quản trị nhóm làm việc hiệu quả

Mục Lục Chương 1: Tổng quan nhóm làm việc 1.1 * Khái niệm: - Nhóm tập hợp hai nhiều người chia sẻ mục tiêu Các thành viên nhóm ln tương tác với nhau, theo hành vi thành viên bị chi phối hành vi thành viên khác nhóm thức, ko thức - Nhóm thức - Là nhóm thành lập xuất phát từ nhu cầu tổ chức - Nhóm khơng thức - Là nhóm thành lập cách tự nhiên nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội người lao động - Nhóm làm việc dạng đặc biệt nhóm thức - Nhóm làm việc tập hợp người lao động có lực bổ trợ cho (kiến thức, kỹ năng, thái độ), cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung 2.1 Thời điểm thành lập nhóm - Tính phức tạp nhiệm vụ - Tính phụ thuộc lẫn cá nhân liên quan đến nhiệm vụ - Các mục tiêu (thời gian, kết quả) nhiệm vụ 1.2 Tầm quan trọng nhóm làm việc Lợi ích nhóm làm việc? - Tận dụng khiếu, khả năng, kỹ thành viên thành sức mạnh tập thể - Ảnh hưởng nhóm giúp thay đổi thái độ, hành vi cá nhân thành viên theo chiều hướng tốt - Nhìn xem xét/ giải vấn đề sâu/rộng/ tồn diện có nhiều thành viên có kiến thức, kinh nghiệm khác - Nhiều thành viên giúp đỡ cá nhân khó khăn mắc phải Hạn chế nhóm làm việc? - Nhóm cần có tổ chức chặt chẽ cá nhân: Đóng quỹ, tuân thủ quy tắc, nội quy, thời gian làm việc chung - Đôi cá nhân phải hy sinh sở thích cá nhân, lợi ích thân cho nhóm - Phân chia công việc bạn phải hy sinh lợi ích kinh tế, xã hội, mong muốn - Mơt số cá nhân miễn cưỡng chấp nhận ý kiến nhóm, nhóm có phân chia bè phái tiêu cực 1.2 Tầm quan trọng nhóm làm việc - Tăng suất, hiệu công việc - Điều hòa tổ chức - Giúp cho việc định linh hoạt, nhanh chóng đạt kết - Đa dạng hóa lực lượng lao động - Cải tiến nâng cao chất lượng - Tăng hài lòng khách hàng 1.3 Đặc điểm nhóm làm việc hiệu Nhóm làm việc hiệu nhóm đặc trưng bới suất cao, thành viên hài lòng cơng việc khả trụ vững nhóm - Hiểu lý tồn nhóm chia sẻ mục tiêu chung - Nguyên tắc thủ tục thống tuân thủ nghiêm túc, coi giá trị cốt lõi nhóm - Giao tiếp cởi mở, chân thành với - Sẵn sàng hỗ trợ, hợp tác lẫn - Giải xung đột nảy sinh nội nhóm - Kiểm tra đánh giá thành viên nhóm để xử lý cải tiến thân họ chức nhóm Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu làm việc nhóm: Bối cảnh (mơi trường làm việc) - Công nghệ: Thiết bị, phần mềm hỗ trợ cho giao tiếp nhóm - Điều kiện làm việc: Không gian làm việc, ánh sáng, trang thiết bị… - Cách quản lý điều hành - Quy định thưởng phạt rõ ràng, minh bạch, hợp lý Mục tiêu nhóm - Hài hòa với mục tiêu cá nhân mục tiêu tổ chức/doanh nghiệp - Mục tiêu phải ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu - Mục tiêu phải đo lường Quy mơ nhóm: Cấp độ Quy mơ nhóm (Thành viên) 2-7 8-12 13-16 Nhu cầu người lãnh đạo Thấp Vừa phải Cao Sự hướng dẫn người lãnh đạo Thấp Vừa phải Vừa phải đến cao Thành viên chịu hướng dẫn người lãnh đạo Thấp đến vừa phải Vừa phải Cao Sự kiềm chế