Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

Tài liệu tham khảo chuyên ngành tin học Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách sạn

Trang 1

Chuyên đề tốt nghiệp Gvhd: Nguyễn Anh Phương

Để quán triệt nguyên tắc " HỌC ĐI ĐÔI VỚI HÀNH ", nhằm tạo điều kiện cho

sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn tổng hợp, giúp cho sinh viên chúng emhạn chế được sự bỡ ngỡ khi ra trường, hàng năm nhà trường tổ chức cho sinh viên đithực tập tại các cơ sở theo nội dung ngành nghề đào tạo Đây là điều kiện thuận lợi giúpchúng em phát huy được năng lực bản thân cũng như khả năng áp dụng lý thuyết đượctrang bị ở trường vào thực tế.

Công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ Máy tính điện tửkhông còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người.

Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm mọibiện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá cáchoạt động tác nghiệp của đơn vị mình Mức độ hoàn thiện tuỳ thuộc vào quá trình phântích và thiết kế hệ thống

Từ nhu cầu nêu trên, trong thời gian thực tập tốt nghiệp em đã sử dụng vốn kiếnthức ít ỏi của mình tìm hiểu và phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn Nó chỉmang tính chất thử nghiệm để học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và làm quen với thực tế.

Em xin chân thành cảm ơn Thầy Nguyễn Anh Phương đã hết lòng hướng dẫn đểem hoàn thành chuyên đề này.

Hà nội, tháng 09/2009Sinh viên thực hiện

Nguyễn Hữu Thành

Nguyễn Hữu Thành - Lớp Tin 47B Trang 1

Trang 2

Chuyên đề tốt nghiệp Gvhd: Nguyễn Anh PhươngChương 1

TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP VÀ HỆ THỐNG QUẢNLÝ KHÁCH SẠN

1 KHẢO SÁT BÀI TOÁN

1.1: Tổng quan về khách sạn Hà nội Capital

Khách sạn Hà nội Capital xây dựng và sử dụng vào năm 2007 do ông HoàngMinh Dự làm chủ Khách sạn nằm tại số 4 Hàng Bút- Phường Hàng Bồ - Quận HoànKiếm - Hà Nội Do kinh phí có hạn nên Khách sạn đi vào hoạt động với qui mô tươngđối nhỏ Khách sạn gồm 5 tầng ( tổng cộng 30 phòng) Tầng trệt gồm phòng tiếp tân,phòng giám đốc Tiền sảnh rộng rãi, có khuôn viên đậu xe Tầng trên cùng có lợi thếlà có chỗ nghỉ mát cho khách, khách có thể trò chuyện tại đó

Khách sạn có 3 loại phòng, tất cả các phòng đều có đầy đủ tiện nghi như: Ti vi,tủ lạnh, Telephone

Đội ngũ cán bộ nhân viên rất nhiệt tình và lịch sự, vui vẻ chỉ dẫn cho khách khikhách có yêu cầu (trong giới hạn cho phép) Khách sạn nằm ở mặt đường thuận tiệncho việc đi lại và nằm trong phố cổ.

1.2: Nhiệm vụ của đề tài

- Tìm hiểu cơ cấu tổ chức của Khách sạn Hà nội Capital

- Tìm hiểu nhiệm vụ và qui trình thực hiện công việc tại Khách sạn- Khảo sát tình hình thực tế của Khách sạn

- Áp dụng các kiến thức về Cơ sở dữ liệu và Phân tích - thiết kế hệ thống thôngtin quản lý để xây dựng chương trình quản lý Khách sạn tự động thực hiện mộtsố công việc bằng máy tính có thể thay thế một phần công việc cho con người.

1.3 Mục tiêu của bài toán

Nghiên cứu và thử nghiệm bài toán Phân tích - Thiết kế hệ thống thông tin quản lý.Từ đó phân tích thiết kế cài đặt chương trình Quản lý Khách sạn.

Trang 3

Chuyên đề tốt nghiệp Gvhd: Nguyễn Anh Phương 1.4 Cơ cấu tổ chức của khách sạn

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

HTNHTTHQĐMãi lực

V t tật tư ư

Thương mạiHành chính

Cung ứngHXNMôi trường thông tin từ các hệ thống

HQĐHTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

Thông tin kết quả

NSDNSDXử lý (Áp dụng các quy tắc quản

Thông tin cấu trúc

Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐCPHÒNG

Trang 4

 Giám đốc Khách sạn

Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, mọi vấn đề của khách sạn đều phảithông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lýtrong khách sạn.

 Phòng tiếp tân

Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng cho khách và nhận lạiphòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu của khách,giới thiệu và giải đáp những thắc mắc của khách.

 Phòng bảo vệ

Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn an ninh trật tự trong kháchsạn Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng. Phòng phục vụ

Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách bằng xecủa khách sạn khi khách có yêu cầu.

 Ghi vào sổ thuê của khách:Ngày 20/12/2007

Mã sổ: A201Phòng: 201

Nguyễn Đình LậpCMND: 125001413Ngô Đăng nghĩa CMND: 125006768Quê quán: Thái Bình

9h 15/12/2007 - 18h 20/12/2007

Mã sổ: A202Phòng: 202

Nguyễn Trung KhánhCMND125003534Lê Đình TháiCMND:125006554Quê quán: Bắc Ninh09h 14/12/2007 - 15h

20/12/2007

 Ghi vào sổ dịch vụ

 Ghi vào phiếu thanh toán

PHIẾU THANH TOÁN TIỀN

Họ tên khách: Ngày đến.: Giờ đến:

Số phòng: Ngày đi: Giờ đi:

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

Trang 5

 Quản lý phòng:

Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, giá cơ bản.Khách sạn gồm có ba loại phòng 1, 2, 3 tương ứng với giá như sau 150.000đ, 200.000đ,250.000đ (trong đó có 10% VAT) Ngoài ra mỗi phòng còn được trang bị các tiện nghi, nêntiện nghi cũng được quản lý theo mã tiện nghi, tên tiện nghi Còn trang bị tiện nghi theophòng được quản lý dựa vào phòng số và số lượng tiện nghi trong từng phòng.

 Quản lý đăng ký - thuê phòng:

Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được quản lý dựa trên số đăng ký,họ tên khách đăng ký, ngày đến, giờ đến, ngày đi, giờ đi, số lượng người lớn, số lượngtrẻ em và số tiền đặt cọc

 Quản lý thông tin nhận phòng:

Khách sạn quản lý những thông tin sau: Số nhận phòng, họ tên người nhậnphòng, ngày nhận, giờ nhận Tất cả thông tin nhận phòng đều dựa vào thông tin đăng kýthuê phòng đã khai báo trước đó Vì khách hàng có đăng ký mới được nhận phòng theođúng thông tin mà khách đã đăng ký.

 Quản lý việc trả phòng:

Dựa trên thông tin đăng ký thuê phòng và thông tin nhận phòng, việc trả phòngđược khách sạn quản lý các thông tin sau: Số trả phòng, ngày trả, giờ trả, họ tên ngườitrả (có thể trả phòng trước thời hạn đăng ký) Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời

Trang 6

gian ở tại khách sạn thì phải tiến hành làm thủ tục đăng ký lại Bên cạnh việc trả phòngcủa khách thì khách sạn sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng.

 Quản lý thông tin huỷ đăng ký:

Cũng như việc quản lý các công việc trên thì việc huỷ đăng ký được quản lý các thôngtin sau: Số huỷ đăng ký, ngày huỷ đăng ký, giờ huỷ đăng ký, họ tên người huỷ đăng ký.

 Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn:

Tất cả những nhân viên làm việc tại khách sạn đều được quản lý các thông tin sau: Họnhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ của nhân viên.

