TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Năm học 2020 2021 Đề tài Giám sát tiến độ dự án chuyển giao phần mềm Affiliate Marketing tại Công ty TNHH Công nghệ A2Z[.]
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ A2Z
Thông tin về công ty
- Tên quốc tế: A2Z TECHNOLOGY COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: A2Z CO., LTD
- Địa chỉ: Thôn Thượng Khê, Xã Cấn Hữu, Huyện Quốc Oai, Thành phố Hà Nội, Việt
- Người đại diện: Lê Quốc Khánh - Chức vụ: Giám đốc điều hành
1.1.2 Quá trình thành lập và phát triển
Công ty A2Z được thành lập vào ngày 04/03/2020 với vốn điều lệ 10 tỷ đồng Doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực lập trình máy tính, phát triển phần mềm, xử lý dữ liệu, cung cấp dịch vụ gia công phần mềm và thiết kế website.
Công ty khởi nghiệp đã phát triển mạnh mẽ sau hơn 1,5 năm hoạt động, hiện có 30 nhân sự với cơ cấu nhóm phù hợp cho các hoạt động kinh doanh Hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, công ty cung cấp dịch vụ “từ xa”, tiếp cận khách hàng trên nhiều địa bàn nhanh chóng Đến nay, công ty đã thực hiện nhiều dự án cho khách hàng tại các tỉnh thành Việt Nam và mở rộng thị trường sang Nhật Bản.
Công ty không chỉ cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm và gia công hệ thống, mà còn mở rộng sang nghiên cứu và phát triển, nhằm tư vấn giải pháp cho doanh nghiệp trong các lĩnh vực cụ thể như marketing và quản lý dữ liệu, cũng như hỗ trợ chuyển đổi số doanh nghiệp.
Công ty A2Z đặt mục tiêu hợp tác chặt chẽ với doanh nghiệp và cá nhân, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, để trở thành đối tác kinh doanh đáng tin cậy Sau khi hoàn thành dịch vụ, A2Z sẽ định hướng phát triển thị trường và tiếp tục hợp tác với khách hàng doanh nghiệp nhằm triển khai sản phẩm hiệu quả ra thị trường.
Công ty hướng đến việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, tập trung vào trải nghiệm của khách hàng và người sử dụng trong tương lai Chúng tôi cam kết phát triển những sản phẩm tiên tiến, phù hợp với xu hướng công nghệ hiện đại, nhằm khẳng định vị thế trong thị trường số.
Công ty A2Z nhận thấy tiềm năng to lớn của thị trường hiện tại và tương lai trong lĩnh vực hoạt động của mình Do đó, A2Z luôn nỗ lực mở rộng thị trường và cải thiện nguồn lực, nhằm nâng cao giá trị cốt lõi cũng như chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp.
Các hoạt động kinh doanh chính
Công ty A2Z chuyên cung cấp dịch vụ gia công hệ thống và phần mềm công nghệ thông tin, đáp ứng nhu cầu của khách hàng với các dự án phần mềm toàn phần hoặc một phần.
Đơn vị có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm đáp ứng yêu cầu của tổ chức thuê gia công, không tham gia vào hoạt động kinh doanh sản phẩm, mà chỉ hoàn thiện một giai đoạn trong quá trình đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Những sản phẩm tiêu biểu công ty đã thực hiện:
- cam.soict.ai: Hệ thống quản lý, chăm sóc doanh nghiệp
Hệ thống quản lý mạng lưới doanh nghiệp liên kết của Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách khoa Hà Nội, đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình hợp tác và phát triển giữa các đơn vị giáo dục và doanh nghiệp.
- laastick.vn: Nền tảng Affiliate Marketing
Tạo nên một Affiliate Marketing Network trong đó liên kết các nhà cung cấp sản phẩm và đơn vị/cá nhân chạy quảng cáo cho sản phẩm
- baslogistics.com: Hệ thống đặt hàng Trung quốc
Hệ thống kết nối chuỗi bán hàng và nhà cung cấp Trung Quốc với đơn vị nhập hàng và người tiêu dùng tại Việt Nam, mang đến giải pháp tối ưu cho việc đặt hàng và vận chuyển hàng hóa.
- vienphapluatungdung.vn: Cổng thông tin Pháp luật
Hệ thống cung cấp thông tin pháp luật và tài liệu liên quan, thường xuyên cập nhật để phục vụ nhu cầu của khách hàng Chúng tôi cung cấp dịch vụ nhận tin tức hàng ngày, tư vấn pháp luật và hỗ trợ tài liệu, giúp khách hàng nắm bắt kịp thời các thông tin cần thiết.
