Huong dan quy che KHCN

HƯỚNG DẪN QUY CHẾ QUẢN LÝ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ CỦA VIỆN KHOA HỌC THỦY LỢI VIỆT NAM (Ban hành kèm theo định số QĐ/VKHTLVN-KHTH ngày tháng Giám đốc Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam) năm 2009 Để triển khai thực quy chế quản lý KHCN Viện KHTLVN, Ban Kế hoạch tổng hợp tổng hợp, thống kê, sửa chữa xây dựng mới… mẫu bảng biểu hướng dẫn sở quy chế 36, Hướng dẫn đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ, dự án sản xuất thử nghiệm cấp nhà nước theo thông tư số 12/2009/TT-BKHCN ngày 08/5/2009 Phần hướng dẫn thực quy chế gồm nội dung: + Hướng dẫn xây dựng kế hoạch khoa học công nghệ (KHCN) + Hướng dẫn ký duyệt đề cương dự toán + Hướng dẫn kiểm tra, nghiệm thu + Hướng dẫn công tác thông tin & lưu trữ Các biểu mẫu thuộc nội dung hướng dẫn tải từ website Viện địa www.vawr.org.vn Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ PHẦN I: HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KHOA HỌC CÔNG NGHỆ Nội dung Thời gian xây dựng Kế hoạch Khoa học Công nghệ: 1.1 Nội dung Kế hoạch Khoa học công nghệ: - Kế hoạch năm đề tài/dự án cấp Bộ, cấp Nhà Nước, - Kế hoạch năm (5 năm) đề tài cấp sở (đặc thù), nghiên cứu thường xuyên - Tăng cường trang thiết bị 1.2 Thời gian xây dựng Kế hoạch Khoa học Công Nghệ Công tác xây dựng kế hoạch thực liên tục năm Đầu tháng hàng năm Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam có văn thông báo cho đơn vị lập kế hoạch Khoa học Công nghệ Các đơn vị vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị Bộ phê duyệt hướng dẫn xây dựng kế hoạch Khoa học Công nghệ Viện để xây dựng kế hoạch cho đơn vị Thời gian đơn vị nộp báo cáo kế hoạch Khoa học Công nghệ trước ngày 15/6 hàng năm Việc xây dựng kế hoạch năm tiến hành xây dựng kế hoạch hàng năm thực trước năm rưỡi Quy trình thực hiện: Bước 1: Phịng Quản lý Khoa học thu thập đề xuất cá nhân đơn vị theo mẫu: - Đối với đề tài theo mẫu B1-ĐXĐT - Đối với dự án Sản xuất thử nghiệm theo mẫu B2-ĐXDA Bước 2: Phòng quản lý khoa học tổng hợp đề xuất theo mẫu: B3-ĐXTHKH Đây tài liệu chủ yếu để Hội đồng Tư vấn xác định nhiệm vụ (TVXĐNV) cấp sở đánh giá lựa chọn nhiệm vụ Bước 3: Thủ trưởng đơn vị định thành lập Hội đồng TVXĐNV cấp sở Hội đồng bao gồm thành viên có chun mơn với lĩnh vực nhiệm vụ đề xuất số lượng thành viên khơng người, có chủ tịch thư ký hội đồng Các đơn vị mời chuyên gia tư vấn độc lập bên ngồi thấy cần thiết Bước 4: Phịng Quản lý khoa học tổng hợp lại điểm ý kiến đóng góp Ủy viên Hội đồng theo nhiệm vụ đề xuất (Mẫu B5.THKQĐG) Sau loại bỏ nhiệm vụ không đạt yêu cầu, chỉnh sửa lại nội dung, mục tiêu, sản phẩm đề xuất theo ý kiến đóng góp Hội đồng (nếu có) Bước 5: Tổng hợp lại thành danh mục nhiệm vụ đề xuất Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên dựa điểm đánh giá trung bình Hội đồng (mẫu B6-THĐX) Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Bước 6: Gửi danh mục nhiệm vụ đề xuất (Mẫu B6-THĐX) kèm theo công văn đề xuất kế hoạch đơn vị, phiếu đề xuất nhiệm vụ cá nhân (Mẫu B1 or B2) Bảng tổng hợp kết đánh giá lựa chọn nhiệm vụ (Mẫu B5) Ban Kế hoạch Tổng hợp - Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam trước ngày 15/6 hàng năm Phương thức làm việc Hội đồng Tư vấn xác định nhiệm vụ cấp sở a Trước phiên họp ngày, thành viên Hội đồng, Ban Kế hoạch Tổng hợp cung cấp tài liệu bao gồm: - Quyết định thành lập Hội đồng - Danh mục đề xuất; - Các tài liệu chun mơn văn khác có liên quan b Hội đồng