thành viên Thấp Vừa phải Cao Sử dụng nguyên tắc thủ tục Thấp Vừa phải Vừa phải đến cao Thời gian để đạt định Thấp Vừa phải Cao Chuẩn mực Đồng lòng ko ích kỷ Tơn trọng ý kiến Không đổ lỗi cho người khác Biết động viên khen ngợi Tôn trọng phản bác Biết cách thỏa hiệp vs Ủy quyền trách nhiệm Sự lãnh đạo: kỹ lãnh đạo of trưởng nhóm 1.4 Các hình thức nhóm kinh doanh 1.4.1 Nhóm chức Nhóm chức bao gồm cá nhân làm việc hàng ngày, với công việc tương tự Nhóm chức tồn nội phòng ban chức năng: Marketing, nhân sự, tài chính, sản xuất… 1.4.2 Nhóm liên chức Nhóm liên chức hội tụ người từ lĩnh vực công việc khác doanh nghiệp làm việc với để giải vấn đề liên quan đến phòng ban họ làm việc Ví dụ: Nhóm thiết kế phát triển sản phẩm mới, nhóm thiết kế giới thiệu chương trình cải tiến chất lượng cơng nghệ mới… 1.4.3 Nhóm giải vấn đề Nhóm giải vấn đề nhóm thành lập cách tạm thời để xác định vấn đề tìm giải pháp khả thi cho vấn đề mà tổ chức phải đối mặt 1.4.4 Nhóm làm việc tự chủ Nhóm làm việc tự chủ gồm người lao động hàng ngày làm việc cách hiệu để sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh cung cấp dịch vụ hồn chỉnh cho nhóm khách hàng 1.4.5 Nhóm làm việc ảo Nhóm làm việc ảo nhóm mà phần lớn thời gian giao tiếp nhóm khơng thực hình thức gặp gỡ trực tiếp mà qua phương tiện công nghệ thông tin như: email, điện thoại, phần mềm làm việc nhóm, hội thảo video… Chương Tổ chức hoạt động nhóm 2.1 Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc kinh doanh Giai đoạn hình thành - Các thành viên tham gia nhóm mục tiêu chung - Đặc điểm giai đoạn hình thành: • Khám phá • Tập trung vào điểm tương đồng khác biệt • Ấn tượng ban đầu quan trọng • Băn khoăn, lo lắng • Hiệu hoạt động thấp • Những vấn đề liên quan đến tham dự, lãnh đạo phát triển lòng tin • Cởi mở giao tiếp điều bắt buộc - Lựa chọn thành viên: Kỹ chun mơn, kỹ làm việc theo nhóm, phẩm chất cá nhân - Xác lập phổ biến mục tiêu - Xây dựng quy tắc nhóm Giai đoạn hỗn loạn - Các thành viên xung đột phong cách làm việc, mục tiêu ưu tiên, phân công trách nhiệm - Đặc điểm giai đoạn hỗn loạn: • Cạnh tranh • Vai trò lãnh đạo bị thách thức • Căng thẳng khơng thống • Vấn đề liên quan đến tự chủ hay kiểm soát, mức độ ảnh hưởng cá nhân, việc định Giai đoạn định hình - Nhóm vượt qua kháng cự - Xuất lòng tin thành viên - Các thành viên thấy rõ lợi ích hợp tác với - Các thành viên gắn kết gia tăng, cảm thông (tôn trọng khác biệt cá nhân), quan tâm, hỗ trợ - Nhóm thống nguyên tắc làm việc Giai đoạn hoạt động - Là thời gian nhóm bắt đầu hoạt động có hiệu - Đặc điểm giai đoạn hoạt động này: • Hòa hợp • Năng suất • Giải vấn đề • Phát triển đầy đủ tiềm Giai đoạn kết thúc • Đã hồn thành mục tiêu/ khơng hồn thành mục tiêu khơng giải xung đột xảy giai đoạn hoạt động • Các thành viên cảm nhận hụt nhóm tan rã • Các nhóm dự án thường kết thúc nhanh so với nhóm cố định (một phòng ban, cơng