- vpf.vn: Hệ thống thông tin thể thao và thông tin đội tuyển
Hệ thống quản lý đội tuyển bóng đá của Công ty Cổ phần Bóng đá Chuyên nghiệp Việt Nam (VPF) cung cấp thông tin chi tiết về các giải đấu bóng đá trong nước cũng như các đội tuyển thuộc sự quản lý của đơn vị này.
1.2.2 Thiết kế và xây dựng website
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế và xây dựng website nhằm nâng cao nhận diện thương hiệu, đồng thời cung cấp thông tin, dịch vụ và sản phẩm phù hợp Đối tượng khách hàng chủ yếu của chúng tôi là các cơ sở kinh doanh và cơ sở giáo dục.
Hiện tại công ty đã mở rộng thị trường không những cung cấp đến khách hàng trong nước mà còn ở thị trường Nhật Bản
Một số sản phẩm của công ty trong lĩnh vực:
Trang web thuộc thương hiệu Soya Garden, hệ thống đặt hàng trực tuyến, cung cấp thông tin về sản phẩm và các chương trình ưu đãi
Trang web của chuỗi cửa hàng Trâu Ngon Food cung cấp thông tin chi tiết về các sản phẩm thực phẩm, địa chỉ cửa hàng và dịch vụ đặt hàng trực tuyến tiện lợi.
Trang web thuộc quản lý của Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông, Đại học Bách khoa
Hà Nội, nơi đăng tải thông tin dành cho sinh viên và chương trình liên kết
Thuộc hệ thống trường học SenTia Trang web cung cấp thông tin về trường học, các chương trình đào tạo, thông tin tuyển sinh
Trang thông tin của bệnh viện thuộc đại học Ehime, cung cấp cho người sử dụng tin tức và các hướng dẫn khám bệnh, đặt lịch
Trang web trường Saibi, đưa thông tin về trường học, các chương trình đào tạo và hoạt động ngoại khóa, thông tin tuyển sinh của trường
1.2.3 Nghiên cứu và phát triển (R&D)
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển đổi số, giúp các doanh nghiệp và tổ chức quản lý và vận hành một cách tự động, toàn diện và chuyên nghiệp Dịch vụ tư vấn bao gồm việc chuyển đổi từ mô hình quản lý và bán hàng truyền thống sang mô hình số hóa, áp dụng các công nghệ tiên tiến như dữ liệu lớn (Big Data), điện toán đám mây (Cloud) và Internet vạn vật (IoT).
Một số dự án đã thực hiện, tham gia:
- web4s.vn: giải pháp chuyển đổi hệ thống bán hàng doanh nghiệp sang hình thức trực tuyến
- Dự án chuyển đổi số trong bộ phận vận hành của Tập đoàn Điện lực Việt Nam - EVN
1.2.4 Giải pháp quản lý & bán hàng
HaraAds là nền tảng quảng cáo tiên tiến đầu tiên tại Việt Nam, sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa hiệu quả quảng cáo trên Facebook và Google Nền tảng này giúp tự động hóa quy trình quảng cáo, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự một cách hiệu quả.
Nền tảng này nổi bật với các chức năng hỗ trợ chốt đơn và gọi ship ngay khi trò chuyện trên Facebook, giúp quản lý nhiều gian hàng trên Shopee và Lazada một cách tập trung Điều này không chỉ tối ưu hóa quy trình bán hàng mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp thông qua hình thức trực tuyến.
Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận dự án phần mềm Bộ phận Sale,
Bộ phận Kế toán, Tài chính
1.2.5 Marketing – Giải pháp lưu trữ
Dịch vụ Cloud VPS SSD đại diện cho bước tiến mới trong Điện toán đám mây, khắc phục những hạn chế của máy chủ truyền thống Dịch vụ này giúp khách hàng tối ưu hóa phần cứng, tiết kiệm chi phí đặt máy chủ, đồng thời giảm thiểu chi phí quản trị và bảo trì.
Giải pháp công nghệ toàn diện giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý và mở rộng độ phủ thương hiệu thông qua hệ thống quản lý tự động, được tối ưu hóa theo nhu cầu sử dụng.
Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các nhóm
1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Công nghệ A2Z
1.3.2 Chức năng của các bộ phận a) Ban Giám đốc
Ban Giám đốc của công ty A2Z được hình thành từ một nhóm dự án công nghệ với đội ngũ chuyên gia có trình độ cao trong lĩnh vực công nghệ và kỹ năng quản lý, vận hành xuất sắc Chức năng của Ban Giám đốc bao gồm việc lãnh đạo, định hướng chiến lược và đảm bảo hoạt động hiệu quả của công ty.