phải có 2/3 thành viên hội đồng tham dự họp Các Ủy viên Hội đồng thảo luận cho điểm nhiệm vụ đề xuất theo phiếu chấm điểm (mẫu B4-PĐGĐX) dựa tiêu chí cụ thể sau: * Ý nghĩa khoa học (10 điểm) + Có tính mới, sáng tạo (5 điểm) + Có tác động nâng cao trình độ khoa học ngành, lĩnh vực (5 điểm) * Ý nghĩa thực tiễn (10 điểm) + Trực tiếp góp phần giải vấn đề cấp bách SX đáp ứng nhu cầu phát triển ngành, lĩnh vực (5 điểm) + Tạo tiền đề cho việc hình thành ngành nghề mới, chuyển dịch cấu kinh tế XH (5 điểm) * Tính khả thi (10 điểm) + Phù hợp với trình độ cán khoa học sở vật chất có (5 điểm) + Có địa sử dụng kết nghiên cứu (5 điểm) (Các đơn vị theo yêu cầu tính chất đặc thù đơn vị để bổ sung thêm tiêu chí đánh giá cho phù hợp) Yêu cầu đăng ký kế hoạch - Cơng văn đăng ký kế hoạch khơng trình vượt cấp Trường hợp thực nhiệm vụ khẩn cấp theo yêu cầu Bộ phải hoàn thiện thủ tục sau - Bản đăng ký Kế hoạch gửi ban KHTH gồm: 01 cơng văn có đầy đủ dấu, chữ ký thủ trưởng đơn vị, bảng tổng hợp danh mục nhiệm vụ theo mẫu, phiếu đề xuất nhiệm vụ Bảng tổng hợp kết đánh giá lựa chọn nhiệm vụ (Đây hồ sơ đăng ký thức) - Gửi file điện tử theo địa quy định - Bảng đăng ký phải nộp hạn Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ PHẦN II: HƯỚNG DẪN KÝ DUYỆT ĐỀ CƯƠNG DỰ TOÁN ĐỀ TÀI/DỰ ÁN TỔNG THỂ VÀ HÀNG NĂM Thời gian phê duyệt: 1.1 Đối với đề cương dự toán tổng thể: Đề tài cấp Bộ, cấp Nhà nước: Ký duyệt sau có kết trúng thầu thẩm định Đề tài cấp sở (đặc thù, nghiên cứu thường xuyên): Sau có thông báo hướng dẫn thực kế hoạch KHCN Viện hàng năm 1.2 Đề cương dự toán hàng năm: Phê duyệt cuối quý IV năm kế hoạch trước Chuẩn bị đề cương dự toán - Bộ phận quản lý khoa học đơn vị thông báo chủ nhiệm đề tài/dự án lập đề cương dự toán theo mẫu tương ứng từ Biểu Biểu 16 phần phụ lục - Thu thập đề cương dự toán chủ nhiệm, phối hợp với phận tài kiểm tra sơ đề cương dự toán (về biểu mẫu, áp dụng quy chế quản lý KHCN tài đơn vị quan quản lý) Nếu đề cương dự tốn có sai sót u cầu chủ nhiệm chỉnh sửa lại trước trình lãnh đạo đơn vị thực ký duyệt Tổ chức Hội đồng thẩm định đề cương dự toán 3.1 Phân cấp thẩm định đề cương dự toán - Các đề tài/dự án cấp Nhà nước: Bộ Khoa học Công nghệ tổ chức thẩm định đề cương dự tốn tổng thể, Bộ Nơng nghiệp PTNT tổ chức ký duyệt đề cương dự toán hàng năm - Các đề tài/dự án cấp Bộ: Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn tổ chức thẩm định đề cương dự toán tổng thể, Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam tổ chức ký duyệt đề cương dự toán hàng năm - Các nhiệm vụ đặc thù NCTX Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam tổ chức thẩm định đề cương dự toán tổng thể, đơn vị thực tổ chức ký duyệt đề cương dự toán hàng năm 3.2 Thành phần tham dự Hội đồng thẩm định Ngoài ủy viên Hội đồng, đại diện quan quản lý có liên quan tất đề tài/dự án cấp họp thẩm định đề cương dự tốn phải có đại điện phận quản lý khoa học, tài Viện Khoa học Việt Nam đơn vị thực Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Các chủ nhiệm đề tài, dự án cấp Bộ cấp Nhà nước có lịch thẩm định đề cương dự tốn có trách nhiệm thơng báo lịch với Viện KHTLVN (Ban Kế hoạch tổng hợp Ban Tài Kế tốn) Lãnh đạo đơn vị chủ trì để cử đại diện tham dự 3.3 Yêu cầu đề cương dự toán trước tổ chức thẩm định ký duyệt - Các đề cương dự toán phải xây dựng sở biểu mẫu tương ứng phụ lục kèm theo hướng dẫn - Tất đề cương dự toán trước nộp lên cấp có thẩm quyền thẩm định ký duyệt phải có đầy đủ chữ ký Chủ nhiệm dấu