BÍ QUYẾT KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

Bí Kiểm sốt tiến độ dự án Kiểm sốt tiến độ dự án trình cần tiến hành để đảm bảo hoàn thành dự án thời hạn Đây nhiệm vụ trách nhiệm quan trọng nhà quản lý Do đó, ebook lần Học viện Agile gửi đến bạn số bí hữu ích để kiểm soát tiến độ dự án hiệu 1 Các công cụ giám sát tiến độ dự án Giám sát dự án quy trình theo dõi rủi ro xác định để định xem phương pháp ứng phó rủi ro có hiệu mong đợi hay cần phải tìm cách khác Có nhiều cơng cụ trực quan hóa giúp giám sát tiến độ dự án tìm hiểu số cơng cụ thường nhóm dự án sử dụng Công cụ 1: Đèn giao thông Công cụ đèn giao thơng cơng cụ giúp nhóm tiết kiệm cơng sức viết báo cáo, tăng cường tính trực quan dễ dàng kích hoạt hoạt động hỗ trợ có vấn đề xảy Đèn đỏ: nguy hiểm Đèn vàng: rủi ro Đèn xanh: tiến độ Chỉ số hiệu suất T9 T10 T11 T12 Tổng quan dự án Lịch trình dự án Sự tham gia bên liên quan Ngân sách dự án Quy mô dự án Nguồn lực sẵn có Chất lượng Cơng cụ 2: Biểu đồ Burndown Biểu đồ Burndown công cụ giúp nhà quản lý nhóm dự án theo dõi cịn cơng việc cịn lại để đạt mục tiêu dự án thời gian để thực Nỗ lực cịn lại Đường sở : Là đường thẳng nối điểm bắt đầu với điểm kết thúc Nó thể tình lý tưởng tiến độ dự án diễn Đường thực tế: Biểu thị cơng việc thực tế cịn lại Nếu đường thực tế nằm bên đường sở: dự án chạy nhanh so với tiến độ Nếu đường thực tế nằm bên đường sở: dự án bị chậm, nghi vấn có vấn đề cần giải Ngày Đường sở Đường thực tế B Ư ỚC B Ư ỚC B Ư ỚC B Ư ỚC Chuẩn bị thông tin khối lượng công việc Vẽ hai trục Mỗi nhiệm vụ cần có khung thời gian để hoàn thành Một trục tung trục hoành giấy Nối hai điểm hai trục tung trục hồnh Đây đường sở Vẽ dịng cơng việc thực tế định kỳ hàng ngày hàng tuần Công cụ 3: Bảng công việc Kanban Kanban phương pháp tiếng hiệu quả, thừa hưởng nguyên lý ưu việt chứng minh từ công ty Nhật Bản Sử dụng Kanban giúp tạo thói quen lập kế hoạch, trực quan hóa tiến độ cơng việc loại bỏ lãng phí Việc trì luồng cơng việc trơi chảy giúp nhóm thoải mái đạt hiệu cao ToDo Doing Done To do: Việc cần làm Doing: Việc làm Done: Việc hoàn thành Bước Bước Tìm bảng chia thành cột Lần lượt ghi đầu việc vào mảnh giấy dán Đánh giá độ ưu tiên xếp chúng vào cột cần làm Khi giải xong hạng mục, di chuyển sang cột Hoàn thành Cần làm Khi định bắt đầu cơng việc, thành viên nhóm di chuyển từ cột Cần làm sang cột Đang làm Lưu ý ta xử lý tốt từ đến cơng việc lúc Có thể chọn bắt đầu cơng việc Bước Đang làm Hồn thành Phân loại công việc cách sử dụng mảnh giấy dán có màu khác Bước 4 Cơng cụ 4: Họp đứng ngày Cả nhóm dự án tham gia họp đứng ngày 15 phút để cập nhật tình trạng cơng việc người, với khó khăn cản trở tiến độ dự án Hoạt động giúp nhóm tự kiểm tra, tự theo dõi, tự kiểm soát tiến độ Bước 1: Chọn người điều phối Người điều phối quản lý dự án Bước 2: Điều phối viên chuẩn bị cho họp Đặt phòng thời gian họp cố định Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ: sổ sách, sticky note máy tính ( cần) Bước 3: Cập nhật tiến độ công việc Các thành viên cập nhật tiến độ công việc lên bảng Kanban biểu đồ Burndown trước họp Bước 4: Đề phòng họp bị gián đoạn Người điều phối đảm bảo