Cơ sở phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại

Để có thể cạnh tranh được, các tổ chức doanh nghiệp đều phụ thuộc vào hệ thống thông tin của riêng mình.

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀMBRAVO VÀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRIỆU NGUYÊN

1.1 Công ty cổ phần phần mềm Bravo1.1.1 Những nét cơ bản về công ty1.1.1.1 Giới thiệu chung

Công ty Cổ phần phần mềm kế toán BRAVO được thành lập theo giấy phépsố 4667/GP-UB ngày 07 tháng 10 năm 1999 của UBND thành phố Hà Nội.Được sở Kế hoạch - Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận kinh doanh số: 056682ngày 18 tháng 10 năm 1999 và Cục thuế Tp Hà Nội cấp mã số đăng ký thuế:0100947771 ngày 05 tháng 11 năm 1999

Tên công ty: Công ty cổ phần phần mềm Bravo.

Tên tiếng Anh: Bravo Software Join Stock Company.Giấy phép thành lập: Số 4667/GP_UB ngày 07/10/1999 của UBND Hà Nội.Giấy chứng nhận ĐKKD: Số 056682 ngày 18/10/1999 của sở KH & ĐT Hà Nội

Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất phần mềm máy tính (chủ yếu là phần mềm kế toán)

Tài khoản: Số 0011000413245 tại Sở giao dịch Ngân hàng ngoại thương Việt Nam

Mã số thuế: Số 0100947771 tại Cục thuế Hà Nội

Giám đốc công ty: Ông Đào Mạnh Hùng.

Địa chỉ: Trụ sở chính tại 48 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.Điện thoại: 04.776 2472 (7 lines)

Fax: 04.7760 2470

Email: bravosoft@vnn.vn.Website: www.bravo.com.vn

Chi nhánh công ty: Văn phòng đại diện công ty tại Đà Nẵng.

Đại diện: Ông Nguyễn Đức Sơn.Địa chỉ: Số 480-482 Trưng Nữ Vương, Hải Châu, Đà Nẵng.Điện thoại: 0511.633 733 (04 lines)

Fax: 0511.633 734.Email: bravo@dng.vnn.vn

Chi nhánh công ty: Văn phòng đại diện công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Đại diện: Ông Tôn Minh Thiên.Địa chỉ: Số 97 Nguyễn Công Trứ, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Điện thoại: 08.914 2636 (06 lines).Fax: 08.914 3870

Email: bravo@hcm.fpt.vn

1.1.1.2 Chức năng và mục tiêu của công ty

Công ty chuyên sâu trong việc phát triển phần mềm kế toán và phần mềm quản trị tài chính Với những kinh nghiệm thực tế giúp công ty hiểu một cách sâu sắc những yêu cầu quản lý của các đơn vị và đây cũng là nền tảng để công typhát triển phần mềm kế toán Bravo với những đặc điểm và chức năng đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao về kế toán và chức năng quản trị

Phần mềm Bravo được thiết kế theo tư tưởng “Hệ thống mở”, cho phép dễ dàng bổ sung và hiệu chỉnh chương trình theo yêu cầu của người sử dụng Trải

qua một quá trình phát triển lâu dài từ những phiên bản phần mềm kế toán đầu tiên BRAVO 3.0, 4.0, 5.0, 6.0 và hiện nay là BRAVO 6.3, nó được xem là phần mềm dễ sử dụng nhất, đáp ứng được các đòi hỏi khắt khe của thực tế và mang tính quản trị cao Điều này cũng xuất phát từ chính nục tiêu phát triển của Công

ty: “Trở thành nhà cung cấp phần mềm số 1 trong lĩnh vực phần mềm kế toán quản trị”

1.1.1.3 Quan điểm của Bravo

Khách hàng là người đánh giá trung thực và khách quan nhất  về các sản phẩm phần mềm nói chung do vậy việc thỏa mãn một cách tốt nhất các nhu cầu về phần mềm để phục vụ sản xuất kinh doanh của họ là tiêu thức được đặt ra hàng đầu với công ty

Một phần mềm tốt không những phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng mà còn phải là một sản phẩm tuân thủ các qui định chung của chế độ, ứng dụng tốt trong thực tế, có nhiều tiện ích, thao tác dễ dàng, giao diện thân thiện làm cho khách hàng gắn bó như là bạn đường trong quá trình công tác

