Quản trị nhóm làm việc kế hoạch tổ chức chương trình văn nghệ chào mừng ngày quốc tế phụ nữ 83”

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI Học phần Quản trị nhóm làm việc ĐỀ TÀI Nhóm Lớp học phần Giáo viên hướng dẫn 2 2161CEMG2811 Nguyễn Thị Thanh Tâm ĐỀ TÀI XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHƯƠN[.]

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

Học phần: Quản trị nhóm làm việc

ĐỀ TÀI:

Nhóm

Lớp học phầnGiáo viên hướng dẫn

: 2: 2161CEMG2811: Nguyễn Thị Thanh Tâm

ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH VĂN NGHỆ (VÀ VUI CHƠI GIẢI TRÍ) CHÀO MỪNG NGÀY QUỐC TẾ PHỤ NỮ 8-3 CHO KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH PHÁT HIỆN NHỮNG RỦI RO VÀ MÂU THUẪN CÓ THỂ XẢY RA VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC

Hà Nội 2021 MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN NGHỆ 8/3 4

1 Mục đích, yêu cầu 4

1.1 Mục đích 4

1.2 Yêu cầu 4

2 Chuẩn bị cho hoạt động 4

2.1 Thời gian thực hiện hoạt động 4

2.2 Địa điểm 5

2.3 Khách mời, thành phần tham gia 5

2.4 Dự trù kinh phí 5

3 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của tiểu ban 6

3.1 Tổ chức thực hiện 6

4 Tổ chức sự kiện 9

4.1 Khai mạc 9

4.2 Chương trình trong buổi lễ 9

4.3 Bế mạc 11

4.4 Công việc sau sự kiện 11

5 Những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch 12

5.1 Các rủi ro có từ bên ngoài 12

6 Đề xuất giải pháp khắc phục 14

6.1 Các rủi ro có từ bên ngoài 14

6.2 Rủi ro trong nội bộ nhóm 15

LỜI KẾT 21

Tài liệu tham khảo 22

LỜI MỞ ĐẦU

Trong một tổ chức dù lớn hay nhỏ, việc hợp tác, làm việc nhóm kết hợp với làmviệc độc lập hiện đang trở thành xu hướng của thế giới hiện nay Không chỉ tự pháttriển bản thân làm việc độc lập để bước nhanh trên con đường sự nghiệp, mà còn phải

là bước tiến vững chắc khi bạn có nhóm làm việc đồng hành cùng bản thân trên conđường đó Chính vì lẽ ấy, con người đã tìm đến xu thế hợp tác, cùng nhau làm việc, từ

đó cùng giải bài toán khó khăn mà cả doanh nghiệp đang gặp phải Không chỉ là mộttập hợp nhiều cá nhân làm việc cùng nhau, đó là một tập hợp những cá nhân có sựtương tác với nhau, cùng thực hiện mục tiêu cá nhân lẫn mục tiêu nhóm Giữa cácthành viên bình đẳng về ý thức, suy nghĩ, trách nghiệm, Qua đó, mỗi cá nhân sẽ đềuhọc được cách “quản trị nhóm làm việc” sao cho hiệu quả nhất, tùy vào từng trườnghợp, môi trường nhóm làm việc mà bản thân gặp phải

Người ta ngày càng nhận ra rằng thật là một điều sai lầm khi trông đợi một cánhân bất chợt phải đảm nhiệm vai trò quản lý mà không có sự trợ giúp; trong mộtnhóm làm việc thì điều này càng trở nên đúng hơn Kỹ năng làm việc nhóm làm việc

là một loạt những thay đổi diễn ra khi một nhóm những cá nhân tập hợp lại và hìnhthành một đơn vị hoạt động gắn kết và hiệu quả Nếu hiểu rõ quá trình này, có thể đẩymạnh sự hoạt động của nhóm

Qua đề tài: “Kế hoạch tổ chức chương trình văn nghệ chào mừng ngày quốc

tế phụ nữ 8/3” nhóm muốn cho người đọc thấy một cái nhìn chân thực về quy trình

vận hành của một nhóm làm việc

Từ đó, xây dựng, gắn kết những thành viên trong nhóm với nhau thành một thể.Phấn đấu, quyết tâm theo đuổi mục tiêu chung đã được đề ra Không chỉ vì lợi ích củabản thân mà còn là lợi ích chung của một nhóm

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VĂN NGHỆ 8/3.

