GIÁM SÁT HỖ TRỢ CÁC CHƯƠNG TRÌNH/DỰ ÁN Y TẾ. Trường Đại học Y tế Công cộng Bộ môn Tổ chức và Quản lý Y tế

Trường Đại học Y tế Công cộng GIÁM SÁT HỖ TRỢ CÁC CHƯƠNG TRÌNH/ DỰ ÁN Y TẾ Bộ mơn Tổ chức Quản lý Y tế CHUẨN ĐẦU RA Sau kết thúc, học viên có thể: Trình bày phân biệt khái niệm giám sát, theo dõi, đánh giá, kiểm tra, tra Trình bày hình thức, phương pháp nguyên tắc giám sát Trình bày qui trình giám sát Xây dựng kế hoạch bảng kiểm giám sát bên ngồi KHÁI NIỆM • Giám sát hỗ trợ q trình thu thập, phân tích sử dụng thông tin việc thực công việc nhân viên để giúp đỡ hỗ trợ họ thực tốt cơng việc -> nâng cao hiệu chất lượng chương trình/hoạt động PHÂN BIỆT MỘT SỐ KHÁI NIỆM Theo dõi: Xem xét tiến độ Điều chỉnh mục tiêu hoạt động Kiểm tra: Đánh giá: Hiệu quả, giá trị Ra định Thu thập, phân tích sử dụng thông tin nhằm: Tiến độ công việc Phê bình, phán xét Điều chỉnh mục tiêu Đối tượng công việc - Lượng giá hoạt động - Điều chỉnh công việc - Nâng cao chất lượng Giám sát: Hỗ trợ Đào tạo trực tiếp Đối tượng người Thanh tra: Pháp chế Qui định Đề xuất xử lý CÁC LOẠI HÌNH GIÁM SÁT Phân loại theo phương pháp giám sát • Giám sát trực tiếp • Giám sát gián tiếp • Giám sát lồng ghép Phân loại theo thời gian: • Giám sát đột xuất • Giám sát định kỳ Phân loại theo nguồn giám sát viên: • Giám sát bên ngồi • Giám sát nội (cơ sở tự giám sát) CÁC NGUYÊN TẮC GIÁM SÁT Giám sát q trình thơng tin chiều: quan sát, lắng nghe, giao tiếp chủ động phản hồi tích cực với tinh thần thân ái, giúp đỡ Xác định cụ thể đối tượng, nội dung thời gian cho hoạt động giám sát Hiểu đáp ứng nhu cầu người/đơn vị giám sát Lập kế hoạch hoạt động, giải vấn đề rõ ràng (vấn đề gì, làm, làm nào, hoàn tất, nơi theo dõi) Cùng tham gia giải vấn đề với người/đơn vị giám sát Dùng công cụ phù hợp để giám sát CÁC VAI TRỊ CỦA GIÁM SÁT VIÊN • • • • • Làm gương Làm người động viên Làm thầy Người dẫn dắt Người bảo CÁC PHƯƠNG PHÁP GIÁM SÁT Sử dụng phương pháp như: – Quan sát – Phỏng vấn sâu – Phỏng vấn sử dụng câu hỏi – Thảo luận – Xem xét số liệu, tài liệu CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT • • • • • Kỹ quan sát Kỹ giao tiếp Kỹ phản hồi Kỹ làm việc nhóm Kỹ hướng dẫn “cầm tay việc” => Học viên đọc thêm sách/tài liệu QUY TRÌNH GIÁM SÁT Bản mô tả công việc, nhiệm vụ Chuẩn thực công việc Quan sát phản hồi Đánh giá thực công việc Cải thiện thực công việc Phản hồi điểm tích cực • • • • • • • Làm Thông báo rõ ràng Cụ thể Có thể tạo thay đổi lớn Chú ý đến người nhận phản hồi Thực thường xuyên Thực cách phù hợp Phản hồi sai sót • Tế nhị không lảng tránh • Quan tâm đến tác động tình cảm người nhận • Để tránh phản ứng tiêu cực: – Dùng từ “chúng ta” – Nếu xen kẽ khen chê • Chỉ nói khách quan cơng việc, khơng phải chất người • Tập trung vào hành động quan trọng Nhận phản hồi Bước 1: Làm rõ – Hỏi ví dụ cụ thể Hãy rõ cho tơi vấn đề cụ thể gì? Chính xác điều khiến anh/chị khơng hài lịng? Bước 2: Cảm ơn– cách thích hợp đóng góp người khác “Ý kiến anh/chị giúp tơi nhiều…” “Tơi xin ghi nhận ý kiến đóng góp anh/chị….” Bước 3: Xác định– bước cụ thể cần thực để cải thiện vấn đề “Chính xác tơi làm khác để …?” Bước 4: Xây dựng tiêu chuẩn – Để thực thành công Cải thiện thực công việc/hoạt động Thông qua • Khuyến khích học tập liên tục • Tăng cường kiến thức, kỹ kinh nghiệm liên quan đến cơng việc/hoạt động • Các kế hoạch cải thiện thực cơng