Mỗi thành viên trong công ty BRAVO là một nhân tố mắt xích tạo nên sức mạnh và thành công của công ty Do vậy chúng tôi luôn mong muốn tập hợp được những thành viên (mắt xích) có tinh thần làm việc tập thể, có sức sáng tạo cao, có tinh thần trách nhiệm với công việc Để tạo được niềm tin và lòng hăng say trong công việc của các thành viên trong công ty, ngoài các giá trị tinh thần đích thực chúng tôi còn không ngừng phấn đấu nâng cao đời sống vật chất của các thành viên trong công ty Các mục tiêu cụ thể đó được thể hiện rõ nét trong các qui định, qui chế và các chính sách định hướng về nhân sự của công ty

1.1.1.4 Cam kết chất lượng của BRAVO

Việc cung cấp các phầm mềm và dịch vụ hoàn hảo nhất cho khách hàng cònđược thể hiện rõ qua quyết tâm của từng bộ phận và các thành viên trong công tycũng như các cam kết chung của công ty đối với khách hàng đó là:

Mỗi thành viên của công ty phải đứng về phía khách hàng, coi lợi ích củakhách hàng chính là lợi ích của công ty.

Luôn cung cấp cho khách hàng những phần mềm và dịch vụ có chất lượngcao đáp ứng yêu cầu của khách hàng

Luôn xây dựng và cải tiến chất lượng song song với việc áp dụng côngnghệ mới vào phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu khách hang

1.1.1.5 Khách hàng Từ khi thành lập đến nay (9 năm) công ty không ngừng lớn mạnh và phát

triển Hiện nay công ty đã có hơn 500 khách hàng sử dụng phần mềm kế toánBRAVO trên cả nước, bao gồm các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp cóvốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp đầu tư mới Các khách hang đang sử dụngphần mềm BRAVO đều hài long về chất lượng sản phẩm và các dịch vụ mà côngty cung cấp

Dưới đây là một số khách hàng tiêu biểu của công ty

Một số công ty có vốn đầu tư nước ngoài:

* Công ty Liên doanh sứ vệ sinh Inax Giảng Võ * Công ty TNHH Nichas Nhật Bản

* Công ty Urai Phanic Việt Nam * Công ty Liên doanh Hisong VINA * Công ty Fusheng Industrial Co.Ltd …

Một số công ty trong nước:

* Công ty gang thép Thái Nguyên * Công ty thực phẩm và đầu tư công nghệ miền Trung Focosev * Công ty công nghiệp thực phẩm miền Trung Fodinco

* Công ty nhựa thiếu niên Tiền Phong - Hải Phòng * Công ty kiểm toán VNVACO

…

1.1.1.6 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hệ thống quản lý chất lượng

Ý thức được tầm quan trọng của chất lượng dịch vụ nhất là trong lĩnh vực

công nghệthông tin do vậy công ty đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và đã áp dụng thành công hệ thống này từ tháng 10

năm 2004 đến nay Với hệ thống quản lý này, công ty đã chuẩn hóa tất cả cácquy trình làm việc trong các phòng ban của công ty Công ty cam kết sẽ mangđến cho khách hàng những sản phẩm dịch vụ và các giải pháp hoàn chỉnh cho hệthống kế toán cũng như là công tác quản trị tài chính Công ty thực hiện:

* Nhận biết quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và áp dụngchúng trong toàn bộ công ty

* Xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình này.* Xác định chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo việc tác nghiệp vàkiểm soát các quá trình có hiệu lực

* Đảm bảo sự sẵn sang các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt độngtác nghiệp và theo dõi các quá trình

* Đo lường theo dõi và phân tích các quá trình.* Thực hiện các hoạt động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liêntục các quá trình này

Khi chọn nguồn lực bên ngoài cho quy trình nào đó ảnh hưởng đến sự pháttriển sản phẩm đối với các yêu cầu thì công ty đảm bảo kiểm soát tốt những quytrình đó

Tổ chức bộ máy của công ty

Hiện nay Công ty có hơn 80 nhân viên, làm việc tại 03 văn phòng gồm HàNội, Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh Đây đều là những nhân viên chuyên nghiệp,năng động, sáng tạo, đã được đào tạo có bài bản, hiểu sâu về kế toán tài chính vàcó kinh nghiệm triển khai, lập trình tốt

Trong quá trình phát triển Công ty luôn ý thức được rằng con người là yếutố quan trọng nhất để đi đến thành công Chính vì vậy Công ty chúng tôi luôn cócác khóa đào tạo cho nhân viên về nghiệp vụ, công nghệ, kỹ năng làm việc.Ngoài ra, Công ty còn cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo của Ngân hàng Thếgiới, các khóa cập nhật văn bản pháp luật Bộ Tài Chính, các khóa tập huấn vềcác chuẩn mực kế toán mới của Việt Nam.

