ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TP HCM QUẢN LÝ DỰ ÁN Khoa Kỹ Thuật Xây Dựng - Hoạch định & lập tiến độ dự án Giảng viên: PGS TS NGUYỄN THỐNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TP HCM QUẢN LÝ DỰ ÁN Khoa Kỹ Thuật Xây Dựng - BM KTTNN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án NỘI DUNG Giảng viên: PGS TS NGUYỄN THỐNG E-mail: nguyenthong@hcmut.edu.vn or nthong56@yahoo.fr  Hoạch định dự án Sơ đồ ngang  Sơ đồ CPM  Sơ đồ PERT  Điều chỉnh tiến độ dự án  Điều hòa nguồn nhân lực Web: http://www4.hcmut.edu.vn/~nguyenthong PGS TS Nguyễn Thống Tél (08) 38 640 979 - 098 99 66 719 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án NỘI DUNG Chương Chương Chương Chương Chương Chương Chương Chương Chương 1: Mở đầu 2: Khởi đầu dự án 3: Tổ chức dự án 4: Hoạch định & Lập tiến độ dự án 4bis: Sơ đồ mạng CPM & PERT 5: Kiểm soát dự án 5bis: Kiểm sốt chi phí 6: Kết thúc dự án 7: Giới thiệu phần mềm MS Project CÂU HỎI THẢO LUẬN Để dự án thành công có thiết phải lập kế hoạch khơng? Taị sao? PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản lý dự án GS TS Georges Hirsch, Đặng TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH? Hữu Đạo, Nguyễn Tiến Dũng, PGS TS Nguyễn Chân NXBGD & CFVG 1994 Quản lý dự án TS Cao Hào Thi, TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan NXBĐHQGTp.HCM 2004 Lập & thẩm định dự án đầu tư xây dựng PGS TS Nguyễn Thống NXBXDHN 2005 Nguyên lý quản lý dự án TS Bùi ngọc Tồn NXBGTVT Hà Nội 2008 • Đảm bảo đạt mục tiêu • Đảm bảo trình tự cơng việc • Xác định thời gian, chi phí, u cầu chất lượng • Nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực • Giúp việc kiểm sốt theo dõi • PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH? HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN • • • •  Hoạch định trình mà NQL dự báo vấn đề, ảnh hưởng kiện xảy làm thay đổi hoạt động mục tiêu dự án  Thơng qua hoạch định, NQL tác động & kiểm sốt chất, đưa hành động cần thiết nhằm đem lại kết mục tiêu mong muốn 10 Tăng cường giao tiếp/ phối hợp Khuyến khích, động viên Huy động vốn Cung cấp liệu Hầu hết khó khăn dự án gặp phải thiếu kế hoạch lập kế hoạch không PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN ĐỂ TRẢ LỜI CÁC CÂU HỎI GIỚI THIỆU Cái phải thực hiện?  Chúng thực nào?  Chúng thực nào?  Ai thực chúng?  Chi phí thực cơng việc này?  Nguồn lực cần thiết?  Mức độ mong đợi kết quả? PGS TS Nguyễn Thống 11 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN MỤC ĐÍCH HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN  Hoạch định dự án chức quản lý Trên sở hoạch định NQL kiểm sốt, đánh giá kết q trình thực  Hoạch định cơng tác khó khăn 12 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án PHÂN TÍCH CUNG CẤP DỮ LIỆU  Dự tính cơng việc thực nào?  Nguồn tài nguyên cần thiết?  