TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG BỘ MÔN DU LỊCH ---o0o--- TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN TÊN BÀI TIỂU LUẬN: CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC MỚI TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG. GIẢNG VIÊN SINH VIÊN : MÃSINHVIÊN : LỚP NHÓM : : NGUYỄN ĐỨC KHOA : QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN 1 GIẢNG VIÊN CHẤM 1 NGUYỄN ĐỨC KHOA GIẢNG VIÊN CHẤM 2 PHÙNG ĐỨC THIỆN HÀ NỘI, THÁNG 6, NĂM 2019 LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức sự kiện, nếu xem xét dưới góc độ của một doanh nghiệp hay các cá nhân tổ chức nó đang là một hoạt động kinh doanh không còn xa lạ ở Việt Nam. Hiện nay nghành này đang rất phát triển vì sự kiện không chỉ góp phần Marketing doanh nghiệp, mà còn là nơi gặp gỡ giao lưu, giải trí, tọa đàm văn hóa của doanh nghiệp nói chung hay các tổ chức khác nói riêng. Do đó ngành tổ chức sự kiện đã ra đời như một lẽ tất yếu của thị trường , có cung-có cầu. Điều đó đặt ra cho các doanh nghiệp kinh doanh trong ngành này có cơ hội phát triển doanh nghiệp, tăng lợi nhuận thu được khi hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện. Với khuân khổ bài tiểu luận, tôi xin lập kế hoạch cho tiết cho một sự kiện ra mắt cho ban nhạc Thăng Long New để có thể khái quát những nội dung và công tác chuẩn bị cho việc xây dựng một buổi sự kiện. MỤC LỤC PHẦN 1: CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC THĂNG LONG NEW TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG.....................................................1 1.1. Mục đích:...................................................................................................1 1.2. Mục tiêu của công ty sự kiện:....................................................................1 1.3. Chương trình chi tiết:.................................................................................2 1.3.1. Ý nghĩa chương trình..........................................................................2 1.3.1.1 Hướng đến công chúng mục tiêu:.................................................2 1.3.1.2. Tạo hiệu ứng truyền thông:..........................................................2 1.3.2. Dự kiến chi tiết chương trình:.............................................................2 1.4. Các dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện cung ứng:...................................3 1.4.1. Trang phục biểu diễn:.........................................................................3 1.4.2. Dịch vụ trang điểm:............................................................................4 1.4.3. Các thiết bị phục vụ kĩ thuật:..............................................................4 1.4.4. Dịch vụ trang trí:.................................................................................5 1.4.5. Cung cấp MC:.....................................................................................5 1.5. Dự toán và bảng báo giá chi tiết:...............................................................5 PHẦN 2: KẾ HOẠCH THỰC HIỆN...................................................................6 2.1. Kế hoạch tổng thể:.....................................................................................6 2.2. Kế hoạch chi tiết:.......................................................................................7 2.2.1. Bảng kế hoạch chi tiết công việc:.......................................................7 2.2.2. Các mẫu biểu đính kèm:...................................................................11 2.2.2.1. Thư ngỏ từ ban tổ chức tới khách mời:.....................................11 KẾT LUẬN:.......................................................................................................13 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................14 DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH MINH HỌA Hộp 1.1. Dự kiến chi tiết chương trình.................................................3 Hộp 1.2. Một số hình ảnh trang phục mà công ty có thể cung ứng.................4 Hộp 1.3. Báo giá chi tiết của công ty tổ chức sự kiện................................6 Hộp 1.4: Thư ngỏ của ban tổ chức tới khách mời.....................................12 PHẦN 1: CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC THĂNG LONG NEW TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG. 1.1. Mục đích: Trường đại học Thăng Long là một ngôi trường có các hoạt động sôi nổi đến từ tất cả các câu lạc bộ. Câu lạc bộ music là nơi để các bạn sinh viên trong trường có cơ hội theo đuổi đam mê âm nhạc của mình và có thể học tập các kiến thức âm nhạc từ các bạn và các anh chị trong câu lạc bộ. Với sự tập hợp một số thành viên có kiến thức âm nhạc và có giọng hát tốt trong câu lạc bộ music. Nhóm nhạc Thăng Long New là một nhóm nhạc mới thành lập và đi vào hoạt động trong các sự kiện âm nhạc của trường tổ chức và đã được đông đảo các bạn sinh viên yêu thích và ủng hộ, ngoài ra nhóm cũng tham gia một số buổi biểu diễn cho các phong trà và một số sự kiện nhỏ, các cuộc thi giữa một số trường đại học. Điểm yếu là nhóm mới thành lập và chưa được công chúng biết tới nhiều. Ý thức được điều này, quản lý nhóm muốn thuê một bên trung gian tổ chức sự kiện ra mắt để có thể giới thiệu nhóm nhạc tới đông đảo công chúng và có thể PR cho nhóm nhạc Thăng Long New. 1.2. Mục tiêu của công ty sự kiện: Là bên chịu trách nhiệm trong việc tổ chức các hoạt động ta mắt nhóm nhạc Thăng Long New mục tiêu của công ty trong buổi sự kiện cho nhóm nhạc như sau: Tổ chức một đêm sự kiện ra mắt nhóm nhạc thành công và an toàn. Các công tác kỹ thuật như sân khấu, loa đài, ánh sang,.. sẽ được thực hiện một cách tốt nhất cho nhóm nhạc trong sự kiện. Các công tác PR sẽ được công ty liên với một số bên truyền thông để thu hút sự chú ý từ công chúng cho ban nhạc. 1 1.3. Chương trình chi tiết: 1.3.1. Ý nghĩa chương trình 1.3.1.1 Hướng đến công chúng mục tiêu: Là một buổi sự kiện ra mắt một ban nhạc mới, Thăng Long New muốn hướng tới công chúng mục tiêu của mình là các bạn trẻ có gu thưởng thức âm nhạc hiện đại, qua buổi sự kiện này, Thăng Long New muốn gây ra một tiếng vang cũng như tạo được sự chú ý tới thị trường âm nhạc và cũng muốn ghi dấu ấn của mình vào tâm trí khán giả đã đồng hành cùng mình trong các giải nhảy và ca hát cấp trường đại học. 1.3.1.2. Tạo hiệu ứng truyền thông: Là một nhóm nhạc ra đời từ câu lạc bộ music của đại học Thăng Long, đây là một nơi chắp cánh cho không biết bao nhiêu thế hệ sinh viên muốn học hỏi các kiến thức về âm nhạc và muốn theo đuổi đam mê. Trong những ngày mới bắt đầu đu vào thành lập, câu lạc bộ music đã ủng hộ và giúp đỡ rất nhiều cho ban nhạc Thăng Long New, chính vì thế buổi ra mắt không chỉ để quảng bá cho một ban nhạc mới, ngoài ra ban quản lý ban nhạc cũng muốn tạo dựng hiệu ứng truyền thông cho tập thể câu lạc bộ cũng như cho trường đại học Thăng Long. 1.3.2. Dự kiến chi tiết chương trình: Thời gian dự kiến buổi ra mắt sự kiện Thăng Long New 8h30 phút ngày 3/6/2019 tại trường Đại Học Thăng Long, hội trường Tạ Quang Bửu Các tổ chức cá nhân được mời: Các trang báo điện tử như kênh 14, zing24h, BeatVN,... Một số khách mời đối tác quan trọng của trường đại học Thăng Long. Cán bộ nhân viên nhà trường và toàn thể sinh viên. Chương trình ra mắt sẽ gồm 3 phần: Phần khai mạc (Khái quát các hoạt động hình thành ban nhạc Thăng Long New, gủi lời cảm ơn đến một số cá nhân, tổ chức đã ủng hộ ban nhạc trong 2 thời gian qua) Phần giữa chương trình (Tiến hành một số các tiết mục biểu diễn của ban nhạc nữ Thăng Long New và một số sinh viên trong câu lạc bộ music để làm nóng chương trình. Chia sẻ các dự định của ban nhạc Thăng Long New trong việc hoạt động trong thời gian sắp tới. Phần bế mạc: Gửi lời cảm ơn đến các cá nhân tổ chức đã đến tham gia trương trình Ban nhạc Thăng Long New tiến hành một số hoạt động giao lưu với khán giả Hộp 1.1. Dự kiến chi tiết chương trình 1.4. Các dịch vụ mà công ty tổ chức sự kiện cung ứng: 1.4.1. Trang phục biểu diễn: Được biết ban nhạc Thăng Long New được định hình theo phong cách biểu diễn Hàn Quốc, cho nên công ty tổ chức sự kiện sẽ cung cấp một số dịch vụ trang phục biểu diễn cho ban nhạc theo phong cách KP. Với sự cung ứng dịch vụ trang phục, ban nhạc sẽ không phải mất quá nhiều thời gian cho việc chuẩn bị cho đêm sự kiện ra mắt. Dưới đây là một số hình ảnh trang phục cho ban nhạc nữ Thăng Long New mà công ty có thể cung cấp: 3 Hộp 1.2. Một số hình ảnh trang phục mà công ty có thể cung ứng. Công ty đã liến kết rất nhiều các đối tác cung ứng dịch vụ trang phục biểu diễn, trang phục biểu diễn mà công ty cung ứng rất đa dạng các chủ đề từ thể thao, hiện đại đến gợi cảm,... 