Ngoài ra khách sạn còn quản lý thông tin về dịch vụ: tên dịch vụ; tiện nghi Tạikhách sạn có nhiều loại dịch vụ như: điện thoại, ăn uống, giặt ủi, đưa đón khách,chuyên chở đồ cho khách (khi khách yêu cầu)

Quy trình quản lý:

Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ với kháchsạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký phòng hoặc khách hàng có thể làm thủ tục thuê vànhận phòng để ở ( trường hợp phòng còn trống ) Có hai hình thức liên hệ: đến trực tiếp,qua điện thoại.

Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khai báo đầy đủ thôngtin về mình cũng như thông tin về cơ quan (nếu có) khi Bộ phận Lễ tân (BPTL) yêucầu Hầu hết khách hàng đều phải đặt cọc một số tiền nhất định dựa vào loại phòng màmình đã đăng ký.

Trường hợp các tổ chức thuê phòng thì tổ chức sẽ cử đại diện đến khách sạn làmthủ tục đăng ký Việc quản lý thông tin các tổ chức sẽ được quản lý như thông tin cơquan hoặc công ty, thông tin về người đại diện sẽ được quản lý như thông tin của côngchức hay nhân viên của cơ quan đó.

Trong thời gian trước ngày nhận phòng tối thiểu là 1 tuần các khách hàng đăngký theo đoàn phải gửi cho khách sạn bảng bố trí phòng ở của các thành viên để kháchsạn phân bố phòng cho hợp lý.

Khi khách hàng đến nhận phòng thì ngoài số tiền đặt cọc, khách hàng phải gửicho BPLT CMND_Passport ( hoặc các văn bằng có hình còn thời hạn sử dụng ) BPLTcăn cứ vào đó để kiểm tra lại thông tin khi khách đăng ký phòng Sau khi kiểm tra xongBPLT sẽ chỉ trả lại các văn bằng này khi khách hàng làm xong thủ tục trả phòng Sauđó BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao phòng cho khách Nếukhách không đồng ý thì làm thủ tục đổi phòng cho khách ( nếu còn phòng trống ).Trong thời gian ở khách sạn, khách có thể sử dụng các loại dịch vụ, yêu cầu phục vụ.Mọi yêu cầu sẽ do BPLT đảm nhiệm và đáp ứng trong phạm vi hoạt động của kháchsạn Khách hàng sử dụng dịch vụ chưa thanh toán thì Bộ phận dịch vụ sẽ ghi hoá đơnnợ và chuyển đến BPLT tính vào hoá đơn tổng.

Sau khi đặt phòng khách có thể huỷ đăng ký và phải bồi thường cho khách sạntheo quy định đã thoả thuận Vì thế tiền đặt cọc là phải có trước khi nhận phòng Đểtránh rủi ro thì số tiền đặt cọc phải lớn hơn hay bằng số tiền phải bồi thường Tuy nhiêntrước 7 ngày nhận phòng khách huỷ đăng ký không phải bồi thường.

Trang 7

Khi hết thời hạn thuê phòng như đã đăng ký thì khách phải trả phòng cho kháchsạn Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, tổng hợplại các hoá đơn sử dụng dịch vụ chưa thanh toán trong thời gian khách ở khách sạn saukhi tổng hợp in ra hoá đơn tổng để khách thanh toán và trả lại CMND_Passport chokhách Hình thức thanh toán ở khách sạn chủ yếu bằng tiền mặt (tiền Việt nam_VNĐ).

2 Xem thông tin và in ra nếu cần

Danh sách khách hàng (DSKH) ở tại khách sạnDSKH đăng ký thuê phòng

DSKH huỷ đăng kýDanh sách phòngDanh sách nhân viênPhiếu thanh toán tiền3 Tra cứu thông tin

Khách hàng theo tiêu chí họ tên, phòng sốHoá đơn sử dụng dịch vụ

Hoá đơn tiền phòng

Chương 2:

MỘT SỐ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

- Cơ sở dữ liệu: Là một tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ với nhau sao chocấu trúc của chúng cũng như các mối quan hệ bên trong giữa chúng là tách biệt vớichương trình ứng dụng bên ngoài, đồng thời nhiều người dùng khác nhau cũng nhưnhiều ứng dụng khác nhau có thể cùng khai thác và chia xẻ một cách chọn lọc lúc cần.

- Thực thể: Là hình ảnh cụ thể của một đối tượng trong hệ thống thông tin quảnlý Một thực thể xác định Tên và các thuộc tính.

- Thuộc tính: Là một yếu tố dữ liệu hoặc thông tin của thực thể ấy.- Lớp thực thể: Là các thực thể cùng thuộc tính.

- Lược đồ quan hệ: Tập các thuộc tính của một quan hệ Lược đồ một quan hệgồm các thuộc tính của thực thể cùng với các mệnh đề ràng buộc.

VD: Lược đồ một quan hệ

Trang 8

R = <x, w> = ( A1:D1,A2:D2, , An :Dn , M)Trong đó: R là một lược đồ quan hệ

2.1.2 Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn

- Một thuộc tính gọi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị của thuộctính này phụ thuộc vào giá trị của thuộc tính kia Sự phụ thuộc này có thể là gián tiếphay trực tiếp.

- Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúng quiđịnh giá trị của các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọi là khoá.

- Với một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khoá có trong đómà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau Các dạng chuẩn cơ bản:

* Dạng chuẩn 1* Dạng chuẩn 2* Dạng chuẩn 3

Các dữ liệu lưu trữ dưới dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa dữliệu, tạo cho dữ liệu có tính độc lập cao Các quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn 3 sẽ đượcphân rã thành các quan hệ nhỏ hơn có dạng chuẩn 3.

2.1.3 Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn

Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta tạo racác thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn đó Các thông tin chỉ dẫn là các thông tin giúp tatìm kiếm dữ liệu nhanh Các thông tin này gọi là khoá chỉ dẫn Khoá chỉ dẫn có thể là 1trường hoặc nhiều trường trong trường hợp này phải chỉ ra thứ tự Với cách tạo ra khoátheo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìm kiếm dữ liệu nhanh theo tiêu chuẩn đó.

2.1.4 Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ

- Cho một lược đồ dữ liệu dễ sử dụng, mô hình đơn giản, người dùng không cầnbiết cấu trúc vật lý của dữ liệu Tiện lợi cho người dùng cuối không chuyên tin học.

- Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là độc lập vật lý.- Cho một khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao.

- Tối ưu việc tìm kiếm dữ liệu trong cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm cách truy nhập.- Cải thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu.

- Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng.- Có cơ sở toán học phong phú chắc chắn:

* Lý thuyết quan hệ

Trang 9

* Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin

2.2 Công cụ phát triển 2.2.1 Lựa chọn công cụ

Do tính chất của cơ sở dữ liệu của bài toán chương trình này sử dụng ngôn ngữlập trình Visual Basic 6.0 trong việc tạo giao diện và chương trình chính, kết hợp vớiMicrosoft Access 97 tạo cơ sở dữ liệu Chương trình chạy trên nền Win95/ Win98.

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình thông dụng trên Windows Visual Basic 6.0hỗ trợ quản lý Cơ sở dữ liệu và Internet, đặc biệt là quản lý cơ sở dữ liệu.

Visual Basic có nhiều tính năng mới Các điều khiển mới cho phép ta viết cácchương trình ứng dụng kết hợp các giao diện, cách xử lý và tính năng của Office 97 vàtrình duyệt Web Internet Explorer.

Mặt khác, khi dùng Visual Basic sẽ tiết kiệm thời gian và công sức so với cácngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng.

Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan (Visual), nghĩa là khithiết kế chương trình ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khichương trình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác, VisualBasic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng về màu sắc, kích thước và hìnhdáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng.