- Đặt ra tầm nhìn, mục tiêu và xác định giá trị của công ty;
Để xây dựng một nền tảng vững chắc cho chiến lược của công ty, việc thiết lập các chiến lược kinh doanh rõ ràng và hợp lý là vô cùng quan trọng Đồng thời, cần đảm bảo cơ cấu tổ chức hợp lý, phân bổ nhân sự một cách hiệu quả, phù hợp với năng lực của từng cá nhân nhằm thực hiện thành công các chiến lược đã đề ra.
Giao quyền quản lý bao gồm việc phân công trách nhiệm giám sát và đánh giá thực hiện các chính sách, chiến lược và kế hoạch kinh doanh Điều này đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả và tạo điều kiện cho việc giao tiếp trực tiếp với khách hàng lớn trong các dự án Bộ phận quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ này.
Bộ phận này có đội ngũ nhân sự sở hữu kỹ năng quản lý, vận hành và điều phối, giúp giám sát các bộ phận dưới và thực hiện các nhiệm vụ tổng quát theo những chức năng cụ thể.
Tham mưu và hỗ trợ Ban Giám đốc, nhận nhiệm vụ được giao để truyền đạt cho các bộ phận dưới, đảm bảo công việc và chiến lược được thực hiện đúng tiến độ, đồng thời báo cáo tổng quát định kỳ.
Triển khai các nhiệm vụ liên quan đến lao động, tổ chức và quản lý nguồn nhân lực, đồng thời chăm sóc sức khỏe nhân viên theo đúng luật pháp và quy định của công ty.
- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận thực hiện đúng nội quy công ty và các quy định đề ra;
Kế hoạch tuyển dụng và quản lý nguồn nhân lực là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng đội ngũ Kỹ thuật Đội ngũ này được tuyển chọn từ những chuyên gia có trình độ cao, được phân chia thành các nhóm dựa trên các hoạt động kinh doanh của công ty, nhằm đảm bảo thực hiện hiệu quả các sản phẩm công nghệ.
- Trực tiếp tạo ra các sản phẩm, dịch vụ theo những dự án, đơn hàng được giao;
- Quản lý, kiểm soát việc sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc hoạt động kinh doanh trong công ty;
- Hướng dẫn khách hàng hoặc các bộ phận khác về kỹ thuật, quy trình kỹ thuật d) Bộ phận dự án phần mềm
Nhân sự được chia được phân công theo những dự án cụ thể, với các vai trò Quản lý dự án và Phân tích nghiệp vụ:
- Làm việc cùng bộ phận Kỹ thuật, chia thành các nhóm cho từng dự án, nắm chi tiết của từng dự án;
- Đảm bảo công việc thực hiện của các Kỹ thuật viên đi đúng hướng, cầu nối giữa bộ phận
Kỹ thuật và các bộ phận khác trong các dự án;
- Lập báo cáo định kỳ về những dự án đang thực hiện e) Bộ phận Sale - Marketing
- Giới thiệu, tư vấn các sản phẩm, dịch vụ của công ty cho khách hàng;
- Đảm nhận tìm kiếm nguồn khách hàng, đưa ra và thực hiện những kế hoạch, chương trình để thu hút khách hàng;
Thương thảo với khách hàng là một bước quan trọng trong quá trình ký kết hợp đồng cho dự án, đồng thời cũng giúp chốt đơn hàng với người sử dụng sản phẩm và dịch vụ Việc hỗ trợ này không chỉ tăng cường mối quan hệ với khách hàng mà còn đảm bảo sự thành công trong giao dịch.
- Đảm bảo quá trình nhận đơn hàng đến khi giao hàng/ thực hiện xong dịch vụ;
- Chăm sóc khách hàng sau khi hoàn thành đơn hàng, xử lý các vấn đề như phàn nàn, bồi thường
- Thực hiện nghiên cứu và phát triển thị trường f) Bộ phận Kế toán, Tài chính
- Tham mưu cho Ban Giám đốc công ty trong việc tổ chức và chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ kế toán trong công ty;
- Kiểm soát tình hình tài chính, doanh thu, chi phí và dòng tiền;
- Phản ánh, kiểm tra tình hình vận động của tài sản, quá trình và kết quả sản xuất và hoạt động kinh doanh, sử dụng vốn của công ty;
- Tham gia hoạch định chiến lược tài chính của công ty.
Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Tỷ suất lợi nhuận thuần
Bảng 1 Số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Công nghệ A2Z
Nguồn: Số liệu từ Công ty TNHH Công nghệ A2Z
Trong quý 1 năm 2021, công ty ghi nhận doanh thu và lợi nhuận gộp tăng trưởng 32,13% và 60,66% so với quý 4 năm 2020 Sự tăng trưởng này chủ yếu đến từ việc công ty tập trung vào chiến lược Sale – Marketing, cùng với sự quay trở lại của khách hàng quen thuộc và sự sôi động của thị trường dự án công nghệ trong đầu năm.
Trong quý 2 năm 2021, công ty ghi nhận sự sụt giảm đáng kể về doanh thu và lợi nhuận, với doanh thu giảm 67,29% và lợi nhuận gộp giảm 88,08% so với quý 1 Nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là do sự bùng phát của dịch bệnh, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty và các dự án đang triển khai.
13 của khách hàng có độ trễ Trong thời gian đó, công ty cũng tiếp tục hoàn thành các dự án đã được ghi nhận doanh thu từ kỳ trước
Tỷ suất lợi nhuận thuần của công ty trong 3 kỳ đang xét lần lượt là quý 4 2020: 24,05%, quý
Trong năm 2021, tỷ suất lợi nhuận thuần đạt 29,24% trong quý 1 và giảm xuống 10,65% trong quý 2 Tỷ suất lợi nhuận thuần phản ánh phần trăm lợi nhuận thuần trên tổng doanh thu Quý 1 ghi nhận tỷ suất cao nhất nhờ doanh thu tăng và chi phí hợp lý, trong khi quý 2 chứng kiến sự giảm mạnh do doanh thu sụt giảm, mặc dù chi phí nhân sự vẫn được duy trì để đảm bảo tiến độ các dự án và lợi ích cho nhân viên.
Công ty TNHH Công nghệ A2Z đang có kết quả hoạt động tích cực với lợi nhuận duy trì ở mức dương và tỷ suất lợi nhuận ổn định so với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực Tuy nhiên, do thời gian hoạt động chưa lâu, tình hình tài chính của công ty vẫn còn biến động và chưa ổn định Để tối đa hóa lợi nhuận và hướng tới tăng trưởng bền vững, công ty cần xây dựng các chính sách tài chính và hoạt động hiệu quả hơn.
THỰC TRẠNG GIÁM SÁT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN CHUYỂN GIAO PHẦN MỀM AFFILIATE MARKETING
Thông tin chung về dự án
2.1.1 Thông tin về sản phẩm phần mềm: Laastick Affiliate Marketing Network a) Các khái niệm chung
Tiếp thị liên kết là hình thức quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của nhà cung cấp thông qua các trang mạng của đối tác Các đối tác này sẽ kiếm tiền online bằng cách nhận hoa hồng khi người dùng thực hiện các hành động mong muốn, như mua hàng, đăng ký dịch vụ hoặc điền thông tin, sau khi ghé thăm trang mạng của họ.
Mạng lưới tiếp thị liên kết, hay còn gọi là Affiliate Network, là một nền tảng trung gian quan trọng, kết nối nhà cung cấp sản phẩm với những người làm tiếp thị liên kết, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác và phát triển kinh doanh.
Họ cung cấp nền tảng kỹ thuật như liên kết quảng cáo, banner, thống kê và quản lý tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ chuyển đổi cùng hoa hồng Ngoài ra, họ còn giải quyết tranh chấp, thu tiền và thanh toán hoa hồng cho bạn Khi tham gia mạng lưới tiếp thị liên kết, bạn có thể tìm kiếm và lựa chọn nhiều sản phẩm khác nhau trong nhiều lĩnh vực để bắt đầu quảng bá, đặc biệt là sản phẩm dự án phần mềm từ Laastick Affiliate Marketing Network.
Truy cập dự án: laastick.vn
Nền tảng Mạng lưới tiếp thị liên kết kết nối Advertiser, những nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ, với Publisher, những người có khả năng quảng bá các chiến dịch quảng cáo hiệu quả.