đơn vị chủ trì thực (bộ phận quản lý khoa học tài kiểm tra trước trình lãnh đạo ký) - Sau đề cương đơn vị thực thông qua, chủ nhiệm đề tài/dự án nhân đề cương cho phù hợp với số lượng uỷ viên Hội đồng thẩm định lượng khách mời tham dự - Đề cương dự toán phải gửi đến uỷ viên Hội đồng, Ban Kế hoạch Tổng hợp, Ban Tài Chính Kế tốn trước họp 03 ngày Tổ chức ký duyệt đề cương dự toán 4.1 Đối với đề cương dự toán tổng thể, hàng năm đề tài/dự án cấp Nhà nước đề cương dự toán tổng thể đề tài/dự án cấp Bộ: - Chủ nhiệm chỉnh sửa đề cương theo ý kiến đóng góp Hội đồng thẩm định (chậm 07 ngày kể từ ngày họp) nộp phận quản lý khoa học kèm theo biên hợp Hội đồng thẩm định - Bộ phận quản lý khoa học thu thập đề cương kiểm tra việc tiếp thu ý kiến đóng góp Hội đồng thẩm định trước trình ký thơng qua đơn vị thực - Nộp đề cương dự toán Ban Kế hoạch Tổng hợp để kiểm tra trình Giám đốc Viện ký (chậm 02 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ) - Sau Giám đốc Viện ký, chủ nhiệm đề tài/dự án chịu trách nhiệm hoàn thành nốt việc trình quan có thẩm quyền phê duyệt - Đối với đề tài/dự án họp Hội đồng thẩm định đề cương dự tốn khơng có mặt đại diện Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam, nộp đề cương dự toán Ban Kế hoạch Tổng hợp để kiểm tra, trình Giám đốc Viện ký duyệt cần kèm theo biên họp Hội đồng, giải trình nội dung chỉnh sửa theo ý kiến đóng góp Hội đồng (có xác nhận thư ký khoa học Hội đồng) 4.2 Đối với đề cương dự toán hàng năm đề tài, dự án cấp Bộ đề cương dự toán tổng thể đề tài cấp sở Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - Chủ nhiệm chỉnh sửa đề cương theo ý kiến đóng góp Hội đồng thẩm định (chậm 07 ngày kể từ ngày họp) nộp phận quản lý khoa học kèm theo biên hợp Hội đồng thẩm định, giải trình nội dung chỉnh sửa có xác nhận thư ký khoa học Hội đồng thẩm định - Bộ phận quản lý khoa học thu thập đề cương kiểm tra việc tiếp thu ý kiến đóng góp Hội đồng thẩm định trước trình ký thơng qua đơn vị thực - Nộp đề cương dự toán (mỗi đề tài 02 bộ) Ban Kế hoạch Tổng hợp Ban Tài kế tốn - Ban Kế hoạch Tổng hợp Ban tài Kế toán phối hợp với đơn vị thực chủ nhiệm đề tài rà soát lại đề cương dự toán trước trình Giám đốc Viện ký phê duyệt (thời gian trình phê duyệt chậm 02 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ chỉnh sửa theo yêu cầu) 4.3 Đối với đề cương dự toán hàng năm đề tài cấp sở Sau tập hợp đầy đủ đề cương dự toán, đơn vị thực đăng ký lịch tổ chức họp ký duyệt đề cương với Ban Kế hoạch Tổng hợp Thành phần tham dự: Lãnh đạo Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam, đại diện ban Kế hoạch Tổng hợp Tài Kế tốn, lãnh đạo đơn vị thực hiện, trưởng phịng quản lý khoa học kế tốn trưởng Sau hợp phận quản lý khoa học hướng dẫn chủ nhiệm chỉnh sửa lại đề cương dự toán (nếu có sai sót) Thu thập đề cương dự tốn chỉnh sửa, kiểm tra trình ký thơng qua trước nộp Ban Kế hoạch Tổng hợp để trình Giám đốc Viện phê duyệt Ký hợp đồng nghiên cứu - Đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước chủ nhiệm thực theo yêu cầu cụ thể Bộ Khoa học Công nghệ Văn phịng Chương trình cấp Nhà nước - Đối với đề tài, dự án cấp Bộ Chủ nhiệm soạn hợp đồng theo mẫu B15HĐDA-B B16 - HĐĐT-B HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH KIỂM TRA & NGHIỆM THU ĐỀ TÀI – DỰ ÁN I Cơng tác kiểm tra tình hình thực đề tài, dự án Thời gian kiểm tra: Đối với đề tài cấp Nhà nước Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ - Một năm 02 đợt kiểm tra định kỳ vào tháng 