1.4.2. Dịch vụ trang điểm: Để một buổi sự kiện được đáng nhớ và ghi dấn ấn trong lần đầu ra mắt, yếu tố hình ảnh của ban nhạc cần phải được làm tốt, đối với ban nhạc, công ty sẽ cung cấp một số chuyên viên trang điểm để có thể làm cho các thành viên ban nhạc có một diện mạo và hình ảnh đẹp hơn để có thể tự tin trên sân khấu. 1.4.3. Các thiết bị phục vụ kĩ thuật: Để đảm bảo tốt các yếu tố về kỹ thuật cho sự kiện ra mắt, các hệ thống loa đài, trang thiết bị từ âm thanh ánh sáng đều được công ty tổ chức sự kiện trang bị và phục vụ một cách tối tân nhất. Ngoài ra, các công tác phục vụ kĩ thuật đến việc chụp hình cho ban nhạc đều được công ty cử những nhân viên có kinh nhiệm lâu năm để hoạt động một cách hiệu quả. 4 1.4.4. Dịch vụ trang trí: Là một sự kiện ra mắt, trang trí đẹp từ sân khấu, các hình ảnh xung quanh đêm sự kiện đều phải có sự đầu tư một cách chi tiết và công phu sao cho đêm sự kiện có thể nổi bật lên hình ảnh của ban nhạc trong tâm trí công chung và tạo được sự ấn tượng đối với họ. 1.4.5. Cung cấp MC: MC luôn là nhân tố quan trọng tại tất cả sự kiện, đối với sự kiện ra mắt của ban nhạc Thăng Long New, công ty sẽ cung cấp một người dẫn trương trình tốt để có thể điều hành và làm chủ trương trình cũng như làm nóng, thu hút sự chú ý của khán giả. 1.5. Dự toán và bảng báo giá chi tiết: Để định giá cho việc tổ chức sự kiện ra mắt cho ban nhạc Thăng Long New. Công ty sẽ dùng phương pháp định giá cộng thêm vào chi phí. Sau khi thiết lập bảng báo giá các các dịch vụ chi tiết cho ban quản lý nhóm nhạc Thăng Long New, dưới đây là bảng báo giá các hoạt động và dịch vụ mà công ty cung cấp: Chi phí lắp đặt kỹ thuật Chi phí cho thuê trang phục cho nhóm nhạc. Chi phí cho thuê các dụng cụ kỹ thuật 2 triệu đồng cho 1 nhân viên. Cung cấp: 8 nhân viên 8 triệu đồng với các trang phục như: Trang phục biểu diễn cho nhóm nhạc Trang phục cho các đoàn vũ công phục vụ nhóm nhạc biểu diễn. 50 triệu đồng với các dụng cụ như: Loa. Dàn âm thanh, ánh sáng. Các dụng cụ thu phát sóng Dụng cụ khác Tổng tiền: 16 triệu đồng Chi phí trang trí sân khấu: 15 triệu đồng. Chi phí cho việc thuê MC dẫn chường trình: 8 triệu đồng Chi phí quay buổi ra mắt phát qua các kênh truyền thông: 5 Chi phí cho việc sắp xếp và đảm bảo an toàn cho buổi ra mắt 15 triệu đồng Chi phí cho nhân vên đón tiếp các khách mời quan trọng Chi phí cho dịch vụ trang điểm 2 triệu đồng với 1 chuyên viên trang điểm. Cung cấp: 4 chuyên viên 1 triệu đồng cho 1 nhân viên Cung cấp 5 nhân viên 1 triệu đồng cho 1 nhân viên. Cung cấp 4 nhân viên Tổng tiền: 5 triệu đồng. Tổng tiên: 4 triệu đồng Tổng tiền: 8 triệu đồng. Tổng chi phí báo giá cho ban tổ chức chương trình sự kiện ra mắt nhóm nhạc Thăng Long New 129 triệu đồng (cho các hoạt động chi tiết các dịch vụ từ phía công ty tổ chức sự kiện chưa bao gồm lợi nhuận) Ngoài ra, công ty tổ chức sự kiện sẽ lấy 30% làm mức lợi nhuận, vậy định giá trọn gói tổ chức sự kiện này sẽ khoảng: 169 triệu đồng (bao gồm các khoản phát sinh) Hộp 1.3. Báo giá chi tiết của công ty tổ chức sự kiện PHẦN 2: KẾ HOẠCH THỰC HIỆN 2.1. Kế hoạch tổng thể: Để buổi ra mắt đạt thành công và đạt được kỳ vọng từ ban tổ chức, việc thiết kế một kế hoạch tổng thể đề nghiên cứu các bước thực thi chi tiết các hạng mục công việc là điều cần thiết. Dưới đây là bảng kế hoạch tổng thể cho buổi ra mắt. 6 Ngày 28/5/2019 Ngày 29/5/2019 Ngày 30/5/2019 Ngày 31/5/2019 Xây dựng công tác chuẩn bị địa điểm cho buổi ra mắt. Xác định các công cụ, dụng cụ mang đến địa điểm tiến hành lắp đặt cho buổi biểu diễn Lên danh sách khách mời cho buổi biểu diễn. Làm việc với một số bên truyền thông và mời họ đến buổi ra mắt. Ngày 1/6/2019 Ngày 2/6/2019 Sáng 3/6/2019 Tối ngày 3/6/2019 Tiến hành các buổi chạy thử các dụng cụ âm thanh,ánh sáng, thu phát. Tiến hành dựng sân khấu và trang trí. Tiến hành một số công tác chuẩn bị cho sự kiện ra mắt cho ban nhạc. Khai mạc và tổ chức sự kiện ra mắt ban nhạc Thăng Long New 2.2. Kế hoạch chi tiết: 2.2.1. Bảng kế hoạch chi tiết công việc: STT Công việc Hoạt động Chi tiết việc cụ thể 1 Địa điểm Xác định địa điểm diễn ra tổ chức sự kiện, việc sự kiện diễn ra tại đại học Thăng Long nên nơi tổ chức sự kiện chính sẽ là ở hội trường Tạ Quang Bửu. 2 Lắp đặt