ty) - 10 tiêu chí đánh giá “chín muồi” nhóm Nhóm chưa đạt đến độ “chín muồi” Nhóm đạt đến độ “chín muồi” Kém Xuất sắc Khơng hiệu Hiệu Yếu Mạnh Quy trình Cứng nhắc Mềm dẻo Sử dụng nguồn lực cá nhân Không đủ Rất đầy đủ Lộn xộn Rõ ràng Cơ chế phản hồi Cách thức định Sự kết hợp chặt chẽ nhóm trung thực TV Truyền thông Mục tiêu Được chấp nhận Được chấp nhận tốt Quan hệ cấp bậc Rất rõ ràng, tương đối cứng nhắc Kém xác, mềm dẻo Tham gia vào quản lý Yếu Mạnh 10 Tôn trọng ý kiến thiểu số Yếu Mạnh 2.2 Cách thức vận hành nhóm làm việc hiệu 2.2.1 Hội nhập thành viên Cách ứng xử của: - Lãnh đạo nhóm - Các thành viên cũ nhóm - Thành viên 2.2.2 Lãnh đạo liên quan đến nhiệm vụ mối quan hệ Lãnh đạo qua việc đóng góp vào nhiệm vụ: - Đưa ý kiến - Làm sáng tỏ gợi ý - Tìm kiếm thơng tin - Tóm tắt nội dung thảo luận Lãnh đạo qua việc giữ mối quan hệ tốt: - Khuyến khích thành viên khác - Làm hài hòa khác biệt - Giao tiếp qua ngôn từ - Biểu lộ hài lòng - Khuyến khích tham gia 2.2.3 Các vai trò nhóm vận động - Mỗi thành viên nhóm phải có vai trò định, rõ ràng, phù hợp, cơng với thành viên khác - Một số dạng xung đột vai trò (khi khơng đáp ứng mong đợi): cá nhân với cá nhân, cá nhân với tập thể, cá nhân với vai trò, nhiều vai trò cá nhân (gia đình nghiệp) 2.2.4 Các chuẩn mực nhóm - Là quy tắc hay tiêu chuẩn hành vi mà thành viên phải thực Lãnh đạo cần tạo thuận lợi cho việc tuân theo chuẩn mực tích cực Hành động theo cách thức có sẵn Tiến hành họp đạt đến thỏa thuận mục tiêu nhóm Lựa chọn thành viên có lực hiệu Đưa chuẩn mực khung đào tạo cho thành viên nhóm Tăng cường khen thưởng cho hành vi tích cực Tiến hành họp sơ kết đánh giá hiệu Tiến hành họp để cải tiến Một số chuẩn mực nhóm làm việc thực tế áp dụng: - Chuẩn mực đạo đức - Chuẩn mực trung thành cá nhân với tổ chức - Chuẩn mực thực - Chuẩn mực tinh thần trợ giúp lẫn - Chuẩn mực cải tiến đổi 2.3 Quản trị thông tin nhóm 2.3.1 Q trình truyền tin * Đối với người nhận tin: - Người gửi tin (Who) - Người gửi tin truyền thơng tin (what)? - Tại người gửi tin gửi thông tin đến (Why) (Vì nhu cầu, quyền lợi, động thúc đẩy nào?) - Khi gửi thơng tin phản hồi (When) - Phản hồi gửi từ đâu xuất phát từ đâu (Where) - Phản hồi cách (How)? 2.3.2 Các nguyên tắc hoàn thiện hệ thống thơng tin nhóm - Mơ tả cơng việc rõ ràng - Kết hợp nhiều kênh truyền thơng: lời nói, email, điện thoại, văn bản cứng - Tránh q tải thơng tin - Cần có bình đẳng truyền thông tin: thành viên cần nhận đầy đủ thông tin nhau, thành viên có quyền phản hồi thơng tin nhận 2.4 Ra định nhóm 2.4.1 Các cách thức định nhóm - Quyết định khơng gây phản ứng - Quyết định theo nguyên tắc quyền lực - Quyết định theo nguyên tắc thiểu số - Quyết định theo nguyên tắc đa số - Quyết định theo nguyên tắc đồng thuận: thông quan thảo luận - Quyết định theo phương pháp trí tồn thể 2.4.2 Khó khăn thuận lợi việc quết định tập thể  Thuận