Công việc xác định rõ ràng, liên quan cấu trúc & cá nhân phụ trách  Để liệu hoạch định sử dụng cho việc chuẩn bị kế hoạch tương lai 13 PGS TS Nguyễn Thống 16 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án DỰ BÁO  Dự đoán khó khăn xảy  Lập kế hoạch giải khó khăn LỢI ÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN 17 14 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án THIẾT LẬP NGUỒN LỰC  Sử dụng tối ưu nguồn lực giới hạn PHỐI HỢP & KIỂM SOÁT  Cung cấp sở cho phối hợp đối tác & nhà thầu tham gia dự án Cung cấp sở để ước tính thời gian & chi phí  Giúp thuận lợi đạt mục tiêu  Đảm bảo trình tự cơng việc  Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng công việc  Nâng cao hiệu sử dụng nguồn lực  15 PGS TS Nguyễn Thống 18 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án LỢI ÍCH ĐỐI VỚI KHÁCH HÀNG  Giúp việc kiểm soát & theo dõi  Tăng cường giao tiếp/phối hợp  Khuyến khích, động viên  Huy động vốn  Cung cấp liệu  Khách hàng biết xác thời gian cần thiết xây dựng & vốn đầu tư có hiệu theo tiến triển dự án 19 PGS TS Nguyễn Thống 22 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án LỢI ÍCH ĐỐI VỚI NHÀ THẦU LỢI ÍCH ĐỐI VỚI KỸ SƯ, KIẾN TRÚC SƯ  Sơ đồ chi tiết giúp nhà thầu hiểu rõ công việc tránh thực cơng việc bừa bãi Kế hoạch thích hợp giúp kiểm sốt chi phí, chủ động phân phối tài  Cung cấp lao động dự báo rõ ràng PGS  TS Nguyễn Thống Kế hoạch thường lập nhà thầu với tư vấn KTS, KS  Từ kế hoạch duyệt, KTS, KS dự báo tốc độ tiến triển hoạt động QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án 20 LỢI ÍCH ĐỐI VỚI NHÀ THẦU 23 PGS TS Nguyễn Thống LỢI ÍCH ĐỐI VỚI ĐỐI TÁC LIÊN QUAN HĐ  Đảm bảo tiến độ chung, thông tin phối hợp thông suốt Điều phối thầu phụ tốt  Cung cấp tiêu chuẩn để đo lường kết công việc  Báo cáo tiến triển công việc để cung cấp thông tin cho kiểm soát hợp đồng tương PGS TS Nguyễn Thống lai  Có thể: Nhà tư vấn, thầu phụ, nhà cung cấp, quan điạ phương,…  Biết tiến trình triển khai dự án  Lập kế hoạch cho riêng 21 24 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án CHI PHÍ CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH  Khách hàng 25 PGS TS Nguyễn Thống 28 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Kế hoạch Mục đích thiết hoạch lập định Cho Bởi Chính phủ Giám Hoạch Chính đốc định dự án quản lý quyền đ/phương Doanh nghiệp NN LĨNH VỰC % chi phí dự án  Cơng nghiệp hố dầu 2-4%  Những dự án thường xuyên thay đổi thiết kế, nhà hoạch định làm việc toàn phần CT 2-4%  Những dự án XD, CN phức tạp 1-2%  Những dự án thay đổi thiết kế 0.5% 26 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống Phạm vi kế hoạch Tổng quan:n/c khả thi, kế hoạch sơ bộ, kế hoạch chi tiết, thu mua đất, cung cấp tài liệu, g/đoạn xây dựng, vận hành  tt 29 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án AI LẬP KẾ HOẠCH? Phạm vi CT Phạm vi t/gian Đơn vị t/gian Mức độ chi tiết  Khách hàng Chương trình dự án phác thảo (đại cương) Toàn dự án Tháng Thấp  Nhà Quản lý 27 PGS TS Nguyễn Thống 30 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Kế hoạch thiết lập Cho Bởi Mục Phạm vi kế hoạch đích hoạch định D/nghiệp Giám Hoạch tư nhân đốc định dự án tài PGS TS Nguyễn Thống Kế hoạch thiết lập Cho Bởi Tổng quan d/án: khái niệm, sản xuất, t/g hoàn vốn, chọn nhà thầu, tư vấn, thiết kế, cung cấp