các thiết bị phục vụ cho buổi biểu sự kiện Dàn dụng cụ sẽ bao gồm: Hệ thống âm thanh, ánh sáng bao gồm loa đài, đèn chiếu... Các thiết bị quay phim chụp hình. Hệ thống phát video chuẩn HD+ được lắp đặt tại sân khấu. 7 trong công tác liên lạc tại đêm sự kiện. Thời gian lắp đặt sẽ hoàn tất trong ngày 29/5 do tổ kĩ thuật và quay phim của công ty tổ chức sự kiện đảm nhận. Các thiết bị bộ đàm cũng được chuản bị 3 In danh sách khách mời đến buổi sự kiện. Danh sách khách mời bao gồm: Các cán bộ công nhân viên của nhà trường. Các kênh truyền thông như kênh 14, beat VN, báo điện tử new zing. Một số đối tác quan trọng của nhà trường. Các khách mời đều được phía công ty thông báo qua hình thức điện thoại và gủi thư ngỏ đến nơi công tác của họ. 4 Tiến hành buổi lắp đặt chạy thử các thiết bị Việc lắp đặt chạy thử rất cần thiết để phòng ngừa rủi ro khi buổi sự kiện được tiến hành. Việc tiến hành chạy thử các dụng cụ thiết bị sẽ được hoàn tất vào ngày 1/6/2019, tất cả các thiết bị nếu xảy ra vấn đề đều được sửa chữa hoặc thay thế để buổi diễn ra sự kiện không có các vấn đề phát sinh. 5 Trang trí sân khấu. Công tác tiến hành trang trí sân khấu sẽ được tổ thiết kế của công ty đảm nhận: Sân khấu sẽ được trang trí với hai loai màu chủ đạo là tím và đỏ để có thể làm nóng 8 bầu không khí của sự kiện. Ngoài ra, các khu vực xung quanh sân khấu sẽ được trang trí bằng những bức ảnh của ban nhạc để truyền thông cũng như Marketing. 6 Các công tác chuẩn bị trang phục cho ban nhạc Trang phục của ban nhạc sẽ được lên kế hoạch chọn mẫu và dược nhân viên công ty mang đến tiến hành cho ban nhạc mặc thử và lựa chọn thêm. 7 Xác định tiêu chuẩn sức chứa khán giả. Để đêm sự kiện diễn ra mà không gặp tình trạng quá tải do quá đông người đến dự, việc giới hạn người vào là điều quan trọng trong việc giữ an toàn cũng như đảm bảo công tác an ninh. Sức chứa khán giả buổi sự kiện bao gồm 400 người đến từ khách mời của ban tổ chức và khán giả chủ yếu là sinh viên. Các công việc chi tiết cho đếm sự kiện ra mắt ban nhạc Thăng Long New vào ngày 3/6/2019 STT công việc Hoạt động Chi tiết công việc cụ thể 1 Đón khách mời Việc đón tiếp khách sẽ được đội ngũ lễ tân nữ gồm 6 người đứng tại cổng trường để hướng dẫn khách mời vào địa điểm tổ chức sự kiện. 2 Địa điểm đỗ xe Nơi đỗ xe của khách mời sẽ được để tại hầm để xe và nhà để xe của đại học Thăng Long, công tác trông nom sẽ được nhân 9 viên của công ty và đội ngũ bảo vệ nhà trường đảm nhận 3 Đảm bảo an toàn. Ở khu vực bên ngoài hội trường sẽ có 5 nhân viên túc trực bên ngoài qua bộ đàm để phong tình huống phát sinh. 4 Tiến hành khai mạc sự kiện ra mắt vào lúc 8h tối ngày 3/6/2019 Sau khi thành phần khách mời đến đông đủ và ổn định chỗ ngồi, MC chương trình sẽ tiến hành khai mạc buổi sự kiện. 5 8h30p MC sẽ khái quát nội dung sự kiện MC sẽ giới thiệu ban nhạc và ý nghĩa của thành lập cũng như mong muốn của ban nhạc sẽ hoạt động như thế nào trong thời gian sắp tới. 6 Mở màn sự kiện bằng một số tiết mục Làm nóng không khí bằng một số tiết mục nhảy hiện đại và ca hát đến từ thành viên câu lạc bộ music của trường Thăng Long. 7 Các hoạt động giữa buổi sự kiện. Ban nhạc Thăng Long New sẽ lên sân khấu, giới thiệu thành viên và chia sẻ một số dự định hoạt động âm nhạc sắp tới. 8 Các hoạt động của ban nhạc Thăng Long New trong buổi sự kiện. Làm sôi động bầu không khía cho khán giải, ban nhạc Thăng Long New sẽ tiến hành các tiết mục nhảy hiện đại kết hợp hát một số bài hát mang phong cách Hàn Quốc. 9 Một số lời cảm ơn đến từ đại Sau khi hoàn tất một số công tác ra mắt chính từ phía ban nhạc Thăng Long New, 10 diện ban tổ chức đại diện ban tổ chức chương trình của ban nhạc sẽ lên phát biểu và gửi lời cảm ơn đến khách mời. 10 Tiến hành lễ bế mạc buổi sự kiện Ban nhạc Thăng Long New sẽ lên phát biểu các thắc mắc từ một số báo và các bên truyền thông có liên quan, và gửi lời cảm ơn chân thành đến khách mời và khán giả. Ngoài ra ban nhạc sẽ trực tiếp giao lưu cùng khán giả như chụp ảnh, trò truyện để tăng thêm hình ảnh thân thiện tới công chúng. 