3, tháng Đối với đề tài cấp Bộ & cấp sở: - Một năm 02 đợt kiểm tra định kỳ vào tháng 7, tháng 12 Cơng tác kiểm tra tình hình thực kế hoạch nghiên cứu đề tài tiến hành định kỳ năm đột xuất thấy cần thiết Thành phần tổ chức kiểm tra: - Đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước, Bộ Khoa học Cơng nghệ chủ trì phối hợp với Bộ Nông nghiệp & PTNT Viện KHTL Việt Nam - Đối với đề tài cấp Bộ, Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam phối hợp với Vụ Khoa học Cơng nghệ Mơi trường, Vụ Tài Chính đơn vị liên quan kiểm tra - Đối với đề tài cấp sở, đơn vị thực phối hợp với Ban Kế hoạch Tổng hợp Ban Tài Chính Kế toán tổ chức kiểm tra tất nhiệm vụ đơn vị thực Hướng dẫn kiểm tra 3.1 Quy trình kiểm tra: - Phịng quản lý khoa học yêu cầu chủ nhiệm đề tài/dự án tất cấp lập báo cáo định kỳ theo mẫu B22-BCĐK-NN đề tài dự án độc lập cấp Nhà nước, mẫu B23 - BCĐK đề tài cấp Bộ cấp sở nộp Phòng quản lý khoa học để kiểm tra trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt - Sau ký duyệt, Phòng quản lý khoa học tập hợp đầy đủ báo cáo định kỳ nộp Ban Kế hoạch Tổng hợp trước ngày 15/3 15/9 hàng năm đề tài/dự án cấp Nhà nước, 15/6 15/12 hàng năm đề tài/dự án cấp Bộ&cấp sở đăng ký lịch kế hoạch kiểm tra với Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam - Ban Kế hoạch thống lịch kiểm tra với Phòng quản lý khoa học đơn vị thực đề tài cấp sở, cấp Bộ; Riêng đề tài cấp Nhà nước tiến hành theo quy định lịch kế hoạch Bộ Khoa học & Công nghệ, trường hợp đặc biệt Viện tiến hành kiểm tra riêng - Phòng quản lý khoa học thực công tác phục vụ kiểm tra như: Thông báo thời gian & địa điểm kiểm tra cho chủ nhiệm đề tài/dự án, yêu cầu chủ nhiệm chuẩn bị tài liệu cần thiết - Đối với đề tài cấp sở, Phòng quản lý khoa học dự buổi kiểm tra chịu trách nhiệm viết Biên kiểm tra lập theo mẫu B24-BBKTĐK Đối với đề tài cấp Bộ, Ban Kế hoạch tổng hợp chịu trách nhiệm viết biên kiểm tra Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ 3.2 Tài liệu chủ nhiệm cần chuẩn bị kiểm tra gồm có: - Báo cáo định kỳ - Thuyết minh đề cương dự toán tổng hàng năm phê duyệt - Tất sản phẩm đề tài/dự án tính từ đầu năm cuối kỳ báo cáo - Các liệu điều tra, nhật ký theo dõi (nếu có) Yêu cầu tài liệu: - Báo cáo định kỳ theo mẫu B22-BCĐK-NN/B23-BCĐK, điền xác thông tin theo hướng dẫn yêu cầu trang cuối biểu mẫu, phải nêu rõ khối lượng tiến độ công việc thực kỳ báo cáo Phịng quản lý khoa học có trách nhiệm rà soát yêu cầu chủ nhiệm đề tài/dự án chỉnh sửa nội dung thiếu sót khơng theo hướng dẫn trước trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt - Báo cáo định kỳ thuyết minh đề cương dự toán phải gửi tới thành phần kiểm tra trước buổi kiểm tra 3.3 Báo cáo kết kiểm tra Đối với đề tài cấp sở: Cuối đợt kiểm tra, Phòng quản lý khoa học tập hợp, hồn thiện đẩy đủ thơng tin, trình ký đầy đủ biên kiểm tra đưa lên Ban Kế hoạch Tổng hợp kiểm tra trình ký lãnh đạo Viện Sau đó, Phịng quản lý khoa học nhận lại biên kiểm tra, đóng lại thành có kèm theo danh mục đề tài nộp 02 Ban Kế hoạch tổng hợp, 01 Ban Tài Chính Kế Tốn Chậm 03 ngày sau đợt kiểm tra kết thúc Đối với đề tài cấp Bộ cấp Nhà nước: Ban Kế hoạch chịu trách nhiệm hồn thiện trình ký Biên kiểm tra với Lãnh đạo Viện gửi đơn vị thời gian chậm 03 ngày sau đợt kiểm tra kết thúc II Công tác nghiệm thu đề tài, dự án Phân cấp nghiệm thu: Tất đề tài/dự án nghiệm thu cấp: Cấp sở cấp quản lý Đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam tổ chức nghiệm thu cấp sở, Bộ Khoa học Công nghệ nghiệm thu thức Đối với đề tài, dự án cấp Bộ Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam tổ chức nghiệm thu cấp sở, Bộ Nông nghiệp PTNT nghiệm thu thức Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Đối với đề tài cấp sở: Các đơn vị trực thuộc tổ chức nghiệm thu sở, Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam tổ chức nghiệm thu thức Nghiệm thu sở 2.1 Đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước: + Chậm 30 ngày trước kết thúc thời hạn đề tài, dự án ghi hợp đồng văn điều chỉnh, gia hạn thời gian thực (nếu có), chủ nhiệm đề tài, dự án có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ đánh giá cấp sở, nộp cho Phòng quản lý khoa học kiểm tra xác nhận gửi Ban Kế hoạch tổng hợp Hồ sơ đánh giá cấp sở bao gồm tài liệu sau: Báo cáo tổng hợp kết đề tài, dự án (theo mẫu B35- BCTKĐT-NN); sản phẩm KH&CN đề tài, dự án với số lượng chất lượng theo hợp đồng Nhận xét tổ chức thực Viện đơn vị thực đề tài (theo mẫu B36- PNXTCTHĐT-NN kèm theo hướng dẫn này) Hợp đồng thuyết minh đề cương dự toán đề tài, dự án kèm theo Tài liệu kết đo đạc, kiểm định, đánh giá, thử nghiệm sản phẩm đề tài, dự án tổ chức có thẩm quyền (phịng thí nghiệm chun ngành, trung tâm đo lường, trung tâm giám định kỹ thuật, ) thực Các văn xác nhận tài liệu liên quan đến việc công bố, xuất bản, tiếp nhận sử dụng kết nghiên cứu đề tài, dự án (nếu có) Biên kiểm tra định hình triển khai thực đề tài, dự án Ban chủ nhiệm chương trình, quan chủ quản, Bộ KH&CN Báo cáo tốn tài đề tài, dự án Bản vẽ thiết kế (đối với sản phẩm máy, thiết bị…), số liệu điều tra, khảo sát gốc, sổ nhật ký sổ số liệu gốc đề tài, dự án + Ban Kế hoạch Tổng hợp kiểm tra hồ sơ trình Giám đốc Viện ký định thành lập Hội đồng nghiệm thu sở (Hội đồng gồm đến thành viên, có Chủ tịch ủy viên, có 02 phản biện Hội đồng bao gồm chuyên gia lĩnh vực với đề tài song số thành viên ngồi đơn vị khơng 30% Cá nhân tham gia đề tài không thành viên Hội đồng) + Phương thức làm việc Hội đồng nghiệm thu sở: Đối với đề tài/dự án cấp Nhà nước thực theo Quy định đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ cấp Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 12/2009/QĐ-BKHCN ngày 8/5/2009 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ + Hồ sơ hợp lệ gửi tới thành viên hội đồng trước phiên họp 07 ngày 04 hồ sơ đầy đủ gửi tới chủ tịch hội đồng, ủy viên phản biện lưu tổ chức chủ trì phục vụ phiên họp hội đồng; 06 hồ sơ gửi tới ủy viên lại (Trừ vẽ thiết kế, số liệu điều tra, khảo sát gốc, sổ nhật ký sổ số liệu gốc đề tài, dự án.) Chủ tịch hội đồng phối hợp với Viện tổ chức chủ trì phiên họp hội đồng đánh giá cấp sở; Biên đánh giá, Phiếu đánh giá nhận xét ủy viên Hội đồng lấy theo mẫu tương ứng từ mẫu B37 đến mẫu B42 ban hành kèm hướng dẫn Sau Chủ tịch hội đồng phối hợp với Viện xác nhận việc hoàn thiện hồ sơ đánh giá chủ nhiệm đề tài, dự án theo ý kiến kết luận hội đồng đánh giá cấp sở (theo mẫu B43- BCHTCS-NN kèm theo hướng dẫn này); Đối với đề tài, dự án hội đồng đánh giá mức “Đạt” vịng 30 ngày kể từ có kết đánh giá, chủ nhiệm đề tài, dự án có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ theo ý kiến kết luận hội đồng 2.2 Đối với đề tài, dự án cấp Bộ: + Sau kết thúc đề tài (tối đa 30 ngày), Chủ nhiệm đề tài hoàn chỉnh hồ sơ nghiệm thu nộp cho Phòng quản lý khoa học đơn vị kiểm tra, xác nhận sau gửi Ban Kế hoạch Tổng hợp Hồ sơ gồm có: - Hợp đồng khoa học cơng nghệ; - Thuyết minh đề tài phê duyệt; - Báo cáo tổng