tài liệu, xây dựng lắp đặt chuyển giao chạy thử & s/x thức  tt Mục Phạm vi kế hoạch đích hoạch định Nhà Quản Nhà Sự phối Giai đoạn t/kế, cung lý dự Quản hợp cấp tài liệu, ký hợp án lý dự t/kế & đồng xây dựng, bảo án xây dưỡng bảo trì dựng chuyển giao 31 PGS TS Nguyễn Thống  tt 34 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Phạm vi CT Chương trình dự án phác thảo (đại cương) Phạm vi t/gian Toàn dự án Đơn vị t/gian Mức độ chi tiết Phạm vi CT Tháng Thấp Đaị cương & mức độ chi tiết chung Phạm Đơn vị vi t/gian t/gian Thiết kế Tuần dự án & x/dựng Mức độ chi tiết Thấp-Trung bình 32 35 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án  Nhà Quản lý Kế hoạch thiết lập Cho Bởi Nhà thầu Kế hoạch Hoạt động xây dựng mời thầu mức độ c/tiết để Kế hoạch nhà thầu mời c/việc thầu & định giá s/bộ Đánh giá lại k/hoạch mời thầu chi tiết 36  tt Nhân viên nhà thầu 33 PGS TS Nguyễn Thống Mục đích Phạm vi kế hoạch hoạch định PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Phạm vi CT Phạm vi t/gian Đơn vị t/gian Chương Giai Tuần trình x/dựng đoạn x/dựng Mức độ chi tiết Trung bình Phạm vi CT Phạm vi t/gian Đơn vị t/gian Mức độ chi tiết Chương trình ngắn hạn 6-10 tuần Ngày Trung bình - Cao 37 PGS TS Nguyễn Thống 40 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án K/hoạch thiết lập Cho Kỹ thuật Mục đích hoạch định Phạm vi kế hoạch Bởi Nhân Kế hoạch Một phiên viên hợp thức k/hoạch nhà đồng c/việc thỏa mãn thầu đ/khoản y/cầu h/động PGS TS Nguyễn Thống  tt Kế hoạch thiết lập Cho Mục đích hoạch định Phạm vi kế hoạch Bởi Đốc công Nhân Chi tiết Từng cơng việc, Đội trưởng viên bố trí nhân lực, giám thi cơng nhà sát viên thầu c/trình & s/dụng nguồn lực 38 PGS TS Nguyễn Thống  tt 41 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Kế hoạch thiết lập Cho Mục đích hoạch định Phạm vi kế hoạch Nhà thầu Nhân Kế Từng hạng mục Nhà thầu viên hoạch chính, ngày giao phụ nhà nguồn hàng, ngày nhận Đ/diện thầu lực n/liệu, chuyển k/thuật giao thầu phụ PGS TS Nguyễn Thống  tt Phạm vi CT Phạm vi t/gian Đơn vị t/gian Mức độ chi tiết Chương trình hàng tuần 1-2 tuần Nửa ngày Cao 39 42 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án SƠ ĐỒ KHỐI CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN  Xác định mục tiêu & đưa tiêu tiêu chí dùng để làm đánh giá hồn thành dự án  Tiêu chuẩn SMART dùng đánh giá mục tiêu dự án: - Cụ thể (Specific) - Đo (Mesurable) - Phân công (Assignable) - Thực tiễn (Realistic) - Hạn chế thời gian (Time-Bound) 43 PGS TS Nguyễn Thống 46 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Xác định mục tieâu Làm chi tiết thiết kế dự aùn XÁC ĐỊNH Xác định cơng việc CƠNG VIỆC Tổ chức c CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Kế hoạch tài & nguồn lưïc Lập tiến độ PGS TS Nguyễn Thống Kế hoạch kiểm soaùt 47 44 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU 45 PGS TS Nguyễn Thống  Xây dựng tài liệu mô tả phạm vi công việc dự án Xác định cơng việc dự án nên có: - Phạm vi dự án - X/định & mơ tả cơng việc d/án - Mô tả kết dự án với tiêu chí kỹ thuật cụ thể - Dự tính thời