Sơ đồ tổ chức

Hội đồng quản trịBan giám đốc

Trụ sở Hà Nội

Trưởng chi nhánh

Chi nhánh Đà NẵngChi nhánh TP HCMPhòng kinh doanh

Phòng triển khai

Phòng Test sản phẩm

Phòng bảo hành

Phòng kế toánPhòng HC - NS

Tình hình nhân sự

Hiện nay đội ngũ nhân lực của Bravo có 93 người (62 nhân viên kỹ thuật),trong đó 1/3 số nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc trên 6 năm về lĩnh vực, 1/3có ít nhất 4 năm kinh nghiệm, số còn lại đều có ít nhất 1 năm kinh nghiệm tronglĩnh vực Đây là đội ngũ nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong việc chuyển giao,thiết kế, sửa đổi chương trình phần mềm theo những yêu cầu thực tiễn của khách

hàng Những nhân viên này đều là các kỹ sư tin học đã tốt nghiệp đại học (loạikhá trở lên) chuyên nghành về tin học kinh tế vừa hiểu biết sâu về kế toán, tàichính, vừa có khả năng lập trình tốt.

Ban giám đốc

Giám đốc Điều hành chung toàn công tyPhó giám đốc Điều hành chung các hoạt động

phòng kinh doanh miền BắcTrưởng CN Đà

Nẵng

Điều hành chung hoạt động của CN Đà Nẵng

Trưởng CN Tp HCM

Điều hành chung hoạt động của CN Tp HCM

Trụ sở Miền Bắc (41 người)

1 Phòng kinh doanh 06 người Phát triển thị trường tại miền Bắc2 Phòng phát triển 04 người Nghiên cứu và phát triển sản phẩm3 Phòng triển khai 22 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh

miền Bắc4 Phòng bảo hành 06 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các tỉnh

miền Bắc5 Phòng kế toán 02 người Phụ trách hệ thống kế toán tài chính6 Phòng HC – NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự toàn công ty

Chi nhánh công ty tại Đà Nẵng (18 người)

1 Phòng kinh doanh 03 người Phát triển thị trường tại miền Trung2 Phòng triển khai 10 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh

miền Trung3 Phòng bảo hành 03 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các tỉnh

miền Trung4 Phòng kế toán 01 người Quản lý thống kê toán tài chính và báo

cáo lên Công ty5 Phòng HC - NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự Chi nhánh

Chi nhánh công ty tại TP Hồ Chí Minh (34 người).

1 Phòng kinh doanh 05 người Phát triển thị trường tại miền Nam2 Phòng phát triển 03 người Nghiên cứu và phát triển sản phẩm3 Phòng triển khai 20 người Triển khai dự án trên địa bàn các tỉnh

miền Nam4 Phòng bảo hành 04 người Phụ trách bảo hành sản phẩm các tỉnh

miền Nam5 Phòng kế toán 01 người Phụ trách hệ thống kế toán tài chính6 Phòng HC – NS 01 người Quản lý hành chính nhân sự toàn Chi

nhánh

1.1.2 Sản phẩm và dịch vụ1.1.2.1 Sản phẩm

BRAVO là một hệ thống các sản phẩm được thiết kế theo tư tưởng hệ thốngmở “sẵn sàng mở rộng và update cho tương lai” Với các sản phẩm phần mềmcủa BRAVO, tính mềm dẻo, linh hoạt không chỉ thể hiện rõ bằng việc dễ dànghiệu chỉnh phần mềm để đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn sẵnsàng cho các yêu cầu của sự phát triển trong tương lai và những biến động kháchquan của chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước Hệ thống chươngtrình được thiết kế mở còn có mục đích dễ dàng bổ sung, hiệu chỉnh các chứcnăng cho phù hợp với yêu cầu đa dạng của thực tế

“Những doanh nghiệp tiên tiến không còn hài lòng với các phần mềm kế toán

và vật tư riêng lẻ nữa, họ mong muốn có các giải pháp quản trị tài chính toàn

diện”.