kết đề tài theo mẫu B25- BCTKĐT (có thể tham khảo thêm mẫu B35- BCTKĐT-NN); - Báo cáo tóm tắt đề tài - Các báo cáo định kỳ (đóng thành tập); - Các sản phẩm khoa học đề tài theo thuyết minh đề cương dự toán phê duyệt; - Các tài liệu có liên quan: Số liệu gốc, nhật ký thí nghiệm, báo cáo khảo sát nước ngồi (nếu có), biên kiểm tra hàng năm đột xuất, nhận xét doanh nghiệp địa phương (nếu có); - Báo cáo sử dụng kinh phí đề tài; - Bản danh mục thống kê tài liệu sản phẩm giao nộp - Các văn giải vấn đề phát sinh (gia hạn thực hiện, thay đổi nội dung đề cương dự toán) Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ 10 + Ban Kế hoạch Tổng hợp kiểm tra hồ sơ trình Giám đốc Viện ký định thành lập Hội đồng nghiệm thu sở (Hội đồng gồm đến thành viên, có Chủ tịch ủy viên, có 02 phản biện Hội đồng bao gồm chuyên gia lĩnh vực với đề tài song số thành viên ngồi đơn vị khơng 30% Cá nhân tham gia đề tài không thành viên Hội đồng) + Phương thức làm việc Hội đồng nghiệm thu sở: Đối với đề tài/dự án cấp Bộ thực theo Quy chế số 36/2006/QĐ-BNN Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Biên đánh giá, Phiếu đánh giá nhận xét ủy viên Hội đồng lấy theo mẫu tương ứng từ mẫu B29 đến mẫu B38 ban hành kèm hướng dẫn + Sau có định thành lập Hội đồng nghiệm thu sở, chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm gửi tài liệu cho Ủy viên hội đồng trước họp 05 ngày (Riêng ủy viên phản biện phải gửi đầy đủ tài liệu gồm báo cáo, thuyết minh đề cương dự toán, hợp đồng, sản phẩm đề tài) 2.3 Đối với đề tài cấp sở: + Sau kết thúc đề tài (tối đa 15 ngày), Chủ nhiệm đề tài hoàn chỉnh hồ sơ nghiệm thu nộp phòng quản lý khoa học đơn vị + Phòng quản lý khoa học kiểm tra hồ sơ trình lãnh đạo đơn vị ký định thành lập Hội đồng nghiệm thu sở (Hội đồng gồm đến thành viên, có chủ tịch ủy viên, có 01 phản biện Hội đồng bao gồm chuyên gia lĩnh vực với đề tài song số thành viên ngồi đơn vị khơng 30% Cá nhân tham gia đề tài không thành viên Hội đồng) + Sau có định thành lập Hội đồng nghiệm thu sở, chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm gửi tài liệu cho ủy viên hội đồng trước họp 03 ngày (Riêng ủy viên phản biện phải gửi đầy đủ tài liệu gồm báo cáo, thuyết minh đề cương dự toán, hợp đồng, sản phẩm đề tài) + Hội đồng tiến hành có 2/3 tổng số thành viên Hội đồng tham dự Tham dự phiên họp có đại diện quan chủ trì, địa phương doanh nghiệp (nếu cần) + Biên họp hội đồng, phiếu đánh giá ủy viên theo mẫu B26BBNTCS-CS B27- PĐGKQCS-CS Nghiệm thu thức: Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ 11 Sau nghiệm thu cấp sở (chậm 15 ngày) chủ nhiệm đề tài, dự án hồn chỉnh hồ sơ theo ý kiến đóng góp Hội đồng nghiệm thu cấp sở gửi Ban Kế hoạch Tổng hợp Ngoài danh mục tài liệu nêu hồ sơ bao gồm: - Biên họp Hội đồng nghiệm thu cấp sở - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu cấp sở - Bản xác nhận chỉnh sửa hồ sơ theo ý kiến Hội đồng nghiệm thu cấp cở sở, có chữ ký xác nhận Thư ký khoa học Hội đồng - Công văn đơn vị đề nghị cho nghiệm thu thức 3.1 Đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước: + Trong vịng 30 ngày kể từ có kết đánh giá “Đạt”, chủ nhiệm đề tài, dự án có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ theo ý kiến kết luận hội đồng nghiệm thu cấp sở + Chủ nhiệm hoàn tất văn xác nhận tác giả việc xếp thứ tự tên danh sách tác giả thực đề tài, dự án (theo mẫu B45-DSTGTH-NN kèm theo hướng dẫn này) + Viện có cơng văn gửi Tổ chức đánh giá cấp nhà nước đề nghị đánh giá nghiệm