khơng có ngồi nhóm ngăn cản làm gián đoạn họp Bước 5: Tiến hành họp Người điều phối bắt đầu bấm chuyển vật mà nhóm sử dụng để báo đến lượt trình bày cho thành viên Các thành viên trả lời ba câu hỏi quan trọng: Tôi hồn thành việc từ hơm qua tới nay? Tơi phát vấn đề cản trở cơng việc tiến độ chung? Tôi làm tiếp theo? Các thành viên khác ý lắng nghe người báo cáo Người điều phối ghi lại vấn đề mấu chốt nhắc nhở thành viên có xu hướng làm cho họp vượt khung thời gian Công việc tiếp diễn thành viên cuối nhóm Các thành viên vắng mặt gửi báo cáo trước họp nhờ thành viên nhóm báo cáo giúp Quản lý thay đổi phạm vi dự án Trong q trình dự án diễn ra, mơi trường xung quanh thay đổi, hiểu biết bên liên quan, người dùng, đội dự án có biến chuyển Do đó, yêu cầu dự án thay đổi theo Đội dự án cần sẵn sàng với thay đổi, có quy trình phù hợp để chào đón phản hồi hiệu với thay đổi Bước Làm rõ yêu cầu thay đổi Hãy làm rõ yêu cầu thay đổi câu hỏi đây: Ý định thay đổi gì? Tác động gì? Cần làm để thực thay đổi này? Có cần phải thay đổi kế hoạch khơng? Bước Đề nghị điều chỉnh dự án Hãy dùng công cụ Đề nghị Điều chỉnh Dự án để đánh giá đề xuất thay đổi đến bên liên quan dự án Đề nghị điều chỉnh dự án gì? Lý điều chỉnh Tác động thay đổi lên điều kiện ràng buộc dự án: Thời gian Phạm vi Chất lượng Nguồn lực Ngân sách Rủi ro Phê duyệt bên liên quan chủ chốt dự án Bước Thảo luận với nhóm dự án người đề xuất thay đổi để đạt đồng thuận định sáng suốt Hãy nhóm bên liên quan làm rõ câu hỏi sau: Sẽ cho thay đổi này? Cần thêm tiền? Cần thêm người nguồn lực ? Thay đổi có rủi ro nào? Thời gian sao? Đâu cách tốt để tiến hành thay đổi đó? Bước Ưu tiên hóa làm mịn yêu cầu Hãy tạo điều kiện cho thay đổi diễn cách sử dụng quy tắc ưu tiên hóa làm mịn yêu cầu: 2-3 tuần lần nhóm xem xét làm mịn danh sách yêu cầu Khi có yêu cầu mới, có độ ưu tiên cao yêu cầu đưa lên đầu danh mục yêu cầu, yêu cầu khác bị đẩy xuống danh sách Sử dụng năm câu hỏi để truy tìm gốc rễ vấn đề Sakichi Toyoda, nhà phát minh nhà sáng lập Toyota, phát triển kỹ thuật Whys (Năm câu hỏi sao) vào năm 1930 Phương pháp trở nên phổ biến vào năm 1970 Toyota sử dụng để giải vấn đề ngày Phương pháp đơn giản: xảy cố, bạn sâu vào nguyên nhân gốc cách hỏi "Tại sao?" năm lần Sau đó, thảo luận thống triển khai biện pháp đối phó phù hợp để ngăn chặn vấn đề tái diễn Sau đây, sâu vào bước phương pháp Bước 1: Tập hợp nhóm làm việc Chọn người làm điều phối viên Bước 2: Xác định vấn đề Tuyên bố vấn đề ngắn gọn, rõ ràng Bước 3: Hỏi “tại sao” lần Hỏi: “Tại vấn đề xảy ra?” Bước 4: Hỏi bốn lần Lưu ý đặt câu hỏi nhiều lần để tìm xác vấn đề gốc rễ Bước 5: Giải nguyên nhân gốc rễ Thảo luận tìm biện pháp đối phó, lên kế hoạch thực theo dõi kết để ngăn chặn cố tái diễn Ví dụ Tuyên bố vấn đề: Khách hàng phàn nàn chất lượng lô hàng vừa giao Khách hàng phàn nàn chất lượng lô hàng vừa giao? Tại chất lượng nguyên vật liệu đầu vào kém? Tại lại thiếu nguyên vật liệu trình sản xuất? Tại lại ước tính ngun vật liệu khơng xác? Tại khơng biết yêu cầu nguyên vật liệu thiết kế mới? Do chất lượng nguyên vật liệu đầu vào Do trình sản xuất bị thiếu nguyên vật liệu nên phải mua bổ sung từ nhà