14 tảng là những website có thể đặt quảng cáo, những người có kỹ năng chạy quảng cáo sản phẩm trên các nền tảng trực tuyến
Laastick cung cấp các nền tảng kỹ thuật giúp theo dõi các liên kết được đặt bên dưới các hình ảnh hay liên kết nằm trên các website affiliate
Laastick là nền tảng theo dõi thông tin khi người dùng xem sản phẩm qua các liên kết, đồng thời tạo báo cáo chỉ số khi khách hàng để lại thông tin cá nhân hoặc đặt hàng Cả Advertiser và Publisher đều có khả năng theo dõi đơn hàng và hoa hồng được ghi nhận trên nền tảng này Đối tượng khách hàng chính của Laastick là các Advertiser quy mô vừa và nhỏ, thường thiếu kinh nghiệm trong affiliate marketing Nhân lực và hệ thống của Laastick không chỉ tạo ra nền tảng mà còn đồng hành cùng khách hàng trong việc xây dựng và quản lý các chiến dịch hiệu quả.
2.1.2 Những bên tham gia trong dự án a) Công ty TNHH GIA ALPHA Việt Nam
Vai trò: Bên thuê dịch vụ
Thông tin về công ty:
- Tên quốc tế: GIA ALPHA COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: GIA ALPHA CO.,LTD
- Địa chỉ: Thôn 5, Xã Cán Khê, Huyện Như Thanh, Tỉnh Thanh Hoá, Việt Nam
- Người đại diện: Lê Văn Thông - Chức vụ: Giám đốc kỹ thuật
- Lĩnh vực kinh doanh: Công ty cung cấp những sản phẩm, giải pháp về lĩnh vực marketing trên nền tảng công nghệ số b) Công ty TNHH Công nghệ A2Z:
Vai trò: Bên nhận cung cấp dịch vụ
Công ty A2Z nhận gia công phần mềm là hệ thống Affiliate Marketing Laastick cho công ty GIA ALPHA và chuyển giao lại sản phẩm sau khi hoàn thành
2.1.3 Kế hoạch thực hiện dự án
Hai Bên đã bắt đầu thương thảo và xây dựng kế hoạch thực hiện dự án từ tháng 01/2021, với bản kế hoạch tổng quát được trình bày trong bảng dưới đây.
Thời gian Nội dung triển khai Bên phụ trách
Trao đổi về yêu cầu sản phẩm và sắp xếp nhân sự tham gia thực hiện
Công ty A2Z và công ty GIA ALPHA
Hoàn thành ký kết văn bản Hợp đồng cung cấp dịch vụ và bàn giao những tài liệu cần thiết để thực hiện dự án
Công ty A2Z và công ty GIA ALPHA
07/07/2021 Hoàn thiện sản phẩm đợt 1 Công ty A2Z
10/07/2021 Kiểm nghiệm và chạy thử Công ty A2Z và công ty
- Hoàn thiện sản phẩm đợt 2
- Xây dựng tài liệu để chuyển giao sản phẩm Công ty A2Z
15/09/2021 Kiểm nghiệm và chạy thử Công ty A2Z và công ty
Hoàn thiện các văn bản để kết thúc hợp đồng (Hợp đồng chuyển giao phần mềm, Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng)
Công ty A2Z và công ty GIA ALPHA
Bảng 2 Kế hoạch thực hiện dự án Affiliate Marketing Laastick
Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các nhóm và cá nhân trong dự án
2.2.1 Cơ cấu tổ chức nhân sự trong dự án
Nhóm Kỹ thuật Nhóm dự án
Sơ đồ 2 Cơ cấu tổ chức nhân sự trong dự án Laastick
2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các nhóm và cá nhân trong dự án a) Giám sát dự án
Giám sát dự án là một thành viên trong Ban Giám đốc với những chức năng trong dự án như sau:
- Giám sát tổng quát dự án, chất lượng sản phẩm và quá trình thực hiện dự án;
Làm việc chặt chẽ với công ty Đối tác để thảo luận chi tiết sản phẩm đang thực hiện và đại diện cho công ty trong các văn bản liên quan Bên cạnh đó, quản lý dự án hiệu quả để đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
Quản lý dự án là một thành viên trong bộ phận Quản lý với những chức năng trong dự án như sau:
- Đề xuất và quản lý kế hoạch thực hiện dự án;
Nhận yêu cầu từ Đối tác và Giám sát dự án để hoàn thành sản phẩm, giao nhiệm vụ cho các nhóm dưới và quản lý quá trình thực hiện công việc.
- Hỗ trợ Giám sát dự án khi tham gia họp và làm việc với Đối tác c) Nhóm Kỹ thuật
Nhóm kỹ thuật bao gồm các thành viên được phân chia thành hai nhiệm vụ chính: Lập trình viên (Developer) và Kiểm thử (Tester), mỗi vai trò đảm nhận những chức năng riêng biệt trong quy trình phát triển phần mềm.