lợi - Số lượng thông tin phong phú: Gia tăng hiểu biết - Đa dạng lựa chọn: Nhiều hướng tiếp cận - Hiểu chấp nhận: Gia tăng trí nhóm - Cam kết thực hiện: Tự nguyện động lực triển khai cơng việc  Khó khăn - Áp lực thành viên: Nhất trí mang tính hình thức - Sự thống trị thiểu số: Dễ bị cá nhân thao túng - Mất nhiều thời gian 2.4.3 Lối tư nhóm - Là xu hướng thành viên nhóm có gắn kết chặt chẽ, thiếu vắng phê phán - Lý do: mong muốn trì gắn kết, tránh tranh chấp, ưu tiên đạt đồng thuận, hạn chế thiệt hại từ việc phê phán - Hậu quả: đưa đến định không sáng suốt; triệt tiêu quan điểm cá nhân 2.4.4 Một số kỹ thuật giúp cho việc định tập thể - * Kỹ thuật “phát ý tưởng”: khuyến khích thành viên đưa nhiều ý tưởng ý kiến góp ý - u cầu: - - Khơng có bình luận, phê phán chưa kết thúc - - Khơng có kiểm duyệt để thành viên tự đưa ý tưởng dù khác lạ - - Suy nghĩ leo thang: khuyến khích thành viên tổng hợp, hoàn thiện ý tưởng người * Kỹ thuật định theo nhóm danh nghĩa: 10 - Trưởng nhóm đưa vấn đề cần giải - Các thành viên tự đưa phương án trả lời cách viết, khơng thảo luận chung - Trưởng nhóm ghi lại ý kiến thành viên - Tiến hành bầu chọn ý kiến theo mức độ quan trọng * Kỹ thuật Delphi: dựa kết bảng hỏi gửi tới nhóm định - Gửi bảng hỏi nêu vấn đề cần giải cho thành viên - Câu trả lời tổng hợp lại người điều phối - Tiếp tục gửi tổng hợp ý kiến cho thành viên - Các thành viên tiếp tục đưa ý kiến - Quy trình kết thúc người thống định - Yêu cầu chung: - - Tránh định theo kiểu biểu phong trào - Tránh định lúc thời gian gấp - Động viên thành viên tham gia định - Quan sát đóng góp ý kiến tất thành viên, tránh bỏ sót - Quan tâm đến người đóng góp ý kiến - Cho thời gian, tạo hội cho thành viên đóng góp ý kiến CHƯƠNG 3: Lãnh đạo nhóm làm việc kinh doanh 3.1 Vai trò phẩm chất cần thiết lãnh đạo nhóm 3.1.1 Vai trò lãnh đạo nhóm * Vai trò tổ chức: - Sắp xếp phòng làm việc nhóm: người phải nhìn thấy thấy trưởng nhóm, trưởng nhóm khơng ngồi ngược ánh sáng - Đón tiếp người tham gia: có biển giới thiệu tên người tham gia, thành viên tự giới thiệu thân - Xác định mục tiêu việc thành lập nhóm, họp nhóm 11 Nếu khơng có mục tiêu, nhóm khơng thể tồn vận hành - Nêu rõ phương thức làm việc * Vai trò thực - Phân tích vấn đề: + Lắng nghe nhiều nói + Đặt câu hỏi mực + Lật lại vấn đề để hiểu chắn - Xác định tiến độ thực công việc: thời gian, kết - Tổng hợp phần cơng việc thực * Vai trò điều tiết - Tạo thuận lợi cho việc trao đổi: phân chia thời gian, tạo hội để người bày tỏ quan điểm - Giữ gìn khơng khí nhóm - Giải căng thẳng 3.1.2 Những phẩm chất cần thiết lãnh đạo nhóm Khả gây ảnh hưởng đến người khác Nhất quán - Khả khơi dậy tự tin - Quan tâm chân thành đến người khác - Tính kiên định - Bộc lộ tin tưởng vào tập thể - Tính đáng tin cậy - Đánh giá công trạng người - Lòng trực - Sát cánh bên tập thể - Công - Cung cấp thông tin kịp thời cho tập thể - Biết lắng nghe 3.2 Trách nhiệm lãnh đạo nhóm 3.2.1 Trách nhiệm với cơng việc Đạt mục tiêu công việc 3.2.2 Trách nhiệm với thành viên nhóm Hỗ trợ khuyến khích cá nhân - Phân công công việc phù hợp 12 - Giải thích rõ vai trò cá nhân cơng việc chung nhóm - Đánh giá thực công việc cá nhân - Bảo vệ cá nhân 3.2.3 Trách nhiệm với nhóm - Bày tỏ tâm huyết nhóm - Thống với nhóm mục tiêu, cơng việc phải làm - Duy trì việc thực quy định, chuẩn mực chung - Đại diện cho nhóm trước lãnh đạo cấp - Đại diện cho lãnh đạo cấp trước nhóm - Phối hợp nhóm với nhóm khác phận khác 3.3 Các phong cách lãnh đạo nhóm 3.3.1 Phong cách chuyên quyền Trưởng nhóm - Đưa mục đích cơng việc - Quyết định phương thức làm việc mà khơng nói với Giải vấn đề chỗ Ưu điểm: - Tính kỷ luật cao - Phân cơng lao động chặt chẽ - Hạn chế chuyên quyền cấp Lãnh đạo kiểm soát tốt cấp 3.3.1 Phong cách tự Trưởng nhóm 13 - nhóm Các thành viên nghe lời, im lặng bị động Có chống lại trưởng nhóm tạo khơng hài lòng Đánh giá kết thấp nhóm Nhược điểm: - Khơng phát huy tính sáng tạo cấp - Khó thích ứng thay đổi - Khơng khí nhóm ln trạng thái căng thẳng - Khơng tham gia vào nhóm khơng đưa định - Tạo khoảng cách trưởng nhóm thành viên Nhóm - Tự tổ chức thành cơng, bắt tay với trưởng nhóm tự phát, phản ứng hài lòng, đề cao thống nhất, chống lại trưởng nhóm - Khơng tự tổ chức thành cơng, khơng hài lòng xung đột TV, thành viên làm việc đơn độc Ưu điểm: Sự động thành viên nhóm phát huy Tạo hội cho thành viên tự thể Nhược điểm: Năng suất lao động chưa cao Kỷ luật lao động lỏng lẻo Dễ tạo chuyên quyền cấp dưới, Phân công lao động không rõ ràng 3.3.1 Phong cách cộng tác Trưởng nhóm: Giới thiệu giai đoạn hành động cần thiết Phân công công nhiệm vụ với thống nội Các định hướng nhóm thảo luận từ đầu Nhóm : Mọi người tham gia vào cơng việc Có hợp tác thật TV Đánh giá cao nhiệm vụ tinh thần tập thể Ưu điểm: Phát huy tính sáng tạo sức mạnh tập thể Dễ thích nghi thay đổi Khơng khí vui vẻ, người thấy thoải mái làm việc Nhược điểm: Bỏ lỡ thời cần định nhanh Cá nhân có động không lành mạnh, ảnh hưởng tiêu cực đến việc định CHƯƠNG 4: CÁC KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM HIỆU QUẢ Các quan điểm xung đột Tích cực Nâng cao chất lượng định 14 Kích thích sáng tạo cải tiến Khuyến khích sở thích lòng ham hiểu biết Tạo lập mơi trường cởi mở, phơi bày vấn đề giải tỏa căng thẳng Cổ vũ tinh thần tự đánh giá thay đổi môi trường Tiêu cực Mất thời gian, Mệt mỏi Các kết thường mang tính tư lợi cá nhân giá trị DN Gây tổn hại đến cảm xúc thể lý người khác Làm chệch hướng mục tiêu Hao tổn chi phí cảm xúc 4.1 Giải xung đột Các loại xung đột - Theo số lượng thành viên: xung đột cá nhân; xung đột hai người; xung đột nhóm tổ chức - Theo hình thức biểu hiện: xung đột công khai; xung đột ngầm - Theo nội dung: xung đột việc định; xung đột quyền lợi (vật chất, địa vị); xung đột vai