BTL HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN HVNH

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG BÀI TẬP LỚN MÔN: HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN ĐỀ TÀI: Quy trình bán hàng thu tiền cơng ty CPTM Nguyễn Kim Nhóm lớp: 05 Nhóm thực hiện: nhóm 15 GV hướng dẫn: thầy Nguyễn Thanh Tùng MỤC LỤC Phần I: .3 Số liệu nghiệp vụ: Bảng đối tượng, hoạt động biểu mẫu có liên quan: .5 Phần II: .6 Phần mềm sử dụng mơ hình REA: Mã hóa: Mô tả quy trình: a Hoạt động đặt hàng: b Hoạt động xuất kho, lập hóa đơn .17 c Hoạt động thu tiền: 27 Biện pháp kiểm sốt quy trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim: 33 a Kiểm soát chung: 33 b Kiểm soát ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn cơng ty Nguyễn Kim: 33 LỜI MỞ ĐẦU Đối với nước ta ngày nay, kinh tế hòa nhập vào kinh tế khu vực giới, thị trường tiêu thụ mở rộng cạnh tranh doanh nghiệp ngày liệt, để tồn phát triển mục tiêu hàng đầu doanh nghiệp hoạt động kinh doanh phải có lãi Một yếu tố quan trọng để đạt mục tiêu phải quan tâm tới trình bán hàng thu tiền Bán hàng thu tiền khâu cuối trình sản xuất kinh doanh, định sống cịn phát triển doanh nghiệp Chính việc xây dựng quy trình bán hang thu tiền hiệu giúp doanh nghiệp có chiến lược bán hàng phù hợp, nhằm gia tăng doanh thu nâng cao vị thế, thương hiệu doanh nghiệp thị trường Câu hỏi đặt : Làm để trình bán hàng đạt hiệu cao nhất? Trên thực tế quy trình bán hàng – thu tiền diễn nào? Quá trình lưu chuyển chứng từ sao? Ghi sổ kế toán nào? Để hiểu rõ thêm vấn đề chúng em vào tìm hiểu phân tích quy trình bán hang – thu tiêng thực tế Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim Phần I: Số liệu nghiệp vụ: Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim có số dư đầu tháng sau:  Hàng hóa:  Hàng hóa A (phích nước) SL: 200 chiếc, đơn giá vốn 155.000 đồng = 31.000.000 đồng  Hàng hóa B (quạt hộp ) SL: 140 chiếc, đơn giá vốn 570.000 đồng = 79.800.000 đồng  Hàng hóa C (bóng đèn LED) SL: 150 chiếc, đơn giá vốn 100.000 đồng = 15.000.000 đồng  Hàng hóa D (ổ cắm điện) SL: 300 chiếc, đơn giá vốn 30.000 đồng = 6.000.000  Hàng hóa E (quạt cây) SL: 100 chiếc, đơn giá vốn 610.000 đồng = 61.000.000 đồng  Hàng hóa G (quạt treo tường): 150 chiếc, đơn giá vốn 400.000 = 60.000.000 đồng  Hàng hóa H (bóng đèn sưởi): 150 chiếc, đơn giá vốn 90.000 đồng = 13.500.000 đồng  Hàng hóa I (Quạt trần) SL: 60 chiếc, đơn giá vốn 1.000.000 đồng = 60.000.000 đồng  Hàng hóa J (Đèn âm trần) SL: 85 chiếc, đơn giá vốn 350.000 đồng = 29.750.000 đồng  Tiền gửi ngân hàng: 1.516.650.000 đồng  Tiền mặt: 612.345.000 đồng  Công cụ dụng cụ: 120.500.000 đồng  Phải thu khách hàng (131): 21.000.000, phải thu khác đồng  Tạm ứng: 10.000.000 đồng  Tài sản cố định: 1.110.500.000 