cung cấp khác Do ước tính khơng xác nên mua thiếu Do yêu cầu nguyên vật liệu thiết kế Do chưa làm thử trước 10 Như sau năm lần hỏi sao, bạn tìm gốc rễ vấn đề hiểu khía cạnh khác vấn đề xảy Từ đó, bạn nhóm đưa hành động để giải vấn đề đảm bảo cố không tái diễn lần 11 Các biến số cần xem xét định Khi nhóm dự án xác định phương án, cần phải ước đốn giá trị đóng góp phương án mục tiêu đề từ đầu quy trình Để làm điều này, nhà quản lý nhóm dự án cần xem xét biến số sau Chi phí Lợi ích Có thể tiết kiệm chi phí trước mắt lâu dài hay khơng? Lợi ích lợi nhuận đạt thực phương án gì? Chi phí có cịn tiềm ẩn chi phí khơng? Phương án có giúp cải thiện chất lượng sản phẩm không? Mức độ thỏa mãn khách hàng có tăng khơng? Phương án có làm nhân viên hoạt động hiệu không? Các biến số vơ hình Thời gian Phương án có làm tăng hay giảm mức độ trung thành khách hàng hay nhân viên với công ty hay không? Thời gian đủ để thực phương án đưa phương án vào thử nghiệm? Những nhân tố trì hỗn lịch trình gì? Tác động tài Phương án mang lại lợi nhuận rịng tính theo giá thuần? Kế hoạch thời gian cho kết gì? Liệu có phải vay tiền để thực phương án khơng? Tính khả thi Phương án có thiết thực hay không? Nếu phương án triển khai gặp khó khăn thuận lợi gì? Tác động trì hỗn lịch trình nào? 12 Nguồn lực Rủi ro Phương án cần thực hiện? Những rủi ro thực phương án gì? Những người công ty hay cần tuyển dụng đào tạo mới? Đạo đức Phương án có đại diện cho quyền lợi khách hàng, nhân viên cộng đồng nơi hoạt động khơng? 13 Điều khiến cho việc định thiếu hiệu quả? Hầu hết định người bị chi phối cảm xúc nỗi sợ hãi, giận dữ, niềm tự hào, tự dối mình, tham vọng tự tin mức Điều cản trở đưa định hồn hảo theo lý trí Đặc biệt, quản lý dự án kỹ định quan trọng Những định thiếu hiệu nhà quản lý dẫn đến hậu tai hại, chí thất bại dự án Dưới số cạm bẫy tư mà quản lý dự án hay mắc phải định Bẫy tư Mô tả Tạo điểm tựa điều chỉnh Xu hướng bị ảnh hưởng vin vào ý tưởng, quan điểm, số đưa trước định dựa điểm tựa Giải pháp Thừa nhận bẫy điểm tựa Chuẩn bị suy nghĩ, quan điểm riêng trước ý tưởng, quan điểm, số đưa Thách thức điểm tựa thật nhiều câu hỏi Tự tin thái Chi phí chìm Xu hướng tin diễn biến việc mong muốn, từ xem nhẹ dấu hiệu cảnh báo rắc rối xảy Tham khảo ý kiến người có óc phân tích nhờ họ tham gia kiểm tra tình Khơng xét đến khoản đầu tư thời gian tiền bạc lấy lại đưa định Nhận biết chi phí chìm phương án Đặt vào vai trò người ủng hộ quan điểm đối lập Ý thức chi phí chìm ảnh hưởng đến định Hạn chế để người có xu hướng chi phí chìm đưa định 14 Xu hướng tìm chứng xác nhận Xu hướng tìm chứng ủng hộ quan điểm mình, mà xem nhẹ gạt bỏ chứng thể quan điểm trái ngược Tự hỏi thân có trung thực cách thu thập diễn giải thông tin hay không So sánh với kinh nghiệm khứ, từ đưa hướng giải theo kinh nghiệm trước Đặt câu hỏi để phân biệt rõ suy luận chủ quan khách quan Xin ý kiến người khơng có quyền lợi cá nhân việc đưa định Điều rõ ràng tình huống? Điều chưa rõ ràng? Suy luận chủ quan Điều đốn? Điều tương tự với kiện khứ? Đâu điểm khác biệt? 15 096-997-2469 vivian@hocvienagile.com https://www.facebook.com/hocvienagile/ https://hocvienagile.com/ 16