Bên cạnh đó, Visual Basic còn hỗ trợ tính năng kết nối môi trương dữ liệuAccess, SQL, Việc liên kết dữ liệu có thể thực hiện bằng nhiều cách Trong đó thiết kếDataEnvironment là một điểm mới trong VB 6.0 Nó dùng để quản lý một cách trựcquan việc kết nối một cơ sở dữ liệu Nghĩa là khi ta có một thiết kế DataEnvironmenttrong ứng dụng thì ta có thể quản lý tất cả các thông tin gắn liền với kết nối ở một nơi,chứ không phải như những kỹ thuật cổ điển nhúng thông tin kết nối trong CSDL trongchương trình.

Chương trình "Quản lý khách sạn" là chương trình quản lý cơ sở dữ liệu (lưu trữ,tra cứu ) tại khách sạn Do đó việc dùng ngôn ngữ VB 6.0 là thích hợp.

2.2.2 Môi trường làm việc

- Hệ thống máy tính chủ yếu được sử dụng hiện nay tại các khách sạn là máy PC.- Đa số người sử dụng trên thực tế đã làm quen với tin học với hệ điều hànhWindows.

- Hệ thống chương trình quản lý khách sạn sẽ rất tiện dụng khi chạy trên môitrường mạng Tuy nhiên nó vẫn có thể cài trên máy lẻ, áp dụng với những cơ sở chưaứng dụng mạng máy tính trong quản lý.

2.3 Một số lý thuyết cơ bản vể hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (Information System) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại củanó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong tổ chức nào đó Tacòn có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần củanó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin Ví dụmáy tính, hệ thống quản lý khách sạn, hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệthống quản lý điểm, hệ thống quản lý thư viện…

2.3.2 Chức năng của hệ thống thông tin

Trang 10

Hệ thống thông tin có bốn chức năng chính là nhận thông tin vào, lưu trữ, xử lývà đưa thông tin ra Nhận thông tin vào dưới dạng các dữ liệu gốc về một chủ điểm,một sự kiện hoặc một đối tượng nào đó trong hệ thống, các yêu cầu xử lý hoặc cung cấpthông tin, các lệnh Xử lý dữ liệu: sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự nào đó, sửa chữa,thay đổi dữ liệu trong bộ nhớ, thực hiện các tính toán tạo ra thông tin mới, thống kê, tìmkiếm các thông tin thỏa mãn một yêu cầu nào đó Lưu trữ các loại thông tin khác nhaucó cấu trúc đa dạng, phục vụ nhu cầu xử lý khác nhau Đưa ra thông tin: có thể đưa dữliệu dưới các khuôn dạng khác nhau ra các thiết bị như bộ nhớ ngoài, màn hình, máyin…

2.3.3 Thông tin và xử lý thông tin

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin là xử lý các thông tin quản lý Đó là một tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếpsử dụng được, làm chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ họa.

 Mục đích của việc xử lý thông tin là từ những dữ liệu đã có, phải đưa ra những thông tin có ích trong quản lý.

2.4 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống.

Bao gồm bốn giai đoạn

2.4.1 Hoạch định và chọn lựa hệ thống (System planning and selection)

Giai đoạn đầu tiên trong chu kì sống (SDLC: System development life cycle), hoạch định và chọn lựa hệ thống, có hai hoạt động chính.

 Hoạt động thứ nhất, ai đó nhận diện sự cần thiết phải có một hệ thống mới hay một hệ thống nâng cấp Nhu cầu thông tin tổ chức được xem xét và các dự án phù hợp với các nhu cầu này được nhận diện Nhu cầu hệ thống thông tin của tổ chức có thể là kết quả của:

- Các yêu cầu phải đối phó với các thủ tục kinh doanh hiện hành- Sự mong muốn thi hành các nhiệm vụ mới

- Sự hiện thực điều mà công nghệ thông tin có thể được sử dụng nhằm tận dụng một cơ hội hiện có.

Nhóm phân tích hệ thống được thành lập trong giai đoạn này, ưu tiên chuyển đổi yêu cầu thành các kế hoạch cho bộ phận IS (Information system), bao gồm một thời biểu phát triển mới cho hệ thống chính

 Hoạt động thứ 2: Điều nghiên hệ thống và xác định phạm vi yêu cầu của hệ thống

2.4.2 Phân tích hệ thống (System analysis)

Giai đoạn thứ hai trong chu kì sống là phân tích hệ thống, trong giai đoạn này ngừơi phân tích thông qua thủ tục kinh doanh hiện hành của tổ chức và hệ thống thông tin được sử dụng để tạo ra các công việc như thực hiện sổ cái, vận chuyển, nhận đơn hàng, lên lịch thiết bị và chi trả lương Phân tích vài giai đoạn con, giai đoạn con thứnhất bao hàm đến việc yêu cầu hệ thống Trong giai đoạn con này, bạn hay một phân tích viên khác làm việc với những người sử dụng để xác định người dùng

Trang 11

mong muốn điều gì từ một hệ thống được đề nghị Giai đoạn con này bao gồm sự nghiên cứu tỉ mỉ các hệ thống hiện hành, bằng thủ công hay bằng máy tính, sẽ đựơc thay thế hay cải tiến xem như một phần của dự án Bước kế tiếp, bạn nghiên cứu cácyêu cầu và cấu trúc chúng phù hợp với các mối tương quan của chúng, loại bỏ sự dưthừa Thứ ba, phát sinh các thiết kế lựa chọn phù hợp với yêu cầu của hệ thống So sánh với nhau và chọn ra cái tốt nhất

2.4.3 Thiết kế hệ thống (System design)

Đây là giai đoạn thứ ba trong chu kì sống Trong quá trình thiết kệ hệ thống, người phân tích chuyển bản mô tả của giải pháp chọn lựa được đề nghị thành đặc tả logic rồi vật lý, bạn phải thiết kế mọi diện mạo của hệ thống từ nhập vào và xuất ra của màn hình, máy in, cơ sở dữ liệu,…

- Thiết kế logic không bị ràng buộc bởi bất kì phần cứng hoặc phần mềm cụ thể nào.Về phương diện lý thuyết, hệ thống mà bạn thiết kế có thể thực hiện trong bất cứ phần cứng hay phần mềm nào Thiết kế logic tập trung vào khía cạnh doanh nghiệp của hệ thống; nghĩa là hệ thống sẽ tác động ra sao với các đơn vị nhiệm vụ trong tổ chức doanhnghiệp.

- Thiết kế vật lý: chuyển từ thiết kế logic thành thiết kế vật lý hay đặc tả

2.5 Hệ thông thông tin quản lýĐịnh nghĩa:

Một hệ thống tích hợp "Người - Máy" tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định là hệ thông tin quản lý Hệ thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định.

2.5.1 Cấu trúc của hệ thông tin quản lý:

2.5.1.1 Cấu trúc tổng quát của hệ thông tin quản lý:

Hệ thông tin quản lý có thể gồm 4 thành phần: các lĩnh vực quản lý, dữ liệu, thủ tục xử

lý (mô hình) và các quy tắc quản lý.

- Các lĩnh vực quản lý:

Mỗi lĩnh vực quản lý tương ứng những hoạt động đồng nhất (lĩnh vực thương mại, lĩnh

vực hành chính, kỹ thuật, kế toán - tài vụ, v.v…).

- Dữ liệu:

Trang 12

Là nguyên liệu của hệ thông tin quản lý được biểu diễn dưới nhiều dạng (truyền khẩu,

văn bản, hình vẽ, ký hiệu, v.v…) và trên nhiều vật mang tin (giấy, băng từ, đĩa từ, đốithoại trực tiếp hoặc thông qua điện thoại, bản sao, fax, v.v…).

Sử dụng biến đổi / xử lý dữ liệu phục vụ cho các mục đích xác định.