11 Kết thúc Công tác lau dọn và vệ sinh hội trường sẽ được nhân viên của công ty tổ chức sự kiện tiến hành. 2.2.2. Các mẫu biểu đính kèm: 2.2.2.1. Thư ngỏ từ ban tổ chức tới khách mời: Thư ngỏ Kính gửi đến các tổ chức:................... Chúng tôi là ban quản lý nhóm nhạc Thăng Long New. 11 Lời đầu tiên chúng tôi xin gửi lời chao trân trọng nhất Qua một số hoạt động ở trường, nhóm nhạc Thăng Long New đang gây được sự chú ý và được một số các bạn trẻ trong khối trường đại học yêu thích và chú ý. Ban quản lý sau một thời gian nghiên cứu và nhận thấy nhóm nhạc rất có tiềm năng để có thể phát triển theo dòng nhạc thị trường ngày nay, đối với nhóm nhạc, để công chúng biết tới nhóm hơn, chúng tôi muốn tổ chức một buổi họp báo, tổ chức ra mắt sự kiện ban nhạc tới đông đảo công chúng. Chúng tôi hy vọng Ông/Bà/Anh/Chị (Tổ chức) có thể bớt chút thời gian quý báu của mình để có thể tham gia vao buổi sự kiện ra mắt của ban nhạc Thăng Long New của chung tôi. Buổi ra mắt sẽ được bắt đầu vào lúc 8h30 phút tại trường Đại Học Thăng Long. Một lần nữa, chúng tôi chân thành cảm ơn quý vị đại biểu đến dự. Địa chỉ: Đạo học Thăng Long, Nghiêm Xuân Yêm, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội Mọi thắc mắc xin liên hệ: (84-24) 38 58 73 46 Hộp 1.4: Thư ngỏ của ban tổ chức tới khách mời 12 KẾT LUẬN: Với sự phát triển của nghành tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay, ngành này đang thu hút rất nhiều số lượng lao động và cần những người nhanh nhạy trong công việc. Tổ chức sự kiện giờ không chỉ là một ngành mà còn là một môn học giúp người học nắm vững được các kĩ năng như Marketing, ứng biến được các tình huống phức tạp và đột xuất trong công việc tổ chức sự kiện, đây là một môn học và là một ngành rất hay góp phần phát triển các hoạt động xúc tiến của doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức. Qua ví dụ về để tài tổ chức một sự kiện ra mắt ban nhạc, người viết hy vọng những ai đang muốn dấn thân vào nghành tổ chức sự kiện sẽ có một cái nhìn tổng quan nhất, và có thể biết được những tiến trình cơ bản trong việc tổ chức một sự kiện. 13 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Slide bài giảng của bộ văn hóa thể thao và du lịch, chủ biên Nguyễn Vũ Hà. Slide bài giảng môn học quản trị kinh doanh sự kiện trường đại học Thăng Long của GV. Nguyễn Đức Khoa 14
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG BỘ MÔN DU LỊCH -o0o - TIỂU LUẬN HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN TÊN BÀI TIỂU LUẬN: CHƯƠNG TRÌNH VÀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC MỚI TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG GIẢNG VIÊN : NGUYỄN ĐỨC KHOA SINH VIÊN : MÃ SINH VIÊN : LỚP : QUẢN TRỊ KINH DOANH SỰ KIỆN NHÓM : GIẢNG VIÊN CHẤM GIẢNG VIÊN CHẤM NGUYỄN ĐỨC KHOA PHÙNG ĐỨC THIỆN HÀ NỘI, THÁNG 6, NĂM 2019 LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức kiện, xem xét góc độ doanh nghiệp hay cá nhân tổ chức hoạt động kinh doanh khơng cịn xa lạ Việt Nam Hiện nghành phát triển kiện khơng góp phần Marketing doanh nghiệp, mà cịn nơi gặp gỡ giao lưu, giải trí, tọa đàm văn hóa doanh nghiệp nói chung hay tổ chức khác nói riêng Do ngành tổ chức kiện đời lẽ tất yếu thị trường , có cung-có cầu Điều đặt cho doanh nghiệp kinh doanh ngành có hội phát triển doanh nghiệp, tăng lợi nhuận thu hoạt động ngành tổ chức kiện Với khuân khổ tiểu luận, xin lập kế hoạch cho tiết cho kiện mắt cho ban nhạc Thăng Long New để khái quát nội dung công tác chuẩn bị cho việc xây dựng buổi kiện MỤC LỤC PHẦN 1: CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC THĂNG LONG NEW TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG 1.1 Mục đích: 1.2 Mục tiêu công ty kiện: 1.3 Chương trình chi tiết: .2 1.3.1 Ý nghĩa chương trình 1.3.1.1 Hướng đến công chúng mục tiêu: .2 1.3.1.2 Tạo hiệu ứng truyền thông: 1.3.2 Dự kiến chi tiết chương trình: 1.4 Các dịch vụ mà công ty tổ chức kiện cung ứng: 1.4.1 Trang phục biểu diễn: .3 1.4.2 Dịch vụ trang điểm: 1.4.3 Các thiết bị phục vụ kĩ thuật: 1.4.4 Dịch vụ trang trí: .5 1.4.5 Cung cấp MC: 1.5 Dự toán bảng báo giá chi tiết: .5 PHẦN 2: KẾ HOẠCH THỰC HIỆN 2.1 Kế hoạch tổng thể: 2.2 Kế hoạch chi tiết: .7 2.2.1 Bảng kế hoạch chi tiết công việc: .7 2.2.2 Các mẫu biểu đính kèm: 11 2.2.2.1 Thư ngỏ từ ban tổ chức tới khách mời: 11 KẾT LUẬN: .13 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 14 DANH MỤC BẢNG BIỂU HÌNH ẢNH MINH HỌA Hộp 1.1 Dự kiến chi tiết chương trình………………………………………….3 Hộp 1.2 Một số hình ảnh trang phục mà cơng ty cung ứng………… Hộp 1.3 Báo giá chi tiết công ty tổ chức kiện………………………… Hộp 