- Thực hiện việc tạo ra sản phẩm theo yêu cầu của dự án;
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm;
- Chạy thử sản phẩm trước khi bàn giao;
- Hỗ trợ xử lý những lỗi kỹ thuật phát sinh sau khi bàn giao sản phẩm cho Đối tác d) Nhóm Dự án
Gồm các thành viên từ bộ phận Dự án phần mềm với những chức năng như sau:
- Làm việc với nhóm Kỹ thuật trong từng giai đoạn phát triển sản phẩm và đảm bảo các yêu cầu, tiến độ với phát triển sản phẩm;
- Cầu nối giữa Quản lý với nhóm Kỹ thuật để trao đổi các vấn đề;
- Thực hiện nghiệp vụ phân tích thị trường;
- Lập các tài liệu văn bản dựa trên yêu cầu của Quản lý
Thực trạng giám sát tiến độ dự án
2.3.1 Công cụ và chỉ tiêu giám sát dự án a) JIRA
JIRA là một ứng dụng hỗ trợ quản lý dự án, cung cấp nền tảng chung cho nhóm làm việc Ứng dụng này giúp phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và quản lý các lỗi cũng như vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai JIRA đặc biệt phù hợp cho các dự án có quy mô nhân sự vừa và nhỏ, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ Nhóm thực hiện dự án lựa chọn JIRA nhờ vào những tính năng ưu việt của nó.
- Xây dựng quy trình làm việc tương thích với yêu cầu và các giai đoạn;
- Quản lý, theo dõi tiến độ của dự án;
- Quản lý lỗi, tính năng, công việc, những cải tiến;
- Tìm kiếm nhanh chóng với bộ lọc JIRA Query Language;
- Cung cấp nhiều loại báo cáo thống kê với rất nhiều loại biểu đồ khác nhau phù hợp với nhiều loại hình dự án, nhiều đối tượng người dùng;
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác (như Email, Excel, RSS…);
- Có thể chạy trên hầu hết các nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu
Hình 1 Giao diện quản lý dự án Laastick trên JIRA – bảng nhiệm vụ
Các thành phần cơ bản của JIRA được áp dụng trong giám sát tiến độ dự án:
Establishing roles within the project is crucial, as this section confirms the participants involved Only those assigned specific roles will have the ability to create Resource Allocations and form the project team in the future.
Issue: là các tasks, các bugs, các features hay bất kỳ các type khác của project work
Chức năng phân quyền approve worklog cho phép team leader của từng nhóm duyệt nhật ký công việc của các thành viên trong nhóm Ngoài ra, quản lý dự án cũng có quyền phê duyệt cho toàn bộ thành viên trong dự án.
Component là sản phẩm của dự án, bao gồm tất cả sản phẩm được lấy từ file kế hoạch doanh số Nếu dự án áp dụng phương pháp Scrum, thì đây sẽ là sản phẩm của Sprint tương ứng.
Là quản trị viên JIRA, bạn có khả năng cấu hình quy trình làm việc, thiết lập điều kiện, xác nhận và quản lý các chức năng Trang này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và hướng dẫn các bước cơ bản cho từng phần của quy trình làm việc.
Priority: Là mức độ ưu tiên của một defect Có 4 mức, chọn theo datalist
Status: Đại diện cho các vị trí của vấn đề trong workflow
Chi tiết về những tác vụ trên JIRA được áp dụng để triển khai và làm chỉ tiêu cho giám sát tiến độ dự án:
Sprint là một chu kỳ ngắn hạn mà đội phát triển thực hiện tất cả các công việc cần thiết như lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế và triển khai để tạo ra các phần nhỏ của sản phẩm Thời gian cho một sprint trong dự án Laastick thường dao động từ 1 đến 2 tuần.
Backlog: Danh sách tập hợp các user stories, bugs và tính năng cho một sản phẩm hoặc sprint
Hình 2 Giao diện quản lý dự án Laastick trên JIRA – Backlog
Scrum: Thuộc phương pháp Agile, nơi sản phẩm được xây dựng theo các lần lặp đi lặp lại trong một sprint
Board là công cụ hiển thị hoạt động công việc trong quy trình làm việc cụ thể, có khả năng điều chỉnh linh hoạt theo các phương pháp Agile khác nhau.
Burndown Chart: Hiển thị số lượng ước tính và thực tế cho tổng số công việc phải hoàn thành trong một sprint
Cuộc họp daily stand-up là một buổi họp ngắn kéo dài 15 phút diễn ra trước khi bắt đầu ngày làm việc, nhằm giúp tất cả các thành viên trong nhóm nắm bắt rõ ràng công việc đã thực hiện trong ngày hôm qua.