đồng  Phải trả người bán (331): 334.770.000 đồng  Nguồn vốn kinh doanh: 1.980.000.000 đồng  Lợi nhuận chưa phân phối: 500.250.000 đồng Các nghiệp vụ phát sinh tháng 7:  Nghiệp vụ 1: Xuất kho hàng hóa A (phích nước) bán trực tiếp cho cơng ty VIETTELCO(ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán) thu tiền gửi ngân hàng  10/07/2021: Bán cho khách hàng 50 phích nước, giá bán 270.000 ( chưa bao gồm 10% VAT), toán tiền gửi ngân hàng Giá vốn lô hàng 155.000 đồng Giá vốn: Nợ TK 632: 7.750.000 Có TK 156: 7.750.000 Doanh thu: Nợ TK 112: 14.850.000 Có TK 511: 13.500.000 Có TK 333: 1.350.000  Nghiệp vụ 2: Xuất kho hàng hóa B (quạt hộp) bán trực tiếp công ty Viettelco trả 70% tiền chuyển khoản, lại nợ tới tháng sau (ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán)  15/07/2021: Xuất bán 40 quạt hộp, với đơn giá bán 850.000 đồng Giá vốn: Nợ TK 632: 22.800.000 Có TK 156: 22.800.000 Doanh thu: Nợ TK 131: 11.220.000 Nợ TK 112: 26.180.000 Có TK 511: 34.000.000 Có TK 333: 3.400.000  Nghiệp vụ 3: Xuất kho hàng hóa C (bóng đèn led) bán 30 cho cơng ty Rạng Đông với giá bán 180.000 Công ty Rạng Đông trả 50% tiền hàng tiền gửi ngân hàng, lại để sang tháng sau:  20/7/2021: Xuất bán Giá vốn: Nợ TK 632: 3.000.000 Có TK 156: 3.000.000 Doanh thu: Nợ TK 131: 2.970.000 Nợ TK 112: 2.970.000 Có TK 511: 5.400.000 Có TK 333: 540.000 Bảng đối tượng, hoạt động biểu mẫu có liên quan: STT Người thực Nội dung thực Khách hàng Yêu cầu đặt hàng, trả tiền hàng Nhân viên Tiếp nhận yêu cầu đặt hàng, gửi bán hàng yêu cầu số lượng cho thủ kho, gửi thông báo xác nhận cho KH Thủ kho Kiểm tra HTK, gửi thông báo số lượng, nhập thông tin xuất kho vào Excel để in chứng từ liên quan Kế tốn cơng nợ Kế tốn bán hàng Nhập vào sổ theo mã hàng hóa ghi nhận nghiệp vụ tốn theo hóa đơn Định kỳ, lập bảng tổng hợp toán, kiểm tra, đối chiếu chứng từ Tiếp nhận phiếu xuất kho, lập hóa đơn GTGT, nhập vào sổ theo mã hàng hóa ghi nhận nghiệp vụ tốn theo hóa đơn Thu tiền hàng Thủ quỹ Biểu mẫu có liên quan Thơng báo xác nhận đặt hàng, đơn đặt hàng, phiếu gửi hàng, phiếu thu tiền Đơn đặt hàng, thông báo xác nhận đặt hàng, phiếu yêu cầu số lượng Thông báo số lượng, phiếu xuất kho, phiếu gửi hàng, sổ chi tiết 156, sổ tk 156, bảng tổng hợp tồn kho Sổ chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131, Sổ TK 131 Phiếu gửi hàng, hóa đơn GTGT, phiếu thu tiền, sổ chi tiết TK 511 , sổ TK 511, nhật ký chung, bảng cân đối kế toán Nhập in phiếu thu Excel, Phiếu thu, sổ quỹ, sổ chi kiểm tra đối chiếu chứng từ tiết tk111, 112; Sổ bảng tổng hợp, chốt lại số tiền TK 111, 112 mặt cửa hàng Phần II: Phần mềm sử dụng mơ hình REA:  Phần mềm sử dụng: Excel  Mơ hình REA: Mô tả mối quan hệ đối tượng, nguồn lực, kiện liên quan: Mã hóa:  Mã hóa