1.4: Thư ngỏ mời……………………………….12 ban tổ chức tới khách PHẦN 1: CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC THĂNG LONG NEW TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG 1.1 Mục đích: Trường đại học Thăng Long ngơi trường có hoạt động sơi đến từ tất câu lạc Câu lạc music nơi để bạn sinh viên trường có hội theo đuổi đam mê âm nhạc học tập kiến thức âm nhạc từ bạn anh chị câu lạc Với tập hợp số thành viên có kiến thức âm nhạc có giọng hát tốt câu lạc music Nhóm nhạc Thăng Long New nhóm nhạc thành lập vào hoạt động kiện âm nhạc trường tổ chức đông đảo bạn sinh viên u thích ủng hộ, ngồi nhóm tham gia số buổi biểu diễn cho phong trà số kiện nhỏ, thi số trường đại học Điểm yếu nhóm thành lập chưa công chúng biết tới nhiều Ý thức điều này, quản lý nhóm muốn thuê bên trung gian tổ chức kiện mắt để giới thiệu nhóm nhạc tới đơng đảo cơng chúng PR cho nhóm nhạc Thăng Long New 1.2 Mục tiêu công ty kiện: Là bên chịu trách nhiệm việc tổ chức hoạt động ta mắt nhóm nhạc Thăng Long New mục tiêu công ty buổi kiện cho nhóm nhạc sau: Tổ chức đêm kiện mắt nhóm nhạc thành cơng an tồn Các công tác kỹ thuật sân khấu, loa đài, ánh sang, thực cách tốt cho nhóm nhạc kiện Các cơng tác PR công ty liên với số bên truyền thông để thu hút ý từ cơng chúng cho ban nhạc 1.3 Chương trình chi tiết: 1.3.1 Ý nghĩa chương trình 1.3.1.1 Hướng đến cơng chúng mục tiêu: Là buổi kiện mắt ban nhạc mới, Thăng Long New muốn hướng tới cơng chúng mục tiêu bạn trẻ có gu thưởng thức âm nhạc đại, qua buổi kiện này, Thăng Long New muốn gây tiếng vang tạo ý tới thị trường âm nhạc muốn ghi dấu ấn vào tâm trí khán giả đồng hành giải nhảy ca hát cấp trường đại học 1.3.1.2 Tạo hiệu ứng truyền thông: Là nhóm nhạc đời từ câu lạc music đại học Thăng Long, nơi chắp cánh cho hệ sinh viên muốn học hỏi kiến thức âm nhạc muốn theo đuổi đam mê Trong ngày bắt đầu đu vào thành lập, câu lạc music ủng hộ giúp đỡ nhiều cho ban nhạc Thăng Long New, buổi mắt khơng để quảng bá cho ban nhạc mới, ban quản lý ban nhạc muốn tạo dựng hiệu ứng truyền thông cho tập thể câu lạc cho trường đại học Thăng Long 1.3.2 Dự kiến chi tiết chương trình: Thời gian dự kiến buổi mắt kiện Thăng Long New 8h30 phút ngày 3/6/2019 trường Đại Học Thăng Long, hội trường Tạ Quang Bửu Các tổ chức cá nhân mời: Các trang báo điện tử kênh 14, zing24h, BeatVN,… Một số khách mời đối tác quan trọng trường đại học Thăng Long Cán nhân viên nhà trường tồn thể sinh viên Chương trình mắt gồm phần: Phần khai mạc (Khái quát hoạt động hình thành ban nhạc Thăng Long New, gủi lời cảm ơn đến số cá nhân, tổ chức ủng hộ ban nhạc thời gian qua) Phần chương trình (Tiến hành số tiết mục biểu diễn ban nhạc nữ Thăng Long New số sinh viên câu lạc music để làm nóng chương trình Chia sẻ dự định ban nhạc Thăng Long New việc hoạt động thời gian tới Phần bế mạc: Gửi lời cảm ơn đến cá nhân tổ chức đến tham gia trương trình Ban nhạc Thăng Long New tiến hành số hoạt động giao lưu với khán giả Hộp 1.1 Dự kiến chi tiết chương trình 1.4 Các dịch vụ mà cơng ty tổ chức kiện cung ứng: 1.4.1 Trang phục biểu diễn: Được biết ban nhạc Thăng Long New định hình theo phong cách biểu diễn Hàn Quốc, công ty tổ chức kiện cung cấp số dịch vụ trang phục biểu diễn cho ban nhạc theo phong cách KP Với cung ứng dịch vụ trang phục, ban nhạc nhiều thời gian cho việc chuẩn bị cho đêm kiện mắt Dưới số hình ảnh trang phục cho ban nhạc nữ Thăng Long New mà công ty cung cấp: Hộp 1.2 Một số hình ảnh trang phục mà cơng ty cung ứng Công ty liến kết nhiều đối tác cung ứng dịch vụ trang phục biểu diễn, trang phục biểu diễn mà công ty cung ứng đa dạng chủ đề từ thể thao, đại đến gợi cảm,… 1.4.2 Dịch vụ trang điểm: Để buổi kiện đáng nhớ ghi dấn ấn lần đầu mắt, yếu tố hình ảnh ban nhạc cần phải làm tốt, ban nhạc, công ty cung cấp số chuyên viên trang điểm để làm cho thành viên ban nhạc có diện mạo hình ảnh đẹp để tự tin sân khấu 1.4.3 Các thiết bị phục vụ kĩ thuật: Để đảm bảo tốt yếu tố kỹ thuật cho kiện mắt, hệ thống loa đài, trang thiết bị từ âm ánh sáng công ty tổ chức kiện trang bị phục vụ cách tối tân Ngồi ra, cơng tác phục vụ kĩ thuật đến việc chụp hình cho ban nhạc cơng ty cử nhân viên có kinh nhiệm lâu năm để hoạt động cách hiệu 1.4.4 Dịch vụ trang trí: Là kiện mắt, trang trí đẹp từ sân khấu, hình ảnh xung quanh đêm kiện phải có đầu tư