2.5.1.2 Hệ thông tin quản lý và các phân hệ thông tin:- Định nghĩa:

Lĩnh vực quản lý là phân hệ, giống như mọi hệ thống sẽ có một hệ tác nghiệp, hệ thông tin và hệ quyết định, nhóm các hoạt động có cùng một mục tiêu tổng thể.

Có thể hình dung lĩnh vực quản lý vận tải sẽ bao gồm việc quản lý vận chuyển và có liên quan:

1 Tái cung ứng3 Vật tư, hàng hoá, nguyên vật liệu2 Giao hàng4 Chuyên chở cán bộ, công nhân viên- Phân chia thành các đề án và các áp dụng:

Để phân chia hệ tổ chức Kinh tế - Xã hội thành các lĩnh vực quản lý và thuận lợi cho việc sử dụng tin học, cần phân chia tiếp các lĩnh vực thành các đề án, các áp dụng Ví dụ: lĩnh vực kế toán có thể phân chia thành:

- Kế toán tổng hợp

- Kế toán khách hàng- Kế toán vật tư

- Kế toán phân tích v.v…

- Hệ thông tin quản lý và người sử dụng (NSD):

Có thể tiếp cận hệ thông tin quản lý một cách logic và / hoặc là chức năng; song không thể nhận thức hệ thông tin quản lý theo quan niệm của chỉ một NSD Mỗi NSD của hệ

TTQL (cán bộ, nhân viên, hội đông quản trị v.v…) có một cái nhìn riêng của mình về

hệ thống tuỳ theo chức trách mà họ đảm nhiệm, vị trí, kinh nghiệm, tín ngưỡng, v.v… Chính vì vậy mà chỉ đề cập đến hệ thông tin của một NSD thì đó là một cách nhìn phiếndiện, phi thực tế.

2.5.1.3 Dữ liệu và thông tin:

Các dữ liệu được "chuyên chở" bởi các dòng giúp ta tiếp cận chặt chẽ và chính xác hơn các hệ thông tin quản lý để tin học hoá chúng.

- Dữ liệu và thông tin, Dữ liệu có phải là thông tin:

Trang 13

Ví dụ: Tên khách hàng, danh mục sản phẩm, ngày giao hàng, v.v… Dữ liệu nhận một số giá trị có thể xác định trên một tập hợp nào đó (Ví dụ: giá trị của mã bưu chính phải là số và năm ký tự chữ, v.v…).

Dữ liệu biểu diễn một tập hợp các giá trị mà khó biết được sự liên hệ giữa chúng (Ví

dụ: Nguyễn Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18, v.v…) Như vậy, khái niệm dữ liệu hẹp

hơn khái niệm thông tin.

Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản, hình ảnh,

+ Một bức thư tay của một ứng viên vào một vị trí tuyển dụng không có cấu trúc, song

cần phải có các thông tin "bắt buộc" (họ tên, địa chỉ, văn bằng, v.v ).

+ Một hoá đơn có cấu trúc xác định trước gồm những dữ liệu bắt buộc (tham chiếu

khách hàng, tham chiếu sản phẩm v.v ).

- Thông tin nói: Dạng thông tin này là một phương tiện khá phổ biến giữa các cá thể và thường gặp trong hệ tổ chức kinh tế xã hội Đặc trưng loại này phi hình thức và thường khó xử lý Vật mang thông tin thường là hệ thống điện thoại.

- Thông tin hình ảnh: Dạng thông tin này xuất phát từ các thông tin khác của hệ thốnghoặc từ các nguồn khác Ví dụ: bản vẽ một số chi tiết nào đó của ôtô có được từ số liệucủa phòng nghiên cứu thiết kế.

- Các thông tin khác: Một số các thông tin có thể cảm nhận qua một số giai đoạn nhưxúc giác, vị giác, khứu giác không được xét trong hệ thông tin quản lý.

- Thông tin có cấu trúc:

Nếu giả thuyết là các thông tin vô ích đã được loại bỏ thì những thông tin vừa được liệt kê ở trên là thành phần của hệ thông tin quản lý Một số trong chúng có thể được khai

thác tức thì để ra một quyết định (Ví dụ: kế hoạch sản xuất, kế hoạch cải tiến thiết

bị.v.v.) Một số khác để sử dụng được cần xử lý sơ bộ hoặc thủ công hoặc cơ giới hoặc

tự động (Ví dụ: đồ thị doanh số theo thời gian, bản vẽ chi tiết thiết bị v.v ).

Xử lý tự động thông tin chỉ thực hiện được khi nó được tạo thành từ các dữ liệu có tính cấu trúc Chính xuất phát từ các dữ liệu có tính cấu trúc này và dựa vào các quy tắc quản lý mà các xử lý được thực hiện.

2.5.2 Vai trò và chất lượng của hệ thông tin quản lý:2.5.2.1 Vai trò:

Trang 14

Vai trò của hệ thông tin là thu nhận thông tin, xử lý và cung cấp cho người sử dụng khi có nhu cầu Ta có thể sơ đồ hoá toàn bộ quá trình diễn ra trong hệ thông tin quản lý nhưsau:

Hình 4.1 Toàn bộ quá trình diễn ra trong hệ thông tin quản lý.- Thu thập thông tin:

Hệ thông tin phải thu nhận các thông tin có nguồn gốc khác nhau và dưới nhiều dạng khác nhau Tổ chức chỉ có thể giữ lại những thông tin hữu ích, vì vậy cần phải lọc thôngtin:

- Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải, đôi khi có hại.

- Thu thập thông tin có ích: Những thông tin có ích cho hệ thống được cấu trúc hoá đểcó thể khai thác trên các phương tiện tin học Thu thập thông tin thường sử dụng giấyhoặc vật ký tin từ.

Thông thường, việc thu thập thông tin được tiến hành một cách hệ thống và tương ứng với các thủ tục được xác định trước, Ví dụ: nhập vật tư vào kho, thanh toán cho nhà cung ứng Mỗi sự kiện dẫn đến việc thu thập theo một mẫu định sẵn trước, ví dụ: cách tổ chức trên màn hình máy tính, v.v…

Thu thập thông tin là tác vụ rất quan trọng và tế nhị, yêu cầu không được sai sót.

- Xử lý thông tin:

Thông tin nội- Thông tin viết- Thông tin nói- Thông tin hình ảnh- Thông tin dạng khác

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Cung ứngHXN

Môi trường thông tin từ các hệ thống

Phân phát

Xử lý (Áp dụng các quy tắc quản lý)

Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

Thương mạiHành chínhCung ứng

Môi trường thông tin từ các hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Cung ứngHXN

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

HXNMôi trường thông tin từ các

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

NSDNSDXử lý (Áp dụng

các quy tắc quản lý)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Cung ứngHXN

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTTHQĐHTXNHTNHTTHQĐMãi lực

V t ật tưtư

Thương mạiHành chínhCung

Môi trường

thông tin từ các hệ

thốngHQĐHTCHĐKHTTHTN /

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng các quy

tắc quản

Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

V t ật tưtư

Môi trường

HSXPhân

NSDNSDXử lý

tắc quản

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

Trang 15

Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý đầu tiên, tiếp theo sẽ tác động lên thông tin, xử lý thông tin là:

- Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu.- Thực hiện tính toán, tạo các thông tin kết quả.

- Nhật tu dữ liệu (thay đổi hoặc loại bỏ).

- Sắp xếp dữ liệu.

- Lưu tạm thời hoặc lưu trữ.

Xử lý có thể thực hiện thủ công, cơ giới hoặc tự động.

- Phân phối thông tin:

Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống Nó đặt ra vấn đề quyền lực: ai quyết định việc phân phối? cho ai? vì sao?

Phân phối thông tin có thể có mục tiêu ban bố lệnh, báo cáo về sản xuất, trường hợp này gọi là phân phối dọc Mục tiêu phân phối nhằm phối hợp một số hoạt động giữa cácbộ phận chức năng gọi là phân phối ngang.

Để tối ưu phân phối thông tin, cần đáp ứng ba tiêu chuẩn:

- Tiêu chuẩn về dạng: Cần tính đến tốc độ truyền thông tin, số lượng nơi nhận, v.v… cần phải cho dạng thích hợp với phương tiện truyền:

+ Giấy, thư tín cho loại thông tin cho các địa chỉ là các đại lý.

+ Giấy, telex hoặc telecopie để xác định một đơn đặt hàng qua điện thoại.+ Vật thể ký tin từ dành cho thông tin dạng mệnh lệnh, nhập liệu.

+ Âm thanh sử dụng cho thông tin dạng mệnh lệnh.

- Tiêu chuẩn về thời gian: Bảo đảm tính thích đáng của các quyết định.

- Tiêu chuẩn về tính bảo mật: Thông tin đã xử lý cần đến thẳng NSD, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nó.

2.5.2.2 Chất lượng của hệ thông tin:

Chất lượng của hệ thông tin phụ thuộc vào ba tính chất: nhanh chóng, uyển chuyển và thích đáng.

- Tính nhanh chóng:

Hệ xử lý thông tin quá khứ, hiện tại cần phải bảo đảm cho mỗi phần tử của tổ chức có thông tin hữu ích nhanh nhất.

- Tính uyển chuyển hoặc toàn vẹn của thông tin:

Hệ thông tin phải có khả năng xử lý và phát hiện các dị thường nhằm bảo đảm truyền tải các thông tin hợp thức.

- Tính thích đáng:

Hệ thông tin phải có khả năng thu nhận tất cả các thông tin chuyển đến cho nó nhưng chỉ dùng những thông tin mà nó cần.

2.5.3 Vận hành của hệ thông tin quản lý:

2.5.3.1 Hệ thông tin quản lý mang các mệnh lệnh của hệ thống:

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Cung ứngHXN

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Cung ứngHXN

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Cung ứngHXN

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

V t ật tưtư

Môi trường

HSXPhân

NSDNSDXử lý

tắc quản

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

V t ật tưtư

Môi trường

HSXPhân

NSDNSDXử lý

tắc quản

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

Trang 16

Hệ quyết định gồm hệ thống điều khiển và hệ tổ chức (HTC) Các hệ thống mà chúng ta

đang nghiên cứu là các hệ thống mở và sống, ngiã là phát triển thường xuyên, những phát triển này nói chung là hệ quả của việc xử lý các mệnh lệnh Nó dựa theo quá trình đã được quy định trước hoặc điều khiển từng bước.

Ví dụ: Tính lương được thiết lập bằng cách xây dựng một quá trình điều khiển bắt đầu bằng việc thu nhập các bảng chấm công, tập hợp khối lượng công việc thực hiện của từng công nhân kết thúc bằng việc phân phát phiếu lương và chuyển các lệnh chuyển

khoản cho ngân hàng (thông qua mạng).

Hệ quản lý điều khiển không hoạt động độc lập mà nó cần được kiểm soát và điều chỉnh dựa theo mục tiêu đặt ra và việc tiếp nhận thông tin từ hệ tác nghiệp / sản xuất là cần thiết.

Hình 4.2 Sơ đồ giản lược của một mệnh lệnh của hệ quyết định 2.5.3.2 Hệ thông tin phối hợp các phân hệ:

Hệ Tổ chức - Kinh tế - Xã hội được phân chia thành các phân hệ Mỗi phân hệ có đầy

đủ các đặc tính của một hệ thống (HQĐ - HTT - HTN) Các phân hệ ví dụ như: Nhà

cung cấp, đối thủ cạnh tranh, đại lý v.v tạo thành các hệ thống và hệ thông tin có nhiệm vụ phối hợp các liên hệ này.

HTN HTT

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTTHQĐ

HTXNHTN HTTHQĐHTXNHTNHTTHQĐMãi lựcNS

V t ật tưtư

Thương mạiHành

chínhCung

Môi trườ

ng thông tin

từ các

hệ thốn

gHQĐHTCHĐKHTTHTN

/ HSXPhân

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

thô (lọc

cấu trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTTHQĐ

HTXNHTN HTTHQĐHTXNHTNHTTHQĐ

Mãi lựcNS

V t ật tưtư

Thương mạiHành

chínhCung

Môi trườ

ng thông tin

từ các

hệ thốn

gHQĐHTCHĐKHTTHTN

/ HSXPhân

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu thô (lọc cấu trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

HXNMôi trường thông tin từ các hệ thống

Phân phát

NSDNSDXử lý (Áp dụng các quy

tắc quản lý)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTTHQĐ

V t ật tưtư

Thương mạiHành

chínhCung

Môi trườ

ng thông tin

từ các

hệ thốn

gHQĐHTCHĐKHTTHTN

/ HSXPhân

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

thô (lọc cấu trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Cung ứngHXNMôi trường thông tin từ các

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

hệ thốngHQĐHTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

tắc quản lý)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTTHQĐHTXN

HTNHTTHQĐMãi lựcNS

V t ật tưtư

Môi trường

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng

các quy tắc

quản lý)

Xử lý các dữ

liệu thô (lọc cấu trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

Môi trường

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng các quy tắc quản

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

Trang 17

Hình 4.3 Ví dụ một vài phân hệ của hệ thống

Cấu trúc của mỗi phân hệ có thể dựa trên:- Cấu trúc chức năng.

- Cấu trúc trực tuyến / phân cấp.

- Cấu trúc hỗn hợp (trực tuyến chức năng).

2.5.3.3 Hệ thông tin kiểm soát và điều phối hệ thống:

Hệ thống điều khiển nhận các thông tin từ môi trường bên ngoài (có ích và không có

ích) cùng thông tin nội Dựa trên thông tin này mà hệ thống kinh tế xã hội hoạt động

Có ba trường hợp:

- Trường hợp điều khiển theo chu kỳ mở:

Thông tin từ môi trường chuyển trực tiếp đến hệ quyết định, tiếp theo là ảnh hưởng đến

hệ tác nghiệp (Hình 4.4).

Hình 4.4 Điều khiển quản lý theo chu kỳ mở

- Trường hợp điều khiển theo chu kỳ đóng:

Thông tin từ hệ tác nghiệp có thể đến hệ quyết định nếu như đã thỏa các điều kiện cần

thiết (2) Quyết định hành động được thông qua không, nếu không thông qua sẽ cóthông tin đến hệ tác nghiệp (3):

Hình 4.5 Điều khiển quản lý theo chu kỳ đóng

HTN HTT

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTTHQĐ

V t ật tưtư

Thương mạiHành

chínhCung

Môi trườ

ng thông tin

từ các

hệ thốn

gHQĐHTCHĐKHTTHTN

/ HSXPhân

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

thô (lọc

cấu trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTTHQĐ

HTXNHTN HTTHQĐHTXNHTNHTTHQĐ

Mãi lựcNS

V t ật tưtư

Thương mạiHành

chínhCung

Môi trườ

ng thông tin

từ các

hệ thốn

gHQĐHTCHĐKHTTHTN

/ HSXPhân

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu thô (lọc cấu trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

HXNMôi trường thông tin từ các hệ thống

Phân phát

tắc quản lý)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTTHQĐ

V t ật tưtư

Thương mạiHành

chínhCung

Môi trườ

ng thông tin

từ các

hệ thốn

gHQĐHTCHĐKHTTHTN

/ HSXPhân

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

tắc quản lý)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTTHQĐHTXN

V t ật tưtư

Môi trường

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng

các quy tắc

quản lý)