thu thức (theo mẫu B44-CVNTCT-NN kèm theo hướng dẫn này) + Sau đó, chủ nhiệm đề tài/dự án hoàn thiện hồ sơ theo Điều 13, 14 – Chương III Thông tư 12/2009/TT-BKHCN hướng dẫn đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ, dự án SXTN cấp nhà nước; tiến hành bước chuẩn bị cho công tác đánh giá nghiệm thu thức 3.2 Đối với đề tài, dự án cấp Bộ: Ban Kế hoạch Tổng hợp kiểm tra hồ sơ, gửi hồ sơ xin nghiệm thu thức kèm theo cơng văn Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam cho quan quản lý Cơ quan quản lý xem xét tiến hành bước cho nghiệm thu thức đề tài Chủ nhiệm đề tài liên hệ với cấp quản lý Viện Khoa học thủy lợi Việt Nam để chuẩn bị cho công tác nghiệm thu thức 3.3 Đối với đề tài cấp sở: + Chủ nhiệm hoàn thiện hồ sơ, Phòng quản lý khoa học kiểm tra lại gửi hồ sơ Ban Kế hoạch Tổng hợp Hồ sơ gồm: - Báo cáo tổng kết, báo cáo tóm tắt đề tài; - Bản thuyết minh dự toán phê duyệt ; - Hợp đồng nghiên cứu Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ 12 + Ban Kế hoạch Tổng hợp kiểm tra hồ sơ trình Giám đốc Viện ký định thành lập Hội đồng nghiệm thu thức + Phương thức làm việc Hội đồng nghiệm thu thức áp dụng theo Phương thức Hội đồng nghiệm thu cấp Bộ + Biểu mẫu Biên nghiệm thu, phiếu đánh giá, biên kiểm phiếu áp dụng theo mẫu B28-BBNTCT-CS, B29-PĐGKQCT-CS B30- KPĐGKQCT-CS + Sau có định thành lập Hội đồng, chủ nhiệm gửi tài liệu định thành lập Hội đồng cho thành viên trước họp 05 ngày + Sau đề tài hoàn thành cơng tác nghiệm thu, Phịng quản lý khoa học yêu cầu Chủ nhiệm hoàn thiện hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ kết đề tài III Các vấn đề phát sinh trình thực đề tài Trường hợp gia hạn tiến độ thực đề tài 1.1 Đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước cấp Bộ: - Chủ nhiệm làm cơng văn giải trình lý xin gia hạn tiến độ thực đề tài gửi Ban Kế hoạch Tổng hợp trước thời hạn kết thúc đề tài 03 tháng (Tránh để hạn xin gia hạn gây chậm trễ cho công tác nghiệm thu) - Ban Kế hoạch Tổng hợp trình Giám đốc Viện xem xét làm công văn xin gia hạn đề tài gửi lên cấp quản lý - Sau có cơng văn phúc đáp cấp chủ quản đề tài/dự án gửi Viện, Ban Kế hoạch tổng hợp thông báo gửi lại công văn cho Chủ nhiệm đề tài/dự án biết rõ kết tiến hành thực theo với yêu cầu 1.2 Đối với đề tài cấp sở: - Chủ nhiệm làm cơng văn giải trình lý xin gia hạn tiến độ thực đề tài gửi Ban Kế hoạch Tổng hợp trước thời hạn kết thúc đề tài 03 tháng - Ban Kế hoạch Tổng hợp trình Giám đốc Viện xem xét làm công văn phúc đáp Trường hợp thay đổi nội dung thực đề tài 2.1 Đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước cấp Bộ: Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ 13 - Chủ nhiệm làm cơng văn giải trình lý xin thay đổi nội dung thực đề tài gửi Ban Kế hoạch Tổng hợp - Ban Kế hoạch Tổng hợp trình Giám đốc Viện xem xét làm cơng văn xin thay đổi nội dung thực đề tài gửi lên cấp quản lý - Sau có công văn phúc đáp cấp chủ quản đề tài/dự án gửi Viện, Ban Kế hoạch tổng hợp thông báo gửi lại công văn cho Chủ nhiệm đề tài/dự án biết rõ kết tiến hành thực theo với yêu cầu 2.2 Đối với đề tài cấp sở: - Chủ nhiệm làm công văn giải trình lý xin thay đổi nội dung thực đề tài gửi Ban Kế hoạch Tổng hợp - Ban Kế hoạch Tổng hợp trình Giám đốc Viện xem xét làm công văn phúc đáp PHẦN IV: HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC THÔNG TIN & LƯU TRỮ ĐỀ TÀI – DỰ ÁN I Công tác thông tin KHCN (Chi tiết cụ thể xem Quy định công tác thông tin tuyên truyền