cách chi tiết công phu cho đêm kiện bật lên hình ảnh ban nhạc tâm trí cơng chung tạo ấn tượng họ 1.4.5 Cung cấp MC: MC nhân tố quan trọng tất kiện, kiện mắt ban nhạc Thăng Long New, công ty cung cấp người dẫn trương trình tốt để điều hành làm chủ trương trình làm nóng, thu hút ý khán giả 1.5 Dự toán bảng báo giá chi tiết: Để định giá cho việc tổ chức kiện mắt cho ban nhạc Thăng Long New Công ty dùng phương pháp định giá cộng thêm vào chi phí Sau thiết lập bảng báo giá các dịch vụ chi tiết cho ban quản lý nhóm nhạc Thăng Long New, bảng báo giá hoạt động dịch vụ mà cơng ty cung cấp: Chi phí lắp đặt kỹ Chi phí cho thuê trang Chi phí cho thuê thuật phục cho nhóm nhạc dụng cụ kỹ thuật triệu đồng cho triệu đồng với trang 50 triệu đồng với nhân viên Cung cấp: nhân viên phục như: Trang dụng cụ như: phục biểu diễn cho nhóm nhạc Trang phục cho Tổng tiền: 16 triệu đồn vũ cơng phục đồng vụ nhóm nhạc biểu diễn Loa Dàn âm thanh, ánh sáng Các dụng cụ thu phát sóng Dụng cụ khác Chi phí trang trí sân Chi phí cho việc thuê MC Chi phí quay buổi khấu: dẫn chường trình: mắt phát qua kênh 15 triệu đồng triệu đồng truyền thông: 15 triệu đồng Chi phí cho dịch vụ Chi phí cho việc xếp Chi phí cho nhân vên đảm bảo an tồn cho buổi đón tiếp khách mời trang điểm mắt quan trọng triệu đồng với 1 triệu đồng cho nhân triệu đồng cho nhân chuyên viên trang viên điểm viên Cung cấp nhân viên Cung cấp nhân viên Tổng tiền: triệu đồng Tổng tiên: triệu đồng Cung cấp: chuyên viên Tổng tiền: triệu đồng Tổng chi phí báo giá cho ban tổ chức chương trình kiện mắt nhóm nhạc Thăng Long New 129 triệu đồng (cho hoạt động chi tiết dịch vụ từ phía cơng ty tổ chức kiện chưa bao gồm lợi nhuận) Ngồi ra, cơng ty tổ chức kiện lấy 30% làm mức lợi nhuận, định giá trọn gói tổ chức kiện khoảng: 169 triệu đồng (bao gồm khoản phát sinh) Hộp 1.3 Báo giá chi tiết công ty tổ chức kiện PHẦN 2: KẾ HOẠCH THỰC HIỆN 2.1 Kế hoạch tổng thể: Để buổi mắt đạt thành công đạt kỳ vọng từ ban tổ chức, việc thiết kế kế hoạch tổng thể đề nghiên cứu bước thực thi chi tiết hạng mục công việc điều cần thiết Dưới bảng kế hoạch tổng thể cho buổi mắt Ngày 28/5/2019 Ngày 29/5/2019 Xây dựng công Xác định Ngày 30/5/2019 Lên danh Ngày 31/5/2019 sách Làm việc với tác chuẩn bị địa công cụ, dụng cụ khách mời cho số điểm cho buổi mang mắt đến địa buổi biểu diễn điểm tiến hành bên truyền thông mời họ đến buổi mắt lắp đặt cho buổi biểu diễn Ngày 1/6/2019 Ngày 2/6/2019 Sáng 3/6/2019 Tối ngày 3/6/2019 Tiến hành Tiến hành dựng Tiến hành số Khai mạc tổ buổi chạy thử sân khấu trang công tác chuẩn bị chức kiện dụng cụ âm trí cho kiện mắt thanh,ánh sáng, ban nhạc mắt cho ban nhạc Thăng Long New thu phát 2.2 Kế hoạch chi tiết: 2.2.1 Bảng kế hoạch chi tiết công việc: STT Công việc Hoạt động Chi tiết việc cụ thể Xác định địa điểm diễn tổ chức kiện, Địa điểm việc kiện diễn đại học Thăng Long nên nơi tổ chức kiện hội trường Tạ Quang Bửu Lắp đặt Dàn dụng cụ bao gồm: thiết bị phục vụ Hệ thống âm thanh, ánh sáng bao gồm loa cho buổi biểu đài, đèn chiếu… kiện Các thiết bị quay phim chụp hình Hệ thống phát video chuẩn HD+ lắp đặt sân khấu Các thiết bị đàm chuản bị công tác liên lạc đêm kiện Thời gian lắp đặt hoàn tất ngày 29/5 tổ kĩ thuật quay phim công ty tổ chức kiện đảm nhận In danh sách Danh sách khách mời bao gồm: khách mời đến buổi kiện Các cán công nhân viên nhà trường Các kênh truyền thông kênh 14, beat VN, báo điện tử new zing Một số đối tác quan trọng nhà trường Các khách mời phía cơng ty thơng báo qua hình thức điện thoại gủi thư ngỏ đến nơi công tác họ Tiến hành buổi Việc lắp đặt chạy thử cần thiết để lắp đặt chạy phòng ngừa rủi ro buổi kiện thử thiết bị tiến hành Việc tiến hành chạy thử dụng cụ thiết bị hoàn tất vào ngày 1/6/2019, tất thiết bị xảy vấn đề sửa chữa thay để buổi diễn kiện khơng có vấn đề phát sinh Trang trí sân Cơng tác tiến hành trang trí sân khấu khấu tổ thiết kế cơng ty đảm nhận: Sân khấu trang trí với hai loai màu chủ đạo tím đỏ để làm nóng bầu khơng khí kiện Ngoài ra, khu vực xung quanh sân khấu trang trí ảnh ban nhạc để truyền thông Marketing Các công tác Trang phục ban nhạc lên kế chuẩn bị trang hoạch chọn mẫu dược nhân viên công phục cho ban ty mang đến tiến hành cho ban nhạc mặc nhạc thử lựa chọn thêm Xác định tiêu Để đêm kiện diễn mà khơng gặp tình chuẩn sức chứa trạng q tải