1 Mục đích, yêu cầu

1.1 Mục đích

- Chúc mừng ngày phụ nữ quốc tế phụ nữ, tri ân nữ cán bộ nhân viên khoa quảntrị kinh doanh Phát huy truyền thống tốt đẹp của người phụ nữ Việt Nam trong thờiđại mới

- Tạo không khí vui tươi, lành mạnh cho cán bộ giảng viên, sinh viên khoa Quảntrị kinh doanh sau những giở học tập và làm việc căng thẳng, là nơi gặp gỡ chia sẻ củagiảng viên, sinh viên góp phần tăng sự đoàn kết trong nội bộ khoa

- Tuyên truyền, giáo dục về tầm quan trọng và tách nhiệm của người phụ nữtrong thời đại mới, tiến tới bình đẳng giới. 

1.2 Yêu cầu

- Khách mời và người tham gia cần phải tôn trọng những quy tắc của ban tổ chức

- Trang phục gọn gàng, chỉnh tề, phù hợp, khuyến khích khách mời và người thamgia mặc các trang phục truyền thống

- Người tham dự phải có mặt đúng giờ, khi chương trình bắt đầu sẽ không được tùytiện ra vào để ổn định hội trường

2 Chuẩn bị cho hoạt động

2.1 Thời gian thực hiện hoạt động

- Thời gian chuẩn bị cho hoạt động:

 Thành lập lên ban tổ chức trước ngày tổ chức dự kiến khoảng 20 ngày là ngày15/02/2022, thành viên ban tổ chức gồm: phòng công tác sinh viên khoa QTKD, bancán sự các lớp, tình nguyện viên khoa QTKD

 Sau khi thành lập ban tổ chức cần xây dựng và thống nhất nội dung chươngtrình, địa điểm, ngày tổ trức trước ngày 17/02/2022

 Thành lập đội văn nghệ tập luyện văn nghệ và tổ chức chương trình trò chơi cóthưởng từ 18/02 và tập tuyệt lần cuối trước ngày 07/03 Cũng trong khoảng thời gian

đó thành lập đội hậu cần với nhiệm vụ mua sắm, thuê mược trang thiết bị, thuê hoặcmượn hội trường H1

 Ngày 07/03 hoàn tất công tác chuẩn bị về trang thiết bị, tập duyệt tổng thể lầncuối cho chương trình

- Thời gian nội dung chương trình diễn ra từ 18h30 đến 21h ngày 08/03/2022:

 Từ 18h30-19h: tiếp đón khách mời là cán bộ giảng viên và sinh viên khoa quảntrị kinh doanh và ổn định hội trường

 19h-19h30: đại diện ban tổ chức lên phát biểu: giới thiệu khách mời, thành phầntham gia, mục đích và ý nghĩa của sự kiện.

 19h30-20h: chương trình văn nghệ chào mừng

 20h-20h15: tặng hoa tri ân cho những cán bộ giảng viên nữ tham gia chươngtrình

 20h15-20h45: tiếp tục chương trình bằng phần trò chơi có thưởng gia tăng sựtương tác của chương trình

 20h45-21h: phát biểu bế mạc chương trình, tri ân khách mời

2.2 Địa điểm

- Địa điểm tổ chức sự kiện là tại hội trường H1 trường Đại học Thương Mại vớisức chứa tối đa là 1000 người được Ban giám hiệu Đại học Thương Mại cho mượn để

tổ chức sự kiện

- Địa điểm gửi xe là bãi đỗ xe sinh viên Đại học Thương Mại

- Là trương trình của khoa được tổ chức trong khuôn viên của trường với an ninhcao nên lực lượng tình nguyện viên có nhiệm vụ chủ yếu là hướng dẫn khách mời vàđiều tiết ổn định hội trường trong khi chương trình diễn ra