việc/hoạt động KHUYẾN KHÍCH ĐỘNG VIÊN • Động làm việc: khiến cho người ta làm việc theo cách mà người ta làm • Động làm việc chủ yếu tự thân người Vì vậy: – Với thân: ln giữ động làm việc – Với người khác: tháo gỡ khó khăn cản trở động làm việc họ thơng qua động viên khuyến khích kịp thời tinh thần, vật chất tuỳ theo động làm việc người- tạo môi trường làm việc lành mạnh, công bằng, hướng tới mục tiêu chung, khen thưởng QUI TRÌNH GIÁM SÁT BÊN NGỒI Hỗ trợ sau LKH & Chuẩn bị Thực giám sát Chọn người giám sát (giám sát viên) – Có kỹ thành thạo chuyên môn lĩnh vực giám sát – Có kiến thức kỹ giám sát – Sắp xếp thời gian thích hợp để giám sát – Có khả lãnh đạo để tạo tin tưởng, tổ chức tốt giám sát định sau giám sát LẬP KẾ HOẠCH GIÁM SÁT – Tên kế hoạch giám sát – – – – Địa điểm giám sát Thời gian giám sát Đối tượng giám sát Mục tiêu giám sát – Nội dung giám sát – Phương pháp tiến trình giám sát – Cơng cụ giám sát (cần xây dựng bảng kiểm phù hợp) – Các thành viên nhiệm vụ nhóm giám sát – Nguồn lực cần thiết khác – Các tài liệu cần tham khảo trước giám sát TRIỂN KHAI GIÁM SÁT – Gặp gỡ ngắn với cán sở – Tìm hiểu tình hình hoạt động cần giám sát & phát vấn đề – Thảo luận để tìm nguyên nhân đề giải pháp khắc phục – Phản hồi sau giám sát cho nhân viên lãnh đạo đơn vị HỖ TRỢ SAU GIÁM SÁT – Viết báo cáo giám sát – Phản hồi văn – Lưu trữ sử dụng tài liệu giám sát – Thực theo dõi hỗ trợ sau giám sát BẢNG KIỂM GIÁM SÁT • Xây dựng dựa mơ tả cơng việc người giám sát • Dựa chuẩn thực cơng việc • Thường sử dụng để đánh giá kỹ Lợi ích Bảng kiểm giám sát • Khơng bỏ sót nội dung giám sát • Thực nội dung giám sát • Giám sát trọng tâm • Lưu trữ thơng tin kết giám sát để làm sở so sánh cho lần giám sát • Viết báo cáo sau giám sát Xây dựng bảng kiểm • Xác định tên bảng kiểm: tên nội dung, kỹ thuật, thủ thuật, nhiệm vụ, hoạt động mà ta định giám sát • Phân tích nội dung, kỹ thuật, công việc thành mục, hoạt động - thao tác cần quan sát • Trong mục: phân tích chi tiết & mơ tả tỷ mỉ tất thao tác & nội dung • Đưa thao tác nội dung thích hợp vào bảng kiểm Trước đưa vào bảng kiểm ta cần kiểm tra xem: – Mơ tả có chung chung q khơng – Xem cịn sót thao tác, nội dung khơng – Có q chi tiết vụn vặt khơng? Có thao tác/việc không cần thiết phải đưa vào bảng kiểm không? Lưu ý xây dựng bảng kiểm • Cân đối: thao tác/ nội dung khơng q tóm tắt, khơng bỏ sót, khơng q vụn vặt • Trình tự: Các bước nên xếp theo trình tự hợp lý, theo quy trình • Với nội dung, thủ thuật lớn phức tạp có nhiều thao tác: nên chia thành giai đoạn, giai đoạn xây dựng thành bảng kiểm riêng đánh số theo thứ tự liên tục thao tác/nội dung Tóm tắt học • • • • • Giám sát? Các loại GS? Quy trình GS? Quy trình GS bên ngồi? Bảng kiểm? ... đối tượng, nội dung thời gian cho ho? ??t động giám sát Hiểu đáp ứng nhu cầu người/đơn vị giám sát Lập kế ho? ??ch ho? ??t động, giải vấn đề rõ ràng (vấn đề gì, làm, làm nào, ho? ?n tất, nơi theo dõi) Cùng... việc /ho? ??t động – Nhiệm vụ/Cơng việc chính /Ho? ??t động – Báo cáo cho ai? Ai báo cáo – Yêu cầu (trình độ, kinh nghiệm lực) Các chuẩn đánh giá thực công việc /ho? ??t động • Dựa vị trí cơng việc /ho? ??t... thực công việc /ho? ??t động Thơng qua • Khuyến khích học tập liên tục • Tăng cường kiến thức, kỹ kinh nghiệm liên quan đến cơng việc /ho? ??t động • Các kế ho? ??ch cải thiện thực cơng việc /ho? ??t động KHUYẾN