trò Phương pháp giải Phong cách cạnh tranh khi:  Vấn đề cần giải nhanh  Khi biết 15  Vấn đề nảy sinh đột xuất không lâu dài  Bảo vệ nguyện vọng đáng Phong cách hợp tác khi:  Tìm giải pháp phù hợp với hai bên  Tạo dựng mối quan hệ lâu dài  Mục tiêu học hỏi, thử nghiệm  Tập hợp hiểu biết vào vấn đề Tạo tâm huyết Phong cách nhượng khi:  Cảm thấy chưa chắn  Vấn đề bị loại bỏ  Vấn đề quan trọng với đối tác  Tiếp tục đấu tranh có hại  Cần cho vấn đề sau quan trọng  Cần cho cấp học kinh nghiệm Phong cách lảng tránh khi:  Vấn đề không quan trọng  Vấn đề không liên quan đến quyền lợi ta  Giải hậu lớn lợi ích đem lại  Cần làm đối tác bình tĩnh lại  Cần thu thập thêm thơng tin Người khác giải tốt Phong cách thỏa hiệp khi:  Vấn đề tương đối quan trọng  Không nhượng tốt  Hai bên khăng khăng với mục tiêu riêng 16  Cần giải pháp tạm thời  Thời gian quan trọng Đôi giải pháp cuối Nguyên tắc I Không giải thích Khơng trích Hãy đưa giải pháp Cần thắng hay cần thành công Nguyên tắc giải xung đột - Chủ động - Giao tiếp - Nghiên cứu - Linh hoạt Công Đồng minh 4.1 Giải xung đột Cách giải có xung đột trực tiếp: - Tách hai người/ hai nhóm khỏi xung đột - Mời người trung gian có uy tín hai bên đứng giải xung đột - Làm cho hai bên giảm bớt căng thẳng - Lắng nghe ý kiến bên - Đưa chứng để thuyết phục - Thực nguyên tắc: win – win Kết luận quản lý xung đột: - Xung đột tất yếu để phát triển, không né tránh xung đột, phải chủ động tạo xung đột - Xung đột mức vừa phải, không để kéo dài - Mọi thành viên phải học cách biết hòa hợp nhóm, hướng tới việc đạt mục tiêu chung nhóm 17 4.2 Họp nhóm Nội dụng họp nhóm đa dạng với nhiều chủ đề khác Mục đích họp có thể: - Họp để giải vấn đề phát sinh nhóm - Họp để thống đưa định quan trọng - Họp nhóm nhằm chia sẻ thơng tin, trao đổi kinh nghiệm giao lưu tìm hiểu rõ - Họp nhóm phân giao nhiệm vụ cho thành viên Ngun nhân họp nhóm khơng hiệu - Cuộc họp khơng có chuẩn bị nội dung trước, khơng có phân cơng thành viên để chuẩn bị nội dung họp - Cuộc họp bàn lâu vấn đề khơng thời gian bàn vấn đề khác - Chủ đề họp mơ hồ, thành viên thảo luận chệch hướng ban đầu đặt - Trong họp trọng cơng kích thành viên nhóm 4.2.1 Chuẩn bị họp Trước họp, người chủ trì họp cần xác định xem họp có thực cần thiết khơng? Mục đích họp gì?  Lập kế hoạch họp • Xác định chủ đề họp mục tiêu họp • Xác định thành viên tham gia họp • Xác định ngày địa điểm họp • Xác định nội dung họp  Chuẩn bị tài liệu • Danh sách người tham dự họp • Các mẫu biên để ghi chép 18 • Các phiếu biểu (nếu họp cần biểu quyết) • Các tài liệu liên quan đến họp  Gửi thông báo điện báo cho thành viên tham gia họp 4.2.2 Tiến hành tham dự họp BIÊN BẢN HỌP Hôm nay, vào hồi 9h ngày 19 tháng năm 2018, phòng G403 I Thành phần tham gia Nguyễn Văn A – Trưởng nhóm Trần Thị B – Thư ký Lê Thị C – thành viên Võ văn D – thành viên II Nội dung họp Báo cáo kết học tập năm 2015 