Xử lý các dữ

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

Môi trường

HSXPhân

NSDNSDXử lý

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

tắc quản lý)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

tắc quản lý)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

tắc quản lý)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTN HTTHQĐHTXN

V t ật tưtư

Môi trường thông tin từ các hệ

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTN HTTHQĐHTXN

V t ật tưtư

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

thô (lọc

cấu trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTTHQĐ

HTXNHTN HTTHQĐHTXNHTNHTTHQĐMãi lự

Vật tưt tư

Thương mạiHành chí

nhCung ứngHXNMôi

trường th

ông tin từ cá

c hệ thốngHQĐHTCHĐKHTTHTN

/ HSXPhân phát

Thông tin kế

t quả

NSDNSDXử lý (Á

p dụng các quy tắ

c quản lý

Thông tin cấ

u trúc

Xử lý cá

c dữ liệu th

ô (lọc cấu trúc hoá)

QL thu nhận

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

Thương mạiHành chín

g ứngHXNMôi trườ

ng thông tin từ các

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

thô (lọc cấu trúc hoá

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

ng thô

ng tin từ các

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

DXử

lý (Áp dụn

g các quy tắc quản lý)

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐ

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

ĐỐC

Trang 18

- Trường hợp điều khiển bằng một lệnh gọi là "báo động":

Thông tin đến từ môi trường hoặc hệ tác nghiệp(1), quyết định hoạt động đưa ra hoặc không (2), kết quả được chuyển ra môi trường(3).

Hình 4.6.Điều khiển theo báo động

HTN HTTHQĐ

V t ật tưtư

Thương mạiHành

chínhCung

Môi trườ

ng thông tin

từ các

hệ thốn

gHQĐHTCHĐKHTTHTN

/ HSXPhân

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

thô (lọc

cấu trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTTHQĐHTXN

V t ật tưtư

Môi trường

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng

các quy tắc

quản lý)

Xử lý các dữ

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

Môi trường

HSXPhân

NSDNSDXử lý

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

tắc quản lý)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

tắc quản lý)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

tắc quản lý)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTN HTTHQĐHTXN

V t ật tưtư

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTN HTTHQĐHTXN

V t ật tưtư

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

thô (lọc

cấu trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTTHQĐ

Vật tưt tư

nhCung ứngHXNMôi

trường th

ông tin từ cá

/ HSXPhân phát

Thông tin kế

t quả

NSDNSDXử lý (Á

c quản lý

Thông tin cấ

u trúc

Xử lý cá

c dữ liệu th

QL thu nhận

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

ng thô

ng tin từ các

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

DXử

lý (Áp dụn

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐ

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

HTN HTT

HTXNHTN HTT

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTN HTTHQĐHTXN

V t ật tưtư

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng

các quy tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

ng thô

ng tin từ các

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

DXử

lý (Áp dụn

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐ

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

thô (lọc

cấu trúc hoá

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

ĐỐC

Trang 19

2.6 Phương pháp phân tích Merise

Là phương pháp khảo sát và thực hiện tin học hoá cho các hệ thống quản lý Đặctrưng của phương pháp này là xem xét, tách biệt dữ liệu và xử lý đảm bảo tính kháchquan trong quá trình phân tích và cung cấp đầy đủ các mô hình để diễn đạt các bước cậpnhật Hệ thống bao gồm dữ liệu và xử lý được biểu diễn ở ba mức:

- Mức quan niệm- Mức tổ chức ( logic )- Mức vật lý

* Mức quan niệm dữ liệu:

Là mức cảm nhận đầu tiên để xác định hệ thống thông tin, ở mức này cầntrả lời câu hỏi: Hệ thống thông tin cần những yếu tố gì? Chức năng ra sao? Gồmnhững dữ liệu nào và qui tắc như thế nào?

* Mức tổ chức:

Là mức tổng hợp các yếu tố đã nhận diện ở mức quan niệm Trong mộttổng thể vận động cần phải trả lời được các câu hỏi: Ai làm? Làm ở đâu và khinào?

* Mức vật lý:

Là mức chi tiết Về dữ liệu cần có các quan hệ cụ thể, có một ngôn ngữlập trình cụ thể Về xử lý cần có đầy đủ các đặc tả cho từng thủ tục chương trình, có sựtham khảo ngôn ngữ trong chương trình này.

Bảng tóm tắt các mô hình sử dụng để biểu diễn cho mức cảm nhận theophương pháp Merise:

Quan niệm Mô hình quan niệm dữ liệu Mô hình quan niệm xử lýLogic Mô hình logic dữ liệu Mô hình logic xử lýVật lý Mô hình vật lý dữ liệu Mô hình vật lý xử lý

2.7 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác với người sử dụngchạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong công tác tổ chức và tìmkiếm thông tin Các qui tắc kiểm tra dữ liệu , giá trị mặc định, khuôn nhập dữ liệu củaMS Access hoàn toàn đáp ứng yêu cầu Khả năng kết nối và công cụ truy vấn mạnh củanó giúp ta tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng.

2.8 Mục đích yêu cầu người sử dụng Nhu cầu thực tế

Trên thực tế nhu cầu xem xét thông tin về một vấn đề nào đó tại một thờiđiểm đối với người quản lý, nhà lãnh đạo rất cần thiết Các thông tin này là một trong

HTN HTT

HTN HTTHQĐHTXN

V t ật tưtư

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng

các quy

tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

thô (lọc

cấu trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTTHQĐ

Vật tưt tư

nhCung ứngHXNMôi

trường th

ông tin từ cá

/ HSXPhân phát

Thông tin kế

t quả

NSDNSDXử lý (Á

c quản lý

Thông tin cấ

u trúc

Xử lý cá

c dữ liệu th

QL thu nhận

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

ng thô

ng tin từ các

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

DXử

lý (Áp dụn

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐ

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

HTN HTT

HTXNHTN HTT

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTXNHTN HTT

hệ thốngHQĐ

HTCHĐKHTTHTN / HSX

Phân phát

trúc hoá)

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HTN HTT

HTN HTTHQĐHTXN

V t ật tưtư

HSXPhân

NSDNSDXử lý

(Áp dụng

các quy tắc quản

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐC

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

ng thô

ng tin từ các

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

DXử

lý (Áp dụn

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐ

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

thô (lọc

cấu trúc hoá

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

ĐỐC

Trang 20

nhiều phần nhỏ trong hệ thống dữ liệu đầy đủ Các dữ liệu cần xem xét chỉ được quantâm theo một khía cạnh nào đó mà thôi.

 Tại mỗi lúc các thông tin mà người sử dụng cần biết là rất khác nhau Thôngtin có thể là nhắn gọn hoặc đầy đủ tuỳ thuộc vào yêu cầu cụ thể của người sửdụng.

 Việc xem xét theo dõi các thông tin tại một thời điểm bất kỳ có ý nghĩa rấtlớn Chúng cho phép người quản lý theo dõi được việc quản lý thường xuyênđối với các nhân viên đang làm việc tại khách sạn.

 Khi đến thuê phòng thì hệ thống sẽ cho biết danh sách các phòng còn trốngvà từng loại phòng trong khách sạn.

Chương 3:

HTN HTTHQĐ

Vật tưt tư

nhCung ứngHXNMôi

trường th

ông tin từ cá

/ HSXPhân phát

Thông tin kế

t quả

NSDNSDXử lý (Á

c quản lý

Thông tin cấ

u trúc

Xử lý cá

c dữ liệu th

QL thu nhận

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

ng thô

ng tin từ các

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

DXử

lý (Áp dụn

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM ĐỐ

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

thô (lọc

cấu trúc hoá

HTTQL thu nhận

GIÁM

HT

HTXNHTN

HT

ĐMãi

Vật tưt tư

hệ thốngHQ

THTN / HS

n phát

Thông tin

kết quả

DXử

lý (Áp dụn

g các quy

tắc quản lý)

Thông tin

cấu trúc

Xử lý các

dữ liệu

HTTQL thu nhận

GIÁM

ĐỐC

Trang 21

3.1.1.1 Mô hình tiến trình nghiệp vụ

Nhằm xácđịnh các luồng thông tin trao đổi giữa các bộ phận trong hệ thốngthông tin quản lý.