2.3 Khách mời, thành phần tham gia

- Khách mời: ban giám hiệu nhà trường, cán bộ giảng viên khoa quản trị kinhdoanh, ngoài ra ban tổ chức còn mời cả những cựu sinh viên khoa quản trị kinh doanh

có thành tích nổi bật tham dự chương trình

- Thành phần tham gia: sinh viên khoa quản trị kinh doanh , để tham gia chươngtrình sinh viên cần đăng kí tham gia theo lớp hành chính và ban cán sự các lớp cónghiệm vụ thống kê và nộp lên ban tổ chức để ban tổ chức có thể kiểm soát, tính toánlượng người tham dự

2.4 Dự trù kinh phí

- Kinh phí được cấp cho hoạt động:

 Nhà trường tài trợ: nhà trường tài trợ sử dụng hội trường H1 cùng toàn bộ chiphí liên quan

 Khoa tài trợ: 6.000.000 VNĐ

 Quỹ sinh viên khoa QTKD: 7.000.000 VNĐ

 Cựu sinh viên tài trợ: 5.000.000 VNĐ

- Bảng tính toán kinh phí

Phân loại Số lượng Giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ)Thuê trang phục, dụng cụ.

( Vest, đồ biểu diễn văn

3 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ của tiểu ban

3.1 Tổ chức thực hiện

- Khoa quản lý sinh viên:

 Trong buổi họp lớp hành chính, ngoài các nội dung sinh hoạt theo quy định cầnphổ biến, Khoa tập hợp các tiết mục văn nghệ (múa, hát đơn ca, hát tốp ca,…), lậpdanh sách sinh viên tham gia văn nghệ

 Gửi danh sách sinh viên tham gia tiết mục văn nghệ, các hoạt động khác

 Cử cán bộ, giảng viên kiểm tra đôn đốc đại diện sinh viên tham dự sự kiện đúngthời gian quy định

- Phòng công tác sinh viên: Làm đầu mối chuẩn bị các công việc liên quan đến tổchức, dự trù kinh phí tổ chức,

- Các đơn vị khác:

 Phòng tài chính đảm bảo kinh phí theo dự trù, chuẩn bị hoa, nước uống, khăntrải bàn

 Phòng Quản trị chuẩn bị địa điểm, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, micro, trực bảo

vệ, phông bạt, máy phát điện dự phòng

 Phòng truyền thông: Làm title, chụp ảnh, truyền thông sự kiện…

3.2 Nhiệm vụ và tổ chức thực hiện của các tiểu ban

- Tiểu ban thông tin tuyên truyền

 Tuyên truyền rộng rãi đến các thế hệ cán bộ, giảng viên, sinh viên từng công tác

và học tập tại trường hiện đã nghỉ hưu hoặc đang làm việc, công tác ở trong và ngoàinước về ý ngĩa ngày 8/3; đảm bảo thông tin được lan tỏa rộng khắp đến nhiều người

 Thông tin, tuyên truyền về ngày Lễ qua mạng xã hội (Zalo, facebook, …) quaWebsite của trường, qua các ban liên lạc cựu sinh viên; qua báo, đài Trung ương vàđịa phương

 Sưu tầm lập danh sách các cô giáo, các cán bộ, nhân viên là nữ đã và đang côngtác tại trường

 Liên hệ với Ban liên lạc hưu trí và các cựu sinh viên các miền, vùng; các khóa,các lớp; các cựu sinh viên thành đạt để tuyên truyền, vận động ủng hộ cho công tác tổchức