Issue: Một đơn vị công việc (task, bug, story, epic) trong JIRA, hoạt động trong một quy trình từ khởi tạo đến khi hoàn thành
Swimlane là công cụ giúp phân loại các công việc, cho phép nhóm Dự án xác định thứ tự ưu tiên cho những nhiệm vụ cần thực hiện trước Việc sắp xếp các phần công việc này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án hiệu quả.
Velocity: Đo lường khối lượng công việc mà một đội có thể xử lý trong một thời hạn nhất định
Iteration: Các phần của dự án được thực hiện trong các phân đoạn lặp đi lặp lại
Wallboard: Một bảng lớn được đặt tại vị trí dễ thấy thể hiện dữ liệu quan trọng về hoạt động của nhóm Kỹ thuật
Báo cáo về tiến độ dự án qua JIRA:
Phần mềm JIRA cung cấp nhiều loại báo cáo đa dạng, cho phép các thành viên như Giám sát, Quản lý và nhóm Dự án xuất các biểu đồ thống kê theo tiêu chí số liệu mong muốn và lựa chọn khoảng thời gian phù hợp Điều này hỗ trợ hiệu quả trong việc theo dõi và báo cáo tiến độ dự án.
- Thống kê số lượng issue theo thời gian;
- Hiển thị số lượng issue đã được tạo và số lượng issue đã được giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định;
- Hiển thị báo cáo thống kê dưới dạng biểu đồ hình tròn dựa trên tiêu chí thống kê.
Hình 3 Các dạng biểu đồ được sử dụng để theo dõi tiến độ công việc trên JIRA
20 b) Các nền tảng thuộc Google
Google cung cấp các nền tảng hỗ trợ người dùng kết nối trực tuyến hiệu quả Nhóm thực hiện dự án tận dụng những nền tảng này để lưu trữ và tạo ra các tài liệu tổng quát như Kế hoạch phát triển dự án, cũng như các tài liệu cuối cùng bao gồm báo cáo định kỳ, tài liệu chuyển giao và các văn bản mềm.
Các nền tảng được sử dụng trong giám sát tiến độ dự án:
Google Drive là giải pháp lưu trữ tiện lợi cho các tài liệu với nhiều định dạng như docx, xlsx, pdf, jpg, png Nền tảng này không chỉ giúp quản lý dự án hiệu quả mà còn cho phép chia sẻ tài liệu dễ dàng giữa các thành viên thông qua email làm việc Người dùng có thể thiết lập quyền truy cập cho từng tệp, bao gồm quyền chỉ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cộng tác.
Nhóm Dự án phụ trách giám sát tệp tin chung dưới kiểm soát của Quản lý
Google Sheets là một ứng dụng mạnh mẽ cho việc tạo bảng tính và trình bày dữ liệu dưới dạng bảng Dự án sử dụng Google Sheets để tổ chức và lưu trữ các kế hoạch tổng quan, báo cáo và tài liệu liên quan đến kế toán một cách hiệu quả.
Google Docs là một ứng dụng soạn thảo văn bản trực tuyến, cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu một cách dễ dàng Ứng dụng này rất hữu ích trong các dự án, giúp trình bày các văn bản và tài liệu chuyển giao một cách hiệu quả Đặc biệt, Google Docs hỗ trợ nhiều người trong nhóm cùng chỉnh sửa tài liệu, giúp đạt được sự thống nhất cuối cùng.
Hình 4 Tệp tổng quát để lưu trữ tài liệu trong dự án Laastick
2.3.2 Các công việc thực hiện so với kế hoạch và đánh giá kết quả tiến độ dự án
Trong việc giám sát chuyển giao phần mềm Laastick, có hai nội dung chính để giám sát là
“Chuyển giao sản phẩm” và “Chuyển giao tài liệu”
Chuyển giao sản phẩm là quy trình phát triển phần mềm bao gồm xây dựng, thử nghiệm và điều chỉnh sản phẩm Đội ngũ nhân sự tại công ty A2Z phối hợp chặt chẽ để đảm bảo hoàn thành đúng yêu cầu và mô tả sản phẩm.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHO CÁC DỰ ÁN TIẾP THEO CỦA CÔNG TY
Phương hướng hoạt động của công ty
Công ty TNHH Công nghệ A2Z thực hiện nhiều dự án đa dạng do đặc thù lĩnh vực kinh doanh Việc hoàn thiện quy trình thực hiện và quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ, thu hút khách hàng và khẳng định vị thế của công ty trên thị trường.