sản phẩm: - Thực thể cần mã hóa: mã sản phẩm - Yêu cầu quản lý cần mã hóa: + Loại sản phẩm: phích nước, quạt hộp, bóng đèn LED, ổ cắm điện, quạt cây, quạt treo tường, bóng đèn sưởi, quạt trần, đèn âm trần - Nội dung quản lý cần mã hóa: loại sản phẩm - Cấu trúc mã: SP (loại sản phẩm) + Trong đó: SP: mã gợi nhớ : mã sản phẩm Loại sản phẩm: Mã gợi nhớ Kí hiệu PN QH BDL OCD QC QTT BDS QT DAT Ý nghĩa Phích nước Quạt hộp Bóng đèn LED Ổ cắm điện Quạt Quạt treo tường Bóng đèn sưởi Quạt trần Đèn âm trần Khai Báo: Mã sản phẩm SPPN SPQH SPBDL SPOCD SPQC SPQTT SPBDS SPQT SPDAT Tên sản phẩm Phích nước Quạt hộp Bóng đèn LED Ổ cắm điện Quạt Quạt treo tường Bóng đèn sưởi Quạt trần Đèn âm trần Loại sản phẩm Phích nước Quạt hộp Bóng đèn LED Ổ cắm điện Quạt Quạt treo tường Bóng đèn sưởi Quạt trần Đèn âm trần  Mã hóa khách hàng - Thực thể cần mã hóa: mã khách hàng - Yêu cầu quản lý: + Loại khách hàng: cửa hàng bán lẻ, đại lý bán lẻ, công ty + Khu vực: Hà Nội, Bắc Trung Bộ, Nam Trung Bộ, Tây Ngun, Miền Đơng, Miền tây, thành phố Hồ Chí Minh + Số thứ tự khách hàng khu vực lớn: từ đến N (N>100) - Nội dung quản lý cần mã hóa: Loại khách hàng, khu vực, số thứ tự khách hàng - Cấu trúc mã: KH (loại khách hàng) (khu vực) (số thứ tự KH) + Trong đó: KH: mã gợi nhớ: Mã KH Loại khách hàng: Mã gợi nhớ Khu vực lớn: mã khối nhóm Số thứ tự khách hàng: mã trình tự/ liên tiếp Kí hiệu Ý nghĩa CH DL CT 01 02 03 04 05 06 07 999 Cửa hàng bán lẻ Đại lý bán lẻ Công ty Hà Nội Bắc Trung Bộ Nam Trung Bộ Tây Ngun Miền Đơng Miền Tây TP Hồ Chí Minh Khách hàng thứ Khách hàng thứ Khách hàng thứ Khách hàng thứ 999 Ví dụ: CH0286: Khách hàng cửa hàng bán lẻ khu vực Bắc Trung Bộ có số thứ tự Bắc Trung Bộ 86 Khai báo: Mã khách hàng KHCT0123 KHCT0124 Tên khách hàng Cơng ty Cổ phần điện tốn viễn thơng Viettelco Cơng ty Cổ phần bóng đèn phích nước Rạng Đông Loại khách hàng Công ty Khu vực lớn Hà Nội Số thứ tự KH 23 Công ty Hà Nội 24 Mơ tả quy trình: a Hoạt động đặt hàng: Các hình thức đặt hàng: hình thức mua hàng gián tiếp (đặt hàng qua trang web cửa hàng, gọi điện đặt hàng qua hotline,…) hình thức mua hàng trực tiếp chuỗi cửa hàng Xử lý trường hợp khách hàng gửi phiếu yêu cầu đặt hàng qua e-mail, yêu cầu xác nhận bán hàng gửi e-mail Phiếu yêu cầu đặt hàng: Hàng hóa A: Hàng hóa A Hàng hóa B Hàng hóa C Sơ đồ hoạt động xuất kho lập hóa đơn: ĐĐH liên 1+2 PXK liên 1, PGH liên 2.1 PXK liên 3, PGH liên2 Bộ CT đầu vào 3.0 Bộ CT đầu vào c Hoạt động thu tiền: Khách hàng toán tiền mặt Thủ quỹ nhập liệu, cập nhật, truy xuất thông tin lên tập tin phần mềm in “Phiếu thu tiền” gồm liên ghi số tiền KH phải trả, kí nhận lên phiếu thu tiền, Liên phiếu thu tiền chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền kiểm tiền, xác nhận lên phiếu thu, KH