đông người đến dự, khán giả việc giới hạn người vào điều quan trọng việc giữ an tồn đảm bảo cơng tác an ninh Sức chứa khán giả buổi kiện bao gồm 400 người đến từ khách mời ban tổ chức khán giả chủ yếu sinh viên Các công việc chi tiết cho đếm kiện mắt ban nhạc Thăng Long New vào ngày 3/6/2019 STT công việc Hoạt động Chi tiết cơng việc cụ thể Đón khách mời Việc đón tiếp khách đội ngũ lễ tân nữ gồm người đứng cổng trường để hướng dẫn khách mời vào địa điểm tổ chức kiện Địa điểm đỗ xe Nơi đỗ xe khách mời để hầm để xe nhà để xe đại học Thăng Long, công tác trông nom nhân viên công ty đội ngũ bảo vệ nhà trường đảm nhận Đảm bảo an Ở khu vực bên hội trường có tồn nhân viên túc trực bên ngồi qua đàm để phong tình phát sinh Tiến hành khai Sau thành phần khách mời đến đông mạc kiện đủ ổn định chỗ ngồi, MC chương trình mắt vào lúc 8h tiến hành khai mạc buổi kiện tối ngày 3/6/2019 8h30p MC MC giới thiệu ban nhạc ý nghĩa khái quát nội thành lập mong muốn ban dung kiện nhạc hoạt động thời gian tới Mở Làm nóng khơng khí số tiết mục kiện nhảy đại ca hát đến từ thành viên số tiết mục câu lạc music trường Thăng Long Các hoạt động Ban nhạc Thăng Long New lên sân buổi khấu, giới thiệu thành viên chia sẻ kiện số dự định hoạt động âm nhạc tới Các hoạt động Làm sơi động bầu khơng khía cho khán ban nhạc giải, ban nhạc Thăng Long New tiến Thăng Long hành tiết mục nhảy đại kết hợp New buổi hát số hát mang phong cách Hàn kiện Quốc Một số lời cảm Sau hoàn tất số cơng tác mắt ơn đến từ đại từ phía ban nhạc Thăng Long New, 10 diện ban tổ đại diện ban tổ chức chương trình ban chức nhạc lên phát biểu gửi lời cảm ơn đến khách mời 10 Tiến hành lễ bế Ban nhạc Thăng Long New lên phát mạc buổi biểu thắc mắc từ số báo kiện bên truyền thơng có liên quan, gửi lời cảm ơn chân thành đến khách mời khán giả Ngoài ban nhạc trực tiếp giao lưu khán chụp ảnh, trị truyện để tăng thêm hình ảnh thân thiện tới công chúng 11 Kết thúc Công tác lau dọn vệ sinh hội trường nhân viên công ty tổ chức kiện tiến hành 2.2.2 Các mẫu biểu đính kèm: 2.2.2.1 Thư ngỏ từ ban tổ chức tới khách mời: Thư ngỏ Kính gửi đến tổ chức:……………… Chúng ban quản lý nhóm nhạc Thăng Long New 11 Lời xin gửi lời chao trân trọng Qua số hoạt động trường, nhóm nhạc Thăng Long New gây ý số bạn trẻ khối trường đại học yêu thích ý Ban quản lý sau thời gian nghiên cứu nhận thấy nhóm nhạc có tiềm để phát triển theo dịng nhạc thị trường ngày nay, nhóm nhạc, để cơng chúng biết tới nhóm hơn, chúng tơi muốn tổ chức buổi họp báo, tổ chức mắt kiện ban nhạc tới đông đảo công chúng Chúng hy vọng Ơng/Bà/Anh/Chị (Tổ chức) bớt chút thời gian q báu để tham gia vao buổi kiện mắt ban nhạc Thăng Long New chung Buổi mắt bắt đầu vào lúc 8h30 phút trường Đại Học Thăng Long Một lần nữa, chân thành cảm ơn quý vị đại biểu đến dự Địa chỉ: Đạo học Thăng Long, Nghiêm Xuân Yêm, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội Mọi thắc mắc xin liên hệ: (84-24) 38 58 73 46 Hộp 1.4: Thư ngỏ ban tổ chức tới khách mời 12 KẾT LUẬN: Với phát triển nghành tổ chức kiện Việt Nam nay, ngành thu hút nhiều số lượng lao động cần người nhanh nhạy công việc Tổ chức kiện không ngành mà cịn mơn học giúp người học nắm vững kĩ Marketing, ứng biến tình phức tạp đột xuất công việc tổ chức kiện, môn học ngành hay góp phần phát triển hoạt động xúc tiến doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức Qua ví dụ để tài tổ chức kiện mắt ban nhạc, người viết hy vọng muốn dấn thân vào nghành tổ chức kiện có nhìn tổng quan nhất, biết tiến trình việc tổ chức kiện 13 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Slide giảng văn hóa thể thao du lịch, chủ biên Nguyễn Vũ Hà Slide giảng môn học quản trị kinh doanh kiện trường đại học Thăng Long GV Nguyễn Đức Khoa 14 ... mang phong cách Hàn kiện Quốc Một số lời cảm Sau hoàn tất số cơng tác mắt ơn đến từ đại từ phía ban nhạc Thăng Long New, 10 diện ban tổ đại diện ban tổ chức chương trình ban chức nhạc lên phát biểu... CHƯƠNG TRÌNH SỰ KIỆN RA MẮT BAN NHẠC THĂNG LONG NEW TẠI ĐẠI HỌC THĂNG LONG 1.1 Mục đích: 1.2 Mục tiêu công ty kiện: 1.3 Chương trình chi tiết: .2 1.3.1 Ý nghĩa chương. .. mạc tổ buổi chạy thử sân khấu trang công tác chuẩn bị chức kiện dụng cụ âm trí cho kiện mắt thanh,ánh sáng, ban nhạc mắt cho ban nhạc Thăng Long New thu phát 2.2 Kế hoạch chi tiết: 2.2.1 Bảng kế