Sản phẩm: Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO)

Với hệ thống quản trị tài chính, công ty BRAVO đã sáng tạo ra sản phẩm“Phần mềm quản trị tài chính BRAVO” Phần mềm BRAVO là phần mềm kếtoán, quản trị được thiết kế và viết theo quy định của Bộ Tài chính cùng với cácchuẩn mực kế toán Với phần mềm BRAVO thì người sử dụng chỉ cần cập nhậtcác số liệu đầu vào còn chương trình sẽ tự động tính toán và lên các sổ sách, báocáo theo yêu cầu Chức năng của chương trình là theo dõi các chứng từ đầu vào(Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng, Phiếuthanh toán, ) Dựa trên các chứng từ đó chương trình sẽ lên các báo cáo vềQuản trị - Tài chính - Kế toán

Phần mềm kế toán Bravo đã được đăng ký, chứng nhận:

 Giấy chứng nhận bản quyền tác giả số 321/2001/QTG do Cục bản quyềntác giả - Bộ Văn hóa thông tin cấp ngày 24/10/2001 về phần mềm kế toánBRAVO

 Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hang hóa số 53916 theo quyết định sốA1794/QĐ – ĐK ngày 28/04/2004 của Cục sở hữu công nghệ và môitrường về việc bảo hộ nhãn hiệu hang hóa: Phần mềm kế toán BRAVO

1.1.2.1.1 Những đặc điểm nổi bật của Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO)

Công nghệ tiên tiến : hệ thống chương trình được thiết kế và xây dựng

dựa trên công nghệ tiên tiến về lập trình xây dựng và cơ sở dữ liệu bằng nhiềungôn ngữ khác nhau: Cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 được sử dụng cùng với hệthống được thiết kế theo mô hình 3 lớp cho phép làm việc tốt với khối lượng dữliệu lớn (500Mb trở lên)

Chất lượng ISO 9001 : 2000: Lập trình theo các quy trình kiểm soát chất

lượng chặt chẽ và toàn diện làm cho BRAVO là sản phẩm ổn định và có độ tincậy cao Có quy trình để khách hang có thể kiểm soát chất lượng đào tạo, sửdụng phần mềm là sản phẩm của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000

Phần mềm kế toán sản xuất: tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm,

từng nhóm sản phẩm theo nhiều phương pháp tính giá thành khác nhau Phântích giá thành theo khoản mục và yếu tố Hỗ trợ quản lý vật tư với số lượng lớn

Chức năng Theo vết (Trace): cho phép truy cập từ báo cáo Tổng hợp

(Bảng cân đối tài khoản) > Chi tiết (Sổ chi tiết) > Chứng từ nghiệp vụ phátsinh Từ hóa đơn truy ngược lại các chứng từ thanh toán

Chất lượng chuyên nghiệp: Lập trình theo các quy trình kiểm soát chất

lượng chặt chẽ và toàn diện làm cho BRAVO là sản phẩm ổn định và có độ tincậy cao Có quy trình để khách hàng có thể kiểm soát chất lượng đào tạo sử dụngphần mềm

Phần mềm kế toán quản trị: công cụ trợ giúp các nhà quản lý phân tích và

đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả Quản lý đa cấp, nhiều chiều,xem xét thông tin trên nhiều giác độ để giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổngthể

Tính toàn diện: tuân thủ các quy định về chế độ kế toán Đầy đủ các phân

hệ phù hợp với các phần hành kế toán trong doanh nghiệp Chạy mạng đa ngườidùng, bảo mật và phân quyền chi tiết với từng người sử dụng đến từng chứcnăng, thao tác

Tính xác thực: Hệ thống phần mềm được thiết kế chi tiết các màn hình

nhập liệu riêng, phù hợp với từng nghiệp vụ cụ thể, quản lý phân quyền và địnhnghĩa đến từng chứng từ, báo cáo linh động, mềm dẻo khai báo năm tài chính(không bắt buộc phải đầu từ ngày 1 tháng 1)

Hệ thống mở: mềm dẻo, linh hoạt để có thể điều chỉnh không chỉ phù hợp

với yêu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn sẵn sàng cho các yêu cầu của sựphát triển trong tương lai và sự biến động khách quan của chính sách, chế độ kếtoán tài chính của nhà nước

1.1.2.1.2. Các phân hệ của Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán (BRAVO)

 *  Vốn bằng tiền  *  Mua hàng – Phải trả  *  Bán hàng – Phải thu *  Hàng tồn kho

 *  Quản lý tài sản *  Chi phí giá thành *  Kế toán tổng hợp  *  Hệ thống

1.1.2.1.3 Thế mạnh của Phần mềm Quản trị - Tài chính – Kế toán (BRAVO)

 * Triển khai đáp ứng ngay tức thời các thay đổi cụ thể của khách hàng *  Hệ thống tra cứu các danh mục của chương trình rất tiện ích nhanh chóng *  Thao tác sử dụng chương trình dễ dàng