Dựa trên mục tiêu và tầm nhìn của công ty, việc nhận các dự án quy mô lớn và phức tạp hơn là cần thiết, đặc biệt khi hạn chế tiếp xúc trực tiếp với đối tác do khoảng cách địa lý hoặc việc thuê nhân sự bên ngoài Do đó, mô hình quản lý dự án cần được thiết lập một cách chặt chẽ, rõ ràng và linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu này.
Một số kiến nghị đối với công ty
Khi tiếp nhận dự án từ khách hàng, công ty cần đánh giá kỹ lưỡng khả năng thực hiện dự án, bao gồm các yếu tố như quy mô, yêu cầu dịch vụ, chi phí và phân bổ nhân sự hợp lý Ngoài ra, tiềm năng hợp tác với khách hàng trong việc triển khai các hoạt động tiếp theo cũng rất quan trọng, nhằm trở thành đối tác trong việc đưa sản phẩm đến tay người sử dụng Việc hoàn thiện kế hoạch triển khai dự án sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.
Trước khi bắt đầu một dự án, việc lập kế hoạch tổng quát và các bản kế hoạch chi tiết là vô cùng quan trọng Cần phân bổ thời gian và nhân sự hợp lý để đảm bảo hiệu quả thực hiện Chia kế hoạch thành những giai đoạn ngắn giúp kiểm soát tiến độ tốt hơn, tăng cường khả năng cập nhật, báo cáo và bàn giao kết quả nhanh chóng.
Để đảm bảo kết quả tốt nhất cho dự án, nhóm thực hiện cần áp dụng phương pháp giả định, chuẩn bị trước cho các tình huống có thể xảy ra làm thay đổi nội dung hoặc cách thức thực hiện Điều này giúp họ có những biện pháp quản lý rủi ro phù hợp và linh hoạt trong việc điều chỉnh dự án.
Trong quá trình thực hiện dự án, sự thay đổi từ phía khách hàng và nội bộ là điều không thể tránh khỏi, do đó, nhóm dự án cần có khả năng thích ứng và điều chỉnh kịp thời Người quản lý và các nhà ra quyết định phải nhanh chóng đưa ra quyết định linh hoạt Hơn nữa, việc sắp xếp nhân sự hợp lý, như phân công nhiều người thực hiện nhiệm vụ nhỏ trong thời gian ngắn và lựa chọn nhân sự có khả năng học hỏi, thích nghi nhanh, cũng rất quan trọng Cuối cùng, việc tạo và duy trì hệ liên kết trong đội ngũ là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của dự án.
Một nhóm thực hiện dự án công nghệ thường có quy mô nhỏ từ 5 đến 15 người, dẫn đến sự liên kết chặt chẽ giữa các thành viên Sự kết nối này không chỉ thể hiện qua giao tiếp mà còn qua nội dung công việc thực tế mà họ thực hiện cùng nhau.
Mâu thuẫn trong quá trình làm việc có thể tác động tiêu cực đến dự án, đặc biệt là trong các đội ngũ nhỏ Do đó, việc duy trì liên kết và mối quan hệ tốt giữa các thành viên là rất quan trọng Để đạt được điều này, công ty nên tăng cường trao đổi giữa nhân sự, tạo ra môi trường giải quyết xung đột hiệu quả và tổ chức các hoạt động team building nhằm tăng cường sự gắn kết trong nhóm và toàn công ty.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Công nghệ A2Z, tôi đã học hỏi nhiều điều từ hoạt động của công ty và công việc thực hiện, đồng thời có cơ hội áp dụng và nâng cao kiến thức trong môi trường thực tiễn Kỳ thực tập giữa khóa do Trường Đại học Ngoại Thương tổ chức là rất cần thiết, yêu cầu sinh viên hoàn thành để phát triển kỹ năng Việc xây dựng báo cáo thực tập không chỉ giúp tôi tổng hợp và phân tích những kiến thức đã học, mà còn nâng cao khả năng viết báo cáo mang tính học thuật.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Tiến sĩ Nguyễn Thúy Anh, Giảng viên Trường Đại học Ngoại Thương, cùng toàn thể đồng nghiệp tại Bộ phận Dự án phần mềm và đội ngũ thực hiện dự án chuyển giao phần mềm Afilliate Marketing Laastick Đặc biệt, em cũng xin cảm ơn người hướng dẫn Lê Quốc Khánh vì đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo trong quá trình thực tập.