- Tiểu ban văn kiện và biên tập kỷ yếu 

 Chuẩn bị tư liệu, các thước phim về ngày 8/3

 Xây dựng kịch bản, chương trình lễ kỉ niệm

- Tiểu ban văn nghệ thể thao

 Xây dựng kế hoạch tổng thể của tiểu ban và báo cáo cho Trưởng Ban tổ chức

 Lên ý tưởng cho các tiết mục văn nghệ chào mừng (múa, hát, nhảy,…), cáchoạt động thi đấu thể thao

 Tiến hành phân công các công việc cụ thể, tuyển chọn và tập hợp nguồn lựcphù hợp với các hoạt động của tiểu ban

 Liên hệ với Trưởng Ban tổ chức để thống nhất về địa điểm tập luyện và thi đấucác hoạt động thể thao

 Sắp xếp tổ chức các buổi tập luyện văn nghệ, thể dục thể thao

 Thực hiện các công việc khác do Trưởng Ban tổ chức phân công

- Tiểu ban Tài chỉnh – hậu cần, cơ sở vật chất, vận động tài trợ

 Lập dự toán xin kinh phí từ ngân sách Bộ phục vụ sửa chữa nâng cấp cơ sở vậtchất nhà trường và công tác tổ chức

 Lập danh mục và dự toán các công trình về cơ sở vật chất, các khoản kinh phí

dự kiến phải vận động tài trợ để tổ chức Hội trường  H1 và tiến hành công tác vậnđộng các nguồn tài trợ từ cựu sinh viên, các doanh nghiệp, các nhà hảo tâm… đảm bảocông khai, minh bạch, sử dụng nguồn tài trợ đúng mục đích, đúng quy định của phápluật

 Tiếp nhận tài trợ, quà tặng của các nhà hảo tâm, các doanh nghiệp; tiếp nhận sựủng hộ, tài trợ của các thế hệ cán bộ, giáo viên và cựu sinh viên; tiếp nhận sự ủng hộcủa sinh viên đảm bảo công khai, minh bạch, đúng quy định về chế độ kế toán.

 Có sổ sách theo dõi, giao nhận đầy đủ số tiền và hiện vật được tài trợ, ủng hộ

 Tham mưu cho ban giám hiệu vinh danh các nhà tài trợ lớn và có thư cảm ơngửi đến các khóa (hoặc lớp) và các cá nhân đã ủng hộ, đóng góp

 Chuẩn bị cơ sở vật chất cho các Tiểu ban khác

- Tiểu ban Lễ tân

 Xây dựng kế hoạch tổ chức đón tiếp khách trong  ngày lễ

 Bố trí không gian hoạt động cho các khóa hoặc liên khóa

 Lên phương án phương án sắp xếp chỗ ngồi dự lễ

 Chuẩn bị giấy mời; lên danh sách khách mời, viết và phát hành giấy mời theochỉ đạo của BTC

 Quy định trang phục cho giảng viên và sinh viên dự lễ

 Lập danh sách khách, các đoàn đại biểu, các thế hệ cán bộ, giáo viên, nhân viên

và học sinh đến dự Lưu ý ghi đầy đủ khách đến dự

- Tiểu ban trang trí - âm thanh - ánh sáng

 Nghiên cứu địa hình của trường có kế hoạch thiết kế sân khấu, dù che sinh viên,tiếp đón đại biểu phù hợp và đảm bảo buổi lễ được diễn ra trang trọng, chu đáo vàthoáng mát

 Kế hoạch trang trí tại các khu vực tổ chức, khuôn viên trường, trang trí sânkhấu, sân trường, cổng trường, văn phòng khoa, bên ngoài nhà trường,…

 Chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng cho các sự kiện

 Có phương án thu dọn sau buổi lễ để sau đó việc dạy và học diễn ra bìnhthường

- Tiểu ban công tác an ninh

 Xây dựng đơn vị chuyên trách tham mưu toàn bộ công tác bảo vệ, an ninh, antoàn cơ cho Hiệu trưởng và thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, bảo vệ an toàn tàisản trong nhà trường

 Kiểm tra, kiểm soát người, phương tiện, tài sản ra vào cơ quan; hướng dẫnkhách ra vào trường liên hệ công tác

 Thực hiện trực 24/24 giờ, phân thành 3 ca trong ngày tổ chức; bảo vệ an ninhchính trị, trật tự an toàn cho người và tài sản trong trường.

 Thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy; giữ gìn trật tự và quản lý vũ khí, vậtliệu nổ, chất dễ cháy, chất độc hại; phối hợp với các tổ chức, đơn vị trong trường, công

an và chính quyền địa phương để giải quyết các sự vụ xảy ra trong khu vực được phâncông

 Tham mưu cho trưởng ban các biện pháp bảo vệ trật tự an ninh và các hình thức

xử lý vi phạm nội qui, qui chế nhà trường

4 Tổ chức sự kiện

4.1 Khai mạc

- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu

- Giới thiệu chương trình buổi lễ

4.2 Chương trình trong buổi lễ

- Khái quát mục đích, ý nghĩa của buổi lễ

- Ôn lại ý nghĩa lịch sử ngày 8/3

- Báo cáo sơ kết hoạt động chào mừng 8/3

 Trò chơi 1: Hái hoa dân chủ: trả lời các câu hỏi liên quan đến ngày 8/3

 Mục đích: hiểu hơn về ngày 8/3

 Thời gian: 20 - 30 phút

 Cách chơi: Người dẫn chương trình mời người chơi lên bốc thăm và trả lời câuhỏi Người chơi không thể trả lời thì có thể mời người khác trả lời thay

Câu hỏi:

1 Khi mới ra đời, những khẩu hiệu của ngày Quốc tế phụ nữ là gì?

 Ngày làm việc 8 giờ

 Công việc ngang nhau, tiền lương bằng nhau

3 Ai là nữ vương đầu tiên trong lịch sử Việt Nam?

 Danh hiệu này dành cho hai chị em Bà Trưng: Trưng Trắc và Trưng Nhị

4 Ai là nữ chiến sĩ cộng sản đầu tiên?

 Đó là chị Nguyễn Thị Minh khai, chị sinh năm 1910 Trở thành đại biểu chínhthức của Đảng cộng sản Đông Dương năm 1935

5 Ai là nữ sĩ quan tình báo giỏi nhất Việt Nam trong thời kỳ kháng chiến?

 Đó là anh hùng lực lượng vũ trang Đinh Thị Vân Người tổ chức và điều hànhmạng lưới tình báo Sài Gòn trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ cứu nước

6 Ai là nữ tướng duy nhất của Việt Nam ở TK 20?

 Đó là Bà Nguyễn Thị Định, sinh năm 1920 tại Bến Tre Năm 1974 bà là thiếutướng, phó tổng tư lệnh các lực lượng vũ trang giải phóng Miền Nam, Việt Nam

7 Ai là nữ bộ trưởng ngoại giao đầu tiên của Việt Nam?

 Đó là bà Nguyễn Thị Bình, sinh năm 1927 tại Điện Quang, Điện Bàn, QuảngNam

8 Người mẹ có nhiều con hy sinh trong kháng chiến nhất là ai?

 Đó là mẹ Việt Nam anh hùng Nguyễn Thị Thứ, sinh năm 1904 tại Điện Quang,Điện Bàn, Quảng Nam Mẹ có 10 con (9 con trai, 01 con rể) và 02 cháu nội hi sinhtrong chiến tranh

9 Hiện nay ai là chủ tịch Hội Liên Hiệp Phụ Nữ TP Hà Nội?

 Bà Lê Kim Anh (2016-2021)

10 Kể tên 5 bài hát về phụ nữ mà anh/ chị biết?

 Huyền thoại mẹ, Nội tôi, Tấm áo chiến sĩ mẹ vá năm xưa, Chị tôi, Mẹ, Bà tôi,

Mẹ VN,…

11 Kể tên 5 nữ anh hùng dân tộc mà anh chị biết?

 Nguyễn Thị Định, Võ Thị Sáu, Nguyễn Thị Minh Khai, Chị Út Tịch, Lê ThịBạch Cát, Lê Thị Riêng…