gian, ngân sách nguồn lực cần - Xác định tiêu chuẩn nghiệm thu dự án48 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án  Công cụ hỗ trợ cho bước xác định công việc  Cấu trúc phân tích cơng việc hay “Cấu trúc phân việc” - WBS (Work Breakdown Structure) CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS - Tách dự án thành công việc với mức độ chi tiết, cụ thể – Xác định tất cơng việc – Ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí yêu cầu kỹ thuật khác cách hệ thống – Phân chia trách nhiệm cụ thể hợp lý 49 PGS TS Nguyễn Thống 52 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án WBS phân chia công việc dự án thành việc nhỏ (đơn giản) để dễ dàng kiểm soát  WBS dạng sơ đồ khối tổng quát Cấp Cấp Cấp & quản lý Dự án A B1 B B2 B3 C Bn Cấp n 50 PGS TS Nguyễn Thống 53 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án CẤU TRÚC PHÂN VIỆC (Work Breakdown Structure - WBS)  WBS công cụ QLDA quan trọng sở cho tất bước lập kế hoạch kiểm soát  WBS phương pháp xác định có hệ thống cơng việc dự án cách chia nhỏ dự án thành cơng việc nhỏ dần với mục đích: PGS TS Nguyễn Thống  WBS dạng sơ đồ khối ví dụ Cấp Ngôi nhà Cấp Xây dựng HT nước HT điện Thiệt bị Cấp Móng TườngỐng Ống Dây điện cấp thoát dẫn Cấp n 51 54 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Cấp Cấp NHẬN DẠNG MỘT WBS TỐT Dự án cấp nước & vệ sinh Cấp Vệ sinh A B Cấp nươùc C D – Nó bao gồm cơng việc quản lý, đo công việc độc lập với cơng việc hoạt động khác – Nó thường gồm chuỗi công việc liên tục từ bắt đầu đến kết thúc Thoát nươùc E F WBS DẠNG SƠ ĐỒ KHỐI 55 PGS TS Nguyễn Thống 58 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án TỔ CHỨC 59 56 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án NHẬN DẠNG MỘT WBS TỐT Một gói cơng việc xác định rõ ràng có đặc điểm sau: – Chất lượng mức độ hoàn thành đo cách dễ dàng – Nó có kiện bắt đầu kết thúc – Nó quen thuộc nhóm dự án; thời gian, chi phí nguồn nhân lực dự tính cách dễ dàng 57 PGS TS Nguyễn Thống Xác định nhu cầu nhân Tuyển chọn Giám đốc cán dự án Tổ chức Ban QLDA Phân công công việc/ trách nhiệm/ quyền lực cho thành viên Ban QLDA • Kế hoạch tổ chức để phối hợp giao tiếp với bên liên quan khác  Công cụ: Biểu đồ trách nhiệm, biểu đồ tổ chức, sơ đồ dịng thơng tin (biểu đồ báo cáo) 60  PGS TS Nguyễn Thống • • • • 10 Thiết lập kế hoạch dự aùn Xây dựng cấu trúc phân vie äc Thiết kế phần cứng Thiết kế phần me àm Thiết kế giao die än Thiết kế kỹ thuật sản xuaát Định rõ tài liệu liên quan Thiết lập kế hoạch giới thiệu SP Chuẩn bị nguồn nhân Chuẩn bị chi phí cho thiết bị Chuẩn bị chi phí cho NVL Phân cơng công vie äc Thiết lập tiến độ thực hie än Trách nhiệm thực Giám sát chung Phải tham khaûo 5 2 2 3 4 4 1 1 3 4 4 1 1 3 4 4 1 1 Giám đốc Marketing 1 3 3 3 3 Giám đốc sản xuất Giám đốc phần mềm VÍ DỤ DỰ ÁN Y BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM Giám đốc dự aùn Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Giám đốc kỹ thuaät Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM Phó chủ tịch QUẢN LÝ DỰ ÁN Giám đốc điều hành QUẢN LÝ DỰ ÁN • Dự kiến nguồn lực cần thiết cho hoạt động lồng ghép vào ngân sách dự án • Lập hệ thống kiểm sốt tài (nguyên tắc, trách nhiệm,…) dựa vào quy định nhà nước/ cơng ty/ nhà tài trợ • Lập kế hoạch tài (ở đâu, nào, bao nhiêu, cho việc gì) • Chuẩn bị dự tốn dịng tiền kể chi tiêu bất ngờ 3 4 4 4 Có thể tham khảo Phải thơng báo Thơng qua cuối • Cơng cụ: phân tích dịng tiền, phân tích rủi ro.64 61 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án THẢO LUẬN LẬP TIẾN ĐỘ CÁC HOẠT ĐỘNG  Anh (Chị) gợi nhớ lại dự án gần mà Anh (Chị) tham gia, từ xây dựng lại cấu trúc phân việc dự án (WBS) sơ đồ trách nhiệm 65 62 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH & NGUỒN LỰC • Dự kiến thời gian cần thiết để hồn thành hoạt động • X/định thời gian bắt đầu kết thúc cho hoạt động Kiểm tra liệu nguồn lực có đủ để kết thúc cơng việc lập kế hoạch không? Xác định mốc quan trọng cho dự án •  63 PGS TS Nguyễn Thống 66 PGS TS Nguyễn Thống 11 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án • X/định trình tự cần thiết hoạt động • X/định hoạt động quan trọng dự kiến rủi ro • X/định cân đối thời gian chi phí • Công cụ cụ: biểu đồ ngang (sơ đồ Gantt), CPM, PERT • Thực việc quản lý rủi ro: xác định, phân tích rủi ro liên quan phác thảo đối sách rủi ro Đây phần hay bị thiếu kế hoạch dự án, gây nhiều “cơn đau đầu” cho Giám đốc dự án giai đoạn thực sau Một số đối sách chiến lược gợi ý …  67 70 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT 68 PGS TS Nguyễn Thống Một số đối sách chiến lược cho việc hoạch định giảm rũi ro & kiểm soát vấn đề xảy ra:  Chấp nhận: Đối sách chọn hậu rủi ro gây không đáng kể & không ảnh hưởng nhiều đến kết dự án 71 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án • Xác định cách đo tiến độ theo giai đoạn • Xác định chế kiểm soát: ai, làm để kiểm sốt tiến độ thực • Xác định tiêu chuẩn chất lượng •  Ngăn ngừa mối nguy: Một số mối nguy ngăn ngừa để khả xảy mức khơng đáng kể Ví dụ rủi ro nhân viên quan trọng không tham gia họp cách thông báo lịch kế hoạch họp sớm Giảm thiểu khả & hậu xảy ra: Một số rủi ro ta khơng ngăn ngừa làm giảm khả xảy việc hoạch định ưu tiên Cần có cơng tác chuẩn bị xảy hậu thấp 72 69 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Tránh rủi ro: Một số cơng việc tránh rủi ro gia tăng thời gian hoàn thành, giảm bớt chức Chuyển giao rủi ro: Một số rủi ro chuyển khỏi cách ký hợp đồng với Công ty bảo hiểm liên quan BẢNG XẾP HẠNG CÁC ẢNH HƯỞNG CỦA RỦI RO 76 73 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Đối phó với tình xảy ra: Nhà quản lý nên lập kế hoạch tình cho việc sử dụng nguồn lực khẩn cấp (thiết bị cố, công nhân nghĩ việc, …) Thay đổi giải pháp, công nghệ: Đối sách chọn phương pháp thực ảnh hưởng xấu nghiêm trọng đến kết dự án (có thể thiết kế ban đầu khơng xác) Mục Các mức đánh giá ảnh hưởng rủi ro tiêu mục tiêu dự án dự Rất thấp Thấp Trung Cao Rất cao án (0,05) (0,1) bình (0,4) (0,8) (0,2) Chi Chi phí tăng Chi phí Chi phí Chi phí Chi phí phí không đáng tăng < tăng 5- tăng 10 - tăng > kể 5% 7% 20% 20% Tiến Tiến độ trễ Tiến độ Tiến độ Tiến độ Tổng thể độ không đáng trễ < 5% trễ 5trễ 10 tiến độ trễ kể 7% 20% > 20% 74 PGS TS Nguyễn Thống 77 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Dừng dự án: Những rủi ro bất khả kháng xảy (chiến tranh, thiên tai, thay đổi pháp luật, …) dẫn đến giải pháp dừng dự án 75 Mục tiêu dự án Phạ m vi Các mức đánh giá ảnh hưởng rủi ro mục tiêu dự án Rất Thấp Trung Cao Rất cao thấp (0,1) bình (0,4) (0,8) (0,05) (0,2) Phạm Phạm vi Phạm vi Việc giảm Hạng mục vi giảm của phạm vi kết thúc dự án dự án đáng khu vực khu vực không không sử kể phụ bị bị khách hàng dụng hiệu ảnh ảnh chấp nhận hưởng hưởng 78 PGS TS Nguyễn Thống 13 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Mục Các mức đánh giá tiêu tiêu dự án dự án Rất Thấp thấp (0,1) (0,05) Chất Chất Một số lượng lượng đặc tính giảm không không quan đáng kể trọng bị ảnh hưởng ảnh hưởng rủi ro mục Trung bình (0,2) Việc giảm chất lượng đòi hỏi phải khách hàng thông qua Cao (0,4) Rất cao (0,8) Việc giảm chất lượng không khách hàng chấp nhận Hạng mục kết thúc dự án sử dụng hiệu HĐDA xem thành công đáp ứng: Nội dung: Đầy đủ chi tiết cần thiết, không chi ly làm cho rối rắm Hoạch định phải rõ ràng, không mơ hồ  Có thể hiểu được: Mọi người hiểu mục tiêu cơng việc & thực 82 79 PGS  TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án MA TRẬN XÁC SUẤT XẢY RA & MỨC ẢNH HƯỞNG CỦA RỦI RO Xác suất xảy (P) 0,9 0,7 0,5 0,3 0,1 HĐDA xem thành cơng đáp ứng:  Có thể thay đổi được: Một HĐDA hiệu dể dàng thay đổi, cập nhật  Có thể sử dụng được: Hoạch định phải tạo điều kiện dể dàng cho kiểm soát tiến trình & truyền đạt thơng tin Điểm số rủi ro = P x I 0,05 0,04 0,03 0,02 0,01 0,05 0,09 0,07 0,05 0,03 0,01 0,10 0,18 0,14 0,10 0,06 0,02 0,20 0,36 0,28 0,20 0,12 0,04 0,40 0,72 0,56 0,40 0,24 0,08 0,80 I Mức ảnh hưởng rủi ro mục tiêu dự án (I) 80 83 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án CÁC TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VIỆC HĐDA THÀNH CÔNG ? NHỮNG VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP TRONG HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN 81 PGS TS Nguyễn Thống 84 PGS TS Nguyễn Thống 14 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án  Mục tiêu Công ty không rõ ràng cấp thấp  Hoạch định nhiều công việc t/gian ngắn Ước tính tài khơng đủ  Hoạch định dựa tài liệu thiếu  CÁC CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH & LẬP TIẾN ĐỘ 88 85 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Tiến trình hoạch định khơng có hệ thống  Hoạch định thực nhóm  Không biết mục tiêu cuối  Không biết nhu cầu nhân  Không biết mốc t/gian quan trọng, kể báo cáo Sử dụng công cụ hoạch định & lập tiến độ phụ thuộc vào nhiều yếu tố:  Sự thành thạo/tinh thơng nhóm quản lý Sự phức tạp cơng việc  Mức độ kinh nghiệm quản lý công việc lặp lại   86 PGS TS Nguyễn Thống 89 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Đánh giá dự án dựa phán đốn mà  Quy mơ Cơng ty  Thái độ Nhà quản lý với “kỹ thuật” hoạch định  Thời gian cho phép định hợp đồng & bắt đầu công việc xây dựng không dựa tiêu chuẩn số liệu khứ Khơng