Các ý kiến phân tích nguyên nhân Các ý kiến đóng góp giải pháp nâng cao chất lượng học tập III Kết luận Buổi họp kết thúc vào lúc 11h30 ngày 19 tháng năm 2018 Thư ký Trưởng nhóm (ký ghi rõ họ tên) (ký ghi rõ họ tên) 4.2.2 Điều hành họp A Trước họp bắt đầu - Người chủ trì thơng báo chủ đề họp vấn đề cần thảo luận cho thành viên nắm rõ - Phân công người làm thư ký ghi chép biên họp B Trong họp Dẫn dắt thảo luận 19 - Trước tiên nêu vấn đề thảo luận mời người tham gia thảo luận vấn đề Chủ tọa khuyến khích người tham gia đóng góp ý kiến - Trong suốt họp, chủ tọa kiểm sốt họp, khơng để số người hay cắt ngang lời người khác áp đảo ý kiến người khác Cần tỏ rõ thái độ ngăn chặn tượng cơng kích, trích ý kiến người khác mang tính cá nhân, khơng có thái độ xây dựng - Chủ tọa quan sát lắng nghe, ghi chép ý kiến người Trong trường hợp, khơng khí họp trầm lắng cần biết khuyến khích người phát biểu, đưa câu hỏi gợi mở: nên làm nào? Ai có ý tưởng hay khơng? Có giải pháp khác khơng? Đề nghị người chưa có ý kiến phát biểu Đề nghị người hay phát biểu trước làm châm ngòi cho thảo luận - Đối họp đơng người chia thành nhóm thảo luận yêu cầu nhóm báo cáo trở lại hội nghị - Kết luận cho vấn đề Biểu hình thức giơ tay bỏ phiếu Một số vấn đề cần lưu ý: + Đảm bảo họp bắt đầu kết thúc + Chắc chắn tất người tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến + Cử người điều hành họp + Thường xuyên khuyến khích thành viên phát biểu, nêu ý kiến (chú ý người có lực) + Giữ cho họp liên tục, không bị gián đoạn (thành viên không làm việc riêng, tắt âm điện thoại ) + Điều hành họp theo chủ đề C Kết thúc họp - Chủ tọa cần tóm tắt kết luận định trí họp Xác định nhiệm vụ cụ thể phân giao cho thành viên, thời gian cần phải hồn thành - Có kế hoạch truyền đạt nội dung kết luận họp cho tất thành viên 20 - Tuyên bố kết thúc họp Lưu ý số nhân tố phá hỏng họp: Một người nói nhiều - Bàn lâu vấn đề nhiều vấn đề khác cần giải - Các thành viên không hiểu rõ vấn đề, né tránh vấn đề thảo luận - Lợi dụng họp để công kích cá nhân - Một số thành viên khơng hồn thành công việc giao chuẩn bị trước họp 4.3 Kỹ giao tiếp 4.3.1 Nói chuyện với thành viên nhóm - Ngữ điệu âm điệu giọng nói: Nói to, rõ ràng, lên giọng xuống giọng, lúc nhanh lúc chậm - Điệu nói: Vẻ mặt, ánh mắt, cử tay chân tư - Nội dung truyền đạt • Ngắn gọn tập trung vào chủ đề • Chuẩn bị dàn ý, ý định nói người nghe • Trong q trình nói nên ý phản ứng người nghe để điều chỉnh 4.3.2 Lắng nghe thành viên nhóm  Các cách nghe • Nghe để lấy nội dung: Là để hiểu nhớ thông điệp người nói • Nghe có phê phán: Là để hiểu đánh giá ý nghĩa thông điệp người nói nhiều mức độ: Tính logic lập luận, độ mạnh chứng, độ vững kết luận, ý định động người nói • Nghe thông cảm: Là để hiểu cảm xúc, nhu cầu mong muốn người nói để từ đánh giá quan điểm người nói  Kỹ lắng nghe • Lắng nghe mắt 21 • Lắng nghe thể nét mặt • Lắng nghe thể hành vi, cử tư • Nắm vững nội dung người nói, sàng lọc thơng tin • Biết khuyến khích động viên người nói  Cải thiện kỹ nghe  Hãy nhìn vượt qua phong cách người nói    • Đánh giá thơng điệp qua lập luận; • Tự hỏi điều người nói biết mà chưa biết • Khơng cá nhân hóa điều bạn nghe • Giảm tác động tình cảm đến điều nói Chống lại lãng • Đóng cửa vào • Vặn nhỏ đài hay tivi • Dịch chuyển lại gần người nói • Đốn điều nói tới tóm tắt lại vừa nói • Đừng cắt ngang • Đừng bác bỏ bạn nghe hết thông điệp Gửi thông điệp phản hồi • Cho người nói thấy bạn ý • Duy trì giao tiếp qua mắt • Thể nét mặt hợp lý • Hình dung điều bạn nghe thấy người nói kết thúc • Có nhận xét phản hồi tích cực Nghe chủ động • Nghe ý kiện 22 • Giữ cho tâm trí cởi mở • Ghi chép ý và, ngắn gọn thẳng vào vấn đề • Phân tích điểm • Giữ câu hỏi, nhận xét người nói kết thúc 4.3.3 Giao tiếp phi ngơn ngữ  Các hình thức giao tiếp phi ngơn ngữ  Diễn tả nét mặt  Nụ cười  Mắt ánh mắt  Những cử  Tư  Diện mạo  Hành vi đụng chạm  Không gian giao tiếp  Vật dụng giao tiếp CHƯƠNG LÀM VIỆC TRONG NHÓM ĐA VĂN HÓA 5.1 Các khác biệt văn hóa Nguyên nhân dẫn tới khác biệt văn hóa (khác biệt văn hóa thể hiện): - Khác biệt giao tiếp - Không thông thuộc ngôn ngữ - Quan điểm khác cấp bậc quyền hạn - Khác biệt trình đưa định Khác biệt giao tiếp: + Nói thẳng hay nói lòng vòng + Hỏi thẳng hay suy đốn 23 + Phản ứng gay gắt hay «dĩ hòa vi quý» Không thông thuộc ngôn ngữ: + Cần biết ngơn ngữ chung + Nhóm người văn hóa tránh dùng ngơn ngữ để bàn bạc vấn đề trước người thuộc văn hóa khác Quan điểm khác cấp bậc quyền hạn + Coi trọng cấp bậc, quyền hạn hay coi trọng bình đẳng + Nếu văn hóa coi trọng cấp bậc, quyền hạn người văn hóa khác khơng đồng tình, khơng bày tỏ quan điểm, thái độ với người lãnh đạo cấp Khác biệt trính đưa định: + Dứt điểm, triệt để hay khơng + Có cẩn trọng, sẵn sàng chia sẻ thơng tin chưa hiểu tồn dự án? 5.2 Làm việc hiệu nhóm đa văn hóa  Tìm hiểu, học hỏi văn hóa khác  Cải thiện kỹ viết  Cải thiện kỹ nói 5.3 Điều hành nhóm làm việc đa văn hóa Chiến lược “Can thiệp quản trị” Đặt tiêu chuẩn, quy định từ đầu thành lập nhóm (thống sử dụng loại ngơn ngữ, tiêu chí đánh giá hiệu làm việc) Chiến lược “Thuyên chuyển” Nếu thành viên nhóm cảm thấy khơng hài lòng rút lui 24 25 ... đến hiệu làm việc nhóm: Bối cảnh (mơi trường làm việc) - Công nghệ: Thiết bị, phần mềm hỗ trợ cho giao tiếp nhóm - Điều kiện làm việc: Không gian làm việc, ánh sáng, trang thiết bị… - Cách quản. .. 1.4.4 Nhóm làm việc tự chủ Nhóm làm việc tự chủ gồm người lao động hàng ngày làm việc cách hiệu để sản xuất sản phẩm hoàn chỉnh cung cấp dịch vụ hồn chỉnh cho nhóm khách hàng 1.4.5 Nhóm làm việc. .. dự án? 5.2 Làm việc hiệu nhóm đa văn hóa  Tìm hiểu, học hỏi văn hóa khác  Cải thiện kỹ viết  Cải thiện kỹ nói 5.3 Điều hành nhóm làm việc đa văn hóa Chiến lược “Can thiệp quản trị Đặt tiêu