểm mía

 Kiểm soát tình hình nhập xuất ngọn giống mía

 Chương trình quản lý, tính cước các xe vận chuyển mía cho côngty Bao gồm xe của Công ty và xe ngoài Công ty.

 Quản lý các điểm mía, cụm quản lý các xe và các thông số tạo cơsở cho việc tính cước vận tải.

 Tính bảng đơn giá cước kế hoạch và đơn giá cước thực tế.

 Quản lý việc cấp phát xăng dầu, điều chỉnh trọng lượng khống chếvà phạt lái xe.

 Tính trợ giá, tính cước, ứng cước và thanh toán cước cho lái xe.Ngoài ra chương trình còn cho phép các chủ hợp đồng đăng ký tựvận chuyển cho từng chuyến xe.

 Các báo cáo thống kê chi tiết và tổng hợp về cấp phát xăng dầu,tiền phạt, các xe vận chuyển, không vận chuyển, tiền cước và sảnlượng thu hoạch theo từng xe, từng chủ hợp đồng…

Phần mềm này sẽ được áp dụng tại phòng kiểm soát chất lượng Tínhnăng chính trong phần mềm này là việc nhập và lưu trữ các mẫu phân tích độđường trong mía của từng chuyến mía (từ các điểm mía về công ty) Khi phântích xong mẫu mía nhập, thay vì phải ghi vào giấy kết quả phân tích CCS nhânviên sẽ nhập các chỉ tiêu vào máy tính Các thông tin này sẽ làm cơ sở cho việc