 *  Tính giá thành hoàn thiện:     Việc tính giá thành và phân tích chi phí luôn là một công việc nặng nhọc, khókhăn, dễ gây nhầm lẫn và mất nhiều công sức Khi mà doanh nghiệp mở rộng sản xuất thì khối lượng tính toán tăng theo cấp số nhân Điều này khó lòng mà giải quyết được bằng cách tăng số lượng nhân viên kế toán hoặc kéo dài thời gian làm việc

     Vấn đề này chỉ có thể giải quyết triệt để khi mà tăng được hiệu suất làm việc của kế toán Việc áp dụng các phần mềm kế toán giá thành sẽ làm cho bộ phận kế toán trở nên hiệu quả hơn nhiều

     Với phần mềm BRAVO, nhân viên kế toán có thể tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm, từng nhóm sản phẩm theo nhiều phương pháp tính giá thành khác nhau, như trực tếp, hệ số, định mức, phân bước và phân tích giá thành theo khoản mục và yếu tố.

1.1.2.2 Dịch vụ phần mềm BRAVO Dịch vụ tư vấn:

+ Khảo sát hệ thống tài chính kế toán hiện tại + Đánh giá tính khả thi

+ Tư vấn thực hiện

Dịch vụ phần mềm:

Khảo sát, hiệu chỉnh và cài đặt chương trình: Công ty Phần mềm

BRAVO sẽ cử cán bộ kỹ thuật đến văn phòng làm việc của khách hàng để tiếnhành khảo sát chi tiết các nghiệp vụ về kế toán và quy trình luân chuyển chứngtừ, đồng thời sẽ hiệu chỉnh chương trình (nếu có) cho phù hợp với thực tế Saukhi hiệu chỉnh xong chương trình theo yêu cầu của khách hàng cán bộ kỹ thuậtcủa công ty BRAVO sẽ cài đặt phần mềm vào hệ thống máy tính của Quý khách

Cung cấp khóa đào tạo từ 6 đến 2 tuần: Công ty Phần mềm BRAVO sẽ

cử cán bộ kỹ thuật đến văn phòng làm việc của quý khách để hướng dẫn, đào tạocách thức nhập dư liệu và sử dụng phần mềm BRAVO, đồng thời tư vấn và traođổi với khách hàng về việc ứng dụng nghiệp vụ kế toán thực tế vào máy tính

Hỗ trợ sau đào tạo: Sau khóa đào tạo cho khách hang Công ty tiếp tục hỗ

trợ thực hiện công tác hỗ trợ khách hàng trong việc sử dụng phần mềm và giảithich những tính năng của phần mềm đó trong vòng 03 tháng Trong thời giannày những thắc mắc của Quý khách hang và những vấn đề phát sinh khi sử dụngchương trình sẽ được cán bộ kỹ thuật của Công ty phần mềm BRAVO giải quyếttức thời

Bảo hành phần mềm: Các sản phẩm mà công ty Phần mềm BRAVO đã

cung cấp cho khách hang sẽ được Công ty bảo hành với các nội dung cụ thể nhưsau:

- Phần mềm BRAVO sẽ được bảo hành miễn phí trong thời gian 18 tháng - Trong thời gian bảo hành nếu có sự thay đổi về mẫu biểu, chế độ, chínhsách của nhà nước thì công ty Phần mềm BRAVo sẽ cập nhật (update) , hiệuchỉnh phần mềm đã cài đặt cho khách hàng mà Quý khách sẽ không phải chịubất kỳ khoản chi phí nào

- Phương thưc bảo hành: Ngay sau khi có thông báo của Quý khách hàngvề sự cố hoặc lỗi của chương trình, chúng tôi sẽ căn cứ vào tính chất, tầm quantrọng của thông báo, thực hiện khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi của chươngtrình theo một trong các phương pháp sau:

+ Cử cán bộ đến trực tiếp khắc phục sự cố hoặc lỗi đối với phần mềm đãcài đặt

+ Thông qua điện thoại, Email hoặc Fax sẽ hướng dẫn cho cán bộ sử dụngchương trình phần mềm cách thức khắc phục, giải quyết sự cố hoặc lỗi đối vớiphần mềm đó