 Tổng kết: Người điều hành nhận được nhiều đồ từ đội nào thì đội đó thắngcuộc đội thua bị phạt

4.3 Bế mạc

- Tổng kết chương trình

- Trao quà lưu niệm

- Gửi lời cảm ơn

4.4 Công việc sau sự kiện

- Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho và có kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng cácvật dụng tái sữ dụng

- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp

- Báo cáo tổng kết tài chính

 Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của kế hoạch với thực tế

 Nội dung truyền tải của buổi lễ thông qua các hoạt động: phát biểu, văn nghệ,trò chơi…

5 Những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kế hoạch

5.1 Các rủi ro có từ bên ngoài

Hoạt động tổ chức chương trình 8/3 cho khoa Quản trị kinh doanh ẩn chứa nhiềurủi ro nếu không được tổ chức quản lý tốt Quản trị rủi ro phải được chú ý ngay từ đầunhằm tránh kéo theo những rắc rối phức tạp sau này Thông thường chỉ khi gần sát vớingày diễn ra chương trình, ta mới chú ý đến những bất thường hay những sự thay đổingoài ý muốn Với áp lực về thời gian, những thay đổi nhỏ so với kế hoạch ban đầu cóthể sẽ để lại những khác biệt lớn Do đó, nhiều người than phiền rằng tại sao có quánhiều chuyện bất ngờ xảy ra ngoài ý muốn khi mà chương trình đang trong giai đoạngắt gao nhất Đó hoàn toàn là do đã quá chủ quan khi lập kế hoạch thực hiện chươngtrình Và trong tổ chức chương trình 8/3, có những rủi ro thường gặp từ yếu tố bênngoài như:

- Việc chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong chương trình: Rủi ro thường gặp từnhững tình huống mất điện, thiếu ghế, vị trí lắp đặt thiết bị, khung giá treo,… Thậmchí khi mọi thứ đã ở yên một chỗ, cần phải cân nhắc những khả năng như liệu đườngdây điện có dễ gây vấp ngã không? Hay việc lắp đặt thiệt bị này có bị ảnh hưởng bởithay đổi thời tiết Mặc dù đã được kiểm tra, chạy thử trước đó nhưng những trục trặc

kĩ thuật ở các bộ phận âm thanh, vi tính, ánh sáng, máy lạnh,… vẫn có thể xảy ra.Những tình trạng này khiến cho sự kiện không thể diễn ra suôn sẻ, phải dừng lại nhiềulần và không tạo được hứng thú cho các khách mời tham dự

- Các yếu tố môi trường: Môi trường thiên nhiên (mưa, gió, bão,…), môi trường vănhóa (xích mích cãi nhau, quậy phá,…),… Đây được coi là một trong những sự cố bấtngờ, đòi hỏi ban tổ chức cần phải chuẩn bị những vật dụng cần thiết và linh hoạt ứngbiến xử lý tình huống

- An ninh trật tự: Việc kiểm soát những người ra vào trong chương trình luôn là mộtđiều khó khăn bởi giữa rất nhiều người rất khó để nắm bắt được thông tin tất cả nhữngngười tham gia chương trình Điều đó vô hình chung tạo cơ hội cho những đối tượng

có mưu đồ xấu như: phá phách, trộm cắp, biến thái,… phá hoại sự kiện và gây khóchịu với những người tham gia

- Cháy nổ: Chương trình không thể thiếu những tiết mục văn nghệ bùng nổ, hiệu ứngkhói, lửa tạo điểm nhấn,… Những hiệu ứng ấy giúp cho sự kiện thêm huy hoàng, lộnglẫy nhưng cũng tiềm ẩn những rủi ro hết sức nguy hiểm Các tai nạn về bỏng nóng,bỏng lạnh, cháy nổ đều thường xuyên xảy ra Thậm chí nếu các nhân viên hậu cần