- Tác nhân: Là một người hay một bộ phận tham gia vào hoạt động của hệ thốngthông tin quản lý.

Có hai loại tác nhân: Tác nhân bên trong hệ thống gọi là tác nhân trong và tácnhân bên ngoài hệ thống gọi là tác nhân ngoài.

- Tác nhân trong: Được biểu diễn bằng một vòng tròn, tác nhân ngoài được biểudiễn bằng một hình chữ nhật, bên trong ghi tên của tác nhân.

- Thông lượng: Là dòng thông tin truyền giữa hai tác nhân, được biểu diễn bằngmột mũi tên đi từ tác nhân này đến tác nhân kia.

Mô hình tiến trình nghiệp vụ của bài toán này là toàn bộ các dòng thông lượng giữa cáctác nhân bên trong hệ thống Có một tác nhân ngoài (KHÁCH HÀNG) và hai tác nhântrong (BỘ PHẬN LỄ TÂN và BỘ PHẬN DỊCH VỤ).

Mô hình tiến trình nghiệp vụ được thể hiện như sau:

Nguyễn Hữu Thành - Lớp Tin 47B Trang 21TÁC NHÂN NGOÀI

TÁC NHÂN TRONG

HTN HTTHQĐ

Vật tưt tư

nhCung ứngHXNMôi

trường th

ông tin từ cá

/ HSXPhân phát

Thông tin kế

t quả

NSDNSDXử lý (Á

c quản lý

Thông tin cấ

u trúc

Xử lý cá

c dữ liệu th

QL thu nhận

GIÁMĐỐC

Trang 22

3.1.1.2 Mô hình các luồng dữ liệu cụ thể.- Khái niệm

Nguyễn Hữu Thành - Lớp Tin 47B Trang 22KHÁCH

BỘ PHẬNLỄ TÂN

BỘ PHẬN DỊCH VỤYêu cầu đăng ký phòng

Trả lời yêu cầu đăngký phòng

Yêu cầu đăng thuê phòngTrả lời yêu cầu đăng thuê phòng

Yêu cầu nhận phòngTrả lời yêu cầu nhận phòng

Yêu cầu trả phòng

Trả lời yêu cầu trả phòngYêu cầu thanh toán hoá đơn tổngTrả lời yêu cầu thanh toán hoá đơn tổng

Yêu cầu sử dụng dịch vụTrả lời yêu cầu sử dụng dịch vụYêu cầu thanh toán hoá đơn dịch vụTrả lời yêu cầu thanh toán hoá đơn

Trang 23

Mô hình quan niệm xử lý là mô hình nhằm xác định hệ thống làm những côngviệc gì, chức năng gì Các chức năng này có liên hệ với nhau như thế nào Tại sao cónhững công việc này Trong mô hình này trả lời các câu hỏi WHAT, WHY?

- Biến cố

Biến cố là một sự kiện xảy ra cho hệ thống thông tin, có thể xuất hiện bên tronghay bên ngoài hệ thống, tạo phản ứng cho hệ thống thông tin qua một công việc nào đó.Một biến cố bao giờ cũng tạo ra một biến cố mới hay dữ liệu mới.

Người ta dùng một hình elip trong đó ghi tên biến cố để chỉ một biến cố.

Có hai phương thức kích hoạt bởi nhiều biến cố cho một công việc: AND, OR Phương thức AND: Khi tất cả các biến cố cùng xảy ra thì mới kích hoạt công việc.Phương thức OR: Khi một trong những biến cố xảy ra thì đã kích hoạt đượccông việc.

- Danh sách các tác vụ trong bài toán Quản lý khách sạn

Nguyễn Hữu Thành - Lớp Tin 47B Trang 23Biến cố C

Biến cố BBiến cố A

CÔNG VIỆCNO YES

Biến cố D

Trang 24

1 Nhận đăng ký - T.phòng2 Kiểm tra phòng

3 Kiểm tra thông tin khách hàng4 Nhập thông tin kháh hàng

5 Nhập thông tin đăng ký -thuê phòng6 Yêu cầu huỷ đăng ký phòng

7 Yêu cầu nhận phòng đã đăng ký8 Kiểm tra thông tin đăng ký phòng9 Nhập thông tin nhận phòng

10 Kiểm tra tình trạng phòng

11 Bàn giao phòng12 Yêu cầu đổi phòng13 Sử dụng dịch vụ

19 Thanh toán hoá đơn tổng hợp

Trang 25

Chuyên đề tốt nghiệp Gvhd: Nguyễn Anh Phương- Mô hình xử lý

ĐĂNG KÝ - THUÊ PHÒNG

Có nhu cầu về phòng ở

KIỂM TRA T.TIN KHÁCH HÀNG NO YES

NHẬP T.TIN ĐĂNG KÝ - THUÊYES

Thông tin khách hàng đã

cóThông tin

khách hàng chưa có

Thông tin khách hàng đã

KIỂM TRA PHÒNG NO YES

Còn phòng trốngHết phòng

T tin đăng ký - thuê đã nhập

(5)

Trang 26

Nguyễn Hữu Thành - Lớp Tin 47B Trang 26Thông tin nhận phòng đã nhập

KTTT ĐÃ ĐĂNG KÝYES

Thông tin đã được chấp nhận(1 )

KIỂM TRA TÌNH TRẠNG PHÒNGYES

Tình trạng phòng đã kiểm traTới thời hạn

nhận phòng

YÊU CẦU NHẬN PHÒNGYES

Yêu cầu được chấp nhận

YÊU CẦU HUỶ ĐĂNG KÝ PHÒNGYES

Huỷ đăng ký được chấp nhận

(2 )

Trước thời hạn nhận

NHẬP THÔNG TIN NHẬN PHÒNGYES

Trang 27

BÀN GIAO PHÒNG

Phòng đã được nhậnKhông hài

lòng về phòng

YÊU CẦU ĐỔI PHÒNG

SỬ DỤNG DỊCH VỤYES

Dịch vụ đã được sử dụng

IN HOÁ ĐƠN SỬ DỤNG DỊCH VỤYES

Hoá đơn sử dụng dịch vụ đã in

THANH TOÁN HOÁ ĐƠN DỊCH VỤ

Số tiền

Hoá đơn chưa

thanh toánHoá đơn đã thanh toán

(2 )

(3)

Trang 28

KT LẠI TÌNH TRẠNG PHÒNGYES

YÊU CẦU TRẢ PHÒNGYES

Hết hạn sử dụng phòng

(3 ) Còn thời hạn sử dụng phòng

Trả phòng được chấp nhận

Phòng đã được kiểm tra

IN HOÁ ĐƠN TỔNG HỢPYES

Tiền thuê phòng

Hoá đơn tổng đã được in

THANH TOÁN HOÁ ĐƠN TỔNGYES

Hoá đơn tổng đã được thanh

(4 )

(5 )

Trang 29

3.1.1.3 Mô hình tổ chức xử lý

Với mô hình này, người phân tích sẽ đặt các công việc trong mô hình quan niệmvào từng nơi làm việc cụ thể của môi trường thật và xác định rõ các công việc do ailàm, làm khi nào và làm theo phương thức nào.

Một hệ thống thông tin được phân chia thành nhiều bộ phận, mỗi bộ phận nàyđược gọi là nơi làm việc (gồm: vị trí, con người, trang thiết bị ở đó) Phương thức làmviệc bao gồm thủ công (do con người trực tiếp thao tác trên đối tượng) và tự động ( domáy tính thực hiện).