+ Gửi chương trình khắc phục sự cố hoặc lỗi cho quý khách hàng theođường bưu chính

Với những nguyên nhân chủ quan gây lỗi phát sinh từ phía khách hàngnhư: VIRUS, sự cố về điện, hỏng ổ đĩa cứng… công ty đề có trách nhiệm cài đặtlại phần mềm tại trụ sở của Quý khách hàng

1.2.3 Quy trình sản xuất phần mềm

Là công ty phần mềm chuyên nghiệp BRAVO đã xây dựng một quy trình sảnxuất phần mềm được phân chia thành các công việc cụ thế và được thực hiệntheo các công đoạn sau:

1.2.3.1 Hoạch định quá trình tạo sản phẩm

- Lập kế hoạch chất lượng thực hiện cho việc tạo sản phẩm và xác định các điềukiện cần thiết để thực hiện.

- Các mục tiêu chất lượng và yêu cầu đối với sản phẩm được hoạch định tại từngthời kỳ kế hoạch Công ty lại xác định mục tiêu và kế hoạch cụ thể nhằm đạtđược mục tiêu chất lượng chung cho cả hệ thống

- Nhu cầu thiết lập các quá trình và hệ thống các văn bản cung cấp các nguồn lựcvà vật chất cụ thể để thiết kế các sản phẩm

- Các hoạt động kiểm tra, xác nhận và các tiêu chuẩn chấp nhận sản phẩm.- Duy trì hệ thống hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng khách quan về sự phùhợp của các quá trình và sản phẩm tạo thành, đáp ứng các yêu cầu

- Xác định sản phẩm, các yêu cầu liên quan đến sản phẩm của khách hang, xemxét các yêu cầu để đảm bảo rằng sản phẩm đã đáp ứng được các mục tiêu chấtlượng đã thiết lập

- Kết quả kinh doanh của kỳ kế hoạch trước.- Năng lực con người, tài sản và nguồn vốn hiện tại của công ty.- Khả năng thị trường tiêu thụ sản phẩm

1.2.3.2 Thiết kế sản phẩm Hoạch định

Căn cứ vào yêu cầu của khách hang hoặc của các đơn vị khác trong công typhòng phát triển sản phẩm có trách nhiệm phân tích và hoạch định các nội dungcông việc liên quan đến toàn bộ quá trình thiết kế bao gồm việc khảo sát, phâncông thiết kế, xem xét, kiểm tra và phê duyệt Việc phân công trách nhiệm thiếtkế được ghi cụ thể trong kế hoạch thiết kếvà trưởng nhóm thiết kế có tráchnhiệm quản lý sự tương giao giữa các thành viên trong nhóm nhằm đảm bảo sựtrao đổi thông tin có hiệu quả

Đầu vào của thiết kế

Phòng phát triển phần mềm có trách nhiệm xác định đầy đủ các thông tin đầuvào của thiết kế bao gồm:

- Các yêu cầu của khách hàng

- Loại sản phẩm phần mềm được thiết kế.- Thông số kỹ thuật: Cấu trúc của bảng, tên, tóm tắt các hàm chính…- Mục đích sử dụng.

- Phiếu khảo sát số liệu đầu vào, thôngtin khảo sát hiện trường về môitrường và điều kiện lắp đặt sử dụng

- Các tiêu chuẩn, tài liệu kỹ thuật và quy định hiện hành.- Các tài liệu của khách hang cung cấp

- Tất cả các thông tin đầu vào đề được xem xét thỏa đáng trước khi triểnkhai

Đầu ra của thiết kế- Đầu ra của thiết kế dưới dạng văn bản thiết kế và quy trình công nghệ.- Bản thiết kế và các yêu cầu kiểm tra trên đó còn việc dẫn đến các tiêu

chuẩn kỹ thuật áp dụng để làm chuẩn mực chấp nhận sản phẩm thiết kế.Xem xét thiết kế

- Trưởng phòng hoặc phụ trách thiết kế phải xem xét, kiểm duyệt hồ sơ thiếtkế trước khi trình Giám đốc nhằm đảm bảo hồ sơ thiết kế đáp ứng các yêucầu và kế hoạch của thiết kế

- Khi xem xét thiết kế nếu có yêu cầu cần sửa đổi, trưởng phòng phát triểnsản phẩm hoặc phụ trách thiết kế phải cập nhật lại kế hoạch thiết kế, tiếnđộ thiết kế cho phù hợp với tiến độ chung

Quy trình thiết kế có thể biểu diễn như trong sơ đồ sau:

Lập kế hoạch phát triển

Duyệt kế hoạch

Thiết kế DuyệtKhông

Duyệt thiết kế

Giao việcDuyệtKhông

Xác định yêu cầu của chương trình

1.2 Công ty THNH thương mại Triệu Nguyên

1.2.1 Giới thiệu chung về công ty

Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Triệu NguyênTên giao dịch: Trieu Nguyen Company Lmt

Loại hình công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạnTrụ sở: 20 Trần Duy Anh-Kim Liên-Đống Đa-Hà NộiFax: 047596636

Điện thoại: 047596642 - 047596643Email: trieunguyencom@fpt.vnSố tài khoản tại Ngân Hàng Vietcombank

 TK VND:0302096555001-1Số nhân viên tại Hà Nội: 135 ngườiNguồn vốn của công ty: 3,500,000,000 Đ Vốn ban đầu: 2,000,000,000 Đ Vốn cổ đông đóng góp: 1,500,000 Đ

1.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty được thành lập theo giấy đăng kí số 0102027372 ngày 5/6/2000 củaSở đầu tư Thành Phố Hà Nội

Công ty được thành lập vào năm 2000, lúc đầu qui mô của công ty còn nhỏnhưng sau thời gian làm ăn có hiệu quả, qui mô cũng như nguồn vốn của công tyđã tăng lên nhiều lần, huy động vốn đóng góp của nhiều cổ đông Hiện giờ côngty đã có chi nhánh tại hầu hết các tỉnh thành lớn trong nước, trở thành một côngty lớn trên thị trường, luôn làm tròn nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, nâng caođời sống của công nhân viên

Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong cơ chế thị trường hiện nay , nhưng côngty luôn cố gắng vươn lên để trở thành công ty dẫn đầu trong khối các công ty

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC

P KẾ TOÁNHOẠCHP KẾ P KINH DOANHTÍNHP VI P HÀNH

CHÍNHTNHH, mua sắm trang thiết bị làm việc tốt nhất cho nhân viên , chăm lo tới đờisống nhân viên, đảm bảo mọi người đều có môi trường làm việc tốt

1.2.3 Hoạt động kinh doanh của công ty

Là công ty chuyên nhập khẩu và phân phối độc quyền các sản phẩm dinhdưỡng cao cấp cho trẻ em như: thức ăn dạng lỏng, sữa hộp cho mọi lứa tuổi, sữadạng nước, các sản phẩm chăm sóc da cho trẻ sơ sinh của các hãng lớn có tiếngtrên thế giới như: Abbott, Johnson Baby đang rất được thị trường ưa chuộng

Thực hiện chính sách, chế độ quản lí tài sản , tài chính , lao động tiền lương,làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước, tăng dần tích luỹ công ty ngày càng pháttriển vững mạnh Thực hiện chính sách đối với lao động, không ngừng đào tạokiến thức, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, văn hoá cho toàn bộ côngnhân viên của công ty

1.2.4 Bộ máy quản lý của công ty:

1.2.4.1 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

+Hội đồng quản trị: Bao gồm các cổ đông , những người có quyền quyếtđịnh mọi chiến lược kinh doanh của công ty

+Giám đốc: Là người phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo chiến lược kinhdoanh theo mục tiêu của hội đồng quản trị, ngoài ra còn là ngườiphụ trách chungtất cả các vấn đề phát sinh trong công ty , có quyền điều động nhân sự tại công tyvà các chi nhánh

+Phòng hành chính:-Tham mưu về công tác tổ chức, nhân sự, tuyển dụng, đào tạo; về chếđộ, chính sách lao động và tiền lương của toàn bộ cán bộ, công nhân viên củacông ty

- Quản lí hành chính, hồ sơ, lí lịch, hợp đồng lao động nhân viên toàncông ty Theo dõi, tổ chức nhân sự toàn công ty ( số lượng, tiêu chuẩn, tăng,giảm )

- Tổ chức xét lương khen thưởng định kì và đột xuất làm cơ sở cho hợpđồng lương của công ty ; tổ chức tiếp đãi khách tại văn phòng công ty hàng ngàycũng như các dịp lễ tết , hội họp, các chương trình khuyến mại dành cho ngườitiêu dùng, hội nghị khách hàng

-Quản lí đội bảo vệ ,tài sản văn phòng, căntin+Phòng máy tính: Có nhiệm vụ đảm bảo hệ thống thông tin thông suốt trongtoàn công ty , xử lí các vấn đề trục trặc kĩ thuật về máy tính Cập nhật thông tin ,số liệu từ các chi nhánh gửi về