KHCN) Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ 14 - Các đề tài/dự án cấp Bộ cấp Nhà nước phải có tối thiểu 02 báo đăng tải đặc san Viện tuyển tập KHCN kết nghiên cứu đề tài - Các đề tài cấp sở có tối thiểu 01 báo đăng tải kết thực đề tài đặc san tuyển tập KHCN hàng năm Viện - Thông báo cung cấp thông tin hoạt động đề tài để đưa lên trang Web Viện phục vụ cho công tác triển lãm KHCN II Công tác lưu trữ đề tài – dự án Xây dựng sở liệu lưu trữ hồ sơ phục vụ công tác quản lý theo dõi sở: Hàng năm phòng quản lý khoa học xây dựng, cập nhật thường xuyên sở liệu đề tài, dự án đơn vị thực để phục vụ công tác theo dõi, quản lý có thơng tin cần thiết để báo cáo quan quản lý có yêu cầu Các loại thông tin cần cập nhật thường xuyên sau: - Tên đề tài, dự án - Tên chủ nhiệm - Cấp quản lý - Nội dung nghiên cứu - Kết dự kiến - Kinh phí thực (tổng kinh phí kinh phí phân bổ theo năm) - Thời gian thực - Những thay đổi trình thực - Thời gian nghiệm thu sở, nghiệm thu đạt loại gì, chủ tịch Hội đồng - Thời gian nghiệm thu thức, nghiệm thu đạt loại gì, chủ tịch Hội đồng - Kết đạt - Kết áp dụng vào thực tế (áp dụng gì, đâu…) - Các giải thưởng đạt đăng ký quyền sở hữu trí tuệ (nếu có) Ngồi việc xây dựng sở liệu, phòng quản lý khoa học đơn vị phải lưu giữ tài liệu có liên quan đến dự án/đề tài để phục vụ cho công tác quản lý theo dõi, đơn vị Các tài liệu cần lưu trữ tham khảo “Bìa hồ sơ theo dõi đề tài” theo mẫu B48-HSTDĐT Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ 15 Giao nộp kết quả, sản phẩm đăng ký lưu trữ kết nghiên cứu - Đối với đề tài/dự án đánh giá nghiệm thu thức từ mức Đạt trở lên, chủ nhiệm đề tài/dự án phải hoàn chỉnh hồ sơ theo ý kiến đóng góp Hội đồng vòng 30 ngày sau họp nghiệm thu nộp hồ sơ lưu trữ kết nghiên cứu theo quy định hành Bộ Nông Nghiệp & Phát triển Nông thôn, Bộ Khoa học Công Nghệ - Tất đề tài/dự án cấp sau nghiệm thu thức phải nộp lưu trữ Thư Viện Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam 01 sản phẩm - Sau nộp đầy đủ lưu trữ, Chủ nhiệm đề tài/dự án nhận phiếu xác nhận lưu trữ Bộ phận Ban KHTH để làm sơ cho việc toán Quy cách hồ sơ lưu trữ: - Hồ sơ đóng gói hộp kín - Có dán trang bìa bên ngồi ghi đầy đủ thông tin: + Tên đề tài: + Đơn vị thực hiện: + Chủ nhiệm: + Thời gian thực hiện: Hồ sơ lưu trữ gồm: o Biên thẩm định đề cương dự toán; o Thuyết minh tổng, đề cương dự toán hàng năm; o Hợp đồng trách nhiệm/ hợp đồng nghiên cứu; o Các báo cáo định kỳ, biên kiểm tra định kỳ, văn điều chỉnh q trình thực (nếu có); o Biên nghiệm thu; o Các báo cáo chuyên đề; o Báo cáo tổng kết (đã chỉnh sửa theo ý kiến đóng góp HĐ nghiệm thu cấp cao nhất); o Báo cáo tóm tắt; o Đĩa CD lưu trữ; Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ 16 o Bản tóm tắt kết nghiên cứu đề tài (mẫu B39-TTKQ); o Bản danh mục thống kê tài liệu sản phẩm giao nộp Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ 17 ... với đề tài/dự án cấp Nhà nước thực theo Quy định đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ cấp Nhà nước ban hành kèm theo Quy? ??t định số 12/2009/QĐ-BKHCN ngày 8/5/2009 Bộ trưởng Bộ Khoa học... CÔNG TÁC THÔNG TIN & LƯU TRỮ ĐỀ TÀI – DỰ ÁN I Công tác thông tin KHCN (Chi tiết cụ thể xem Quy định công tác thông tin tuyên truyền KHCN) Viện Khoa học Việt Nam - Ban Kế hoạch tổng hợp - Tài liệu... toán chủ nhiệm, phối hợp với phận tài kiểm tra sơ đề cương dự toán (về biểu mẫu, áp dụng quy chế quản lý KHCN tài đơn vị quan quản lý) Nếu đề cương dự tốn có sai sót u cầu chủ nhiệm chỉnh sửa lại