đủ t/gian để có đánh giá thích hợp  Không quan tâm đến nguồn nhân lực sẵn có với kỹ cần thiết  Mọi người làm việc khơng hướng tới đặc tính kỹ thuật  Mọi người thường thay đổi tiến độ mà 87 không quan tâm đến tiến độ chung PGS TS Nguyễn Thống 90 PGS TS Nguyễn Thống 15 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Một số công cụ thường dùng: Sơ đồ ngang (sơ đồ Gantt)  Sơ đồ xiên  Sơ đồ mạng: CPM & PERT SƠ ĐỒ THANH NGANG Sử dụng phổ biến  Dể hiểu, dể sử dụng  Dùng dự án không phức tạp, quan hệ công việc đơn giản  Kỹ thuật cho phép hình thành sở thiết lập nguồn nhân lực 91 94 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án LỰA CHỌN CƠNG CỤ HĐDA Có Khách hàng yêu cầu sơ đồ mạng SƠ ĐỒ THANH NGANG Dùng phân tích sơ đồ mạng cho kế hoạch tổng thể Khơng Có Sử dụng sơ đồ xiên Có Sử dụng sơ đồ ngang Thời gian (tuần) TT Công tác 10 11 12 13 14 15 XD phân bên Sửa chữa mái sàn Xây ống gom khói Đổ bê tông xây khung Xây cửa lò chịu nhiệt Lắp đặt HT kiểm soát Lắp đặt thiết bị lọc khí Kiểm tra thử nghiệm Cơng việc có lặp lại Khơng Công việc đơn giản & dể hiểu Không Dùng phân tích sơ đồ mạng cho kế hoạch tổng thể 92 95 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án % hoaøn thaøn h TT SƠ ĐỒ THANH NGANG Côn g tác X ây dựn g phân bên Sửa chữa m sàn X ây ốn g gom khói Đ ổ bê tôn g xây khung X ây cửa lò chịu nhiệt Lắp đặt hệ thốn g kiểm soát Lắp đặt thiết bị lọc khí K iểm tra thử nghiệm K hối lượn g côn g việc hoàn thàn h 93 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống Thời gian (tuần ) 10 11 12 13 14 15 Thời gian ñaùn h giaù SƠ ĐỒ THANH NGANG 96 16 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương Hoạch định & lậpNGANG tiến độ dự án SƠ4:ĐỒ THANH • Nhược điểm: –Không thể mối quan hệ cơng tác, khơng ghi rõ quy trình cơng nghệ Trong dự án có nhiều cơng tác điều thể rõ nét –Chỉ áp dụng cho dự án có quy mơ nhỏ, khơng phức tạp 97 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương Hoạch định & lập tiến độ dự án SƠ4:ĐỒ THANH NGANG Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Tua àn TT C ôn g tác Tro ïn g s oá 5 100 Đ m ón g 10 Đ ổ m ón g 15 X ây tư ờn g 90 7.5 7.5 75 2.5 2.5 M 30 15 S àn n hà 30 H oàn thiện 10 60 15 15 45 15 30 10 00 15 T hơ øi g ia n (tu ầ n ) th e o ke ho aïc h 5 10 7.5 0 15 0.0 T ích lu õy 27 5.0 90 T hơ øi g ia n (tu ầ n ) th e o th ự c tế 0 10 T ích lu õy 4 24 00 98 PGS TS 100 PGS TS Nguyễn Thống B iểu đồ tiến triển dư ï án theo g iờ lao đ ộn g c ó trọn g số Nguyễn Thống BT: Xây dựng sơ đồ ngang cho dự án sau: Công tác Công tác trước Thời gian (tuần) A B C A D A, B E F C, D, E G F Hãy xác định thời gian hoàn thành dự án thời 101 dự trữ công tác PGS gian TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương Hoạch định & lậpNGANG tiến độ dự án SƠ4:ĐỒ THANH Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án • Ưu điểm: –Dễ xây dựng làm cho người đọc dễ nhận biết công việc thời gian thực công tác –Thấy rõ thời gian thực công việc SƠ ĐỒ XIÊN 102 99 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống 17 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương Hoạch định & lậpNGANG tiến độ dự án SƠ4:ĐỒ THANH Chương Hoạch định & lậpNGANG tiến độ dự án SƠ4:ĐỒ THANH  Thích hợp cho dự án có cơng tác lặp lại Ví dụ: Xây sàn nhà cơng trình cao tầng  Xây cư xá có nhiều nhà giống 103 PGS TS Nguyễn Thống Công tác A Công tác B Thời gian Đơn nguyên t/hiện giống 106 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương Hoạch định & lậpNGANG tiến độ dự án SƠ4:ĐỒ THANH Chương Hoạch định & lậpNGANG tiến độ dự án SƠ4:ĐỒ THANH HẠN CHẾ Công tác A  Dự án lớn, phức tạp áp dụng không hiệu  Khó khăn trình bày tất thơng tin dự án sơ đồ  Không dùng phân tích tối ưu 104 PGS TS Nguyễn Thống Công tác B Thời gian Đơn nguyên t/hiện giống 107 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương Hoạch định & lậpNGANG tiến độ dự án SƠ4:ĐỒ THANH Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án SƠ ĐỒ THANH NGANG Ví dụ: Xây dựng m ngơi nhà giống PHÂN TÍCH SƠ ĐỒ MẠNG pp CPM & pp PERT Xây dựng theo p/p dây chuyền  Giả thiết có cơng tác bản: A, B,…  Các công tác áp dụng cho m nhà  Trong hệ toạ độ vuông: trục tung thể nhà thứ I, trục hoành thể thời gian  Trong hệ có đường xiên thể dây chuyền A, B,… 108 105 PGS TS Nguyễn Thống PGS TS Nguyễn Thống 18 QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án PHƯƠNG PHÁP CPM HAY “ĐƯỜNG GĂNG” –1957 –Các DA bảo trì nhà máy cho c.ty DuPont –Nhằm cân đối chi phí thời gian –Phương pháp tất định TẠI SAO KẾ HOẠCH THẤT BẠI? • Kế hoạch xây dựng dựa số liệu khơng đầy đủ • Mục đích, mục tiêu số kỹ thuật dự án khơng hiểu (hoặc khơng trí cấp)  109 PGS TS Nguyễn Thống 112 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án KỸ THUẬT ĐÁNH GIÁ VÀ XEM XÉT LẠI DA (PERT) –1958 –Chương trình Tên lửa đạn đạo Hải quân Mỹ –Nhằm dự báo thời gian hoàn thành cho DA nhiều rủi ro –Phương pháp xác suất  Chi tiết trình bày chương sau  • Kế hoạch người làm việc thực người khác • Kế hoạch khơng có phần theo dõi, kiểm sốt điều chỉnh • Kế hoạch thiếu số đo tiến độ đặc biệt, có sai TẠI SAO KẾ HOẠCH THẤT BẠI? 110 PGS TS Nguyễn Thống 113 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Đầu vào Những thông tin cần thiết Danh sách công tác (WBS)  Mối quan hệ trước sau công tác  Thời gian, nguồn lực thực công tác  PGS TS Nguyễn Thống Đầu Những thông tin nhận Xử lý Thời gian hoàn thành dự án  Xác định công tác găng  Thời gian dự trữ công tác không găng  Nguồn lực điều hòa 111  Tiến triển DA  Xử lý sơ đồ Gantt, CPM, PERT HẾT CHƯƠNG (xem tiếp Chương CPM & PERT) 114 PGS TS Nguyễn Thống 19 ... Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án THIẾT LẬP NGUỒN LỰC  Sử dụng tối ưu nguồn lực giới hạn PHỐI HỢP & KIỂM SOÁT  Cung cấp sở cho phối hợp đối tác & nhà thầu... DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án LỢI ÍCH ĐỐI VỚI KHÁCH HÀNG  Giúp việc kiểm soát & theo dõi  Tăng cường giao tiếp/phối hợp... xây dựng & vốn đầu tư có hiệu theo tiến triển dự án 19 PGS TS Nguyễn Thống 22 PGS TS Nguyễn Thống QUẢN LÝ DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN Chương 4: Hoạch định & lập tiến độ dự án Chương 4: Hoạch định & lập