+Phòng kinh doanh: Thực hiện các chiến lược kinh doanh theo đường lốichỉ đạo của Giám đốc và Hội đồng quản trị đề ra với mục đích nâng cao doanhsố bán tại mọi thời điểm

+Phòng kế hoạch :Lập kế hoạch cho các chương trình mở rộng thị trườngcủa công ty, tổng hợp số liệu gửi các phòng ban

1.2.43 Kết quả thực hiện kinh doanh tại doanh nghiệp năm 2006, 2007:

LỆCH

TỶ LỆ(%)1.Tổng doanh thu 5 299 783 662 10 450 779 479 5 150 995 817 97.2

8.Lợi nhuận ròng 387 704 244 713 710 468 326 006 224 84.1Qua bảng tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của công ty THHH TMTriệu Nguyên, ta nhận thấy như sau:

Năm 2007 doanh thu của công ty là 10 450 779 479 đồng tăng 97.2% về tỷ trọngso với năm 2006 và tăng là 5 150 995 817 đồng về giá trị

Nguyên nhân là do công ty ngày càng mở rộng thị truờng , thị phần các sảnphẩm phân phối của công ty chiếm tỷ trọng lớn so với các hãng khác, chính vìvậy mà doanh thu của công ty tăng , khách hàng sử dụng các sản phẩm của côngty ngày càng đông Doanh thu tăng dẫn đến lãi gộp tăng 41.5% về tỷ trọng vàtăng 669 817 774 đồng về giá trị so với năm 2006 Điều này chứng tỏ rằng quymô kinh doanh của công ty đã tăng lên Nhưng cũng cần lưu ý sự gia tăng quymô của công ty kèm theo gia tăng về chi phí : năm 2007 tăng 28% tương ứng với343 811 550 đồng.

Về các hoạt động khác của công ty : Ban giám đốc quyết định mở các của hànglớn tại các trung tâm trong thành phố lớn để trưng bày, giới thiệu các loại sảnphẩm của công ty với người tiêu dùng Nhờ có quyết định này mà lượng kháchhàng mới sử dụng sản phẩm của công ty đã tăng lên khá nhiều Ngoài ra công tycòn mở rộng hệ thống phân phối sản phẩm với mục đích tạo điều kiện để sảnphẩm của công ty tới tay người tiêu dùng một cách thuận lợi nhất

1.3 Lý do lựa chọn đề tài

Sau hơn bảy năm thành lập công ty đã có những bước phát triển rất vữngchắc trong công việc kinh doanh Có được thành tích đó không phải dễ dàng vànhất là trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển như vũ bão hiện nay.Vì vậy để ngày một khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường, công tyhiểu được rằng cần phải chú trọng đến việc xây dựng chiến lược phát triển hệthống thông tin cho công ty mình Chính vì thế trong các năm tới công ty cóchiến lược dần dần ứng dụng tin học vào trong tất cả các mảng từ kế toán chođến sản xuất, cố gắng tận dụng tối đa các thiết bị máy móc thay cho con người,bước đầu tahy đổi cách quản lý thủ công sang quản lý tự động, có sự giao tácgiữa người và máy nhằm giảm bớt thao tác thừa, không chính xác trong quá trìnhquản lý, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đưa ra các thông tin chínhxác kịp thời, trợ giúp cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý

Hiện nay, đối với công tác kế toán thì công ty đang sử dụng phần mềmExel để hạch toán Với quy mô của công ty trước đây thì phần mềm này vẫnphần nào đáp ứng yêu cầu Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay khi mà quy môcủa công ty đang ngày càng mở rộng với số lượng các khách hàng ngày càng lớnvà số lượng giao dịch ngày càng nhiều thì phần mềm Exel thực sự không đápứng được các mục tiêu đề ra của ban giám đốc Chính vì thế để có thể nâng caochất lượng của công tác kế toán nhắm đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường cũngnhư tăng doanh thu của doanh nghiệp, yêu cầu đặt ra cấp thiết là phải có mộtphần mềm kế toán bán hàng chuyên nghiệp Đây là bộ phận quan trọng nhấttrong công tác kế toán của doanh nghiệp nên công ty rất muốn xây dựng nhằmnâng cao hiệu quả công việc Do đó em đã lựa chọn đề tài này với mục đích cóthể ứng dụng ngay vào thực tiễn của công ty