kí nhận giữ lại liên Liên phiếu thu đưa cho kế toán Phiếu thu: Hàng hóa A Hàng hóa B Hàng hóa C Sau nhận phiếu thu từ thủ quỹ, Kế toán kiểm tra, đối chiếu với chứng từ khác, sau nhập vào sổ theo mã hàng hóa ghi nhận nghiệp vụ tốn theo hóa đơn Định kỳ, nhập liệu, cập nhật, truy xuất thông tin lên tập tin phần mềm in bảng tổng hợp toán gồm liên: liên chuyển cho kế toán tổng hợp, liên gưi Thủ quỹ , liên lưu Định kỳ, phận kế toán tiến hàng ghi sổ nhật ký chung lập bảng cân đối kế toán, kiểm tra đối chiếu Thủ quỹ kiểm tra đối chiếu chứng từ bảng tổng hợp từ kế toán bán để chốt lại số tiên mặt cửa hàng, đối chiếu với sổ quỹ, sổ chi tiết 111, 112; sổ tk 111, 112 Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng Bảng tổng hợp cơng NPT KH Lưu trữ tồn chứng từ có liên quan đến hoạt động bán hàng thu tiền sau nghiệp vụ phát sinh Sơ đồ hoạt động thu tiền: BTHKT L1, HDGTGT L1 Bộ CT đầu vào Phiếu thu tiền liên Bảng THKT liên PTT liên Bảng THKT liên 3.0 Hdgtgt L3 2.0 HĐGTGT l2 Bộ chứng từ đầu vào KH 4.0 PTT liên Khách hàng Sơ đồ lưu đồ: NVBH BP Kho BP Kế Toán Thủ quỹ Khách hàng j ĐĐH Liên1, A BTHKT B.1 Phiếu YCĐH A.1 2.0 PXK 1.0 2.0 HĐGTGT 4.0 BCT đầu vào 1.0 TẠO đh D1 PGH ĐĐH 4.0 N PXK 3.0 C.1 Phiếu yêu cầu đặt hàng N PGH N 3.0 lập hđ BTH PTT A KH HĐGTGT BTHKT N B Sổ kho C KH KH B SKT C N N Biện pháp kiểm sốt quy trình bán hàng – thu tiền công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim: a Kiểm soát chung: - Xác lập kế hoạch an ninh thật rõ ràng - Phân chia trách nhiệm chứng hệ thống: Phân tích hệ thống, lập trình, sử dụng hệ thống - Kiểm sốt thâm nhập mặt vật lý: phải đảm bảo để người khơng có thẩm quyền khơng tiếp cận tơi tài sản, hàng hóa DN, hạn chế xảy tình trạng thiếu hụt, mát tài sản Hạn chế cách sử dụng khóa, bảo vệ, thẻ từ, thiết bị hỗ trợ, đặc biệt quy định trách nhiệm cụ thể để giảm thiểu rủi ro - Kiểm soát truy cập: ta cần bảo mật nhiều lớp cho toàn hệ thống phần mềm ứng dụng, đánh giá kiểm sốt quyền truy cập Từ đó, ngăn chặn truy cập bất hợp lệ, liệu nhập vào hệ thống có thực an tồn Sự kết hợp phần mềm quản lý phần cứng truy cập cần tích hợp cách Quyền truy cập để vận hành hệ thống giao cho nhân viên có trách nhiệm - Kiểm sốt lưu trữ: có quy định lưu phục hồi liệu cụ thể Sau lần truy cập, phải lưu trữ thành nhiều nhiều nơi, nhiều bước để có sở phục hồi liệu Kèm theo nhiều lớp bảo mật để kẻ gian không dễ dàng xóa liệu quan trọng - Kế hoạch phục hồi sau thiệt hại cụ thể mua bảo hiểm, lưu toàn hệ thống, từ giảm thiểu tác động tiêu cực đến hệ thống - Kiểm sốt máy tính cá nhân, mạng máy tính, internet: cần hạn chế tiếp cận thiết bị truy cập từ xa kèm phần mềm giải pháp bảo mật tất thông tin quan trong DN, cần mã hóa liệu tăng cường hoạt động giám sát sử dụng máy