- Bảng công việc

Trước khi thiết kế mô hình tổ chức xử lý, ta phải lập một bảng được gọi là bảngcông việc ( hay là bảng thủ tục chức năng ).

- Mô hình tổ chức xử lý

Là mô hình liên hoàn các biến cố, thủ tục chức năng được đặt tại vị trí làm việc cụ thể.

Trang 30

(5)

(1)Có nhu cầu về

phòng ở

Đăng ký thuê bị từ chối

Đăng ký thuê được chấp

nhậnHết phòng

Còn phòng trống

Trang 31

được chấp nhận

Y/C NHẬN PHÒNG

Yêu cầu được chấp nhậnTới thời hạn

nhận phòng

KTTT ĐÃ ĐĂNG KÝ

(2 )

Trang 32

(2 )

BÀN GIAO PHÒNG

NO YES

Chưa hài lòng về phòng ở

Phòng đã được nhận

Y/C ĐỔI PHÒNG

NO YES

SỬ DỤNG DỊCH VỤYES

Dịch vụ đã sử dụng

IN HOÁ ĐƠN

Hoá đơn dịch vụ đã được in

TTOÁN HOÁ ĐƠN

NO YES

Số tiền

Hoá đơn Dvụ đã thanh toán

Hoá đơn Dvụ chưa thanh toán

(4 )

(3 )

Trang 33

(3 )Hết hạn thuê

Trả phòng được chấp nhận

KT.TTR PHÒNG

YES

TTR phòng đã được kiểm tra

IN HOÁ ĐƠN TỔNGYES

Hoá đơn tổng đã được inTHANH TOÁN H.ĐƠN

Số tiền

Hoá đơn tổng hợp đã thanh

(5 )

Trang 34

3.1.1.4 Sơ đồ phân rã chức năng.

Với mô hình tổ chức xử lý đã có , người phân tích sẽ tiến hành xem xét, biến cácthủ tục chức năng thành các đơn vị chương trình Ứng với mỗi đơn vị chương trình màta đã đặc tả chi tiết để chuẩn bị cho việc cài đặt chương trình.

Một chương trình bao gồm các đơn vị tổ chức xử lý ( là một tập hợp các thủ tụcchức năng có liên quan với nhau và được thực hiện liền mạch nhằm thực hiện một quytắc quản lý nào đó ).

Có hai cách tiếp cận để tổ chức các đơn vị xử lý:

1 Tiếp cận theo không gian của các thủ tục chức năng (vị trí làm việc): Cáchtiếp cận này thì các thủ tục chức năng cùng một nơi làm việc được gom thành các đơnvị tổ chức xử lý.

2 Tiếp cận theo từng chức năng: Theo cách này thì các thủ tục chức năng giốngnhau tổ chức thành các đơn vị tổ chức xử lý.

Trong bài toán này để tự động hoá công tác quản lý bao gồm: Bộ phận lễ tân, Bộphận dịch vụ Ta có thể tổ chức theo hai cách khác nhau.

BỘ PHẬN DỊCH VỤ- Nhập số liệu

- In báo cáo

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

NHẬP SỐ LIỆU- Thông tin khách hàng- Đăng ký thuê phòng- Nhận phòng

- Sử dụng dịch vụ

IN BÁO CÁO- Danh sách khách hàng- Danh sách khách đăng ký- Danh sách khách nhận phòng

- Hoá đơn thanh toán

Trang 35

3.1.1.5 Đặc tả các chức năng chi tiết

IPO Chart Số: 1

Môđun: NHẬP THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

Hệ thống: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Mục tiêu: Nhập dữ liệu cho KHACHHANG

Input: Thông tin khách hàng

Output: Thông tin khách hàng ghi vào bảng KHACHHANGXử lý:

Nhập thông tin của khách hàng

Tìm thông tin của khách hàng trong bảng KHACHHANG

If không tìm thấy Then

Thêm thông tin khách hàng vào bảng KHACHHANG

Output: Thông tin đăng ký - thuê phòng ghi vào bảng DANGKY Xử lý:

Nhập thông tin của đăng ký -thuê phòng

Tìm thông tin của đăng ký - thuê phòng trong bảng DANGKY

Thêm thông tin đăng ký - thuê phòng trong bảng DANGKY

Else

Cập nhật lại thông tin đăng ký - thuê phòng đã có trong bảng DANGKY

End If

Môđun: NHẬP THÔNG TIN ĐĂNG KÝ -THUÊ PHÒNG

Trang 36

Hệ thống: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Mục tiêu: Nhập dữ liệu cho NHANPHONG

Input: Thông tin đăng ký - thuê phòng

Output: Thông tin nhận phòng ghi vào bảng NHANPHONGXử lý:

Nhập thông tin của nhận phòng

Tìm thông tin nhận phòng trong bảng NHANPHONG

Thêm thông tin nhận phòng trong bảng NHANPHONG

Xử lý:

Nhập yêu cầu huỷ đăng ký phòng

Lấy thông tin đăng ký - thuê phòng từ DANGKY sao cho: Thời gian = Thời gian đăng ký

Số phòng = Số phòng yêu cầu huỷ đăng ký phòng Khách hàng =Khách hàng huỷ đăng ký phòng

If không có được thông tin theo yêu cầu Then

Phòng yêu cầu huỷ đăng ký phòng đã được đăng ký - thuê phòng hoặc

Trang 37

Môđun: NHẬP THÔNG TIN TRẢ PHÒNG

Hệ thống: QUẢN LÝ KHÁCH SẠNMục tiêu: Nhập dữ liệu cho TRAPHONG

Input: Thông tin trả phòng

Output: Thông tin trả phòng ghi vào bảng TRAPHONGXử lý:

Nhập thông tin trả phòng

Tìm thông tin trả phòng trong bảng TRAPHONG

Thêm thông tin trả phòng trong bảng TRAPHONG

Input: Thông tin tiện nghi

Output: Thông tin tiện nghi ghi vào bảng TNGHIXử lý:

Nhập thông tin tiện nghi

Tìm thông tin trả phòng trong bảng TNGHI

Thêm thông tin tiện nghi trong bảng TNGHI

Trang 38

IPO Chart Số : 7

Môđun: NHẬP THÔNG TIN TRANG THIẾT BỊ

Hệ thống: QUẢN LÝ KHÁCH SẠNMục tiêu: Nhập dữ liệu cho T.THIET BI

Input: Thông tin về trang thiết bị

Output: Thông tin trang thiết bị ghi vào bảng T.THIET BIXử lý:

Nhập thông tin trang thiết bị

Tìm thông tin trang thiết bị trong bảng T.THIET BI

Thêm thông tin trang thiết bị trong bảng T.THIET BI

Input: Thông tin về cơ quan

Output: Thông tin cơ quan ghi vào bảng COQUANXử lý:

Nhập thông tin cơ quan

Tìm thông tin cơ quan trong bảng COQUAN

Thêm thông tin cơ quan trong bảng COQUAN

Trang 39

IPO Chart Số : 9

Môđun: NHẬP THÔNG TIN DỊCH VỤ

Hệ thống: QUẢN LÝ KHÁCH SẠNMục tiêu: Nhập dữ liệu cho DICHVU

Input: Thông tin về dịch vụ

Output: Thông tin dịch vụ ghi vào bảng DICHVUXử lý:

Nhập thông tin dịch vụ

Tìm thông tin dịch vụ trong bảng DICHVU

Thêm thông tin dịch vụ trong bảng DICHVU

Input: Thông tin về dịch vụ

Output: Thông tin sử dụng dịch vụ ghi vào bảng SDDVXử lý:

Nhập thông tin dịch vụ

Tìm thông tin dịch vụ trong bảng SDDV

Thêm thông tin sử dụng dịch vụ trong bảng SDDV

Định dạng
Số trang	79
Dung lượng	1,98 MB