tính - Dấu vết kiểm toán: + Điều chỉnh số liệu kế toán phải lưu lại dấu vết + Tuân thủ việc sửa sổ theo quy định + Tự động lưu hành vi truy cập hệ thống, chỉnh sửa liệu + Báo cáo dấu vết kiểm toán b Kiểm soát ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn cơng ty Nguyễn Kim:  Kiểm sốt nguồn liệu: - Bộ chứng từ gốc: phiếu yêu cầu đơn đặt hàng, đơn đặt hàng (lệnh bán hàng), hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu tiền, thông báo tồn hàng, phiếu xuất kho, phiếu gửi hàng, phiếu giao hàng - Kiểm tra đánh số cụ thể chứng từ, liên để khơng bị bỏ sót - Kiểm tra phê duyệt chứng từ: đối chiếu, phê duyệt loại phiếu, đơn (chứng từ), có xác nhận đầy đủ người/ phận liên quan - Cẩn thận, đảm bảo tài liệu – chứng từ việc luân chuyển sang phận khác để hạn chế thiếu hụt, mát - Sử dụng thiết bị kiểm tra chứng từ trước nhập liệu xem chứng từ có hợp lý, hợp pháp không - Đánh dấu đầy đủ chứng từ sau ghi sổ, nhập liệu hay xứ lý để hạn chế bỏ sót, nhập sai  Kiểm sốt q trình nhập liệu: Kiểm sốt q trình nhập liệu Tín h Vùn g liệu Tên liệu Tên chứng từ Dấu Tính Giới Tính Số Tính Các hợp hạn có tổng đầy giá lý thực kiể đủ trị m mặc soát định tạo số tự độn g x x Số liệu chứng từ x x x Ngày, tháng chứng từ x x x x x x Ngày tháng nhập liệu x x x x x x Mã sản phẩm x x x Mã khách hàng x x x x Bản ghi nghiệ p vụ x x x x Thôn g báo lỗi hướng dẫn sửa lỗi Mã NVBH Quy mô nghiệp vụ x x x Tài khoản ghi nợ, có Số tiền x x x x x x x x x x x x x x Chữ ký x x Diễn giải nội dung x x x x x  Kiểm sốt q trình xử lý liệu: ngăn chặn, phát xử lý sai sót q trình chuyển liệu thành thơng tin cách: kiểm tra ràng buộc toàn vẹn liệu, kiểm tra liệu hữu, báo cáo liệt kê yếu tố bất thường, báo cáo liệt kê yếu tố bất thường, đối chiếu liệu hệ thống,  Kiểm sốt thơng tin đầu ra: Ngồi báo cáo tài chính, thơng tin đầu số kế toán cần kiểm soát viên kiểm tra, đối chiếu, tính tốn lại để đảm bảo chi tiết xử lý tổng hợp sổ, báo cáo theo yêu cầu Các báo cáo tài thường cơng bố, số thơng tin khác cần phải kiểm sốt phân phối cho người có quyền trách nhiệm đọc, thơng tin cần bảo mật đảm bảo an toàn cho kết cuất thông tin nhạy cảm doanh nghiệp, ... kho), liên gửi cho phận kế toán để ghi nhận sổ sách kế toán Bộ phận kho nhận chứng từ, tiến hành nhập liệu, truy xuất thông tin tập tin in hóa đơn GTGT, có xác nhận kế toán trưởng, gồm liên Liên... Liên gửi cho phận kế toán Phiếu xuất kho: Hàng hóa A Hàng hóa B Hàng hóa C Kế toán nhận chứng từ, tiến hành nhập liệu, truy xuất thông tin tập tin in hóa đơn GTGT, có xác nhận kế tốn trưởng, gồm... liệu, cập nhật, truy xuất thông tin lên tập tin phần mềm in bảng tổng hợp toán gồm liên: liên chuyển cho kế toán tổng hợp, liên gưi Thủ quỹ , liên lưu Định kỳ, phận kế toán tiến hàng ghi sổ nhật